La guida definitiva alla collaborazione pratica tra progetti [con suggerimenti e modelli gratis]

Se state leggendo queste righe, probabilmente siete già consapevoli del ruolo chiave che una collaborazione efficace riveste nel completare i progetti nei tempi previsti. Senza di essa, si rischia di incorrere in colli di bottiglia e in errori di comunicazione che possono portare il progetto a una battuta d'arresto. Questo articolo analizza come ottimizzare i flussi di lavoro collaborativi per far progredire il progetto. ⏩

Ma non è tutto: abbiamo una sorpresa speciale per voi! Per aiutarvi a mettere in pratica la teoria, stiamo condividendo tre modelli gratis per rendere la collaborazione tra progetti più fluida e strutturata. Continuate a leggere per aumentare l'esito positivo del vostro progetto!

Che cos'è la collaborazione di progetto?

La collaborazione di progetto è il lavoro richiesto per raggiungere un obiettivo comune.

Si tratta quindi di un'altra parola per indicare il lavoro di squadra o il project management? Non proprio. Esaminiamo le differenze chiave tra questi concetti.

Cosa distingue la collaborazione per progetti

Immaginate di giocare a basket con gli amici e di essere il capitano non ufficiale. Ogni giocatore conosce il proprio ruolo in un determinato momento, che si tratti di tirare, passare la palla o giocare in difesa. Ognuno fa la sua parte per un obiettivo comune. **Questo è il lavoro di squadra. 🏀

Ma se si vuole davvero vincere, non ci si concentra solo sulle proprie attività: ci si riunisce giornaliera mente per studiare strategie, suggerire modifiche alle tecniche dell'altro e magari scambiarsi i ruoli per contrastare meglio il team avversario. Tutta questa condivisione di idee, risorse e responsabilità è collaborazione, ed è più intuitiva del lavoro di squadra.

L'onere di garantire l'esito positivo della collaborazione di progetto ricade in genere sul gestore del team. Questi si assicura che tutti siano dove devono essere, che abbiano ciò di cui hanno bisogno e che si attengano alla strategia. Allocare le risorse, monitorare i conflitti e tenere sotto controllo i risultati del progetto dei risultati ottenuti fanno parte del lavoro.

Per riassumere:

• il lavoro di squadra consiste nel fare la propria parte per un obiettivo comune
• la collaborazione di progetto consiste nel destreggiarsi tra diverse prospettive, nella risoluzione di problemi e nella condivisione delle responsabilità

La formula della collaborazione a progetto con la tripla P

Per un esito positivo della collaborazione di progetto è necessario concentrarsi su tre P: persone, processi e piattaforme. Ecco cosa implicano:

1. Le persone sono il cuore e l'anima di ogni progetto. Comunicazione aperta e onesta tra i membri del team è fondamentale. Quando tutti parlano liberamente e ascoltano attivamente, si ottiene una forza cerebrale collettiva per la risoluzione dei problemi
2. Processi ben progettati assicurano che tutti siano sulla stessa pagina per quanto riguarda il cosa, il quando e il come completare le attività
3. Una buonapiattaforma di collaborazione digitale centralizza il lavoro, rendendo più facile per tutti trovare ciò di cui hanno bisogno e da fare. Scegliete una piattaforma, ad esempioClickUpche include tutti gli strumenti e i sistemi necessari per Da fare, e il vostro team ve ne sarà grato

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Remote-Teams-Task-View.png Utilizzo di ClickUp per i progetti /$$$img/

Migliorare la collaborazione e accelerare l'esecuzione dei progetti utilizzando la piattaforma di lavoro completa di ClickUp

9 consigli degli esperti per migliorare la collaborazione tra progetti su qualsiasi scala

La collaborazione di progetto è una di quelle cose che non sembrano troppo difficili in superficie, ma che possono essere incredibilmente difficili da implementare all'interno di un team. In effetti, l'86% dei dipendenti e dei dirigenti ritiene che la scarsa collaborazione sia una delle ragioni principali dei fallimenti sul posto di lavoro.

Abbiamo esaminato decine di best practice per i team e abbiamo scelto i nove consigli seguenti che vi aiuteranno a promuovere i lavori richiesti e a evitare le insidie più comuni.

1. Iniziare con una tabella di marcia

Albert Einstein disse notoriamente "Se mi venisse data un'ora per Da fare un problema da cui dipende la mia vita, passerei 40 minuti a studiarlo, 15 minuti a rivederlo e 5 minuti a risolverlo"

Questa è praticamente l'essenza di una collaborazione efficace in un progetto: si suppone che si debba dedicare una buona quantità di tempo a creare una tabella di marcia verso l'esito positivo prima di immergersi nel progetto.

La creazione di una tabella di marcia richiede la delineazione di le attività cardine e i risultati desiderati, in modo da fornire a tutti una panoramica rapida di ciò che deve essere realizzato. Una volta che il progetto è attivo, la roadmap sarà utile anche per:

• Prioritizzazione: Facilitare la decisione dei collaboratori in merito al'allocazione delle risorse e la gestione del tempo
• **Responsabilità: i membri del team possono ritenersi reciprocamente responsabili perché tutti sanno cosa ci si aspetta e quando
• **Risoluzione dei problemi: quando si presentano delle sfide, una tabella di marcia fornisce al team una guida condivisa per trovare soluzioni

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/gantt-chart-with-milestones-in-clickup.png Grafico Gantt in ClickUp /$$$img/

Visualizzate le roadmap dei progetti con dettagli precisi grazie alla vista Gantt di ClickUp

Non sapete come iniziare una roadmap? ClickUp offre numerose soluzioni modelli di roadmap per progetti per aiutarvi a preparare una piano d'azione strategico per il vostro team in modo rapido. Consentono di visualizzare e prevedere sequenza delle consegne , le dipendenze delle attività e i colli di bottiglia, il tutto regolabile per adattarsi alle vostre specifiche esigenze flusso di lavoro .

2. Impostazione di obiettivi condivisi

Un obiettivo ben definito e condiviso può motivare i membri del team a dare il massimo del lavoro richiesto. Se tutti i membri del team comprendono e condividono gli oggetti del progetto, si ridurranno al minimo i conflitti e le incomprensioni e sarà più facile discutere lo stato di avanzamento, le sfide e le soluzioni.

Sperimentate un modo semplice per impostare e monitorare gli obiettivi con il programma Funzionalità Obiettivi in ClickUp . Impostate traguardi misurabili per ogni collaboratore e godetevi lo stato di avanzamento automatico e il monitoraggio degli obiettivi !

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/06/image20-2.gif Cartella Obiettivi in ClickUp /$$$img/

Focus unificato, esito positivo condiviso: ClickUp Obiettivi allinea l'intero team verso obiettivi comuni

ClickUp vi imposta inoltre molteplici modelli di tracker per progetti che servono come progetti per monitoraggio dei flussi di lavoro e rimanere allineati con gli obiettivi del progetto.

3. Definire in modo chiaro i ruoli e le responsabilità

Sapere chi è responsabile di cosa può aiutare a prevenire le guerre di territorio, rendendo più facile per i gestori del progetto e i team leader delegare le attività in modo appropriato.

Quando si pianificano progetti di collaborazione, assicurarsi che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro e puntare a un uso ottimale delle capacità e delle competenze di ciascun membro del team. In questo modo si minimizzano le sovrapposizioni, si riduce la confusione e si garantisce la copertura di tutti gli aspetti del progetto.

Gli strumenti di collaborazione per progetti, come ClickUp, offrono diverse funzioni per chiarire i ruoli e le responsabilità del team . Per istanza, si può usare Lavagne online in ClickUp per creare un quadro RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) per i vostri compagni di squadra, eliminando i silos di lavoro per una maggiore trasparenza e chiarezza dei ruoli.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image9.png Ruoli RACI nella visualizzazione della lavagna online di ClickUp /$$$img/

Visualizzate i ruoli RACI nella Lavagna online di ClickUp per la gestione delle responsabilità

4. Pianificate flussi di lavoro completi per il team

Dopo la pianificazione degli obiettivi e il grafico RACI, dovreste investire un po' di tempo per mappare flussi di lavoro dettagliati per il vostro team, in modo da garantire una collaborazione più fluida e completare le attività entro le scadenze.

La maggior parte dei leader utilizza software di project management per progettare da zero i flussi di lavoro del team, consentendo ai dipendenti di accedere ai record da qualsiasi luogo. Se il vostro team è remoto o decentralizzato, è importante scegliere una piattaforma con gestione delle attività e collaborazione in tempo reale funzionalità/funzione. Inoltre, quando i progetti crescono, è molto più facile scalare i lavori richiesti quando si utilizza un software di project management collaborativo piuttosto che affidarsi a metodi manuali. Bacheche Kanban in ClickUp sono un ottimo modo per pianificare attività complesse: potete rappresentare ogni attività come una scheda, assegnare i collaboratori e specificare i dettagli contestuali con note o collegamenti, garantendo un'esecuzione senza problemi.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/ClickUp-Bacheca-View-.png ClickUp Vista Bacheca /$$$img/

La vista Bacheca di ClickUp delinea le responsabilità e semplifica le attività di ClickUp

Se non riuscite a mappare i processi delle attività nell'ambito delle dipendenze, provate a ClickUp Mappe mentali per tracciare connessioni tra attività e oggetti e favorire flussi di lavoro logicamente validi.

5. Migliorare la gestione del tempo

Impostate scadenze realistiche per garantire che il team abbia tempo sufficiente per completare le attività senza sacrificare la qualità. Riunioni programmate regolarmente assicurano che tutti siano sulla stessa pagina e possono aiutare a identificare potenziali perdite di tempo o colli di bottiglia.

Utilizzare Calendari e strumenti nativi di monitoraggio del tempo all'interno di ClickUp per aiutare i singoli membri del team a gestire meglio il proprio tempo. È inoltre possibile utilizzare blocco del tempo per mettere da parte pezzi di tempo dedicati ad attività importanti. Questo aggiunge struttura alla giornata e assicura che le attività critiche non vengano trascurate. ⏱️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Time-tracking-time-tracked-remaining.png Monitoraggio del tempo in ClickUp /$$$img/

Creare tabelle orarie e monitorare il tempo in ClickUp

6. Rivedere regolarmente i processi e aiutare i team ad adattarsi ai cambiamenti

I progetti sono raramente statici: cambiano e si evolvono. Aggiornare e condividere regolarmente i processi reportistica sullo stato del progetto con il team. Questo permette di visualizzare a volo d'uccello tutte le attività cardine e di valutare il grado di allineamento del progetto con il piano originale.

È abitudine rivedere lo stato del progetto come team, discutendo di ciò che funziona e di ciò che non funziona. Quando i membri del team vedono che il loro contributo durante le revisioni porta a cambiamenti effettivi, aumenta il coinvolgimento e il senso di titolarità del progetto. Siate pronti a regolare i ruoli, le sequenze di consegna o persino gli oggetti, se necessario. Le revisioni frequenti aiutano a identificare potenziali rischi o colli di bottiglia prima che diventino problemi critici. ⚠️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/Screenshot-2023-05-28-at-3.47.02-PM-1400x694.png Modello di reportistica per il project management di ClickUp /$$$img/

I modelli di report sullo stato di avanzamento di ClickUp vi aiutano a vedere il quadro generale e ad adattare i vostri flussi di lavoro man mano che procedete

7. La comunicazione è la chiave

Utilizzate strumenti di comunicazione che siano adattabili sia in ufficio sia agli ambienti di lavoro da remoto . In questo modo si garantisce che tutti i membri del team del progetto, indipendentemente dalla loro posizione, siano informati.

Con ClickUp, potete occuparvi in modo particolare delle vostre attività di collaborazione grazie a una serie di capacità integrate, come ad esempio:

• Lavagne online virtuali : Una tela digitale dove i membri del team possono fare brainstorming, annotare e organizzare i pensieri collettivamente anche se non sono nella stessa stanza
• Visualizzazione della chat : Collaborazione e condivisione di risorse comuni attraverso thread di messaggi centralizzati
• Commenti e Menzioni : Vi sentite bloccati da un'attività? Taggate i compagni di squadra nei commenti e ottenete la loro immediata attenzione
• Correzione di bozze **Chiedete ai vostri colleghi un feedback preciso sul lavoro fatto in un file PNG, GIF, JPEG, WEBP, video o PDF
• Collaborazione in tempo reale e istantanea : Lavorate con i vostri collaboratori su documenti e attività in tempo reale, grazie ai cursori multipli. Questa funzionalità/funzione evita anche la duplicazione dei lavori richiesti, in quanto è sempre possibile vedere in diretta chi sta lavorando con voi ❣️

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/Whiteboard-gif.gif Lavagne online ClickUp con funzionalità/funzione di collaborazione /$$$img/

Le lavagne online di ClickUp danno vita alle idee del team in uno spazio condiviso

8. Condivisione efficiente delle risorse

Un sistema centralizzato in cui tutti i membri del team possono accedere facilmente a file, documenti e strumenti necessari risparmia tempo e riduce errori e incongruenze. Il passaggio di informazioni importanti tramite passaparola, o anche solo tramite email, porta inevitabilmente a confusione e lascia alcuni membri del team senza sapere nulla.

Per nuovi membri del team un sistema centralizzato significa che possono rapidamente prendere il via accedendo a tutte le risorse di cui hanno bisogno da un unico posto.

Un buon hub di risorse centralizzato può essere qualcosa come Documenti ClickUp , che:

1. Permette di aggiornare facilmente le risorse e di condividerle pubblicamente o in privato
2. Consente di personalizzare l'autorizzazione e il livello di accesso per ogni collaboratore
3. Può avere generosi limiti di dimensione dei file
4. Offre una sicurezza di prim'ordine per le informazioni importanti del vostro provider

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/doc-public-sharing.gif Condivisione dei documenti ClickUp con collegamento pubblico o privato /$$$img/

Condivisione di conoscenze e risorse con ClickUp Docs

9. Favorire l'unione e il legame del team Riconoscere e festeggiare i risultati del team, anche se piccoli, possono risollevare il morale e promuovere una cultura della collaborazione. Impegnarsi in

attività di team-building e coinvolgere tutte le parti interessate nei processi decisionali.

I dipendenti coinvolti sono generalmente più produttivi e si impegnano a raggiungere gli obiettivi del progetto. Quando i membri del team si conoscono e si fidano l'uno dell'altro, è più probabile che condividano apertamente le idee, forniscano feedback costruttivi e lavorino in modo coeso.

3 Modelli gratis per aiutare i team a collaborare ai progetti

Dopo aver appreso i dettagli della collaborazione sui progetti e aver raccolto suggerimenti su come migliorarla, potreste chiedervi: "Da fare per mettere in pratica queste conoscenze?"

Bene, buone notizie! Non dovete ricominciare da zero: abbiamo tre modelli di ClickUp gratis e versatili che si adattano a diversi tipi di progetti e dinamiche di lavoro di squadra. Scoprite come possono aumentare la sinergia del vostro team!

1. Modello di collaborazione ClickUp per l'esito positivo del cliente

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Client-Success-Collaboration-Template.png Modello di collaborazione ClickUp per l'esito positivo del cliente /$$$img/

Elevate le relazioni con i vostri client dal primo contatto all'approvazione completa con il modello di collaborazione per l'esito positivo di ClickUp

I progetti basati sui clienti possono essere impegnativi, poiché è necessario dedicare molto tempo alla comprensione degli obiettivi, delle esigenze e dei punti dolenti di ciascun client. Per affrontarli in modo efficace è necessario un lavoro richiesto da un team, ed è qui che la Modello di collaborazione per l'esito positivo dei client di ClickUp brilla! ⭐

Questo modello fornisce un set di strumenti integrati per guidare il vostro team in un viaggio senza intoppi dal contatto iniziale all'approvazione completa. Per istanza, avrete a disposizione:

• Modulo per l'approvazione di un nuovo cliente: Catturanuovo client informazioni, che servono come punto di contatto iniziale per il team commerciale
• **Un questionario strutturato utilizzato durante la fase di selezione dei clientionboarding del cliente per raccogliere informazioni rilevanti
• **Una vista Bacheca che rappresenta visivamente le diverse fasi del processo di coinvolgimento del client

Il team può modificare in modo collaborativo il documento di approvazione per ciascun cliente in $$$a Docs man mano che ne approfondisce la conoscenza. Ad esempio, il team commerciale raccoglie gli obiettivi e le sfide del cliente, mentre il team della produttività identifica le funzionalità/funzione del prodotto e le opportunità di personalizzazione per soddisfare gli obiettivi aziendali del cliente.

Il layout della Kanban board dell'Endorsement Pipeline è particolarmente efficace per la gestione delle attività, in quanto offre un'istantanea intuitiva dello stato attuale di ciascun client: Nuovo cliente, Programmazione, Riunione, e Approvazione.

Questi stati possono essere aggiornati facilmente trascinando e rilasciando le schede sulla Bacheca. Le attività secondarie possono essere utilizzate per delineare gli elementi più piccoli e fattibili necessari per far passare un client da una fase all'altra, assicurandosi infine la sua piena approvazione e soddisfazione.

2. Modello per la pianificazione e la collaborazione di eventi ClickUp

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Event-Planning-Collaboration-Template.png Modello per la pianificazione e la collaborazione di eventi ClickUp /$$$img/

Pianificate ed eseguite eventi in modo impeccabile con il modello di pianificazione e collaborazione per eventi di ClickUp

Navigare nel labirinto della pianificazione di un evento non è un'impresa da poco, ma la Modello di pianificazione e collaborazione per eventi di ClickUp vi guarda le spalle! Si tratta di un modello di cartella che vi guida dalla nascita di un'idea per un evento fino al suo gran finale. 🎉

Iniziate con la visualizzazione Nuova richiesta di programma per delineare gli oggetti e i requisiti principali del vostro evento. Qui potete anche assegnare i ruoli al vostro team e agli stakeholder esterni, come fornitori e sponsor.

Il vostro evento viene quindi spostato nell'elenco Event Backlog, un contenitore per le idee di eventi non ancora confermati. In un secondo momento è possibile rivederlo e spostarlo nell'elenco degli Eventi confermati. E non trascuriamo le questioni economiche: l'elenco Fatturazione eventi assicura che il vostro budget rimanga in linea e che le scadenze per i pagamenti siano rispettate.

Oltre alla vista Elenco, che consente una facile scansione e un rapido accesso alle informazioni dettagliate, questo modello presenta anche funzionalità/funzione:

1. Sequenza per visualizzare la tabella di marcia dell'evento
2. Vista Bacheca per semplificare la gestione delle attività con 19 stati personalizzati
3. Vista Teams per riunioni giornaliere e brainstorming in tempo reale del team
4. Visualizzazione Mappa per fornire indicazioni sulle posizioni dell'evento e garantire l'esito positivo della logistica

3. Modello di progetto interfunzionale ClickUp per dipartimenti

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-Cross-Functional-Project-by-Departments-Template.png Modello di progetto interfunzionale ClickUp per dipartimenti /$$$img/

Unire team interfunzionali non è mai stato così facile grazie al modello di progetto interfunzionale per dipartimenti di ClickUp

Persone di ruoli diversi, dipartimenti o addirittura aziende diverse possono modulo team interfunzionali per lavorare insieme sullo stesso progetto e Modello di progetto interfunzionale ClickUp per dipartimenti fornisce un'area di lavoro unificata per semplificare questa collaborazione.

Il modello consente di vedere sia il quadro generale che i dettagli più fini. Per un project management efficace, iniziate a controllare l'elenco Panoramica del progetto all'interno del modello. Questo è il dashboard di tutto ciò che accade nei quattro dipartimenti principali:

1. Marketing
2. Servizi
3. Project Management
4. Assistenza clienti

Le attività e le attività secondarie sono ordinate in base alle date di scadenza, aiutandovi a capire quali sono le cose che richiedono la vostra attenzione per prime. È come avere una visualizzazione a volo d'uccello dell'intero progetto.

Passate poi alla vista Riquadro dei membri del team. Qui si può vedere chi è oberato di lavoro e chi è libero di svolgere altre attività. È un modo veloce per assicurarsi che tutti abbiano una elenco di cose da fare gestibile aiutando il team a lavorare in modo più efficiente.

Infine, la Vista Gantt interfunzionale combina le attività di tutti i reparti in un unico grafico, mostrando la loro connessione. Questo aiuta a evitare i colli di bottiglia e a mantenere tutti in sincronizzazione, assicurando che il progetto si svolga senza intoppi dall'inizio alla fine.

Benefici di una collaborazione efficace tra progetti

Le persone giuste, i processi ottimizzati e una piattaforma scelta con cura possono aiutarvi a ottenere il massimo dai lavori richiesti dal team. Ecco un elenco dei vantaggi più significativi:

• Comunicazione semplificata: Tutte le chat del team, i feedback e gli aggiornamenti avvengono in un unico luogo, rendendo più facile per tutti rimanere nel giro
• **Decisioni rapide: ogni membro del team mette in comune le proprie conoscenze e intuizioni, aiutando a fare scelte più rapide e intelligenti senza dover fare congetture
• Esecuzione efficiente delle attività: Una chiara comprensione dei ruoli e delle responsabilità fa sì che le attività vengano completate più rapidamente e le scadenze vengano rispettate senza compromettere la qualità
• Spinta all'innovazione: I diversi punti di vista all'interno del team possono far nascere nuove idee a cui non avreste pensato da soli
• **Morale e soddisfazione del team: quando le persone sentono che la loro voce è ascoltata e che il loro contributo è importante, aumentano lo spirito di squadra e la produttività
• Rendimento aziendale: Una buona collaborazione si traduce in un risparmio di tempo e di costi e in clienti più soddisfatti, che portano arendimenti più elevati ## Navigare tra le sfide del project management collaborativo

Sebbene la collaborazione tra progetti possa cambiare le carte in tavola, non è priva di ostacoli. Per esempio, i team che non dispongono di un team capace di strumento per il project management può essere spesso rallentato a causa di lavori richiesti in modo ridondante e di un monitoraggio degli obiettivi incompetente.

Le dipendenze del progetto possono anche danneggiare la collaborazione del team: se gestite male, possono portare a conflitti e a un aumento del numero di progetti ritardi nella Sequenza del progetto . Anche i moderni ambienti di lavoro con team distribuiti e asincroni possono avere difficoltà a collaborare ai progetti.

Fortunatamente, la maggior parte di questi problemi può essere facilmente risolta scegliendo il progetto giusto software di collaborazione per il vostro team. 🥰

Migliorare la collaborazione sui progetti con ClickUp

ClickUp è un'applicazione Suite per il project management è stata progettata per aiutare i team a rimanere competitivi e orientati al risultato, creando un terreno fertile per l'innovazione e la risoluzione dei problemi. Sono disponibili funzioni/funzioni pratiche per aiutare i team a collaborare in modo produttivo, indipendentemente dal luogo di lavoro! Registrati ora per un account gratuito e accedi alle funzioni ClickUp preferite per dare il meglio ai tuoi progetti! 🍀