Anthony Bourdain, famoso chef e autore, gestiva le sue cucine utilizzando il sistema della brigata. Ha suddiviso la cucina in postazioni che preparavano i vari componenti del pasto. Ogni postazione aveva sous chef, cuochi e assistenti, con i propri ingredienti, strumenti e aree di lavoro.
Con questa struttura, afferma, "le numerose attività di una cucina grande e affollata potrebbero essere gestite e coordinate da una sola persona, lo chef, anche nel pieno dell'ora di punta della cena".
Nel mondo aziendale, una gerarchia di questo tipo sarebbe chiamata struttura di suddivisione delle risorse. Cosa significa? Scopriamolo insieme.
Comprendere la struttura di suddivisione delle risorse
Una struttura di suddivisione delle risorse (RBS) è un elenco di tutte le risorse necessarie per completare un progetto, organizzate in una gerarchia. Queste risorse possono essere umane, materiali, finanziarie, informative e persino temporali.
Si tratta di uno strumento di gestione delle risorse, solitamente organizzato su più livelli, con l'obiettivo del progetto al vertice e varie categorie di risorse che si diramano in ogni fase. Copre tutte le risorse che comportano un costo, escluso il denaro stesso.
È importante sottolineare che una RBS non è un'entità a sé stante. Lavora a stretto contatto con varie attività di pianificazione del progetto, come la struttura di suddivisione del lavoro, la struttura di suddivisione dei rischi, ecc. Ecco come.
La struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è il documento che suddivide il lavoro in piccole attività gestibili. Una buona RBS corrisponderà a questo documento, delineando le risorse necessarie in ogni fase.
Ad esempio, se un progetto di sviluppo software è suddiviso nella fase di prodotto minimo funzionante (MVP), nelle fasi 1, 2 e così via, la RBS elencherà le risorse necessarie in ciascuna fase. Nella fase MVP, potresti aver bisogno di:
- Sviluppatori
- Analisti della qualità
- Project manager
- Software di project management
Una volta completato l'MVP e lanciato il prodotto, potrebbero essere necessarie risorse aggiuntive, quali:
- Strumenti di automazione dei test
- Pipeline di dati
- Infrastruttura cloud
- Product manager
- Ricercatore sull'esperienza dell'utente
Un altro aspetto con cui la RBS si allinea è la struttura di suddivisione dei rischi. Ogni fase del lavoro comporta dei rischi. Diversi strumenti software ERP collegano RBS, WBS e la struttura di suddivisione dei rischi per offrire una visione completa.
Ad esempio, nella fase MVP potrebbero verificarsi problemi di prestazioni. Se diversi membri del team lavorano all'MVP, potresti andare incontro a rischi per la sicurezza. Se raccogli informazioni sugli utenti, potresti incorrere in rischi relativi alla privacy dei dati.
La struttura di suddivisione delle risorse include i componenti necessari per mitigare questi rischi in ogni fase. Durante la fase MVP, la RBS includerà probabilmente risorse aggiuntive per l'infrastruttura cloud. Quando si registra una trazione significativa, la RBS potrebbe aggiungere all'elenco ingegneri o consulenti di sicurezza.
Ora che abbiamo delineato le basi della struttura di suddivisione delle risorse, vediamo come viene utilizzata nel project management.
Il ruolo e l'importanza della RBS nel project management
La struttura di suddivisione delle risorse è uno dei tanti modelli utilizzati dai project manager per la pianificazione e l'esecuzione. Svolge un ruolo fondamentale durante l'intero ciclo di vita del progetto. Ecco come.
Allocazione delle risorse
Quando sai di quali risorse hai bisogno per completare un progetto, puoi assumere, formare e assegnare quelle giuste al momento giusto. L'RBS funge da roadmap per l'allocazione delle risorse durante tutto il progetto.
Ad esempio, se la RBS indica che il terzo sprint richiede sviluppatori aggiuntivi, il project manager può trovare il modo di assumere/integrare le risorse con largo anticipo.
Pianificazione
Sebbene la pianificazione sia influenzata più dalla struttura di suddivisione del lavoro che dalla RBS, quest'ultima svolge comunque un ruolo fondamentale. Esaminando insieme la WBS e la RBS, i project manager possono pianificare il lavoro in base alla disponibilità delle risorse.
Ad esempio, se hai un solo sviluppatore Scala, che è occupato con un altro progetto quando ne hai bisogno, puoi utilizzare l'RBS per riprogrammare il lavoro in base alla sua disponibilità invece di assumere altre persone.
Distribuzione del carico di lavoro
La struttura di suddivisione delle risorse identifica in anticipo ciò di cui il progetto ha bisogno: quante persone, per quanto tempo, durante quale periodo, ecc. Se la fase di sviluppo richiede il massimo delle risorse, potrai assumere/inserire ulteriori talenti e effettuare la distribuzione del carico di lavoro in modo uniforme.
Gestione dei rischi
In sostanza, una struttura di suddivisione delle risorse è una proiezione. Indica le esigenze future sulla base dei requisiti attuali. Ciò mitiga diversi rischi legati al project management, quali:
- Non disporre delle risorse adeguate
- Non avere piani di backup nel caso in cui qualcuno del team vada in ferie o non sia disponibile per altri motivi
- Affrontare i vincoli di risorse e le strozzature nei momenti meno opportuni
- Scoprire le dipendenze troppo tardi nel progetto
Una buona RBS prevede queste eventualità e aiuta a creare piani di emergenza nel caso in cui si verifichino.
Analisi del percorso critico
Il metodo del percorso critico è una tecnica di project management che identifica la sequenza più lunga di attività dipendenti per calcolare la durata minima del progetto. Una RBS fa lo stesso per determinare le risorse minime necessarie.
Per ottimizzare la pianificazione del progetto, la distribuzione del carico di lavoro, la gestione dei rischi e altro ancora, è necessaria una solida struttura di suddivisione delle risorse. Ecco la guida passo passo per crearne una.
Creazione della struttura di suddivisione delle risorse
Una RBS è un elenco delle risorse necessarie per completare un progetto. Sembra semplice, vero? Beh, può essere molto complesso a seconda della natura del tuo progetto. Per essere accurato, prova i seguenti passaggi, abilmente supportati dal software di gestione delle risorse di ClickUp.
1. Identifica i risultati finali del progetto
Inizia definendo chiaramente gli obiettivi del progetto e i relativi risultati finali. Se il tuo obiettivo è fornire un MVP con x funzionalità/funzioni entro una determinata scadenza, mappa le attività e le sottoattività che devi completare. Se esiste già una WBS, utilizzala.
In caso contrario, definisci l'ambito del progetto. Riunisci tutti i principali stakeholder del progetto per discutere le aspettative e i risultati attesi.
Per iniziare rapidamente, prova il modello di lavagna online per l'ambito del progetto di ClickUp. Usalo per raccogliere informazioni sulle attività, i compiti e le scadenze dai vari soggetti interessati. Riassumi le informazioni e organizzale visivamente per poterle consultare in seguito.
2. Identifica le categorie di risorse
Inizia determinando le categorie principali di risorse che costituiranno i rami di primo livello della tua RBS. Queste potrebbero essere:
- Risorse umane (project manager, sviluppatori, progettisti)
- Risorse materiali o fisiche (computer, spazio per uffici, attrezzature, forniture)
- Risorse informative (dati, documentazione, panoramica del progetto)
- Risorse temporali (durata, attività cardine, scadenze)
- Risorse software (strumenti di project management, strumenti di automazione)
Ricorda, la RBS è una gerarchia. Quindi, dividi le risorse in componenti specifici sotto ciascuna categoria di risorse primaria. Ad esempio, le risorse umane sarebbero ulteriormente suddivise in:
- Project management: Project manager, analista aziendale
- Sviluppo software: sviluppatore front-end, sviluppatore back-end, tester
- Progettazione dell'esperienza utente: ricercatore UX, progettista UI
Se il progetto è abbastanza grande, potresti eseguire il drill-down. Ad esempio, potresti avere un responsabile UX che gestisce un team UX composto da un designer UI, un designer di animazioni, un designer di marchi, ecc.
Se sei un principiante nella pianificazione delle risorse, abbiamo proprio quello che fa per te. Prova il modello di pianificazione delle risorse ClickUp per visualizzare attività e risorse in un unico posto. Con questo modello puoi anche effettuare il monitoraggio delle ore, gestire i subappaltatori e controllare i flussi di lavoro del tuo team.
3. Includi i dettagli delle risorse
Entra nei dettagli. Usa il WBS o il documento sull'ambito del progetto per chiedere chi farà cosa. Assicurati di non tralasciare nulla.
Alcune delle informazioni più comunemente richieste sono competenze, esperienza, retribuzione, disponibilità, ecc. Ad esempio,
- Sviluppatore front-end Nome: Jane Doe Competenze: HTML, CSS, React Esperienza: 5 anni Tariffa oraria: 80 $ Disponibilità: 40 ore/settimana
- Nome: Jane Doe
- Competenze: HTML, CSS, React
- Esperienza: 5 anni
- Tariffa oraria: 80 $
- Disponibilità: 40 ore/settimana
- Nome: Jane Doe
- Competenze: HTML, CSS, React
- Esperienza: 5 anni
- Tariffa oraria: 80 $
- Disponibilità: 40 ore/settimana
Inoltre, assicurati di avere i numeri. Scopri quanti analisti aziendali, sviluppatori o tester ti servono e documentalo.
4. Identifica le persone giuste per il ruolo
A questo punto, sei pronto per passare dal piano teorico alla creazione di scenari pratici. Per ogni ruolo, scegli il dipendente giusto in base alla sua disponibilità.
La vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo modo per vedere la disponibilità di tutti i membri del team in un unico posto. In questa vista, puoi anche vedere su cosa sta lavorando qualcuno al momento. Quindi, se hai bisogno di una risorsa già assegnata a qualcos'altro, puoi parlare con il project manager per farla riassegnare o condividere.
Se preferisci una struttura un po' più articolata, prova il modello ClickUp Employee Carico di lavoro Template. Questo modello di livello avanzato aiuta nella pianificazione della capacità, nella visualizzazione del lavoro, nella revisione delle durate stimate rispetto ai dati effettivi e altro ancora.
Semplifica la gestione del carico di lavoro con il modello ClickUp Employee Workload Template.
5. Collega i punti
Una buona struttura di suddivisione delle risorse è più di un semplice elenco. È una visione di come tutte le risorse interagiscono tra loro per completare il progetto. Come abbiamo visto in precedenza, ciò avviene in modo gerarchico e aiuta a livellare le risorse.
Organizza quindi le risorse in modo gerarchico, con le categorie più generali in alto e le sottocategorie specifiche man mano che scendi nella struttura. Un esempio di struttura di suddivisione delle risorse potrebbe essere:
- Risorse umane Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatore front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatore front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Project management Project manager Jane Doe Analista aziendale John Smith Sviluppatore front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Project manager Jane Doe
- Jane Doe
- Analista aziendale John Smith
- John Smith
- Sviluppatrice front-end Sarah Kim Lucas Brown
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Jane Doe
- John Smith
- Sarah Kim
- Lucas Brown
6. Imposta il progetto
Configura il progetto su uno strumento di gestione delle risorse come ClickUp per appianare eventuali difficoltà. Utilizza le attività di ClickUp per pubblicare la struttura di suddivisione del lavoro in modo organizzato. Quindi, aggiungi risorse a ciascuna attività, imposta le date di scadenza e aggiungi descrizioni. Se necessario, puoi anche includere allegati o collegamenti a file esterni.
Non reinventare la ruota. Utilizza il modello di allocazione delle risorse ClickUp per tenere traccia di tutti i materiali e della manodopera necessari per il tuo progetto. Scrivi note dettagliate su ciascuna risorsa, gestisci la loro disponibilità, visualizza la struttura del team e molto altro ancora con questo modello di livello intermedio.
Ora effettua la condivisione della RBS e della configurazione del progetto con le parti interessate, inclusi il client, gli sponsor, i team leader e i membri del team. Invitali a segnalare eventuali discrepanze nelle previsioni.
Utilizza la vista Elenco di ClickUp per visualizzare tutte le attività e le risorse coinvolte. La vista Bacheca di ClickUp è ottima per organizzare il lavoro in base alle diverse fasi. Inoltre, la vista Diagramma di Gantt di ClickUp aiuta a visualizzare le dipendenze e le sequenze.
Sembra semplice, e lo è. Tuttavia, ricorda che semplice non sempre significa facile. Durante la creazione di una struttura di suddivisione delle risorse, potresti incontrare delle difficoltà.
Ecco alcune sfide che i project manager devono affrontare regolarmente e i passaggi per superarle.
Sfide e soluzioni nell'implementazione della RBS
I progetti possono diventare complessi, possono verificarsi variazioni di ambito e gli obiettivi su cui hai basato il progetto possono cambiare. Vediamo cosa fare in questi casi.
1. Identificazione inadeguata delle risorse
Una delle sfide più grandi che i project manager devono affrontare è l'incapacità di identificare con precisione le risorse necessarie. Ciò potrebbe essere dovuto a una mancanza di visibilità sul progetto, a un ambito di lavoro errato o a una sottovalutazione di ciò che è necessario.
In ogni caso, se la tua RBS non include tutte le risorse necessarie, potresti incorrere nel rischio di sforamenti di budget e ritardi. Per evitare ciò:
- Conduci una ricerca approfondita
- Esamina come hai organizzato i progetti passati e gli errori che hai commesso.
- Sfrutta i modelli di analisi delle lacune per capire cosa ti manca.
- Chiedi a tutte le parti interessate di esaminare e assumersi la responsabilità della propria parte di lavoro.
- Disponi di risorse di riserva
2. Requisiti del progetto in evoluzione
I progetti Agile sono, per loro natura, adattabili al cambiamento. La RBS creata all'inizio del progetto può diventare inadeguata dopo alcuni sprint. Sebbene ciò sia scomodo per la gestione delle risorse, è anche inevitabile.
Per adattarsi a questo:
- Rivedi regolarmente la RBS
- Verifica di non aver bisogno di risorse aggiuntive o se stai trattenendo più risorse del necessario.
- Utilizza i modelli di pianificazione delle risorse per coprire tutte le tue esigenze.
- Aggiorna le modifiche alla RBS e informane tutti gli stakeholder.
Se utilizzi uno strumento come ClickUp Docs per questo scopo, puoi evidenziare le modifiche e effettuare la condivisione con le parti interessate, dando loro la possibilità di effettuare le modifiche in modo collaborativo o di lasciare feedback sotto forma di commenti. Ad esempio, puoi mostrare le modifiche ai costi del progetto, in modo che lo sponsor del progetto o il responsabile finanziario possano approvarle.
3. Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder
I project manager alle prime fasi del project management potrebbero commettere l'errore di creare la struttura di suddivisione delle risorse senza consultare gli altri. Nonostante le loro migliori intenzioni, lavorare in modo isolato potrebbe in seguito creare limitazioni nelle risorse.
Ad esempio, un project manager potrebbe ritenere che un solo progettista UI sia sufficiente. Tuttavia, il responsabile UX potrebbe non avere a disposizione un progettista UI esperto anche in microanimazioni, il che significa che ora sono necessarie due persone.
Per evitare questo, ottieni il consenso degli stakeholder a tutti i livelli. Incoraggia tutti gli stakeholder a esaminare la RBS e a fornire il loro consenso per garantire un utilizzo ottimale delle risorse.
4. Membri del team confusi
La struttura di suddivisione delle risorse svolge anche il ruolo di definire la struttura di project management del progetto. Ciò include chi riferisce a chi, chi revisiona il lavoro di chi, ecc.
Senza una gerarchia chiara e un riconoscimento attivo, la gestione del team può diventare caotica. Ad esempio, potresti aver aggiunto lo sviluppatore front-end alla gerarchia UX, mentre la risorsa potrebbe pensare di fare riferimento al responsabile dello sviluppo.
Previeni queste situazioni con la trasparenza. Pubblica le strutture di suddivisione delle risorse e invita tutti i membri del team a darci un'occhiata. Mantienile chiare e visive, in modo che siano facili da comprendere per tutti. Apri canali di comunicazione, nel caso qualcuno abbia dubbi o feedback.
Struttura i tuoi progetti e passa al livello successivo con ClickUp
I progetti software agili oggi danno priorità all'autonomia e all'autogestione, il che significa che il sistema di organizzazione del lavoro di Bourdain potrebbe rivelarsi controproducente. Tuttavia, c'è una lezione più profonda e fondamentale da imparare.
La cucina di Bourdain dimostra che per portare a termine un progetto in modo efficace, coerente e in situazioni di forte pressione, è necessario definire chiaramente chi è responsabile di cosa e come il lavoro passa da un passaggio all'altro, ovvero la struttura di suddivisione delle risorse.
Uno strumento di project management affidabile come ClickUp può integrare la struttura di suddivisione delle risorse nel tuo processo di pianificazione. Senza creare un altro documento Google o foglio di calcolo, puoi utilizzare ClickUp per conservare tutta la documentazione relativa al progetto in un unico posto.
Cosa c'è di più? Puoi effettuare la condivisione, la modifica e la collaborazione con vari stakeholder direttamente all'interno della piattaforma. Puoi anche creare il tuo modello personalizzato di struttura di suddivisione delle risorse per un utilizzo futuro.
Consolida il tuo spazio di lavoro dedicato al progetto. Prova ClickUp gratis oggi stesso.