Anthony Bourdain, chef e autore famoso, ha gestito le sue cucine utilizzando il sistema delle brigate. Divideva la cucina in stazioni che preparavano i componenti del pasto. Ogni stazione aveva sous chef, cuochi e assistenti, con i propri ingredienti, strumenti e aree di lavoro.
Con questa struttura, dice, "le numerose attività di una cucina grande e affollata potevano essere gestite e coordinate da un'unica persona, lo chef, anche quando la cena era molto affollata"
Nel mondo aziendale, una gerarchia di questo tipo si chiamerebbe struttura di ripartizione delle risorse. Che cos'è, vi chiederete? Scopriamolo.
Capire la struttura di ripartizione delle risorse
Una Resource Breakdown Structure (RBS) è un elenco di tutte le risorse necessarie per completare un progetto organizzato in gerarchia. Queste risorse possono essere umane, materiali, finanziarie, informative e persino temporali.
È uno strumento di gestione delle risorse, tipicamente organizzato su più livelli, con l'obiettivo del progetto in cima e le varie categorie di risorse che si ramificano in ogni fase. Copre tutte le risorse che hanno un costo, escluso il denaro stesso.
Soprattutto, una RBS non è un'isola. Lavora a stretto contatto con varie attività di piano del progetto, come la struttura di scomposizione del lavoro, la struttura di scomposizione dei rischi, ecc. Ecco come.
La struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è il documento che delinea il lavoro in attività piccole e gestibili. Una buona RBS corrisponderà a questo documento, delineando quali risorse saranno necessarie in ogni fase.
Per istanza, se un progetto di sviluppo software è suddiviso nella fase del prodotto minimo realizzabile (MVP), nelle fasi 1, 2 e così via, la RBS elencherà le risorse necessarie per ogni fase. Nella fase MVP, potrebbero essere necessari:
- Sviluppatori
- Analisti della qualità
- Project manager
- Software di project management
Una volta completato l'MVP e il prodotto è ora attivo, potrebbero essere necessarie ulteriori risorse, come ad esempio:
- Strumenti di automazione dei test
- Pipeline di dati
- Infrastruttura cloud
- Responsabile della produttività
- Ricercatore sull'esperienza dell'utente
Un altro aspetto a cui la RBS si allinea è la struttura di ripartizione dei rischi. In ogni fase del lavoro ci sono dei rischi. Diversi Strumenti software ERP collegano RBS, WBS e struttura di ripartizione dei rischi per una visualizzazione completa.
Per istanza, nella fase MVP potrebbero esserci problemi di prestazioni. Se ci sono diversi membri del team che lavorano all'MVP, potrebbero esserci rischi per la sicurezza. Se state raccogliendo informazioni sugli utenti, potreste incorrere in rischi per la privacy dei dati.
La struttura di ripartizione delle risorse include i componenti necessari per mitigare questi rischi in ogni fase. Durante la fase MVP, la RBS includerà probabilmente risorse aggiuntive per l'infrastruttura cloud. Quando il progetto è molto sviluppato, l'RBS potrebbe aggiungere all'elenco ingegneri o consulenti per la sicurezza.
Ora che abbiamo delineato le basi della struttura di ripartizione delle risorse, vediamo come viene utilizzata nel project management.
Il ruolo e l'importanza della RBS nel project management
La struttura di ripartizione delle risorse è una delle tante strutture che i project manager utilizzano per il piano e l'esecuzione. Svolge un ruolo fondamentale durante tutto il ciclo di vita del progetto. Ecco come.
Assegnazione delle risorse
Quando si conoscono le risorse necessarie per completare un progetto, si possono assumere, formare e assegnare quelle giuste al momento giusto. L'RBS agisce come una tabella di marcia per l'allocazione delle risorse per tutta la durata del progetto.
Ad esempio, se la RBS indica che il terzo sprint ha bisogno di altri sviluppatori, il project manager può trovare il modo di assumere/inserire le risorse con largo anticipo.
Pianificazione
Sebbene la pianificazione sia influenzata più dalla struttura di ripartizione del lavoro che dalla RBS, quest'ultima svolge comunque un ruolo chiave. Osservando insieme la WBS e la RBS, i project manager possono programmare il lavoro in base alla disponibilità delle risorse.
Ad esempio, se si dispone di un solo sviluppatore Scala, che nel momento in cui serve è occupato in un altro progetto, si può usare la RBS per riprogrammare il lavoro in base alla sua disponibilità, invece di assumere altre persone.
Distribuzione del carico di lavoro
La struttura di ripartizione delle risorse identifica in anticipo le esigenze del progetto: Quante persone, per quanto tempo, in quale periodo, ecc. Se la fase di sviluppo richiede il massimo delle risorse, sarete in grado di assumere/inserire altri talenti e di distribuire il carico di lavoro in modo uniforme.
Gestione dei rischi
In sostanza, la struttura di ripartizione delle risorse è un progetto. Indica le esigenze future sulla base dei requisiti attuali. In questo modo si attenuano diversi rischi del project management, quali:
- Non avere le risorse giuste
- Non avere piani di backup nel caso in cui qualcuno del team vada in ferie o diventi altrimenti non disponibile
- Affrontarevincoli di risorse e colli di bottiglia in momenti inopportuni
- Scoperta delle dipendenze troppo tardi nel progetto
Una buona RBS prevede queste eventualità e aiuta a creare piani di emergenza nel caso in cui si verifichino.
Analisi del percorso critico
Il metodo del percorso critico è una tecnica di project management che identifica la sequenza più lunga di attività dipendenti per calcolare la durata minima del progetto. Un RBS fa lo stesso per determinare le risorse minime necessarie.
Per ottimizzare la programmazione del progetto, la distribuzione del carico di lavoro, la gestione del rischio e altro ancora, è necessaria una solida struttura di ripartizione delle risorse. Ecco una guida in passaggi per crearne una.
Creazione della struttura di ripartizione delle risorse
Una RBS è un elenco delle risorse necessarie per completare un progetto. Sembra semplice, vero? Beh, può essere molto complessa, a seconda della natura del progetto. Per essere precisi, provate a seguire i seguenti passaggi, abilmente supportati da Il software di gestione delle risorse di ClickUp .
1. Identificare i deliverable del progetto
Iniziate definendo chiaramente gli obiettivi del progetto e i corrispondenti deliverable. Se l'obiettivo è consegnare un MVP con x funzionalità entro una determinata scadenza, mappare le attività e le sottoattività da completare. Se esiste già una WBS, utilizzatela.
Altrimenti, definite la l'ambito del progetto . Riunire tutti i principali stakeholder del progetto per discutere le aspettative e i risultati.
Per un inizio rapido, provare a Modello di lavagna online di ClickUp per l'ambito del progetto . Utilizzatelo per raccogliere informazioni sulle attività, i compiti e le scadenze dai vari stakeholder. Riepilogare/riassumere le informazioni e organizzarle visivamente per una successiva consultazione.
Scarica questo modello
2. Identificare le categorie di risorse
Iniziate a determinare le categorie primarie di risorse che formeranno i moduli di primo livello della vostra RBS. Queste potrebbero essere:
- Risorse umane (project management, sviluppatori, designer)
- Risorse materiali o fisiche (computer, spazi per uffici, attrezzature, forniture)
- Risorse informative (dati, documentazione, panoramica del progetto)
- Risorse temporali (durata, attività cardine, scadenze)
- Risorse software (strumenti di project management, strumenti di automazione)
Ricordate che la RBS è una gerarchia. Quindi, dividete le risorse in componenti specifiche sotto ogni categoria di risorse primarie. Per istanza, le risorse umane possono essere ulteriormente suddivise in:
- Project management: Project management, analista aziendale
- Sviluppo software: Sviluppatore front-end, sviluppatore back-end, tester
- Progettazione dell'esperienza utente: Ricercatore UX, designer UI
Se il progetto è abbastanza grande, si può eseguire il drill-down. Per istanza, potreste avere un responsabile UX che gestisce del team UX composto da un designer UI, un designer di animazione, un brand designer, ecc.
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Se siete principianti nella pianificazione delle risorse, abbiamo quello che fa per voi. Provate il Modello di piano delle risorse ClickUp per visualizzare attività e risorse in un unico posto. Con questo modello potete anche monitorare le ore, gestire i subappaltatori e controllare i flussi di lavoro del team.
3. Includere i dettagli della risorsa
Entrate nel dettaglio granulare. Usate la WBS o l'ambito del progetto per fare domande su chi farà cosa. Assicuratevi di non tralasciare nulla.
Alcune delle informazioni più comunemente richieste sono le competenze, l'esperienza, il compenso, la disponibilità, ecc. Ad esempio,
- Sviluppatore Front-end
- Nome: Da fare
- Competenze: HTML, CSS, React
- Esperienza: 5 anni
- Valutazione oraria: $80
- Disponibilità: 40 ore/settimana
Assicuratevi anche di avere i numeri. Sapete quanti analisti aziendali, sviluppatori o tester vi servono e documentateli.
4. Identificare le persone giuste per il ruolo
A questo punto, siete pronti a passare dal piano teorico alla creazione di scenari pratici. Per ogni ruolo, scegliete il dipendente giusto in base alla sua disponibilità. Vista Carico di lavoro di ClickUp è un ottimo modo per vedere la disponibilità di tutti i membri del team in un unico posto. In questa visualizzazione si può anche vedere a cosa sta lavorando una persona. Quindi, se avete bisogno di una risorsa già assegnata ad altro, potete parlare con il project manager per farla riassegnare o condividere.
vista Carico di lavoro di ClickUp per una visibilità granulare
Se si preferisce una struttura un po' più articolata, si può provare il metodo Modello di Carico di lavoro per i dipendenti di ClickUp . Questo modello di livello avanzato aiuta a il piano delle capacità visualizzare il lavoro, esaminare le stime dei tempi rispetto ai dati effettivi e altro ancora.
Rendete il vostro la gestione del carico di lavoro un gioco da ragazzi con il modello di Carico di lavoro per i dipendenti di ClickUp.
5. Connessione dei punti
Una buona struttura di ripartizione delle risorse è più di un elenco. È una visualizzazione di come tutte le risorse interagiscono tra loro per completare il progetto. Come abbiamo visto in precedenza, questo avviene in maniera gerarchica e aiuta a il livellamento delle risorse .
Quindi, organizzare le risorse in modo gerarchico, con le categorie più generali in cima e le sottocategorie specifiche man mano che si scende nella struttura. Un esempio di struttura di ripartizione delle risorse potrebbe essere:
- Risorse umane
- Project management
- Project management
- Da fare
- Analista aziendale
- John Smith
- Sviluppatore Front-end
- Sarah Kim
- Lucas Brown
- Project management
- Project management
6. Impostazione del progetto
Impostare il progetto su un file di tipo strumento di gestione delle risorse come ClickUp per eliminare le pieghe. Utilizzate le attività di ClickUp per pubblicare la struttura di ripartizione del lavoro in modo organizzato. Quindi, aggiungete le risorse a ogni attività, impostate le date di scadenza e aggiungete le descrizioni. Se necessario, è possibile includere allegati o collegamenti a file esterni.
clickUp Tasks per una gestione dei progetti senza sforzo
Non reinventate la ruota. Utilizzate il Modello di allocazione delle risorse di ClickUp per monitorare tutti i materiali e la manodopera necessari per il progetto. Scrivete note dettagliate su ogni risorsa, gestite la loro disponibilità, visualizzate la struttura del team e altro ancora con questo modello di livello intermedio.
Scarica questo modello
A questo punto, condividete la RBS e la configurazione del progetto con le parti interessate, tra cui il client, gli sponsor, i team leader e i membri del team. Invitateli a segnalare eventuali discrepanze nelle previsioni.
Utilizzare la vista Elenco di ClickUp per visualizzare tutte le attività e le risorse coinvolte. La visualizzazione ClickUp Bacheca è ideale per organizzare il lavoro in base alle diverse fasi. La vista ClickUp Gantt Chart aiuta a visualizzare le dipendenze e le sequenze temporali.
vista Gantt di ClickUp per la gestione delle tempistiche dei progetti
Se questo sembra semplice, lo è. Tuttavia, ricordate che semplice non sempre significa facile. Nel corso della creazione di una struttura di ripartizione delle risorse, potreste incontrare delle difficoltà.
Ecco alcune sfide che i project manager affrontano regolarmente e i passaggi per superarle.
Sfide e soluzioni nell'implementazione della RBS
I progetti possono diventare complessi, l'ambito di applicazione può essere modificato e gli oggetti attorno ai quali è stato concepito il progetto possono cambiare. Vediamo da fare in questi casi.
1. Identificazione inadeguata delle risorse
Una delle sfide più grandi che i project manager devono affrontare è quella di non identificare con precisione le risorse necessarie. Ciò può essere dovuto a una mancanza di visibilità del progetto, a un'errata definizione dell'ambito di lavoro o a una sottovalutazione del fabbisogno.
In ogni caso, se la vostra RBS non include tutte le risorse necessarie, potreste incorrere in rischi di sforamento del budget e di ritardi. Per evitarlo:
- Fate una ricerca approfondita
- Osservate come avete organizzato i progetti precedenti e gli errori che avete incollato
- Sfruttaremodelli di analisi delle lacune per sapere cosa manca
- Chiedete a tutte le parti interessate di rivedere e di assumersi la responsabilità della propria parte di lavoro
- Disporre di risorse tampone
2. Evoluzione dei requisiti del progetto
I progetti agili sono, per natura, adattabili al cambiamento. La RBS creata all'inizio del progetto può diventare inadeguata dopo pochi sprint. Anche se questo è un inconveniente per gestione delle risorse ma è anche inevitabile.
Per adattarsi a questo:
- Rivedere regolarmente l'RBS
- Confermare che non sono necessarie risorse aggiuntive o se si stanno trattenendo più risorse di quelle necessarie
- Utilizzaremodelli di piano delle risorse per coprire le vostre basi
- Aggiornare le modifiche alla RBS e informare tutte le parti interessate
Se si utilizza uno strumento come Documenti ClickUp per questo motivo, è possibile evidenziare le modifiche e condividerle con gli stakeholder, dando loro la possibilità di modificarle in modo collaborativo o di lasciare un feedback sotto forma di commenti. Ad esempio, si possono mostrare le modifiche ai costi del progetto, in modo che lo sponsor del progetto o il responsabile finanziario possano approvarle.
utilizzare ClickUp Docs per la documentazione collaborativa
3. Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder
I project management delle prime fasi possono commettere l'errore di creare la struttura di ripartizione delle risorse senza consultare gli altri. Nonostante le loro migliori intenzioni, lavorare in un silos può creare in seguito vincoli sulle risorse .
Ad esempio, un project manager potrebbe pensare che un designer dell'interfaccia utente sia sufficiente. Tuttavia, il responsabile UX potrebbe non avere un designer UI che sia anche esperto di microanimazioni, il che significa che ora servono due persone.
Per evitare questo problema, è necessario ottenere il consenso degli stakeholder a tutti i livelli. Incoraggiate tutte le parti interessate a rivedere la RBS e a fornire il loro consenso per garantire un utilizzo ottimale delle risorse.
4. Membri del team confusi
La struttura di ripartizione delle risorse ha anche il ruolo di definire la struttura di project management del progetto. Questo include chi fa rapporto a chi, chi revisiona il lavoro di chi, ecc.
Senza una gerarchia chiara e un riconoscimento attivo, gestione del team può diventare caotica. Per istanza, potreste aver aggiunto lo sviluppatore front-end alla gerarchia UX, mentre la risorsa potrebbe pensare di riferire al responsabile dello sviluppo.
Prevenite queste situazioni con la trasparenza. Pubblicate le strutture di ripartizione delle risorse e invitate ogni membro del team a prenderne visione. Mantenetele pulite e visive, in modo che siano facilmente comprensibili per tutti. Aprite i canali di comunicazione, nel caso in cui qualcuno abbia dubbi o feedback.
Strutturate i progetti e salite di livello con ClickUp
Oggi i progetti software agili danno priorità all'autonomia e all'autogestione, il che significa che il sistema di Bourdain di organizzare il lavoro potrebbe essere controproducente. Tuttavia, c'è una lezione più profonda e fondamentale da imparare.
La cucina di Bourdain dimostra che per portare a termine un progetto in modo efficace, coerente e in situazioni di alta pressione, è necessaria una chiara suddivisione di chi è responsabile di cosa e di come il lavoro passa da un passaggio all'altro, ovvero la struttura di ripartizione delle risorse.
Un solido strumento di project management come ClickUp può integrare la struttura di ripartizione delle risorse nel vostro processo di piano. Senza creare un altro documento Google o un foglio di calcolo, potete usare ClickUp per tenere tutta la documentazione relativa al progetto in un unico posto.
Inoltre, è possibile condividere, modificare e collaborare Potete condividere, modificare e collaborare con le varie parti interessate direttamente all'interno della piattaforma. È possibile creare un modello personalizzato di struttura di ripartizione delle risorse da utilizzare in futuro.
Consolidare l'area di lavoro del progetto. Provate gratis ClickUp oggi stesso .