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Una cosa è lavorare con una grande quantità di risorse. Ma è tutta un'altra cosa sapere come ottenere il massimo da quelle risorse con dei vincoli.
Come gestisci i vincoli di risorse più comuni (tempo, costi e ambito del progetto ) quando sei limitato da tutti e tre? E se ti capita anche di lavorare con un team con competenze non adeguate?
Sebbene non esista un approccio unico valido per tutti i team, esistono numerosi principi, strategie e strumenti che possono aiutarti a gestire qualsiasi tipo di vincolo.
Approfondiamo l'argomento.
Cosa sono i vincoli di risorse?
I vincoli di risorse sono una serie di restrizioni o limitazioni che i project manager devono rispettare o prendere in considerazione nella gestione di un progetto. Per i project manager è importante essere consapevoli di queste restrizioni per completare con successo un progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Esempi di vincoli comuni delle risorse
In generale, le risorse aziendali si dividono in due categorie:
- Risorse immateriali: idee, processi, competenze e proprietà intellettuale
- Risorse tangibili: software, materiali, immobili e manodopera
Ogni team gestirà un elenco simile di risorse, che si tratti di ore lavorate, competenze dei dipendenti, budget proposti, materiali o manodopera complessiva. Probabilmente dovrai gestire diversi tipi di vincoli su risorse specifiche, quali:
- Manodopera (dipendenti, appaltatori, stagisti, competenze, volontari)
- Comunicazioni ( tipi di riunioni, conversazioni)
- Materiali (attrezzature, strumenti)
- Risorse finanziarie (budget, finanziamenti, spese )
- Proprietà intellettuale ( processi, idee, conoscenze)
- Immobili (materiali di marketing, spazi, uffici, aree di lavoro)
- Tempo ( calendari delle risorse, scadenze, programmi, attività cardine )
- Software (applicazioni, piattaforme)
Tenete presente che le risorse del progetto sono gli strumenti con cui lavorate per raggiungere un obiettivo. I vincoli sono i limiti imposti a tali strumenti.
I 4 tipi di vincoli di risorse
Nella maggior parte dei casi, i vincoli delle risorse rientrano in quattro diverse varianti per le aziende e nel project management. Diamo un'occhiata a ciascuno dei vincoli del project management per comprendere gli ostacoli più comuni:
1. Tempo
La gestione del tempo è uno dei vincoli di risorse più comuni. Questi vincoli di tempo limitano il numero di giorni, ore e minuti necessari per completare un progetto, sia a causa di fattori esterni, come le scadenze fissate dal client, sia a causa di fattori interni, come la quantità effettivamente disponibile di ciascuna risorsa.
ESEMPIO DI VINCOLO DI TEMPO Un'azienda di sviluppo software ha l'attività di creare un'applicazione mobile per un client entro una scadenza rigorosa. Tuttavia, due sviluppatori sono in ferie in quel periodo. A causa della carenza di sviluppatori, il project manager può stabilire le priorità delle attività all'interno del team, gestire i sprint e tenere un registro accurato delle ore lavorate, in modo che sia facile sapere chi può essere sostituito e come il progetto può essere suddiviso con il team limitato.
2. Costo
Anche i vincoli di costo sono un fattore importante da considerare in relazione alla disponibilità delle risorse, poiché stabiliscono un limite alla quantità di denaro assegnata a ciascun progetto. Questo vincolo deriva solitamente dal cliente o dal project manager, a seconda dell'accordo commerciale iniziale o dell'ambito del progetto pianificato.
ESEMPIO DI VINCOLO DI COSTO Un'organizzazione senza scopo di lucro deve organizzare un evento di beneficenza con un budget limitato. Il project manager può affidare alcune attività a volontari e avvalersi di risorse gratuite o a basso costo. Con ClickUp, può effettuare il monitoraggio delle spese e assicurarsi che rimangano entro il budget, in modo da dare priorità agli aspetti più critici dell'evento per garantirne il successo ed evitare potenziali vincoli di risorse.
3. Risorse
I vincoli di risorse sono limitazioni alle risorse, come il personale e i materiali, a disposizione del project manager. Questo tipo di vincolo può anche essere imposto da risorse di progetto esterne, come il client o il fornitore, o dalla disponibilità di risorse interne, come la propria azienda.
ESEMPIO DI VINCOLO DI RISORSE Un'impresa edile incaricata di demolire un vecchio garage potrebbe voler limitare le proprie risorse per progetti e demolizioni più grandi. Il project manager può utilizzare modelli di previsione delle risorse e di pianificazione della capacità per stimare il numero di materiali e personale necessari per il piccolo lavoro senza sottrarre dipendenti a un progetto più grande.
4. Qualità
I vincoli di qualità vengono stabiliti per garantire che la qualità di un progetto soddisfi determinati standard. I vincoli di qualità più comuni sono gli obiettivi di qualità fissati dal client, ma il responsabile del project management può anche stabilire vincoli di qualità interni per garantire che il progetto soddisfi i propri standard.
ESEMPIO DI VINCOLO DI QUALITÀ Un'agenzia di marketing digitale deve sviluppare un nuovo sito web per un cliente. Il project manager deve bilanciare gli obiettivi di qualità del cliente con la disponibilità di risorse dell'agenzia. Utilizzando liste di controllo della qualità e modelli di definizione degli obiettivi per allocare le risorse, è possibile effettuare il monitoraggio rapido dello stato di avanzamento del progetto del sito web e garantire che soddisfi le aspettative del cliente.
Come identificare i vincoli delle risorse
Esistono diversi modi per identificare i vincoli delle risorse, ma il passaggio più importante è individuare i potenziali problemi nelle prime fasi del progetto come parte di una strategia più ampia di gestione delle risorse. L'identificazione di questi vincoli richiede una comprensione approfondita del progetto e dei suoi obiettivi, nonché delle aspettative del client (soprattutto se si tratta di un prodotto basato sui servizi) e delle risorse disponibili per il progetto.
Un modo per individuare i vincoli delle risorse è esaminare le attività che devono essere completate e quindi creare una stima non solo delle risorse del progetto disponibili, ma anche della quantità di ciascuna risorsa necessaria negli scenari peggiori e migliori.
È qui che gli strumenti di gestione delle risorse, in particolare quelli altamente personalizzabili come ClickUp, svolgono un ruolo importante nel processo di pianificazione e project management. Quando si segue lo svolgimento di un progetto dall'inizio alla fine, è fondamentale disporre di un modo centralizzato e semplice per effettuare il monitoraggio dei progressi e delle risorse del progetto. Ciò significa prendere nota di attività quali:
- Monitoraggio e assegnazione delle attività
- Tenere un registro accurato delle ore impiegate
- Monitoraggio della spesa di bilancio
- Aggiornamento delle attività cardine del project management
- Gestione degli sprint
- Visualizzazione della capacità del progetto
- Centralizzazione e archiviazione dei documenti dei progetti
I project manager devono anche considerare i potenziali ostacoli che potrebbero rallentare i progressi o eventuali modifiche nell'ambito del progetto che potrebbero influire sul modo in cui gestiscono i vincoli delle risorse. L'aggiunta di punti di controllo, come revisioni periodiche di questi vincoli di project management, dovrebbe essere una pratica standard per garantire che il tuo team abbia tutto ciò di cui ha bisogno in ogni passaggio del percorso.
Alcuni progetti (e progetti futuri) richiedono risorse specifiche che non sono immediatamente disponibili, quindi potrebbe essere necessario trovare soluzioni alternative o pianificare la sequenza del progetto in base alla disponibilità di tali risorse.
Identificare l'ambito del progetto, le attività cardine e le dipendenze aiuta a evidenziare eventuali vincoli di risorse che potrebbero presentarsi.
6 Soluzioni per i vincoli di risorse
È importante conoscere le possibili soluzioni ai vincoli di risorse in un progetto, in modo da essere pronti se le cose non vanno come previsto. Che si tratti di previsioni, comprensione della pianificazione della capacità o analisi dello stato attuale, abbiamo la soluzione che fa per te!
Ecco sei soluzioni per gestire meglio le tue risorse:
1. Modelli
I processi basati su modelli possono essere utilizzati per semplificare e ottimizzare la sequenza del project management e i requisiti delle risorse. Entra nei modelli ClickUp!
Tutto, dai modelli di pianificazione delle risorse alle analisi matriciali predefinite, aiuta i project manager a identificare rapidamente dove sono necessarie le risorse per garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti. Fortunatamente, esistono numerosi modelli di project management predefiniti per avviare l'analisi e gestire al meglio le risorse.
Alcuni dei nostri modelli preferiti includono:
Modello di allocazione delle risorse ClickUp
Questo modello di allocazione delle risorse è un'ottima opzione per aiutarti a gestire le risorse necessarie ai tuoi team. Che si tratti di materiali, attrezzature o persone, il modello di allocazione delle risorse di ClickUp terrà traccia delle risorse necessarie per completare il progetto.
Inoltre, è possibile utilizzare il modello di project management per gestire le limitazioni delle risorse e conoscere la disponibilità delle risorse necessarie e quando sono necessarie.
Questo vi aiuterà ad assicurarvi di avere tutto il necessario per completare il progetto nei tempi e nei limiti di budget previsti.
Modello di lavagna online ClickUp 2X2 Priority Matrix
Il modello di lavagna online 2×2 Priority Matrix di ClickUp consente di classificare le attività in base al loro livello di importanza e urgenza. Con il project management tramite lavagna online, voi e il vostro team potete facilmente visualizzare quali attività richiedono attenzione immediata e quali possono attendere.
Dando priorità alle attività, puoi prendere decisioni più informate su come allocare le tue risorse e garantire che le attività più importanti ricevano l'attenzione che meritano.
Modello di pianificazione delle risorse ClickUp
Il modello di pianificazione delle risorse ClickUp ti aiuta a gestire e allocare le risorse all'interno del tuo team o reparto in modo molto più rapido. Con questo modello, puoi facilmente visualizzare la capacità delle tue risorse utilizzando la vista Carico di lavoro, che fornisce una rappresentazione visiva del carico di lavoro di ciascun membro del team.
In questo modo, potrai bilanciare meglio il carico di lavoro all'interno del tuo team e garantire che tutti lavorino al massimo delle loro capacità. Utilizzando questo modello di project management, potrai prendere decisioni migliori su come allocare le tue risorse.
Ciò garantisce che il tuo team lavori in modo efficiente ed efficace.
Modello di matrice delle risorse di progetto ClickUp
Una pianificazione efficiente delle risorse è fondamentale per i tuoi progetti futuri perché influisce direttamente sul costo totale delle risorse necessarie. Con il modello di matrice delle risorse di progetto ClickUp, hai tutte le informazioni necessarie per pianificare le tue risorse in modo efficace.
Questo modello di project management consente di allocare e effettuare il monitoraggio di risorse quali tempo, manodopera e materiali, aiutandovi a prendere decisioni migliori su come allocare le risorse e ridurre al minimo i costi.
2. Pianificazione
Per ottimizzare la pianificazione, i project manager utilizzano diversi metodi di programmazione. Ad esempio, il semplice fatto di identificare le attività, raggrupparle e stabilirne le priorità per ridurre il tempo necessario a completare il progetto è già un passaggio nella giusta direzione.
Se ritieni che le risorse disponibili non siano sufficienti per completare il progetto nei tempi previsti, potrebbe essere necessario modificare le scadenze del progetto. Ciò potrebbe comportare il posticipo delle scadenze o la loro estensione oltre la scadenza originale, il che potrebbe significare che dovrai anche modificare le dipendenze pianificate.
Le dipendenze di progetto si riferiscono a compiti o attività all'interno di un progetto che dipendono l'uno dall'altro. In altre parole, una dipendenza di progetto è una relazione tra compiti in cui il completamento di un compito è necessario prima che un altro compito possa iniziare nel tuo programma specifico.
Strumenti come la vista della Sequenza, il diagramma Gantt o semplicemente il livellamento delle risorse ti aiuteranno notevolmente a comprendere come si presenta il programma e come puoi realizzarlo. Le risorse del tuo progetto non dovrebbero sempre comportare cambiamenti drastici al tuo programma.
3. Delega
Delegare le attività ai membri del team significa abbinare le attività alle competenze e alla disponibilità. Se si determina che non ci sono risorse sufficienti per completare il progetto, potrebbe essere necessario assumere risorse aggiuntive.
Ciò può comportare l'assunzione di nuovi membri del team o l'esternalizzazione di servizi. D'altra parte, se non ci sono risorse sufficienti per completare il progetto come previsto, i project manager possono anche limitare l'ambito del progetto.
Ridurre il numero di attività coinvolte o ridimensionare gli obiettivi previsti dal progetto sono due esempi di questo approccio. Ecco perché la capacità di delegare le attività di progetto è una funzionalità fondamentale del vostro software di gestione delle risorse.
4. Stima
Le tecniche di stima prevedono la previsione della durata, dei costi e delle risorse necessarie per il completamento del progetto. Migliori sono le stime, minori saranno gli ostacoli che incontrerete durante il processo.
Il miglior software di gestione delle risorse non solo consente di monitorare le durate stimate, ma anche di farlo a modo proprio. Le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consentono di avviare e interrompere il conteggio del tempo da qualsiasi dispositivo, in modo da poter passare facilmente da un'attività all'altra del progetto.
5. Automazione
ClickUp aiuta nella stima fornendo modelli personalizzabili, spazio di archiviazione centralizzato dei dati e visualizzazioni della capacità e delle attività cardine del progetto, in modo che sia facile apportare modifiche e tenere automaticamente aggiornati tutti.
Gli strumenti di automazione riducono i tempi e i costi associati al completamento delle attività e semplificano il project management. Utilizzando tecniche quali l'impostazione e l'automazione dei promemoria delle attività cardine, l'automazione delle modifiche allo stato dei progetti e la personalizzazione e l'impostazione delle modifiche alle priorità, i project manager lavorano rapidamente e risparmiano tempo.
Per le esigenze di automazione, c'è ClickUp: è possibile impostare trigger automatici e assegnazioni di attività con diversi livelli di complessità.
6. Esternalizzazione
L'outsourcing viene utilizzato per ridurre i costi associati al completamento di un progetto e aumentare la disponibilità delle risorse. Metodi come l'utilizzo di risorse esternalizzate da un appaltatore terzo o l'utilizzo di un pool di risorse esterne (si pensi alle agenzie di lavoro interinale) aiutano notevolmente a gestire i vincoli delle risorse quando si è a corto di personale o di competenze specifiche.
ClickUp aiuta nell'outsourcing fornendo strumenti come grafici e dashboard personalizzabili per il monitoraggio degli appaltatori. Inoltre, è possibile fornire autorizzazioni specifiche o abilitare la creazione di account limitati per evitare modifiche indesiderate.
Fai tutto con ClickUp
Gli strumenti di pianificazione dei progetti sono indispensabili quando si cerca di ottimizzare il proprio approccio ai vincoli di risorse. I vincoli di risorse sono una sfida comune nel project management e influiscono sulla tempistica, sul budget e sulla qualità del progetto.
Identificando e gestendo tempestivamente i vincoli delle risorse, utilizzando strategie e strumenti adeguati e imparando dalle esperienze passate, i project manager superano i vincoli delle risorse e sfruttano al meglio ciò con cui stanno lavorando.