Una cosa è lavorare con un sacco di risorse. Ma è un gioco completamente diverso sapere come ottenere il massimo da quelle risorse con i vincoli delle risorse stesse.
Da fare per gestire i vincoli di risorse più diffusi: tempo, costi e l'ambito del progetto -quando si è al limite di tutti e tre? E se vi capita di lavorare con un team dalle competenze inadeguate?
Anche se l'approccio migliore ai vincoli di risorse non è una soluzione unica e terminata per ogni team, ci sono molti principi, strategie e strumenti per aiutarvi a gestire qualsiasi vincolo che vi si presenti.
Approfondiamo l'argomento.
Cosa sono i vincoli di risorse?
I vincoli sulle risorse sono una serie di restrizioni o limiti che i project manager devono rispettare o considerare quando gestiscono un progetto. Per i project manager è importante essere consapevoli di questi vincoli per completare con successo un progetto nei tempi e nei modi previsti nel rispetto del budget .
Esempi di vincoli comuni sulle risorse
In generale, le risorse aziendali si dividono in due categorie:
- Risorse immateriali: idee, processi, competenze e proprietà intellettuale
- Risorse materiali: Software, materiali, immobili e manodopera
Ogni team gestirà un elenco simile di risorse, che si tratti di ore di lavoro o di competenze dei dipendenti, budget proposti materiali o della manodopera complessiva. È probabile che dobbiate gestire diversi tipi di vincoli su risorse specifiche quali:
- Lavoro (dipendenti, appaltatori, stagisti, competenze, volontari)
- Comunicazioni (tipi di riunioni, conversazioni)
- Materiali (attrezzature, strumenti)
- Risorse finanziarie (budget, finanziamenti,spese)
- Proprietà intellettuale (processi, idee, conoscenze)
- Immobiliare (materiali di marketing , spazio, ufficio, area di lavoro)
- Tempo (calendari delle risorse,scadenze, orari,attività cardine)
- Software (applicazioni, piattaforme)
Tenete presente che le risorse del progetto sono gli strumenti con cui si lavora per raggiungere un obiettivo. I vincoli sono i limiti imposti a questi strumenti.
I 4 tipi di vincoli delle risorse
Nella maggior parte dei casi, i vincoli delle risorse rientrano in quattro diverse varianti per le aziende e per il project management. Diamo un'occhiata a ciascuno dei vincoli del project management per capire gli ostacoli comuni:
1. Tempo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Timesheet-in-ClickUp.png Creazione di tabelle orarie e monitoraggio del tempo in ClickUp /$$$img/
Creazione di schede orarie e monitoraggio del tempo in ClickUp Gestione del tempo è uno dei vincoli di risorse più comuni. Questi vincoli temporali limitano il numero di giorni, ore e minuti necessari per completare un progetto, sia a causa di fattori esterni come le scadenze fissate dal client, sia a causa di fattori interni come la quantità di risorse effettivamente disponibili.
ESEMPIO DI COSTANTI DI TEMPO Una società di sviluppo software è incaricata di realizzare un'applicazione mobile per un client entro una scadenza rigorosa. Tuttavia, due sviluppatori sono in pausa in quel periodo. A causa di una carenza di sviluppatori, il project manager può dare priorità alle attività tra i membri del team, gestire gli sprint e mantenere un registro accurato delle ore lavorate, in modo che sia facile sapere chi può spostare il lavoro e come può essere suddiviso il progetto con un team limitato.
2. Costo
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Cost-Management-Template.png Modello di Project Management di ClickUp /$$$img/
Traccia i costi del progetto tra le attività e le sottoattività di ClickUp con campi personalizzati per determinare i valori monetari
Anche i vincoli di costo sono un fattore importante da considerare per la disponibilità delle risorse, in quanto fissano un limite alla quantità di denaro assegnata a ciascun progetto. Questo vincolo di solito proviene dal client o dal project manager, a dipendenza del vostro progetto iniziale accordo aziendale o dell'ambito del progetto pianificato .
ESEMPIO DI COSTO COSTANTE Un'organizzazione non profit deve organizzare un evento di beneficenza con un budget limitato. Il project manager può affidare alcune attività a volontari e fare affidamento su risorse gratuite o a basso costo. Con ClickUp è possibile monitorare le spese e assicurarsi che rientrino nel budget, in modo che il project manager dia la priorità agli aspetti più critici dell'evento per garantirne l'esito positivo ed evitare potenziali limitazioni di risorse.
3. Risorse
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/11/image2-4.gif vista Carico di lavoro clickUp /$$$img/
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
I vincoli sulle risorse sono limiti alle risorse, come personale e materiali, a disposizione del project manager. Questo tipo di vincolo può essere imposto anche da risorse esterne al progetto, come il client o il fornitore, o dalla disponibilità di risorse interne, come la propria azienda.
ESEMPIO DI VINCOLO DI RISORSE Un'impresa edile ingaggiata per demolire un vecchio garage potrebbe voler limitare le proprie risorse per progetti e demolizioni più grandi. Il project manager può utilizzare i modelli di previsione delle risorse e di piano delle capacità per stimare il numero di materiali e di personale necessari per il piccolo lavoro, senza sottrarre dipendenti a un progetto più grande.
4. Qualità
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/image11-1-1400x1149.png Monitoraggio degli obiettivi di ClickUp /$$$img/
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
I vincoli di qualità sono impostati per garantire che la qualità di un progetto soddisfi determinati standard. I vincoli di qualità delle risorse più comuni sono gli obiettivi di qualità fissati dal client, ma il responsabile del project management può anche stabilire vincoli di qualità interni per garantire che il progetto soddisfi i propri standard.
ESEMPIO DI VINCOLO DI QUALITÀ Un'agenzia di marketing digitale deve sviluppare un nuovo sito web per un client. Il project management deve bilanciare gli obiettivi di qualità del client con gli obiettivi di qualità del progetto disponibilità di risorse dell'agenzia . Utilizzando liste di controllo della qualità e modelli di definizione degli obiettivi per l'allocazione delle risorse, è possibile monitorare rapidamente lo stato di avanzamento del progetto del sito web e assicurarsi che sia conforme alle aspettative del client.
Come identificare i vincoli di risorse
Esistono diversi modi per identificare i vincoli di risorse, ma il passaggio più importante è quello di cercare i potenziali problemi fin dalle prime fasi del progetto, come parte di un'attività più ampia gestione delle risorse strategia. L'identificazione di questi vincoli richiede una comprensione approfondita del progetto e dei suoi oggetti, nonché delle aspettative del client (soprattutto se si tratta di un prodotto basato su servizi) e delle risorse disponibili per il progetto.
Un modo per individuare i vincoli delle risorse consiste nell'esaminare le attività da completare e creare una stima non solo delle risorse del progetto, ma anche della quantità di ciascuna risorsa necessaria negli scenari peggiori e migliori.
È qui che strumenti di gestione delle risorse -soprattutto quelli altamente personalizzabili come ClickUp -svolgono un ruolo importante nel processo di pianificazione e project management. Per completare un progetto da un capo all'altro, è fondamentale disporre di un modo centralizzato e semplice per monitorare lo stato e le risorse del progetto. Ciò significa notare attività quali:
- Monitoraggio e assegnazione delle attività
- Tenere un registro accurato delle ore impiegate
- Monitoraggio del budget di spesa
- Aggiornamento delle attività cardine del project management
- Gestione degli sprint
- Visualizzazione della capacità del progetto
- Centralizzare e archiviare i documenti del progetto
I project manager devono anche considerare i potenziali ostacoli che potrebbero rallentare lo stato o qualsiasi cambiamenti nell'ambito del progetto che possono influire sulla gestione dei vincoli delle risorse. L'aggiunta di punti di controllo, come le revisioni periodiche di questi vincoli di project management, dovrebbe essere una prassi standard per garantire che il team abbia tutto ciò di cui ha bisogno in ogni passaggio del percorso.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/milestones-in-clickup.png attività cardine in ClickUp /$$$img/
Esempi di attività cardine del progetto in ClickUp
Alcuni progetti (e progetti futuri) Da fare richiedono risorse specifiche che non sono prontamente disponibili, per cui potrebbe essere necessario trovare soluzioni alternative o pianificare la propria attività sequenza del progetto quando queste risorse diventano disponibili.
L'identificazione dell'ambito del progetto, delle attività cardine e delle dipendenze aiuta a evidenziare eventuali limitazioni delle risorse.
6 Soluzioni per i vincoli di risorse
È importante conoscere le possibili soluzioni ai vincoli di risorse in un progetto, in modo da essere pronti se le cose non vanno come previsto. Sia che si tratti di previsioni, sia che si tratti di capire le piano delle capacità o di analizzare il vostro stato attuale, abbiamo la soluzione che fa per voi!
Ecco sei soluzioni per gestire meglio le vostre risorse:
1. Modelli
I modelli di processo possono essere utilizzati per semplificare e snellire le tempistiche del project management e i requisiti delle risorse. Ecco i modelli di ClickUp!
Tutto, da modelli per il piano delle risorse alle analisi matriciali preconfezionate aiutano i project manager a identificare rapidamente dove sono necessarie le risorse per garantire il rispetto della tabella di marcia del progetto. Fortunatamente, esistono molti modelli di modelli per il project management per avviare l'analisi e gestire al meglio le risorse.
Alcuni dei nostri modelli preferiti sono:
Modello per l'allocazione delle risorse ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-resource-allocation-template.png Modello di allocazione delle risorse di ClickUp /$$$img/
Utilizzate il modello di allocazione delle risorse di ClickUp per tenere traccia dei materiali, della manodopera e così via dell'organizzazione per ogni progetto.
Questo allocazione delle risorse il modello è un'ottima opzione per aiutarvi a gestire le risorse necessarie ai vostri team. Che si tratti di materiali, attrezzature o persone, il modello Modello di allocazione delle risorse di ClickUp tiene traccia delle risorse necessarie per completare il progetto.
Inoltre, il modello di project management vi aiuterà a gestire i vincoli delle risorse e a conoscere la disponibilità delle risorse necessarie e il momento in cui sono necessarie.
Questo vi aiuterà ad assicurarvi di avere tutto ciò che vi serve per completare il progetto nei tempi previsti e nel rispetto del budget.
Modello di matrice di priorità ClickUp 2X2 per lavagna online
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/a1e29366-1000.png matrice di priorità 2x2 Lavagna online /$$$img/
Utilizzate la matrice di priorità 2×2 per aiutarvi a organizzare le attività in base alla loro importanza e al livello di priorità Modello di lavagna online a matrice di priorità 2×2 di ClickUp consente di classificare le attività in base al loro livello di importanza e urgenza. Con Lavagna online per il project management il team può visualizzare facilmente quali attività richiedono un'attenzione immediata e quali possono aspettare.
La definizione delle priorità delle attività consente di prendere decisioni più informate sull'allocazione delle risorse e di garantire che le attività più importanti ricevano l'attenzione che meritano.
Modello di piano delle risorse ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-Resource-Planning-Template.png Modello di pianificazione delle risorse ClickUp /$$$img/
Visualizzate il vostro piano delle risorse e vedete rapidamente cose come il tempo rimanente, il budget e la manodopera necessaria per completare un progetto
Il Modello di piano delle risorse ClickUp aiuta a gestire e ad allocare le risorse all'interno del team o del reparto in modo molto più rapido. Con questo modello, è possibile visualizzare facilmente la capacità delle risorse grazie alla vista Carico di lavoro, che fornisce una rappresentazione visiva di ciascuna risorsa carico di lavoro di ciascun membro del team .
In questa vista è possibile bilanciare meglio il carico di lavoro del team e assicurarsi che tutti lavorino alla loro capacità ottimale. Utilizzando questo modello di project management, potrete prendere decisioni migliori su come allocare le risorse.
In questo modo il team lavora in modo efficiente ed efficace.
Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Project-Resource-Matrix-Template.png Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp /$$$img/
Creare campi personalizzati in base alle esigenze della matrice delle risorse del progetto per dettagliare i tipi di risorse e i budget assegnati a ciascuna di esse
Un piano efficiente delle risorse è fondamentale per i vostri progetti futuri, perché ha un impatto diretto sul costo totale delle risorse necessarie. Con il Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp avete tutte le informazioni necessarie per pianificare efficacemente le vostre risorse.
Questo modello di project management consente di allocare e monitorare facilmente risorse come tempo, manodopera e materiali, aiutandovi a prendere decisioni migliori su come allocare le risorse e minimizzare i costi.
2. Programmazione
Per ottimizzare la programmazione, i project manager utilizzano diversi metodi di pianificazione. Ad esempio, la semplice identificazione delle attività, il loro raggruppamento e la loro prioritizzazione per ridurre il tempo impiegato per completare il progetto è già un passaggio nella giusta direzione.
Se si scopre che non ci sono abbastanza risorse disponibili per completare il progetto nei tempi previsti, potrebbe essere necessario modificare le scadenze del progetto. Ciò può comportare l'allontanamento delle scadenze o la loro estensione oltre la data di scadenza originaria, il che può significare che dovrete anche modificare le dipendenze programmate.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/06/Reschedule-dependencies-to-visualize-the-impact-of-due-date-changes-on-tasks-within-the-Gantt-view-in-ClickUp.png Riprogrammazione dipendenze per visualizzarne l'impatto /$$$img/
Riprogrammazione dipendenze per visualizzare l'impatto delle modifiche della data di scadenza sulle attività nella vista Gantt di ClickUp
Le dipendenze di un progetto si riferiscono ad attività che dipendono l'una dall'altra. In altre parole, una dipendenza di progetto è una relazione tra attività in cui il completamento di un'attività è necessario prima che un'altra possa iniziare nella vostra specifica pianificazione.
Elementi come la visualizzazione della Sequenza, il Grafico di Gantt o semplicemente la eseguire il livellamento delle risorse vi aiuterà drasticamente a capire come si presenta la schedulazione e come potete raggiungerla. Le risorse del progetto non dovrebbero sempre cambiare drasticamente la vostra schedulazione.
3. Delega
La delega dei compiti ai membri del team consiste nel far coincidere le attività con le competenze e la disponibilità. Se si determina che le risorse disponibili non sono sufficienti per completare il progetto, potrebbe essere necessario assumere altre risorse.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/05/multiple-assignees-in-clickup.png Assegnatari multipli in ClickUp /$$$img/
Aggiungere assegnatari multipli, delegare commenti e creare calcoli utilizzando campi personalizzati, il tutto dalle attività di ClickUp
Questo può comportare l'assunzione di nuovi membri del team o l'affidamento di servizi. D'altra parte, se le risorse disponibili non sono sufficienti per completare il progetto come previsto, i project manager possono anche limitare la portata del progetto.
Due esempi sono la riduzione del numero di attività coinvolte o la riduzione degli obiettivi del progetto. Ecco perché la capacità di delegare le attività del progetto è una funzionalità/funzione fondamentale del vostro software di gestione delle risorse.
4. Stima
Le tecniche di stima prevedono la durata, il costo e le risorse necessarie per completare il progetto. Migliori sono le stime, minori sono gli ostacoli che si incontrano durante il processo.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/08/Time-Estimate\_Adding-time-estimates-in-a-task-1400x788.gif Visualizzate e monitorate facilmente le stime di durata delle attività di ClickUp per una migliore gestione delle risorse /$$$img/
Visualizzate e monitorate facilmente le stime di durata stimate nelle attività di ClickUp per una migliore gestione delle risorse
Il miglior software di gestione delle risorse non solo vi permette di monitorare le durate stimate, ma anche di farlo a modo vostro. Le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp consentono di avviare e fermare il tempo da qualsiasi dispositivo, in modo da poter passare facilmente da un'attività all'altra del progetto.
5. Automazioni
ClickUp aiuta nella stima fornendo modelli personalizzabili, spazio di archiviazione centralizzato dei dati e visualizzazioni della capacità del progetto e delle attività cardine, in modo che sia facile apportare modifiche e tenere automaticamente aggiornati tutti.
Gli strumenti di automazione riducono i tempi e i costi associati al completamento delle attività e semplificano il project management. Utilizzando tecniche come l'impostazione e l'automazione di promemoria per le attività cardine, la modifica automatica dello stato del progetto, la personalizzazione e l'impostazione delle priorità, i project manager lavorano rapidamente e risparmiano tempo.
Per le attività di ClickUp è possibile impostare trigger automatici e assegnazioni di attività con diversi livelli di complessità.
6. EsternalizzazioneL'outsourcing viene utilizzato per ridurre i costi associati al completamento di un progetto e aumentare la disponibilità di risorse. Metodi come l'utilizzo di risorse esternalizzate da un appaltatore terzo o l'utilizzo di un pool di risorse esterne (si pensi alle agenzie di lavoro temporaneo) aiutano notevolmente a gestire i vincoli di risorse quando si è a corto di personale o di competenze specifiche.
ClickUp aiuta a gestire l'outsourcing fornendo strumenti come grafici e dashboard personalizzabili per il monitoraggio dei contraenti . Inoltre, è possibile fornire autorizzazioni specifiche o abilitare la creazione di account con limiti per evitare modifiche indesiderate.
Da fare tutto con ClickUp
Gli strumenti di pianificazione dei progetti sono indispensabili quando si cerca di ottimizzare l'approccio ai vincoli di risorse. I vincoli di risorse sono una sfida comune nel project management e hanno un impatto sulla Sequenza, sul budget e sulla qualità del progetto.
Identificando e gestendo i vincoli di risorse fin dall'inizio, utilizzando strategie e strumenti appropriati e imparando dalle esperienze passate, i project manager possono superare i vincoli di risorse e sfruttare al meglio le risorse di cui dispongono.