Antonio è un mago delle parole presso Tribal Credit, la società di servizi finanziari su misura per le startup. Ha più di 5 anni di esperienza nel raccontare storie di decisori nel campo degli affari pubblici e ora anche in quello della finanza e dell'imprenditoria. Quando non è al lavoro a testare la sua tolleranza alla caffeina, lo si può trovare ad allenarsi di Muay Thai o a leggere romanzi.
Conciliare il ritmo frenetico di un'azienda con un'attività che richiede precisione, come la gestione delle spese, è sempre più difficile per la produttività.
Un rapporto di SAP Concur mostra che 6 dipendenti su 10 hanno presentato almeno una nota spese errata e almeno il 33% ha inviato documenti con cinque o più errori.
Per individuare tali imprecisioni, i collaboratori devono esaminare ogni voce senza la garanzia di individuarla. Ciò può comportare costi elevati e rischi di non conformità.
Oggi disponiamo di strumenti di gestione dedicati alla risoluzione di questi problemi e alla misurazione della produttività per individuare le nostre aree di opportunità.
Allora perché è ancora un problema?
La sfida non è la mancanza di strumenti disponibili, ma il loro numero sempre crescente. I responsabili finanziari devono scegliere quali strumenti e servizi sono ottimali per le prestazioni del team e spesso questa attività è di per sé complicata.
Se il tuo team ha bisogno di una piccola spinta, siamo qui per aiutarti.
Ecco cinque trucchi per aumentare la produttività e la precisione del tuo team di gestione delle spese.
Ma andiamo con ordine.
Cosa fa un team di gestione delle spese?
Ricordate il vostro primo viaggio aziendale? Noi sì, e ricordiamo anche di aver perso entrambe le ricevute dei biglietti aerei, quindi non abbiamo potuto presentarle al team contabile. Inevitabilmente, abbiamo ricevuto il classico sguardo deluso.
Per evitare problemi come quelli sopra citati, un team di gestione delle spese verifica che ogni spesa sia giustificata e rientri nel budget del progetto, utilizzando tutti i biglietti, le fatture o le ricevute raccolti durante il viaggio per garantire la responsabilità nelle operazioni aziendali. In sostanza, sono i guardiani del flusso di cassa dell'azienda e il loro lavoro è fondamentale per la salute finanziaria!
Senza un team dedicato alla gestione delle spese, una funzione così importante potrebbe compromettere l'intero funzionamento dell'azienda. Perché nessuna azienda al mondo vuole rimanere senza soldi, giusto?
Immaginate questo: CB Insights sostiene che l'esaurimento delle risorse finanziarie sia la prima causa di fallimento delle startup. Dopo aver analizzato oltre 100 rapporti post mortem, hanno capito che una previsione imprecisa delle spese era uno dei motivi principali per cui non riuscivano a garantire il coinvolgimento degli investitori nei round successivi.
Ecco perché la combinazione accurata di strumenti e servizi in grado di aumentare la produttività di un team di gestione delle spese può portare benefici all'intera organizzazione.
Trucco n. 1: monitoraggio in tempo reale
Ai tempi in cui le spese venivano gestite su carta, un dispositivo in grado di indicare in tempo reale quando, dove e come veniva speso il flusso di cassa era il Santo Graal dei reparti contabili.
Le aziende hanno bisogno di team dedicati alle spese per prevedere potenziali anomalie, poiché è sempre meglio essere proattivi e agire il prima possibile.
Sulla base del punto di equilibrio per ogni periodo operativo, i team possono impostare un limite massimo di spesa e utilizzare un dashboard che consente loro di effettuare il monitoraggio in tempo reale del flusso di denaro e individuare eventuali problemi.
Trucco n. 2: creare un report con pochi clic
Il Gruppo Aberdeen stima che l'elaborazione di una singola nota spese costi alle piccole e medie imprese in media 35 dollari.
Non credi che sarebbe meno costoso ricontrollare piuttosto che rifare tutto da capo?
Dedicate meno tempo alla creazione dei report e lasciate al vostro team il tempo necessario per verificare eventuali incongruenze.
L'utilizzo di soluzioni software come la dashboard di ClickUp e i relativi strumenti per la creazione di report consente al team di ottimizzare la propria produttività, riducendo il tempo necessario per la loro elaborazione.
Inoltre, puoi creare il tuo centro di controllo missioni per l'intero team. In questo modo potrai ottenere informazioni preziose sul lavoro del tuo team e individuare i punti in cui è possibile migliorare il processo di reportistica delle spese per ridurre i costi.
📌 Consiglio dell'esperto: guarda ClickUp University: Sfrutta la reportistica con i dashboard
Trucco n. 3: raccontate la vostra storia e create ponti
Non è raro che i team finanziari (e i professionisti della finanza in generale) abbiano difficoltà a trasmettere le loro conoscenze e intuizioni in modo accessibile e convincente, almeno per chi non è del settore.
Alla domanda sul perché grafici e tabelle fossero solo aride raccolte di statistiche noiose, Edward Tufte (sapete, quello che Bloomberg ha definito il Galileo dei grafici ) ha risposto:
Se le statistiche sono noiose, allora hai sbagliato i numeri.
Evita di rendere noiosi i tuoi rapporti di reportistica, non solo per motivi di divertimento, ma soprattutto per motivi di chiarezza.
Incorporate ausili visivi e tecniche di storytelling nel vostro flusso di lavoro e vedrete quanto potrete migliorare la comunicazione tra i team.
Trucco n. 4: prendere decisioni con facilità
I responsabili finanziari e i decisori aziendali possono concentrarsi quasi esclusivamente sulla pianificazione e sulla strategia se il team è in grado di generare insight con dati di qualità in tempo reale*, grazie a strumenti come dashboard e reportistica con un solo clic.
Secondo l'indagine annuale condotta da Gartner sui direttori finanziari, la priorità assoluta per i responsabili finanziari nel 2021 è l'analisi avanzata dei dati.
L'importanza e la complessità dell'analisi avanzata dei dati e degli strumenti digitali nella trasformazione dei reparti finanziari saranno fondamentali per consentire agli stakeholder di portare il loro lavoro a un livello superiore.
È fondamentale poter contare sui provider giusti per facilitare il processo di transizione.
Bonus: modelli di contabilità generale
Trucco n. 5: investite nel vostro team
Uno studio condotto da AMI-Partners ha scoperto che un team finanziario può risparmiare fino a 500 ore all'anno per collaboratore utilizzando una soluzione integrata per le spese, i viaggi e le fatture.
Grazie a servizi integrati dedicati alla gestione delle spese, è possibile reinvestire il tempo risparmiato in attività decisive, quali:
- Analisi delle tendenze di spesa
- Trovare opportunità di risparmio sui costi
- Apprendere e applicare le nuove funzionalità/funzioni di una soluzione
Ogni risorsa che investite per consentire al vostro team di concentrarsi su ciò che è importante, piuttosto che su ciò che è urgente, fa la differenza tra una gestione che aumenta la produttività e una che non lo fa.
E, per quanto riguarda questo aspetto, per aumentare le possibilità che l'azienda sia finanziariamente sana.
Una gestione delle spese di successo inizia qui
Il ponte costruito tra le metodologie di project management e gli hack pratici con i team di gestione finanziaria e delle spese mira a ottimizzare i flussi di lavoro.
Raccogliendo i dati e rendendoli disponibili in un unico spazio, avranno tutto ciò che serve per agire senza dover lottare con la saturazione.
È necessario posizionare il team di gestione delle spese in prima linea nella produttività con gli strumenti giusti e innovazioni all'avanguardia.
Dimenticate gli sguardi delusi dei vostri colleghi a causa dei biglietti aerei smarriti.