Vi siete mai trovati a grattarvi la testa con il termine "calendario delle risorse" nel mondo del project management?
È arrivato il momento di chiarire il mistero. 🕵️♀️
All'inizio, i calendari delle risorse possono sembrare solo un altro modello che si preferisce evitare. Dopotutto, avete già un calendario di risorse perfettamente flusso di lavoro perfettamente efficiente grazie al vostro strumento di project management preferito, giusto?
Ma lasciateci spiegare perché i calendari delle risorse possono cambiare le carte in tavola per la pianificazione dei progetti e potreste diventare dei grandi fan. Se tra i vostri obiettivi c'è l'ottimizzazione dei tempi del team, la garanzia di un efficiente l'allocazione delle risorse e di guidare il vostro team o il vostro project manager a consegnare progetti di alto livello nei tempi previsti, vorrete tenere questo articolo a portata di mano.
In questa guida scoprirete:
- Che cos'è un calendario delle risorse?
- Perché avete bisogno di un calendario delle risorse nel project management?
- Quando utilizzare un calendario delle risorse
- 6 cose da includere in un calendario delle risorse
- Come creare il vostro primo calendario delle risorse
Quindi, tuffiamoci.
Che cos'è un Calendario delle risorse?
Un calendario delle risorse è uno strumento che mostra le risorse disponibili per un project manager o un team lead in un determinato periodo di tempo. Questo tipo di calendario del progetto mostra quante ore di lavoro sono disponibili per i membri del team e le attrezzature in un determinato periodo di tempo.
Ad esempio, se un lavoratore lavora otto ore al giorno e sta già dedicando tre ore del suo tempo al progetto A, avete altre cinque ore del suo tempo per assegnare attività come il progetto B e il progetto C. È qui che un calendario delle risorse vi mostra queste ore esatte.
Capite a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter gestire facilmente la riallocazione delle risorse con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Allo stesso modo, i calendari delle risorse tengono conto anche del numero di ore di lavoro dei vostri macchinari. Questi calendari di progetto annotano anche altri dettagli come i giorni di riposo, le festività nazionali, i tempi di riposo, i nomi delle attività, i nomi dei membri chiave del team e delle macchine.
Nel project management, i team hanno bisogno di calendari di progetto per l'allocazione delle risorse. Aiutano a visualizzare dove il lavoro può essere riallocato o assegnato, senza entrare troppo nel merito gestione del tempo .
Qual è la differenza tra un calendario delle risorse e un calendario del progetto?
Poiché sia i calendari delle risorse che i calendari di progetto aiutano a gestire parti critiche del ciclo di vita del progetto, è assolutamente possibile confondersi tra i due. Quindi, prima di andare avanti, affrontiamo brevemente l'argomento per capire le differenze chiave:
- i calendari delle risorse sono creati dai gestori delle risorse, mentre i calendari di progetto sono creati dai project manager. È importante notare che anche i project manager possono creare calendari delle risorse, se non è disponibile un manager
- Il primo tiene conto delle risorse, come persone, macchinari e attrezzature. D'altra parte, il secondo tiene traccia disequenza del progetto
Organizzate i progetti, pianificate le sequenze temporali e visualizzate il lavoro del vostro team su un calendario flessibile che tiene tutti sulla stessa pagina
Vantaggi dei calendari delle risorse per i project manager
Se non avete un'idea precisa delle risorse disponibili, potreste sovrastimare o sottostimare il numero di attività che voi e i membri del vostro team siete in grado di Da fare in un tempo X.
Il vostro calendario delle risorse può fornire una visualizzazione microscopica e macroscopica delle vostre risorse. I calendari dei progetti e delle risorse consentono di determinare con precisione la quantità di lavoro da fare in un periodo di tempo limitato.
Supponendo che la prima parte di questa sezione sia vera (ovvero che non abbiate una comprensione delle vostre risorse), potreste ritrovarvi con:
- Creare conflitti tra i membri del team interno (ad esempio, le risorse umane e commerciali potrebbero voler accedere a determinati membri del team nello stesso momento)
- A tenere programmato meno lavoro di quello necessario
- Accettare più lavoro di quello che si può Da fare
Ma l'inverso di questo significa che i project manager possono:
- Migliorare la Sequenza dei progetti e ottenere una comprensione accurata dei risultati ottenutidelle attività cardine del progetto* Gestire gli imprevisti (come le assenze impreviste o le disfunzioni delle attrezzature)
- Creare un carico di lavoro equilibrato per ogni membro del team nel calendario del progetto
- Affinare la qualità del lavoro per garantire l'esito positivo del progetto
- Aiutate il team del progetto a rispettare unaprogetto* Allocare le risorse e assegnare le attività in modo efficiente in un calendario di progetto
- Ridurre il burnout dei membri del team (fondamentale per i team di risorse umane)
- Garantire che nessun macchinario sia sotto pressione
- Ottimizzare i flussi di lavoro nel calendario del progetto
A cosa servono i calendari delle risorse?
Molti esperti suggeriscono di creare un calendario delle risorse all'inizio di un progetto, idealmente durante la fase di pianificazione del progetto. Tuttavia, se questo non è possibile da fare per i project manager, o se siete persone che assegnano le attività con mesi o settimane di anticipo, potete creare anche un calendario delle risorse mensile o settimanale.
Immaginiamo che la vostra azienda abbia a che fare con più progetti con scadenze scaglionate, quindi state pianificando di creare un calendario delle risorse prima di intraprendere un nuovo progetto per allocare correttamente le risorse disponibili.
Per pianificare le risorse è necessario che i calendari dei progetti mostrino tutte le tabelle, in modo da poter determinare i potenziali colli di bottiglia prima di iniziare
Da fare, potrebbe essere necessario ricontrollare chi può far parte del team del progetto aggiuntivo in base alle competenze richieste per l'attività, alla disponibilità del team attuale e a quali macchinari e software sono in grado di raggiungere gli obiettivi prima di dare il via al progetto.
A questo proposito, anche altre attività di project management, come la creazione di un calendario del progetto, l'analisi delle diverse attività cardine del progetto, la creazione di un calendario del progetto e così via, dovrebbero essere idealmente terminate dal project manager durante la fase di pianificazione.
In alcune istanze, tuttavia, il calendario delle risorse viene creato anche prima dell'inizio del progetto.
Ad esempio, se un'impresa edile ha richiesto un prestito ipotecario e sta aspettando che venga approvato, dovrà anche annotare cosa fare con i macchinari, la manodopera e le finanze disponibili fino a quando il prestito non verrà concesso - e tutto questo può essere terminato solo con un calendario delle risorse in mano.
6 Funzionalità/funzioni da includere in un Calendario delle risorse
Entriamo ora nel vivo dei dettagli e analizziamo cosa dovrebbe contenere un calendario delle risorse, prima di condividere una guida con passaggi su come creare un calendario delle risorse e su cosa è necessario inserire.
1. Teams e ruoli dei membri del team
Ogni calendario delle risorse deve contenere i nomi e i ruoli dei membri chiave del team. Alcune aziende preferiscono fare un passo avanti e includere anche altri dettagli, come il telefono di lavoro o l'indirizzo email del membro del team, per rendere più efficiente il calendario del progetto.
Migliorate la comunicazione del team e garantite un ambiente sicuro con il nostro modello, in modo da supportare diversi metodi di comunicazione e chiarire i tipi di elementi di lavoro
Ma, a dire il vero, si può fare a meno delle nozioni di base, visto che è necessario conoscere i nomi e gli orari di lavoro dei membri del team per trovare la loro disponibilità, perché divagare? Create un documento di comunicazione con il team o utilizzate un modello semplice come quello che trovate qui di seguito Modello di comunicazione e matrice di riunione del team ClickUp .
Inoltre, quando scrivete i nomi e i ruoli dei team, non dimenticate di aggiungere al modello i nomi dei team leader. Nel caso in cui il gestore delle risorse debba spostare i programmi qua e là, saprà a quale team leader parlare per quale attività nel calendario del progetto.
2. Disponibilità, compresi orari di lavoro, turni e giorni di riposo
Questa è la parte più importante del calendario delle risorse: il monitoraggio di disponibilità, turni, giorni di riposo, festività nazionali, ecc. È possibile annotare la disponibilità giornaliera di un dipendente oppure, se si sta creando un calendario settimanale, la disponibilità settimanale (e così via).
Pianificate i turni dei vostri dipendenti e calcolate i costi di manodopera con questo modello di pianificazione dei dipendenti di ClickUp
Ad esempio, con la disponibilità giornaliera, saprete quante ore al giorno il membro del team A è libero. Allo stesso modo, con la disponibilità settimanale, conoscerete i giorni della settimana in cui il membro del team B è libero.
Un'altra grande risorsa da utilizzare in questo caso è il Modello di orario dei dipendenti di ClickUp . Questo consente di registrare facilmente le ore e la disponibilità di ciascun membro chiave del team per gestire meglio le risorse e conoscere lo stato generale del progetto.
Raccomandiamo inoltre che, invece di limitarsi al monitoraggio del tempo di ogni singolo membro del team, si creino programmazione del personale eventi che vi aiuteranno a tenere conto del tempo del team nel suo complesso (necessario per le sessioni di brainstorming, per affrontare il feedback dei clienti, per comprendere i dettagli del progetto e per lavorare in modo efficace).
3. Attrezzature o software necessari per il progetto
Anche le risorse, come attrezzature, software specifici, materie prime, ecc., sono aspetti cruciali per la realizzazione di un progetto.
Ad esempio, se avete assunto un'attività di produzione di mobili e non avete abbastanza chiodi per costruire i mobili che avete promesso al vostro client, dovrete tenerne conto nel vostro calendario delle risorse, in modo da poterli acquistare prima dell'inizio del progetto.
Nota a margine: ci sono altre attività apparentemente insignificanti, come la scelta della confezione del prodotto, la stesura delle descrizioni del prodotto, o addirittura creare un'informativa sulla privacy per il sito web, che potrebbero essere importanti nel grande schema delle cose quando si cerca di completare un progetto, ma di solito non vengono tenuti in considerazione perché non sono direttamente collegati all'attività stessa.
Quindi, ecco un avviso per annotare tutte queste attività nel vostro calendario delle risorse! I piccoli dettagli sono importanti ed è molto facile che sfuggano senza un'adeguata documentazione nel calendario del progetto.
4. Capacità per nuove attività
Se si utilizza un software sofisticato (come ad es ClickUp ) per la creazione di un calendario delle risorse, dovrebbe idealmente farvi sapere quanto tempo, disponibilità, membri del team e risorse avete a disposizione per affrontare nuovi progetti.
Se siete ancora fermi a carta e penna, usate la vostra abilità di risolvere i rompicapi per trovare la capacità ottimale per le nuove attività. E se siete stanchi di questo approccio, non vi biasimiamo. ClickUp è qui per fare il lavoro pesante al posto vostro.
5. Competenze o specializzazioni
Molte aziende preferiscono annotare le capacità o le competenze di un membro del team accanto al suo nome e al suo ruolo, soprattutto perché, quando arriva un nuovo progetto, possono abbinare il membro del team con le competenze giuste per l'attività giusta.
Ad esempio, immaginate di essere un'agenzia di marketing digitale e di ricevere un progetto di riprogettazione di un sito web per un broker immobiliare. In questo caso, il team potrebbe avere molti Teams in grado di scrivere contenuti per svolgere l'attività.
Ma se sapeste quali scrittori sono specializzati in quale tipo di contenuto, sareste in grado di abbinare a questo progetto lo scrittore che ha una competenza nel settore immobiliare.
6. Costi delle risorse
I costi delle risorse sono un'altra grande chicca da aggiungere al vostro calendario delle risorse, perché vi permette di sapere quanto pagherete per un progetto considerando il numero di risorse impiegate.
Sempre con lo stesso esempio di prima, se vi accorgete che nel team ci sono due redattori immobiliari, di cui uno costa $$$a e l'altro $50, dovrete decidere quale redattore assegnare al progetto.
Potete anche aggiungere altri dettagli dopo questo. Ad esempio, quale software di elaborazione delle buste paga preferisce il membro del team, quali sono le sue condizioni di pagamento, in quali orari e fusi orari lavora, ecc.
Come creare un calendario delle risorse (con il software Calendario delle risorse)
Iniziamo a creare il vostro calendario delle risorse!
1. Raccogliete tutti i dettagli delle risorse
Per creare un calendario delle risorse efficace, iniziate a contare tutte le risorse che avete. Ad esempio, annotate quanto segue:
- Da quante ore lavorano i membri del vostro team in un mese a quante ore sono disponibili?
- Di quali macchinari avete bisogno per completare il progetto e quali sono disponibili (e per quanti giorni/ore)?
- Se avete bisogno di attrezzature, quali sono i requisiti rispetto a quelle che avete a disposizione?
- La disponibilità di altre risorse rispetto alla quantità di tempo di cui avrete bisogno?
2. Iscriviti a ClickUp
Prossimamente, iscriversi a ClickUp o un software specializzato simile che può aiutarvi a visualizzare il carico di lavoro del vostro team. ClickUp è un'opzione sicura da scegliere perché dispone di modelli già pronti, è fidato da migliaia di clienti e dispone anche di misure di sicurezza quali l'autenticazione a più fattori in atto.
Se non vi sentite ancora a vostro agio nell'acquistare la versione a pagamento di ClickUp, potete procedere anche con quella gratis.
P.S.: Potete anche utilizzare Foglio di calcolo Excel o Google Calendar o Fogli per avere una panoramica di alto livello del carico di lavoro di ciascuno.
3. Utilizzate il modello di pianificazione e piano delle risorse
Ottenere una rappresentazione visiva delle risorse disponibili in una semplice visualizzazione Kanban drag-and-drop
Una volta effettuata l'iscrizione, il prossimo passaggio in elenco sarà quello di utilizzare il servizio gratuito Modello di piano delle risorse di ClickUp (è possibile trovare altri modelli simili nella libreria dei modelli di ClickUp).
Qui è possibile esportare i dati se si lavora già in ClickUp oppure popolare manualmente i campi.
4. Visualizzate la capacità delle vostre risorse utilizzando la vista Carico di lavoro
Il calendario delle risorse è un modello estremamente completo, quindi sarete in grado di ottenere un quadro preciso della capacità delle vostre risorse condivise in molti modi e moduli.
Ad esempio, è possibile tenere traccia delle risorse controllando il carico di lavoro dei membri del team, di interi team, dei client, ecc.
Da lì si può fare un ulteriore passaggio analizzando quale dipendente sta lavorando a quale progetto del cliente in quale momento, quali sono le date di scadenza e quali sono i tempi di consegna i deliverable di questi progetti complessi, qual è il budget assegnato per ogni risorsa, qual è la Sequenza da rispettare e chi sono i coordinatori nell'ambiente del progetto.
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Se si desidera tenere traccia dei carichi di lavoro dei singoli membri del team o delle risorse, fare clic su Vista > Carico di lavoro per ottenere una vista a volo d'uccello.
5. Gestire il carico di lavoro tramite trascinamento nella Vista Carico di lavoro
L'unica attività rimasta nel vostro elenco è quella di gestire le risorse in modo che non influenzino il flusso di lavoro, accelerino i tempi di consegna e mantengano morale del team ai massimi storici.
Dopo aver ottenuto un riepilogo visivo del tempo disponibile di ogni membro del team, potete spostare le sequenze o aggiungere attività diverse di conseguenza per garantire che tutto fili liscio.
Da fare, è necessario andare a "Vista Team" e selezionare "Teams "
Visualizza il carico di lavoro di tutto il team per apportare modifiche, assegnare nuovi lavori o assegnare risorse ad altri membri del team
Calendario delle risorse per facilitare la buona esecuzione del progetto
Ammettiamolo. Le risorse possono essere imprevedibili. Può capitare che un membro fondamentale del team si ammali per una settimana. O che un sistema si guasti, causando una brusca interruzione del lavoro.
Questi scenari possono sembrare l'incubo peggiore di ogni project manager (e a ragione), ma il potere di un calendario delle risorse può trasformare rapidamente queste sfide. I calendari delle risorse ci permettono di visualizzare chiaramente la disponibilità e l'allocazione delle risorse, facilitando l'esecuzione regolare del progetto.
Servono come un faro, guidandoci attraverso la tempesta e consentendo una rapida inversione di tendenza anche di fronte alle avversità. Aiutano a evitare l'allocazione eccessiva, aiutano ad assegnare le attività in modo efficiente e contribuiscono a una programmazione più realistica del progetto.
Cosa c'è da non amare?
E ricordate, un calendario delle risorse non è solo un documento statico, ma uno strumento dinamico che si evolve con il progetto. Quindi, iniziate subito a creare il vostro calendario delle risorse. Apprezzerete presto il maggiore controllo e la visibilità delle risorse in condivisione che apporta ai vostri progetti.
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Scrittore ospite:_
Juwaria Merchant
_è una scrittrice freelance specializzata nei campi del SaaS, del marketing e della salute/benessere. Con oltre 3 anni di esperienza, aiuta i marchi a creare contenuti che aggiungano valore alla loro azienda. Nel tempo libero, la si può trovare a leggere i suoi libri preferiti o a studiare le ultime tendenze online