Ti sei mai trovato a grattarti la testa davanti al termine calendario delle risorse nel mondo del project management?
Bene, è ora di svelare il mistero. 🕵️♀️
All'inizio, i calendari delle risorse potrebbero sembrare solo un altro modello che preferiresti evitare. Dopotutto, hai già un flusso di lavoro perfettamente efficiente grazie al tuo strumento di project management preferito, giusto?
Ma concedici qualche minuto per spiegarti perché i calendari delle risorse possono rivoluzionare la pianificazione dei tuoi progetti e potresti diventare un loro grande fan. Se i tuoi obiettivi includono l'ottimizzazione dei programmi del team, la garanzia di un'allocazione efficiente delle risorse e la guida del tuo team o project manager per realizzare progetti di alto livello nei tempi previsti, ti consigliamo di tenere questo articolo a portata di mano.
In questa guida scoprirai:
- Che cos'è un calendario delle risorse?
- Perché è necessario un calendario delle risorse nel project management
- Quando utilizzare un calendario delle risorse
- 6 elementi da includere in un calendario delle risorse
- Come creare il tuo primo calendario delle risorse
Allora, cominciamo.
Che cos'è un calendario delle risorse?
Un calendario delle risorse è uno strumento che mostra le risorse disponibili a disposizione di un project manager o di un team leader per lavorare in un determinato periodo di tempo. Questo tipo di calendario di progetto mostra quante ore di lavoro sono disponibili per i membri del team e le attrezzature in un determinato periodo di tempo.
Ad esempio, se un lavoratore lavora otto ore al giorno e ne dedica già tre al Progetto A, hai a disposizione altre cinque ore per assegnargli attività come il Progetto B e il Progetto C. È qui che un calendario delle risorse ti mostra esattamente quelle ore.
Allo stesso modo, i calendari delle risorse tengono conto anche del numero di ore di funzionamento dei macchinari. Questi calendari di progetto annotano anche altri dettagli come i giorni di riposo, le festività nazionali, i tempi di riposo, i nomi delle attività e i nomi dei membri chiave del team e delle macchine.
Nel project management, i team hanno bisogno di calendari di progetto per l'allocazione delle risorse. Questo aiuta a visualizzare dove il lavoro può essere riassegnato o assegnato, senza addentrarsi troppo nella gestione del tempo.
Qual è la differenza tra un calendario delle risorse e un calendario di progetto?
Poiché sia i calendari delle risorse che quelli dei progetti aiutano a gestire parti critiche del ciclo di vita del progetto, è del tutto possibile confondersi tra i due. Quindi, prima di andare avanti, affrontiamo brevemente l'argomento per comprenderne le differenze fondamentali:
- I calendari delle risorse vengono creati dai responsabili delle risorse, mentre i calendari dei progetti vengono creati dai responsabili di progetto. È importante notare che anche i responsabili di progetto possono creare calendari delle risorse, se nessun responsabile è disponibile.
- Il primo tiene conto delle risorse, come persone, macchinari e attrezzature. Il secondo, invece, effettua il monitoraggio delle tempistiche del progetto.
Vantaggi dei calendari delle risorse per i project manager
Se non si ha una comprensione accurata delle risorse disponibili, si potrebbe sovrastimare o sottostimare il numero di attività che voi e i membri del vostro team potete fare in un determinato periodo di tempo.
Il calendario delle risorse personalizzato offre una visione sia microscopica che macroscopica delle risorse. I calendari di progetto e delle risorse consentono di determinare con precisione la quantità di lavoro che è possibile svolgere in una Sequenza limitata.
Supponiamo che la prima parte di questa sezione sia vera (ovvero che non si abbia una comprensione delle proprie risorse), si potrebbe finire per:
- Creazione di conflitti tra i membri interni del team (ad esempio, le risorse umane e il personale commerciale potrebbero voler accedere a determinati membri del team contemporaneamente)
- Mantenere un carico di lavoro inferiore a quello necessario
- Accettare più lavoro di quello che si è in grado di fare
Ma il contrario di ciò significa che i project manager possono:
- Migliorare la sequenza dei progetti e ottenere una comprensione accurata delle attività cardine del progetto.
- Gestire gli imprevisti (come assenze inaspettate o malfunzionamenti delle attrezzature)
- Creare un carico di lavoro equilibrato per ogni membro del team in un calendario di progetto
- Migliorare la qualità del lavoro per garantire l'esito positivo del progetto
- Aiutare il team di progetto a rispettare la pianificazione del progetto
- Assegnare le risorse e le attività in modo efficiente in un calendario di progetto
- Ridurre il burnout tra i membri del team (fondamentale per i team delle risorse umane)
- Assicurarsi che nessun macchinario sia sotto pressione
- Ottimizzare i flussi di lavoro nel calendario del progetto
A cosa servono i calendari delle risorse?
Molti esperti suggeriscono di creare un calendario delle risorse all'inizio di un progetto, idealmente durante la fase di pianificazione del progetto. Tuttavia, se ciò non è possibile per i project manager, o se sei una persona che assegna le attività con mesi o settimane di anticipo, puoi anche creare un calendario delle risorse mensile o settimanale.
Immaginiamo che la tua azienda stia gestendo più progetti con scadenze scaglionate, quindi stai pianificando di creare un calendario delle risorse prima di intraprendere un nuovo progetto per allocare correttamente le risorse disponibili.
Da fare, potrebbe essere necessario verificare chi può far parte del team di progetto aggiuntivo in base alle competenze richieste per l'attività, alla disponibilità del team attuale e a quali macchinari e software sono in grado di raggiungere i tuoi obiettivi prima di poter avviare il progetto.
A questo proposito, anche altre attività di project management, come la creazione di un calendario di progetto, l'analisi delle diverse attività cardine del progetto, la creazione di un programma di progetto, ecc. , dovrebbero idealmente essere svolte dal project manager durante la fase di pianificazione.
In alcuni casi, tuttavia, il calendario delle risorse viene creato anche prima dell'inizio di un progetto.
Ad esempio, se un'impresa edile ha richiesto un mutuo ipotecario e sta aspettando che venga approvato, dovrà anche annotare cosa fare con i macchinari, la manodopera e le finanze disponibili fino alla concessione del prestito, e tutto questo può essere fatto solo con un calendario delle risorse a portata di mano.
6 funzionalità/funzioni da includere in un calendario delle risorse
Ora entriamo nei dettagli e scopriamo cosa dovrebbe contenere un calendario delle risorse, prima di procedere con la condivisione di una guida passo passo su come creare un calendario delle risorse e cosa è necessario inserirvi.
1. Nomi e ruoli dei membri del team
Ogni calendario delle risorse deve riportare i nomi e i ruoli dei membri chiave del team. Alcune aziende preferiscono fare un passo in più e includere anche altri dettagli, come il numero di telefono o l'indirizzo e-mail di lavoro dei membri del team, per rendere il calendario del progetto ancora più efficiente.
Ma, a dire il vero, puoi cavartela con le nozioni di base: dato che hai bisogno dei nomi e degli orari di lavoro dei membri del team per verificare la loro disponibilità, perché divagare? Crea un documento di comunicazione del team o utilizza un modello semplice come il modello ClickUp Team Communication and Meeting Matrix.
Inoltre, quando si scrivono i nomi e i ruoli del team, non dimenticare di aggiungere i nomi dei team leader al modello. Nel caso in cui il responsabile delle risorse debba modificare i programmi qua e là, saprà a quale team leader rivolgersi per quale attività nel calendario del progetto.
2. Disponibilità, inclusi orari di lavoro, turni e giorni di riposo
Questa è la parte più importante del calendario delle risorse: il monitoraggio di disponibilità, turni, giorni di ferie, festività nazionali, ecc.. È possibile annotare la disponibilità giornaliera di un dipendente oppure, se si crea un calendario settimanale, la disponibilità settimanale (e così via).
Ad esempio, con la disponibilità giornaliera, saprai quante ore al giorno il membro del team A è libero. Allo stesso modo, con la disponibilità settimanale, saprai in quali giorni della settimana il membro del team B è libero.
Un'altra ottima risorsa da utilizzare in questo caso è il modello di pianificazione del personale ClickUp. Questo modello consente di registrare facilmente le ore di lavoro e la disponibilità di ciascun membro chiave del team per gestire meglio le risorse e conoscere lo stato generale del progetto.
Consigliamo inoltre, invece di limitarsi al monitoraggio del tempo di ogni singolo membro del team, di creare eventi di pianificazione del personale che aiutino a tenere conto del tempo del team nel suo complesso (necessario per le sessioni di brainstorming, per rispondere ai feedback dei clienti, per comprendere i dettagli del progetto e per lavorare in modo efficace).
3. Attrezzatura o software necessari per il progetto
Risorse come attrezzature, software specifici, materie prime, ecc. , sono anch'esse aspetti cruciali nella conduzione di un progetto.
Ad esempio, se avete accettato un'attività di produzione di mobili e non avete abbastanza chiodi per costruire i mobili che avete promesso al client, dovrete tenerne conto nel vostro calendario delle risorse in modo da poterli acquistare prima dell'inizio del progetto.
Nota a margine: ci sono altre attività apparentemente irrilevanti, come la scelta del packaging del prodotto, la stesura delle descrizioni del prodotto o persino la creazione di un’Informativa sulla privacy per il sito web, che potrebbero essere importanti nel quadro generale quando si cerca di completare un progetto, ma che di solito non vengono presi in considerazione perché non sono direttamente correlati all’attività stessa.
Quindi, ecco un avviso: annotate tutte queste attività nel vostro calendario delle risorse! I piccoli dettagli sono importanti ed è molto facile che sfuggano senza una documentazione adeguata in un calendario di progetto.
4. Capacità per nuove attività
Se si utilizza un software sofisticato (come ClickUp ) per creare un calendario delle risorse, idealmente dovrebbe consentire di sapere quanto tempo, disponibilità, membri del team e risorse si hanno a disposizione per intraprendere nuovi progetti.
Se sei ancora bloccato con carta e penna, usa le tue capacità di risoluzione dei puzzle per trovare la capacità ottimale per le nuove attività. E se sei stufo di questo approccio, non ti biasimiamo. ClickUp è qui per fare il lavoro pesante al posto tuo.
5. Competenze o specializzazioni
Molte aziende preferiscono annotare le competenze o le esperienze dei membri del team accanto al loro nome e ruolo, principalmente perché quando arriva un nuovo progetto possono abbinare il membro del team con le competenze giuste per l’attività giusta.
Immagina, ad esempio, di essere un'agenzia di marketing digitale e di ricevere un nuovo progetto di riprogettazione del sito web per un agente immobiliare. Ora, potresti avere molti autori di contenuti nel team che possono occuparsi dell'attività.
Ma se sapeste quali scrittori sono specializzati in quale tipo di contenuto, potreste abbinare a questo progetto lo scrittore esperto in immobili.
6. Costi delle risorse
I costi delle risorse sono un altro elemento importante da aggiungere al Calendario delle risorse, perché consentono di sapere quanto si pagherebbe per un progetto considerando il numero di risorse impiegate.
Riprendendo l'esempio precedente, se ti rendi conto che nel team ci sono due scrittori specializzati in immobili, uno che chiede 40 dollari l'ora e l'altro che chiede 50 dollari, potresti dover decidere quale dei due scrittori assegnare al progetto.
È anche possibile aggiungere ulteriori dettagli dopo questo. Ad esempio, quale software di elaborazione delle buste paga preferisce il membro del team, quali sono i suoi termini di pagamento, in quali orari e fusi orari lavora, ecc.
Come creare un calendario delle risorse (con un software dedicato)
Iniziamo a creare il tuo calendario delle risorse personalizzato!
1. Raccogli tutti i dettagli relativi alle tue risorse
Per creare un calendario delle risorse efficace, inizia contando tutte le risorse di cui disponi. Ad esempio, annota quanto segue:
- Quante ore lavorano i membri del tuo team in un mese rispetto a quante ore sono disponibili?
- Quali macchinari sono necessari per completare questo progetto rispetto a quelli disponibili (e per quanti giorni/ore)?
- Se avete bisogno di attrezzature, quali sono i requisiti rispetto a ciò che avete a disposizione?
- Qual è la disponibilità delle altre risorse rispetto al tempo necessario per utilizzarle?
2. Registrati su ClickUp
Successivamente, iscriviti a ClickUp o a un software specializzato simile che ti aiuti a visualizzare il carico di lavoro del tuo team. ClickUp è un'opzione sicura perché offre modelli già pronti, gode della fiducia di migliaia di clienti e dispone anche di misure di sicurezza come l'autenticazione a più fattori.
Se non ti senti ancora pronto ad acquistare la versione a pagamento di ClickUp, puoi continuare a utilizzare la versione gratis.
P.S.: È anche possibile utilizzare fogli di calcolo Excel o Google Calendar o Sheets per ottenere una panoramica di alto livello del carico di lavoro di tutti.
3. Utilizza il modello di pianificazione e programmazione delle risorse
Una volta completata la registrazione con esito positivo, il passaggio successivo sarà quello di utilizzare il modello gratis ClickUp Resource Planning Template (è possibile trovare altri modelli simili nella libreria dei modelli di ClickUp).
Qui puoi esportare i tuoi dati se già lavori in ClickUp oppure compilare manualmente i campi.
4. Visualizza la capacità delle tue risorse utilizzando la vista Carico di lavoro
Il calendario delle risorse è un modello estremamente completo, che consente di ottenere un quadro accurato della capacità delle risorse condivise in molti modi e moduli.
Ad esempio, è possibile tenere traccia delle risorse controllando il carico di lavoro dei membri del team, dei team interi, dei clienti, ecc.
Da lì, puoi fare un ulteriore passaggio analizzando quale dipendente sta lavorando a quale progetto del cliente e in quale momento, quali sono le date di scadenza e i risultati attesi di questi progetti complessi, qual è il budget assegnato a ciascuna risorsa, quali sono le tempistiche da rispettare e chi sono i coordinatori nell'ambiente di progetto.
Se desideri tenere traccia dei singoli membri del team o dei carichi di lavoro delle risorse, fai clic su Visualizza > Carico di lavoro per ottenere una panoramica completa.
5. Gestire la capacità di carico di lavoro tramite drag and drop nella vista Team
L'unica attività rimasta nell'elenco è gestire le risorse in modo che non influenzino il flusso di lavoro, accelerare i tempi di consegna e mantenere alto il morale del team.
Dopo aver ottenuto un riepilogo visivo del tempo disponibile di ogni membro del team, è possibile modificare le sequenze o aggiungere diverse attività di conseguenza per garantire che tutto proceda senza intoppi.
Da fare, è necessario andare su "Visualizza" e selezionare "Team".
Calendario delle risorse per facilitare l'esecuzione fluida dei progetti
Ammettiamolo: le risorse possono essere imprevedibili. Potrebbe capitare che un membro fondamentale del team sia assente per malattia per una settimana. Oppure che un malfunzionamento del sistema causi un brusco arresto del lavoro.
In effetti, tali scenari possono sembrare il peggior incubo di qualsiasi project manager (e giustamente), ma la potenza di un calendario delle risorse può trasformare rapidamente queste sfide. I calendari delle risorse ci consentono di avere una visione chiara della disponibilità e dell'allocazione delle risorse, facilitando l'esecuzione fluida del progetto.
Funge da faro, guidandoci attraverso la tempesta e consentendo una rapida inversione di tendenza anche di fronte alle avversità. Aiutano a evitare un'allocazione eccessiva, favoriscono un'assegnazione efficiente delle attività e contribuiscono a una pianificazione più realistica del progetto.
Cosa c'è da non amare?
E ricorda, un calendario delle risorse non è solo un documento statico, ma uno strumento dinamico che evolve con il tuo progetto. Quindi, inizia oggi stesso a creare il tuo calendario delle risorse. Apprezzerai presto il maggiore controllo e la visibilità delle risorse condivise che esso apporta ai tuoi progetti.
Autore ospite:
Juwaria Merchant è una scrittrice freelance specializzata nei campi SaaS, marketing e salute/benessere. Con oltre 3 anni di esperienza alle spalle, aiuta i marchi a creare contenuti che aggiungono valore alla loro attività. Nel tempo libero, la si può trovare intenta a leggere i suoi libri preferiti o a studiare le ultime tendenze online.