È lunedì mattina e voi siete nel bel mezzo di un sessione di brainstorming per risolvere il problema che affligge il vostro progetto da settimane. Poi, improvvisamente, vi viene un'idea.💡🙌🏼
Nella foga del momento, togliete il microfono e iniziate a spiegare la soluzione - con molti gesti delle mani - finché il vostro team leader non dice: "Uhhh, questa è un'idea" 💀
Piuttosto che lasciare che il vostro cervello si scarichi al meglio, cosa succederebbe se foste in grado di abbozzare rapidamente la vostra visione?
E ancora meglio, se foste in grado di presentare e collaborare al mock-up con il team senza perdere tempo? Questa è la realtà dell'introduzione di un software per lavagne digitali nel vostro processo di gestione del progetto. 🏆
In effetti, quando si sente il termine "Whiteboard Project Management", è probabile che si immagini una variante di questo esatto scenario. E sebbene sia assolutamente valido (e molto comune), questo esempio non fa che scalfire la superficie degli infiniti vantaggi che questa metodologia offre!
Non è un segreto che la gestione dei progetti con le lavagne bianche sia la nuova grande novità e che non si fermerà tanto presto.
Ma se pensate di avere questa metodologia di progetto perché avete finalmente appeso quella mini lavagna in cucina, ripensateci, amici miei.
Vi spieghiamo tutto quello che c'è da sapere sulla gestione dei progetti con lavagna bianca: cos'è, come può allinearsi al vostro flusso di lavoro e i modelli necessari per sfruttarne al massimo i vantaggi.
Che cos'è la gestione dei progetti con lavagna?
Le lavagne digitali abbracciano l'aspetto collaborativo, creativo e di gestione dei progetti efficiente alla gestione dei progetti che probabilmente vi siete persi! Inoltre, non è nemmeno necessario essere un project manager per beneficiare del software per lavagne digitali . Sono così versatili!
Utilizzare le lavagne ClickUp come uno strumento di collaborazione visiva per qualsiasi esigenza
Rappresentare e gestire visivamente quasi tutti i progetti è uno dei maggiori vantaggi della gestione dei progetti tramite lavagna, perché aiuta a trovare connessioni che prima non si riconoscevano. È inoltre più coinvolgente e accessibile per le persone che approcciano il loro lavoro in modi diversi .
La natura collaborativa del software per lavagne bianche è anche un'enorme vantaggio per i team agili che svolgono la maggior parte del loro lavoro in modo asincrono, in quanto si aggiorna automaticamente con le informazioni più recenti. In questo caso, si può pensare alla lavagna come a un documento vivente!
Il rilevamento della collaborazione consente ai team di lavorare e modificare simultaneamente nelle lavagne ClickUp
Che il vostro team stia lavorando in sprint o si stia preparando a pianificare la prossima conferenza aziendale, la gestione dei progetti con le lavagne è a vostra disposizione. In vista della vostra prossima iniziativa, tenete a portata di mano una lavagna bianca:
- Creare un piano per il progetto
- Elencare e assegnare le risorse del progetto
- Contattare il vostro team e fornire un feedback su qualsiasi cosa
- Visualizzare gli ultimi aggiornamenti conaccesso al vostro flusso di lavoro* Mantenersi in linea con i tempi e con il budget
- Presentare il progetto agli stakeholder
Da compiti chiave a pietre miliari e persino la vostra roadmap stessa, tutto può esistere sulla vostra lavagna dall'inizio alla fine, facendola sembrare davvero infinita! Vi mostreremo. 🤗
Pianificare e gestire il progetto su una lavagna digitale
Le lavagne virtuali danno ai team la possibilità di essere creativi con i loro processi quotidiani, ma se gestite progetti nel settore delle costruzioni, della tecnologia, dell'immobiliare o, a dire il vero, in qualsiasi settore, il ciclo di vita del vostro progetto generalmente seguirà le stesse cinque fasi :
- Brainstorming e strategia
- Scoping e pianificazione
- Inizio del progetto (esecuzione)
- Monitoraggio dei risultati
- Retrospettiva del progetto
La lavagna rimarrà una costante nel ciclo di vita del progetto, quindi è fondamentale investire il proprio tempo in uno strumento ricco di caratteristiche e funzionalità. Note adesive, testo, connettori e tonnellate di funzionalità di incorporamento sono tutti elementi cruciali per completare ogni fase del processo di progetto, ma l'accesso a modelli personalizzabili per il vostro caso d'uso specifico sarà il vero fattore di svolta nella vostra esperienza con la lavagna.
Collaborate con i clienti o i team interni in modo più efficace con le lavagne virtuali per stimolare l'innovazione Modelli di lavagne bianche sono il segreto per risparmiare tempo su tutto, da mappatura dei concetti per seguire le fasi successive. Applicano diagrammi preformattati, strutture organizzate e grafici direttamente alla lavagna e sono risorse essenziali per ridurre il margine di errore nelle prime fasi del progetto.
Progettato pensando ai project manager e personalizzabile per i team di tutti i settori, ClickUp offre un'ampia gamma di strumenti per la gestione dei progetti Libreria di modelli offre tonnellate di modelli per diagrammi di flusso, mappatura, brainwriting, stand-up e pianificazione per ottimizzare i flussi di lavoro e accelerare i tempi di consegna utilizzando Whiteboard.
Con il modello giusto a portata di mano, potete passare alla fase successiva del vostro progetto in ClickUp senza dover mai fare clic o lasciare la lavagna creata.
Ma vi mostriamo come si presenta questo aspetto.
Fase 1: Affrontare la strategia con le lavagne per la gestione dei progetti
Prima che il progetto esista, c'è un problema da risolvere e un gruppo di persone che possono trarne beneficio (il vostro pubblico di riferimento). 💜
Nella fase di brainstorming, la lavagna per la gestione dei progetti è la lavagna della visione di ciò che accadrà, con la ricerca chiave, la vostra proposta di valore, obiettivi immediati , aspettative e altro ancora. In pratica, tutto ciò che serve per creare una strategia di progetto!
Sebbene si possa sempre iniziare con una tela pulita e inserire il lavoro man mano che si procede, è probabile che si perdano alcune delle caratteristiche chiave che rendono le Whiteboard davvero brillanti. Inoltre, fissare uno schermo vuoto è un punto di partenza che intimorisce. Suggeriamo invece di iniziare con un modello (o due) personalizzabile per avviare il processo di brainstorming con qualche passo avanti.
Utilizzate le Lavagne ClickUp per assegnare compiti, etichettare gli assegnatari e tutto ciò che serve per dare il via alla vostra prossima collaborazione
Modelli precostituiti come Modello di lavagna Mood Board di ClickUp è un trampolino di lancio per il vostro processo creativo. Le sue forme codificate per colore e la sua natura visiva sono ideali per far sì che i team inizino a pensare alle azioni più importanti, come ad esempio:
- Come i clienti entreranno in contatto con il vostro marchio
- Come seguire i progressi del progetto nel corso del tempo
- Le scelte di branding, lo stile e i dettagli che fanno la differenza
- L'obiettivo a lungo termine del progetto, ovvero come si determinerà il suo successo
Ma questo modello è solo il primo passo! Più contesto riuscite ad aggiungere alla vostra Whiteboard in questa fase, più sarà preziosa in futuro. Da qui è possibile incorporare nella Whiteboard media, immagini e persino siti web di terzi per dare il via alla sessione di design thinking.
Quando l'ispirazione si fa sentire, la Whiteboard è pronta con strumenti di disegno, forme e note adesive da trascinare con un clic per catturare mockup, wireframe e altro ancora. In questo modo, mentre il progetto passa alla seconda fase, potete continuare a basarvi sul lavoro già svolto per tracciare i passi successivi, letteralmente. 🗺
Fase 2: Pianificazione del progetto come un professionista
Con le informazioni già accumulate sulla vostra lavagna, è il momento di iniziare a scavare nella fase di pianificazione. 🤓
Questa fase del processo si concentra in gran parte sul modo in cui bilanciare il budget e il tempo da dedicare al progetto. Tutto ciò per cui le lavagne digitali sono nate!
Osservando le idee principali delle sessioni di brainstorming, è possibile trascinare, copiare o disegnare connessioni tra gli oggetti sulla lavagna per delineare un'idea di progetto una tempistica realistica per il vostro progetto . Questo è anche il momento in cui vengono alla luce le dipendenze iniziali del compito e team interfunzionale membri del team iniziano a unirsi alla vostra lavagna. Ma con le numerose funzioni di collaborazione di Whiteboards, allineare il team non è mai stato così facile. 😎
I cursori in tempo reale consentono di vedere chi è presente sulla lavagna, cosa sta facendo e di lavorare al suo fianco senza sovrapposizioni: una risorsa importante quando si lavora costantemente sulla base di nuovi feedback, si citano altri per la revisione e si dà struttura alle idee migliori.
Incorporare i documenti ClickUp dal vivo direttamente nelle lavagne per accedere a documenti di progetto, ricerche e contesti importanti senza mai lasciare la lavagna
Questa è anche la fase di utilizzo delle schede Doc. Incorporate e interagite con i vostri ClickUp Docs direttamente dalla vostra Whiteboard con un menu appuntato sullo schermo o con una comoda scorciatoia da tastiera per accedere al vostro lavoro ancora più rapidamente. 🔥
Quando vi staccate dalla vostra moodboard, potete fare dei passi avanti formativi dalla stessa lavagna con tecniche come la mappatura mentale per definire un piano d'attacco approssimativo. Per noi, l'applicazione del Modello di mappatura della storia utente di ClickUp è il passo successivo più naturale.
Costruite e personalizzate la vostra mappa delle storie utente con un modello di lavagna flessibile e preformattato in ClickUp
La fase di pianificazione è molto impegnativa e questo modello la comprende. Da solo, questo modello di Whiteboard suddivide il percorso di un utente con il vostro prodotto in pezzi di dimensioni ridotte. Questi pezzi più piccoli possono aiutarvi a prendere decisioni chiave sulla vostra roadmap e a semplificare il processo di creazione del progetto requisiti, ambito e flusso del progetto dei compiti da svolgere in futuro.
Disporre di un modello di lavagna pronto per la presentazione, con ricche opzioni di formattazione, ricerche e documenti incorporati e connettori chiari, è una svolta nella pianificazione del progetto. Queste caratteristiche fanno la differenza tra avere un piano di gioco pronto per l'approvazione immediata degli stakeholder o avere bisogno di tempo extra per preparare qualcosa di presentabile.
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Fase 3: Iniziare le cose con il piede giusto
La fase di avvio è quella in cui ClickUp Whiteboards si aggiudica il primato di questa metodologia di gestione dei progetti. Ma non fidatevi solo della nostra parola. Guardate voi stessi!
In questa fase del gioco, avete fatto le ricerche, identificato il vostro pubblico, creato una tabella di marcia e determinato le competenze necessarie per dare vita al progetto: siete pronti per l'esecuzione!
Osservando la roadmap e i flussi di utenti mappati sulla lavagna, potrete vedere gli oggetti segnaposto che rappresentano le attività e le tappe fondamentali del progetto. E poiché state usando le lavagne ClickUp, potrete anche convertire le forme e le note adesive della vostra lavagna in attività ClickUp attivabili collegate al vostro flusso di lavoro. 🏆
Trasformate i vostri piani in attività grazie al modello di piano d'azione per le lavagne ClickUp
Anche se il lavoro viene suddiviso tra i vari team, tutto viene ricondotto alla lavagna. In questo caso, la lavagna diventa il punto di incontro centrale del vostro spazio di lavoro, dove i membri possono riunirsi in qualsiasi momento, soprattutto durante le riunioni di revisione settimanali.
Poiché qualsiasi testo, nota o forma può essere convertita direttamente in un elemento d'azione sulla timeline, i membri sono in grado di seguire le fasi successive immediatamente dopo qualsiasi riunione o idea innovativa.
La possibilità di assegnare e aggiornare i compiti da qualsiasi fase del ciclo di vita del progetto è ciò che rende ClickUp Whiteboards uno strumento così potente e che rende questa metodologia così efficiente per il team.
Fase 4: Monitoraggio dei progressi in corso d'opera
Ormai ci avete sentito elogiare le lavagne per aver fornito ai team una fonte di verità referenziabile: un documento vivo (e altamente visivo) collegato al vostro flusso di lavoro, incorporato nei vostri ClickUp Docs e aggiornato automaticamente con le informazioni più recenti man mano che la vostra timeline avanza.
Poiché la lavagna non esaurisce mai lo spazio e non deve mai essere cancellata, la fase di monitoraggio e controllo del progetto è più semplice che mai da seguire. I responsabili di progetto possono facilmente fare riferimento alla lavagna per individuare le attività e le tappe completate, o anche le ricerche iniziali e le attività di ricerca KPI per determinare il successo del progetto a colpo d'occhio o affrontare eventuali problemi.
I risultati non sono però limitati alla sola lavagna. Grazie al comando /whiteboards, è possibile visualizzare e modificare una lavagna completamente funzionante da qualsiasi documento ClickUp! In questo modo è possibile apportare modifiche, aggiornamenti e collaborare con il team sulla lavagna da un documento. 🤯
Personalizzare facilmente l'ambito del progetto Modello di lavagna bianca aggiungendo documenti, attività e altro ancora
Ma il fatto è che non tutti i software per lavagne bianche vi permettono di farlo: basta ClickUp 🔥
Pensateci. Tutto il vostro lavoro vive all'interno del vostro Spazio di lavoro. E poiché potete incorporare e interagire con qualsiasi attività o documento ClickUp sulla vostra lavagna, potete vedere i progressi in tempo reale senza dover alzare un dito.
Inoltre, gli strumenti di disegno virtuale per creare diagrammi e modelli possono essere trovati in tutto il web, ma una volta che gli schizzi sono stati fatti, perdono essenzialmente il loro valore. È solo quando si può agire, tracciare e gestire il lavoro sulla lavagna che questa diventa una parte viva del processo.
Per ricreare i vantaggi delle lavagne ClickUp in un altro software, occorrerebbe un'attenzione costante, un aggiornamento manuale e una messaggistica continua. E, a dire il vero, questo non è l'uso più produttivo del tempo di un project manager. Invece, potreste investire una frazione di quel tempo in ClickUp e ottenere qualcosa di ancora più significativo e sostanziale per il vostro progetto nel lungo periodo.
Perché non si tratta solo delle creazioni sulla lavagna, ma anche di ciò che la lavagna fa strumento di gestione del progetto può fare con loro!
Fase 5: Retro per la vittoria
Si è tentati di lasciare i progetti nel passato dopo che sono stati completati, ma non dormite su una retrospettiva ben gestita.
Utilizzate questo modello di lavagna retrospettiva di ClickUp per gestire e collaborare meglio sulle vostre retros agili
Come si suol dire, il senno di poi è 20/20, e le retrospettive sono lì per aiutare i team di prodotto a migliorare continuamente rivedendo i punti salienti e le insidie dei progetti passati. Sul vostro Sprint retrospettivo Brainstorm la lavagna di ClickUp consente di raccogliere facilmente feedback sulle pratiche passate da applicare alle iterazioni future. Strumenti retrospettivi come questo, rendono le vostre riunioni più incisive grazie alla possibilità di aggiungere dati, media, documenti e strumenti di lavoro di terze parti alla vostra lavagna. Inoltre, rendono tutti responsabili di apportare modifiche positive ai progetti futuri, trasformando i vostri input in punti d'azione.
Rendere magica la gestione dei progetti con le lavagne ClickUp
La vera potenza della gestione dei progetti con le lavagne bianche prende vita quando si è in grado di collegare senza soluzione di continuità i propri pensieri al flusso di lavoro: una caratteristica che ClickUp Whiteboards ha perfezionato!
La collaborazione e la creatività assumono un significato completamente nuovo grazie alle possibilità di incorporazione delle lavagne, ai connettori nitidi, alla modifica in tempo reale e, naturalmente, alla possibilità di trasformare qualsiasi cosa sulla lavagna in un'attività fattibile. Con un elenco di funzioni in continua crescita e piani ancora più grandi, Whiteboards in ClickUp è il punto di partenza ideale per la gestione dei progetti.
Importate il vostro lavoro da qualsiasi luogo in soli 60 secondi ed eliminate le schede e gli strumenti non necessari dal vostro processo. In più, ClickUp si integra con oltre 1.000 strumenti per rendere la vostra esperienza il più agevole possibile. Provate voi stessi e non guardate mai indietro. 💜