Vi siete mai trovati immersi in un progetto, per poi rendervi conto che non siete del tutto sicuri di ciò che il progetto dovrebbe realizzare, di quali compiti devono essere completati per raggiungerlo e di chi ne è responsabile?
Non preoccupatevi, ci siamo passati tutti. Ecco perché i modelli di ambito del progetto sono un'assoluta salvezza per i project manager. Ambito del progetto sono strumenti essenziali per qualsiasi project manager che voglia pianificare ed eseguire un progetto di successo. Forniscono un quadro chiaro degli obiettivi, dei risultati, delle scadenze e del budget del progetto, consentendo ai project manager di definire l'ambito e di assicurarsi che tutti i soggetti coinvolti comprendano i loro ruoli e le loro responsabilità.
Sia che stiate gestendo un progetto di piccole o grandi dimensioni, l'utilizzo di un modello per definire l'ambito del progetto ambito di lavoro può farvi risparmiare tempo e fatica, fornendo un quadro di riferimento per la pianificazione e l'esecuzione del progetto. In questo post parleremo di cos'è un modello di ambito di progetto e di cosa ne fa uno buono; poi condivideremo 10 dei nostri modelli di ambito di progetto preferiti, in modo che possiate scegliere la soluzione migliore per il vostro team.
Che cos'è un modello di ambito di progetto?
Un modello di ambito di progetto è un documento completo che aiuta i project manager a organizzare i dettagli e i componenti critici di un nuovo progetto. È essenzialmente un documento unico piano di progetto .
Questi modelli includono tipicamente una serie di informazioni volte a garantire il completamento con successo di un progetto. Alcuni dei componenti più comuni sono:
- Lo scopo e la visione del progetto
- Gli stakeholder e i loro requisiti
- Criteri di successo
- I membri del team di progetto e i loro ruoli e responsabilità
- Le tappe specifiche per il completamento dei compiti
- Rischi associati al progetto e approcci per mitigarli
Inoltre, un modello di ambito del progetto delineerà gli obiettivi e i risultati da raggiungere, controlli del progetto , i compiti, i costi e la tempistica del progetto. Con questo quadro completo in atto prima di iniziare un progetto, è più probabile che i team lavorino in modo efficiente e collaborativo per raggiungere i loro obiettivi.
Cosa rende un buon modello di ambito di progetto?
I modelli di ambito del progetto non devono solo contenere le informazioni richieste; devono anche essere facili da usare, semplici da aggiornare e da condividere e devono concentrarsi sulla raccolta di informazioni concise ma complete. Ecco alcuni elementi che rendono buoni i modelli di ambito:
- Descrive in modo accurato la visione del progetto: Una dichiarazione dell'ambito del progetto con una descrizione dello scopo del progetto, delle parti interessate e dei criteri di successo
- Dettagliare tutte le informazioni mission-critical del progetto: Include gli obiettivi, i deliverable, i membri del team e i loro ruoli e responsabilità, le tappe del progetto, le stime dei costi e la tempistica proposta
- Identifica tutti i potenziali rischi del progetto: Con strategie o piani per mitigarli
- Ripartire i dettagli del budget: Piano per ridurre i costi o le battute d'arresto della programmazione, modi per interpretare il budget e parametri temporali che potrebbero influire sul costo totale del progetto
- Utilizza un formato di modello flessibile: Facile apportare modifiche e revisioni con un'esperienza d'uso semplice e priva di frustrazioni per tutti i membri del team che devono fare riferimento all'ambito
Un buon modello deve essere sufficientemente completo da fornire i dettagli più importanti e il contesto di cui il team ha bisogno per iniziare, ma abbastanza conciso da non dover leggere le cose inutili per arrivare alle parti più critiche. Questi modelli di pianificazione strategica dovrebbero fare chiarezza, non aumentare la confusione.
In definitiva, il modello migliore per il vostro team e per i vostri progetti sarà quello che darà agli stakeholder un'idea più chiara di ciò che devono fare, in modo che tutti i soggetti coinvolti possano lavorare per un risultato di successo.
10 modelli di ambito di progetto da provare
L'uso di un modello di ambito è uno dei migliori strumenti di gestione del progetto nel vostro arsenale. Può far risparmiare tempo e fatica, riducendo al contempo il rischio di fallimento del progetto. Con un modello ben fatto, i project manager possono essere sicuri di avere un approccio completo e strutturato alla pianificazione, assicurando che il progetto venga consegnato nei tempi, nel budget e secondo gli standard richiesti.
Esistono molti tipi diversi di modelli di ambito di progetto, ma ecco i nostri 10 preferiti.
1. Modello di ambito di progetto ClickUp
Modello di ambito del progetto ClickUp
A volte il posto migliore per iniziare a organizzare un nuovo progetto è una lavagna. Ma negli ambienti di lavoro distribuiti di oggi, spesso i membri del team si trovano dall'altra parte del Paese invece che della stanza. Ecco perché abbiamo creato il modello Modello di lavagna per l'ambito del progetto ClickUp . Ha tutti i vantaggi di una lavagna fisica, più una tonnellata di altre caratteristiche che la rendono molto più pratica dell'originale.
Il modello di lavagna per l'ambito del progetto presenta le seguenti caratteristiche:
- Una lavagna con 7 componenti tra cui informazioni, giustificazione, scopo, obiettivi di business, risultati, esclusioni e ipotesi
- Una lavagna flessibilelavagna digitale**che consente di personalizzare a piacimento aggiungendo o togliendo "note adesive", aggiungendo testo, collegamenti ipertestuali, allegati di file, foto e disegni a mano libera e condividendo con altri compagni di squadra per una collaborazione senza interruzioni
Questa lavagna è il luogo ideale per iniziare l'organizzazione del progetto. Per organizzare gli elementi principali del progetto, prima di passare a un altro modello per tutti i dettagli. Scaricate questo modello
2. Modello di ambito di lavoro ClickUp
Modello di ambito di lavoro ClickUp
Una volta terminato l'utilizzo del nostro modello di lavagna (o se avete bisogno di più struttura e dettagli fin dall'inizio), utilizzate il modulo Modello di ambito di lavoro di ClickUp per pianificare completamente il vostro progetto dall'inizio alla fine.
Questo modello definisce i compiti da svolgere in un progetto, compresi gli obiettivi, i risultati, le scadenze, le tappe e altri dettagli. Anche se non è legalmente vincolante, serve come accordo comune tra tutti gli stakeholder su ciò che è necessario per completare con successo il progetto. Scaricate questo modello
3. Modello di descrizione del lavoro per il sito web ClickUp
Modello di ambito di lavoro per il sito web ClickUp
Se il progetto per cui state cercando un modello è lo sviluppo di un sito web, siete fortunati! Abbiamo progettato il Modello di lavoro per il sito web ClickUp solo per voi.
Il modello di descrizione del sito web è caratterizzato da:
- Una sezione di background e obiettivi che include le informazioni di contatto della vostra azienda e del cliente, i dettagli di alto livello del progetto, uno scopo e una descrizione del progettoproblemauna panoramica del progetto e un elenco diobiettivi del progetto e obiettivi
- sezione Scope of work and tasks che dettaglia l'ambito del progetto in 3 fasi: 1) progettazione e sviluppo del sito web; 2) architettura dell'informazione e 3) configurazione dell'host e del dominio. Queste fasi possono essere modificate per adattarsi al vostro scopo specifico. Il documento contiene anche una sezione per elencare tutti i compiti associati alle 3 fasi
- Una sezione di deliverable, componenti e requisiti, con tabelle per organizzare e visualizzare facilmente tutti i deliverable del progetto, il calendario del progetto e le date di consegna
- Prezzo finale, ipotesi e accettazione dove è possibile fornire stime dettagliate delle spese, elencare le ipotesi di progetto e ottenere l'approvazione del cliente
Questo modello vi offre un piano di lavoro chiaro e organizzato per il progetto di un sito web che potete condividere con i clienti. Insieme, utilizzerete questo documento visivo per lavorare attraverso il processo del progetto e per tenerli informati sugli aggiornamenti e sull'avanzamento delle attività. Scaricate questo modello
4. Modello di piano di gestione dell'ambito ClickUp
Modello di piano di gestione dell'ambito ClickUp
Il Modello di piano di gestione dell'ambito di ClickUp delinea il modo in cui l'ambito di un progetto sarà definito, convalidato e controllato durante il suo ciclo di vita. Oltre ai dettagli standard del progetto, come gli obiettivi, i deliverable e le tempistiche, i piani di gestione dell'ambito si concentrano su come il team gestirà lo scorrimento dell'ambito
- fare più di quanto originariamente previsto.
Il modello di gestione dell'ambito è caratterizzato da:
- Una sezione di dichiarazione del problema in cui potete identificare e descrivere il problema che il progetto risolverà
- Una sezione sulle opportunità in cui spiegherete come capitalizzare il problema e le soluzioni che intendete apportare al progetto
- Una sezione sugli obiettivi del progetto in cui elencare i risultati che si vorrebbero raggiungere con questo progetto
- Una sezione di definizione del campo di applicazione in cui potete determinare chiaramente quali compiti o problemi rientrano nel campo di applicazione del progetto e quali no
- Una sezione di approvazioni per ottenere l'approvazione del project manager e dello sponsor
Lasciate che questo modello serva da guida al vostro team per garantire che il progetto rimanga in carreggiata e che tutte le parti interessate siano consapevoli dei limiti e degli obiettivi del progetto. Scaricate questo modello
5. Modello di schema d'ambito ClickUp
Modello di schema d'ambito ClickUp
Sviluppatori di app hanno spesso ambiti di progetto che differiscono in modo significativo da altri tipi di progetti, quindi abbiamo creato il progetto The Modello di schema dell'ambito dell'applicazione ClickUp solo per voi!
Il modello di schema dell'ambito dell'applicazione presenta:
- Una sezione di background del progetto per fornire una rapida panoramica del problema o del punto dolente che la nuova app mira a risolvere, di ciò che l'app intende far sperimentare e sentire ai suoi utenti e degli obiettivi della creazione dell'app
- Una sezione dedicata ai requisiti di business, in cui è possibile stilare una lista di controllo dei compiti che l'applicazione completata deve essere in grado di gestire
- Una sezione dedicata all'ambito dell'applicazione, in cui elencare i diversi componenti dell'ambito del progetto (ad esempio, piattaforma, design UX, analisi, landing page, pagina di aiuto, ecc
Questo modello di documento di portata del progetto di app può essere utilizzato dagli sviluppatori di app per organizzare, tenere traccia e archiviare i requisiti aziendali necessari per la creazione e l'esecuzione di un'applicazione. Scaricate questo modello
6. Modello di Carta del progetto ClickUp
Modello di Carta del progetto ClickUp
Una carta di progetto documenta l'avvio formale di un progetto, fornendo al project manager l'autorità di utilizzare le risorse organizzative per completarlo. Si tratta di una fase importante del processo di gestione del progetto, per cui abbiamo creato un modello di carta di progetto Modello di Carta del progetto ClickUp per assicurarsi di coprire tutte le basi necessarie.
Il documento funge da riferimento per tutto il ciclo di vita del progetto, assicurando che tutti i membri del team e gli stakeholder siano allineati. Fornisce inoltre una base per il processo decisionale, la risoluzione dei problemi e la gestione delle modifiche.
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7. Modello di piano di esecuzione del progetto ClickUp
Modello di piano di esecuzione del progetto ClickUp
Il Modello di piano di esecuzione del progetto ClickUp può aiutare a standardizzare le procedure di pianificazione ed esecuzione dei progetti della vostra organizzazione. Serve come guida per i membri del team di progetto, consentendo loro di eseguire il progetto in modo efficiente ed efficace, garantendo al contempo l'allineamento con lo scopo del progetto.
Il modello di piano di esecuzione del progetto presenta le seguenti caratteristiche:
- Una home page che elenca tutte le sottocategorie con i rispettivi proprietari e collaboratori
- 6 sezioni principali, tra cui l'ambito del progetto, gli obiettivi del progetto, le specifiche, l'allocazione delle risorse, il calendario del progetto e il piano di comunicazione
nota: questo modello può essere utilizzato come strumento all'interno del vostro progetto software di gestione dei progetti soluzione! Scarica questo modello
8. Modello di consegna del progetto ClickUp
Modello di consegna del progetto ClickUp
Mentre molti dei nostri altri modelli hanno una sezione dedicata ai deliverable, il modello Modello di deliverable per il progetto ClickUp vi offre la massima supervisione e gestione di tutte le parti in movimento relative al vostro progetto.
Le caratteristiche del modello per le consegne del progetto sono:
- Campi personalizzati che possono essere adattati alle vostre preferenze, compresi i menu a discesa, una barra di avanzamento calcolata automaticamente e la formattazione delle celle per numeri, denaro, formule e testo semplice
- Un modello completamente modificabile e personalizzabile che consente di personalizzare le viste, automatizzare e aggiungere dipendenze e creare campi formula personalizzati che si adattano perfettamente alle vostre esigenze.
Utilizzate questo modello da solo per gestire le sottoattività del vostro progetto, oppure come versione più approfondita dell'elenco dei deliverable creato in uno dei modelli di ambito del progetto più completi. Scaricate questo modello
9. Modello di dichiarazione dell'ambito del progetto in Microsoft Word
Tramite Microsoft
Sebbene siamo abbastanza certi che ClickUp produca i migliori modelli di progetto e software di gestione in circolazione, sappiamo che non sempre è possibile scegliere la propria piattaforma di produttività per uso aziendale. Se siete obbligati a usare Microsoft Office, la buona notizia è che Microsoft Word ha una ricerca di modelli di Office che potrebbero essere adatti alle vostre esigenze.
Quando si cerca nella libreria dei modelli "ambito del progetto", appaiono diverse opzioni promettenti, tra cui un modello di ambito del progetto finanziario, un modello di pianificazione del progetto, un rapporto sulle prestazioni del progetto e una pianificazione dettagliata del calendario.
Può essere necessario un po' di lavoro e di creatività, ma con i giusti campi di ricerca è possibile compilare diversi documenti che, se usati insieme, possono aiutare a mantenere i progetti visibili e organizzati. Scarica questo modello
10. Modello di ambito di progetto in Excel con mappa degli stakeholder
Via Mappa degli stakeholder Un'altra opzione della suite di soluzioni Microsoft è la seguente Modello di dichiarazione dell'ambito del progetto progettato per essere utilizzato in Excel. Il modello comprende sezioni per i dettagli del progetto e il controllo dei documenti, la descrizione dell'ambito del progetto, la descrizione dell'ambito dei deliverable, i criteri di accettazione del progetto, le ipotesi e i vincoli e le esclusioni del progetto.
Anche se non è facile da usare come i modelli di ClickUp, questa alternativa di Excel copre comunque i componenti più critici dell'ambito del progetto e permette di svolgere il lavoro in modo semplice. Scaricate questo modello
Come scrivere un documento sull'ambito del progetto?
Ora che avete a disposizione un arsenale di modelli di ambito di progetto, il passo successivo è imparare a scrivere un documento di ambito di progetto adeguato. Ecco alcuni suggerimenti per creare un documento di portata del progetto efficace e completo:
- Iniziare dalle basi: Iniziare a delineare lo scopo, gli obiettivi e i risultati desiderati del progetto. Questo vi darà un'idea chiara di ciò che deve essere realizzato.
- Definire i confini del progetto: Definire chiaramente cosa è incluso nel progetto e cosa no. Questo aiuterà a prevenire lo scope creep e ad assicurare che tutti i soggetti coinvolti comprendano i loro ruoli e le loro responsabilità.
- Identificare gli stakeholder: Elencare tutte le parti coinvolte nel progetto, compresi i clienti, i membri del team ed eventuali appaltatori o fornitori terzi.
- Stabilire le scadenze: Stabilire scadenze realistiche per ogni progettofase del progetto e assegnare i compiti di conseguenza.
- **Identificate tutti i principali deliverable del progetto e le date di consegna previste. Questo aiuterà a mantenere tutti in carreggiata e a rispondere delle proprie responsabilità.
- **Creare un piano di comunicazione: stabilire un sistema per comunicare agli stakeholder gli aggiornamenti sui progressi, le modifiche o qualsiasi altra informazione rilevante.
- **Considerare i rischi potenziali: anticipare i potenziali ostacoli o le sfide che possono sorgere durante il progetto e predisporre un piano di emergenza per ridurne l'impatto.
- Ottenere l'approvazione: Una volta completato il documento sull'ambito del progetto, assicurarsi di ottenere l'approvazione da parte di tutti gli stakeholder prima di procedere con il progetto.
Ricordate, quando scrivete un documento sull'ambito del progetto, è essenziale essere il più dettagliati e specifici possibile. Questo aiuterà a garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e a ridurre al minimo eventuali malintesi o interpretazioni errate.
Ottimizzate i vostri ambiti di progetto con i modelli di oggi
I modelli di progetto forniscono la preziosa tabella di marcia necessaria per unificare il team e far sì che tutti lavorino verso l'obiettivo comune di un progetto di successo. Fornire queste informazioni in un formato organizzato e chiaro riduce il rischio di ritardi nel progetto o di errori di comunicazione.
ClickUp offre lo standard di riferimento per la gestione dei progetti e la collaborazione tra team. Scegliete tra un'ampia gamma di modelli di gestione per personalizzare il vostro spazio di lavoro in base alle esigenze del progetto. Potete suddividere facilmente il vostro progetto in sottoattività e assegnare i membri del team a ciascuna di esse per garantire il rispetto dei tempi. E quando avete bisogno di collaborare con altre parti interessate o con i membri del team, condividete facilmente le attività, aggiungete commenti e allegate file direttamente nel vostro spazio di lavoro.
Iniziare a lavorare con ClickUp è gratuito provateci oggi stesso per vedere come un po' di pianificazione dell'ambito in anticipo possa portare al successo del progetto in futuro.