Come scrivere la Carta del team? Con esempi e modelli

In qualità di gestore del progetto o di team leader, sapete che la collaborazione, la comunicazione e l'efficienza sono le pietre miliari di un lavoro di squadra positivo. Ma come mettere in pratica queste pratiche per un esito positivo del team?

È qui che entra in gioco una carta del team.

Non è solo uno strumento utile che imposta le fasi del lavoro di gruppo impostazione degli obiettivi con l'intero team ma una carta del team funge anche da stella polare per tutte le attività e le responsabilità. In questa guida completa, ci addentreremo nel dettaglio di come creare una carta del team efficace e forniremo esempi e best practice che ogni team leader dovrebbe conoscere.

Siete pronti a migliorare le prestazioni del vostro team?

Che cos'è una Carta del team?

La carta del team è un accordo documentato che delinea lo scopo, gli obiettivi e le linee guida di un team che lavora a un progetto. Chiarisce ruoli e responsabilità, stabilisce obiettivi chiari e fissa le aspettative dei membri del team.

Si tratta di un accordo documentato che delinea lo scopo e le linee guida di un team che lavora a un progetto roadmap del progetto che guida il team attraverso le svolte e i cambiamenti di qualsiasi progetto.

Benefici dell'uso di una Carta del team

Vi state chiedendo perché una carta del team è essenziale per i gestori del progetto e i team leader? Ecco alcuni motivi convincenti per cui la carta del team è fondamentale sul posto di lavoro:

• **Una carta del team assicura che tutti i membri del team, attuali e nuovi, siano sulla stessa pagina, riducendo le incomprensioni e favorendo un dialogo aperto
• Maggiore efficienza del team: Eliminare ostacoli, colli di bottiglia o perdite di tempo documentando i processi e le operazioni quotidiane, in modo che il team non sprechi tempo ed energia
• **Quando ruoli e responsabilità sono chiaramente definiti, i membri del team sanno cosa ci si aspetta da loro e possono essere ritenuti responsabili delle loro aspettative individuali e delle loro prestazioni complessive. In questo modo si evita la fuga e si fornisce un punto di riferimento chiaro per tutti i responsabili
• Ridurre i possibili conflitti: Stabilendo le linee guida per il processo decisionale e la risoluzione dei conflitti, una carta del team mantiene l'attenzione sul progetto. È un ottimo modo per prevenire le controversie e la direzione generale del team, perché ognuno conosce il proprio ruolo e sa chi è responsabile per cosa
• **Una carta del team ben fatta allinea l'attenzione e i lavori richiesti dal team con gli obiettivi generali del progetto, aumentando la probabilità di raggiungere l'esito positivo.

Rischi di operare senza un regolamento del team

Sebbene i vantaggi di avere una carta del team siano numerosi, ci sono anche dei rischi associati alla mancanza di una carta. Alcuni problemi comuni che derivano dalla mancanza di una carta del team includono:

• Confusione e incomprensioni: Senza linee guida e aspettative chiare, i membri del team possono avere una comprensione diversa dei loro ruoli e delle loro responsabilità, causando conflitti e ritardi.
• **Mancanza di concentrazione: senza uno scopo e obiettivi definiti, i membri del team possono perdere di vista il quadro generale e impantanarsi in attività poco importanti.
• **Riduzione dell'efficienza: la mancanza di processi chiari e di linee guida decisionali può portare a perdite di tempo, duplicazione dei lavori richiesti o addirittura al fallimento del progetto.
• **Senza metodi consolidati per la risoluzione dei conflitti, i disaccordi possono aggravarsi e compromettere la coesione del team e l'esito positivo del progetto.

I 6 elementi principali della Carta del team di progetto

Che cosa comprende esattamente una carta del team e da fare per sapere se funzionerà? Non preoccupatevi! Ecco un elenco completo degli elementi principali di una carta del team di successo:

1. Scopo e oggetti del team

Definite con chiarezza lo scopo del progetto e delineate gli oggetti per i quali il team sta lavorando. Ricordate di essere specifici: obiettivi vaghi come "migliorare la soddisfazione dei clienti" non sono sufficienti per raggiungere obiettivi di team realistici e realizzabili.

Optate invece per Obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti, Limitati nel tempo), come ad esempio "aumentare le valutazioni di soddisfazione dei clienti del 20% entro sei mesi" In questo modo il team del progetto ha un numero fisso da seguire e una Sequenza chiaramente definita per raggiungere l'obiettivo. Ora avete qualcosa su cui il vostro team può lavorare! 💪

2. Membri del team e ruoli

Tutti devono conoscere lo scopo del proprio team. Per questo è necessario elencare i membri del team e assegnare loro ruoli e responsabilità. La carta del team assicura che tutti sappiano cosa ci si aspetta e impedisce che le attività vadano perse.

Questi tipi di carta del progetto inoltre, le carte di progetto forniscono ai soggetti chiave una condivisione delle responsabilità, in modo che il processo collaborativo rimanga aperto e comunicativo.

3. Linee guida per la comunicazione

Stabilite linee guida chiare per le modalità di comunicazione del team, compresi i canali preferiti, i tempi di risposta previsti e le impostazioni per le riunioni importanti del team. Per istanza, potreste decidere che i membri del team rispondano alle email entro 24 ore e che tengano riunioni settimanali in videoconferenza.

Comunicate con il vostro team direttamente in un'attività, condividete altre attività e caricate file con i commenti thread in ClickUp!

I dettagli sono a vostra discrezione. Il punto è che questi dettagli devono essere cancellati chiaramente per iscritto, in modo da stabilire le regole di base per tutte le comunicazioni del team e dell'impostazione del gruppo.

4. Processi decisionali

Quale processo seguirà il team nel prendere le decisioni? Illustrate come avverrà per un progetto specifico. Che si tratti di consenso, di voto a maggioranza o di affidarsi alla discrezione del gestore del team, è qualcosa di cui il team non dovrebbe essere lasciato all'oscuro.

Perché? È un passaggio importante per prevenire eventuali malintesi e garantire che tutti siano d'accordo con la decisione finale. Il contributo di tutti è prezioso, ma quando si arriva al dunque, le decisioni devono essere prese.

5. Strategie di risoluzione dei conflitti

I disaccordi sono inevitabili, ma una carta del team ben fatta fornisce strategie per risolvere i conflitti in modo costruttivo. In fin dei conti, si vuole un gruppo di lavoro che sia un ambiente di lavoro positivo perché questo porterà sempre a un team ad alte prestazioni.

Considerate di includere linee guida e risorse per la comunicazione aperta, l'ascolto attivo e la ricerca di una mediazione. Più sarete proattivi nel descrivere le possibili strategie di risoluzione, meglio sarà Da fare quando si presenteranno i problemi.

6. Metriche e valutazione delle prestazioni

Definite le metriche che il team utilizzerà per valutare le prestazioni e monitorare lo stato di avanzamento degli oggetti. Tra questi potrebbero esserci KPI (Indicatori chiave di prestazione) come:

• Tasso di completamento dei progetti: La percentuale di progetti completati nei tempi e nei modi previstiall'interno dell'ambito
  • Aderenza al budget: La percentuale di progetti completati nel rispetto del budget e delle risorse assegnate
• Frequenza di modifica dell'ambito: Il numero di modifiche dell'ambito per progetto, che indica il livello di chiarezza e stabilità del progettorequisiti del progetto
  • Soddisfazione degli stakeholder: Misura qualitativa della soddisfazione degli stakeholder, compresi i client e i membri del team, in genere con valutazione delle prestazioni attraverso sondaggi o sessioni di feedback
• Uso delle risorse: Efficienzaallocazione delle risorsecome il tempo dei membri del team e i materiali o le risorse di bilancio di un progetto
• Produttività del team: Il risultato o larisultati del progetto completati dai team del progetto, misurati rispetto agli oggetti stabiliti per misurare in modo efficiente l'esito positivo

Come scrivere un documento per la Carta del team

Siete pronti a creare una carta del team? Seguite questi passaggi:

1. Iniziate con un modello di carta del team personalizzabile

La buona notizia è che non è necessario creare una carta del team da zero. Ogni team leader deve avere in tasca un documento di carta del team personalizzabile da utilizzare.

Documentare e autorizzare l'intero progetto progetto dall'avvio alla chiusura Sia che stiate creando un documento generale per il team, sia che ne stiate redigendo uno specifico per un reparto, come il team di marketing, il documento Modello di Carta del progetto ClickUp aiuta i team ad organizzarsi con un modello facilmente condivisibile ClickUp Documento per mantenere tutti sulla stessa pagina. Questo strumento gratuito, ordinato ed estremamente utile modello di carta del team vi farà iniziare in poco tempo.

2. Assemblare il team

Dopo aver iniziato il modello di carta del team, riunite tutti i membri del team che saranno coinvolti nel processo di pianificazione o di esecuzione del progetto. Questo include i responsabili dell'esecuzione delle attività e gli stakeholder che hanno interesse all'esito positivo del progetto.

Coinvolgendo tutti fin dall'inizio, vi assicurerete che tutti i punti di vista siano presi in considerazione e favorirete un senso di titolarità e di commit nei confronti della carta.

3. Definire lo scopo e gli oggetti del team Collaborare con il proprio team per stabilire l'obiettivo del team e la

obiettivi del progetto . Questo passaggio è fondamentale perché getta le basi per tutto il resto della carta del team.

Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con Sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato

Iniziate individuando e scrivendo lo scopo generale del progetto. Ad esempio, se il team del progetto sta sviluppando una nuova campagna di marketing, l'obiettivo potrebbe essere quello di aumentare la notorietà del marchio e di promuovere le vendite. Successivamente, suddividete lo scopo in piccoli oggetti SMART, come ad esempio:

• Aumentare il traffico del sito web del 20% entro i prossimi tre mesi
• Aumentare il follower sui social media del 15% entro sei mesi
• Generare un aumento del 10% dei contatti commerciali entro il prossimo trimestre

Assicuratevi che tutti i membri del team comprendano e condividano il flusso di lavoro, gli obiettivi e la direzione del progetto. Questo allineamento stabilirà le regole di base per mantenere il team concentrato e motivato per tutta la durata del progetto.

4. Identificare i membri del team e assegnare i ruoli

Lavorate con i vostri team per identificare il ruolo e le responsabilità di ciascun membro all'interno del progetto. Questa è una grande opportunità per sfruttare le impostazioni e le aree di competenza individuali.

Ruoli RACI nella lavagna online di ClickUp via Alladdine Djaidani

Assegnando i ruoli in base ai punti di forza e agli interessi, si creano team ben assortiti e all'altezza del compito. Da fare, inoltre, per identificare più facilmente eventuali lacune nelle competenze, in modo da poterle affrontare in modo proattivo.

Per esempio, se il vostro progetto prevede l'implementazione di un software per il project management in un'organizzazione, i ruoli e le responsabilità potrebbero essere i seguenti:

• Project Manager: Responsabile della supervisione dell'intero progetto, assicurando il rispetto delle attività cardine, la gestione dei rischi e il completamento del lavoro del team
• Specialista IT: Incaricato di valutare i requisiti tecnici, configurare il software e integrarlo con i sistemi esistenti
• Coordinatore della formazione: Attività di sviluppo di un programma di formazione per i membri del team esistenti e nuovi, in modo che possano imparare il software
• Esperto di gestione del cambiamento: Sviluppa strategie per affrontare le resistenze al cambiamento e garantire un'ottima qualità del lavorotransizione al nuovo sistema senza problemi per tenere informati tutti i membri del team sullo stato del progetto e rispondere a qualsiasi preoccupazione

5. Stabilire le linee guida per la comunicazione

In collaborazione con il proprio team creare delle linee guida nella carta del team per la comunicazione, in modo da ridurre al minimo le incomprensioni. Essere proattivi nell'affrontare questo fattore aiuta a mantenere lo slancio del progetto in caso di intoppi.

Quando scrivete le linee guida per la comunicazione, tenete conto di alcuni elementi chiave:

• Canali di comunicazione preferiti: Discutete quali sono i canali che funzionano meglio per il vostro team: email, messaggistica istantanea o una piattaforma di project management. Ad esempio, potreste decidere di usare l'email per gli aggiornamenti formali e la messaggistica istantanea per le domande veloci o le sessioni di brainstorming.
• Programmi delle riunioni: Impostate un programma di riunioni regolari per mantenere tutti in carreggiata e affrontare eventuali problemi. Potrebbe trattarsi di una riunione settimanale di aggiornamento sullo stato, di un check-in bisettimanale o di una revisione mensile dello stato. Ricordate di rispettare il tempo di tutti e di mantenere le riunioni focalizzate e produttive.
• Tempi di risposta previsti: Stabilite le aspettative per i tempi di risposta, tenendo conto dell'urgenza della questione e dei carichi di lavoro dei membri del team. Ad istanza, potreste concordare che le email richiedano una risposta entro 24 ore, mentre i messaggi istantanei dovrebbero avere una risposta entro 2 ore, se possibile.
• Condivisione delle informazioni: Determinare come e quando gli aggiornamenti del progetto,documentazionee altre risorse saranno condivise tra i membri del team. Ciò potrebbe comportare l'impostazione di un drive condiviso, l'utilizzo di uno strumento di project management o l'invio regolare di reportistica sullo stato di avanzamento.

6. Determinare i processi decisionali

Con il team, discutete e concordate i processi decisionali che seguirete durante il progetto. Stabilire un processo chiaro all'interno della carta del progetto non solo aiuta a prevenire i conflitti, ma assicura anche che la voce di tutti sia ascoltata.

Nel determinare i processi decisionali, tenete conto di questi fattori:

• Modello decisionale: Decidete il modello che funziona meglio per il vostro team, come il consenso, il voto a maggioranza o un decisore designato. Ad esempio, si potrebbe scegliere il consenso per le decisioni più importanti del progetto e il voto a maggioranza per le scelte più piccole e meno critiche.
• Processo di escalation: Delineate un chiaro processo di escalation in caso di disaccordo o blocco. Questo potrebbe comportare l'intervento di una terza parte neutrale o l'escalation del problema a un decisore di livello superiore all'interno dell'organizzazione.
• Struttura della riunione:Stabilire una struttura per il processo decisionale che incoraggi una discussione aperta e un processo decisionale efficiente. Ciò potrebbe includere l'impostazione di un programma, l'assegnazione di un facilitatore e la creazione di un processo di acquisizione e monitoraggio delle decisioni.
• Inclusività e partecipazione: Incoraggiare tutti i membri del team a partecipare attivamente al processo decisionaleprocesso decisionaleassicurandosi che vengano prese in considerazione le diverse prospettive. Ciò potrebbe comportare la sollecitazione di contributi da parte dei membri del team più silenziosi o la creazione di un canale di feedback anonimo.

7. Creare e documentare le strategie di risoluzione dei conflitti

Un piano in atto renderà più facile gestire le situazioni difficili e mantenere una dinamica di team positiva, elemento chiave per l'esito positivo del progetto.

Impostazione delle priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare

Iniziare a discutere i tipi di conflitto più comuni che potrebbero verificarsi nel progetto. Disaccordi su priorità del progetto le opinioni divergenti su come affrontare un'attività o i contrasti nello stile di comunicazione sono solo alcuni esempi. Quindi, esplorate le possibili soluzioni e strategie per affrontare questi conflitti.

Ad esempio, potreste decidere di utilizzare l'ascolto attivo e la comunicazione aperta come primo passaggio per risolvere i conflitti. Incoraggiate i membri del team a esprimere apertamente i loro sentimenti e le loro opinioni e a essere ricettivi nei confronti delle prospettive degli altri.

Un'altra strategia potrebbe prevedere il ricorso a un mediatore neutrale, interno al team o esterno, che aiuti a facilitare le discussioni e guidi il team verso una risoluzione reciprocamente accettabile. Il ruolo del mediatore è quello di garantire che la voce di tutti sia ascoltata e di promuovere un processo decisionale equo ed equilibrato.

Assicuratevi di documentare le strategie di risoluzione dei conflitti nella carta del team, in modo che tutti siano consapevoli dell'approccio concordato per la gestione dei conflitti.

8. Impostazione delle metriche di prestazione e dei criteri di valutazione

Lavorando a stretto contatto con il team, concordate le metriche da utilizzare per misurare gli stati di avanzamento e valutare le prestazioni. 📈

Iniziate a rivedere lo scopo e gli oggetti del progetto, quindi identificate gli indicatori di prestazione chiave (KPI) che si allineano a tali obiettivi. Per istanza, se uno degli obiettivi del progetto è obiettivi del progetto è quello di migliorare la soddisfazione dei clienti, si potrebbero scegliere metriche come le valutazioni dei clienti, il Net Promoter Score o il numero di ticket di supporto risolti entro un determinato periodo di tempo.

Una volta stabiliti i KPI, discutete con il team su come monitorare e misurare lo stato. Potreste decidere di utilizzare una strumento di project management con funzionalità di monitoraggio come ClickUp o creare un dashboard personalizzato che visualizzi le metriche più importanti.

Monitoraggio e controllo delle attività, delle risorse e dello stato di avanzamento del progetto nella visualizzazione ClickUp Dashboard

Ricordate che la visibilità è fondamentale: assicuratevi che tutti i membri del team abbiano accesso a queste informazioni e capiscano come il loro lavoro contribuisca al progetto complessivo.

Infine, fissate intervalli regolari per la revisione delle prestazioni del team, come valutazioni mensili o trimestrali. In questo modo è possibile tenere sotto controllo lo stato di avanzamento, apportare le modifiche necessarie e festeggiare i risultati ottenuti dal team.

Esempio di Carta del team

Per illustrare i concetti che abbiamo discusso, diamo un'occhiata a un ipotetico esempio di statuto del team per la progettazione di un sito web.

• Scopo del team: Migliorare l'esperienza dell'utente e aumentare le vendite online attraverso la riprogettazione del sito web.
• Obiettivi: Aumentare il tasso di conversione del sito web del 15% e diminuire la frequenza di rimbalzo del 10% entro tre mesi.
• Membri del team e ruoli
  • Project manager: Supervisiona i progetti e coordina i lavori richiesti dal team
  • Web designer: Crea il design visivo e il layout del sito web
  • Sviluppatore web: Implementa il design e la funzione del sito web
  • Scrittore di contenuti: Sviluppa testi accattivanti per ogni sito web
  • SpecialistaUX: Conduce test sugli utenti e fornisce raccomandazioni per ottimizzarne l'esperienza.
• Linee guida per le riunioni: Riunioni settimanali in videoconferenza, aggiornamenti quotidiani tramite Slack ed email per le comunicazioni non urgenti.
  Processi decisionali: Le decisioni vengono prese per consenso, con il project manager che ha l'ultima parola in caso di disaccordo.
  Strategie di risoluzione dei conflitti: Comunicazione aperta, ascolto attivo e mediazione quando necessario.
  Metriche di performance: Tasso di conversione del sito web, frequenza di rimbalzo e valutazioni della soddisfazione dell'utente in base a sondaggi successivi al lancio.

Suggerimenti per l'implementazione e il mantenimento di una Carta del team

Una volta creato lo statuto del team, è importante assicurarsi che rimanga un documento vivo e vegeto che guidi il team per tutta la durata del progetto. Ecco alcuni suggerimenti da fare:

1. **Assicuratevi che tutti i membri del team comprendano e supportino lo statuto del team. Incoraggiate il dialogo aperto e rispondete a qualsiasi dubbio o domanda che sorga.
2. Rivedere e aggiornare regolarmente l'atto costitutivo: Con lo stato di avanzamento del progetto, è importante rivedere periodicamente l'atto costitutivo del team per assicurarsi che continui a essere pertinente. Aggiornate il documento se necessario per riflettere i cambiamenti nell'ambito del progetto, negli oggetti o nella composizione del team.
3. **Incoraggiate il vostro team a fare riferimento alla carta per tutta la durata del progetto, soprattutto nei momenti di incertezza o di disaccordo. Questo aiuterà a mantenere l'allineamento con gli obiettivi del progetto e a garantire che tutti lavorino insieme in modo efficace.
4. Incoraggiare la comunicazione libera e il feedback: Promuovere una cultura di comunicazione aperta all'interno del team, in cui i membri si sentano a proprio agio nella condivisione di pensieri e preoccupazioni sul progetto. Questo non solo aiuterà a risolvere eventuali problemi, ma creerà anche un ambiente di fiducia e collaborazione.

Creare una Carta del team efficace con ClickUp

Lo sviluppo di una carta di squadra efficace è un passaggio cruciale per garantire l'esito positivo del team. Fornendo una carta di squadra efficace una chiara tabella di marcia che delinea ruoli, responsabilità e aspettative, una carta del team ben fatta migliora notevolmente la comunicazione, la collaborazione e i risultati del progetto.

Utilizzate i documenti di ClickUp per creare una carta del team completa o costruite una lavagna online per una rappresentazione più visiva o una Sequenza. Lasciate che ClickUp vi guidi verso la creazione del vostro documento di team e testimoniate l'impatto positivo che ha sulle prestazioni del vostro team e sull'esito positivo del progetto.