Come assegnare le priorità alle attività lavorative (con 8 passaggi per migliorare il flusso di lavoro)

Ogni attività nella vostra pipeline è ugualmente urgente?

Da fare un'analisi di semplice elenco di Da fare e portare a termine ogni attività dall'inizio alla fine?

Se è così, si tratta di una grande bandiera rossa.

Perché?

Se non state assegnando le priorità alle attività, è solo questione di tempo prima che diventiate un collo di bottiglia cronico del progetto. Quando non sapete come dare priorità ai progetti in base alla produttività vostra o dei vostri team, può danneggiare notevolmente il vostro lavoro complessivo.

Senza alcuna gerarchia nelle attività, si va contro il senso del proprio lavoro capacità di gestione del team e questo non fa altro che creare un ambiente di team malsano. Se il team non si fida di voi per affrontare le attività più urgenti, probabilmente eviterà di chiedervi aiuto.

Da fare è creare il caos del progetto.

Quindi, forse è meglio evitare questo scenario e imparare i modi migliori per dare priorità alle attività. Questa è la guida per concentrarsi meglio sulle attività più critiche, ispirare fiducia al team ed evitare di non rispettare le scadenze.

8 passaggi per stabilire le priorità delle attività sul lavoro

Sapere quali attività possono essere affrontate ora o in un secondo momento influisce sull'esito positivo del progetto. Dal disimpegno e dall'assenteismo dei dipendenti alle basse prestazioni e produttività, l'inefficienza nella definizione delle priorità delle attività influisce su progetti grandi e complessi.

E alla fine ne va della redditività della vostra azienda. Ecco perché dovete capire come assegnare le priorità alle attività per gestire il vostro tempo e definire l'urgenza nel vostro team.

Se il vostro team crede che vi limiterete a completare le attività solo perché siete il loro manager, non potete fare a meno di pensare che il vostro lavoro non sia stato portato a termine, comunicazione del team ha già iniziato a disintegrarsi. La definizione delle priorità delle attività è fondamentale per i team ad alte prestazioni, ma Da fare per risolvere il problema?

1. Elenco delle attività senza una gerarchia particolare

Per cominciare, scrivete un elenco di tutte le vostre attività. Includete in questo elenco sia le attività in corso che quelle future per tutti i vostri progetti. E non lasciate nessuno di essi fuori dall'elenco delle cose da fare per nessun motivo.

Raccogliete le vostre attività in ClickUp per visualizzare facilmente il lavoro o personalizzare l'elenco a vostro piacimento

Potrebbe sembrare superfluo. Tuttavia, stabilire le priorità e gestire efficacemente le attività a titolo è un'illusione. Certo, è fattibile per i piccoli progetti di una sola persona, ma sarebbe una saga per la maggior parte dei progetti.

È necessario avere il quadro completo di tutte le attività in corso, programmate e ancora da avviare in un unico luogo fuori dalla testa. E per alcuni di essi è necessario che non siano ordinati, in modo da non limitarsi a scorrere un elenco o a trattare tutte le attività allo stesso modo.

Cercate invece di stabilire le priorità delle attività e di comunicarle al vostro team. Ed è così che si abilita la gestione del carico di lavoro e avere un'idea della vostra elenco di priorità in modo da poterlo ridistribuire se necessario.

Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse

INIZIARE SEMPRE CON LA CREAZIONE DELL'ELENCO Non cercate di saltare il passaggio dell'elenco delle attività da fare per accelerare i tempi! È una trappola. E non sarete in grado di evitare tutti gli alti costi della mancanza di prioritizzazione delle attività di cui abbiamo già parlato. Suddividete le attività più grandi in attività secondarie. Questo semplifica i passaggi successivi e in software di gestione delle attività come ClickUp è possibile riorganizzare o modificare le attività secondarie in blocco.

Al momento non è necessario ordinare le attività nell'elenco. Ma questo è un ottimo momento per raggrupparli per giorno, settimana, mese e anno. Lo stesso vale per l'aggiunta di una durata e di una data di scadenza a ogni attività.

Attenzione: le attività non sono costituite solo da il lavoro sui deliverable del progetto . Si tratta anche di riunioni, videochiamate, presentazioni e risposte a messaggi istantanei ed email. Ma di solito si tratta di passaggi all'interno di attività.

Per compilare il vostro elenco di attività, potete usare carta e penna o l'attività di ClickUp, ma vi diciamo una cosa: l'uso di uno strumento semplifica l'infinito lavoro di aggiornamento dell'elenco quando si presentano nuove attività. Inoltre, la definizione delle priorità delle attività e la gestione del tempo potrebbe far risparmiare un sacco di tempo.

**Organizzare le attività con le alternative di Taskade_

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2. Indicare quali attività Da fare per prime

Tutti noi ci sentiamo costretti a Da fare per prime le attività piccole, facili e veloci, indipendentemente dalla loro priorità. Questo è il nostro pregiudizio di completare il lavoro che si manifesta. Inoltre, gli studi dimostrano che il nostro cervello rilascia dopamina nel sangue ogni volta che portiamo a termine attività importanti, il che ci spinge a continuare a farlo.

Ma dovete opporvi a questa situazione! E Da fare con:

Distinguere le attività importanti da quelle urgenti

Che cos'è un'attività importante? E cosa è un'attività urgente?

Indubbiamente, un compito importante che non è urgente deve essere presente nel vostro elenco di attività. È necessario programmare l'attività, ma non è necessario eseguirla subito. È possibile rimandare l'attività.

D'altra parte, è necessario svolgere attività urgenti e importanti oggi o nelle prossime ore. Ma non si tratta necessariamente di attività importanti, quindi si può delegare l'esecuzione a qualcun altro.

Poi, probabilmente avete altre attività che sono sia importanti che urgenti. Da fare immediatamente per evitare gravi impatti negativi, come la mancata scadenza di un cliente, la perdita di un contratto con un cliente, il mancato lancio di un prodotto o il mancato rilascio di un servizio.

Infine, alcune attività quotidiane non sono né importanti né urgenti. Ciò significa che potete eliminarle dal vostro elenco di attività senza causare alcun impatto negativo sul team, sul reparto o sull'intera azienda.

Impostazione delle priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare

ClickUp consente di aggiungere tag personalizzati alle attività per contrassegnarle come importanti, urgenti, entrambe o nessuna. Inoltre, tutte le attività possono essere impostate su priorità specifiche come urgente, alta, normale e bassa.

Ordinare le attività in base al loro valore

Quali attività hanno un valore elevato per l'azienda? Queste attività sono prioritarie, ma non tutte sono critiche.

La loro priorità dipende dal loro valore. Le attività critiche sono urgenti e di alto valore. Le attività ad alta priorità non sono urgenti, ma apportano un valore elevato all'azienda. Le attività a media priorità sono urgenti ma di basso valore. Infine, le attività a bassa priorità sono non urgenti e di basso valore.

Ecco alcuni esempi di attività ad alto valore per qualsiasi azienda:

• Da fare per i progetti dei client (piuttosto che per i progetti interni)
• Risolvere l'accesso alla piattaforma di videoconferenza aziendale di un'azienda che opera solo da remoto (prima di cercare un'alternativa di qualità superiore)
• Rispondere ai ticket di supporto dei client (invece di riprogettare il vostro sito web)
• Descrivere i requisiti del nuovo prodotto che il vostro team costruirà (invece di un'attività da cui il team non dipende)

È semplice visualizzare le dipendenze delle attività nella vista Elenco di ClickUp e sapere rapidamente quali sono le attività che richiedono la massima attenzione

Create relazioni tra le vostre attività e il vostro team in ClickUp per navigare attraverso ogni attività e controllarne lo stato con facilità. Inoltre, è possibile utilizzare ClickUp per impostare le dipendenze delle attività e stabilire l'ordine di esecuzione.

Classificare le attività importanti in base al lavoro richiesto

Se volete impostare la vostra giornata all'insegna della produttività, basatevi sulla stima del lavoro richiesto. Ciò significa che dovete completare per prima l'attività più impegnativa prima di fare qualsiasi altra cosa ogni giorno.

I lavori più richiesti sono spesso le attività più complesse della giornata o quelle fortemente associate con le attività di un'azienda oKR dell'azienda . Affrontarli come prima cosa ogni giorno riduce drasticamente il livello di stress, creando slancio e aumentando la motivazione.

L'elenco a discesa dei punti di scrum in ClickUp semplifica ai team il monitoraggio della complessità del lavoro completato

Con l'aiuto di ClickUp, è facile aggiungere campi personalizzati con un valore "Numero" per valutare e determinare il lavoro stimato per ogni attività su base numerica (ad esempio, 1-5, con 5 come più difficile). Questo processo è utilizzato in scrum project management ma può funzionare in modo simile anche per il vostro team!

Definire le priorità della giornata

Probabilmente pianificate attività importanti per lunghi periodi, come settimane o addirittura anni. Ma questo metodo vi aiuta ad affrontare il piano delle attività della settimana giorno per giorno:

1. Prima di concludere la giornata, selezionate le attività più importanti da fare il giorno dopo (al massimo sei)
2. Date la priorità alle attività in base alla loro importanza
3. Il giorno dopo, concentratevi sulla prima attività dell'elenco e non passate all'attività successiva prima di averla completata, e così via
4. Alla fine della giornata, spostate il lavoro incompiuto nell'elenco del giorno successivo, che si tratti di un'attività o di più attività, e ripetete l'intero processo

3. Continuare a modificare le priorità

Se volete imparare a gestire le priorità delle attività, dovete essere in grado di adattarvi. Perché non si sa mai quando arriva un ordine di modifica o un problema inaspettato con il team, l'azienda o il prodotto.

Ma potete prepararvi ad affrontare eventi imprevedibili che spostano le priorità delle attività. Sviluppate l'abitudine di rivedere le priorità delle attività e impostate un sistema per non dimenticare di farlo spesso.

Trascinare e rilasciare le attività su una vista Tabella ClickUp per una semplice organizzazione

Rivedere le priorità delle attività ogni giorno all'inizio o alla fine della giornata. Ma se preferite, Da fare il venerdì pomeriggio per la settimana successiva e rivedere le priorità alla fine di ogni giorno.

EVITARE LE CONTINUE PERDITE DI TEMPO La capacità di gestire il tempo è una chiave importante per stabilire le priorità delle attività. Abbandonate un'attività che improvvisamente ha smesso di essere una priorità, anche se avete voglia di finirla e ci avete già dedicato molto tempo e lavoro richiesto. Sarebbe una perdita di tempo e potrebbe compromettere una scadenza continuare a fare un'attività che non è prioritaria, soprattutto quando un'altra attività è diventata prioritaria.

4. Stimare realisticamente il lavoro richiesto per completare un'attività

Le stime del lavoro richiesto sono supportate da una serie di tempi di completamento delle attività? Se non è così, dovete iniziare a monitorare del tempo, perché vi servirà anche se non avete assegnato una priorità alle attività in base al lavoro richiesto.

Monitoraggio del tempo di completamento delle attività con ClickUp software per il monitoraggio del tempo dei progetti . In seguito, perfezionate le stime del lavoro richiesto sulla base di questi dati.

Con il monitoraggio del tempo in ClickUp è possibile registrare il tempo man mano che si procede o inserirlo manualmente

È necessario allocare le risorse in base a diversi criteri e, molto probabilmente, uno di questi è il tempo dedicato alle attività.

L'ultima cosa da fare è fare stime irrealistiche del lavoro richiesto e della durata stimata per il vostro team. Finirete per di precipitarsi verso l'esecuzione del progetto che porterà ad errori.

5. Riconoscere i propri limiti di produttività e tenere presente l'equilibrio tra lavoro e vita privata

Non c'è molto da fare in un giorno o in un certo stato d'animo. Una giornata lavorativa tipica è di solito di otto ore. E tutti noi sperimentiamo blocchi creativi di tanto in tanto. Inoltre, la maggior parte di noi non riesce a ottenere prestazioni elevate quando si sente stressata.

A volte è più produttivo rimandare un'attività al giorno successivo o semplicemente abbandonarlo. Ma, ovviamente, questo è possibile solo se non si tratta di un'attività critica o importante e urgente che non si può delegare o riassegnare.

Utilizzate il Registro dei rischi di ClickUp per vedere quali attività o attività secondarie sono a rischio di ritardo o incompletezza

L'uso del Registro dei rischi può aiutare seriamente a capire l'impatto e la probabilità che le attività dei team (o le vostre attività personali) siano incomplete. La comprensione dei rischi potenziali può aiutare a capire meglio la produttività complessiva del team.

**Suggerimento per le domande di colloquio Una domanda comune nei colloqui è: Da fare per stabilire le priorità del proprio lavoro? Fate sempre centro a questa domanda dimostrando al responsabile delle assunzioni la vostra capacità di pensare in modo critico e strategico. Spiegate come valutate l'importanza e l'urgenza di ogni attività e come date priorità al carico di lavoro in base a questi fattori. Dimostrate le vostre capacità organizzative e l'abilità di gestire più priorità contemporaneamente senza farsi sopraffare.

6. Programmate tutte le attività e i lavori da svolgere

La pianificazione delle attività deve essere un elemento della vostra agenda lista di controllo per il project management . Inizia con la definizione di una data di inizio e di una data di fine per ogni attività del vostro elenco di attività prioritarie. È adatto a diversi scopi, dall'aggiunta delle attività al calendario alla gestione dei carichi di lavoro.

Se avete già aggiunto una data di scadenza a ogni attività, nessun problema! In realtà vi servono come riferimento per definire le date di inizio e fine.

Potreste voler finire un'attività prima della data di scadenza per tener conto di ritardi imprevisti. Ma consideriamo che l'obiettivo è quello di terminare le attività almeno entro la data di scadenza.

Ora, completare ogni attività entro la data di scadenza dipende dalla vostra capacità. E dipende anche dalla presenza di priorità concorrenti. Ma si possono trarre conclusioni solide sulla propria capacità e sulle proprie priorità solo dopo aver programmato le attività nel calendario.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image5.gif ClickUp Portfolio Dashboard Widget /$$$img/

Ottenete una panoramica di alto livello sullo stato di avanzamento delle iniziative allineate con il widget Portfolio di ClickUp

Grazie alla distribuzione delle attività nell'arco della giornata, è possibile monitorare lo stato di avanzamento rispetto alle scadenze. Per stato di avanzamento si intende la durata (numero o percentuale di giorni) che manca alla data di fine. Tuttavia, se registrate il lavoro in ciascuna delle vostre attività, potete anche monitorare lo stato rispetto al lavoro richiesto (stimato in ore-persona).

La visualizzazione del calendario è molto efficace per capire se è possibile svolgere altre attività. E se avete già raggiunto il vostro carico di lavoro massimo, avrete bisogno di un aiuto extra (ci sono solo tante ore in un giorno).

Per gestire le attività e stabilire le priorità in modo efficace, programmate tutto, compresi i vostri impegni attività personali e attività di progetti interni ed esterni.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/02/image4-3-e1644959553412.png Visualizzazione del calendario in ClickUp /$$$img/

Organizzate i progetti, pianificate le sequenze temporali e visualizzate il lavoro del vostro team su un calendario flessibile che mantiene tutti sulla stessa pagina

Se scegliete ClickUp, potrete programmare riunioni settimanali (e promemoria giornalieri) con attività ricorrenti. Ma è possibile fare un ulteriore passaggio utilizzando La visualizzazione del Calendario di ClickUp per pianificare le attività giornaliere (o settimanali o mensili). E se preferite una Sequenza o una tabella (o foglio di calcolo), ClickUp ha anche quelle.

Infine, ClickUp contiene una vista Carico di lavoro che permette di bilanciare il carico di lavoro in modo perfetto. Individuate i giorni in cui siete già, quasi o lontani dall'essere sovraccarichi. Quindi, agite di conseguenza: Programmate più attività nel secondo caso e spostatele nel primo.

7. Bloccate il vostro tempo per terminare più lavoro

Programmate blocchi di tempo per Da fare senza interruzioni. In questo modo si evita il multitasking, che è il polo opposto delle strategie di prioritizzazione delle attività.

Eseguite un'attività del progetto in ognuno di questi blocchi di tempo o anche un'attività che non appartiene a nessun progetto. Potete anche lavorare su più attività durante un singolo blocco di tempo, ma devono essere attività piccole e non correlate.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/Daily-Schedule-Blocking-Template-by-ClickUp.png Tenete facilmente traccia del vostro tempo e dei vostri impegni con il modello di monitoraggio del tempo di ClickUp https://app.clickup.com/signup?modello=t-182148352&\_gl=1\*16p34w7\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Scarica questo modello /$$$cta/

Segnale di blocchi di tempo in il vostro calendario in condivisione come "tempo di concentrazione" e disattivare le notifiche durante questo periodo. È un modo per evitare che i vostri colleghi e il vostro manager vi disturbino mentre siete concentrati a completare le vostre attività, soprattutto quelle ad alta priorità.

Se scegliete ClickUp per gestire le vostre attività, prendete in considerazione la possibilità di utilizzare il nostro modelli per il blocco del tempo .

8. Comunicare con il proprio team secondo le necessità

Saper dare priorità alle attività è una delle pietre miliari per lavorare efficacemente all'interno di un team. Altrimenti, come si potrebbe fare il giro del team quando sta aspettando che il vostro lavoro inizi o finisca il suo?

E come si sentirebbero se li faceste aspettare all'infinito per completare le vostre attività? Dovete avvisare i vostri compagni di squadra ogni volta che subite un ritardo nello stato delle vostre attività. E dire loro quando si pensa di completare le attività.

Dovete anche informare il vostro manager di qualsiasi blocco che incontrate nello svolgimento delle vostre attività. È loro compito aiutarvi a superarli.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli al team /$$$img/

Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli per trasformare istantaneamente i pensieri in elementi d'azione

ClickUp è eccellente per la condivisione degli aggiornamenti e il follow-up tramite commenti su attività specifiche. I commenti possono includere registrazioni di schermate da catturare all'interno dello strumento. Oppure si possono assegnare commenti ai compagni di squadra per far sapere loro che si sta aspettando che portino a termine un'attività.

3 Modelli di definizione delle priorità di lavoro per risparmiare tempo

I seguenti modelli di ClickUp sfrutteranno la teoria alla base dei metodi di prioritizzazione appena appresi:

1. Modello ClickUp 'Da fare'

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/12/ClickUp-Gettiing-Things-Done-Template.png Il modello Getting Things Done (GTD), basato sul sistema GTD di David Allen, aiuta a organizzare le attività e i progetti registrandoli e suddividendoli in elementi di lavoro che possono essere utilizzati https://app.clickup.com/signup?modello=t-102451791&\_gl=1\*190oiyg\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZk2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Scarica questo modello /$$$cta/

Il Modello ClickUp per Da fare terminato è un modello completo per definire le priorità e monitorare le attività in un unico posto. È altamente personalizzabile con campi personalizzati e consente anche di collaborare ai documenti con gli altri membri del team.

Vedi questi_

**Applicazioni GTD_

_e_non_non_non_non_non_non_non_non ***Modelli di GTD* !

È possibile utilizzare questa attività modello di prioritizzazione per:

• Dividere le attività in categorie o contesti, secondo il modello, che si possono costruire a partire da campi personalizzati
• Mantenere la disciplina e stabilire le priorità delle attività per contesto, data di scadenza, durata stimata e livello di lavoro richiesto
• Programmare le attività in una visualizzazione calendario
• Organizzate le attività in una lavagna Kanban personalizzabile per priorità

2. Modello di matrice di lavoro richiesto da ClickUp Impact

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/1cd8fb8b-1000.png L'uso di una matrice dell'impatto consente di creare una rappresentazione visiva del lavoro richiesto per ogni funzionalità/funzione, in modo da stabilire meglio le priorità delle attività e delle risorse https://app.clickup.com/signup?modello=kkmvq-6292420&\_gl=1\*16zo2cq\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZk2psUDdjQlxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Scarica questo modello /$$$cta/

Se avete poco tempo per valutare a fondo la priorità delle vostre attività, questo modello è perfetto! Il Modello di matrice dei lavori richiesti di ClickUp Impact aiuta a stabilire le priorità delle attività in base alla quantità di lavoro richiesto per completarle.

Per chi ha bisogno di valutare rapidamente l'impatto o il costo di un progetto, questo modello aiuta a determinare ciò che deve avere priorità. Allineate il vostro team per capire cosa è più importante per l'esito positivo del vostro gruppo con questo modello visivo.

3. Modello di matrice di priorità ClickUp

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/12/ClickUp-Prioritization-Matrix-Template.png Aumenta l'efficienza del team e gestisci le tue risorse per determinare meglio le idee, i concetti e le attività che necessitano di maggiore attenzione https://app.clickup.com/signup?modello=t-200542037&\_gl=1\*9i60xu\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MDY0OTk0OTMuQ2p3S0NBaUFrOWl0QmhBU0Vpd0ExbXlfNjc0SmRkUE9JbWpsSWdGbmFIS1RYQ0FacGZkc2psUDdjQlhxLUtFRVAxLVpyV3c4WXRGX3NSb0NUcElRQXZEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Scarica questo modello /$$$cta/

Abbiamo progettato Il modello di matrice di priorità di ClickUp per assegnare le priorità al vostro elenco di attività in base a due criteri a scelta. Per istanza, classificate le attività in base al livello di importanza e di raggiungibilità, da basso ad alto. Le attività ad alta priorità saranno quelle con un alto livello di importanza e di raggiungibilità.

Inoltre, affidatevi ai colori per categorizzare le attività. Ad esempio, date un colore diverso alle attività dei vari progetti. Questo è un modo per dare priorità a tutte le attività di più progetti in un unico posto.

Iniziare a dare priorità alle attività per ottimizzare il flusso di lavoro

Questo è il nostro consiglio: Seguite il priorità delle attività passaggi e metodi di questa guida. Passate quindi al passaggio successivo e provate ClickUp, il nostro metodo di software per l'automazione delle attività soluzione. Iscriviti a ClickUp oggi stesso ! Perché saper dare priorità alle attività è essenziale per ridurre lo stress e smettere di lavorare sotto pressione. Ma solo quando automazioni delle attività da fare: vedere il valore di un elenco di attività con priorità e Attività di ClickUp !