Dare la massima priorità al lavoro significa che ogni persona del team dedica il proprio tempo e le proprie energie a progetti ad alto rendimento.
La tentazione è quella di buttarsi sulle attività e completare il più possibile. Ma più si valutano i progetti dal punto di vista del valore dell'azienda, più si prendono decisioni migliori per costruire una cultura del lavoro ispirata
E nel mondo frenetico del project management, un lavoro ispirato porta a una soluzione creativa dei problemi e a risultati positivi. Entro il 2027, i datori di lavoro faranno fatica a trovare 87.7 milioni di dipendenti specializzati in ruoli di project management! 🌐
Nello spirito di trasparenza totale del progetto da fare, stabilire le priorità dei progetti è più facile a dirsi che a farsi. I project leader, e soprattutto i team senza project manager, non hanno blocchi di tempo ininterrotti nella loro agenda per esaminare le nuove richieste di progetto rispetto ai lavori in corso.
Quindi, come possiamo concentrare il tempo e l'energia del nostro team sulle attività giuste?
**Esamineremo i migliori consigli, come il raggruppamento di progetti simili per massimizzare il tempo, la gestione di conversazioni difficili con le parti interessate chiave e il riequilibrio del processo di delega
Utilizzate questa guida come fonte di ispirazione per risorse e modelli. O come spunto di conversazione con il vostro team per fare passi strategici nel processo di prioritizzazione dei progetti!
Che cos'è la prioritizzazione dei progetti?
La prioritizzazione dei progetti è il processo di selezione dei progetti più importanti su cui un'organizzazione deve concentrarsi, date le risorse e il tempo disponibili. Questo processo prevede la valutazione di ogni progetto potenziale in base a criteri quali la riunione degli obiettivi organizzativi, i benefici attesi, i costi e i rischi.
Dopo ogni piano del progetto i responsabili delle decisioni classificano i progetti in ordine di priorità e li confrontano con le risorse disponibili. Questo confronto aiuta a evidenziare i potenziali compromessi tra i progetti e a dare la priorità alle attività che hanno maggiori probabilità di realizzare la visione strategica dell'azienda. Inoltre, filtra le attività irrilevanti per proteggere la larghezza di banda del team. 👥
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Priorità progetti e attività utilizzando i quattro livelli di priorità in ClickUp
I sistemi di classificazione dei progetti forniscono una struttura prevedibile per analizzare e confrontare la priorità, l'importanza e l'impatto potenziale di ciascun progetto. In questo modo si garantisce che le risorse siano indirizzate a completare le attività che presentano i maggiori vantaggi per l'azienda.
La classificazione dei progetti aiuta inoltre i team a stabilire obiettivi realistici per ciascuno di essi, a monitorare lo stato di avanzamento di ogni progetto e a garantire che ogni membro del team stia lavorando a qualcosa di importante.
Perché la definizione delle priorità dei progetti è importante?
Avere un piano e stabilire delle priorità è essenziale per l'esito positivo dell'azienda. Quando definiamo le priorità dei nostri progetti, possiamo concentrarci sulle attività più importanti e assicurarci che nulla vada perso.
Inoltre, ci aiuta a rimanere organizzati ed efficienti! Evitiamo la procrastinazione, le distrazioni e il multitasking, consentendoci di lavorare in modo più intelligente e di ottenere di più da fare in meno tempo.
Dare priorità ai progetti può essere difficile. Ma con un lavoro richiesto e un piano strategico, possiamo assicurarci che i nostri progetti siano completati in tempo e con ottimi risultati. 📈
Per saperne di più come gestire più progetti !
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5 suggerimenti praticabili per la definizione delle priorità dei progetti
Utilizzo di strategie per dare priorità ai progetti è una parte importante del project management e può aiutarci a essere più produttivi in diversi modi, sia a livello individuale che di team. Dare priorità alle attività in base all'importanza, all'urgenza e all'impatto aiuterà tutte le persone coinvolte a concentrarsi prima sulle attività più critiche. ⚡️
Inoltre, i team possono usare la prioritizzazione per identificare i potenziali colli di bottiglia e pianificare in anticipo la loro soluzione . Questo aiuterà i team a pianificare in modo appropriato e a evitare le corse dell'ultimo minuto e il caos.
Ecco cinque suggerimenti per stabilire le priorità dei progetti e ottenere il massimo valore da la Sequenza del progetto !
Suggerimento #1: Usare una matrice di priorità
Una matrice di priorità matrice è un grafico o un diagramma utilizzato per ordinare le attività o confrontare i fattori per stabilire le priorità. In genere è composta da due assi: un asse y verticale e un asse x orizzontale.
L'asse y rappresenta tipicamente i fattori o le attività che devono essere classificate come prioritarie, mentre l'asse x rappresenta tipicamente una scala di importanza o di urgenza .
Ad esempio, l'asse y potrebbe elencare attività come Aggiornamento della pagina di accesso, Riforma del logo, e Creare modelli sociali del marchio, mentre l'asse delle ascisse potrebbe rappresentare una scala da 1 (bassa priorità) a 5 (alta priorità).
Se non avete mai usato un sistema di prioritizzazione dei progetti, provate a Il modello di matrice di priorità di ClickUp ! Questo modello di lavagna online vi guiderà attraverso idee di design e funzioni per tracciare i vostri prossimi progetti. 🎨
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/02/image1-3-1400x651.png Il modello di matrice di priorità di ClickUp aiuta il team nella gestione del project management e del portfolio /$$$img/
Organizzare i progetti a priorità più alta su una lavagna online ClickUp
Scopri di più_ modelli di matrici di ClickUp e PowerPoint !
Suggerimento #2: filtrate tutte le richieste di progetto in uno strumento di project management
Riuscite a contare il numero di strumenti nel vostro stack tecnologico?
Domanda di follow-up: tutti questi strumenti sono delle porte per sommergere il vostro team di richieste?
A parte le distrazioni, l'utilizzo di più canali per gli aggiornamenti sul progetto è il modo più rapido per causare duplicazioni di lavoro. 🔂
Con ClickUp Modulo, si creano guardrail digitali per proteggere il team dal coinvolgimento troppo precoce nella "fase di scoperta" di un progetto. La fase di scoperta è quella in cui il richiedente non ha fornito una strategia, un obiettivo e un risultato solidi per iniziare il lavoro.
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strumenti di prioritizzazione
Filtrare le richieste di progetto al project manager utilizzando un Modulo ClickUp
Utilizzate questi prompt per progettare un modulo che soddisfi le esigenze specifiche del vostro team per valutare un progetto:
- Ci sono immagini esistenti (foto, infografiche, loghi, ecc.) che devono essere utilizzate nel progetto?
- Ci sono contenuti esistenti (scritti, reportistica, sondaggi, risultati di studi, ecc.) che devono essere utilizzati nel progetto?
- Come verrà misurato l'esito positivo? Elencate gli OKR e i KPI aziendali pertinenti.
- Da fare un elenco di messaggi o punti chiave da includere nel progetto?
- Ci sono vincoli o considerazioni tecniche da tenere presenti?
- Ci sono linee guida di branding o estetiche da tenere in considerazione?
- Ci sono regolamenti legali o standard di conformità da rispettare?
- Ci sono contenuti o immagini da escludere dal progetto?
- Quali sono gli obiettivi strategici di questo progetto?
- Qual è la Sequenza e il budget del progetto?
- Chi è il pubblico a cui è destinato il progetto?
- Chi sono gli stakeholder del progetto?
- Da fare quando viene consegnato il progetto?
- Si tratta di un progetto nuovo o aggiornato?
CONSIGLIO PRO Date al vostro team la possibilità di reindirizzare le richieste ad hoc a una Modulo ClickUp . Chiunque abbia un link al Modulo può inviare risposte che vengono automaticamente inviate all'area di lavoro del team per una corretta revisione!
Suggerimento #3: Raggruppare progetti simili in un unico Sprint
Il raggruppamento di progetti simili è un modo efficace per aumentare l'efficienza del processo . L'idea è quella di creare dei cluster di progetto in cui le attività e le idee possano essere facilmente condivise tra i membri del team, così come le risorse e le competenze. 🧑💻
Priorità ai progetti in una visualizzazione ClickUp Bacheca drag-and-drop
Uno Sprint è uno degli eventi Agile utilizzati per definire un periodo di tempo durante il quale è necessario completare una serie specifica di lavori.
La durata degli sprint è tradizionalmente di due settimane per i team di sviluppo software, ma può essere di qualsiasi durata, a seconda delle esigenze del team e del progetto. Durante uno Sprint, i team suddividono le singole attività e le assegnano a persone specifiche che le completano. Alla fine dello Sprint, i team rivedono il loro stato e passano allo Sprint successivo.
**Un altro vantaggio è quello di affrontare i progetti che fanno funzionare l'azienda per massimizzare il tempo!
Suggerimento #4: dire di no a progetti esterni all'azienda
Organizzare le richieste di progetto in base al valore aziendale significa assegnare loro una priorità in base al potenziale di sviluppo del progetto ROI (Ritorno sull'investimento) del progetto e del suo effetto sulle operazioni dell'azienda.
Il valore aziendale viene determinato analizzando i costi e i benefici del progetto in termini di tempo, risorse e profitti. Un progetto con un elevato ritorno atteso sarà posizionato più in alto nell'elenco. Ad esempio, la risoluzione di gravi problemi di produttività o la risposta ai reclami dei clienti.
Confrontare una richiesta di progetto con il portfolio progetti dell'azienda per determinarne la priorità
Tenendo conto di fattori quali la soddisfazione dei clienti, l'impatto a breve e a lungo termine e i vantaggi competitivi, le aziende possono decidere quali progetti sono più utili per gli obiettivi aziendali.
Suggerimento #5: delegare il lavoro giusto alle persone giuste
A volte assegniamo inconsciamente tutte le attività a uno specifico sviluppatore, designer o coordinatore perché è dannatamente bravo. La qualità del loro lavoro e l'attitudine al "Da fare" li rendono una calamita per le attività da svolgere in parallelo.
Ma per noi è fondamentale dare priorità ai progetti, e questo significa anche pianificare tenendo conto delle capacità di carico di lavoro e della crescita del nostro team. 🌱
Assegnare progetti e attività future utilizzando la vista Carico di lavoro di ClickUp
Il designer, lo sviluppatore o il coordinatore potrebbero non essere la persona più adatta a svolgere l'attività. È probabile che possa dedicare il suo tempo e le sue energie ad altri progetti per accrescere la sua forza creativa, evitare il burnout e acquisire maggiore esperienza nel completare lavori di alto livello.
Quindi, quando delegate le attività, sfruttate i talenti di tutti i membri del team per creare un senso di titolarità e di team building. Il risultato sarà un processo migliore di gestione dei carichi di lavoro!
Fare della produttività la priorità principale con ClickUp
Provate ClickUp e sperimentate i cambiamenti positivi che può apportare alla produttività del vostro team. La nostra piattaforma vi offre gli strumenti per strutturare il vostro processo ideale di definizione delle priorità dei progetti. In pochi clic, potete partire dal quadro generale e approfondire i dettagli di ogni attività. Creare un account gratuito di ClickUp oggi stesso e mantenete l'energia necessaria per affrontare il lavoro che vi aspetta. Se avete bisogno di supporto, contattateci tramite il sito web Centro assistenza o prendete uno qualsiasi dei nostri webinar on-demand .
Buon piano! 💜