Dare la priorità al lavoro nel modo migliore significa che ogni membro del tuo team dedica il proprio tempo e le proprie energie a progetti altamente performanti.
È forte la tentazione di buttarsi a capofitto nelle attività e completare il più possibile. Ma più valuti i progetti dal punto di vista del valore aziendale, migliori saranno le decisioni che prenderai per costruire una cultura del lavoro stimolante.
Nel frenetico mondo della project management, un lavoro stimolante porta a soluzioni creative e risultati di esito positivo. Entro il 2027, i datori di lavoro avranno difficoltà a trovare 87,7 milioni di dipendenti specializzati in ruoli di project management! 🌐
Nello spirito della totale trasparenza dei progetti, dare priorità ai progetti è più facile a dirsi che a farsi. I responsabili di progetto, e in particolare i team senza project manager, non hanno a disposizione blocchi di tempo ininterrotti nella loro agenda per esaminare le nuove richieste di progetto rispetto al lavoro in corso (WIP).
Come possiamo concentrare il tempo e le energie del nostro team sulle attività giuste?
Vedremo i migliori consigli, come raggruppare progetti simili per ottimizzare il tempo, gestire conversazioni difficili con gli stakeholder chiave e riequilibrare il processo di delega.
Usa questa guida come fonte di ispirazione per risorse e modelli. Oppure come spunto di conversazione con il tuo team per compiere mosse strategiche nel processo di definizione delle priorità dei progetti!
Che cos'è la definizione delle priorità del progetto?
La definizione delle priorità dei progetti è il processo di selezione dei progetti più importanti su cui un'organizzazione deve concentrarsi, tenendo conto delle risorse e del tempo disponibili. Questo processo comporta la valutazione di ogni potenziale progetto sulla base di criteri quali il raggiungimento degli obiettivi organizzativi, i benefici attesi, i costi e i rischi.
Dopo aver valutato ogni piano di progetto, i responsabili delle decisioni classificano i progetti in ordine di priorità e li confrontano con le risorse disponibili. Questo confronto aiuta a evidenziare eventuali compromessi tra i progetti e contribuisce a dare priorità alle attività che hanno maggiori possibilità di realizzare la visione strategica dell'azienda. Inoltre, filtra le attività irrilevanti per proteggere la larghezza di banda del tuo team. 👥
Scopri altri consigli sulla gestione del tempo!
I sistemi di classificazione dei progetti forniscono una struttura prevedibile per analizzare e confrontare la priorità, l'importanza e il potenziale impatto di ciascun progetto. Ciò garantisce che le risorse siano indirizzate verso il completamento delle attività che apportano i maggiori benefici per l'azienda.
Classificare i progetti aiuta anche i team a fissare obiettivi realistici per ciascuno di essi, a effettuare il monitoraggio dello stato di avanzamento e a garantire che ogni membro del team stia lavorando su qualcosa di importante.
Perché la definizione delle priorità è importante nel project management?
Avere un piano e stabilire le priorità è essenziale per il successo complessivo dell'azienda. Quando diamo priorità ai nostri progetti, possiamo concentrarci prima sulle attività più importanti e assicurarci che nulla sfugga al nostro controllo.
Ci aiutano anche a rimanere organizzati ed efficienti! Evitiamo procrastinazioni, distrazioni e multitasking, consentendoci di lavorare in modo più intelligente e terminare più lavori in meno tempo.
Dare priorità ai progetti può essere complicato. Ma con il lavoro richiesto e una pianificazione strategica, possiamo assicurarci che i nostri progetti vengano completati in tempo e con ottimi risultati. 📈
Ulteriori informazioni su come gestire più progetti !
Dai un'occhiata agli esempi e ai modelli di project management !
Come stabilire strategicamente le priorità dei progetti in 5 passaggi
L'utilizzo di strategie per dare priorità ai progetti è una parte importante del project management e può aiutarci a essere più produttivi in vari modi, sia a livello individuale che di team. Dare priorità alle attività in base all'importanza, all'urgenza e all'impatto aiuterà tutte le persone coinvolte a concentrarsi prima sulle attività più critiche. ⚡️
Inoltre, i team possono utilizzare la definizione delle priorità per identificare potenziali colli di bottiglia e pianificare in anticipo come affrontarli. Questo metterà in luce quali situazioni e flussi di lavoro stanno riducendo la produttività. Ciò aiuterà i team a pianificare in modo appropriato ed evitare corse dell'ultimo minuto e caos.
Ecco cinque consigli per dare priorità ai progetti e ottenere il massimo del valore dalla Sequenza del progetto!
1. Utilizza una matrice di prioritizzazione
Una matrice di prioritizzazione è un grafico o un diagramma utilizzato per aiutare a stabilire l’ordine delle attività o a confrontare i fattori al fine di stabilirne le priorità. In genere è composta da due assi: un asse y verticale e un asse x orizzontale.
L'asse y rappresenta in genere i fattori o le attività che devono essere prioritari, mentre l'asse x rappresenta in genere una scala di importanza o urgenza.
Ad esempio, l'asse y potrebbe elencare attività quali Aggiornare la pagina di accesso, Aggiornare il logo e Creare modelli social per il marchio, mentre l'asse x potrebbe rappresentare una scala da 1 (priorità bassa) a 5 (priorità alta).
Se non hai mai utilizzato un sistema di definizione delle priorità dei progetti, prova il modello di matrice di definizione delle priorità di ClickUp! Questo modello di lavagna online ti guiderà attraverso idee di progettazione e funzionalità per pianificare i tuoi prossimi progetti. 🎨
Scopri altri modelli di matrice di ClickUp e PowerPoint !
2. Filtra tutte le richieste di progetto in uno strumento di project management
Riesci a contare il numero di strumenti nel tuo stack tecnologico?
Domanda di follow-up: Tutti questi strumenti rischiano di sovraccaricare il tuo team di richieste?
Distrazioni a parte, utilizzare più canali per acquisire gli aggiornamenti dei progetti è il modo più rapido per causare duplicazioni del lavoro. 🔂
Con ClickUp Forms, stai creando delle barriere digitali per proteggere il tuo team dal coinvolgimento troppo precoce nella "fase di scoperta" di un progetto. La fase di scoperta è quella in cui il richiedente non ha ancora fornito una strategia, un obiettivo e un risultato concreti per iniziare il lavoro.
Bonus: Strumenti di definizione delle priorità
Utilizza questi suggerimenti per progettare un modulo che soddisfi le esigenze specifiche del tuo team per valutare un progetto:
- Esistono immagini (foto, infografiche, loghi, ecc.) che devono essere utilizzate nel progetto?
- Esistono contenuti (articoli, relazioni, sondaggi, risultati di studi, ecc.) che devono essere utilizzati nel progetto?
- Come verrà misurato l'esito positivo? Elenca tutti gli OKR e i KPI aziendali rilevanti.
- Hai un elenco di messaggi o punti chiave da includere nel progetto?
- Ci sono vincoli tecnici o considerazioni particolari da tenere presenti?
- Ci sono linee guida relative al marchio o all'estetica che dovrebbero essere prese in considerazione?
- Esistono normative legali o standard di conformità da rispettare?
- Ci sono contenuti o immagini da escludere dal progetto?
- Quali sono gli obiettivi strategici di questo progetto?
- Qual è la sequenza e il budget del progetto?
- A chi è rivolto questo progetto?
- Chi sono gli stakeholder del progetto?
- Quando deve essere consegnato?
- Si tratta di un progetto nuovo o aggiornato?
SUGGERIMENTO PROFESSIONALEConsenti al tuo team di reindirizzare le richieste ad hoc a un modulo ClickUp. Chiunque disponga di un link al modulo può inviare risposte che vengono automaticamente indirizzate all'area di lavoro di ClickUp del tuo team per la revisione appropriata!
3. Raggruppa i progetti simili in un unico Sprint
Raggruppare progetti simili è un modo efficace per aumentare l'efficienza dei processi. L'idea è quella di creare cluster di progetti in cui attività e idee possano essere facilmente condivise tra i membri del team, così come risorse e competenze. 🧑💻
Uno Sprint è uno degli eventi Agile utilizzati per definire un periodo di tempo durante il quale deve essere completato un determinato set di lavoro.
La durata degli sprint è tradizionalmente di due settimane per i team di sviluppo software, ma può essere qualsiasi periodo di tempo prestabilito, a seconda delle esigenze del team e del progetto. Durante uno sprint, i team suddividono le singole attività e le assegnano a persone specifiche che le completeranno. Al termine dello sprint, i team esamineranno lo stato delle attività compiute e passeranno allo sprint successivo.
Un altro vantaggio è quello di affrontare i progetti più facili, quelli che mantengono l'azienda in funzione, per massimizzare il tempo!
4. Di' no ai progetti al di fuori della tua azienda
Organizzare le richieste di progetto in base al valore aziendale significa stabilirne le priorità in base al potenziale ROI (ritorno sull'investimento) del progetto e al suo effetto sulle operazioni aziendali.
Il valore aziendale viene determinato analizzando i costi e i benefici del progetto in termini di tempo, risorse e profitti. Un progetto con un rendimento previsto elevato verrà posizionato più in alto nell'elenco. Ad esempio, risolvere problemi di produzione importanti o rispondere ai reclami dei clienti.
Tenendo conto di fattori quali la soddisfazione dei clienti, gli impatti a breve e lungo termine e i vantaggi competitivi, le aziende possono decidere quali progetti sono più importanti per gli obiettivi aziendali.
5. Delega il lavoro giusto alle persone giuste
A volte, inconsciamente, assegniamo tutte le attività a uno specifico sviluppatore, designer o coordinatore perché sono semplicemente bravissimi. La qualità del loro lavoro e il loro atteggiamento positivo li rendono una calamita per portare a termine attività uno dopo l'altro.
Ma il nostro obiettivo è dare priorità ai progetti, e questo significa anche pianificare tenendo conto delle capacità di carico di lavoro e della crescita del nostro team. 🌱
Quel designer, sviluppatore o coordinatore potrebbe non essere la persona più adatta per l’attività. È probabile che potrebbero dedicare il loro tempo e le loro energie ad altri progetti per sviluppare la loro creatività, prevenire il burnout e acquisire maggiore esperienza completando lavori di alto livello.
Quando deleghi le attività, sfrutta i talenti di tutti i membri del tuo team per creare un senso di titolarità e rafforzare lo spirito di squadra. In questo modo, otterrai un processo migliore per gestire i carichi di lavoro!
Rendi la produttività la priorità assoluta con ClickUp
Prova ClickUp e scopri i cambiamenti positivi che può apportare alla produttività del tuo team. La nostra piattaforma ti offre gli strumenti per strutturare il tuo processo ideale di definizione delle priorità dei progetti. Con pochi clic, puoi iniziare con una visione d'insieme e poi ingrandire i dettagli di qualsiasi attività.
Crea oggi stesso un account ClickUp gratis e mantieni alta la motivazione per il lavoro che ti aspetta. Se hai bisogno di supporto, contattaci tramite il Centro assistenza o partecipa a uno dei nostri webinar on demand.
Buona pianificazione! 💜