Non c’è dubbio… gestire i tempi dei progetti è difficile, il che significa che la maggior parte dei team finisce per sprecare ore su progetti irrilevanti.
Tuttavia, il vero problema non è una cattiva esecuzione. È dire di sì a tutto senza un sistema chiaro per decidere cosa meriti effettivamente l’attenzione del tuo team.
Quando le richieste di progetto arrivano da ogni parte e nessuno ne valuta il valore, si finisce per sprecare energie nel lavoro che non porta a nulla.
Una definizione intelligente delle priorità dei progetti cambia le cose. Ecco come creare un sistema che tuteli il tempo e le energie del tuo team.
Punti chiave
- Stabilisci le priorità dei progetti in modo strategico per aumentare la produttività e il valore aziendale.
- Utilizza i modelli di matrice di priorità per classificare le attività in base all'urgenza.
- Raggruppa i progetti simili in cicli di sprint efficienti per ottenere risultati.
- Delega le attività in modo strategico per bilanciare i carichi di lavoro ed evitare il burnout.
Che cos’è la definizione delle priorità dei progetti?
Stabilire le priorità dei progetti significa decidere quali attività sono più importanti quando il tempo e le risorse sono limitati. I team valutano i progetti in base agli obiettivi strategici, ai benefici attesi, ai costi e ai rischi, quindi li classificano per capire a cosa dedicare l'attenzione per prima cosa.
Il punto di forza di questo concetto è che la classificazione costringe a fare scelte difficili. Confrontare i progetti fianco a fianco mette in luce conflitti e compromessi che prima non erano evidenti.
Alcuni progetti ottengono il via libera, altri vengono accantonati perché non sono in linea con gli obiettivi effettivi dell’azienda.
Un solido sistema di classificazione elimina le incertezze, fornendo ai team chiarezza su ciò a cui stanno lavorando, sul perché è importante e su come misurare lo stato dei progressi.
Invece di sparpagliare le risorse su ogni richiesta che arriva sulla scrivania, i team possono concentrarsi sul lavoro che fa davvero progredire l'azienda.
Perché la definizione delle priorità è importante nel project management?
Una cattiva definizione delle priorità deriva spesso dalla gestione di più progetti contemporaneamente, il che crea una serie di problemi che si aggravano nel tempo:
- Teams finiscono per esaurirsi quando devono destreggiarsi tra troppi progetti contemporaneamente
- Le scadenze vengono disattese perché nessuno riesce a mettersi d'accordo su cosa debba essere fatto per primo
- I collaboratori più produttivi se ne vanno quando si rendono conto di stare faticando su un lavoro che in realtà non conta nulla
Anche l’impatto finanziario è significativo: le organizzazioni sprecano il 9,9% di ogni dollaro investito a causa delle scarse prestazioni dei progetti. Ciò significa che i team perdono opportunità di mercato e vedono i budget prosciugarsi in progetti che non avrebbero mai dovuto essere avviati.
Una definizione efficace delle priorità crea una visione di condivisione di cosa significhi un esito positivo, il che offre ai team la chiarezza necessaria per prendere decisioni più rapide e agire con sicurezza, invece di rimettere costantemente in discussione la mossa successiva.
Segnali che indicano la necessità di una migliore definizione delle priorità nei progetti
Prima di addentrarti nei modelli organizzativi, valuta se il tuo team ha effettivamente bisogno di una migliore definizione delle priorità, osservando se si verifica uno schema che parte da piccoli problemi e poi si aggrava progressivamente.
Tutto sembra diventare urgente, il che costringe i team a una modalità di "spegnimento incendi" costante, in cui non riescono mai a compiere progressi costanti sul lavoro pianificato. Questo caos rivela in genere uno squilibrio di fondo.
Quando ciò accade, i collaboratori più produttivi sono sommersi dalle richieste, mentre altri rimangono con capacità inutilizzate, soprattutto perché il flusso di lavoro viene assegnato a chi sembra più affidabile piuttosto che a chi ha disponibilità o necessita di opportunità di crescita professionale.
La situazione si complica quando le parti interessate si rendono conto che il processo non funziona e iniziano a aggirarlo completamente ricorrendo a “richieste veloci”.
Spesso, presi singolarmente, questi aspetti sembrano ragionevoli, ma nel loro insieme frammentano l’attenzione e vanificano lo slancio dei progetti strategici.
Alla fine, i team si ritrovano a rimandare le stesse iniziative allo sprint successivo più e più volte senza capirne il motivo. Questo indica che mancano i criteri condivisi necessari per distinguere ciò che merita attenzione immediata da ciò che può aspettare.
Se questa situazione ti sembra familiare, un approccio strutturato potrà risolverla definendo criteri chiari, salvaguardando la capacità operativa e allineando il lavoro a un valore aziendale misurabile.
Come stabilire strategicamente le priorità dei progetti in 5 passaggi
La creazione di un sistema di definizione delle priorità efficace richiede un processo completo in cui ogni passaggio rafforzi gli altri.
Inizia filtrando ciò che arriva al tuo team, poi passa alla classificazione, all’allineamento, all’organizzazione e alla delega per creare qualcosa che funzioni davvero nella pratica.
1. Filtra le richieste di progetto prima che arrivino al tuo team
La prima difesa contro il sovraccarico di lavoro inizia prima ancora di stabilire le priorità.
Quando le richieste arrivano tramite email, Slack, riunioni e chiacchiere nei corridoi, i team perdono tempo a cercare dettagli, a smistare i duplicati e a farsi coinvolgere in idee non ancora ben definite.
I moduli di ClickUp creano un unico punto di accesso in cui i richiedenti devono fornire le informazioni essenziali prima che il loro progetto raggiunga il team.
Il modulo di registrazione pone domande che stimolano il pensiero strategico:
- Come verrà misurato l'esito positivo? Elenco degli OKR e dei KPI rilevanti
- Quali sono gli obiettivi strategici di questo progetto?
- Quali sono le sequenze e il budget?
- Chi sono le parti interessate al progetto?
- Esistono vincoli tecnici, linee guida relative al marchio o requisiti di conformità?
Una richiesta di marketing che non definisce chiaramente le metriche di successo o gli obiettivi strategici non è pronta per essere discussa con il team, e il modulo lo chiarisce prima che qualcuno perda tempo in riunioni di analisi.
Condividi ampiamente il link in modo che i membri del team possano reindirizzare le richieste ad hoc con la frase “Invia la richiesta tramite il nostro modulo di raccolta dati, così potremo valutarla adeguatamente”, evitando di compromettere il lavoro in corso.
Abbiamo ottenuto un esito positivo nell’implementazione di un sistema di ticket basato su moduli all’interno del team di ingegneri di ClickUp, che ha ridotto drasticamente le emergenze e ha aiutato i team a recuperare parte della loro produttività.
2. Usa una matrice di prioritizzazione per classificare ciò che resta da fare
Dopo aver filtrato le richieste incomplete, classifica i progetti rimanenti tracciandoli su due assi: l'asse verticale rappresenta l'impatto, mentre quello orizzontale indica il lavoro richiesto.
In questo modo si creano quattro quadranti che indicano cosa fare con ciascun progetto.
Il lavoro ad alto impatto e basso lavoro richiesto diventa un risultato immediato da affrontare senza indugio, mentre i progetti ad alto impatto e alto lavoro richiesto diventano iniziative strategiche che richiedono un'attenta pianificazione.
Le attività a basso impatto, indipendentemente dal livello di lavoro richiesto, vengono declassate o eliminate perché sottraggono risorse al lavoro che incide realmente sulle metriche aziendali.
Il modello di matrice di prioritizzazione di ClickUp offre una lavagna online su cui i team possono trascinare i progetti da un quadrante all’altro man mano che la situazione evolve.
Il formato visivo mette immediatamente in luce situazioni critiche, come sei progetti che richiedono un lavoro elevato e che si contendono tre sviluppatori senior, oppure risultati immediati che distolgono l’attenzione dal lavoro strategico che richiede una concentrazione costante.
Rivedi regolarmente la matrice man mano che le circostanze cambiano.
Quel progetto infrastrutturale che sta assorbendo tutte le capacità ingegneristiche potrebbe improvvisamente diventare molto più semplice dopo aver completato un aggiornamento della piattaforma correlato, che ne modifica la posizione rispetto ad altri lavori e potrebbe giustificarne l'accelerazione.
3. Allinea i progetti agli obiettivi aziendali e impara a dire di no
Superare la fase di valutazione iniziale e rientrare in un quadrante favorevole non garantisce l’esecuzione.
Il filtro più rigoroso valuta se il lavoro abbia una connessione con un valore aziendale misurabile attraverso un ROI concreto, un allineamento strategico o un impatto operativo significativo.
I progetti che risolvono i problemi di produzione che impediscono l’utilizzo da parte dei clienti, affrontano le minacce alla fidelizzazione supportate dai dati sul tasso di abbandono o usufruiscono di flussi di entrate comprovati assumono naturalmente la massima priorità.
D'altra parte, il lavoro che sembra interessante ma non è collegato agli obiettivi strategici viene accantonato, indipendentemente da chi lo sostenga.
La parte difficile è comunicare queste decisioni alle parti interessate che si aspettavano risultati diversi. Ma un ragionamento chiaro rende la situazione gestibile:
- In caso di disallineamento: “Questo non è in linea con i nostri obiettivi del secondo trimestre relativi alla fidelizzazione e alla stabilità. Potremo riesaminarlo durante il piano del terzo trimestre, quando ci concentreremo sulle nuove funzionalità/funzioni.”
- Quando si esclude la fase di acquisizione: “Invia la richiesta tramite il nostro modulo, così potremo valutarla rispetto ad altre priorità.”
- Quando le priorità vanno fuori strada: “Accettare questo incarico significa ritardare la riprogettazione della pagina di checkout, che dovrebbe aumentare la conversione dell’8%. Quale progetto dovremmo mettere in pausa?”
Con il passare del tempo, queste conversazioni diventano più semplici.
Applicare gli stessi criteri in modo coerente, anziché prendere decisioni ad hoc in base a chi insiste di più, rafforza la credibilità e rende più semplici le future discussioni sulle priorità.
4. Raggruppa i progetti simili in sprint
Una volta individuati i progetti da portare avanti, organizza il lavoro in sprint che raggruppino i progetti correlati. Ciò riduce i cambi di contesto e crea uno slancio che accelera la consegna.
Prendiamo ad esempio i designer, che potrebbero dover affrontare tre rinnovamenti del marchio in un unico sprint.
Rimarranno nel medesimo spazio per creare componenti riutilizzabili e sviluppare un ritmo che renderà il terzo progetto più veloce del primo.
Allo stesso modo, quando gli sviluppatori raggruppano gli aggiornamenti dell’infrastruttura, gestiscono le dipendenze in modo efficiente ed evitano i costi iniziali legati al cambio di contesto tecnico.
Entrambi utilizzano gli sprint, ovvero periodi di tempo prestabiliti per completare attività specifiche.
I team di sviluppo software utilizzano in genere cicli di due settimane, mentre i team di marketing possono organizzare sprint mensili in linea con le campagne e i team di progettazione utilizzano sprint di tre settimane per gestire sia i tempi di consegna rapidi che i progetti che richiedono più revisioni.
Durante ogni sprint, i team suddividono i progetti in attività, le assegnano in base alla capacità disponibile, quindi esaminano lo stato dei progressi compiuti prima di pianificare il ciclo successivo. Questo crea dei punti di controllo naturali per valutare se le priorità sono ancora valide.
Il raggruppamento delle attività consente inoltre di riservare tempo per attività di manutenzione, come la riduzione del debito tecnico o l’aggiornamento delle risorse sempreverdi, senza che ciò interrompa i progetti strategici che richiedono un’attenzione costante.
Suggerimento: dai un'occhiata ai sistemi di produttività più diffusi per ottenere di più con meno sforzo.
5. Delega in base alla capacità, non solo alle competenze
Anche la migliore definizione delle priorità fallisce se si sovraccaricano costantemente le persone sbagliate.
Quando una persona diventa il punto di riferimento per ogni progetto importante perché garantisce risultati affidabili, si crea un collo di bottiglia che prima o poi finirà per cedere.
Ciò comporta tre problemi: il rischio di burnout per i collaboratori più preziosi, una crescita limitata dovuta al ripetersi dello stesso lavoro e l’impossibilità per gli altri di sviluppare le competenze necessarie per la condivisione del carico di lavoro.
Fai attenzione agli avvisi che precedono il burnout:
- Non riescono a rispettare le scadenze normali che supererebbero senza difficoltà
- Calano i livelli di qualità nel lavoro di routine
- Richiesta di permessi non programmati
Quando ridistribuisci il lavoro, spiega le ragioni della tua scelta in modo che non sembri una punizione:
“Sto riassegnando l’aggiornamento della homepage a Jordan, così potrai concentrarti sulla riprogettazione del portale, che richiede la tua esperienza e favorisce la tua crescita più di un’altra serie di pagine di marketing.”
I membri di livello intermedio hanno bisogno di confrontarsi con lavori impegnativi per sviluppare capacità di giudizio e competenze. Affidare loro solo lavori di routine a basso rischio crea un divario di competenze che costringe a fare continuo affidamento sui collaboratori senior.
Ti consiglio di dare un'occhiata alla vista Carico di lavoro di ClickUp, che mostra in formato visivo la capacità impegnata di ciascun membro.
Invece di basarti sull’intuizione per capire chi sembra indaffarato, puoi fare affidamento sui dati per capire chi ha disponibilità e chi sta per raggiungere il limite di carico di lavoro.
Errori comuni da evitare
Anche i sistemi più solidi falliscono quando i team cadono in trappole prevedibili.
Considerare tutto come urgente compromette la definizione delle priorità. Definisci criteri concreti per stabilire cosa si intende per “urgente”, che si tratti di un impatto immediato sui ricavi, di un blocco per altri team o di problemi che coinvolgono direttamente i clienti.
Saltare i cicli di revisione fa sì che le priorità si allontanino dalla realtà. Le condizioni di mercato cambiano, sorgono ostacoli, le esigenze si evolvono. Le revisioni settimanali o bisettimanali consentono di cogliere questi cambiamenti prima che compromettano il lavoro nel piano.
Lasciare che prevalga la voce più forte sostituisce la strategia con la politica. Attenetevi al vostro quadro di riferimento anche quando deludete gli stakeholder più esuberanti, perché la coerenza crea credibilità.
Ignorare la capacità del team quando si accettano incarichi porta inevitabilmente al fallimento. Assumersi più impegni di quelli realisticamente gestibili crea una situazione di sovraccarico in cui le persone, costrette a spaccarsi tra mille attività, consegnano lavori di bassa qualità in ritardo.
Dimenticarsi di comunicare le decisioni porta le persone a colmare le lacune con supposizioni. Quando le parti interessate non comprendono i rinvii o i membri del team non conoscono lo scopo delle attività, non sono in grado di prendere decisioni informate sui compromessi.
Questi cinque passaggi funzionano in sinergia, ma il sistema richiede una manutenzione continua per rimanere efficace.
Manutenzione del sistema
Inizia con incontri settimanali di 15 minuti per verificare che le tue priorità principali non siano cambiate alla luce di nuove informazioni.
Questi dati confluiscono naturalmente nelle revisioni mensili, durante le quali si esaminano tutti i progetti attivi e si eliminano quelli che sono in fase di stallo o che si sono allontanati dalla strategia.
Ogni trimestre, prenditi un po’ di distanza per rivedere i tuoi obiettivi strategici e riallineare l’intera pipeline di progetti in base ai cambiamenti avvenuti o alle conoscenze acquisite.
Tieni un documento di riferimento per i lavori che hai rifiutato, in modo che queste idee non vadano perse o continuino a riapparire in nuove richieste. Monitora metriche concrete come i tassi di completamento e la soddisfazione delle parti interessate per valutare se il sistema funziona davvero, invece di affidarti alle sensazioni.
Il processo diventa più semplice col passare del tempo, man mano che il tuo team sviluppa una visione di condivisione di ciò che conta davvero, una maggiore capacità di valutare i compromessi e la vera sicurezza necessaria per dire "no" al lavoro che non contribuisce al raggiungimento dei tuoi obiettivi.
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Buona pianificazione!