Non c'è dubbio... la gestione dei tempi dei progetti è difficile, il che significa che la maggior parte dei team finisce per sprecare ore su progetti irrilevanti.
Tuttavia, il vero problema non è una cattiva esecuzione. È dire di sì a tutto senza un sistema chiaro per decidere cosa merita effettivamente l'attenzione del tuo team.
Quando le richieste di progetto arrivano da ogni parte e nessuno ne valuta il valore, finisci per sprecare energie nel lavoro che non porta a nulla.
Una definizione intelligente delle priorità dei progetti cambia tutto. Ecco come creare un sistema che tuteli il tempo e le energie del tuo team.
Punti chiave
- Stabilisci le priorità dei progetti in modo strategico per aumentare la produttività e il valore aziendale.
- Utilizza i modelli di matrice di prioritizzazione per classificare le attività in base all'urgenza.
- Raggruppa progetti simili in cicli di sprint efficienti per ottenere risultati.
- Delega le attività in modo strategico per bilanciare i carichi di lavoro ed evitare il burnout.
Che cos'è la definizione delle priorità dei progetti?
Stabilire le priorità dei progetti significa decidere quali attività sono più importanti quando il tempo e le risorse sono limitati. I team valutano i progetti in base agli obiettivi strategici, ai benefici attesi, ai costi e ai rischi, quindi li classificano per capire a cosa dare la priorità.
Il punto di forza di questo concetto è che la classificazione impone scelte difficili. Il confronto diretto tra i progetti mette in luce conflitti e compromessi che prima non erano evidenti.
Alcuni progetti ottengono il via libera, altri vengono accantonati perché non sono in linea con gli obiettivi effettivi dell'azienda.
Un solido sistema di classificazione elimina le incertezze, fornendo ai team chiarezza su ciò a cui stanno lavorando, sul perché è importante e su come misurare lo stato.
Invece di sparpagliare le risorse su ogni richiesta che arriva sulla scrivania, i team possono concentrarsi sul lavoro che fa davvero progredire l'azienda.
Perché la definizione delle priorità è importante nel project management?
Una cattiva definizione delle priorità deriva spesso dalla gestione di più progetti contemporaneamente, il che crea una serie di problemi che si aggravano nel tempo:
- I teams finiscono per esaurirsi dovendo destreggiarsi tra troppi progetti contemporaneamente
- Le scadenze vengono saltate perché nessuno riesce a mettersi d'accordo su cosa debba essere fatto per primo
- I dipendenti più produttivi se ne vanno quando si rendono conto di stare sgobbando su un lavoro che in realtà non conta nulla
Anche l'impatto finanziario è significativo: le organizzazioni sprecano il 9,9% di ogni dollaro investito a causa delle scarse prestazioni dei progetti. Ciò significa che i team perdono opportunità di mercato e vedono i budget prosciugarsi in progetti che non avrebbero mai dovuto essere avviati.
Una definizione efficace delle priorità crea una visione di condivisione di cosa significhi un esito positivo, il che offre ai team la chiarezza necessaria per prendere decisioni più rapide e agire con sicurezza, invece di rimettere costantemente in discussione la mossa successiva.
Segnali che indicano la necessità di una migliore definizione delle priorità dei progetti
Prima di addentrarti nei framework, valuta se il tuo team ha effettivamente bisogno di una migliore definizione delle priorità, osservando se si verifica uno schema che inizia in modo contenuto e poi si intensifica.
Tutto inizia a sembrare urgente, il che spinge i team in una modalità di gestione continua delle emergenze in cui non riescono mai a compiere progressi costanti sul lavoro pianificato. Questo caos rivela in genere uno squilibrio di fondo.
Quando ciò accade, i migliori collaboratori sono sommersi dalle richieste mentre altri rimangono con capacità inutilizzate, principalmente perché il flusso di lavoro va a chi sembra più sicuro piuttosto che a chi ha disponibilità o necessita di opportunità di crescita.
La situazione si complica quando gli stakeholder si rendono conto che il processo non funziona e iniziano a aggirarlo completamente con "richieste rapide".
Spesso queste cose sembrano ragionevoli se prese singolarmente, ma nel loro insieme frammentano l'attenzione e distruggono lo slancio dei progetti strategici.
Alla fine, i team si ritrovano a rimandare le stesse iniziative allo sprint successivo più e più volte senza capirne il motivo. Questo indica che mancano i criteri condivisi necessari per distinguere ciò che merita attenzione immediata da ciò che può aspettare.
Se questa situazione ti suona familiare, un approccio strutturato risolverà il problema creando criteri chiari, proteggendo la capacità e allineando il lavoro a un valore aziendale misurabile.
Come stabilire strategicamente le priorità dei progetti in 5 passaggi
La creazione di un sistema di definizione delle priorità efficace richiede un processo completo in cui ogni passaggio rafforza gli altri.
Inizia filtrando ciò che arriva al tuo team, poi passa alla classificazione, all'allineamento, all'organizzazione e alla delega per creare qualcosa che funzioni davvero nella pratica.
1. Filtra le richieste di progetto prima che arrivino al tuo team
La prima difesa contro il sovraccarico di lavoro avviene prima ancora di iniziare a stabilire le priorità.
Quando le richieste arrivano tramite email, Slack, riunioni e corridoi, i team perdono tempo a cercare dettagli, a smistare i duplicati e a farsi coinvolgere in idee non ancora ben definite.
I moduli di ClickUp creano un unico punto di accesso in cui i richiedenti devono fornire le informazioni essenziali prima che il loro progetto raggiunga il team.
Il modulo di registrazione pone domande che stimolano il pensiero strategico:
- Come verrà misurato l'esito positivo? Elenco degli OKR e dei KPI rilevanti
- Quali sono gli obiettivi strategici di questo progetto?
- Quali sono le sequenze e il budget?
- Chi sono gli stakeholder del progetto?
- Ci sono vincoli tecnici, linee guida sul branding o requisiti di conformità?
Una richiesta di marketing che non è in grado di definire metriche di successo o obiettivi strategici non è pronta per il coinvolgimento del team, e il modulo lo chiarisce prima che qualcuno perda tempo in riunioni di analisi.
Condividi ampiamente il link in modo che i membri del team possano reindirizzare le richieste ad hoc dicendo: "Inviaci la richiesta tramite il nostro modulo di raccolta dati, così potremo valutarla adeguatamente", invece di interrompere il lavoro in corso.
Abbiamo ottenuto un esito positivo nell'implementazione di un sistema di ticketing basato su moduli all'interno del team di ingegneri di ClickUp, che ha ridotto drasticamente le emergenze e ha aiutato i team a recuperare parte della loro produttività.
2. Usa una matrice di priorità per classificare ciò che resta da fare
Dopo aver filtrato le richieste incomplete, classifica i progetti rimanenti tracciandoli su due assi, dove l'asse verticale rappresenta l'impatto e quello orizzontale il lavoro richiesto.
Questo crea quattro quadranti che indicano cosa fare per ciascun progetto.
Il lavoro ad alto impatto e basso lavoro richiesto diventa un risultato immediato da affrontare subito, mentre i progetti ad alto impatto e alto lavoro richiesto diventano iniziative strategiche che richiedono un attento piano.
I lavori a basso impatto, indipendentemente dal livello di lavoro richiesto, vengono declassati o eliminati perché questi progetti sottraggono risorse al lavoro che fa realmente progredire le metriche aziendali.
Il modello di matrice di prioritizzazione di ClickUp offre una lavagna online su cui i team possono trascinare i progetti tra i quadranti man mano che la situazione evolve.
Il formato visivo rivela immediatamente modelli pericolosi, come sei progetti con un alto livello di lavoro richiesto in competizione per tre sviluppatori senior, o risultati immediati che distolgono l'attenzione dal lavoro strategico che richiede concentrazione costante.
Rivedi regolarmente la matrice man mano che le circostanze cambiano.
Quel progetto infrastrutturale che sta assorbendo la capacità ingegneristica potrebbe improvvisamente diventare molto più semplice dopo aver completato un aggiornamento della piattaforma correlata, il che ne modifica la posizione rispetto ad altri lavori e potrebbe giustificarne l'accelerazione.
3. Allinea i progetti agli obiettivi aziendali e impara a dire di no
Superare la fase di valutazione e rientrare in un quadrante favorevole non garantisce l'esecuzione.
Il filtro più rigoroso valuta se il lavoro ha una connessione con un valore aziendale misurabile attraverso un ROI concreto, un allineamento strategico o un impatto operativo significativo.
I progetti che risolvono i problemi di produzione che impediscono l'utilizzo da parte dei clienti, affrontano le minacce alla fidelizzazione supportate dai dati sul tasso di abbandono o usufruiscono di flussi di entrate comprovati salgono naturalmente in cima alla lista.
D'altra parte, il lavoro che sembra interessante ma non è collegato agli obiettivi strategici viene accantonato, indipendentemente da chi lo promuove.
La parte difficile è comunicare queste decisioni alle parti interessate che si aspettavano risultati diversi. Ma un ragionamento chiaro rende la situazione gestibile:
- In caso di disallineamento: “Questo non è in linea con i nostri obiettivi del secondo trimestre relativi alla fidelizzazione e alla stabilità. Potremo riesaminarlo durante la pianificazione del terzo trimestre, quando ci concentreremo sulle nuove funzionalità/funzioni.”
- Quando si esclude la richiesta: “Invia la richiesta tramite il nostro modulo, così potremo valutarla rispetto ad altre priorità.”
- Quando le priorità vanno fuori strada: “Accettare questo incarico significa ritardare la riprogettazione della pagina di checkout, che dovrebbe aumentare la conversione dell'8%. Quale progetto dovremmo mettere in pausa?”
Con il tempo queste conversazioni diventano più semplici.
Applicare gli stessi criteri in modo coerente, anziché prendere decisioni ad hoc basate su chi insiste di più, crea credibilità e rende più semplici le future discussioni sulle priorità.
4. Raggruppa i progetti simili in Sprints
Una volta individuati i progetti da portare avanti, organizza il lavoro in sprint che raggruppino i progetti correlati. Questo riduce il cambio di contesto e crea uno slancio che accelera la consegna.
Prendiamo ad esempio i designer, che potrebbero dover affrontare tre aggiornamenti del marchio in un unico sprint.
Rimarranno nello stesso spazio d'animo per creare componenti riutilizzabili e sviluppare un ritmo che renderà il terzo progetto più veloce del primo.
Allo stesso modo, quando gli sviluppatori raggruppano gli aggiornamenti dell'infrastruttura, gestiscono le dipendenze in modo efficiente ed evitano i costi iniziali legati al cambio di contesto tecnico.
Entrambi utilizzano gli sprint, ovvero un periodo di tempo prestabilito per completare un lavoro specifico.
I team di sviluppo software utilizzano in genere cicli di due settimane, mentre i team di marketing possono organizzare sprint mensili in linea con le campagne e i team di progettazione utilizzano sprint di tre settimane per gestire sia i progetti con tempi di consegna rapidi che quelli che richiedono più revisioni.
Durante ogni sprint, i team suddividono i progetti in attività, le assegnano in base alla capacità disponibile, quindi esaminano lo stato dei progressi compiuti prima di pianificare il ciclo successivo. Questo crea dei punti di controllo naturali per valutare se le priorità sono ancora valide.
Il raggruppamento delle attività consente inoltre di dedicare tempo alle attività di manutenzione, come la riduzione del debito tecnico o l'aggiornamento delle risorse sempreverdi, senza che ciò interrompa i progetti strategici che richiedono un'attenzione costante.
Suggerimento: dai un'occhiata ai sistemi di produttività più comuni per ottenere di più con meno sforzo.
5. Delega in base alla capacità, non solo alle competenze
Una buona definizione delle priorità fallisce se si sovraccaricano costantemente le persone sbagliate.
Quando una persona diventa il punto di riferimento per ogni progetto importante perché garantisce risultati affidabili, si crea un collo di bottiglia che alla fine non reggerà.
Questo crea tre problemi: il rischio di burnout per i collaboratori più preziosi, una crescita limitata dovuta al ripetersi dello stesso lavoro e l'impossibilità per gli altri di sviluppare competenze per la condivisione del carico di lavoro.
Fai attenzione agli avvisi che precedono il burnout:
- Non rispettare le scadenze normali che normalmente riuscirebbero a rispettare facilmente
- Calano i livelli di qualità nel lavoro di routine
- Richiesta di permessi straordinari
Quando ridistribuisci il lavoro, spiega le ragioni della tua scelta in modo che non sembri una punizione:
“Sto riassegnando l'aggiornamento della homepage a Jordan, così tu potrai concentrarti sulla riprogettazione del portale, che richiede la tua esperienza e favorisce la tua crescita più di un'altra serie di pagine di marketing.”
I membri di livello intermedio hanno bisogno di confrontarsi con lavori impegnativi per sviluppare capacità di giudizio e competenze. Assegnare loro solo lavori di routine a basso rischio crea un divario di competenze che costringe a fare continuo affidamento sui collaboratori senior.
Ti consiglio di dare un'occhiata alla vista Carico di lavoro di ClickUp, che mostra in formato visivo la capacità impegnata di ciascun membro.
Invece di basarti sull'intuizione per capire chi sembra impegnato, puoi lavorare sulla base dei dati relativi a chi ha disponibilità e chi sta per raggiungere il limite.
Errori comuni da evitare
Anche i sistemi più solidi falliscono quando i team cadono in trappole prevedibili.
Considerare tutto come urgente distrugge la priorità. Definisci criteri concreti per stabilire cosa si intende per "urgente", che si tratti di un impatto sulle entrate odierne, di un blocco per altri team o di problemi che coinvolgono direttamente i clienti.
Saltare i cicli di revisione fa sì che le priorità si allontanino dalla realtà. Le condizioni di mercato cambiano, compaiono ostacoli, le esigenze evolvono. Le revisioni settimanali o bisettimanali individuano questi cambiamenti prima che compromettano il lavoro pianificato.
Lasciare che prevalga la voce più forte sostituisce la strategia con la politica. Rimanete fedeli al vostro quadro di riferimento anche quando deludete gli stakeholder più esuberanti, perché la coerenza crea credibilità.
Ignorare la capacità del team quando si accettano incarichi garantisce un fallimento generalizzato. Assumersi più impegni di quelli realisticamente gestibili crea confusione, con il risultato che le persone si ritrovano sovraccariche e consegnano un lavoro di bassa qualità in ritardo.
Dimenticare di comunicare le decisioni porta le persone a colmare le lacune con supposizioni. Quando gli stakeholder non comprendono i rinvii o i membri del team non conoscono lo scopo delle attività, non possono prendere decisioni informate sui compromessi.
Questi cinque passaggi funzionano in sinergia, ma il sistema richiede una manutenzione continua per rimanere efficace.
Manutenzione del sistema
Inizia con riunioni settimanali di 15 minuti per verificare che le tue priorità principali non siano cambiate alla luce di nuove informazioni.
Questi dati confluiscono naturalmente nelle revisioni mensili, durante le quali si esaminano tutti i progetti attivi e si eliminano quelli che sono in fase di stallo o che si sono allontanati dalla strategia.
Ogni trimestre, fai un passo indietro per rinfrescare i tuoi obiettivi strategici e riallineare l'intera pipeline di progetti in base a ciò che è cambiato o a ciò che hai imparato.
Tieni un documento di raccolta per i lavori che hai rifiutato, in modo che queste idee non vadano perse o continuino a riaffiorare in nuove richieste. Tieni traccia di metriche concrete come i tassi di completamento e la soddisfazione degli stakeholder per valutare se il sistema funziona davvero, invece di affidarti alle sensazioni.
Il processo diventa più semplice col passare del tempo, man mano che il tuo team sviluppa una visione condivisa di ciò che conta, una maggiore capacità di valutare i compromessi e la sicurezza necessaria per rifiutare il lavoro che non serve ai tuoi obiettivi.
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Buona pianificazione!