Project management e gestione delle attività .
Questi termini vengono utilizzati piuttosto spesso. Ma esistono differenze reali tra il project management e la gestione delle attività?
Considera questo esempio.
A casa mia, vorrei realizzare un nuovo vialetto in pietra che conduca alla porta d'ingresso. Per farlo, dovrò pulire il terreno, livellarlo, aggiungere le pietre e fare anche molte altre cose da fare.
Il progetto è la creazione della passerella. Le attività sono ciò che devo fare per realizzarlo.
Ma altre attività comportano la raccolta di risorse: comprare pietre, trovare la mia pala e, oh sì, chiedere aiuto agli amici. Anche queste sono attività.
Definire l'ambito e valutare le risorse necessarie è fondamentale per la riuscita di un progetto.
- Il progetto è l'obiettivo generale che comprende molte attività: creare un vialetto in pietra.
- Le attività sono tutto ciò che deve essere fatto per raggiungere l'obiettivo.
- Il project management di solito comprende le attività.
Ogni progetto prevede solitamente diverse attività, con scadenze diverse. Spesso sono in dipendenza reciproca e talvolta un'attività non può essere completata finché non viene avviata quella successiva.
Gestione delle attività vs project management in termini semplici
Anziché usare i termini project management e gestione delle attività in modo intercambiabile, proviamo a definirne le differenze.
La gestione dei progetti è il processo di pianificazione, organizzazione e supervisione di un'intera iniziativa, dalla definizione degli obiettivi e dall'assegnazione delle risorse al monitoraggio delle tempistiche e alla garanzia di un esito positivo. All'interno di questo quadro più ampio, la gestione delle attività si concentra sulle singole attività che compongono il progetto. Mentre la gestione dei progetti garantisce che tutto proceda secondo i piani a livello macro, la gestione delle attività si concentra sull'esecuzione efficiente di lavori specifici. In breve, la gestione delle attività è una parte fondamentale del project management: entrambe sono essenziali, ma operano a livelli diversi di dettaglio e controllo.
Progetti vs attività
Entriamo più nel dettaglio con attività vs progetti. I progetti sono blocchi di lavoro con date di inizio e fine specifiche. Hanno attività cardine e un risultato chiaro, generalmente con un deliverable alla fine. Le attività sono singole unità di lavoro e più attività possono costituire un progetto o possono essere indipendenti dai progetti.
A volte le attività indipendenti da un progetto non sono necessariamente così grandi.
Ad esempio, se sei un venditore, probabilmente devi rispondere a molte email ed effettuare diverse telefonate. La tua attività è chiamare la persona successiva nel tuo elenco.
Il tuo progetto sarebbe quello di ricontattare i 100 contatti che hai incontrato durante l'ultima riunione.
Per alcuni chiamerai (attività), ad altri invierai un'email (altre attività) e vorrai raccogliere il materiale di supporto commerciale specificamente correlato agli argomenti della conferenza (altre attività).
I progetti spesso coinvolgono più di una persona, con un project manager e un team. Ogni membro del team svolge attività individuali relative ai progetti. La somma della gestione delle attività di tutti sarà un progetto completato. Ad esempio, il rilascio di nuove funzionalità conta come più progetti.
Come puoi vedere, la gestione delle attività è chiaramente parte integrante del project management.
Stai confondendo i progetti con le attività?
Questo ti causerà molta frustrazione. Ad esempio, se scrivi le parole "Creare un nuovo prodotto" nell'elenco delle cose da fare... beh, è un po' troppo. Non riuscirai a terminarlo in un giorno. Dovrai invece suddividerlo in parti o attività più piccole e poi agire su questi piccoli passaggi.
Un metodo davvero ottimo per separare i progetti dalle attività è la metodologia Get Things Done. Ti aiuta davvero a distinguere ciò che richiede molto tempo da ciò che è più facile da fare in pochi passaggi.
Abbiamo creato ulteriori risorse per aiutarti con le nozioni di base del project management:
- Le migliori metodologie di project management
- Principi di project management
- Competenze di project management necessarie per i project manager
Consulta il nostro glossario sul project management per ulteriori termini relativi al project management!
Hai bisogno di un software di project management o di un software di gestione delle attività?
Indipendentemente dalle dimensioni del tuo progetto, probabilmente hai ancora alcuni promemoria attaccati su post-it. È ora di aggiornare il tuo stack tecnologico per includere uno strumento di gestione delle attività o uno strumento di project management.
Cosa risolve un software di gestione delle attività?
Il software di gestione delle attività ti aiuta a conservare gli elenchi delle cose da fare e altre note in un unico posto. Un software di questo tipo ti aiuterà a svolgere le attività più rapidamente quando avvii un nuovo progetto.
Utilizzando questo software puoi creare elenchi di attività, raggruppare le attività e pianificarne il completamento. Ti aiutano a portare a termine un'attività prima di iniziarne un'altra. Il più delle volte non ci sono dipendenze specifiche tra le attività.
Tra le app di gestione delle attività più popolari ci sono Todoist e Any.do. Si tratta di app semplici, orientate alle attività. Spesso le attività vengono classificate in base all'urgenza e i promemoria possono essere impostati con frequenza.
Cosa risolve un software di project management?
Il software di project management, invece, ha lo scopo di coordinare i progetti e di solito fornisce tutte le funzionalità/funzioni offerte da un software di gestione delle attività.
Questi strumenti di project management riguardano la collaborazione, il coordinamento e la pianificazione dei progetti. I software di project management dispongono di attività secondarie, commenti, allegati e descrizioni delle attività che forniscono dettagli su quando un progetto dovrebbe essere terminato.
Spesso è necessaria una visione temporale solida o un diagramma di Gantt per vedere come tutti i progetti si rapportano l'uno all'altro.
I software di project management aiutano i project manager a creare durate stimate, effettuare il monitoraggio del lavoro dei membri del team e redigere report sui progetti. La maggior parte dei programmi di gestione delle attività non offre queste funzionalità. Le attività non sono solitamente così urgenti o complesse da richiedere durate stimate.
Bonus: alternative a Taskade!
Il miglior software di project management è anche un software di gestione delle attività
Non c'è necessariamente una netta separazione tra il tuo lavoro e la tua vita personale.
Sì, c'è un equilibrio, ma preparare il saggio di danza dei tuoi figli potrebbe sovrapporsi alla tua prossima chiamata con un client. Oppure potresti dover inserire quell'ordine Amazon mentre scrivi la tua prossima proposta di progetto.
Capisci cosa intendo?
Il miglior software combina sia la gestione delle attività che il project management. Hai a disposizione gli strumenti per fare entrambe le cose con semplicità, senza che l'una prevalga sull'altra. Dovresti trovare un software che sia piacevole da usare, sia che si tratti di attività o progetti, personali o professionali.
Per tua informazione, ecco perché abbiamo creato ClickUp
Sì, ClickUp è davvero una piattaforma di produttività che potresti utilizzare sia per attività personali che per progetti professionali. È una domanda che ha guidato il nostro CEO Zeb Evans sin dall'inizio. Egli chiede:
- "Perché la mia vita lavorativa e quella extra-lavorativa non possono coesistere nello stesso luogo, ma essere sufficientemente separate da non mescolarsi?
- Perché non posso avere tutto in un'unica piattaforma semplice e intuitiva?
- Queste sono le domande che mi sono posto. E questo è il fulcro della missione di ClickUp.
- Non siamo qui solo per risolvere il problema del project management. Ci siamo riuniti per risolvere problemi più grandi. ”
Risolvere l'enorme problema della separazione tra attività e progetti è un obiettivo ambizioso. Ma è proprio per questo che abbiamo reso ClickUp gratis e facile da usare.
ClickUp dispone di tutte le funzionalità di gestione delle attività necessarie per aiutarti a portare a termine i tuoi compiti, quali:
- Elenchi di cose da fare
- Stati semplici
- ... e un blocco note per annotare le idee.
Ma offre anche le potenti funzionalità di project management necessarie per portare a termine il lavoro, come:
- Assegnatari multipli: collaborate insieme su una singola attività, se lo spazio lo consente.
- Commenti assegnati: crea e assegna istantaneamente elementi da intraprendere per te stesso o per altri.
- Priorità: crea livelli di priorità personalizzati e organizza le attività in base alla loro importanza per un progetto.
- Preferiti: crea una barra laterale personalizzata che includa funzioni di ordinamento, filtro e persino la tua visualizzazione preferita.
- Estensione Chrome: offre funzionalità complete per aumentare la produttività, tra cui monitoraggio del tempo, annotazione delle immagini e creazione di attività.
- Visualizzazioni multiple: vista Elenco, vista Bacheca, vista Riquadro, diagrammi di Gantt, Calendario e altro ancora offrono la visualizzazione perfetta per sviluppatori, manager e tutti gli altri.
- Dipendenze: collega le attività in base ai loro requisiti per garantire che quelle giuste vengano completate nell'ordine corretto.
- Visualizzazione temporale / Calendario: trascina e rilascia facilmente le attività per semplificare la pianificazione. Vedrai anche le attività che non sono ancora state pianificate.
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