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La gestione dei progetti richiede un impegno notevole.
Definizione del budget, ottenimento dell'approvazione da parte degli stakeholder del progetto, creazione del team, monitoraggio dello stato dei lavori, redazione di rapporti...
E questa è solo la punta dell'iceberg!
Se stai urlando dentro di te, non preoccuparti!
Ecco qualcosa che ti può aiutare:
I principi del project management fungono da bussola affidabile mentre navighi nell'intero processo di project management.
In questo articolo spiegheremo quali sono questi principi di base del project management, i loro vantaggi e come puoi utilizzarli per gestire progetti con esito positivo.
Cominciamo.
Quali sono i principi del project management?
I principi di project management sono concetti fondamentali che puoi utilizzare per un esito positivo del project management.
Piuttosto semplice, vero?
Quali sono quindi i principi fondamentali del project management che ogni project manager dovrebbe seguire alla lettera?
Abbiamo raggruppato questi 12 principi in 3 categorie.
Diamo un'occhiata:
Definizione di un progetto
Principio 1: Deve essere un progetto
Il principio più fondamentale è che deve esserci un progetto.
Prendiamo la definizione di progetto fornita dal Project Management Institute: per essere considerato un progetto, il lavoro deve essere un'attività temporanea e il suo obiettivo deve essere la creazione di valore.
Poiché il project management è uno strumento utilizzato per gestire efficacemente un progetto, i principi del project management dovrebbero applicarsi a questa definizione.
Attività come rispondere ai ticket o effettuare la modifica dei contenuti, quindi, non sono considerate progetti.
Principio 2: Una struttura chiara del progetto
Un principio fondamentale in un piano di project management durante la fase di definizione è la struttura del progetto.
Senza di essi, il tuo progetto crollerà più velocemente di una torre di Jenga!
Ecco tre componenti che devono essere definiti:
A. Obiettivi del progetto
Come si fa a iniziare qualcosa se non si sa cosa si vuole fare?
Stabilire un obiettivo metterà in moto le cose e ti aiuterà a creare la struttura del progetto. Inizia chiedendoti quali sono i requisiti del progetto, cosa deve essere fatto e perché.
In qualità di project manager, devi chiarire l'obiettivo del progetto e farlo comprendere a tutti coloro che sono coinvolti.
Ma come si definiscono gli obiettivi di un progetto? E qual è la differenza tra obiettivi e traguardi?
Strumenti gratuiti per la gestione dei progetti come ClickUp rendono l'impostazione di obiettivi e traguardi un gioco da ragazzi.
B. Sequenza del progetto
Nessuno ha a disposizione un tempo illimitato per portare a termine un progetto.
(a meno che tu non possa tornare indietro nel tempo come il Dr. Strange)
Per completare rapidamente un progetto, è necessario disporre di una sequenza chiara.
Contiene le attività da fare e le loro date di inizio e fine.
Indica inoltre l'ordine in cui devono essere affrontate le attività.
C. Attività cardine
Dovresti prima definire le attività cardine e poi suddividere la tua Sequenza in queste attività cardine importanti.
Che cos'è?
Le attività cardine sono indicatori che ti aiutano a capire quando il progetto è entrato in una nuova fase.
Ad esempio, se il tuo team sta passando da un'attività cardine all'altra in pochi giorni, sai che sta lavorando più velocemente di Flash sotto l'effetto della caffeina!
E se c'è un lungo intervallo tra due attività cardine, dovrai assicurarti che procedano a pieno ritmo.
Con questo approccio, sarai in grado di rispettare il programma del progetto. Sempre.
Uff!
Ecco un altro aspetto: le attività cardine aumentano il morale del team.
Perché, ricordate, a tutti piacciono i progressi visibili.
Principio 3: Identificare i risultati finali del progetto
Il prossimo principio di project management è la definizione dei risultati finali del progetto.
I risultati finali si riferiscono a qualsiasi risultato o prodotto unico correlato a un particolare processo o fase del progetto.
Come definisci i risultati finali di un progetto?
Inizia ponendoti le domande giuste, ad esempio:
- Qual è l'obiettivo del progetto?
- Cosa ti serve per raggiungere questo obiettivo?
- Quanto tempo ci vorrà e quanto costerà?
Questo tipo di domande ti aiuterà a determinare i risultati attesi e i requisiti del progetto.
Ecco alcuni esempi di risultati che il tuo team potrebbe dover raggiungere:
- Per un progetto di web design, i risultati finali potrebbero includere lo sviluppo di un mockup.
- Per un progetto di marketing, un risultato potrebbe essere uno spot pubblicitario stravagante.
Sembra che le cose stiano finalmente migliorando per Jim di "Stranger Things"!
Un altro vantaggio è quello di avere risultati ben definiti in anticipo.
Non dovrai affrettarti ad aggiungere nuovi risultati a metà del progetto.
Non solo ti impedirà di dedicarci troppo tempo, ma non dovrai nemmeno fare gli straordinari per rispettare le scadenze.
In questo modo, non dovrai rinunciare alle maratone di serie TV sui crimini reali su Netflix.
Principio 4: Assegnazione dei budget dei progetti
Non sarebbe fantastico avere un budget illimitato?
Purtroppo, a meno che tu non abbia un genio che esaudisca questi desideri, dovrai lavorare con un budget di progetto rigido.
Con risorse al limite, devi prestare molta attenzione alle tue spese.
Ricorda, non vorrai certo rimanere scioccato quando scoprirai che le tue spese sono alle stelle come su un grafico!
Ecco cosa puoi fare:
- Considera le possibili aree in cui puoi risparmiare o eliminare le spese.
- Assicurati che ogni fase del tuo progetto sia presa in considerazione
- Riserva una parte del budget per le spese di emergenza.
La gestione del budget e della contabilità può richiedere molto lavoro e diversi strumenti.
Ma perché procurarsi diversi strumenti quando un software di project management come ClickUp può aiutarti a tenere sotto controllo i conti?
Con il modello di contabilità predefinito di ClickUp, puoi gestire i tuoi registri commerciali, le spese del progetto, le fatture e altro ancora, tutto all'interno della tua area di lavoro.
Principio 5: Strategia chiara per l'esecuzione
Prima della fase di esecuzione, è necessario predisporre una carta del progetto e un piano di progetto. Questi elementi svolgono un ruolo fondamentale nell'esito positivo dei progetti di grandi dimensioni.
Cosa dovrebbe essere incluso?
La fase di pianificazione dovrebbe definire chiaramente gli indicatori chiave di prestazione (KPI), il software di project management utilizzato e i fattori di rischio che potrebbero influire sul risultato.
Dovresti anche identificare i potenziali problemi che potrebbero causare uno scostamento dall'ambito o compromettere lo stato dei tuoi progressi.
Identificare i ruoli e le responsabilità del team
Principio 6: Titolarità del project manager o dello sponsor del progetto
Il principio fondamentale successivo è che una persona, il project manager, deve assumersi la responsabilità dell'esito positivo del progetto. Questa persona deve fungere da portavoce e mettersi d'accordo con il team esecutivo.
In questo modo, i project manager guidano gli stakeholder del progetto nel processo decisionale, definiscono le responsabilità del team, avviano il piano di progetto e misurano l'esito positivo.
Data la natura interfunzionale di questo ruolo, i project manager devono possedere ottime capacità interpersonali, conoscenze in ambito aziendale e tecnologico ed esperienza nella struttura di suddivisione del lavoro.
Principio 7: Ruoli e responsabilità assegnati al team
Non basta conoscere l'obiettivo del progetto e fissare degli obiettivi.
Devi anche determinare cosa ogni membro deve fare.
Se non lo fai, puoi iniziare a prepararti per il funerale: perché il tuo progetto è morto, ancora prima di iniziare a lavorarci!
Quando definisci ruoli e responsabilità, ogni membro del team diventa responsabile delle proprie attività.
E poiché i membri del tuo team sanno esattamente cosa fare, non perderanno tempo a cercare di chiarire gli aspetti del progetto.
Stabilire i valori
Principio 8: Comunicazione chiara tra i membri del team
Comunicazione inadeguata all'interno del team = risultati insoddisfacenti.
Quando gestisci dei progetti, una comunicazione efficace fin dal primo giorno dovrebbe essere il tuo obiettivo principale.
Non vuoi che la comunicazione relativa al tuo progetto si trasformi in un gioco di "lui ha detto-lei ha detto".
Perché sarebbe un disastro.
Ma perché?
Una comunicazione chiara con il tuo team è fondamentale per evitare contrattempi. Ogni membro sa su cosa sta lavorando e su cosa stanno lavorando gli altri, il che crea un flusso di lavoro ottimizzato.
Inoltre, una comunicazione chiara ti consente di identificare e celebrare i risultati raggiunti dai membri del team.
Principio 9: Allineamento all'interno dell'organizzazione
Si tratta di un principio importante per evitare problemi in seguito, quando il progetto è in stato avanzato.
Gli stakeholder e il project manager lavorano insieme affinché tutte le componenti dell'organizzazione si supportino a vicenda. Ciò include la missione, la struttura e i sistemi dell'azienda.
Stabilire una linea di base per la gestione delle prestazioni con tre componenti fondamentali (costi, tempistiche e ambito del progetto ) è importante quando si allinea con i valori aziendali e si definisce l'ambito di un progetto più ampio.
Dopo aver definito chiaramente le aspettative con la direzione e aver designato un project manager responsabile delle attività del progetto, a tale persona dovrebbe essere concessa la libertà di prendere decisioni relative al progetto.
Principio 10: Trasparenza e responsabilità
Passiamo al prossimo principio di project management.
A meno che tu non sia una spia ribelle in fuga, nascondersi è una pessima idea.
Quando nascondi i dati o lo stato dei progetti ai tuoi stakeholder e sponsor, questo ti perseguiterà in futuro.
E questo potrebbe diminuire la fiducia tra il tuo team e le parti interessate.
Tuttavia, ciò non accadrebbe se tu e il tuo team mantenessi sempre la trasparenza.
Se tutti possono accedere alle informazioni rilevanti relative al progetto, inclusi stati, attività cardine e tempistiche, le cose andranno molto più liscie.
Il risultato?
Il livello di coinvolgimento del tuo team raggiungerà livelli altissimi e i membri saranno molto più felici e soddisfatti del proprio lavoro.
Con la funzionalità Ospiti di ClickUp, puoi collaborare con persone esterne al tuo team, come stakeholder o clienti.
Principio 11: Gestione e individuazione dei rischi
Ogni progetto comporta determinati rischi. Ciò è particolarmente vero quando si gestiscono più elementi complessi nel project management dell'azienda.
Prova questi strumenti software per il project management dell'azienda!
Quando valuti questi rischi prima dell'inizio del progetto, sarai preparato ad affrontare qualsiasi potenziale problema che potrebbe sorgere.
E questo non è l'unico vantaggio:
- Sarai in grado di prevenire eventuali ritardi nell'esecuzione dei progetti.
- I membri del tuo team di progetto avranno un piano che li aiuterà ad affrontare eventuali rischi.
- Sarai in grado di eliminare o limitare l'impatto che qualsiasi problema può avere sul tuo progetto.
Con questo approccio, potresti anche designare un intero team che si concentri sui rischi che emergono durante il ciclo di vita del progetto.
Dai un'occhiata a questi modelli di gestione dei rischi!
(Pensiamo che "Riskbusters" sarebbe un nome adatto per questo team. 😉 )
Principio 12: Misurazione dello stato di avanzamento del progetto
Il monitoraggio e la misurazione dello stato dei progetti sono un principio fondamentale, cruciale per l'intero processo di project management.
Immagina se non ci fosse alcun monitoraggio.
Lavorare da casa sarebbe qualcosa del genere...
Con i diagrammi di Gantt di ClickUp, puoi visualizzare tutte le attività da fare, le relative scadenze e i membri del team a cui sono state assegnate.
Ecco fatto.
Tutti i principi per gestire progetti con esito positivo raggruppati in 3 categorie.
Domande frequenti
Quali sono i principi fondamentali del project management?
Sebbene vi siano opinioni divergenti sui dettagli, i principi di base del project management includono quanto segue: un progetto chiaramente definito attraverso la struttura, i risultati finali e la strategia; ruoli di squadra chiaramente identificati, compreso il project manager, e la definizione di valori quali l'allineamento organizzativo, la comunicazione, la trasparenza, la responsabilità, la gestione dei rischi e la misurazione delle prestazioni.
Quanti sono i principi del project management?
Ci sono 12 principi, che possono essere raggruppati in 3 categorie: definizione del progetto, definizione dei ruoli e delle responsabilità e definizione dei valori.
Conclusione
I principi del project management sono gli elementi fondamentali di tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni.
Usali con saggezza e tutti i tuoi progetti saranno un successo strepitoso!
Tuttavia, questi principi non ti aiuteranno a gestire un intero progetto da solo.
Fortunatamente, strumenti come ClickUp sono stati progettati appositamente per svolgere tutto il lavoro pesante, assistendoti in tutte le tue attività, scadenze e membri del team.
Che tu segua metodologie come Waterfall, Agile o Lean, ClickUp ha tutte le funzionalità/funzioni di cui hai bisogno per organizzare il tuo lavoro.
Scarica ClickUp gratis oggi stesso e gestire i tuoi progetti sarà un gioco da ragazzi!
