Vuoi conoscere i sette principi lean? E come utilizzarli in modo pratico?
Sei nel posto giusto.
In questo articolo spiegheremo ogni principio in termini semplici e vi mostreremo come applicarlo al vostro processo di sviluppo software.
Cominciamo.
Breve introduzione al Lean e al Lean Manufacturing
Il Lean Manufacturing è stato avviato da Toyota negli anni '70. L'obiettivo principale del Lean Manufacturing era quello di ridurre gli sprechi. Piuttosto che utilizzare i lavoratori come ingranaggi nella linea di produzione, il Toyota Lean Production System era estremamente concentrato sull'eliminazione di qualsiasi tipo di spreco nel processo di produzione delle automobili.
Dopo aver studiato e valutato i propri processi, hanno individuato questi tre tipi di sprechi:
Muda: si tratta di qualsiasi elemento superfluo che non aggiunge alcun valore. Alcune cose non aggiungono alcun valore, ma sono essenziali, come i test sui prodotti. Altre procedure possono essere interessanti, ma non forniscono alcun valore finale ai clienti.
Mura: i metodi e le tecniche snelle dovrebbero uniformare il lavoro tra tutte le parti e nessuno dovrebbe aspettare o essere sovraccarico. L'inventario di parti, risorse e prodotti dovrebbe essere nella giusta quantità , creato dal giusto numero di dipendenti al momento giusto.
Muri: si riferisce a un dipendente sovraccarico di lavoro. Tutti i membri di un team dovrebbero gestire un carico di lavoro della stessa dimensione e avere anche il tempo di ricaricarsi. I flussi di lavoro dovrebbero essere gestiti tenendo conto di questo aspetto.
Dire che questo concetto di metodologia di sviluppo ha funzionato e migliorato i loro profitti è un eufemismo. La loro attività ha avuto un boom e tutti i concorrenti di Toyota hanno adottato una metodologia snella simile.
Questi principi e metodi sono stati poi sviluppati per il mondo dello sviluppo software. Tom e Mary Poppendieck hanno scritto una guida completa su come adattare questi metodi e principi lean alla metodologia di sviluppo software.
Hanno capito che l'obiettivo finale del lean era perseguire incessantemente il valore sopra ogni altra cosa. Il risultato è stato il valore per la vostra azienda e il valore per i vostri clienti. Credevano che questo approccio nello sviluppo di software massimizzasse il valore per entrambe le parti.
Bonus: Strumenti di sviluppo software
I sette principi Lean
Sebbene questi sette concetti lean siano generalmente associati allo sviluppo Agile e allo Scrum, sono rilevanti anche per il project management Lean.
Scopri la differenza tra Agile e Lean.
In realtà, questi concetti lean hanno valore indipendentemente dalla metodologia di progetto che utilizzi. Che si tratti di Waterfall, PRINCE2, GTD, qualsiasi organizzazione può iniziare ad apprendere da questi sette concetti guida lean.
Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi:
1. Eliminare gli sprechi
La produzione snella pone l'accento sull'eliminazione di tutto ciò che non apporta valore al prodotto finito. L'eliminazione di queste attività e processi superflui dovrebbe essere in cima all'elenco delle cose da fare nella gestione snella.
Il sistema Toyota Lean Production originale ha identificato questi tipi di sprechi comuni:
- Sovrapproduzione: produzione in eccesso o prima che sia necessaria.
- Trasporti superflui: trasporti inutili da un luogo all'altro che rischiano di causare danni senza motivo.
- Inventario: lo stoccaggio dell'inventario comporta costi aggiuntivi, mentre l'inventario in eccesso occupa spazio e rallenta l'innovazione.
- Movimento: movimento iterativo e improduttivo dei lavoratori in officina.
- Difetti: problemi di qualità che comportano una perdita di tempo e un debito tecnico nel rifare il processo di produzione.
- Elaborazione eccessiva: utilizzo di integrazioni e iterazioni continue non necessarie per svolgere un lavoro che richiede solo strumenti semplici.
- Attesa: il periodo di tempo in cui l'inventario deve rimanere inattivo tra un passaggio di creazione di valore e l'altro, come i cicli di feedback.
Bonus: software per la pianificazione della produzione!
Applicazione allo sviluppo di software snello
Per i team di produzione, software e marketing, eliminare gli sprechi spesso sembra troppo facile a prima vista. Potrebbe significare avere meno feedback loop e meno attività minori da svolgere per portare a termine un progetto. Migliorare la gestione del flusso di lavoro in questo modo potrebbe far risparmiare alla tua azienda milioni ogni anno.
Un buon modo da fare è quello di far approvare in anticipo i tuoi flussi di lavoro. Nel suo libro 10x Marketing Formula, Garrett Moon afferma che i flussi di lavoro pre-approvati sono la chiave per accelerare di 10 volte i tuoi metodi di sviluppo software e il ciclo di vita.
"Quando l'approvazione fa parte del processo, diventa nemica della rapidità di consegna del lavoro. Una volta che si passa il testimone ai livelli superiori, l'approvazione richiederà un'eternità. E vi ritroverete sommersi da piccole modifiche del 10%, perché tutti coloro che partecipano al processo di creazione della torta vogliono assicurarsi che le loro impronte digitali abbiano una buona visibilità", afferma Moon.
Se questi cicli di feedback aggiungono più sprechi che miglioramenti al ciclo di vita dello sviluppo del tuo software, valuta la possibilità di eliminarli. Lo stesso vale per qualsiasi funzionalità/funzione che desideri aggiungere al prodotto. Se i tuoi clienti non trarranno alcun beneficio da questa produzione, smetti di cercare di svilupparla ulteriormente.
Come ClickUp aiuta a eliminare gli sprechi: percorso critico e gestione delle risorse
ClickUp è il miglior software gratuito al mondo per il project management. Utilizzato da grandi aziende e team di startup in tutto il mondo , ha tutto ciò che serve per gestire i tuoi progetti in modo efficace. Ecco alcune delle sue potenti funzionalità/funzioni che ti aiuteranno ad applicare i principi lean:
Ecco come ClickUp può aiutarti a eliminare gli sprechi:
Il percorso critico di un progetto è una funzionalità/funzione che ti aiuta a identificare le attività più importanti per completare un progetto. Ti consente di concentrarti solo su queste attività fondamentali, ignorando quelle non importanti.
Ecco perché sono una componente fondamentale di qualsiasi strategia di eliminazione degli sprechi. Questa funzionalità di gestione visiva ti aiuta a ridurre il tuo progetto alle sue parti essenziali, eliminando lungo il percorso tutte le attività superflue e irrilevanti.
ClickUp è dotato di diagrammi di Gantt integrati in grado di calcolare automaticamente il percorso critico del tuo progetto. Con i diagrammi di Gantt di ClickUp, avrai accesso a funzionalità di gestione visiva all'avanguardia. Questo ti aiuterà a rispettare il tuo programma di produzione e ad apportare modifiche rapide per eliminare qualsiasi attività superflua.
ClickUp include anche mappe mentali integrate per aiutare il tuo team a ideare in modo efficace. Puoi pianificare accuratamente l'ambito di un progetto con queste mappe mentali, eliminando qualsiasi attività superflua lungo il percorso.
Una gestione efficiente delle risorse è alla base di tutti i processi snelli. Devi assicurarti che le tue risorse siano sempre utilizzate al meglio delle loro capacità. Con la vista Riquadro di ClickUp , puoi farlo direttamente dalla tua dashboard.
I project manager possono utilizzare la vista Riquadro per vedere cosa ha ogni membro del team:
- completato
- Attualmente sta lavorando su
- Ci lavoreremo su.
È un modo semplice per fare il punto sul carico di lavoro del tuo team e assicurarti di sfruttare al meglio i talenti dei suoi membri.
2. Costruisci la qualità
La metodologia Lean mira a sviluppare la qualità in modo controllato e disciplinato.
Perché?
Quando si cerca di aggiungere qualità a un prodotto senza alcuna struttura, si rischia di creare una grande quantità di sprechi. Ad esempio, test eccessivi e log eccessivi sono sottoprodotti comuni di un ciclo di vita di sviluppo software rigoroso che non fornisce alcun valore al prodotto finale.
Applicazione allo sviluppo di software snello
Applicare questa metodologia di sviluppo al ciclo di vita dello sviluppo software non è difficile. Alcune alternative comuni allo sviluppo software snello per garantire la qualità sono:
- Programmazione in coppia: prevede che due sviluppatori uniscano le loro competenze e svolgano il loro lavoro insieme sui requisiti del progetto.
- Sviluppo basato sui test: comporta l'impostazione di linee guida e metriche per gli sviluppatori prima di iniziare qualsiasi lavoro. Ad esempio, stabilire i criteri per il codice prima di scriverlo effettivamente per il tuo software.
- Test automatizzati: i test automatizzati possono svolgere un ruolo fondamentale nell'eliminazione di processi manuali complessi che potrebbero risultare difficili da eseguire per gli esseri umani. I test e i processi automatizzati possono anche velocizzare facilmente le attività amministrative più noiose.
Come ClickUp aiuta a sviluppare la qualità: automazione amministrativa
Un tema fondamentale per il "Build Quality In" è quello di effettuare l'automazione dei processi fin dall'inizio. Una volta che i tuoi processi o flussi di lavoro sono stati testati e verificati, prova ad effettuare l'automazione immediatamente.
In ClickUp, puoi automatizzare le tue attività più rapidamente utilizzando modelli, liste di controllo e durate stimate per velocizzare ulteriormente i tuoi processi.
3. Creare conoscenza
La metodologia snella pone l'accento sulla creazione di documentazione per ogni fase del processo. Queste conoscenze saranno incredibilmente utili per formare i team futuri ad agire in modo efficace su queste attività. È anche un buon modo per un team di riflettere su ciò che sta facendo e migliorare le attività con prestazioni insufficienti.
Applicazione al processo di sviluppo software
La creazione di conoscenza può includere l'archiviazione delle informazioni in uno strumento wiki o in repository di codice come GitHub o Gitlab. Una volta implementati, il tuo team potrà archiviare rapidamente i propri risultati e renderli accessibili ad altri sviluppatori che potrebbero lavorare su progetti simili.
Come ClickUp aiuta a creare conoscenza: Documenti
ClickUp Docs è un potente strumento wiki per i documenti della tua azienda. Puoi archiviare i documenti di progetto più importanti insieme agli spazi di progetto per assicurarti che siano facilmente accessibili. Puoi anche nidificare le pagine all'interno di questi documenti per semplificare la categorizzazione delle informazioni.
Ecco alcune altre utili funzionalità di ClickUp Documenti:
- Utilizza le opzioni per formattare il testo avanzate per creare documenti dettagliati.
- Modifica i diritti di accesso a ciascun documento per una maggiore sicurezza.
- La condivisione di documenti pubblicamente è possibile. Ciò può essere utilizzato per creare una roadmap online facilmente accessibile per i tuoi clienti, in modo da poter continuare a ricevere feedback continui.
- Puoi anche consentire a Google di indicizzare i tuoi documenti per assicurarti che compaiano nei risultati di ricerca.
4. Rinviare l'impegno
Il rinvio dell'impegno sottolinea l'importanza di mantenere i piani e i requisiti del progetto sufficientemente flessibili da adattarsi a eventuali cambiamenti imprevisti. Lascia tutte le decisioni irreversibili alla fine, quando tutto il resto è già stato definito. Questo ti consentirà di valutare diversi scenari prima di selezionare quello più adatto alla tua attività.
Applicazione al processo di sviluppo software
Un buon modo per affrontare la questione è utilizzare un approccio Sprint ispirato all'Agile per lo sviluppo dei prodotti. Questi approcci sono ottimi perché consentono ai team di:
- Elimina solo una parte specifica della funzionalità/funzione.
- Analizza la loro importanza.
- Decidi se lo sprint debba essere sviluppato o meno.
Come ClickUp può aiutarti: impostare gli sprint
Per impostare gli sprint in ClickUp, crea singoli elenchi nella sezione Progetti. Ogni elenco dovrebbe rappresentare un singolo sprint con un elenco aggiuntivo con il titolo "Backlog". Qui è possibile elencare le nuove funzionalità e i nuovi requisiti. Gli elenchi includono anche le date di inizio e fine per registrare tutte le attività del tuo team all'interno di quell'elenco. Vai qui per ulteriori informazioni su come utilizzare gli sprint in ClickUp.
5. Consegna rapida
La rapidità ed efficienza nel lavoro sono alla base di tutte le attività snelle. Tuttavia, affinché sia davvero efficace, questo rapido tempo di risposta del software deve essere sostenibile nel lungo periodo.
La maggior parte delle aziende di software cade vittima di uno di questi scenari che comportano una perdita di tempo e di efficienza nello sviluppo dei prodotti:
- Sprecare troppo tempo a pensare a piani futuri e pratiche di sviluppo software che potrebbero anche non essere necessari.
- Gli sviluppatori di software non rispondono immediatamente ai feedback, agli ostacoli e agli intoppi del progetto.
- Cercare di ottimizzare eccessivamente e sviluppare in modo eccessivo un piano o una soluzione.
Applicazione al processo di sviluppo software
Affinché le attività di sviluppo dei prodotti procedano senza intoppi, gli sviluppatori di software devono seguire questi tre passaggi di programmazione estrema:
Passaggio 1: crea una soluzione semplice e diretta.
Passaggio 2: Offritelo ai vostri clienti.
Passaggio 3: Utilizza le informazioni sui clienti per apportare modifiche e miglioramenti graduali.
Se i tuoi sviluppatori software seguono tutti questi passaggi, non avranno alcuna difficoltà a dare priorità alle attività giuste e a terminare il lavoro rapidamente.
Come ClickUp aiuta a garantire consegne rapide: priorità
Le attività del tuo team possono rimanere in linea con le priorità di ClickUp. Puoi facilmente aggiungere priorità a ciascuna attività per far sapere al tuo team quali sono importanti. Tutte le priorità di ClickUp sono dotate di un codice colore standard:
- Rosso: Urgente
- Giallo: Alta priorità
- Blu: Priorità normale
- Grigio: Bassa priorità
Poiché questo codice colore è standard in tutti gli spazi di progetto, il tuo team sarà sempre in grado di identificare facilmente le attività più importanti. Potrà anche filtrare le attività in base alla priorità per svolgere prima quelle più importanti.
6. Rispetta le persone
Purtroppo, questo principio viene spesso ignorato per assecondare la mentalità del "vincere a tutti i costi" che può derivare dall'imperativo "consegnare rapidamente".
Lo sviluppo snello pone l'accento sul trattare ogni membro del team con rispetto e compassione. Questo principio deve essere esteso a tutti gli aspetti delle interazioni organizzative.
- Assunzioni
- Onboarding
- Risoluzione dei conflitti
- Pianificazione del progetto
- Miglioramento dei processi
Ciascuno di questi processi di sviluppo snello deve essere guidato da una conversazione rispettosa e proattiva che incoraggi il supporto e una sana competizione.
Applicazione alla metodologia di sviluppo software
I Poppendieck ritengono che un processo di sviluppo snello per la governance IT sia lo stile di gestione snella più appropriato ed efficace. È necessario motivare e fornire supporto ai team di sviluppo, non cercare di controllarli.
La gestione snella incoraggia i dipendenti a esprimere le loro preoccupazioni e a risolvere i problemi in un ambiente di lavoro aperto e con supporto da te creato.
Come ClickUp aiuta a mantenere il rispetto: commenti assegnati e profili
Il modo più efficace per garantire il rispetto tra gli ingegneri del software è disporre di canali di comunicazione efficaci. Questi riducono i conflitti e offrono ai membri del tuo team uno sbocco per esprimersi comodamente gli uni con gli altri.
Ogni progetto ClickUp è dotato di potenti sezioni di commenti per aiutare il tuo team a discutere le differenze e collaborare in modo efficace. I membri del team possono condividere feedback testuali, immagini, file e video per comunicare facilmente il proprio punto di vista. È la piattaforma perfetta per consentire al tuo team di iniziare a rispettarsi a vicenda mentre si esprime.
Per favorire una comunicazione rapida ed efficiente tra i tuoi ingegneri software, ClickUp offre anche la funzione dei commenti assegnati:
Ogni volta che devi assegnare un'attività a un membro del team, basta taggarlo in un commento e assegnargliela. Riceverà immediatamente una notifica in merito, in modo che non venga trascurato. Ora che è nell'elenco delle attività, può iniziare a lavorarci e contrassegnarla come terminata quando ha finito.
Ciò elimina la necessità di un feedback eccessivo, poiché il project manager può facilmente verificare se l'attività è stata risolta o meno. Questo può anche aiutarti ad aderire al concetto di "eliminazione degli sprechi" della metodologia di sviluppo snello.
I profili di ClickUp offrono ai project manager una panoramica di:
- A cosa stanno lavorando le persone.
- Su cosa lavoreranno.
- Cosa hanno fatto di recente.
- Quali delle loro attività non sono ancora state programmate.
È il modo perfetto per i project manager di tenere traccia di ciò su cui sta lavorando ogni dipendente. In combinazione con la vista Riquadro (come spiegato sopra), puoi mantenere un'equa distribuzione del lavoro.
In questo modo si evita di sovraccaricare i dipendenti di lavoro, causando loro stress o malcontento. Questo aspetto è estremamente importante nel contesto del rispetto.
7. Ottimizzare il tutto
Libri come The Lean Startup sottolineano l'importanza di pensare in grande quando si lavora con la metodologia Lean. I titolari dei prodotti e gli azionisti devono fare il punto della situazione della loro startup e dei processi nel loro complesso prima di apportare cambiamenti drastici.
Ciò che può sembrare poco pratico se visto da una prospettiva ristretta può invece costituire la base per processi più ampi e di maggiore produttività. Sta a te identificare queste connessioni e cercare di ottimizzare il processo nel suo complesso anziché i singoli componenti.
Applicazione alla metodologia di sviluppo software
I team interfunzionali sono una buona soluzione per ottimizzare il tutto. Poiché tutti i membri del team sono in grado di gestire le richieste dall'inizio alla fine, vengono rappresentate diverse opinioni sui problemi. Questo ti aiuta a pensare alle esigenze dei tuoi clienti da diverse prospettive, rendendo più difficile che gli obiettivi del team vengano dirottati.
Come ClickUp può aiutarti: viste multiple
Le innovazioni di maggior successo nascono quando si raccolgono le idee di persone provenienti da diversi reparti, come quello commerciale e quello dell'assistenza.
Per aiutare la tua azienda a gestire con successo tali team interfunzionali, ClickUp offre diverse visualizzazioni. Ciascuno dei tuoi team, che si tratti di sviluppo software, marketing o supporto, troverà una visualizzazione adatta alle proprie esigenze e preferenze.
Poiché ClickUp si adatta alle esigenze di ogni reparto, non dovrai utilizzare più strumenti per soddisfare la tua forza lavoro. Ciò semplifica il consolidamento del lavoro e consente al tuo team di collaborare per raggiungere un obiettivo comune.
Ecco una breve panoramica di ciascuno di questi punti di vista che facilitano la gestione visiva:
vista Bacheca
Questa visualizzazione è perfetta per i team SCRUM abituati a una bacheca Kanban. Consente loro di spostare facilmente le attività e apportare modifiche in tempo reale.
Vista Elenco
La vista Elenco aiuta il tuo team a visualizzare i propri compiti e incarichi in un elenco in stile GTD (getting-things-done). Sarà facile per loro spuntare le attività e le attività secondarie del progetto man mano che procedono.
Vista Riquadro
La vista Riquadro è particolarmente utile per ottimizzare il complesso, poiché offre al top management una panoramica di tutto ciò che accade nella vostra organizzazione. Poiché le attività sono ordinate in base all'assegnatario, è facile gestire il carico di lavoro di tutti i vostri ingegneri software e garantire una distribuzione equa dei compiti e delle mansioni.
Modalità Me
La modalità Me mostra solo i progetti che ti sono stati assegnati. Questo ti aiuta a concentrarti solo sui tuoi compiti e incarichi.
La differenza tra Agile e la metodologia di sviluppo Lean
La metodologia di sviluppo Lean e Agile sono molto simili. Infatti, molti processi di lavoro Agile includono alcuni principi Lean. Ad esempio, fornire risultati rapidi è un principio fondamentale della maggior parte dei team Agile.
Tuttavia, esistono alcune differenze distintive tra questi due metodi di sviluppo. Da un lato, Agile dà priorità alle relazioni tra i singoli membri del team. La metodologia di sviluppo Lean, invece, pone l'accento sulla visione del team e dell'organizzazione nel loro insieme.
Il manifesto Agile afferma che l'obiettivo di un team di sviluppo è quello di superare i problemi e realizzare un prodotto finale funzionante. Sebbene questo sia anche un obiettivo dello sviluppo Lean, nella filosofia Lean viene data maggiore importanza al processo piuttosto che al prodotto finale.
Sebbene queste due metodologie differiscano sotto certi aspetti, ciascuno di questi principi può aggiungere valore ai tuoi processi di lavoro. L'eliminazione degli sprechi (metodo Lean Six Sigma ) e la coesione del gruppo (metodo Agile) sono attributi positivi da cui qualsiasi progetto può trarre vantaggio. Per sfruttarli al meglio, utilizza i principi di ciascuna metodologia per modellare il processo di lavoro unico della tua azienda e ottenere risultati con efficienza.
Conclusione
I sette principi lean sono un ottimo modello per ottimizzare i tuoi processi di lavoro. Se li segui con diligenza, otterrai processi semplificati che garantiscono efficienza e produttività.
Nel frattempo, perché non ti registri su ClickUp e utilizzi le sue utili funzionalità/funzioni per adattarti alla metodologia lean già da oggi?