Cosa rende un buon project manager? 10 competenze del project manager

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I project manager sono le persone a cui rivolgersi per portare a termine le cose in modo efficiente ed efficace. Si assicurano che i progetti procedano secondo i piani, che i team rimangano coordinati e che gli obiettivi vengano raggiunti. Ma cosa rende un project manager bravo?

Un project manager di successo dovrebbe possedere una combinazione di competenze tecniche, di leadership e di comunicazione. Di seguito sono elencate 10 competenze indispensabili che tutti i grandi project manager devono possedere per avere un esito positivo:

1. Ottimizza la comunicazione

I buoni project manager sono in grado di comunicare in modo chiaro ed efficace cosa deve essere fatto e quando, in modo che tutti i soggetti coinvolti sappiano cosa ci si aspetta da loro. Ciò include tenere informati i membri del team su eventuali cambiamenti nel progetto, nonché fornire feedback e indicazioni.

Il PMI afferma che se quel livello di comunicazione continua, "c'è il rischio di non raggiungere gli obiettivi o altri risultati".

Ahi. Una comunicazione eccessiva può essere negativa? Sì, quando non è sistematica o chiara o quando la tua "comunicazione" consiste in poche email senza alcun filo conduttore. La capacità di comunicare fa un'enorme differenza nell'esito positivo o negativo di un progetto.

Si potrebbe pensare che i project manager efficaci sappiano come fare ciò che è da fare con buoni strumenti di project management. Questa capacità è un'abilità comunicativa spesso sottovalutata.

Un potente strumento di project management come ClickUp ti aiuta a semplificare la comunicazione, fornisce aggiornamenti agli stakeholder/sponsor e delinea chiaramente le scadenze del lavoro e delle attività.

2. Atteggiamento positivo nei confronti del lavoro

Se il project manager ritiene che il lavoro non sia ragionevole o realizzabile, come si sentiranno gli altri membri del team?

Un ottimo project manager ha la capacità di comprendere le priorità dell'organizzazione, tradurre tali valori al proprio team di progetto e collegarli ai singoli progetti e attività. Questi project manager collaborano inoltre con il team alle strategie per realizzare tale visione.

Per rispettare le scadenze, le date di scadenza e mantenere il progetto in linea con i tempi previsti, il project manager deve avere un atteggiamento positivo nei confronti del lavoro da svolgere, aiutando l'intero team a raggiungere gli obiettivi.

Per trovare il giusto equilibrio tra ottimismo e realismo riguardo ai rischi e ai problemi occorre intuito ed esperienza, il che ci porta al punto successivo:

3. Risolve i problemi

Potrebbe sembrare ovvio, ma un buon project manager è in grado di risolvere i problemi. E, cosa ancora più importante, ha la capacità di risolvere le sfide del project management. La risoluzione dei problemi di base prevede cinque passaggi.

Questi cinque passaggi sembrano semplici, ma spesso non ci prendiamo il tempo necessario per eseguirli in modo chiaro. Potremmo conoscere il problema, ma non valutarlo da tutti i punti di vista o documentare le opinioni del team su cosa fare dopo.

Questo potrebbe significare prendere carta e penna per concentrarsi davvero e riflettere su ciò che è successo. Annota ogni passaggio del processo e scrivi le idee su ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato in ogni fase.

Ecco un esempio di utilizzo di questa lista di controllo per il project management per risolvere un problema dei dipendenti:

Passaggio uno: identificare il problema

Il dipendente ha difficoltà a rispettare le scadenze.

Passaggio due: determinare le cause

Hanno troppo lavoro da svolgere e troppo poco tempo per completarlo.

Passaggio tre: generare soluzioni

Le possibili soluzioni potrebbero includere la delega di attività ad altri membri del team, la definizione di scadenze realistiche o l'utilizzo di uno strumento di project management per gestire meglio i carichi di lavoro.

Passaggio quattro: analizza le soluzioni

L'analisi delle soluzioni comporterà la valutazione dei pro e dei contro di ciascuna soluzione e la determinazione di quella più adatta a ciascun membro del team.

Passaggio cinque: agisci

Una volta determinata la soluzione migliore, è il momento di agire e implementare un piano di project management con esito positivo.

Seguire questa semplice lista di controllo per la risoluzione dei problemi può trasformare un project manager discreto in uno affidabile.

4. Mantieni la calma

Beh, non è allo stesso livello di un medico del pronto soccorso o di un poliziotto. Ma il project manager deve bilanciare le esigenze del progetto con le priorità organizzative, i risultati del team e anche i contributi personali che deve dare. Per non parlare di eventuali elementi frustranti che potrebbero sfuggire al controllo del project manager, come sistemi o flussi di lavoro obsoleti.

Questo può essere stressante.

Ma un buon project manager ha la capacità di fare un passo indietro, analizzare le opzioni successive e imparare dalle esperienze anche in caso di insuccessi.

Il project manager è colui che deve ripulire e affrontare nuovamente il progetto, magari da una prospettiva diversa. Ma in questo caso, il project manager deve sapere cosa è andato storto e non ripetere lo stesso errore. Un buon project manager dovrebbe essere in grado di individuare cosa è andato storto e offrire soluzioni alternative (vedi punto 3).

Mantieni la calma e guida bene il tuo team. Collabora con i tuoi colleghi per trovare la soluzione giusta per tutti.

5. Sa delegare bene

Perché è importante delegare bene? Un project manager può ottenere di più. Potresti riuscire a ricoprire il ruolo e dare il tuo contributo per un po', ma alla fine le richieste di tempo ti sopraffaranno.

Infatti, otterrai risultati migliori se dai subito alle persone i mezzi per agire.

"Il limite massimo di ciò che è possibile aumentare solo con ogni collaboratore che autorizzi a contribuire al meglio alle vostre priorità condivise. Allo stesso modo, il tuo potere diminuisce con ogni iniziativa a cui ti aggrappi inutilmente", osserva Jesse Sostrin di PwC nella Harvard Business Review.

A tal fine, i project manager di successo comprendono i punti di forza e di debolezza delle persone che gestiscono e poi utilizzano e impiegano i loro punti di forza per aumentare la produttività.

L'utilizzo di uno strumento di project management come ClickUp ti aiuta a delegare grazie alla sua trasparenza, alla funzione di reportistica, ai dettagli e alla funzionalità di commento. Inoltre, la sua gerarchia è intuitiva, sufficientemente solida per team interfunzionali, ma con condivisioni private che possono essere personalizzate per i manager o solo per alcuni collaboratori selezionati.

6. Dare priorità al lavoro

Non tutti gli elementi possono essere la priorità numero uno. Per definizione, qualcosa deve passare al secondo posto. Un buon project manager saprà come stabilire le priorità del lavoro per il team e poi fare la scelta giusta.

La chiave? Capire cosa è urgente e cosa è importante ed eliminare le distrazioni. Uno sponsor o un stakeholder del progetto potrebbero urlare "ASAP", ma un buon project manager mantiene la calma e sa come dare priorità a ciò che è più importante.

Perché è importante? Perché le attività importanti aggiungono valore. È il valore della matrice di Eisenhower. La matrice di Eisenhower è un sistema basato su quadranti in cui le attività sono separate in base alla loro importanza e al loro valore.

Dopo aver compreso l'importanza e il valore di ciascuna attività, un buon project manager valuterà il tempo necessario per ciascuna di esse e le classificherà in base alla loro importanza.

7. Collabora e ascolta

Collaborare significa lavorare insieme e, per farlo con esito positivo, è fondamentale ascoltare attivamente. Non è possibile collaborare senza ascoltare e cercare di capire.

Se lavori con un team di sviluppo e il codice non funziona o non supera il controllo qualità, ti consigliamo di valutare la situazione prima di saltare alle conclusioni. Le prime domande potrebbero non fornirti la risposta esatta di cui hai bisogno: potresti invece dover utilizzare approcci diversi per trovare la soluzione.

Lavorare insieme ti aiuta a provare cose nuove, sperimentare e trovare una soluzione per andare avanti.

Un buon project manager incoraggerà la collaborazione all'interno del team e creerà un ambiente stimolante, piuttosto che isolare ogni persona nel proprio silo.

Ottimi strumenti, come ClickUp e altri strumenti di collaborazione online, possono aiutarti a terminare il lavoro.

Grazie a una serie trasparente di progetti e attività, i membri del team possono vedere cosa devono fare e le date entro cui devono completarlo. I buoni strumenti di collaborazione dovrebbero favorire la produttività, non ostacolarla.

Bonus: modelli di curriculum per project manager!

8. Gestione del tempo

Uno dei ruoli principali di un project manager è garantire che il team rispetti le scadenze e mantenga il programma del progetto.

Ciò non significa effettuare il monitoraggio di ogni minuto dedicato alle attività o microgestire ogni loro mossa (sarebbe un incubo), ma piuttosto capire cosa deve essere fatto e quando deve essere completato.

La gestione del tempo include anche il monitoraggio di ciò che sta accadendo al momento e delle risorse disponibili per le varie attività. È qui che uno strumento di project management come ClickUp dà il meglio di sé, perché consente di suddividere il lavoro in parti gestibili che contribuiscono agli obiettivi più grandi del tuo team.

9. Attenzione agli stakeholder

Uno stakeholder è chiunque abbia un impatto o sia influenzato dal tuo progetto e dai suoi risultati.

Queste persone hanno un interesse diretto in ciò che stai facendo, quindi devi assicurarti che siano sempre aggiornate su ciò che sta succedendo. Un buon project manager terrà informati gli stakeholder, ma spiegherà anche cosa serve per ottenere ciò che desiderano.

Questo è ciò che fa un buon project manager: instaura relazioni con gli stakeholder e i membri del team. In questo modo, quando si presentano cambiamenti o sfide, il PM può prendere l'iniziativa prima che diventino un problema più grave.

10. Motivare

Infine, un buon project manager deve capire cosa è possibile fare e quali sono i limiti.

Quando si trovano di fronte a una sfida, devono essere abbastanza creativi da ideare soluzioni e metodi propri per affrontarla. Devono anche pensare fuori dagli schemi quando si tratta di project management, per stare al passo con i tempi. Scopri cosa può fare la nuova tecnologia per rendere il progetto più veloce e migliore.

I project manager innovativi e creativi sono quelli che portano avanti i progetti. Trovano soluzioni a problemi che nessuno sapeva esistessero e scoprono modi per rendere possibile ciò che prima era impossibile.

Questi consigli e tecniche di gestione del tempo ti saranno utili:

Diventa un ottimo project manager per il tuo team

I project manager efficaci sanno cosa serve per trasformare un progetto mediocre in un progetto di vero successo. Ciò richiede un mix di competenze trasversali, capacità gestionali e leadership, insieme alle giuste competenze tecniche per stabilire le priorità di lavoro e prendere le decisioni giuste.

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