Un giorno vi presentate al lavoro e..
Il vostro team Agile ha lavorato per sbaglio su una funzionalità/funzione che non è prevista per la prossima release.
Il team dell'account vi promemoria che il vostro progetto sta facendo fallire la banca.
Il team si lamenta del fatto che un membro è stato "malato" per una settimana.
Il progetto è terminato al 25%... e la scadenza è fra tre giorni!
ti ha fatto battere forte il cuore, vero?
queste sono solo alcune delle sfide di project management che un manager deve affrontare ogni giorno!
Ecco perché questo articolo tratterà sette sfide comuni nel project management. Ma non preoccupatevi, vi forniremo anche soluzioni e vi suggeriremo software per il project management in modo da non dover mai più affrontare questi problemi!
(Cliccate sui collegamenti qui sotto per passare a una sezione specifica)
risolviamo i problemi!
7 Sfide chiave del project management
I problemi possono sorgere in ogni fase del progetto ciclo di vita del progetto .
E ci sono cinque fasi.
Ciò significa che le probabilità di affrontare una sfida aumentano di 5 volte!
ma non preoccupatevi!
Identifichiamo le sfide comuni del project management e le relative soluzioni:
Sfida #1: Nessun obiettivo chiaro del progetto
vi siete mai chiesti perché state lavorando al progetto?
È probabile che tutti gli altri membri del team del progetto la pensino allo stesso modo!
Quando il vostro team non ha un obiettivo chiaro obiettivi del progetto vi sentite come se vi foste persi nel mare.
Non si sa in che direzione si debba remare, né si sa quanto si è vicini alla terraferma (l'esito positivo del progetto). Ecco perché documentare gli obiettivi è una delle chiavi di lettura del progetto componenti di un piano aziendale .
Prima che ve ne rendiate conto, avete esaurito il tempo, le risorse e le speranze, mentre la tigre frustrata (il client) vi chiede di consegnare il progetto!
accidenti!
Come se questo non fosse abbastanza spaventoso, state anche invitando a cena molte altre sfide del project management:
- Scarsa comunicazione: nessuno sa cosa deve fare
- Scope creep: lavoro su altre attività non correlate agli obiettivi
- Problemi di budget : Il lavoro extra porta a spese aggiuntive
Volete evitare che un_ scope creep_ si spaventi il vostro project team *_? Ecco un'idea guida dettagliata su come esorcizzare gli scope creep del progetto. *
Come impostare obiettivi di progetto significativi
Il modo più intelligente per fissare gli obiettivi è.. per creare obiettivi SMART .
Un obiettivo SMART può essere definito come:
- **Specifico: Risponde alle domande "chi", "cosa", "dove", "quando" e "perché"
- **Fattibile: Ha criteri per misurare lo stato del progetto
- $$a **realizzabile: Può essere raggiunto dal team del progetto
- Relevante: Allineato con le missioni dell'azienda
- **Tempestivo: Ha una scadenza
Questi obiettivi sono chiarissimi e fanno uscire il team da una crisi esistenziale.
Ecco un esempio:
creare la versione 1.0 di un progetto software di gestione delle attività kickass entro dicembre per acquisire nuovi personalizzati
Durante la fase di pianificazione del progetto, è possibile creare questo obiettivo utilizzando l'opzione Obiettivi funzionalità/funzione. In questo modo, si può vedere su cosa si deve lavorare.
Ma l'impostazione degli obiettivi non è sufficiente per un progetto di successo.
È necessario anche capire come raggiungere l'obiettivo.
Avrete bisogno di oggetti qui.
Si tratta di impostazioni misurabili e specifiche che hanno un traguardo prefissato.
È possibile creare Traguardi con unità come numeri, valute, attività o vero/falso.
Ecco alcuni obiettivi o Traguardi rilevanti per l'Obiettivo di cui sopra:
Quando il team lavora alla riunione di questi obiettivi, ClickUp calcola automaticamente la percentuale di stato degli obiettivi in tempo reale.
Così, quando il team vede che si sta avvicinando all'obiettivo, si affretta a completare altri oggetti.
Full steam ahead! 🚢
Un altro modo per misurare lo stato di avanzamento del progetto è attraverso Dashboard personalizzabili .
Proprio come il pannello di controllo della nave ha misuratori e indicatori, una dashboard ha widget.
Con questi widget è possibile:
- Vedere come si comporta il vostro team Agile (Widget per gli sprint)
- Visualizzare lo stato di ogni attività (Widget di stato)
- Chattare con il proprio team e sapere a che punto è lo stato di avanzamento (Widget personalizzati)
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Sfida #2: Problemi di bilancio
Supponiamo che tu sia un commissario della sanità come Homer.
A rendere felici tutti gli stakeholder e si implementano alcune idee fantastiche come il ritiro 24 ore su 24, i servizi di pulizia d'emergenza e i nuovi camion di lusso. 🚚 Tuttavia, queste idee non sono economiche e un mese dopo..
Non solo Homer, intorno 50% dei manager ha difficoltà a mantenere i costi dei progetti.
ma perché?
Forse non hanno stimato quanto sarebbero costate le loro idee durante la fase di piano del progetto. Oppure non hanno controllato se hanno superato il budget fino a quando non è troppo tardi.
E se i progetti sforano continuamente il budget, la vostra organizzazione sarà come il Titanic.
Sarà difficile tenerla a galla.
E il vostro team di progetto si allontanerebbe quando non riuscite a pagarlo a sufficienza! 🦺
Come mantenere i progetti sotto budget
Per tenere sotto controllo le spese, dovrete pianificare bene e fare ipotesi realistiche.
Uno strumento di project management come ClickUp può certamente evitare di spendere troppi $$$a.
Ecco come fare:
Suddividete il budget del progetto usando Campi personalizzati per assegnare un budget fisso per ogni attività, risorsa, ecc.
Quindi, creare un'altra colonna che mostri quanto si spende per l'attività. Utilizzare calcoli della colonna per calcolare i costi totali durante il fase di esecuzione del progetto .
È anche possibile eseguire calcoli rapidi o complessi con campi di formula . Utilizzatela per calcolare le ore fatturabili di un freelance, il costo del lavoro e il costo del lavoro campagne di marketing e altro ancora.
E se si sta cercando una via d'uscita facile, si può sempre applicare la formula super-veloce Modelli di contabilità nell'area di lavoro.
Sfida #3: Comunicazione inefficace
non fareste un paracadute se il vostro paracadute avesse il 50% di possibilità di fallire, giusto?
Allo stesso modo, non vorreste gestire progetti senza mantenere una comunicazione efficace.
Secondo Istituto di Project Management (PMI), il 56% dei progetti fallisce perché i membri del team e il progetto non sono in grado di gestire il progetto leader del progetto non erano sulla stessa pagina.
Questo può portare a confusione, poiché i membri del team hanno opinioni contrastanti su come pensano di dover fare un'attività.
Inoltre, se i manager non condividono abbastanza informazioni con i loro dipendenti, come ad esempio durante una riunione di lavoro riunione d'avvio il team avrebbe dovuto rivolgersi spesso alla propria scrivania per ottenere chiarimenti.
Questo sarebbe andato bene un anno fa, ma nella lavoro da remoto, il team potrebbe passare un'eternità in attesa di ulteriori istruzioni.
Come mantenere una comunicazione efficace
Il primo passaggio consiste nell'impostazione di una base di conoscenza per la vostra organizzazione.
Contiene informazioni su determinati processi, strumenti e linee guida che il team deve seguire.
Utilizzare Documenti per creare un Wiki dettagliato che faccia usufruire dei segreti dell'intero universo (o almeno della vostra organizzazione)!
Analogamente a Google Documenti, potete collaborare con il vostro team remoto e creare importanti documenti di processo.
Con Documenti è possibile:
- Aggiungere documenti alle attività per facilitarne l'accesso
- **formattare i vostri documenti con modifiche di testo
- Aggiungere elenchi, tabelle, immagini, video e molto altro ancora
I documenti, tuttavia, non sono sufficienti.
Ogni attività ha un'opzione dedicata a commento che si può usare per discutere le attività e dare un feedback chiaro.
Si può anche aggiungere commenti thread per organizzare tutte le comunicazioni in piccole sezioni.
E se questo non dovesse bastare, si può sempre fare un salto in un rapido Zoom da un'attività attraverso l'opzione Integrazione di Zoom. speriamo solo che Filtri Zoom non causano alcun problema 😼 .
Siete alla ricerca di un modo per semplificare la comunicazione del team? Fate il miagolio di_ questi 13 semplici consigli.
Sfida #4: Scarsa gestione delle risorse
Prima di parlare di questa sfida comune, dobbiamo definire cosa sia realmente una 'risorsa'.
Una risorsa è qualcosa che può aiutarvi nella gestione dei progetti.
Può riferirsi ai membri del vostro team, alle finanze, alle competenze o anche a un animale domestico che vi sta accanto mentre vi concentrate sul lavoro da remoto.
La gestione delle risorse prevede il piano, la programmazione e la distribuzione delle stesse durante il ciclo di vita del progetto.
Tuttavia, se non si allocare le risorse si potrebbe incorrere in due problemi:
Sprecherete un sacco di risorse (ad esempio, la produttività del vostro team) e metterete inutilmente sotto pressione gli altri team per recuperare lo slack.
Oppure si esauriscono rapidamente le risorse.
Ad esempio, potreste sovraccaricare il vostro team di progetto chiedendogli di lavorare nei fine settimana per rispettare le scadenze.
Come allocare le risorse in modo efficace
Esistono due modi per gestire le risorse: quello facile e quello difficile.
Il metodo duro richiede un Foglio di calcolo Excel per tenere traccia di chi lavora su quale attività. Dovrete passare ore a creare e aggiornare manualmente il foglio.
L'ultima volta che abbiamo controllato, la gestione del carico di lavoro è ridurre il lavoro, non aumentarlo!
Fortunatamente, il modo più semplice è utilizzare un software di project management.
ClickUp vi consente di assegnare attività e attività secondarie a membri multipli del team o l'intero Teams .
Gli assegnatari ricevono una notifica immediata quando viene loro assegnata un'attività, in modo da poter lavorare subito.
ma Da fare per sapere se l'assegnatario è in grado di gestire l'attività?
Il Vista Carico di lavoro consente di definire la capacità settimanale di ciascun membro del team in base al numero di ore, attività o punti della storia da fare.
È quindi possibile vedere chi è sovraccarico e riassegnare le attività a chi ha tempo a disposizione.
In questo modo, non dovrete mai pronunciare queste temute parole:
Ecco il nostro_ corso intensivo sulla gestione delle risorse
Sfida #5: Gestione dei flussi di lavoro
Quando l'intero team e il project manager sono così impegnati nelle attività, non hanno tempo di preoccuparsi del flusso di lavoro e della comunicazione.
bisogna fare quello che si deve fare, giusto?
non proprio
È proprio questa la causa della maggior parte delle sfide del project management.
Se tutti lavorano in modo indipendente, nessuno sa cosa stiano facendo gli altri membri del team o ha idea di come stia procedendo il progetto.
Inoltre, i processi potrebbero rallentare fino a bloccarsi e nessuno saprebbe perché.
Tutta questa confusione porterebbe a riunioni molto complesse.
Come implementare la gestione dei flussi di lavoro
Una delle attività più importanti del project management è la mappatura del flusso di lavoro. Di solito, questa operazione può essere terminata durante la creazione del progetto piano del progetto. Evidenzierà l'intera sequenza del progetto da seguire.
Un grafico interattivo di Gantt (come quello del nostro Vista Gantt ) consente di creare questa Sequenza in un attimo. È sufficiente aggiungere un Elenco di attività alla vista Elenco e trascinarle e rilasciarle in giro per pianificare le attività .
È anche possibile tracciare una linea tra le attività per segnare le dipendenze (attività che non possono essere fatte finché non è stata completata un'attività precedente).
{\an8}Perché non è così, vero? E' tutto, giusto?
No. Non c'è niente da fare. Dovrete anche snellire il processo durante la fase di esecuzione del progetto.
Questo kan viene terminato con Visualizzazione Kanban !
In questo caso, l'intero team sarà in grado di vedere lo stato di ogni attività e potrà spostare le attività all'interno della lavagna mentre lavora.
Per evitare che il team si occupi di troppi lavori in una sola volta, è possibile aggiungere un Limite dei lavori in corso (WIP) ,
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C'è un altro modo per accelerare il flusso di lavoro, e riguarda i robot. 🤖
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/04/image17-2.gif robot che gioca con i cubi di numero gif /%img/
È possibile automatizzare alcune parti del vostro flusso di lavoro con ClickUp.
Ecco cosa Automazioni da fare:
- Aggiungere un Modello quando viene creata un'attività
- Impostazionepriorità dell'attività come 'Alta' quando si avvicina la scadenza
- Quando arriva una data di scadenza, inviare un'email
- Oppure creare Automazioni personalizzate in base alle proprie esigenze specifiche
Sfida #6: scadenze irrealistiche
Alcuni manager sembrano sempre imporre una scadenza al progetto che il team non può rispettare!
ma perché?
Il project manager potrebbe essere sotto pressione per soddisfare le aspettative degli stakeholder.
Oppure queste scadenze sono state pianificate in modo aggressivo in ordine al rilascio di un prodotto prima della concorrenza (come nel settore del software).
In ogni caso, questo "bisogno di velocità" non farà altro che "rallentare" il team del progetto.
come?
Chiedendo continuamente al team di consegnare progetti multipli con tempistiche impossibili abbasseranno il morale e la produttività del team. E il loro risultati non avrà un bell'aspetto, il che non farà altro che far arrabbiare di più gli stakeholder.
Come affrontare le scadenze irrealistiche
Iniziate chiedendo al vostro stakeholder o client perché ha bisogno di un progetto in un determinato momento.
Potreste anche scoprire che si sono autoimposti una scadenza senza un motivo razionale, così potrete trovare una data più raggiungibile.
Quando pianificherete i progetti, dovrete capire quanto velocemente il vostro team può lavorare senza esaurirsi.
come?
I membri del vostro team di progetto possono monitorare il tempo necessario per completare un'attività con l'opzione Timer globale .
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In base al tempo monitorato, è possibile anche impostare Stime per ogni attività. In questo modo, il team sa che ci si aspetta che completi l'attività (e l'intero progetto) in un tempo ragionevole.
utilizzando Agile project management tecniche?
Scopri quante attività il tuo team è in grado di velocizzare con un
sprint
con la velocità
Sprint Widget.
**Vuoi sapere che i grafici di velocità possono aiutarti a pianificare meglio le scadenze dei progetti?
**Controllate il nostro guida rapida al grafico della velocità. Una volta trovata la data perfetta per la scadenza del progetto, controllate il grafico Visualizzazione del Calendario per assicurarsi che non coincida con altri eventi importanti.
Sfida #7: Mancanza di account
Supponiamo che qualcosa vada terribilmente storto durante il ciclo di vita del progetto e che il progetto venga rimandato di quattro settimane.
A questo punto inizia il gioco delle colpe.
Presto potreste sentire i membri del vostro team citare una famosa canzone di Shaggy:
Invece di concentrarsi sull'esecuzione del progetto, il team potrebbe cercare di evitare qualsiasi conseguenza e di attribuire il fallimento del progetto ad altri membri.
Ma questo non significa che il team sia pigro o malintenzionato.
Potrebbe essere che il responsabile del progetto non abbia comunicato chiaramente chi è responsabile di alcune fasi di un progetto complesso.
Come costruire la responsabilità del team
Prima di dare il via al progetto, assegnate le attività a ciascun membro del team. Dovrete anche assicurarvi che sappiano cosa ci si aspetta da loro.
come?
Creare liste di controllo per ogni attività e assegnare ogni elemento dell'elenco a un membro del team. Questo aiuta a definire chi è responsabile di una particolare parte del progetto.
Cercate una guida? Date un'occhiata a:
La perfetta lista di controllo dei 9 progetti di project management
Inoltre, se volete assicurarvi che un particolare membro del team del progetto stia lavorando attivamente sui vostri feedback (e non li stia ignorando 😏 ), potete renderlo responsabile convertendo una lista di controllo in una lista di controllo in un'attività .
Da fare, possono risolvere il commento e ricevere una notifica.
ma cosa succede se volete che il vostro team sia responsabile per tutta la durata del progetto?
Da fare dei check-in regolari per verificare lo stato di avanzamento e le prestazioni.
sembra troppo lavoro, vero?
Fortunatamente, un software di project management come ClickUp può evitarvi ore di noiose riunioni di stato.
Aggiungete un po' di Widget per la tabella alla vostra dashboard, e sarete immediatamente in grado di vedere:
- Chi ha completato quante attività
- Su quante attività hanno lavorato
- Chi ha molte attività in ritardo e altro ancora
Sfida accettata 😎
Gestire progetti è come giocare ai video.
Diventa sempre più difficile in ogni fase.
Tuttavia, se prendete un power-up come ClickUp, sarete in grado di accelerare il processo di project management.
Da Mappe mentali a Visualizzazioni flessibili del progetto alle dashboard, avete tutto per aumentare le probabilità di esito positivo del progetto.
quindi, ottenete ClickUp gratis e supera le sfide della gestione dei progetti oggi!
