12 sfide del project management e come risolverle

Nel project management, la posta in gioco può essere astronomica: milioni di dollari, reputazione e persino il futuro di intere aziende.

Eppure, un recente studio ha rivelato che il 70% delle organizzazioni ha sofferto almeno un fallimento di progetto in un anno finanziario.

E il tributo finanziario è ugualmente sconcertante: le aziende perdono in media 109 milioni di dollari per ogni miliardo di dollari investito in progetti e programmi.

Da fare: perché così tanti progetti falliscono?

È colpa della sfortuna? Teams inetti? O semplicemente la mancanza di competenze e del giusto strumento di project management?

Spesso si tratta di una combinazione di questi fattori, ma al centro di tutto c'è la sfida di gestire la complessa interazione di risorse, sequenze e aspettative.

Il project management richiede strategia, gestione del rischio e un pizzico di fortuna. E senza il piano e la soluzione giusta, le cose possono facilmente deragliare prima di quanto si possa immaginare.

In questo articolo esploreremo le strategie per affrontare le sfide del project management e aumentare le possibilità di esito positivo del progetto.

Sfide comuni del project management e come superarle

Un project management di successo non è più una cosa bella da avere, ma una necessità. Tuttavia, i project manager si trovano spesso ad affrontare sfide che possono sabotare anche le iniziative più meticolosamente pianificate.

Le insidie sono numerose, dalla scarsità di risorse alle priorità mutevoli, dalle interruzioni della comunicazione allo scope creep.

Esaminiamo quindi 12 degli ostacoli più comuni del project management e vediamo come un'azienda con un'ottima valutazione strumento per il project management come ClickUp può essere un potente alleato per superare questi ostacoli.

1. Inseguimento dell'ambito di applicazione

Una delle sfide più comuni del project management è la lo scorrimento dell'ambito . Si verifica quando i requisiti del progetto cambiano o si espandono dopo la fase iniziale di piano. Può essere causato da oggetti del progetto poco chiari, richieste del cliente o decisioni interne. Lo scope creep può causare ritardi, sforamenti del budget e una diminuzione del morale del team.

Il sistema di smistamento automatico dei bagagli dell'aeroporto internazionale di Denver (DIA) è una nota esempio di estensione del progetto . Il progetto ha subito notevoli ritardi, superando la Sequenza originaria di oltre un anno. Inoltre, i costi sono aumentati vertiginosamente, superando il budget di milioni di dollari. Il progetto completato non aveva le funzionalità/funzione necessarie per rendere il sistema funzionale e l'aeroporto dovette tornare a un sistema manuale.

Cosa è andato storto: i responsabili del progetto non sono riusciti a stimare correttamente i requisiti del progetto e hanno ignorato i suggerimenti dei principali stakeholder. Come risultato, il progetto ha subito oltre 2.000 modifiche per incorporare le funzionalità/funzione richieste.

Soluzione 🌟

Per ridurre lo scope creep, è essenziale stabilire un chiaro scopo del progetto fin dall'inizio, implementare un processo di project management e garantire una comunicazione efficace con gli stakeholder del progetto.

Leggi anche: Modelli per stabilire e comunicare l'ambito del progetto

2. Vincoli di budget

Un'altra sfida significativa per il project management è rappresentata dai vincoli di budget. Questo può sorgere da stime iniziali imprecise, da costi inattesi o da una cattiva gestione finanziaria. I limiti di budget possono costringere a tagli al progetto, ridurre la qualità e danneggiare le relazioni con i fornitori.

Soluzione 🌟

Per evitare che le limitazioni di budget si ripercuotano sul vostro progetto, create un budget dettagliato, monitorate attentamente le spese e attuate misure di risparmio quando necessario. Modello di project management con budget di ClickUp è uno strumento semplice ma efficace per gestire in modo efficiente i budget dei progetti.

Scaricare questo modello

Può fare la gestione del budget del progetto più semplice possibile:

• Creare una ripartizione dettagliata dei costi del progetto , compresi i costi di manodopera, materiali, attrezzature e spese generali
• Monitorare lo stato di avanzamento rispetto al budget e identificare potenziali sforamenti o sottoutilizzi
• Registrare accuratamente il tempo impiegato nelle attività per calcolare il costo del lavoro. Monitorare le spese, le ricevute e le fatture in una posizione centralizzata
• Generare report sulle spese del progetto, sulle variazioni dei costi e su altre metriche finanziarie
• Collaborare con i membri del team e le parti interessate alla pianificazione e al monitoraggio del budget. Tenere tutti informati sulle modifiche al budget e sui potenziali rischi
• Identificare le opportunità di ridurre i costi ottimizzando l'allocazione delle risorse
• Gestire efficacemente le modifiche al progetto per minimizzarne l'impatto sul budget del progetto

3. Problemi di comunicazione

Una comunicazione efficace è fondamentale per l'esito positivo del progetto, ma può essere difficile mantenere una comunicazione chiara e coerente tra i team. Una scarsa comunicazione può portare a malintesi, ritardi, rilavorazioni e una diminuzione del morale del team.

Soluzione 🌟

Per migliorare la comunicazione, è necessario stabilire canali di comunicazione chiari, organizzare riunioni periodiche del progetto e utilizzare modelli di comunicazione come il modello Modello di piano di comunicazione ClickUp .

Fornisce un quadro strutturato per delineare le strategie di comunicazione, i canali e le responsabilità.

Scarica questo modello

Ecco come può essere utile:

• Centrare tutte le informazioni relative alla comunicazione, assicurando che tutti siano sulla stessa pagina
• Aiutare i membri del team a riferire rapidamente il piano per trovare i dettagli rilevanti, riducendo la confusione e i malintesi
• Identificare i canali di comunicazione più appropriati per i diversi tipi di informazioni (ad esempio, email, messaggistica istantanea, software di project management, riunioni di persona)
• Cancellare la linea di responsabilità per la comunicazione di informazioni specifiche, evitando confusione e assicurando che i messaggi siano consegnati alle persone giuste al momento giusto
• Programmare riunioni periodiche del progetto, assicurando che i membri del team abbiano l'opportunità di discutere lo stato di avanzamento, affrontare i problemi e prendere decisioni

E non è tutto. Oltre a questo modello di piano di comunicazione le potenti funzionalità di comunicazione di ClickUp migliorano ulteriormente la collaborazione e l'efficienza dei team di progetto:

ClickUp Chattare

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Connettetevi con i membri del vostro team in tempo reale con ClickUp Chattare ClickUp Chattare consente discussioni rapide e informali, permettendo ai membri del team di condividere aggiornamenti, porre domande e collaborare in tempo reale. È possibile avere conversazioni individuali o di gruppo, semplificando la comunicazione con persone o team specifici.

Commenti ClickUp

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Assegnare attività e garantire una comunicazione chiara per i progetti con ClickUp Comments

Allegare Commenti ClickUp a specifiche attività di ClickUp Chat, facilitando le discussioni sui requisiti dell'attività, sullo stato di avanzamento o sui problemi. È anche possibile monitorare le modifiche alle attività, fornendo un prezioso registro storico.

ClickUp Clip

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Inviate registrazioni istantanee dello schermo con note audio grazie a ClickUp Clip ed eliminate le riunioni inutili

Allegare ClickUp Clip alle attività per fornire ulteriore contesto o documentazione. Cattura e condivide screenshot o registrazioni dello schermo, facilitando la trasmissione di informazioni che potrebbero essere difficili da descrivere a parole. È anche un ottimo modo per condividere le informazioni in modo asincrono con team virtuali o distribuiti

4. Allocazione delle risorse

Bilanciare le risorse disponibili con le esigenze del progetto può essere un'attività complessa. Un'allocazione inefficiente delle risorse può portare a ritardi nel progetto, all'esaurimento del personale e al mancato rispetto delle scadenze.

Soluzione 🌟

Il modo migliore per ottimizzare l'allocazione delle risorse è pianificare attentamente la Sequenza del progetto e i requisiti delle risorse, utilizzare le risorse disponibili per il progetto la gestione delle risorse strumenti per monitorare il carico di lavoro e per la formazione trasversale dei membri del team.

Scarica questo modello Modello per l'allocazione delle risorse di ClickUp offre una soluzione completa per bilanciare le risorse disponibili con le esigenze del progetto. Fornendo un quadro precostituito per il monitoraggio e la gestione delle risorse, aiuta a:

• Ottenere una rappresentazione visiva del piano e dell'allocazione delle risorse per identificare rapidamente potenziali colli di bottiglia o sovra-allocazioni
• **Monitorare i tassi di utilizzo delle risorse e identificare le persone sottoutilizzate o sovraccariche di lavoro, consentendo di apportare modifiche per garantire un'efficienza ottimale
• Previsione dei requisiti di risorse per progetti futuri, assicurando la disponibilità di risorse adeguate per rispettare le scadenze
• Visualizzare la disponibilità delle risorse per evitare di impegnarle eccessivamente su più progetti contemporaneamente, prevenendo ritardi e burnout
• Creare un hub centralizzato per il monitoraggio dell'allocazione e della disponibilità delle risorse, promuovendo la trasparenza e la collaborazione e assicurando che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più recenti
• Generare relazioni e analisi sull'utilizzo delle risorse, consentendo ai team di prendere decisioni basate sui dati per quanto riguarda l'allocazione delle risorse e il piano del progetto

Leggi anche: 10 modelli gratuiti di piano delle risorse in Excel e ClickUp

5. Mancanza di una chiara impostazione degli obiettivi

Senza obiettivi di progetto ben definiti, è difficile misurare lo stato di avanzamento e garantire che il progetto fornisca valore. Obiettivi non chiari possono portare a deviazioni e a fallimenti del progetto.

Soluzione 🌟

Definite gli obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Limitati nel tempo) all'inizio del progetto e assicuratevi che tutte le parti interessate siano allineate.

Leggi anche: Come scrivere gli obiettivi SMART

6. Gestione del rischio

L'identificazione e la mitigazione dei rischi sono essenziali per l'esito positivo del progetto. Le sfide impreviste possono portare a ritardi, sforamenti del budget e al fallimento del progetto

Soluzione 🌟

Per migliorare la gestione dei rischi, è necessario identificare i rischi potenziali valutare la probabilità e l'impatto e sviluppare piani di mitigazione. A questo scopo, potete iniziare con:

Modello di lavagna online per la valutazione del rischio ClickUp Modello di lavagna online per la valutazione del rischio di ClickUp è stato progettato per facilitare una discussione collaborativa sui rischi potenziali.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-470.png Valutate visivamente i rischi del progetto con il modello di lavagna online per la valutazione dei rischi di ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-375290599&department=pmo&\_gl=1\*1c4wjfv\*\_gcl\\au\*MTI3MTgyNjg4MS4xNzIzNjU5MDUyLjE5NjgwNzIwMjMuMTcyNDkzNjcwNy4xNzI0OTM2NzI3 Scarica questo modello /%cta/

Le funzionalità/funzione chiave includono:

• Identificazione dei rischi: Una sezione dedicata al brainstorming e all'elenco dei rischi potenziali
• **Valutazione della probabilità: una scala o matrice per valutare la probabilità che ciascun rischio si verifichi
• Valutazione dell'impatto: Una scala o matrice per valutare la potenziale gravità di ogni rischio se dovesse concretizzarsi
• Collaborazione visiva: Il format della lavagna online incoraggia la partecipazione e la discussione del team, portando a una valutazione del rischio più completa
• Condivisione: Assicura che tutti i membri del team siano consapevoli dei rischi potenziali e delle loro implicazioni

Modello di gestione del rischio di ClickUp Modello per la gestione del rischio di ClickUp fornisce un approccio strutturato alla gestione dei rischi identificati.

Scaricare questo modello

Questo modello include:

• Registro dei rischi: Un repository centrale per documentare tutti i rischi identificati, la loro probabilità, l'impatto e le strategie di mitigazione
• Piani di mitigazione: Una sezione per dettagliare le azioni specifiche per ridurre la probabilità o l'impatto di ogni rischio
• Piani di emergenza: Una sezione per delineare corsi d'azione alternativi nel caso in cui i rischi si concretizzino
• **Monitoraggio dei rischi: un sistema per monitorare lo stato dei rischi identificati e l'efficacia dei lavori richiesti

7. Mancanza di tecnologia adeguata

L'utilizzo di strumenti di project management obsoleti o inadeguati può ostacolare la collaborazione, la comunicazione e l'efficienza complessiva del progetto.

Soluzione 🌟

Investite in un software di project management che soddisfi le esigenze specifiche del vostro team e del vostro progetto.

Ed è qui che Il project management di ClickUp funzionalità/funzione di ClickUp si rivelano utili:

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-472.png Il project management di ClickUp /$$$img/

Semplificate i flussi di lavoro dei progetti in modo efficiente con il Project Management di ClickUp

• Visualizzazioni personalizzabili: Sfrutta i seguenti elementiVisualizzazioni di ClickUp, dalle classiche tavole Kanban ai grafici di Gantt e alle mappe mentali, per vedere il progetto nel formato che preferite, aiutandovi a costruire una migliore comprensione e partecipazione
• Ricerca con tecnologia IA: Individuazione rapida di attività, documenti e persone, anche in aree di lavoro diverse, grazie aClickUp Brain. Permette anche di scrivere meglio, fare brainstorming, completare attività e semplificare la gestione del flusso di lavoro del progetto
• Dashboard: Tiene traccia delle metriche chiave del progetto con un sistema di monitoraggio personalizzabileDashboard di ClickUp. Visualizza lo stato di avanzamento, identifica i colli di bottiglia e prende decisioni basate sui dati per mantenere il progetto in corso
• Creare, modificare e collaborare ai documenti direttamente all'interno del progetto, mantenendo tutto centralizzato e accessibile a tutti coloro che ne hanno bisognoClickUp Documenti* Attività: Organizzate, monitorate e collaborate alle attività. Grazie a funzionalità come le attività secondarie, i campi personalizzati e le dipendenze, i team possono suddividere progetti complessi in componenti gestibili, assegnare responsabilità e monitorare efficacemente lo stato di avanzamentoAttività di ClickUp* Automazioni: Automatizzare i flussi di lavoro, come l'assegnazione di attività in base a trigger o lo spostamento automatico di attività completate in un nuovo elenco, con /href/Automazioni di ClickUp > _Cercavo una piattaforma di project management e ho trovato la migliore. Da subito ho avuto l'impressione che ClickUp potesse risolvere tutti i nostri problemi e creare soluzioni fuori dagli schemi che ci avrebbero avvantaggiato in modi che non avevo nemmeno immaginato"

Dayana Mileva, Account Director di Pontica Solutions

8. Scadenze irrealistiche

L'impostazione di scadenze irrealistiche può portare a stress, esaurimento e diminuzione della qualità del lavoro.

Soluzione 🌟

Come misura preventiva, create delle Sequenze realistiche in base alla portata e alla complessità del progetto e siate pronti a modificare le scadenze se necessario.

Scarica questo modello Modello per le scadenze di ClickUp è tutto ciò di cui avete bisogno. Ecco cosa offre alla tabella:

• Ripartizione dei compiti: Suddivisione di un progetto di grandi dimensioni in attività più piccole e gestibili. In questo modo si ottiene una panoramica chiara del progettodel progetto e aiuta a identificare i potenziali colli di bottiglia
• Dipendenze dalle attività: Stabilisce le dipendenze tra le attività, assicurando che vengano completate nell'ordine corretto e prevenendo i ritardi
• Assegnazione delle risorse: Considerando le risorse disponibili (ad esempio, personale, attrezzature), si determina una sequenza temporale più accurata in base al carico di lavoro
• Adattamento delle scadenze: In caso di problemi imprevisti, è possibile modificare facilmente le scadenze senza interrompere l'intera Sequenza del progetto grazie all'interfaccia flessibile di ClickUp
• Monitoraggio dello stato di avanzamento: Rappresentazione visiva dello stato di avanzamento del progetto, che consente di monitorare il completamento delle attività e di identificare potenziali aree di criticità
• Notifiche e avvisi: Impostazione di notifiche per avvisare i membri del team delle scadenze imminenti o se le attività sono in ritardo rispetto alla tabella di marcia, come previsto dal regolamentogestione delle scadenze piano

9. Assenza di responsabilità

Senza responsabilità del team la mancanza di titolarità, unita ad aspettative poco chiare, può ostacolare lo stato del progetto.

Soluzione 🌟

Cancellare ruoli e responsabilità chiari, monitorare regolarmente lo stato e impostare obiettivi individuali e di squadra può aiutare a responsabilizzare i membri del team. .

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Nulla lo fa meglio del modello Modello di piano RACI di ClickUp . Questo modello consente di definire chiaramente il ruolo e le responsabilità di ciascun membro del team (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) per ogni attività, assicurando che ognuno conosca il proprio ruolo nel progetto e sia responsabile dei risultati ottenuti.

L'utilizzo di un modello RACI offre diversi vantaggi:

• Chiarisce i ruoli e le responsabilità di tutte le parti interessate
• Assicura che i membri del team comprendano i loro ruoli specifici all'interno del progetto
• Riduce gli errori di comunicazione e la confusione
• Migliora la collaborazione e l'account dei membri del team

10. Lacune nelle competenze

Se i membri del team non hanno le competenze necessarie per completare le loro attività, possono verificarsi ritardi, riduzione della qualità e diminuzione del morale.

Soluzione 🌟

Identificare le lacune nelle competenze attraverso valutazioni o revisioni delle prestazioni.

Una volta identificate, fornire opportunità di formazione e sviluppo per dotare i membri del team del progetto delle conoscenze e delle competenze necessarie. Se la formazione interna non è sufficiente, considerare l'assunzione di risorse esterne con le competenze necessarie.

Scaricare questo modello

E se siete confusi su dove iniziare, provate con il modello di analisi del divario di competenze di ClickUp appositamente progettato con campi personalizzati, stati e visualizzazioni per:

• Prioritizzare le carenze di competenze in base al loro impatto sulle prestazioni del team e sugli obiettivi del progetto
• Creare piani di formazione personalizzati per ogni membro del team, in base alle sue specifiche esigenze
• Monitorare lo stato di avanzamento e misurare l'efficacia delle vostre iniziative di formazione
• Identificare le potenziali aree di miglioramento nella vostra strategia generale di gestione dei talenti

11. Disimpegno degli stakeholder

Il disimpegno degli stakeholder può ostacolare lo stato del progetto e aumentare il rischio di fallimento dello stesso. Gli stakeholder possono perdere interesse per molte ragioni: scarsa comunicazione, mancanza di chiarezza sul progetto, mancato rispetto dei commit e così via.

Soluzione 🌟

Mantenete le parti interessate coinvolgendole attivamente per tutta la durata del progetto. Teneteli informati sullo stato di avanzamento e rispondete prontamente alle loro preoccupazioni.

Scaricare questo modello

Per questo, si può provare il Modello di mappa degli stakeholder di ClickUp uno strumento prezioso per identificare e gestire gli stakeholder durante l'intero ciclo di vita del progetto.

Creando una rappresentazione visiva delle parti interessate, della loro influenza e dei loro livelli di interesse, è possibile dare priorità ai lavori richiesti e garantire che le parti chiave siano tenute informate e coinvolte.

Il modello di mappatura degli stakeholder consente di suddividere gli stakeholder in gruppi diversi in base al loro livello di interesse e di influenza, come "alto interesse, alta influenza", "alto interesse, bassa influenza", "basso interesse, alta influenza" e "basso interesse, bassa influenza"

Questa categorizzazione consente di adattare le strategie di comunicazione e coinvolgimento alle esigenze specifiche di ciascun gruppo di stakeholder.

12. Gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento è essenziale per la crescita e il miglioramento dell'organizzazione, ma spesso presenta sfide significative. La resistenza al cambiamento, dovuta alla paura dell'ignoto o alla perdita di controllo, può ostacolare lo stato.

Una comunicazione inadeguata e una formazione insufficiente possono esacerbare questi problemi. Inoltre, le culture organizzative resistenti al cambiamento o poco flessibili possono ostacolare l'attuazione di nuove iniziative.

Soluzione 🌟

Superare la resistenza al cambiamento richiede un piano efficace, una comunicazione aperta e un ambiente di supporto che consenta l'adesione e l'adattabilità dei dipendenti.

Affrontare le sfide del project management con ClickUp

I project manager devono affrontare le sfide del project management per garantire l'esito positivo dei progetti, minimizzare i rischi e massimizzare l'efficienza. Gestendo efficacemente attività, risorse e sequenze, le organizzazioni possono aumentare la collaborazione, migliorare il processo decisionale e raggiungere i risultati desiderati.

Una piattaforma di project management come ClickUp, con la sua suite completa di funzionalità/funzione, offre una soluzione potente per superare le sfide del project management. La sua capacità di organizzare le attività, monitorare lo stato di avanzamento e facilitare la collaborazione consente ai team di lavorare in modo efficiente, di rimanere allineati e di consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget.

Sfruttando le funzionalità di ClickUp, le organizzazioni possono ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la produttività e raggiungere gli obiettivi dei progetti.

Allora, cosa state aspettando? Iscrivetevi a ClickUp e scoprite il futuro del project management.