Gestire un'azienda o un progetto può essere un'avventura in piena regola. Anche se non si tratta di immersioni subacquee o di parapendio, spesso ci si trova a dover agire in fretta di fronte a nuove sfide e opportunità. Da fare: prendere una decisione avventata o correre un rischio calcolato? 😅
Qualsiasi project manager vi dirà quanto possono essere costose le decisioni basate su stime di rischio errate. Si rischiano operazioni sbagliate, riduzione della redditività, compromissione della reputazione e persino il completo fallimento del progetto.
Fortunatamente, è facile monitorare le potenziali minacce e opportunità per qualsiasi impresa attraverso un processo di identificazione dei rischi del progetto ben consolidato. Ecco perché molte aziende di successo incorporano pratiche dettagliate di identificazione nel loro esercizio di gestione del rischio, indipendentemente dalla loro dimensione, scala o settore.
In questo blog, apprenderemo cosa comporta il processo di identificazione dei rischi per un team di progetto, esplorando:
- Concetti di base del ciclo di vita dell'identificazione dei rischi
- Errori comuni nell'identificazione dei rischi
- Strategie ed esempi utili di identificazione dei rischi
Identificazione del rischio e ruolo nella gestione del rischio
La maggior parte di noi cerca intuitivamente di identificare nuovi rischi sia in ambito aziendale che nella vita quotidiana. Per istanza, i parapendisti valutano fattori come le condizioni meteorologiche e lo stato delle attrezzature di sicurezza per pianificare al meglio ed evitare incidenti. Il termine identificazione del rischio mira semplicemente a formalizzare questo processo nel project management.
L'identificazione del rischio consente ai project manager di pianificare tutte le potenziali incertezze e di prevenire gli incidenti
**L'impatto può essere in termini di fattibilità operativa, redditività e reputazione, quindi l'esercizio consiste nell'individuare i rischi connessi da tutti questi punti di vista.
L'identificazione dei rischi è un'attività di processo standard che avvia la gestione del rischio di un'azienda o di un progetto. Ecco le quattro fasi di un normale piano di gestione del rischio:
- Identificare i rischi potenziali
- Effettuare una valutazione quantitativa o qualitativa dei rischi identificati
- Trattare il rischio in base alla gravitàaccettare, mitigare, trasferire o evitare4. Monitoraggio e reportistica delle strategie di trattamento
Qual è il ciclo di vita standard dell'identificazione del rischio?
Secondo il Project Management Institute, il ciclo di vita dell'identificazione del rischio dovrebbe includere i seguenti passaggi:
- Definizione di un Template o di un Risk Statement per definire cosa si intende per "rischio"
- Identificazione di base dei rischi in base al modello
- Identificazione dettagliata di ciascun rischio in termini di danno atteso
- Convalida dei rischi rispetto all'ambito del progetto e ai fattori esterni
- Presentazione finale del rischio complessivo attraverso diagrammi di flusso, matrici o altri diagrammi
Sulla base dei risultati finali, strategie di gestione del rischio come piano di emergenza e di copertura per ridurre al minimo l'impatto di rischi importanti.
Sebbene spetti al project manager determinare l'aspetto della dichiarazione o dell'esercizio di identificazione dei rischi, ce ne sono diversi modelli di valutazione del rischio Sono disponibili modelli che possono accelerare il processo.
Ad istanza, il modello Modello di lavagna online per l'analisi del rischio di ClickUp può offrire la visibilità necessaria all'intero ciclo di vita dell'identificazione dei rischi. È dotato di una mappa personalizzabile mappata a colori dove voi e il vostro team di progetto potete identificare i rischi potenziali e documentarne la probabilità e l'entità, tutto in un unico posto.
Il modello di lavagna online di ClickUp per l'analisi dei rischi consente di ottenere una rappresentazione visiva dei rischi potenziali del progetto, in modo che il team possa collaborare alla mitigazione dei rischi
Tenete presente che la vostra dichiarazione dei rischi deve essere estremamente inclusiva, idealmente in grado di visualizzare a 360 gradi i fattori interni ed esterni che influenzano l'azienda, come ad esempio:
- Operazioni interne, flussi di lavoro e processi
- Tendenze di mercato
- Innovazioni dirompenti da parte dei concorrenti
- Rischi di cybersecurity
La maggior parte dei rischi identificati sono rischi negativi, cioè rischi (come la carenza di risorse) che possono danneggiare l'azienda. Tuttavia, alcuni project manager usano anche il termine rischi positivi per individuare le opportunità, cioè i rischi (come la consegna anticipata di un progetto) che possono essere sfruttati a proprio vantaggio.
Perché l'identificazione dei rischi del progetto è importante? Vantaggi chiave
Oltre all'identificazione tempestiva delle vulnerabilità aziendali, l'identificazione dei rischi fornisce i seguenti vantaggi chiave:
- Precisione nel processo decisionale: L'azione deriva dall'informazione. Essere consapevoli dei rischi del progetto consente di prendere decisioni strategiche in modo più efficace
- Priorizzazione delle minacce: Poiché l'identificazione dei rischi del progetto aiuta a misurare ogni evento di rischio, diventa più facile dare priorità alle potenziali minacce in ordine di probabilità o gravità
- Miglioramento del project management: La conoscenza dei rischi legati ai diversi elementi del progetto consente di allocare le risorse e i budget in modo strategico. Ad esempio, non ci si impegna troppo in iniziative rischiose, riducendo al minimo i costi di gestionei rischi legati ai costi del progetto e le perdite
- Conformità ai requisiti legali: In settori come quello finanziario e sanitario, l'identificazione dei rischi è spesso parte integrante della conformità ai requisiti di legge
9 Strategie di identificazione dei rischi per l'esito positivo di business e progetti
Esistono diverse strategie e tecniche da utilizzare per individuare i rischi durante il ciclo di vita del progetto. Nelle sezioni che seguono esploreremo nove metodi di identificazione dei rischi efficaci e ampiamente utilizzati.
**L'identificazione e la gestione dei rischi sono più facili quando si dispone di un sistema di identificazione dei rischi affidabile software di project management affidabile per assistervi. Per questo motivo introdurremo alcuni modelli e funzioni all'interno di ClickUp , uno strumento di project management con le migliori valutazioni, per aiutarvi a implementare le strategie di rilevamento dei rischi con maggiore precisione.
1. Revisioni regolari della documentazione
I rischi del progetto sorgono spesso a causa di una documentazione incoerente o incompleta che lascia i team bloccati lungo la linea. La best practice consiste nell'analizzare i documenti alla ricerca di riferimenti non corrispondenti, mappature incomplete dei processi, requisiti non chiari o obsoleti, errori di pianificazione e stime imprecise.
I documenti da ispezionare sono:
- Piano del progetto
- Documento sui requisiti della produttività
- Dichiarazioni sugli oggetti, lo scopo e i valori del progetto
- Stime dei costi
- Struttura di ripartizione dei lavori (WBS)
Ora è possibile conservare i dati del progetto e le dichiarazioni di rischio in un luogo unificato Documenti ClickUp . Create una rete connessa di documenti di progetto, sequenze e procedure operative standard. Collegate gli elementi delle risorse o create tag per garantire che tutto sia facilmente accessibile. È anche possibile utilizzare ClickUp AI per generare documenti di progetto liberi da errori umani.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/AI-Tools\_PMO-Project-Brief.gif Utilizzo di ClickUp AI per la stesura di un brief di progetto /$$$img/
ClickUp AI è in grado di generare infiniti tipi di documenti come brief di progetto, piani di studio e altri documenti per accelerare il vostro flusso di lavoro
La parte migliore è che ClickUp Documenti è adatto alla collaborazione. Utilizzate i documenti integrati Chattare , Commenti , Menzioni e Correzione di bozze strumenti durante l'esercizio di identificazione dei rischi per segnalare le incongruenze al project manager o al titolare del rischio.
2. Analisi SWOT Analisi SWOT è la tecnica di identificazione e mappatura dei rischi più utilizzata dalle aziende di tutto il mondo. Il suo scopo è quello di elencare i Punti di forza, i Punti di debolezza, le Opportunità e le Minacce della vostra impresa
Le debolezze e le minacce evidenziano i rischi negativi che rendono la vostra azienda vulnerabile; le opportunità indicano i rischi positivi, mentre i punti di forza includono le capacità che la vostra azienda può utilizzare per contrastare i rischi e capitalizzare le opportunità.
È possibile condurre facilmente questo esercizio utilizzando i vari Modelli di analisi SWOT su ClickUp. Sono adatti alle esigenze delle aziende, dei progetti individuali e di altri casi d'uso. I nostri migliori modelli includono:
- Modello di analisi SWOT personale di ClickUp
- ClickUp Modello di analisi SWOT della gestione delle operazioni
- ClickUp Analisi SWOT Modello di riepilogo/riassunto dell'analisi SWOT
Se siete un'azienda appassionato di visualizzazione , potete usare Lavagne online ClickUp per identificare i rischi potenziali durante il processo di analisi SWOT.
Le lavagne online permettono di collaborazione in tempo reale tra i team. È sufficiente che il team di gestione del rischio si unisca a noi e potrà utilizzare strumenti come note adesive, connettori, evidenziatori e forme per discutere i componenti del progetto in modo contestuale. 🧐
Identificate i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce del progetto su una lavagna online collaborativa con ClickUp
3. Brainstorming
Un altro modo per identificare i rischi in qualsiasi impresa è il brainstorming con il team. In questo modo i colleghi di diversi dipartimenti possono riunirsi, rivedere il progetto dalla loro prospettiva di nicchia e scoprire rischi precedentemente sconosciuti. 🧠
Esistono molteplici tecniche di brainstorming che aiutano a identificare i rischi potenziali. Tuttavia, la mappa mentale è la più adatta a questo scopo, poiché non solo consente di identificare i rischi comuni, ma anche di visualizzare le relazioni tra di essi.
Si può iniziare a creare una mappa mentale mappa mentale con ClickUp in pochi secondi. Basta navigare su Mappe mentali se non si è in grado di gestire il processo, si può chiedere ai membri del team di partecipare e utilizzare le conoscenze collettive per mappare i flussi dei processi continui. Aggiungete nodi per potenziali eventi di rischio e modificate la mappa con semplici movimenti di trascinamento.
La rete visiva aiuta a prevedere se un fattore di rischio può trasformarsi in un blocco importante. Una volta che il vostro sessione di brainstorming completata la sessione, salvate la mappa mentale nell'area di lavoro del progetto e riutilizzatela per un'ulteriore analisi del trattamento del rischio.
Suddividete le idee in attività e assegnatele ai membri del vostro team con le mappe mentali di ClickUp
4. Interviste con le parti interessate
Se volete individuare i possibili rischi da più punti di vista, può essere utile raccogliere i contributi dei principali stakeholder del progetto, come il client, gli utenti finali, i dipendenti operativi e i product e asset manager. In questo modo è possibile evitare decisioni che potrebbero avere un impatto negativo su uno dei principali stakeholder.
Idealmente, è possibile individuare un rischio del progetto attraverso interviste ben strutturate con gli stakeholder, preferendo sessioni individuali per ottenere risposte più dirette. In alternativa, è possibile utilizzare Moduli ClickUp per contattarli attraverso questionari dettagliati e specifici per il vostro prodotto o progetto.
5. Giudizio dell'esperto
Oltre agli stakeholder, potete consultare gli esperti del settore per ottenere consigli sui rischi del vostro progetto. In genere hanno una specializzazione di settore e anni di esperienza pratica, che li avvantaggia nell'analisi dei dati sui rischi. Possono individuare molti rischi potenziali che le startup e i nuovi titolari aziendali tendono a non notare.
Il modo migliore per raccogliere l'opinione di un esperto sui rischi di un progetto è utilizzare la tecnica di Delphi. Si tratta di un metodo che prevede più cicli di questionari con un gruppo di esperti: l'obiettivo finale è quello di arrivare a un consenso libero da pregiudizi personali.
6. Analisi delle cause profonde
Mentre la maggior parte degli approcci alla rilevazione dei rischi connette un rischio a un impatto, l'analisi delle cause profonde da fare al contrario: prima si identifica l'impatto (risultato indesiderato) e poi si risale ai fattori di rischio che lo hanno innescato.
Si tratta di un'analisi intricata visualizzazione dei dati -Il risultato indesiderato è un progetto in ritardo. In questo caso, visualizzerete il programma del progetto per scoprire problemi come una dipendenza non risolta o un ordine di fornitura mancato che ha fatto deragliare i tempi.
Il Modello di analisi delle cause principali di ClickUp è un must per l'individuazione e la risoluzione dei rischi all'interno dei progetti in corso. Aiuta a categorizzare i problemi come Chiesa fino ad arrivare alla soluzione vincente, il tutto impilato ordinatamente in Campi personalizzati .
Analizzare le cause profonde di guasti ed eventi di rischio con il modello di analisi delle cause profonde di ClickUp
Ma se state ancora pianificando il programma del progetto, potrete individuare i rischi in modo più proattivo con Dipendenze di ClickUp e Grafici di Gantt . È possibile creare dipendenze per attività interconnesse in pochi clic e visualizzarle tutte nel diagramma di Gantt Vista Gantt Chart .
Il risultato è una Sequenza flessibile in cui è facile tenere sotto controllo i colli di bottiglia dei processi o gli intoppi esterni nelle consegne. Da fare per gestire un nuovo rischio? È possibile creare nuove dipendenze con una semplice azione di trascinamento e il resto della pianificazione si adatta automaticamente.
Raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici di Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro di tutti i vostri lavori
7. Analisi delle ipotesi
Ogni progetto si basa su alcune ipotesi, che intrinsecamente aggiungono rischio e incertezza al risultato. Esempi comuni sono la stima della durata del progetto, la disponibilità dei membri del team e i tempi di consegna delle materie prime. La probabilità che una qualsiasi di queste ipotesi si riveli errata costituisce un rischio. 🫠
Ora, per l'analisi delle ipotesi, cercate di identificare tutte le ipotesi del vostro piano di progetto e l'entità della deviazione tollerabile. Ad esempio, ipotizzate che le forniture di materie prime arrivino il 10 di ogni mese. Ma senza consegne tempestive, le scorte di riserva durerebbero solo tre giorni. Il processo di produzione si blocca se le forniture ritardano per più di tre giorni, il che richiede accordi alternativi.
La domanda è: Da fare per tenere traccia di tutte le ipotesi nella vostra azienda?
Fortunatamente, con Automazioni di ClickUp è possibile mettere in atto un sistema di monitoraggio per tutte le vostre assunzioni, senza alcuno sforzo. Utilizzatelo per impostare flussi di lavoro completamente automatizzati senza alcuna conoscenza di codice: basta definire un evento trigger e l'azione da intraprendere.
Ad esempio, per impostare un flusso di lavoro per il monitoraggio delle ipotesi relative alla disponibilità del team, è possibile:
- Definire un conteggio di indisponibilità come evento trigger. Supponiamo di impostare il trigger quando tre membri del team non sono disponibili allo stesso tempo
- Specificare l'azione, che in questo caso può consistere nel far apparire una notifica nell'area di lavoro di ClickUp: l'avviso vi aiuterà a prendere provvedimenti tempestivi per evitare ritardi
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-12.gif Immagine della dashboard di ClickUp Automazioni /$$$img/
Impostazione di automazioni personalizzate in ClickUp per attività ripetitive
8. Analisi Monte Carlo
L'analisi Monte Carlo serve a quantificare la possibilità di un evento di rischio attraverso una simulazione. È necessario disporre di una programma generato dal computer e costruito sulla base di un modello matematico -esegue varie simulazioni basate su variabili di input e output per prevedere la possibilità di ogni rischio.
Il modo più semplice per condurre questa analisi è attraverso software di analisi predittiva o strumenti simili per l'identificazione dei rischi. Una volta individuati i rischi, è possibile importare i dati in ClickUp e visualizzare le reportistiche su un dashboard personalizzabile attraverso opzioni come schede e grafici.
Create dashboard dettagliate e aggiungete facilmente schede per visualizzare lo stato dei punti di sprint, le attività per stato e i bug per visualizzazione
9. Identificare i rischi con un registro dei rischi
Il registro dei rischi è uno dei migliori strumenti per organizzare i dati sui rischi in modo sistematico. Permette di registrare tutti i potenziali eventi di rischio, il loro impatto, la probabilità e altre informazioni cruciali come il titolare del rischio, la fonte e la valutazione. Queste informazioni semplificano il processo di mappatura dei rischi e servono come unica fonte di verità per qualsiasi azione futura.
ClickUp offre soluzioni semplici e sofisticate modelli di registro dei rischi per supportare tutti i tipi di progetti. Se avete bisogno di documentare i rischi in un formato di facile comprensione, il Modello di registro dei rischi di ClickUp è la scelta migliore.
Se avete bisogno di un modello più esteso, che copra l'intero piano di gestione del rischio, vi piacerà il modello Modello di analisi dei rischi del project management di ClickUp . La sezione del registro dei rischi include codici a colori per registrare l'impatto, la probabilità e le valutazioni di ogni rischio e anche colonne designate per registrare l'impatto finanziario stimato.
Il modello di analisi dei rischi del Project Management di ClickUp consente di esaminare agilmente i rischi in base al livello di minaccia, quindi di costruire un piano appropriato per mitigare la minaccia
Esempi di identificazione del rischio
Rafforzate le vostre conoscenze navigando in tre solidi esempi di identificazione del rischio basati su scenari.
1. Esempio di sviluppo di un'app
Un'azienda specializzata nello sviluppo di software aziendali approda al suo primo progetto per la realizzazione di un'app di gioco rivolta ai consumatori. Questo progetto promettente può generare entrate sostanziali, ma è relativamente più rischioso in quanto si tratta di una nuova nicchia per l'azienda.
In questo caso, il gestore del team conduce un esercizio di valutazione dei rischi, diciamo un'analisi SWOT, con i membri del team e organizza colloqui con le parti interessate. Dopo un'adeguata valutazione, vengono identificati i seguenti rischi principali:
- Stima imprecisa della Sequenza del progetto
- L'indisponibilità di dipendenti chiave in punti cruciali porta a bug e problemi non risolti
- Scorrimento dell'ambito (cambiamento significativo dell'oggetto del progetto e dei requisiti di consegna)
- Richieste in continuo mutamento da parte degli utenti finali
Il team del progetto prepara un registro dei rischi per delineare le soluzioni contro i singoli rischi come parte di un piano di project management efficace. Ad istanza, il project manager:
- Finalizza l'ambito del progetto e la scadenza
- Progetta unflusso di lavoro agile su ClickUp per far fronte all'indisponibilità del team
- Inizia ad utilizzare il metodoModello di monitoraggio dei bug e dei problemi di ClickUp con Automazioni integrate e Moduli di inserimento personalizzati, consentendo al team del progetto di rimanere allineato con le esigenze dell'utente
Ottimizzate il monitoraggio di bug e problemi con la soluzione collaborativa di ClickUp
2. Esempio di processo di produzione di un prodotto
Un produttore di elettronica di consumo ha recentemente concluso uno dei suoi trimestri più redditizi. Se da un lato l'attività aziendale sta andando bene, dall'altro l'azienda ha sperimentato alcune turbolenze nelle operazioni di produzione, per cui i risk manager si sono messi al lavoro.
I manager lavorano con un team di consulenti di gestione per identificare i seguenti rischi aziendali che possono colpire i profitti dell'azienda:
- Ritardo nella fornitura di materie prime
- Aumento dei prezzi dei componenti chiave
- Il deprezzamento delle macchine aumenta il rischio di incidenti in fabbrica
- Potenziale furto di proprietà intellettuale
I risk manager contattano il direttore operativo per identificare le fonti di rischio effettive. La gestione dei rischi potenziali in questo caso può comportare
- Negoziati con i fornitori
- Sostituzione dei macchinari
- Misure più incisive in loco e di cybersecurity
3. Esempio di progetto di costruzione
Un'azienda ha vinto un contratto per la costruzione di un complesso residenziale con oltre 100 appartamenti. Trattandosi di un progetto di costruzione su larga scala, i responsabili utilizzano vari metodi di identificazione dei rischi per individuare in modo proattivo tutti i rischi prima di iniziare i lavori in loco. I rischi potenziali includono:
- Ritardo nell'autorizzazione normativa
- Superamento del budget a causa di uno sciopero dei lavoratori
- Predefinito dell'appaltatore o del subappaltatore
- Rischio per la sicurezza dovuto al malfunzionamento della scavatrice
Il project manager pianifica direzioni alternative per ridurre i livelli di rischio per ciascun elemento. Grazie a un piano alternativo raffinato e incentrato sulle soluzioni, il team può eliminare i rischi rilevanti in tempo reale e rispettare il budget durante lo stato di avanzamento del progetto.
Problemi comuni nell'identificazione dei rischi e come superarli
Affinché il processo di identificazione dei rischi serva allo scopo prefissato, ci sono alcuni problemi da tenere d'occhio:
Affidamento su rischi obsoleti
Molti progetti falliscono perché i manager si basano solo sul rischio complessivo valutato all'inizio dell'iniziativa. In realtà, i parametri di rischio tendono a cambiare con il mutare delle dinamiche del mercato e dell'ambiente. Secondo gli standard globali di gestione del rischio come ISO 31000 è necessario riesaminare regolarmente i rischi identificati e adeguare di conseguenza la strategia di trattamento.
Scarso monitoraggio della gravità del rischio
I risultati dell'identificazione dei rischi vengono utilizzati per profilare ogni rischio in termini di impatto potenziale, ed è qui che molti project manager perdono la strada. Non sono in grado di valutare con precisione la gravità di un rischio, il che porta a un'alterazione del giudizio.
La soluzione consiste nell'identificare ogni fattore di rischio con almeno una metrica rilevabile e misurabile che possa essere utilizzata per quantificarne la gravità. Ad esempio:
- Per i rischi legati a una tecnologia dirompente, la metrica misurabile può essere la quota di mercato o il tasso di adozione
- Per i rischi di processo interno che possono influire sulla produzione, la metrica può essere rappresentata dai livelli di produttività monitorati attraverso i timesheet dei team di progetto
Errori umani durante il processo di identificazione dei rischi del progetto
Infine, si possono commettere errori umani durante l'analisi delle minacce interne ed esterne. I membri del team possono non notare un fattore di rischio, registrare una metrica in modo impreciso e sovrastimare o sottostimare i rischi, soprattutto se sono impegnati in altre attività.
Per evitare questo problema, assumete esperti del settore o assegnate un team dedicato per gestire il processo di identificazione dei rischi con maggiore attenzione.
Rafforzare il processo di gestione del rischio con ClickUp
L'identificazione del rischio è alla base di qualsiasi processo di gestione del rischio e, come potete vedere, si tratta di un esercizio piuttosto complesso. Richiede ore di attento piano e brainstorming e gli strumenti e i modelli giusti per completare il processo senza errori.
Fortunatamente, ClickUp riunisce gli strumenti e i modelli necessari in un unico posto, in modo da identificare i rischi e trattarli sistematicamente. Dal monitoraggio delle carenze di risorse alla mappatura visiva dei rischi potenziali, può aiutarvi come nessun altro strumento. Iscrivetevi gratuitamente a ClickUp e inizia subito gli esercizi di identificazione dei rischi del progetto! 💗