Avete ideato un sistema eccellente per l'archiviazione dei documenti nella vostra azienda: è facile e veloce da implementare. Ma anche il vostro collega ha sviluppato un sistema unico, che si dà il caso sia molto diverso dal vostro.
La standardizzazione dei processi è un rimedio perfetto per l'incertezza che deriva da flussi di lavoro disordinati. Permette di tracciare regole e procedure chiare, uniformi e coerenti per completare le attività ed eseguire le operazioni in tutta l'organizzazione.
Come lavora la standardizzazione dei processi? E come può giovare alla vostra azienda? Discuteremo i passaggi per migliorare la standardizzazione dei processi e condivideremo alcuni consigli pratici per aiutarvi a imboccare la strada dell'esito positivo. 😍
Che cos'è la standardizzazione dei processi?
La standardizzazione dei processi è la pratica di stabilire le regole che i dipendenti devono seguire quando devono svolgere attività e responsabilità specifiche. Si basa sull'idea che le aziende devono mantenere un certo livello di uniformità per garantire che le operazioni siano condotte con la massima efficienza e produttività.
L'obiettivo è consentire a ogni persona all'interno dell'azienda di gestire i processi aziendali nello stesso modo, garantendo la massima coerenza e riducendo il rischio di errori.
Un esempio eccellente e di facile comprensione di standardizzazione dei processi è McDonald's. Con oltre 40.000 ristoranti in tutto il mondo si potrebbe pensare che ci siano alcune variazioni nel modo di preparare l'iconico hamburger Big Mac.
Ma ripensateci! Se andate in un McDonald's negli Stati Uniti, in Serbia o in Australia, il vostro Big Mac avrà lo stesso sapore! Tutto questo grazie a processi uniformi e altamente standardizzati che garantiscono la qualità e il servizio che ci si aspetta, ogni volta. 🍔
Perché la standardizzazione dei processi è importante?
Se terminata nel modo giusto, la standardizzazione dei processi può portare a una matrice di risultati positivi, dal miglioramento della qualità del servizio o del prodotto all'ottimizzazione dei processi di produzione l'utilizzo delle risorse e persino la riunione dei requisiti di conformità. Vediamo nel dettaglio alcuni dei vantaggi chiave che rendono la standardizzazione dei processi così importante:
- Garantire la coerenza: Standardizzare i processi significa avere linee guida e regole cancellate sull'approccio a un'attività o a un progetto. Ciò risulta in ultima analisi nel fornire ai clienti prodotti o servizi di qualità costante
- Migliorare l'efficienza: La standardizzazione dei processi risulta in procedure e operazioni più efficienti. Questi processi aziendali riducono al minimo i colli di bottiglia, i passaggi ridondanti o duplicati e lo spreco di risorse
- Eliminare la confusione: La presenza di processi chiaramente delineati e standardizzati aiuta i dipendenti a sapere Da fare, riducendo le possibilità di fraintendimenti e comunicazioni errate. È altrettanto fondamentale perlo sviluppo di nuovi progetti e la gestione di quelli esistenti
- Riduzione dei costi operativi: La standardizzazione dei processi può aiutarvi a tagliare i costi superflui e a ottimizzare i rendimenti, soprattutto nel caso di processi complessi
- Formazione e inserimento più semplici: La formazione dei nuovi dipendenti è più facile e veloce con procedure operative standard chiaramente definite
- Soddisfazione dei dipendenti: I dipendenti si sentono meno stressati quando dispongono di linee guida e processi documentali trasparenti e dettagliati su come Da fare e su cosa ci si aspetta da loro
- Miglioramentoservizio clienti: Stabilire procedure per l'archiviazione dei documenti e la comunicazione con i client lascia un'impressione positiva e aumenta la soddisfazione dei clienti
Trascinate i campi personalizzati nella visualizzazione Modulo per creare sondaggi completi o raccogliere feedback in ClickUp 3.0
Come migliorare la standardizzazione dei processi nella vostra organizzazione
Scegliere di intraprendere il viaggio della standardizzazione dei processi è un primo passaggio fondamentale per aumentare l'efficienza e la produttività, per rendere felice il vostro team e per aumentare la soddisfazione dei clienti. Tuttavia, capire come standardizzare i processi aziendali è altrettanto importante.
Ecco perché siamo qui, pronti a condividere alcune best practice collaudate attraverso una guida semplice e di passaggio. Utilizzeremo ClickUp , un'attività di prima classe e strumento di project management che rende la standardizzazione dei processi un gioco da ragazzi.
Passaggio 1: Scrivere e visualizzare i processi aziendali chiave che devono essere standardizzati
Ogni lavoro richiesto per la standardizzazione dei processi inizia con il capire quali processi aziendali devono essere standardizzati in primo luogo. Non tutte le procedure sono ugualmente importanti e non è possibile standardizzarle tutte in una volta, quindi è necessario stabilire delle priorità. Analizzare i flussi di lavoro e identificate i processi aziendali che apportano il maggior valore alla vostra azienda: si tratta di processi standardizzati che possono trarre i maggiori benefici dalla standardizzazione.
Ad esempio, potreste scoprire che il vostro reparto di supporto clienti utilizza metodi diversi per risolvere gli stessi problemi, ovvero per ottenere gli stessi risultati. Il prossimo passaggio è riunire il team e individuare il processo più efficiente per gestire una specifica attività di assistenza clienti.
Da fare, e molto di più, con l'aiuto di Documenti ClickUp -Una funzionalità/funzione unica di gestione dei documenti per creare, modificare, condividere e archiviare documenti rilevanti. Create un ClickUp Doc per ogni processo, invitate i membri del team a contribuire e sviluppate idee di standardizzazione in tempo reale.
È possibile assegnare le attività risultanti direttamente nel documento, convertendo il testo in incarichi tracciabili o taggando i membri del team con commenti per migliorare i processi aziendali.
È possibile formattare e collaborare facilmente su Teams insieme al team senza sovrapposizioni in ClickUp
Mettere per iscritto i processi esistenti è un primo passaggio necessario; la visualizzazione porta la documentazione dei processi a un altro livello. A tale scopo, è possibile utilizzare Lavagne online ClickUp , ovvero tele digitali ideali per il brainstorming, la collaborazione visiva e la liberazione della creatività.
Utilizzate le lavagne online per trasformare i concetti in idee in tempo reale, aggiungere note e discutere con il vostro team i migliori approcci alla standardizzazione dei processi.
ClickUp Whiteboards è il vostro hub visivo centralizzato per trasformare in modo collaborativo le idee del team in azioni coordinate
Passaggio 2: fissare obiettivi chiari
La standardizzazione dei processi non è semplice come dire: "Ecco come completeremo questa attività d'ora in poi"
Spesso si tratta di adattare e reinventare i processi standardizzati o addirittura di crearne di nuovi. Soprattutto, non potete aspettarvi di vedere i risultati dei vostri lavori richiesti da un giorno all'altro.
Per mantenere la rotta giusta, sono necessari Obiettivi di standardizzazione dei processi chiari e misurabili. L'impostazione di tali obiettivi guida il lavoro richiesto e aiuta a monitorare lo stato. Naturalmente, questi obiettivi sono solo delle linee guida, che possono essere modificate nel tempo per alimentare il miglioramento continuo. Obiettivi di ClickUp è esattamente ciò di cui avete bisogno per tenere il team in carreggiata e collegare il vostro lavoro agli oggetti. La funzionalità/funzione vi aiuta a impostare i traguardi e a misurare l'esito positivo con facilità.
Da fare è collegare attività o elenchi a un Obiettivo e ClickUp terrà automaticamente traccia dello stato di avanzamento man mano che vengono completati. 🏅
Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi con sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
Utilizzate le cartelle di ClickUp per organizzare e gestire gli Obiettivi e per tracciare i cicli di sprint e gli OKR aggiungete descrizioni uniche per classificare gli obiettivi, impostate le scadenze e condividete gli obiettivi con i membri del team interessati.
Passaggio 3: mappare i processi Mappa dei processi aiuta a visualizzare un processo,
identificare le sue efficienze e le aree di miglioramento, e delineare le sequenze di eventi e attività. La mappatura dei processi ha quindi un ruolo importante nella standardizzazione dei processi: aiuta a comprenderli, a individuare le incongruenze, a identificare le best practice e a creare nuove regole basate su di esse. ✨
Mappate i vostri processi con facilità con ClickUp Mappe mentali è un'opzione unica che consente di pianificare, organizzare e collegare idee, attività e progetti. Queste mappe presentano una funzionalità/funzione di trascinamento che consente di disegnare connessioni e creare visualizzazioni uniche.
Scegliete tra mappe mentali basate sulle attività o sui nodi, condividetele con i colleghi e modificatele all'occorrenza, senza perdere tempo.
Pianificate e organizzate progetti, idee o attività esistenti in ClickUp per ottenere uno schema visivo di ultima generazione
Non volete creare mappe mentali da zero? I modelli di ClickUp vengono in soccorso! Le loro sezioni preconfezionate vi guidano attraverso l'intero esercizio di mappatura dei processi.
Si consiglia di utilizzare le Modello di mappa dei processi ClickUp per la lavagna online e il Modello di mappa dei processi PDCA di ClickUp entrambi aiutano a suddividere i processi in categorie per facilitarne la gestione.
Passaggio 4: Creare procedure operative standard
Le procedure operative standard (SOP) sono il cuore della standardizzazione dei processi, perché sono quelle che garantiscono la coerenza e una maggiore efficienza. Le utilizzerete per delineare le istruzioni di passaggio per la gestione di diverse attività.
Data l'importanza delle procedure operative standard, è necessario prestare molta attenzione alla loro stesura. Devono essere concisi e dettagliati, senza lasciare spazio a incertezze e ipotesi.
Affidatevi ancora una volta a ClickUp Docs per redigere le vostre procedure operative standard: aggiungete al vostro documento i membri del team interessati e create linee guida complete per la gestione di diverse situazioni e attività all'interno della vostra azienda. Collaborate con il vostro team in tempo reale, lasciate commenti e create procedure che apportino il massimo valore.
Poiché la stesura di SOP di alto livello richiede una certa abilità, potreste sentirvi più sicuri utilizzando i modelli di $$$a SOP. Ad esempio, si può utilizzare il modello Modello di procedura operativa standard di ClickUp -Questo modello di documento contiene istruzioni su cosa includere in ogni sezione del documento.
In questo modo, si riduce al minimo il rischio di perdere informazioni cruciali.
Velocizzate la creazione di procedure operative standard con questo modello già pronto di ClickUp: basta inserire i vostri dati per partire alla grande
Potete anche utilizzare il Modello di procedure operative standard di ClickUp . Questo è un altro modello di documento che aiuta a standardizzare processi come l'assunzione, la formazione e la promozione dei dipendenti.
Passaggio 5: Automazioni dei processi ripetitivi
Il vostro team investe molto tempo in attività ripetitive che non apportano molto valore alla vostra azienda? Se sì, c'è un modo semplice per cambiare questa situazione e permettere ai vostri dipendenti di concentrarsi su compiti più importanti Automazioni di ClickUp .
Utilizzare le Automazioni ClickUp per ottimizzare i processi e risparmiare tempo
Le automazioni consentono di aumentare la produttività, ridurre al minimo il rischio di errori e garantire la razionalizzazione dei processi. Sono costituite da:
- Trigger: Eventi che fanno scattare un'Automazione (si possono applicare alle attività, alle attività secondarie o a entrambe)
- Condizioni: Criteri che devono essere soddisfatti per l'avvio di un'Automazione
- Azioni: Eventi che si verificano dopo che la condizione è stata soddisfatta
ClickUp offre diverse opzioni per l'utilizzo delle Automazioni. Se si vuole ottenere un risultato specifico, si possono creare Automazioni personalizzate . In alternativa, si può prendere una scorciatoia e usare Modelli di automazione con trigger e azioni predefinite. Sono personalizzabili e si adattano bene ai vostri processi.
Se l'Automazione è connessa a un'altra app, come Calendly, GitHub o HubSpot, si può sempre creare un'opzione Integrazione di automazione .
Passaggio 6: comunicare le nuove procedure
Standardizzare i processi spesso significa cambiare significativamente il modo in cui i vostri collaboratori affrontano le attività. Aiutateli a comprendere questi cambiamenti attraverso una comunicazione efficace. Ciò significa che dovete mettere tutto per iscritto e aggiornare gli stakeholder su ogni dettaglio relativo al loro lavoro.
Inoltre, se la standardizzazione dei processi comporta l'utilizzo di nuovi strumenti e procedure, assicuratevi di formare adeguatamente il team. In questo modo, potranno affrontare con fiducia i nuovi processi ed essere sicuri al 100% di sapere cosa stanno facendo.
Aggiungete i membri del team alle discussioni e collaborate con ClickUp Chat in un unico spazio, evitando di passare da un software all'altro
ClickUp vi aiuta a comunicare con il vostro team e a mantenere la trasparenza. Avete la possibilità di Visualizzazione della chat dove è possibile condividere aggiornamenti, assegnare elementi d'azione e allegare collegati e file.
È inoltre possibile aggiungere le persone interessate ai documenti e alle lavagne online di ClickUp, chiedere loro di contribuire con i loro due centesimi alla standardizzazione di un processo e includerle nella lista di lavoro di ClickUp processo decisionale .
Se il team comunica spesso via email, è possibile utilizzare l'opzione Email in ClickApp Email in ClickUp e inviare e ricevere email senza lasciare la piattaforma per centralizzare il lavoro. 📩 Modelli di documentazione del processo ClickUp possono aiutarvi a delineare ogni processo in dettaglio e a condividerlo con gli stakeholder. I nostri consigli sono i seguenti Modello di documento per il piano dei processi di ClickUp e il ClickUp Crea il modello di processo in modo efficiente .
Passo 7: Analizzare e monitorare ogni passaggio
Avete creato procedure operative standard, le avete discusse con il vostro team e avete messo in moto i vostri piani. Ma il lavoro non finisce qui. Per garantire un esito positivo continuo, è necessario monitorare e analizzare attentamente il processo.
Con ClickUp Dashboard è possibile. È il vostro centro di controllo per osservare e monitorare le prestazioni di ogni processo all'interno dell'azienda. Utilizzate le dashboard per monitorare il carico di lavoro e le prestazioni del team, visualizzare le risorse, pianificare e gestire gli obiettivi e ottenere informazioni dettagliate su ogni aspetto di un processo.
Scegliete tra gli oltre 50 widget disponibili per monitorare aspetti specifici della vostra azienda processi e individuare potenziali aree di miglioramento .
I cruscotti di ClickUp 3.0 offrono ai gestori del team agile una rapida visualizzazione delle attività rimanenti e delle priorità della settimana, oltre a grafici dettagliati di burnup e burnboard
Esempi di standardizzazione dei processi
Abbiamo trattato la parte teorica della standardizzazione dei processi. Vediamo come funziona in pratica con due esempi reali.
Servizio clienti
Osserviamo un'attività di team del supporto clienti in un'azienda che offre una piattaforma di streaming multimediale su sottoscrizione. Il loro compito è rispondere alle email e fornire informazioni accurate e pertinenti ai clienti attuali e potenziali.
Il team è composto da 10 persone e ognuno ha il proprio modo di rispondere alle email dei clienti. Ad esempio, Jenny mantiene un tono informale e cordiale, mentre John preferisce mantenere un tono professionale.
La presenza di queste diverse personalità e approcci nel team può confondere i clienti e lasciare un'impressione negativa, perché non sanno mai cosa aspettarsi. Inoltre, il team è spesso impegnato, quindi alcune email dei clienti potrebbero perdersi nel caos.
Standardizzare i processi di gestione delle richieste dei clienti via email può aiutarvi a risparmiare tempo, a essere più produttivi e a garantire la coerenza.
Iniziate con l'analisi degli attuali processi aziendali. Considerate i tempi di risposta, la creazione e la categorizzazione dei ticket, la definizione delle priorità e la raccolta dei feedback dei clienti. Visualizzate l'intero processo per comprenderlo meglio e individuare le aree che richiedono attenzione.
Costruite il vostro processo di assistenza con le mappe mentali di ClickUp per visualizzare l'intero flusso di lavoro
Ora è il momento di fissare gli obiettivi. Ad esempio, se i vostri clienti si lamentano dei tempi di risposta lenti, dovrete concentrarvi sul miglioramento di questa metrica. Assicuratevi che gli obiettivi siano misurabili, in modo da poter monitorare lo stato nel tempo.
Successivamente, dovrete creare delle procedure operative standard. Documentate come i rappresentanti del servizio clienti devono rispondere alle email. È possibile utilizzare dei modelli per creare una guida dettagliata con passaggi per la gestione di diversi tipi di email. Inoltre, è possibile sviluppare modi per classificare e dare priorità alle email e garantire che ogni cliente riceva una risposta.
Le Automazioni possono svolgere un ruolo prezioso in questo senso: possono essere utilizzate per inviare email di conferma ai clienti, per assicurarsi che le email raggiungano il rappresentante giusto e per chiedere il feedback dei clienti.
Condividete le procedure operative standard con tutto il team, rivedetele insieme e rispondete alle domande dei rappresentanti. Utilizzate le procedure operative standard per l'inserimento di nuovi dipendenti e per rendere più solide le operazioni aziendali.
Infine, non dimenticate di rivedere di tanto in tanto i processi aziendali per assicurarvi che funzionino ancora. Da fare analizzando i feedback non solo dei clienti, ma anche del team.
Preparazione del cibo
Immaginiamo di gestire un ristorante di hamburger a conduzione familiare con decenni di esperienza. Il ristorante è noto per il cibo delizioso e le porzioni generose.
Tuttavia, di recente i titolari hanno ricevuto diverse lamentele riguardo ai loro hamburger: sembra che la qualità del prodotto vari spesso, soprattutto per quanto riguarda il gusto.
Si vuole standardizzare il processo di preparazione degli hamburger. Inizierete analizzando la procedura attuale: avrete una panoramica di tutto, dall'approvvigionamento ai tempi di cottura, ai condimenti e alle porzioni.
Durante l'analisi, probabilmente troverete il "collegamento più debole", che potrebbe essere costituito da tempi di cottura incoerenti, qualità della carne variabile o ingredienti stantii. Creerete una mappa del processo per visualizzarlo e capire il modo migliore per migliorare.
Quindi si elaboreranno delle procedure operative standard. Ad esempio, potete creare un elenco di fornitori approvati per le polpette di hamburger, delineare i passaggi per organizzare la sezione di cottura alla griglia, definire i tempi di cottura e descrivere il processo di tostatura dei panini. Potreste anche parlare di sicurezza alimentare e di porzioni adeguate.
Una volta definite le procedure operative standard, convocate una riunione per discuterne con cuochi e assistenti. Potete anche stampare le procedure operative standard e tenerle vicino alla postazione di lavoro, in modo che tutti possano leggerle quando necessario.
Organizzate riunioni regolari con il personale per garantire l'efficienza del processo e chiedete spesso agli ospiti un feedback. Queste semplici modifiche rendono più efficiente l'intera attività aziendale.
ClickUp: Il vostro alleato nella standardizzazione dei processi
La standardizzazione dei processi è un modo eccellente per ottimizzare i flussi di lavoro risparmiare tempo e denaro e rendere felici il team e i clienti. Tuttavia, spesso richiede lavoro e attenzione ai dettagli.
Con le sue solide opzioni per la documentazione, la visualizzazione e la gestione dei processi, ClickUp ha tutto ciò che serve per dare struttura ai flussi di lavoro e mantenere il team sulla stessa pagina. Iscriviti a ClickUp oggi stesso, esplorate le sue eccezionali funzionalità/funzione e iniziate a rivoluzionare la standardizzazione dei vostri processi. 🔁