Le aziende si basano su processi. Dalle procedure di assunzione alla valutazione dei rischi e all'impostazione degli obiettivi, i processi e i flussi di lavoro vengono eseguiti in background per garantire il raggiungimento degli oggetti.
Verificare l'esistenza di processi efficaci può fare la differenza per un esito positivo. Ciò significa che non potete limitarvi a lasciare che i processi facciano il loro corso, ma dovete svolgere un ruolo attivo nella creazione, nello sviluppo e nel costante miglioramento di questi flussi di lavoro.
Da fare è l'analisi dei flussi di lavoro. Si tratta di rivedere regolarmente i flussi di lavoro e le procedure per capire cosa funziona bene e dove apportare miglioramenti.
In questo articolo approfondiremo l'analisi dei flussi di lavoro ed elencheremo i vantaggi di questo tipo di revisione. Inoltre, vi mostreremo i diversi tipi di analisi del flusso di lavoro, vi offriremo un approccio passo dopo passo per condurre l'analisi del flusso di lavoro e vi forniremo esempi reali per guidare i vostri lavori richiesti. ✨
Che cos'è l'analisi dei flussi di lavoro?
L'analisi del flusso di lavoro è il processo di revisione delle procedure con l'obiettivo di renderle più efficienti. Questo tipo di analisi è parte integrante di gestione aziendale .
Si tratta di esaminare quali flussi di lavoro sono inefficienti e di utilizzare queste informazioni per creare soluzioni migliori. Ad esempio, si possono individuare attività manuali ripetitive che possono essere automatizzate o trovare un nuovo modo di suddividere il lavoro in base alla larghezza di banda del team.
In breve, l'analisi del flusso di lavoro è un modo per esaminare le tendenze dei vostri flussi di lavoro, scoprire i punti deboli del vostro processo e generare spunti per il miglioramento. 📝
In generale, il processo di analisi del flusso di lavoro comprende:
- Documentare il flusso di lavoro esistente
- Identificazione delle aree deboli o degli ostacoli
- Determinazione delle attività ideali per l'automazione
- Creazione di piani d'azione che incorporano le intuizioni dell'analisi
4 Vantaggi dell'implementazione di un'analisi del flusso di lavoro
I vantaggi dell'analisi del flusso di lavoro sono molteplici, tra cui una maggiore efficienza, aspettative più chiare e una più semplice conformità alle normative. L'analisi dei flussi di lavoro non solo snellisce il funzionamento interno dei processi aziendali, ma crea anche un un ambiente di lavoro migliore e vi posiziona in modo da essere più competitivi sulla grande fase.
Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'analisi del flusso di lavoro.
1. Migliore efficienza tra i diversi team
L'obiettivo chiave di questa analisi è di reingegnerizzare i processi aziendali e renderli più efficienti. Da razionalizzare i flussi di lavoro è possibile concentrarsi sugli obiettivi più importanti, senza che le cose vadano perdute.
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Rivedere i processi significa anche eliminare le attività ridondanti, assegnare le attività raggruppate ai membri del team corretti e dare priorità alle attività che hanno dipendenze. L'uso di un gestione del flusso di lavoro strumento si presenta automazioni del flusso di lavoro opportunità in cui è possibile liberare il tempo di un membro del team in modo che possa concentrare i propri lavori richiesti altrove. 👩💻
2. Maggiore adattabilità per individuare ed evitare i colli di bottiglia
Una corretta analisi del flusso di lavoro è un processo continuo. Ciò significa che non si tratta di un processo da fare una volta sola.
Dovreste invece programmare un'analisi del flusso di lavoro a cadenza trimestrale o annuale per rivalutare il modo in cui state facendo le cose. Incorporatela come passaggio finale di un progetto, in modo da iniziare a gettare le basi per l'esito positivo dei progetti futuri sulla base del feedback del progetto stesso.
Rivedendo costantemente le vostre procedure, sarete in grado di adattarvi meglio ai cambiamenti del mercato, alla soddisfazione e alle preferenze dei clienti e al turnover dei dipendenti. Inoltre, sarete più preparati ad incollare i colli di bottiglia, documentando i punti di forza e di debolezza che avete avuto in passato e le intuizioni su come li avete risolti.
3. Dipendenti più felici significano flussi di lavoro più efficienti
La gestione e l'analisi dei flussi di lavoro creano un ambiente di lavoro migliore, soprattutto per quanto riguarda il coinvolgimento dei dipendenti.
I dipendenti non devono avere a che fare con una tecnologia vecchia e obsoleta. Incoraggiate il vostro team a dare suggerimenti quando si tratta di strumenti di miglioramento dei processi . Poiché sono loro a lavorare ogni giorno con il software di gestione dei flussi di lavoro, sono in posizione ideale per fornire indicazioni su ciò che deve essere migliorato.
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Da fare non solo per migliorare i flussi di lavoro, ma anche per responsabilizzare i dipendenti. Si sentono ascoltati e rispettati e hanno maggiore autonomia e controllo sui loro processi di lavoro. 🤩
4. Semplificazione della conformità e dei quadri normativi
Per le aziende i processi delle aziende sanitarie gli strumenti di analisi dei flussi di lavoro rendono più semplice la conformità alle normative per le aziende sanitarie, gli enti governativi e le società finanziarie e bancarie. Forniscono informazioni e struttura in modo che tutti sappiano cosa è necessario fare e forniscono aggiornamenti sullo stato di avanzamento in tempo reale.
L'analisi dei processi aziendali esistenti consente di sviluppare la struttura per una migliore conformità. Creare database di conoscenza come parte dei vostri flussi di lavoro per elencare tutti i quadri normativi richiesti, assegnare tag alle attività per tenere traccia delle responsabilità e creare passaggi per rapidi report di audit.
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I principali tipi di analisi dei flussi di lavoro
Esistono tre diversi tipi di analisi del flusso di lavoro. Ognuno di essi condivide l'obiettivo di migliorare i processi del flusso di lavoro e di aumentare l'efficienza. 💪
Ecco i tre tipi di analisi del flusso di lavoro:
- **Questo tipo di analisi si concentra sui processi che lavorano in linea retta. È il metodo migliore per le organizzazioni che hanno attività cancellate, processi ben definiti e responsabilità chiare dei dipendenti
- Analisi interfunzionale dei flussi di lavoro : Questo tipo di analisi è progettato per la revisione dei processi tra i vari reparti o in organizzazioni in cui non esiste una chiara delimitazione dei passaggi delle attività
- Ibrida Analisi dei flussi di lavoro : Questo tipo di analisi si concentra sull'esame dei flussi di lavoro tra i reparti e all'interno dei reparti. È ideale per valutare i processi di progetti in cui sono coinvolti diversi dipartimenti, ma ci sono anche processi all'interno dei dipartimenti che devono essere semplificati
Ogni tipo di analisi dei flussi di lavoro può essere utilizzato per migliorare i flussi aziendali. Pensate alla struttura della vostra azienda o del vostro progetto e scegliete il tipo di analisi migliore per soddisfare le vostre esigenze ottimizzazione del flusso di lavoro esigenze.
Come condurre un'analisi del flusso di lavoro
Siete pronti a incorporare l'analisi nel vostro sistema di gestione dei flussi di lavoro? Ecco quattro passaggi dell'analisi del flusso di lavoro per condurre e mappare meglio un processo aziendale efficace. 🗺️
1. Raccogliere i dati per capire che cosa deve essere migliorato
Prima di iniziare l'ottimizzazione, è necessario raccogliere informazioni su ciò che funziona e su ciò che deve essere migliorato. Il tipo di dati necessari varia a seconda del tipo di flusso di lavoro da ottimizzare.
Assicuratevi di valutare sia i dati quantitativi (come il numero di attività incomplete) sia i dati qualitativi (ad esempio, l'opinione dei membri del team sulle risorse necessarie per l'attività).
Disegnare connessioni tra qualsiasi forma o supporto della lavagna online per costruire il diagramma di flusso in ClickUp
Il modo migliore per raccogliere i dati è quello di esaminare il processo esistente utilizzando uno strumento come Lavagne online di ClickUp a creare diagrammi di flusso dei processi che consente di monitorare e ottimizzare le operazioni utilizzando diagrammi visivi. Procedete passo dopo passo e prendete nota di chi è responsabile di quali attività risultati da consegnare ed evidenziare i potenziali ostacoli. ⚠️
È inoltre consigliabile condurre interviste con i dipendenti per ottenere informazioni sul livello di base del progetto. Per i progetti più complessi, organizzate un workshop in cui ogni dipendente possa illustrarvi i propri flussi di lavoro.
Alcuni dati da ricercare sono
- Il numero di attività di cui è responsabile ciascun membro del team
- La tempistica generale delle attività del progetto
- La quantità di tempo necessaria per completare un'attività
- Il numero di volte in cui un'attività viene ripetuta
- La frequenza con cui le attività vengono completate o rifiutate
Riunite tutti i vostri lavori in una panoramica di alto livello con le Dashboard
Utilizzare ClickUp Dashboard per visualizzare e analizzare i dati. Fornisce una panoramica di alto livello di tutte le attività che fanno parte della riunione degli obiettivi aziendali. È possibile visualizzare rapidamente gli stati di avanzamento e i ritardi. Inoltre, è possibile identificare le ridondanze e adattare i flussi di lavoro per migliorare l'efficienza, grazie a una panoramica dell'analisi dei flussi di lavoro interfunzionali.
2. Analizzare i dati per scoprire le aree di miglioramento
Una volta raccolte le intuizioni, è il momento di analizzare i dati. Ricordate che l'obiettivo principale è ottimizzare i processi che non funzionano. A volte si faranno grandi cambiamenti, altre volte potrebbero essere necessari piccoli aggiustamenti.
ClickUp semplifica l'analisi dei dati personalizzati grazie al suo gestione del flusso di lavoro funzionalità/funzione. È possibile creare un flusso di lavoro Diagramma del flusso di lavoro per ottenere una roadmap visiva di tutti i processi esistenti. In questo modo è possibile individuare i colli di bottiglia e documentare i sistemi esistenti che necessitano di miglioramenti.
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Vedere lo stato di avanzamento delle attività e la situazione con la visualizzazione della Bacheca di ClickUp
Un altro grande strumento è la vista Vista Bacheca di ClickUp dove è possibile scorrere ogni attività e vedere rapidamente come si muove nelle fasi del progetto.
Osservate i dati raccolti e ponetevi le seguenti domande:
- Questa attività o processo è necessario?
- Qual è l'obiettivo di questa attività?
- Serve a uno scopo importante?
- L'attività richiede molto tempo?
- Esistono metriche per valutare le prestazioni?
- Questo processo offre un'esperienza utente semplice?
- Da fare: richiede una curva di apprendimento ripida o risorse di onboarding significative?
- I dipendenti dispongono delle risorse necessarie per completare il passaggio?
- Questo processo manuale può essere automatizzato?
È anche utile esaminare quali cambiamenti avranno il massimo impatto, soprattutto se avete poco tempo o risorse limitate.
Impostare le priorità delle attività di ClickUp con codici a colori per far sapere al team quali sono le attività da affrontare il prima possibile Priorità delle attività di ClickUp consente di scegliere tra quattro bandiere per identificare gli elementi più importanti. Date priorità alle modifiche che hanno l'impatto più elevato e che richiedono meno lavoro. Queste possono fare una grande differenza senza incidere sul budget e si può lavorare per affrontare le modifiche meno urgenti. 🙋🏻♂️
3. Implementare le modifiche derivanti dai risultati ottenuti
Una volta esaminati i dati, dovreste avere la possibilità di capire quali modifiche apportare ai vostri flussi di lavoro.
Forse avete identificato attività che richiedono meno tempo se vengono automatizzate. Forse avete determinato le aree in cui è possibile semplificare il passaggio di consegne ad altri membri del team. Forse avete deciso che avete bisogno di nuovi flussi di lavoro o che volete stabilire un nuovo sistema di gestione del lavoro controlli sul progetto quando è necessario per rispettare il budget.
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Qualunque cosa vi dicano i dati, pensate a come apportare modifiche per semplificare il flusso di lavoro. Strumenti di automazione dei processi come la funzionalità Lavagna online di ClickUp, consentono di visualizzare le modifiche al flusso di lavoro. Una volta finalizzato il flusso di lavoro, è possibile creare attività in pochi secondi direttamente dalla lavagna online e aggiungere un contesto con documenti, descrizioni e file. 💪
Assicuratevi di informare tutte le parti interessate delle modifiche. Dal gestore del team al reparto risorse umane, informate tutti coloro che sono coinvolti nel processo. Create linee guida e istruzioni chiare per le modifiche, in modo che tutti sappiano cosa ci si aspetta in futuro.
4. Esaminare regolarmente il flusso di lavoro aziendale
L'analisi del flusso di lavoro non finisce con l'implementazione. È necessario rivedere e analizzare regolarmente i processi per garantire l'efficienza del flusso di lavoro e mantenere il funzionamento regolare.
Impostate un calendario per rivedere le prestazioni del flusso di lavoro. Sfruttare strumenti di reportistica e strumenti retrospettivi per monitorare costantemente lo stato di avanzamento dei lavori.
Questo modello di retrospettiva del progetto valuta l'esito positivo o l'insuccesso complessivo del progetto e identifica i miglioramenti per evitare errori futuri
In effetti, è possibile utilizzare il modello Modello di retrospettiva del progetto ClickUp per raccogliere facilmente feedback, individuare punti di forza e di debolezza nel flusso di lavoro e apportare modifiche per migliorare i progetti futuri. ✍️
Fate delle conversazioni con i membri del team per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina. Otterrete un feedback prezioso da implementare e potrete migliorare i flussi di lavoro in base ai suggerimenti dei dipendenti.
3 Esempi di analisi del flusso di lavoro
Tutto questo sembra fantastico in teoria, ma in pratica è ancora meglio! Volete qualche esempio di analisi del flusso di lavoro nella vita reale? Vi abbiamo pensato noi con questi diversi casi d'uso. 👀
Caso d'uso 1: semplificare la crescita dell'azienda
Quando le aziende hanno un esito positivo, tendono a crescere. I processi e le procedure utilizzati con un piccolo team di 5-10 persone iniziano improvvisamente a rompersi quando si sale a 50 o più dipendenti. Questo impedisce di raggiungere l'efficienza e può persino ostacolare la crescita.
È necessario un sistema di flusso di lavoro più preciso o segmentato per tenere il passo con i cambiamenti. Utilizzate le automazioni del flusso di lavoro per creare una nuova tabella di marcia per l'esito positivo di un team più grande e migliorare questi processi.
Inoltre, con un maggior numero di persone a bordo, otterrete intuizioni più diverse e un maggiore intervallo di feedback, che risulterà in soluzioni creative. 🥳
Caso d'uso 2: snellire i processi manuali
Molti project manager e i loro team gestiscono attività ripetitive manualmente. A volte questo significa rispondere alle fatture dei client via email. Altre volte, questo lavoro può includere la scrittura dello stesso articolo di blog più volte da zero.
Queste attività richiedono tempo e, quando si inizia a scalare o a lavorare su progetti più grandi, possono diventare una perdita di tempo.
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Automatizzate i processi manuali ogni volta che potete. Questo può significare utilizzare strumenti finanziari come QuickBooks per gestire pagamenti e fatture. Può anche significare utilizzare app per la creazione di contenuti e altri modelli per ridurre il tempo necessario a creare contenuti ripetitivi. ⌚️
Caso d'uso 3: Coinvolgere i clienti in modo più efficace
Comunicare con i clienti è fondamentale. Volete un feedback dagli utenti per poter fornire prodotti e servizi migliori.
Per le piccole aziende è facile entrare in contatto con i clienti a livello personale. Rispondete alle loro email, offrite consigli su come utilizzare i vostri prodotti e servizi e risolvete i problemi che si presentano.
In un'azienda più grande e con diversi dipendenti a tempo pieno, o quando si intraprendono progetti più grandi, può essere più difficile gestire queste attività da soli. Inoltre, è probabile che i vostri lavori siano meglio concentrati su obiettivi più grandi e attività più importanti.
Gestione dei dati dei clienti, delle attività personali e delle comunicazioni in ClickUp da qualsiasi dispositivo
A Strumento per il flusso di lavoro del CRM è un modo migliore per gestire le relazioni con i clienti grazie a flussi di lavoro automatizzati. Dopo aver analizzato i processi esistenti, è possibile utilizzare il CRM per automatizzare le risposte e generare attività per i membri del team interessati. 📚
Analisi dei flussi di lavoro e ottimizzazione dei processi con ClickUp
Supportate le operazioni aziendali e guidate team più efficienti aggiungendo l'analisi del flusso di lavoro al vostro elenco di cose da fare. Con questa guida pratica, avrete tutto ciò che vi serve per raccogliere dati, analizzare i risultati e creare un'analisi dei flussi di lavoro
dalla revisione del flusso di lavoro.
per usufruire di funzionalità/funzione quali diagrammi, grafici di flusso e centinaia di modelli progettati per rendere il vostro lavoro più metodico. Ognuno di essi è personalizzabile, in modo da poter sfruttare lo strumento per soddisfare le vostre specifiche esigenze aziendali. 🏙