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Stai cercando il modo più veloce per completare progetti e attività in modo coerente?
E forse speri di farlo creando flussi di lavoro personalizzati specificamente per il tuo team?
Siamo qui per dirvi che non solo è possibile, ma è anche molto più facile di quanto vi aspettiate con un adeguato processo di automazione del flusso di lavoro. La produttività del vostro team è fondamentale per l'esito positivo del progetto e i flussi di lavoro automatizzati vi aiutano a risolvere le inefficienze e i colli di bottiglia che tipicamente vi ostacolano.
Ma c'è un problema: occorre un software di automazione del flusso di lavoro flessibile, in grado di fornire assistenza rapida e adattarsi ai propri processi. Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro e in che modo può risolvere i propri problemi?
Leggi la nostra guida approfondita per scoprire le nostre best practice, vedere esempi utili e imparare a creare un percorso chiaro verso l'efficienza.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro semplifica l'esecuzione di attività ripetitive, in genere tramite software, con l'impostazione di linee guida specifiche per completare automaticamente i processi manuali. Viene spesso utilizzata nella project management per ridurre l'inserimento manuale dei dati e automatizzare le attività per delegare il lavoro più rapidamente.
È possibile automatizzare attività o interi flussi di lavoro per migliorare il flusso di lavoro aziendale complessivo. Che si tratti di semi-automatizzare o automatizzare completamente i flussi di lavoro per eseguire attività selezionate o manuali, questo processo accelera il modo in cui si svolge il lavoro.
D'altra parte, il software di automazione delle attività consente di aggiungere, gestire e visualizzare le informazioni. Ad esempio, è possibile memorizzare lo stato di un'attività o il tempo impiegato per svolgerla e aggiornare tali informazioni man mano che si lavora.
È così che i project manager, i gestori del team e gli altri stakeholder tengono traccia di ciò che accade nel tuo progetto, compreso il tuo client! Inoltre, l'automazione del flusso di lavoro ti consente di risparmiare tempo e risorse (pensa alle ore di lavoro e ai costi per i budget dei progetti ).
Dopo tutto, che senso avrebbe svolgere un lavoro manualmente quando può farlo un software? Tutto quello che devi fare è definire le regole e le procedure che automatizzano i flussi di lavoro.
Esempi di automazione del flusso di lavoro
I flussi di lavoro automatizzati sono utilizzati in diversi settori. Ecco alcuni esempi di automazioni che potrebbero ispirarti:
- IT: reimpostazione delle password, creazione di nuovi account utenti, distribuzione di software, gestione dei backup, installazione di software e gestione del servizio di assistenza IT.
- Assistenza sanitaria : creazione di turni e orari di reperibilità, ricovero dei pazienti, dimissione dei pazienti e trasferimento delle cartelle cliniche.
- Contabilità e finanza: fatturazione, buste paga, approvazione delle spese, rimborso spese e approvazione del budget.
- Legale: gestione della revisione dei contratti e approvazione dei contratti
- Settore bancario: creazione di account e approvazione di prestiti
- Marketing: gestione delle campagne di email marketing e pianificazione dei post sui social media.
- Commerciale: approvazione dei preventivi, gestione della pipeline di vendita e pianificazione delle riunioni di vendita.
- Risorse umane: selezione delle candidature, comunicazioni relative alle assunzioni, creazione dei dati dei nuovi dipendenti, inserimento dei dipendenti, uscita dei dipendenti, aggiornamento dei dati dei dipendenti, approvazione delle tabelle orarie, gestione dei sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, approvazione delle richieste di ferie retribuite, approvazione delle richieste di viaggio e invio dei moduli fiscali annuali.
- Servizio clienti: onboarding dei clienti, gestione del servizio clienti e gestione dei sondaggi sulla soddisfazione dei clienti.
Dai un'occhiata a questi modelli di preventivo!
Passaggi per l'automazione dei flussi di lavoro
Che tu stia cercando di migliorare il tuo processo di project management o il tuo sistema di gestione del flusso di lavoro, puoi facilmente creare la tua soluzione di automazione del flusso di lavoro.
Segui questi passaggi per iniziare subito.
Passaggio 1: Comprendere il flusso di lavoro
L'automazione dei flussi di lavoro inizia con la raccolta di informazioni su come funziona attualmente il processo di gestione dei flussi di lavoro. È necessario comprendere come i team eseguono le attività, come queste fluiscono tra i reparti e cosa influenza l'efficienza e i risultati dei progetti.
Inoltre, determina cosa avvia ciascuna attività nel flusso di lavoro e cosa ne causa la modifica. Scopri quali sono tali modifiche e i criteri da considerare per completare ciascuna attività.
In altre parole, formula tutti gli eventi e le condizioni che fanno avanzare le attività lungo il tuo flusso di lavoro. Tieni presente che l'obiettivo è progettare un sistema di automazione del flusso di lavoro che indirizzi le attività alle persone giuste.
Passaggio 2: Redigere una bozza del flusso di lavoro
Prima di utilizzare un software per automatizzare le attività, è consigliabile delineare l'intero processo. Scrivere il flusso di lavoro in un documento può essere utile, ma creare una rappresentazione visiva in un software di gestione del flusso di lavoro è più efficace per individuare le inefficienze.
Il miglior software di automazione del flusso di lavoro non solo aiuta a visualizzare l'intero processo, ma consente anche ai team di collaborare contemporaneamente al flusso di lavoro.
Passaggio 3: Identificare le opportunità di integrazione
Gli input che alimentano un flusso di lavoro possono provenire da più fonti. Queste possono essere:
- Un modulo online sul tuo sito web
- An email
- Un chatbot
- Un messaggio istantaneo
- Un documento condiviso o firmato
- Un database
- Un'app di terze parti
Annotate le attività nella bozza del vostro flusso di lavoro che richiedono dati provenienti da app o sistemi esterni. Ora verificate quali integrazioni supporta il vostro software per il flusso di lavoro.
Sulla base di ciò, valuta come modificare il flusso di lavoro per soddisfare i requisiti di integrazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario suddividere le attività in unità di lavoro più piccole.
Passaggio 4: Affrontare le inefficienze
Oltre alle attività da automatizzare con le integrazioni, il tuo flusso di lavoro potrebbe avere altri punti di automazione. Ad esempio, stiamo parlando di inefficienze come:
- Colli di bottiglia
- Follow-up che di solito non vengono effettuati
- Attività spesso in ritardo
- Dati che vanno persi
- Comunicazione fallita
Evidenzia queste inefficienze e riconfigura il flusso di lavoro in modo da eliminarle. Ad esempio, potrebbe essere necessario chiarire chi è responsabile di un'attività o determinare in quale app deve trovarsi l'unica fonte di verità.
Bonus: analisi del flusso di lavoro!
Passaggio 5: Creare il flusso di lavoro
Ora che il flusso di lavoro è stato delineato correttamente e risolve la maggior parte delle inefficienze, è il momento di metterlo in pratica. La maggior parte dei software di automazione del flusso di lavoro consente di creare flussi di lavoro in più viste.
Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro nelle viste mappe mentali, Process Maps, Gantt o Calendario per fornire al proprio team la massima visibilità. Anche in questo caso, il miglior software di automazione del flusso di lavoro evita di dover passare da uno strumento all'altro per redigere, delineare, costruire e infine automatizzare le proprie attività.
Utilizza le informazioni raccolte nel passaggio precedente per descrivere ciascuna attività. A seconda del software di automazione del flusso di lavoro utilizzato e della complessità dell'attività, allega un documento di testo con la procedura operativa standard.
Infine, aggiungi delle attività secondarie alle attività in modo da poter effettuare il monitoraggio di unità di lavoro più piccole di un'attività. E non dimenticare di assegnare ruoli utente (e livelli di autorizzazione) ai partecipanti al tuo flusso di lavoro!
Passaggio 6: Creare le automazioni
Non hai ancora terminato la creazione del tuo flusso di lavoro automatizzato! A questa fase, devi creare automazioni del flusso di lavoro per le tue attività. È così che automatizzi le azioni ricorrenti all'interno delle tue attività.
Se scegli ClickUp come software di automazione del flusso di lavoro, puoi creare automazioni ClickUp integrate o personalizzate. Cominciamo con la prima.
Ecco alcuni esempi di automazioni integrate in ClickUp:
- Quando lo stato dell'attività cambia in un valore specifico, viene creata una nuova attività.
- Quando cambia l'assegnatario dell'attività, lo stato dell'attività cambia in un determinato valore.
- Quando la priorità dell'attività cambia, l'assegnatario dell'attività cambia in un assegnatario specifico.
- Quando arriva la data di scadenza dell'attività, la priorità dell'attività cambia di conseguenza.
- Quando viene creata un'attività, ad essa viene applicato un modello specifico.
- Quando l'attività viene spostata in una posizione specifica, viene archiviata.
Ora, se le automazioni integrate di ClickUp non soddisfano le tue esigenze, hai bisogno di automazioni personalizzate. E devi definirle in modo che corrispondano alla struttura utilizzata dal software di automazione del flusso di lavoro che hai scelto.
In ClickUp, un'automazione personalizzata del flusso di lavoro è composta da:
- Il "quando succede questo", ovvero il trigger che avvia l'automazione
- Le condizioni o i criteri che devono essere soddisfatti affinché il software esegua l'automazione
- E l'azione "quindi da fare questa azione", ovvero le automazioni (una o più) che seguono il trigger.
Passaggio 7: Testare, monitorare e ottimizzare costantemente il flusso di lavoro
Implementa le integrazioni e definisci gli assegnatari, una data di inizio e una data di scadenza per ogni attività. Esegui il flusso di lavoro con alcuni tester e verifica che tutto funzioni come previsto. In caso contrario, modifica il flusso di lavoro e ripeti la procedura di test.
Quando il test ha esito positivo, è il momento di rendere operativo il flusso di lavoro per l'intero team e di iniziare a monitorarlo. Se si riscontrano inefficienze, è necessario ottimizzare il flusso di lavoro.
Ad esempio, potresti notare una diminuzione della produttività, un flusso di lavoro che richiede troppo tempo per essere completato o un risultato finale che non soddisfa i requisiti. Individuare questi problemi ora ti aiuterà nel lungo periodo.
Stabilire dei KPI per il flusso di lavoro automatizzato è una pratica eccellente. Essi aiutano a ottimizzare il flusso di lavoro, ma dimostrano anche ai dirigenti senior che l'automazione del flusso di lavoro ha generato i risultati previsti.
Utilizza dashboard (e dashboard personalizzate) e campi personalizzati per generare report sui tuoi KPI. Ad esempio, in ClickUp, potresti affidarti a dashboard di reportistica per effettuare il monitoraggio dello stato delle attività e individuare eventuali ostacoli.
Passaggio 8: Formare il proprio team
Questo passaggio è particolarmente importante se la tua azienda o il tuo team ha recentemente adottato un software di automazione del flusso di lavoro. Insegna loro a utilizzare il software in modo che possano partire con il piede giusto quando iniziano a seguire i tuoi flussi di lavoro automatizzati.
Inoltre, quando si migliora un flusso di lavoro, è necessario preparare il team ai cambiamenti. Potrebbe anche essere necessario un programma di gestione del cambiamento se le modifiche sono troppo estese e il team non ha familiarità con l'automazione del flusso di lavoro.
Mantenere la comunicazione in uno spazio centralizzato aiuta i team a elaborare (e, se necessario, trasferire) le informazioni più facilmente. L'assegnazione delle attività è fondamentale in quanto contribuisce a garantire che le responsabilità siano chiaramente definite.
In questo modo, i singoli individui sono responsabili del completamento di compiti specifici all'interno di un progetto o di un'organizzazione.
5 vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
Le attività manuali ripetitive non devono necessariamente essere complesse per farvi perdere tempo e sprecare le risorse del vostro team. Dovreste invece trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro per affrontare le attività di routine, prevedibili e programmabili che svolgete ogni giorno.
Il problema è che molte di queste attività sono di natura semplicistica e indubbiamente richiedono molto tempo, ma sono anche soggette a errori e hanno un impatto sull'intero processo aziendale. Gli strumenti di automazione del flusso di lavoro limitano i rischi legati all'inserimento manuale dei dati, offrendo al contempo una serie di altri vantaggi.
Diamo un'occhiata ai vantaggi più significativi che si ottengono quando si utilizza effettivamente l'automazione del flusso di lavoro.
1. Maggiore produttività con meno risorse
Le attività e i flussi di lavoro automatizzati richiedono meno tempo per essere completati. Inoltre, non è necessario spostare manualmente le attività lungo il flusso di lavoro. Ad esempio, le correzioni di bug modificano lo stato, l'assegnatario o la data di scadenza in base a regole predefinite.
Ad esempio, grazie all'automazione del flusso di lavoro, non dimenticherete più di fatturare un cliente, con un risparmio di tempo per tutti, dal reparto risorse umane ai team di approvvigionamento e project management. La fattura verrà inviata automaticamente, mentre tutti potranno concentrarsi su altre attività.
Non è mai piacevole essere il collo di bottiglia.
L'automazione del flusso di lavoro consente inoltre di ottenere maggiori risultati con meno risorse, garantendo così una produttività costante. È semplice automatizzare attività quali l'assegnazione di incarichi ai liberi professionisti, l'inserimento dei nuovi assunti e la fornitura di documenti di formazione ai dipendenti.
Desiderate ottimizzare e standardizzare i processi all'interno della vostra azienda? Il nostro modello di processo e procedura è progettato per guidarvi attraverso i passaggi necessari per creare un documento di processo completo e dinamico.
Inoltre, la funzionalità ClickUp Whiteboards consente di visualizzare come i diversi processi si collegheranno e si integreranno tra loro, consentendo di creare un flusso di lavoro semplificato ed efficiente.
2. Migliore collaborazione, visibilità e comunicazione
Con l'automazione del flusso di lavoro, i membri del team possono visualizzare il lavoro degli altri e rendersi conto dei contributi individuali al progetto. Questa visibilità riduce le possibilità di pestarsi i piedi a vicenda.
Inoltre, offre l'opportunità di commentare le attività per offrire o chiedere aiuto. Ecco perché il software di automazione del flusso di lavoro previene le lacune di comunicazione. Richiede il contributo della persona giusta al momento giusto e registra i messaggi in modo da poterli tracciare in un secondo momento.
Individua più rapidamente i colli di bottiglia nelle comunicazioni evitando di ricorrere alle email per attività semplici. Assegna commenti agli utenti per assicurarti che vedano il tuo commento e contrassegnalo come completato dopo aver risposto.
Inoltre, il software di automazione del flusso di lavoro supporta sia le comunicazioni interne che quelle esterne. Ad esempio, è possibile coordinare il proprio team, contattare i clienti, richiedere pagamenti e assegnare incarichi ai liberi professionisti grazie a comunicazioni automatizzate per il project management.
Visita il nostro blog per scoprire come il software di automazione del flusso di lavoro potenzia la gestione delle attività via e-mail!
3. Maggiore responsabilità
Assegnando automaticamente le attività ai membri del team, la loro responsabilità per una parte del flusso di lavoro diventa chiara. La gestione del flusso di lavoro consente di monitorare lo stato delle attività e di intervenire tempestivamente per evitare di non rispettare le scadenze.
Inoltre, grazie a dashboard e KPI, è possibile migliorare continuamente le prestazioni dei flussi di lavoro, creando sistemi di project management più efficienti. E come se non bastasse, il software di automazione dei flussi di lavoro aiuta a identificare e risolvere i colli di bottiglia nei processi aziendali.
In generale, le attività ripetitive causano stress ai dipendenti e, a lungo termine, possono portare al burnout. Inoltre, tali attività impediscono al personale di dedicarsi a lavori significativi e importanti.
Ma l'automazione del flusso di lavoro combatte efficacemente l'impatto del lavoro ripetitivo sulla salute mentale e sull'esperienza dei dipendenti, consentendo di sapere cosa succederà dopo e chi è responsabile dell'attività da svolgere. Crea diagrammi di flusso in lavagne online per fornire un percorso chiaro al tuo processo di gestione del flusso di lavoro.
Di conseguenza, il personale rimarrà più a lungo nella vostra azienda se vi affiderete a strumenti visivi di automazione del flusso di lavoro.
4. Servizio clienti personalizzato
L'automazione delle risposte alle richieste dei clienti contribuisce notevolmente a garantire un servizio clienti impeccabile. L'automazione del flusso di lavoro è eccellente per fornire un servizio clienti rapido e personalizzato. Come risultato, i vostri clienti saranno soddisfatti e vivranno la vostra marca con piacere.
Desideri ottimizzare le operazioni di supporto clienti della tua azienda con l'automazione del flusso di lavoro? Il modello di supporto clienti ClickUp ti consente di configurare un sistema a due livelli che include un team del supporto di prima linea e un team specializzato nella gestione delle escalation.
Questo approccio garantisce che le richieste di supporto siano gestite in modo efficiente ed efficace e che i problemi più complessi ricevano l'attenzione necessaria. Inoltre, il nostro modello include una vista Modulo che può essere personalizzata per acquisire tutte le informazioni di cui il tuo team ha bisogno.
Ciò consente di fornire un supporto di prim'ordine ai propri clienti.
5. Riduzione dei costi e delle spese impreviste
Il risparmio sui costi è un effetto collaterale di una gestione efficiente del flusso di lavoro. Quando si aumenta la produttività riducendo le attività manuali, si ottengono prodotti di qualità superiore.
I flussi di lavoro ottimizzati riducono anche i costi per le organizzazioni, diminuendo il tasso di turnover dei dipendenti e, come abbiamo appena detto, fornendo un servizio clienti puntuale. E sappiamo che il vostro processo aziendale è complesso.
Ecco perché adottare il miglior software di automazione del flusso di lavoro è essenziale anche per limitare gli errori di budget!
Supervisiona e monitora in modo efficiente lo stato di avanzamento del tuo progetto con il modello di project management con budget di ClickUp. Questo modello di project management di facile utilizzo ti consente di tenere facilmente traccia della tempistica del progetto.
È inoltre possibile visualizzare lo stato delle varie attività, consentendo di tenere sotto controllo il budget.
Inizia ad automatizzare i flussi di lavoro con ClickUp!
Oltre alle integrazioni, ai dashboard, ai promemoria e alle notifiche che soddisfano le vostre esigenze, dovete cercare altre funzionalità nel software di automazione del flusso di lavoro. Ad esempio, una libreria di modelli di flusso di lavoro personalizzabili è un must assoluto.
Ma è anche importante che il software per l'automazione del flusso di lavoro consenta di creare modelli personalizzati. Il low code è un'altra funzionalità importante.
È possibile automatizzare i flussi di lavoro sviluppando autonomamente un software. Tuttavia, sarebbe una perdita di tempo quando strumenti come ClickUp offrono un'interfaccia visiva e intuitiva che consente al personale aziendale di creare e gestire flussi di lavoro automatizzati.
Inoltre, il software di automazione del flusso di lavoro fornisce strumenti di collaborazione. Questi consentono la co-creazione e la co-ottimizzazione dei flussi di lavoro da parte dei team aziendali.
Strumenti come ClickUp consentono di acquisire e consolidare i dati attraverso moduli personalizzati. Essi standardizzano e unificano il processo di richiesta, accesso e conservazione delle informazioni dai vostri utenti o clienti.
I moduli personalizzabili sono molto efficaci nel prevenire la duplicazione delle voci inserite. Inoltre, consentono di convertire i dati acquisiti in attività assegnate alle persone giuste per il follow-up.
Vuoi saperne di più sulle automazioni di ClickUp? Inizia con una area di lavoro gratis per scoprire come migliorare l'efficienza del tuo team!