Il rischio è inevitabile nel mondo aziendale. Dai mercanti marittimi di un tempo che proteggevano le loro merci dai pirati alle aziende moderne che combattono i criminali informatici, le strategie di mitigazione del rischio sono fondamentali per qualsiasi attività aziendale.
I costi opportunità derivanti dalla mancanza di una strategia di mitigazione dei rischi possono essere estremamente elevati. KMPG stima che le grandi aziende perdano l'1,5% dei loro profitti a causa di strategie di gestione dei rischi inadeguate.
Le organizzazioni devono disporre di una strategia di mitigazione dei rischi ponderata e a prova di futuro per prevenire la perdita di profitti, reputazione e conformità. In questo post del blog discutiamo il perché e il come.
Che cos'è il rischio?
Il rischio è l'incertezza o l'imprevedibilità associata alla gestione di un'azienda, che può comportare una perdita di qualche tipo. La perdita stessa non deve essere necessariamente di natura monetaria. Può assumere varie forme, ad esempio:
Rischio finanziario: le organizzazioni sono esposte al rischio finanziario quando sono soggette a perdite economiche qualora tale rischio si concretizzi. Ciò potrebbe tradursi in perdita di potenziali vendite, multe/sanzioni da parte delle autorità, perdita di quote di mercato a favore della concorrenza, ecc.
Rischi legali o di conformità: i rischi derivanti dalla mancata conformità agli standard normativi possono essere molto elevati. Tali rischi espongono le aziende a cause legali o sanzioni amministrative.
Rischi operativi: quando qualcosa che dovrebbe funzionare senza intoppi non lo fa, si crea un rischio operativo. Potrebbe trattarsi di un macchinario critico che rischia di guastarsi o di un'interruzione dell'ambiente cloud. Potrebbe anche compromettere la collaborazione sul posto di lavoro, ostacolando l'efficace realizzazione dei progetti.
Rischi per la sicurezza: la sicurezza delle persone, degli spazi, dei beni e dei prodotti di un'organizzazione è fondamentale. Le minacce possono provenire da un disastro naturale, da un aggressore inaspettato o da un hacker.
Rischi reputazionali: quando la reputazione di un'azienda può essere compromessa dalle azioni di qualcuno, si crea un rischio. Ad esempio, una campagna pubblicitaria (involontariamente) razzista o il comportamento scortese di un dipendente possono influire sulla reputazione di un'azienda.
Che cos'è la mitigazione del rischio?
La mitigazione dei rischi è un processo strategico volto a identificare, controllare ed eliminare potenziali minacce che potrebbero influire negativamente su un'organizzazione. È parte integrante di una strategia aziendale volta a rafforzarne la resilienza e la reattività. Ecco come dovrebbe essere un buon processo di mitigazione dei rischi.
Identifica
Diventa un detective e individua i potenziali rischi, siano essi finanziari, operativi o logistici. Da fare, metti in atto dei sistemi. Ad esempio, i rischi operativi legati alla tecnologia possono essere identificati attraverso un monitoraggio continuo e una valutazione regolare della vulnerabilità e dei test di penetrazione (VAPT).
Valuta
Una volta identificate le minacce, esegui una valutazione approfondita dei rischi e stabilisci le priorità di risposta. Puoi farlo rispondendo a due domande importanti:
- Probabilità: quanto è probabile che questo rischio si concretizzi?
- Impatto: quale sarà l'impatto di questo rischio sull'azienda se dovesse verificarsi?
Valuta ogni rischio identificato in base alla sua gravità e definisci un piano d'azione. Il calcolatore gratuito di valutazione dei rischi di ClickUp può assegnare rapidamente un punteggio a ciascun rischio in base a questi fattori e garantire una prioritizzazione coerente.
Scegli uno dei modelli di valutazione dei rischi di ClickUp per iniziare. Oppure creane uno tuo.
Ad esempio, una vulnerabilità nel database dei clienti (che comporta rischi finanziari, reputazionali e di conformità) avrebbe una priorità significativamente più alta rispetto a un errore tipografico in un post sui social media (che comporta un rischio reputazionale). Assegna loro le priorità di conseguenza e stabilisci delle sequenze.
Mitigare
In base alle priorità, affronta i rischi e affrontali a testa alta. Crea un piano di mitigazione dei rischi (di cui parleremo in dettaglio più avanti in questo post del blog).
Monitorare
I rischi non scompaiono una volta identificati e mitigati. Le aziende affrontano ogni giorno nuovi rischi provenienti da tutte le direzioni. Pertanto, monitorate costantemente i vostri rischi e l'efficacia del vostro piano di mitigazione dei rischi. Rivedete il processo una volta ogni 3-6 mesi con tutte le parti interessate.
Potresti pensare: "Ma io non sono un'azienda di successo con risorse enormi. Tutto questo è davvero necessario?" Beh, sì!
Perché è importante mitigare i rischi?
Indipendentemente dalle dimensioni, dalla posizione, dai prodotti o dal fatturato di un'azienda, una buona strategia di mitigazione dei rischi protegge l'organizzazione e ne salvaguarda gli interessi.
Una strategia ben eseguita può mitigare il rischio
- Consentire l'identificazione, la valutazione e la gestione proattiva dei rischi
- Prevedere i rischi futuri e facilitare le misure preventive
- Prevenire perdite finanziarie evitabili
- Evitare la dispersione delle risorse e delle risposte quando la minaccia si concretizza
- Risparmiare sui costi aggiuntivi della gestione dei rischi e delle misure correttive
- Creare spazio per la sperimentazione e l'innovazione
- Aumentare la resilienza aziendale e il valore per gli azionisti
Per mitigare efficacemente il rischio, è necessario un piano. Vediamo come è possibile elaborarlo.
Che cos'è un piano di mitigazione dei rischi?
Un piano di mitigazione dei rischi è un quadro completo che ti aiuta ad affrontare tutti i tipi di rischi potenziali. È come un fidato ombrello in una giornata piovosa, che ti permette di ballare sotto la pioggia rimanendo all'asciutto!
In genere comprende quanto segue.
Un approccio globale alla gestione del rischio: cosa intendi per rischio? Adotterai un approccio preventivo o reattivo? Le tue risposte saranno offensive o difensive? Come assorbirà l'impatto dei rischi?
Rischi identificati: fai un elenco dei rischi che prevedi di incontrare. Rendilo specifico e pratico. Invece di elencare "modifiche normative", definiscilo come "la legge sulla resilienza operativa digitale dovrebbe entrare in vigore nel 2024".
Strategia di mitigazione dei rischi: descrivete chiaramente come affrontereste ogni potenziale rischio. Un flusso di lavoro visivo per la mitigazione dei rischi può aiutare a coinvolgere l'intero team nel processo. Aiuterà inoltre i membri del team a ricordare i passaggi o ad accedere facilmente al flusso di lavoro in caso di necessità.
Includi cosa faresti per prevenire il verificarsi del rischio e come reagiresti se si concretizzasse.
Misure attuabili: definisci azioni specifiche per implementare la strategia di mitigazione dei rischi.
- Assegna le responsabilità ai membri del team
- Accantonare fondi per mitigare i rischi identificati
- Definisci le sequenze per ciascun elemento da intraprendere
Monitoraggio e revisione: definisci un processo di revisione periodico (almeno una volta al trimestre) per valutare l'efficacia del tuo piano di mitigazione dei rischi. Misura l'efficacia sulla base di metriche prestabilite, quali risparmio sui costi, soddisfazione dei clienti, ecc.
Ora che hai compreso il concetto, esploriamo alcuni modi pratici per creare la tua strategia di mitigazione dei rischi.
10 strategie di mitigazione dei rischi per la tua attività aziendale
1. Accettare i rischi inevitabili
Non tutti i rischi devono essere eliminati o mitigati. A volte, la probabilità che un rischio si verifichi potrebbe essere troppo bassa. Oppure il costo della mitigazione del rischio potrebbe essere superiore al suo impatto. In questi casi, si riconosce la sua esistenza e lo si lascia stare, una strategia chiamata accettazione del rischio.
L'esempio più semplice è il rischio che un determinato membro del team lasci l'organizzazione. Nella maggior parte dei casi, ciò è inevitabile, quindi il rischio viene accettato. Quando ciò accade, il ruolo deve essere ricoperto.
2. Trasferimento dei rischi a terzi
Come suggerisce il nome, questa strategia trasferisce il rischio da te a un'altra entità. L'esempio classico è l'acquisto di un'assicurazione contro furti o incendi per la tua attività. Nel project management, ciò potrebbe significare disporre di risorse di riserva o mantenere gli appaltatori nei registri.
Le organizzazioni adottano il trasferimento del rischio come strategia quando l'impatto della sua materializzazione è elevato. Quando si implementa questa strategia, è importante tenere presente che anche i costi possono essere elevati. Ad esempio, l'assicurazione comporta un esborso regolare, indipendentemente dal fatto che il rischio si materializzi o meno.
3. Evitare del tutto le situazioni rischiose
All'estremo opposto delle strategie di gestione del rischio si trova l'evitamento del rischio. In questo caso, eviterai progetti/attività che comportano tale rischio. Questa strategia viene impiegata in situazioni in cui l'impatto del rischio è eccezionalmente elevato.
Esempi chiari potrebbero essere l'astensione dall'assumere un candidato con precedenti penali o l'apertura di un ufficio in un Paese in preda a disordini politici. In entrambi i casi, il costo del fallimento è troppo alto per poter correre il rischio.
4. Condivisione del rischio in base alla tolleranza organizzativa
In questo caso, la distribuzione del rischio avviene tra più parti. Ad esempio, una società di venture capital investe una parte dell'investimento richiesto da una startup invece dell'intero importo. Decide quanto investire in base alla propria tolleranza al rischio, ovvero all'investimento che può tranquillamente perdere.
Quando ogni investitore decide il proprio investimento in questo modo, c'è una condivisione del rischio tra loro, attenuando l'impatto in caso di caduta.
5. Gestione strategica dei rischi
La gestione del rischio, nota anche come mitigazione del rischio, consiste nel disporre di un backup di tutto ciò che serve (persone, tempo, beni) per affrontare i momenti di crisi. Se questo vi fa pensare a un preparatore all'apocalisse, non è necessario che sia così radicale.
Le aziende mantengono regolarmente sistemi di disaster recovery o backup dei dati in caso di guasti. Anche mantenere un flusso di cassa sano che copra gli stipendi per i prossimi mesi è un esempio perfetto.
Un software di gestione dei rischi appositamente progettato può aiutare a elaborare il piano d'azione giusto per ogni tipo di rischio che un'azienda potrebbe incontrare.
6. Diversificare per proteggersi dai rischi
Come recita il proverbio, non mettere tutte le uova nello stesso paniere: la diversificazione effettua la distribuzione del rischio o della dipendenza su più opzioni, riducendo l'esposizione al rischio e le conseguenze. Si tratta di una strategia di mitigazione del rischio molto comune.
Le organizzazioni ingaggiano regolarmente più appaltatori per lavori simili al fine di diversificare il rischio che uno di essi chiuda l'attività. I venture capitalist diversificano i propri investimenti tra varie startup. I consulenti e i liberi professionisti lavorano con più clienti nel caso in cui uno di essi riduca il personale o rescinda il contratto.
7. Adottare un approccio agile
La pratica dell'Agile, di per sé, è un'efficace strategia di mitigazione del rischio. Il metodo tradizionale prevedeva di impiegare anni e milioni di dollari per realizzare un prodotto prima di immetterlo sul mercato, con un rischio di fallimento considerevole.
D'altra parte, i team Agile lanciano un prodotto minimo funzionante (MVP) e lo sviluppano in modo incrementale, tenendo regolarmente conto della risposta del mercato. Ciò aumenta le possibilità di esito positivo, poiché si basa sul feedback dei clienti e sulle prestazioni del prodotto. Altri team tecnologici rilasciano versioni beta per gli sviluppatori e successivamente per il pubblico prima del lancio completo.
8. Utilizzo di un software di gestione delle attività
Questa strategia di gestione del rischio si basa su strumenti e processi volti ad eliminare i rischi operativi. Un buon software di gestione delle attività può aiutare a organizzare tutto il lavoro in modo gerarchico, interconnesso e contestualizzato, migliorando l'efficienza operativa all'interno del team.
Il software di gestione delle attività ClickUp è progettato proprio per questo scopo. Con ClickUp puoi:
- Organizza attività e sottoattività in progetti, aiutandoti a gestire più progetti in modo efficace
- Assegna priorità al lavoro in base a fattori rilevanti per l'ambito aziendale
- Assegna gli utenti a ciascuna attività, garantendo la responsabilità
- Aggiungi priorità, tag e dipendenze alle attività
- Fornisci visibilità completa a tutti gli stakeholder
- Tieni traccia del tempo impiegato per ogni attività per garantire produttività e redditività
Uno strumento di project management come ClickUp offre chiarezza a tutte le parti coinvolte. Elimina il rischio di malintesi, mancato rispetto delle scadenze o costi aggiuntivi. Riunisce tutte le risorse, eliminando la necessità di riunioni infinite e il rischio di perdite di tempo improduttive. 🙌
9. Monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto
Se il progetto non raggiunge lo stato previsto, si corrono rischi strategici, operativi e finanziari. Un solido meccanismo di monitoraggio dei rischi può mitigarli.
Un monitoraggio regolare può aiutare a:
- Verifica se il progetto è in linea con i tempi previsti
- Stabilisci obiettivi di progetto chiari
- Identifica lacune o problemi in caso di ritardi
- Adotta misure correttive come l'assegnazione di risorse aggiuntive o l'anticipo delle scadenze
- Collabora con i membri del team in merito alle loro prestazioni e agli adeguamenti necessari
Il modello di piano di monitoraggio e controllo dei progetti di ClickUp aiuta i manager a garantire che i progetti vengano completati nei tempi previsti, nel rispetto del budget e con la qualità prevista.
ClickUp può proteggerti da molti altri rischi operativi. La dashboard di ClickUp offre il monitoraggio dei progetti in tempo reale. La vista Carico di lavoro ti consente di capire chi sta facendo cosa e di assegnare le attività in modo appropriato. La vista Gantt visualizza la sequenza per aiutarti a rispettare le scadenze.
Puoi gestire obiettivi e budget in un unico posto. Puoi anche utilizzarlo come app di collaborazione per facilitare una comunicazione significativa, tempestiva e contestualizzata tra i membri del team.
10. Stabilisci obiettivi raggiungibili
Per mitigare il rischio di fallimento, occorre innanzitutto prepararsi per un esito positivo. A tal fine, è fondamentale fissare obiettivi raggiungibili. Riunisci il tuo team e stabilisci obiettivi che tutti ritengono realizzabili. Rendili visibili a tutti i membri del team: a tal fine, puoi utilizzare diverse app per il monitoraggio degli obiettivi.
Prevedi un margine di tempo e di lavoro richiesto per evitare la fretta dell'ultimo minuto. Rivedi periodicamente i tuoi obiettivi e modificali se diventano irraggiungibili.
Non sai da dove iniziare? Ci pensiamo noi con la dashboard degli obiettivi di Clickup! Puoi impostare obiettivi numerici, monetari, vero/falso e completamento delle attività. Puoi anche impostare traguardi per ogni sprint o periodo di tempo. Puoi promuovere un ambiente di lavoro collaborativo in cui tutti i membri del team perseguono gli stessi obiettivi.
Mitiga vari tipi di rischi operativi con ClickUp
In ogni organizzazione, i rischi operativi sono inevitabili. I membri del team si dimetteranno. Le attività subiranno ritardi. La durata stimata sarà errata. Le persone potrebbero trascurare un punto critico in una user story. Le dipendenze complesse richiederanno un lavoro supplementare.
Questi rischi non possono essere evitati, ma possono essere mitigati e gestiti con un buon software di project management.
Le funzionalità di project management di ClickUp sono progettate per affrontare tutto questo e molto altro ancora. Aiutano i team di project management a migliorare l'efficienza operativa e a risparmiare tempo aumentando la produttività delle persone. Scopri come puoi mitigare i rischi con ClickUp. Iscriviti gratis oggi stesso!