Il rischio è inevitabile in azienda. Dai mercanti di mare di un tempo che proteggevano le loro merci dai pirati alle aziende moderne che combattono i criminali informatici, le strategie di mitigazione del rischio sono fondamentali per qualsiasi azienda.
I costi di opportunità derivanti dalla mancanza di una strategia di mitigazione del rischio possono essere estremamente elevati. KMPG stime che le grandi aziende perdano l'1,5% dei loro profitti a causa di strategie di gestione del rischio inadeguate.
Le organizzazioni devono avere una strategia di mitigazione del rischio ponderata e a prova di futuro per evitare perdite di profitti, reputazione e conformità. In questo post discutiamo del perché e del come.
Che cos'è il rischio?
Il rischio è l'incertezza o l'imprevedibilità associata alla gestione di un'azienda, che può risultare in una perdita di qualche tipo. La perdita in sé non deve necessariamente essere solo monetaria. Può presentarsi in vari moduli, come ad esempio:
Rischio finanziario: Le organizzazioni affrontano il rischio finanziario quando rischiano di perdere denaro se questo si concretizza. Può trattarsi di perdita di potenziali vendite, di multe/penalità da parte delle autorità, di perdita di attività aziendali a favore della concorrenza, ecc.
Rischi legali o di conformità: I rischi derivanti dalla non conformità agli standard normativi possono essere molto elevati. Tali rischi espongono le aziende a cause legali o a multe di regolarità.
Rischi operativi: Quando qualcosa che dovrebbe funzionare senza problemi non lo fa, si crea un rischio operativo. Può trattarsi di un guasto a un macchinario critico o di un guasto all'ambiente cloud. Potrebbe anche interrompere la collaborazione sul posto di lavoro ostacolando la realizzazione di progetti efficaci.
Rischi per la sicurezza: La sicurezza delle persone, degli spazi, dei beni e della produttività di un'organizzazione è fondamentale. Le minacce possono provenire da un disastro naturale, da un aggressore inaspettato o da un hacker.
Rischi di reputazione: Quando la reputazione di un'azienda può essere compromessa dalle azioni di qualcuno, si crea un rischio. Ad esempio, una campagna pubblicitaria (involontariamente) razzista o il comportamento poco educato di un dipendente possono avere un impatto sulla reputazione dell'azienda.
Che cos'è la mitigazione del rischio?
La mitigazione del rischio è un processo strategico per identificare, controllare ed eliminare le potenziali minacce che potrebbero avere un impatto negativo su un'organizzazione. È parte integrante di una strategia aziendale per rafforzarne la resilienza e la reattività. Ecco come dovrebbe essere un buon processo di mitigazione del rischio.
Identificare
Siate dei detective e fiutate i potenziali rischi, siano essi finanziari, operativi o logistici. Da fare, impostando delle impostazioni. Ad esempio, i rischi operativi legati alla tecnologia possono essere identificati attraverso un monitoraggio continuo e una regolare valutazione delle vulnerabilità e test di penetrazione (VAPT).
Valutazione
Una volta identificate le minacce, eseguite una valutazione approfondita dei rischi e stabilite le priorità di risposta. Da fare rispondendo a due importanti domande:
- Probabilità: quanto è probabile che il rischio si concretizzi?
- Impatto: da quanto impatterà sull'azienda questo rischio se si verifica?
Valutate ogni rischio identificato in base alla gravità e progettate il piano d'azione. Scegliete tra I modelli di valutazione del rischio di ClickUp per iniziare. Oppure iniziate da soli.
Riducete al minimo i pericoli per la sicurezza con il modello di analisi della sicurezza sul lavoro di ClickUp
Ad esempio, una vulnerabilità nel database dei clienti (che comporta rischi finanziari, di reputazione e di conformità) avrebbe una priorità molto più alta di un errore tipografico in un post sui social media (che comporta rischi di reputazione). Date loro la giusta priorità e fissate delle sequenze.
Mitigare
Sulla base delle priorità, affrontate i rischi e prendeteli a titolo. Create un piano di mitigazione dei rischi (di cui parliamo in dettaglio più avanti in questo post).
Monitoraggio
I rischi non scompaiono una volta identificati e ridotti. Le aziende affrontano ogni giorno nuovi rischi da tutte le direzioni. Pertanto, è necessario monitorare costantemente i rischi e l'efficacia del piano di mitigazione dei rischi. Rivedete il processo ogni 3-6 mesi con tutte le parti interessate.
Potreste pensare: "Ma io non sono un'azienda con grandi risorse. È davvero necessario tutto questo?" Ebbene, sì!
Perché la mitigazione del rischio è importante?
Indipendentemente dalle dimensioni, dalla posizione, dai prodotti o dal fatturato di un'azienda, una buona strategia di mitigazione del rischio protegge l'organizzazione e ne tutela gli interessi.
Una strategia ben eseguita può mitigare il rischio attraverso
- Consentendo l'identificazione, la valutazione e la gestione proattiva dei rischi
- Prevedendo i rischi futuri e facilitando le misure preventive
- Prevenire perdite finanziarie evitabili
- Evitando di disperdere risorse e risposte quando la minaccia si concretizza
- Risparmiare i costi aggiuntivi della gestione del rischio e delle misure correttive
- Dare spazio alla sperimentazione e all'innovazione
- Aumentare la resilienza aziendale e il valore per gli azionisti
Per mitigare il rischio in modo efficace, è necessario un piano. Vediamo come costruirlo.
Che cos'è un piano di mitigazione del rischio?
Un piano di mitigazione del rischio è un quadro completo che vi aiuta ad affrontare tutti i tipi di rischi potenziali. È come un ombrello fidato in una giornata di pioggia, che vi permette di ballare sotto la pioggia rimanendo asciutti!
In genere comprende i seguenti elementi.
Un approccio globale alla gestione del rischio: Da fare per definire il rischio? Sarete preventivi o reattivi? Le vostre risposte saranno offensive o difensive? Come assorbirete l'impatto dei rischi?
Rischi identificati: Fate un elenco dei rischi che prevedete di incontrare. Rendetelo specifico e pratico. Invece di elencare "cambiamenti normativi", definiteli come "la legge sulla resilienza operativa digitale dovrebbe entrare in vigore nel 2024"
Strategia di mitigazione dei rischi: Cancellate il modo in cui affronterete ogni rischio potenziale. Un flusso di lavoro visivo per la mitigazione dei rischi può aiutare a coinvolgere tutto il team nel processo. Inoltre, aiuterà a ricordare i passaggi o ad accedere facilmente al flusso di lavoro in caso di necessità.
Da fare per evitare che il rischio si verifichi e come reagire se si concretizza.
Lavagna online per visualizzare il processo di mitigazione del rischio, con commenti/note per ogni passaggio
Misure attuabili: Definire azioni specifiche per implementare la strategia di mitigazione del rischio.
- Assegnare le responsabilità ai membri del team
- Impostazione di budget per mitigare i rischi identificati
- Definire la Sequenza per ogni elemento d'azione
Monitoraggio e revisione: Formulare un processo di revisione regolare (almeno una volta al trimestre) per valutare se il piano di mitigazione dei rischi funziona. Misurare l'efficacia in base a metriche prestabilite, come i risparmi sui costi, la soddisfazione dei clienti, ecc.
Ora che avete capito il concetto, esploriamo i modi pratici per creare la vostra strategia di mitigazione del rischio.
10 Strategie di mitigazione del rischio per la vostra azienda
1. Accettare i rischi inevitabili
Non tutti i rischi devono essere eliminati o addirittura mitigati. A volte, la probabilità che un rischio si verifichi potrebbe essere troppo bassa. Oppure il costo della mitigazione del rischio potrebbe essere superiore al suo impatto. In questi casi, bisogna riconoscerne l'esistenza e lasciarlo fare, una strategia chiamata accettazione del rischio.
L'esempio più semplice è il rischio che un particolare membro del team lasci l'organizzazione. Nella maggior parte dei casi, questo è inevitabile, quindi il rischio viene accettato. Quando ciò accade, il ruolo viene riassorbito.
2. Trasferimento dei rischi a terzi
Come suggerisce il nome, questa strategia sposta il rischio da voi a un'altra entità. L'esempio classico è l'acquisto di un'assicurazione contro il furto o l'incendio per la vostra azienda. Nel project management, questo potrebbe essere avere risorse in panchina o mantenere i contraenti sul libro paga.
Le organizzazioni seguono il trasferimento del rischio come strategia quando l'impatto della sua materializzazione è elevato. Mentre attuate questa strategia, tenete presente che anche i costi possono essere elevati. Per istanza, le assicurazioni prevedono un pagamento regolare, indipendentemente dal fatto che il rischio si concretizzi o meno.
3. Evitare del tutto le situazioni rischiose
All'altro capo delle strategie di gestione del rischio c'è l'evitamento del rischio. In questo caso, ci si tiene alla larga da progetti/attività che comportano il rischio in questione. Questa strategia viene utilizzata in situazioni in cui l'impatto del rischio è eccezionalmente alto.
Esempi lampanti sono l'astensione dall'assunzione di un candidato con precedenti penali o l'impostazione di un ufficio in un Paese che sta attraversando un periodo di turbolenza politica. In ogni caso, il costo del fallimento è troppo alto per correre il rischio.
4. Condivisione del rischio in base alla tolleranza organizzativa
In questo caso, si distribuisce il rischio tra più parti. Ad esempio, una società di venture capital investe una parte dell'investimento richiesto da una startup invece dell'intera somma. Decidono quanto investire in base alla loro tolleranza al rischio, cioè all'investimento che possono perdere comodamente.
Quando ogni investitore decide il proprio investimento in questo modo, il rischio viene condiviso tra di loro, riducendo la caduta in caso di fallimento.
5. Gestire i rischi in modo strategico
La gestione del rischio, nota anche come risk buffering, consiste nell'avere un backup di tutto ciò che serve (persone, tempo, beni) per i momenti di crisi. Se questo vi fa venire in mente un prepper dell'apocalisse, non è detto che sia così radicale.
Le aziende mantengono regolarmente sistemi di disaster recovery o backup dei dati nel caso in cui qualcosa vada storto. Anche mantenere un flusso di cassa sano che copra gli stipendi dei mesi successivi è un esempio perfetto.
Progettato con uno scopo software di gestione del rischio può aiutare a definire il giusto piano d'azione per ogni tipo di rischio che un'azienda può incontrare.
6. Diversificare per proteggersi dai rischi
Secondo l'adagio "non mettere tutte le uova in un solo paniere", la diversificazione distribuisce il rischio o la dipendenza tra più opzioni, riducendo l'esposizione al rischio e le conseguenze. È una strategia di mitigazione del rischio molto utilizzata.
Le organizzazioni assumono regolarmente più appaltatori per lavori simili, per diversificare il rischio di chiusura di uno di essi. I venture capitalist diversificano i loro investimenti in varie startup. I consulenti e i freelance lavorano con più clienti se uno di essi si ridimensiona o rescinde il contratto.
7. Adottare un approccio agile
La pratica di Agile, di per sé, è un'efficace strategia di mitigazione del rischio. Il metodo tradizionale prevedeva di spendere anni e milioni di dollari per costruire un prodotto prima di portarlo sul mercato, con un notevole rischio di fallimento.
I team Agile, invece, lanciano un prodotto minimo realizzabile (MVP) e lo costruiscono in modo incrementale, tenendo regolarmente conto della risposta del mercato. Questo aumenta le possibilità di esito positivo, poiché si basa sul feedback dei clienti e sulle prestazioni del prodotto. Altri team tecnologici rilasciano versioni beta per gli sviluppatori e successivamente per il pubblico prima di un lancio completo.
8. Utilizzo di un software di gestione delle attività
Questa strategia di gestione del rischio si basa su strumenti e processi per eliminare i rischi operativi. Un buon software di gestione delle attività può aiutare a organizzare tutto il lavoro in modo gerarchico, interconnesso e contestuale, migliorando l'efficienza operativa del team.
Organizzate il vostro lavoro, gestite i progetti e automatizzate le attività ricorrenti con ClickUp Il software di gestione delle attività di ClickUp è stato progettato proprio per raggiungere questo obiettivo. Con ClickUp è possibile:
- Organizzare le attività e le sottoattività in progetti, aiutandovi a gestire più progetti in modo efficace
- Definire le priorità del lavoro sulla base di fattori rilevanti per l'azienda
- Assegnare gli utenti a ciascuna attività, garantendo l'account
- Aggiungere priorità, tag e dipendenze alle attività
- Completare la visibilità per tutti gli stakeholder
- Monitoraggio del tempo per ogni attività per garantire produttività e redditività
Monitoraggio del tempo incorporato in tutte le attività di ClickUp
Uno strumento di project management come ClickUp offre chiarezza a tutte le parti coinvolte. Elimina il rischio di incomprensioni, sequenze non rispettate o costi aggiuntivi. Riunisce tutte le risorse, eliminando la necessità di riunioni interminabili e i rischi di tempo improduttivo. 🙌
9. Monitoraggio dello stato del progetto
Se il progetto non procede come previsto, si corrono rischi strategici, operativi e finanziari. Un robusto meccanismo di monitoraggio dei rischi può attenuare questi rischi.
Un monitoraggio regolare può essere d'aiuto:
- Monitorare se il progetto è in linea con i tempi previsti
- Impostazione di chiari oggetti del progetto
- Identificare le lacune o i problemi in caso di ritardi
- Fare delle correzioni, come assegnare risorse aggiuntive o spostare le scadenze
- Collaborare con i membri del team sulle loro prestazioni e sugli aggiustamenti necessari
Create un progetto per monitorare e controllare lo stato di avanzamento del vostro progetto utilizzando questo modello Modello di piano di monitoraggio e controllo del progetto di ClickUp aiuta i project management a garantire che i progetti siano completati nei tempi, nei limiti del budget e con la qualità prevista.
ClickUp può proteggervi da molti altri rischi operativi. Il ClickUp dashboard offre un monitoraggio del progetto in tempo reale. La vista Carico di lavoro consente di capire chi sta facendo cosa e di assegnare le attività in modo appropriato. Il Vista Gantt visualizza la Sequenza per aiutare a rispettare i tempi di consegna.
La vista Gantt di ClickUp per monitorare le tempistiche dei progetti
È possibile gestire obiettivi e budget in un unico posto. È possibile utilizzarlo anche come un app di collaborazione per facilitare una comunicazione significativa, tempestiva e contestuale tra i membri del team.
10. Impostazione di obiettivi raggiungibili
La riduzione del rischio di fallimento inizia con l'impostazione di un esito positivo. L'impostazione di obiettivi raggiungibili è fondamentale. Riunite il vostro team e impostate obiettivi che tutti ritengono raggiungibili. Rendeteli visibili a tutti i membri del team: potete usare diversi strumenti per la definizione degli obiettivi app per il monitoraggio degli obiettivi a questo scopo.
Includete il tempo e il lavoro richiesto per evitare la fretta dell'ultimo minuto. Rivedete gli obiettivi di tanto in tanto e modificateli se diventano irraggiungibili.
Monitoraggio dello stato degli obiettivi con il dashboard obiettivi di ClickUp
Non sapete da dove cominciare? Abbiamo pensato a voi con Il dashboard degli obiettivi di ClickUp ! È possibile impostare obiettivi numerici, monetari, vero/falso e di completamento delle attività. È anche possibile impostare dei traguardi per ogni sprint o tempo. È possibile promuovere un'attività di lavoro collaborativo con tutti i membri del team che si adoperano per raggiungere gli stessi obiettivi.
Mitigare vari tipi di rischi operativi con ClickUp
In ogni organizzazione i rischi operativi sono inevitabili. I membri del team si dimettono. Le attività subiscono ritardi. Le durate stimate sono sbagliate. Le persone possono perdere un punto critico di una storia utente. Le dipendenze complesse richiederanno un lavoro supplementare.
Questi rischi non possono essere evitati, ma possono essere mitigati e gestiti con un buon software di project management.
Le funzionalità di project management di ClickUp sono progettate per affrontare tutto questo e molto altro. Il software aiuta i team di project management a costruire l'efficienza operativa per risparmiare tempo rendendo le persone più produttive. Scoprite come ridurre i rischi con ClickUp. Iscriviti gratis oggi stesso !