La gestione del budget ha una brutta fama: Le persone la associano a noiosi fogli di calcolo e a lunghi reportistica delle spese . Ma la gestione dei budget dei progetti è in realtà un modulo artistico e, per chi lavora in un'agenzia, è essenziale per il modello aziendale.
Un buon budget di progetto non è solo dollari e centesimi: è un contesto. È uno strumento che aiuta a raccontare ciò che il team sta facendo e quanto bene lo sta facendo.
Questo approccio alla gestione del budget di progetto vi aiuta a vedere, in tempo reale, cosa funziona e cosa no. Inoltre, vi fornisce i numeri per valutare il vostro processo e migliorare le vostre capacità di budgeting nel tempo. Ecco i passaggi da seguire per impostare e monitorare il budget di ogni progetto di cui siete responsabili.
Che cos'è un budget di progetto?
Un budget di progetto è un piano finanziario che delinea i costi stimati di tutte le attività necessarie per completare un progetto specifico. Include tutte le risorse necessarie per completare un progetto, come materiali, attrezzature, manodopera e altre spese.
Il budget di un progetto non è "$$$a" È una chiara ripartizione di come si spenderanno quei 20.000 dollari e perché si spenderanno in quel modo.
In teoria, un nuovo assunto dovrebbe essere in grado di entrare nella vostra agenzia ed eseguire il budget che avete creato senza ulteriori indicazioni. Purtroppo, non è esattamente facile senza l'approccio e gli strumenti giusti.
$$$a Cosa deve essere incluso nel budget di un progetto?
Creazione di reportistica di bilancio con i dashboard in ClickUp
Come punto di partenza, il budget dovrebbe includere tre elementi:
- Costi totali del progetto: Manodopera, materiali e attrezzature
- Comele risorse saranno allocate: L'allocazione del budget del progetto è tipicamente suddivisa in base ai risultati da raggiungere
- Sequenza di un progetto : Questa suddivisione indica quando si prevede di spendere il denaro associato a ciascun progettoprogetto Tra poco approfondiremo come inserire ciascuno di questi componenti nel vostro budget.
$$$a Perché è importante gestire il budget di un progetto?
Poiché il budget include il contesto del progetto, può essere utilizzato per guidare e monitorare il team. Una buona gestione del budget può aiutarvi a:
- Ambito del progetto **Tutti i project manager di agenzie hanno avuto a che fare con quel client che continua a cambiare le proprie aspettative. La gestione attiva del budget consente di verificare se queste modifiche rientrano nel budget originaleprogetto o se è necessario discutere per ripristinare le aspettative.
- Controllo dei costi del progetto :Monitoraggio della spesa è in grado di segnalare tempestivamente le eccedenze prima che si arrivi a un punto in cui non si ha abbastanza denaro per finire il progetto. Le variazioni dei costi sono spesso fuori dal vostro controllo (o da quello del vostro team), ma il modo in cui le affrontate è sotto il vostro controllo, se le cogliete in tempo.
- **Monitoraggio dello stato di avanzamento: quando gli elementi del budget del progetto sono legati ai risultati, è facile vedere a che punto si è con ogni attività. Se non avete speso i soldi per, ad esempio, i font necessari per la pagina web, saprete che la fase di progettazione non è completata.
- Pianificare i progetti futuri: Osservare lo stato di avanzamento del budget del progetto vi aiuterà a fare una stima più solida per il vostro prossimo progetto. Potete vedere dove i vostri progetti non corrispondono alla realtà e migliorare le vostre capacità di previsione.
Come gestire un budget di progetto in 7 passaggi
Ora che sapete quanto sia complessa la gestione del project management, potreste sentirvi un po' intimiditi. Non preoccupatevi! Con un po' di piano, chiunque può costruire e gestire un budget di progetto. Vediamo come costruire e gestire un budget passo dopo passo.
1. Creare un budget passo dopo passo del progetto Si consiglia di iniziare con un progetto di
piano completo del progetto realizzato in collaborazione con il team del progetto e con le parti interessate. A questo punto non avrete nemmeno dei numeri con cui lavorare, e va bene così! Un buon budget di progetto richiede la conoscenza dell'intero ambito del progetto e di tutti i risultati per i quali il team sarà responsabile.
Date un'occhiata a questi *Modelli di reportistica delle spese* !
La visualizzazione della Sequenza in ClickUp
Il fatto che si tratti di una "scaletta" non significa che sia scheletrica. Dovrete suddividere ogni deliverable in uno stato di passaggio, in modo da poter vedere tutte le risorse che saranno necessarie.
Supponiamo che il vostro progetto sia un pacchetto pubblicitario sui social media. Avrete bisogno di membri del team per:
- Ideare la campagna
- Scrivere e modificare i testi
- Selezionare e acquistare immagini di repertorio
- Eseguire la campagna
- Monitoraggio e reportistica delle prestazioni
Coinvolgete i membri del team per controllare le attività secondarie di ogni deliverable. Sono loro che creano abitualmente tali deliverable, quindi sanno tutto ciò che serve per realizzare il prodotto finale.
Bonus:_ Modelli di contabilità !
2. Elenco di tutte le risorse richieste
Il tempo è denaro, così come le risorse come i freelance, la formazione e la ricerca. Ogni passaggio del team richiederà almeno uno di questi elementi.
Sotto ogni attività secondaria, fate un elenco di tutte le risorse necessarie. Ecco alcune risorse comuni per i progetti:
- **Quanti dipendenti interni lavoreranno al progetto e per quanto tempo? Sarà necessario assumere anche dei freelance?
- Attrezzature e licenze: Avrete bisogno di accedere ad attrezzature fisiche o strumenti online? Li acquisterete a titolo definitivo o pagherete una licenza e, in quest'ultimo caso, per quanto tempo?
- Formazione: Quali competenze dovranno apprendere i vostri dipendenti che non possiedono già? Quali risorse utilizzeranno per apprendere tali competenze e quanto tempo richiederanno?
- Ricerca: Dovrete acquistare ricerche di settore o studi pilota per capire a cosa risponderà il vostro traguardo?
- Viaggi e ospitalità: Qualcuno ha in programma di volare fino alla posizione di un client, di ospitare pranzi aziendali o di prendere un passaggio per gestire i compiti legati al progetto?
- Servizi professionali: Porterete in aziendaconsulenti o altri esperti per guidare il progetto?
Utilizzate il Registro dei rischi di ClickUp per vedere quali attività o attività secondarie sono a rischio di ritardo o incompletezza
Potreste avere altre spese, come l'approvvigionamento e IT, legati al budget del progetto, ma l'elenco precedente copre le risorse più comuni richieste da team come il vostro.
Relative:_
!
3. Assegnazione di un costo a ciascuna risorsa
Dopo aver suddiviso il progetto in tutte le risorse necessarie, è il momento di stabilire il costo di tutte queste risorse.
Ci sono quattro modi per fare una stima del budget del progetto. Leggete le descrizioni dei metodi qui sotto e sceglietene uno in base alla struttura della vostra agenzia e agli strumenti disponibili.
Processo 1: l'approccio top-down
Se disponete già dell'importo in dollari stanziato per il progetto, il vostro compito è quello di determinare cosa potete ottenere con il denaro a disposizione. Assegnate un certo importo a ogni deliverable, in base al peso delle risorse di ciascun passaggio. Poi, i project manager dovrebbero assegnare tutte le attività secondarie.
La stesura del budget con un approccio dall'alto verso il basso può richiedere di ridurre il numero di attività l'ambito del progetto e pensare a modi più efficaci dal punto di vista dei costi per raggiungere gli oggetti.
Processo 2: l'approccio dal basso verso l'alto
Assegnate un importo in dollari a ogni risorsa elencata nell'ultimo passaggio, quindi sommate tutto per ottenere il budget finale del progetto. Per ottenere un numero preciso, dovrete stimare le ore di lavoro, le valutazioni dei freelance e i costi degli strumenti. Chiedete aiuto al vostro team (o ai gestori del progetto) se non siete sicuri di quanto sia ragionevole un determinato elemento.
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Processo 3: analogo
Trovate un progetto precedente simile a quello per cui state facendo il budget e utilizzate i costi effettivi di quel progetto come stime di ciò di cui avrete bisogno per questo progetto. Questo metodo funziona solo se 1) i costi dei progetti precedenti includevano il confronto tra i costi stimati e quelli effettivi e le note di eventuali spese impreviste e 2) i due progetti sono praticamente identici nella portata.
Processo 4: l'approccio in tre punti
Questo metodo vi chiede di fare tre diversi bilanci e poi di fare una media. Dovrete calcolare:
- Un budget per lo scenario migliore: Ogni passaggio viene completato nel minor tempo possibile e tutte le risorse necessarie possono essere reperite al prezzo più basso possibile.
- Un budget nel peggiore dei casi: Si rimane indietro e si devono pagare gli straordinari o le spese urgenti, si devono acquistare attrezzature più costose e così via.
- Un budget per lo scenario più probabile: Le persone rispettano principalmente i tempi, anche se alcuni passaggi richiedono un po' più di tempo rispetto al piano, e non si ottengono i prezzi più bassi, ma non si pagano nemmeno tariffe eccessive.
Prendete questi tre numeri e fate una media per calcolare il vostro budget totale. Prendete in considerazione la possibilità di attribuire a uno di essi un peso maggiore rispetto agli altri, a seconda dello scenario che ritenete più probabile.
Se siete indecisi tra i metodi di stima del budget del progetto, non preoccupatevi! Potete sempre combinarli. Ad esempio, potete usare stime dal basso verso l'alto per costruire il budget del progetto con il metodo dei tre punti.
Bonus:_ Modelli di proposta di budget !
4. Aggiungere una contingenza
Gli imprevisti sono il fondo "oh no" nel caso in cui Da fare si raggiunga davvero il budget peggiore. È una parte essenziale del vostro piano di gestione del rischio dei costi .
In genere, il fondo per gli imprevisti è pari al 5-10% del budget totale del progetto. Non è detto che dobbiate attingere spesso ai fondi per gli imprevisti, il che è ottimo!
Ma ogni budget di progetto dovrebbe averli, per ogni evenienza.
Bonus:_
**Modello di tela del modello di business_
5. Documentate il vostro budget
Una volta che avete tutti i deliverable e i numeri ad essi allegati, è il momento di creare un documento di budget ufficiale. Noi amiamo usare ClickUp per la stesura del budget del progetto (e abbiamo condiviso alcuni modelli utili qui sotto!).
Se non utilizzate ClickUp (ancora), si consiglia di utilizzare un software gratuito di project management piuttosto che un foglio di calcolo. Una buona app facilita l'organizzazione e l'aggiornamento di tutte le informazioni da includere.
A questo proposito, il documento di budget del progetto dovrebbe includere:
- Ogni deliverable (e tutte le attività secondarie per ognuna), insieme alle date di scadenza finali e alle scadenze interne.
- Elementi sotto ogni attività secondaria con ogni risorsa richiesta e il suo costo previsto.
- Quando si prevede di spendere il denaro per ogni risorsa in base al calendario del progetto.
- Uno spazio per elencare i costi effettivi e le date di spesa, in modo da poter aggiornare il budget durante lo svolgimento del progetto.
- Chi è responsabile di ogni elemento: Chi raccoglierà le ricevute di viaggio? Chi controllerà le fatture dei freelance?
Dopo aver ottenuto tutte queste informazioni, sommate i costi totali per ogni deliverable o attività cardine per calcolare il budget previsto per il progetto.
Rilevate istantaneamente lo stato di avanzamento in base alle attività cardine, alle attività, al tempo, alle attività e altro ancora.
Come ultimo passaggio, chiedete ai membri del team che lavorano al progetto di rivedere il budget (di nuovo) per assicurarvi che non vi sia sfuggito nulla. È molto meglio cogliere un errore in questa fase che a metà del processo di budgeting del progetto.
6. Approvare il budget del progetto
Potete presentare il vostro budget a un client o semplicemente al vostro capo o ad altre parti interessate. Adattate la vostra richiesta al pubblico.
Ma assicuratevi di includere dettagli che mostrino come il vostro budget porterà ai risultati desiderati del progetto e come qualsiasi diminuzione dei fondi renderà necessarie modifiche all'ambito. Il lavoro terminato nei passaggi precedenti vi permetterà di giustificare facilmente la richiesta di budget per il progetto.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/03/Assign-Comments\_Task\_2021.gif Convertite i commenti in attività di ClickUp o assegnateli al team /$$$img/
Convertire i commenti in attività di ClickUp o assegnarli per trasformare istantaneamente i pensieri in elementi d'azione
7. Monitorare (e regolare) il budget
Il vostro budget può aiutarvi a monitorare il vostro stato e a controllare i costi e la portata solo se lo mantenete aggiornato. Non è necessario aggiornare il budget subito dopo ogni acquisto, ma è necessario riservare del tempo per aggiungere le spese e valutare se ci si sta allontanando troppo dai costi stimati.
La frequenza di aggiornamento ottimale varia in base alla lunghezza di ogni fase e/o al tempo che intercorre tra un prodotto e l'altro. Un budget che include molte spese pubblicitarie sui social media può richiedere un aggiornamento ogni pochi giorni; un budget per un progetto per una pagina web di 200 pagine può andare bene con un check-in settimanale o bisettimanale.
Da fare in caso di gravi discrepanze tra la spesa preventivata e quella effettiva, passare alla modalità di mitigazione. Innanzitutto, cercate di capire cosa è andato storto. Avete tralasciato un'attività secondaria per completare la quale il vostro freelance ha impiegato un'intera giornata? Da fare: il client ha fatto a pezzi il suo lavoro? il piano del progetto a metà del deliverable, quindi avete dovuto fare marcia indietro?
È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti
Ogni volta che si identifica un errore, bisogna verificare se è stato replicato in altre fasi e deliverable. Infine, verificate se la vostra contingenza è in grado di coprire l'eccedenza imprevista. In caso contrario, è possibile riallocare le risorse o trovare un modo per utilizzare meno risorse per altre attività secondarie che il team non ha ancora iniziato?
Da fare o discutere altre opzioni?
Queste discussioni possono coinvolgere i vostri capi o il client e non sono divertenti da affrontare. Ma prima le affrontate, più è probabile che troviate una soluzione che lavori per tutti, anche se non è l'ideale.
Assicuratevi che tutte le modifiche vengano registrate nel bilancio del progetto, insieme alle note, in modo da poter ricordare cosa è andato storto e pianificare una spesa accurata in futuro.
Controllate questi_ Modelli di contabilità generale !
5 modelli per la gestione del budget dei progetti
A questo punto, sapete che i budget sono complessi, quindi perché non semplificarvi la vita con un modello? Potrete risparmiare tempo con tutte le configurazioni e avere accesso a Le eccellenti dashboard di ClickUp per visualizzare il budget e lo stato del progetto.
Ecco cinque dei nostri modelli ClickUp preferiti che vi faranno diventare dei professionisti della gestione del budget in pochissimo tempo:
1. Modello di schema del progetto ClickUp
Questo modello di documento ClickUp consente di delineare facilmente i progetti dall'inizio alla fine
Poiché il processo di budget inizia con una bozza completa del progetto, perché non iniziare il vostro processo con Modello di bozza di progetto di ClickUp ? Contiene lo spazio necessario per aggiungere tutto ciò che serve per la pianificazione del pre-budget:
- Background del progetto
- Introduzione al progetto
- Oggetti
- Vincoli e ipotesi
- Sequenza
- Consegne chiave
- Budget e investimenti
Questo non sarà l'unico modello da utilizzare per il budget del progetto, ma sarà il primo che dovrete usare durante il processo di budgeting. Scarica questo modello
2. Modello di matrice delle risorse del progetto ClickUp
Mantenete il budget con questo modello di matrice delle risorse del progetto di ClickUp
Le stime dei costi richiedono matematica... molta matematica. Modello di matrice delle risorse del progetto di ClickUp guida l'utente attraverso questi calcoli, indicando dove inserire i numeri e calcolando gli importi finali con campi formula .
È possibile utilizzarlo per stimare i costi di tutti i tipi di risorse (manodopera, attrezzature, spese generali, strumenti SaaS e materie prime), quindi non bisogna avere paura di usarlo anche per i progetti più improbabili. Le visualizzazioni di questo modello includono:
- Guida introduttiva
- Bacheca Kanban
- Modulo per l'inserimento delle risorse
- Elenco delle risorse
- Tabella dei costi
- Sequenza
Queste funzionalità/funzione consentono di inserire facilmente le stime dei costi, di pianificare il progetto gestione delle risorse e vedere a che punto si trova il budget in qualsiasi momento della Sequenza. Scaricate questo modello
3. Modello per i deliverable del progetto ClickUp
Visualizzate a volo d'uccello tutti i deliverable, i titolari assegnati, le sequenze di tempo e il budget per rimanere in linea con le previsioni
A questo punto sapete quanto sia importante suddividere il budget del progetto per deliverable (e poi per attività secondarie). Modello dei deliverable del progetto di ClickUp include campi personalizzati per il budget, il budget rimanente e le spese effettuate finora.
Offre sei visualizzazioni, tra cui una vista Gantt e un Elenco di budget di progetto, e un'automazione che invia un commento quando un campo personalizzato viene modificato da un team lead o da un project manager.
In altre parole, questo modello è un live budget tracker pronto per le agenzie. La gestione dei budget sarà un gioco da ragazzi con questo modello al vostro fianco. Scarica questo modello
4. Modello di richiesta e approvazione di progetti ClickUp
Questo modello di ClickUp aiuta a suddividere il processo di approvazione in fasi specifiche
Se desiderate un tracker più avanzato e approfondito del modello Project Deliverables, rivolgetevi a Modello di richiesta e approvazione del progetto di ClickUp .
- È dotato di viste Elenco, Kanban e Gantt precostituite che consentono di organizzare l'elenco delle cose da fare e di visualizzare la Sequenza a colpo d'occhio.
- L'Elenco pre-salvato richiede solo l'aggiunta di dettagli, in modo da non dover costruire il progetto da zero.
- Ci sono seiCampi personalizzati in ClickUptra cui budget, spesa e budget rimanente.
È possibile impostare date di scadenza e priorità, che possono aiutare a guidare gli aggiustamenti del budget, se necessari. Scarica questo modello
5. Modello di gestione dei costi del progetto ClickUp
Visualizzate l'intero budget e gestitelo con questo modello ClickUp
Se avete molti budget di progetto da gestire, utilizzate il modello Il modello di Project Management di ClickUp per una vista dettagliata di tutto. Questo modello è dotato di sei stati (per coprire tutto, dai nuovi progetti ai budget in evoluzione ai progetti completati) e sei viste:
- Elenco dei progetti
- Tabella dei costi dei progetti
- Bacheca del processo di approvazione
- Guida introduttiva
- Calendario
- Modulo di richiesta dei costi del progetto
È il modello di project management che domina su tutti, e vi terrà ridicolmente organizzati. Scaricate questo modello
Gestire i budget dei progetti: Best Practices per un esito positivo
Una volta che tutto è stato consegnato e tutte le fatture sono state pagate, è il momento di rivedere il budget e di prendere nota di eventuali modifiche apportate durante il progetto. Le lezioni apprese potranno essere applicate a progetti simili in futuro.
Abbiamo detto che ogni budget racconta la storia del lavoro del team. Un bilancio chiaro e dettagliato vi aiuta a ricordare i dettagli di un progetto anche se non riuscite a rivederlo subito.
Si possono vedere gli elementi aggiunti a posteriori, le attività del progetto che hanno richiesto più risorse del previsto e gli aggiustamenti apportati a metà percorso per mantenere tutti in linea con il budget. Creare un documento (o usare Il modello Project Post Mortem di ClickUp) ) per tenere traccia delle vostre intuizioni.
Rivedete queste informazioni prima di iniziare ogni budget per non commettere due volte lo stesso errore. Il successo della gestione del budget significa esito positivo del progetto... quindi prendetevi il tempo necessario per costruire un processo di budgeting del progetto che sia accurato e ponderato.
Combinate le vostre conoscenze con i nostri fantastici strumenti per costruire budget che porteranno a progetti di esito positivo. Iniziare **con ClickUp oggi stesso!