La gestione del budget ha una brutta fama: Le persone la associano a noiosi fogli di calcolo e a lunghi reportistica delle spese . Ma la gestione dei budget dei progetti è in realtà un modulo artistico e, per chi lavora in un'agenzia, è essenziale per il modello aziendale.
Un buon budget di progetto non è solo dollari e centesimi: è un contesto. È uno strumento che aiuta a raccontare ciò che il team sta facendo e quanto bene lo sta facendo.
Questo approccio alla gestione del budget di progetto vi aiuta a vedere, in tempo reale, cosa funziona e cosa no. Inoltre, vi fornisce i numeri per valutare il vostro processo e migliorare le vostre capacità di budgeting nel tempo. Ecco i passaggi da seguire per impostare e monitorare il budget di ogni progetto di cui siete responsabili.
Che cos'è un budget di progetto?
Un budget di progetto è un piano finanziario che delinea i costi stimati di tutte le attività necessarie per completare un progetto specifico. Include tutte le risorse necessarie per completare un progetto, come materiali, attrezzature, manodopera e altre spese.
Il budget di un progetto non è "$$$a" È una chiara ripartizione di come si spenderanno quei 20.000 dollari e perché si spenderanno in quel modo.
In teoria, un nuovo assunto dovrebbe essere in grado di entrare nella vostra agenzia ed eseguire il budget che avete creato senza ulteriori indicazioni. Purtroppo, non è esattamente facile senza l'approccio e gli strumenti giusti.
$$$a Cosa deve essere incluso nel budget di un progetto?
Creazione di reportistica di bilancio con i dashboard in ClickUp
Come punto di partenza, il budget dovrebbe includere tre elementi:
- Costi totali del progetto: Manodopera, materiali e attrezzature
- Comele risorse saranno allocate: L'allocazione del budget del progetto è tipicamente suddivisa in base alle deliverable
- [Sequenza di un progetto](/blog?p=53864) Tra poco approfondiremo come inserire ciascuno di questi componenti nel vostro budget.
$$$a Perché è importante gestire il budget di un progetto?
Poiché il budget include il contesto del progetto, può essere utilizzato per guidare e monitorare il team. Una buona gestione del budget può aiutarvi a:
- **Ambito del progetto **Tutti i project manager di agenzie hanno avuto a che fare con quel client che continua a cambiare le proprie aspettative. La gestione attiva del budget vi permette di vedere se queste modifiche rientrano nell'ambito del progetto originaleprogetto o se è necessario discutere per ripristinare le aspettative.
- Controllo dei costi del progetto :Monitoraggio della spesa è in grado di segnalare tempestivamente le eccedenze prima che si arrivi a un punto in cui non si ha abbastanza denaro per finire il progetto. Le variazioni dei costi sono spesso fuori dal vostro controllo (o da quello del vostro team), ma il modo in cui le affrontate è sotto il vostro controllo, se le cogliete in tempo.
- **Monitoraggio dello stato di avanzamento: quando gli elementi del budget del progetto sono legati ai risultati, è facile vedere a che punto si è con ogni attività. Se non avete speso i soldi per, ad esempio, i font necessari per la pagina web, saprete che la fase di progettazione non è completata.
- Pianificare i progetti futuri: Osservare lo stato di avanzamento del budget del progetto vi aiuterà a fare una stima più solida per il vostro prossimo progetto. Potete vedere dove i vostri progetti non corrispondono alla realtà e migliorare le vostre capacità di previsione.
Come gestire un budget di progetto in 7 passaggi
Ora che sapete quanto sia complessa la gestione del project management, potreste sentirvi un po' intimiditi. Non preoccupatevi! Con un po' di piano, chiunque può costruire e gestire un budget di progetto. Vediamo come costruire e gestire un budget passo dopo passo.
1. Creare un budget passo dopo passo del progetto Si consiglia di iniziare con una
piano completo del progetto realizzato in collaborazione con il team del progetto e le parti interessate. A questo punto non avrete nemmeno dei numeri con cui lavorare, e va bene così! Un buon budget di progetto richiede la conoscenza dell'intero ambito del progetto e di tutti i risultati per i quali il team sarà responsabile.
Date un'occhiata a questi ***Modelli di reportistica delle spese* !
La visualizzazione della Sequenza in ClickUp
Il fatto che si tratti di una "scaletta" non significa che sia scheletrica. Dovrete suddividere ogni deliverable in uno stato di passaggio, in modo da poter vedere tutte le risorse che saranno necessarie.
Supponiamo che il vostro progetto sia un pacchetto pubblicitario sui social media. Avrete bisogno di membri del team per:
- Ideare la campagna
- Scrivere e modificare i testi
- Selezionare e acquistare immagini di repertorio
- Eseguire la campagna
- Monitoraggio e reportistica delle prestazioni
Coinvolgete i membri del team per controllare le attività secondarie di ogni deliverable. Sono loro che creano abitualmente tali deliverable, quindi sanno tutto ciò che serve per realizzare il prodotto finale.
Bonus:_ **Modelli di contabilità !
2. Elenco di tutte le risorse richieste
Il tempo è denaro, così come le risorse come i freelance, la formazione e la ricerca. Ogni passaggio del team richiederà almeno uno di questi elementi.
Sotto ogni attività secondaria, fate un elenco di tutte le risorse necessarie. Ecco alcune risorse comuni per i progetti:
- **Quanti dipendenti interni lavoreranno al progetto e per quanto tempo? Sarà necessario assumere anche dei freelance?
- Attrezzature e licenze: Avrete bisogno di accedere ad attrezzature fisiche o a strumenti online? Li acquisterete a titolo definitivo o pagherete un canone di licenza e, in quest'ultimo caso, per quanto tempo?
- Formazione: Quali competenze dovranno apprendere i vostri dipendenti che non possiedono già? Quali risorse utilizzeranno per apprendere tali competenze e quanto tempo richiederanno?
- Ricerca: Dovrete acquistare ricerche di settore o studi pilota per capire a cosa risponderà il vostro traguardo?
- Viaggi e ospitalità: Qualcuno ha in programma di volare fino alla posizione di un client, di ospitare pranzi aziendali o di prendere un passaggio per gestire i compiti legati al progetto?
- Servizi professionali: Porterete in aziendaconsulenti o altri esperti per guidare il vostro progetto?
Utilizzate il Registro dei rischi di ClickUp per vedere quali attività o sottoattività sono a rischio di ritardo o incompletezza
Potreste avere altre spese, come l'approvvigionamento e IT, legati al budget del progetto, ma l'elenco precedente copre le risorse più comuni richieste da team come il vostro.
Relative:_ **Modelli di elenco prezzi !
3. Assegnare un costo a ciascuna risorsa
Dopo aver suddiviso il progetto in tutte le risorse necessarie, è il momento di stabilire il costo di tutte queste risorse.
Ci sono quattro modi per fare una stima del budget del progetto. Leggete le descrizioni dei metodi qui sotto e sceglietene uno in base alla struttura della vostra agenzia e agli strumenti disponibili.
Processo 1: l'approccio top-down
Se disponete già dell'importo in dollari stanziato per il progetto, il vostro compito è quello di determinare cosa potete ottenere con il denaro a disposizione. Assegnate un certo importo a ogni deliverable, in base al peso delle risorse di ciascun passaggio. Poi, i project manager dovrebbero assegnare tutte le attività secondarie.
La stesura del budget con un approccio dall'alto verso il basso può richiedere di ridurre il numero di attività l'ambito del progetto e pensare a modi più efficaci dal punto di vista dei costi per raggiungere gli oggetti.
Processo 2: l'approccio dal basso verso l'alto
Assegnate un importo in dollari a ogni risorsa elencata nell'ultimo passaggio, quindi sommate tutto per ottenere il budget finale del progetto. Per ottenere un numero preciso, dovrete stimare le ore di lavoro, le valutazioni dei freelance e i costi degli strumenti. Chiedete aiuto al vostro team (o ai gestori del progetto) se non siete sicuri di quanto sia ragionevole un determinato elemento.
Utilizzate la Vista Carico di lavoro di ClickUp per visualizzare chi è in vantaggio o in ritardo e trascinare facilmente le attività per riallocare le risorse
Processo 3: analogo
Trovate un progetto precedente simile a quello per cui state facendo il budget e utilizzate i costi effettivi di quel progetto come stime di ciò di cui avrete bisogno per questo progetto. Questo metodo funziona solo se 1) i costi dei progetti precedenti includevano il confronto tra i costi stimati e quelli effettivi e le note di eventuali spese impreviste e 2) i due progetti sono praticamente identici nella portata.
Processo 4: l'approccio in tre punti
Questo metodo vi chiede di fare tre diversi bilanci e poi di fare una media. Dovrete calcolare:
- Un budget per lo scenario migliore: Ogni passaggio viene completato nel minor tempo possibile e tutte le risorse necessarie possono essere reperite al prezzo più basso possibile.
- Un budget nel peggiore dei casi: Si rimane indietro e si devono pagare gli straordinari o le spese urgenti, si devono acquistare attrezzature più costose e così via.
- Un budget per lo scenario più probabile: Le persone rispettano principalmente i tempi, anche se alcuni passaggi richiedono un po' più di tempo rispetto al piano, e non si ottengono i prezzi più bassi, ma non si pagano nemmeno tariffe eccessive.
Prendete questi tre numeri e fate una media per calcolare il vostro budget totale. Prendete in considerazione la possibilità di attribuire a uno di essi un peso maggiore rispetto agli altri, a seconda dello scenario che ritenete più probabile.
Se siete indecisi tra i metodi di stima del budget del progetto, non preoccupatevi! Potete sempre combinarli. Ad esempio, potete usare stime dal basso verso l'alto per costruire il budget del progetto con il metodo dei tre punti.
Bonus:_ **Modelli di proposta di budget !
4. Aggiungere una contingenza
Gli imprevisti sono il fondo "oh no" nel caso in cui Da fare si raggiunga davvero il budget peggiore. È una parte essenziale del vostro piano di gestione del rischio dei costi .
In genere, il fondo per gli imprevisti è pari al 5-10% del budget totale del progetto. Non è detto che dobbiate attingere spesso ai fondi per gli imprevisti, il che è ottimo!
Ma ogni budget di progetto dovrebbe averli, per ogni evenienza.
Bonus:_ **Modello di tela del modello di business per costruire budget che portino ad esiti positivi dei progetti. Iniziare con ClickUp **oggi!