lista di controllo in 9 punti per la gestione dei progetti per i manager

Noi di ClickUp puntiamo tutto sui processi e sulla produttività.

In qualità di project manager, sappiamo che questi sono anche due dei tuoi obiettivi.

Per aiutarti nella pianificazione dei progetti, puoi utilizzare questa lista di controllo per ogni fase del processo. Usala con i team di progetto o effettua la condivisione con altri PM della tua organizzazione.

Puoi anche aggiungere una lista di controllo come questa a ClickUp (ne parleremo meglio tra un attimo).

In qualità di project manager, tra le tue responsabilità c'è quella di elaborare un piano per la realizzazione del progetto.

Innanzitutto, ecco gli elementi essenziali di qualsiasi lista di controllo perfetta per il project management.

Lista di controllo per il project management

1. Definisci la visione, gli obiettivi e gli scopi

Uno dei principi fondamentali del project management è stabilire gli obiettivi e i traguardi del tuo progetto.

Partendo dai tuoi obiettivi, prova a rispondere a queste due domande di alto livello:

Queste domande ti aiuteranno a definire i risultati finali del progetto e a determinare in che modo risolvono il problema che desideri risolvere.

Impostazione degli obiettivi raggiungibili come project manager

La definizione di obiettivi raggiungibili è parte integrante dei processi di gestione aziendale. Molti team utilizzano gli obiettivi SMART.

Con ClickUp, i project manager possono utilizzare gli Obiettivi per definire gli obiettivi dell'intero team e quindi impostare dei traguardi come attività da completare.

Da lì, puoi anche stabilire una dichiarazione di intenti e determinare il lavoro richiesto al team in modo che gli stakeholder e i lavoratori siano coinvolti nel completarlo. Gli obiettivi aiutano anche tutti a capire cosa può fare il progetto. Includi punti come:

È possibile implementare una lista di controllo per il project management per aiutare a raggiungere le attività cardine e gli obiettivi del progetto.

Ulteriori informazioni su Obiettivi in ClickUp .

Bonus: project management relativo al sito web

2. Organizza una riunione con gli stakeholder e gli altri project manager

Si tratta delle persone che hanno investito personalmente nel progresso e nei risultati finali del progetto. Hanno delle aspettative sui metodi di pianificazione del progetto ed è tuo compito, in qualità di project manager, soddisfarle. Ancora una volta, una lista di controllo per il project management viene in tuo soccorso!

Gli stakeholder del progetto potrebbero includere:

Ulteriori informazioni sui termini relativi al project management!

3. Raccogli le specifiche e i requisiti per il team del progetto

Il passaggio successivo nella tua lista di controllo per il project management è raccogliere le specifiche e i requisiti del tuo progetto. Questo dipenderà dal tipo di progetto su cui stai lavorando.

In generale, le specifiche e i requisiti dovrebbero includere alcuni criteri orientati ai risultati:

4. Crea il piano del progetto

Hai terminato le tue ricerche, hai compreso i requisiti e ora sei pronto per elaborare un piano di lavoro.

La tua inclinazione naturale potrebbe essere quella di passare direttamente alla creazione di una Sequenza e alla pianificazione delle attività.

Ma prima di creare il programma del progetto, devi considerare quali passaggi specifici devono essere terminati.

Dalla scrittura del codice all'ordinazione dei componenti o alla creazione della segnaletica, le parti e i pezzi varieranno in base al tuo progetto specifico. Non esistono due liste di controllo di project management uguali e questo passaggio è fondamentale per un esito positivo per te e per il tuo progetto.

Non dimenticare la gestione dei rischi e come affrontare eventuali problemi complessi o richieste di modifica che potrebbero sorgere. Ti consigliamo inoltre di definire l'ambito del progetto nel tuo piano di project management, in modo che nulla vada fuori dai binari. Ci saranno sempre delle sorprese, ma se ti impegni nella comunicazione e nell'esecuzione del progetto e utilizzi lo strumento di project management ClickUp, tu e il tuo team avrete tutte le carte in regola per raggiungere l'esito positivo!

Considerazioni sulle dipendenze nel piano dei progetti

Per questa voce della lista di controllo, considera anche le dipendenze, ovvero quali attività devono essere completate prima che altre possano essere avviate. Ordina le attività e imposta le dipendenze per gestire le attività cardine e risparmiare tempo.

In ClickUp, crea una cartella per il tuo progetto e poi avvia un elenco delle diverse parti. Forse hai diversi elenchi in base ai linguaggi di codice utilizzati. Potresti averne uno per il front-end e un altro per il back-end. Anche il lavoro di progettazione e copywriting! Qualunque sia il gruppo di attività che hai, un elenco può aiutarti a tenerlo insieme.

Quindi, crea attività individuali per ciascuno degli elementi che devono essere completati. Non impostare le date di scadenza! Ma puoi aggiungere qualsiasi dettaglio o file pertinente. ClickUp fornisce un editor di testo avanzato per aiutarti a enfatizzare determinati punti, copiare codice o persino citare sezioni in corsivo.

5. Crea il budget del progetto

Una volta completato il piano del progetto, è il momento di passare al nocciolo della questione: il budget.

Si tratta di una stima basata sul tempo di quanto costerà il progetto nel suo complesso.

Si spera che i tuoi stakeholder ti abbiano fornito qualche numero su cui lavorare.

Ma ecco un consiglio: non guardarla.

Pensa a cosa servirebbe per terminare il progetto al meglio delle tue capacità e nei limiti previsti, quindi rifletti sul numero.

Così saprai cosa eliminare e cosa mantenere. Inizia con una stima approssimativa, poi procedi verso una versione più specifica.

Costi diretti e indiretti

Ogni budget avrà costi diretti e indiretti.

I costi diretti includono manodopera, hardware, software di project management e qualsiasi costo relativo alla ricerca (come viaggi o focus group).

I costi indiretti potrebbero non dover essere presi in considerazione (a seconda del progetto). Questi hanno ripercussioni che vanno oltre il tuo progetto, come l'affitto di spazi per uffici o forniture per ufficio. Questi potrebbero essere utilizzati anche per altri progetti, a vantaggio di questi ultimi.

Con la funzionalità Campi personalizzati di ClickUp, puoi creare colonne di attività uniche per gestire il tuo budget o qualsiasi altro valore numerico.

Puoi anche determinare tutti i costi, calcolare i campi del budget nei report per trovare la loro somma, media o intervallo. Questo è il modo perfetto per gestire i costi e ottenere una visione d'insieme dell'efficienza generale del tuo progetto, in modo da poter creare un piano delle risorse per il tuo progetto.

6. Assegna le tue risorse

Chi svolgerà il lavoro su cosa?

Questa è la fase in cui inizi ad assegnare il lavoro o le attività a specifici membri del team. Pensa alle competenze di ciascuna persona, alla loro esperienza precedente e ai loro ruoli e responsabilità all'interno dell'azienda.

Molte volte, è scontato che un determinato membro del team lavorerà a un progetto. Altre volte, potresti creare un team specializzato in cui ciascuno di questi fattori sarà più importante.

Assegnazione delle risorse e delle attrezzature

Oltre al personale, potresti dover pensare a programmi e attrezzature. Devi ordinare altri pezzi? Qual è il tuo inventario attuale ed è sufficiente per portare a termine il lavoro? Di quale software aggiuntivo hai bisogno?

Queste considerazioni fanno parte dell'allocazione delle risorse. Sei responsabile dell'allineamento dei programmi con il numero di persone a tua disposizione.

Ciò potrebbe significare richiedere ulteriori assunzioni o stipulare contratti con altri fornitori per portare a termine il progetto nei tempi previsti.

7. Crea un programma

Dopo aver determinato quali attività devono essere fatte e le risorse necessarie per farlo, puoi creare un programma e una Sequenza per i tuoi progetti.

Ciò comporta la stima del tempo necessario per ogni attività e la successiva elaborazione di una data di completamento del progetto ragionevolmente stimata.

Potresti chiedere a collaboratori specifici di stimare la durata del progetto o rivedere la pianificazione del progetto una volta ottenute alcune stime.

In ClickUp, hai molte opzioni per il tempo e gli orari:

8. Definisci il tuo piano di comunicazione

In questo piano creerai delle attività cardine del progetto per i check-in e gli aggiornamenti. Ciò potrebbe avvenire attraverso riunioni quotidiane, come nel project management agile, riunioni settimanali o riunioni di avvio del progetto.

Inoltre, pensa a come tenere informati in modo chiaro gli stakeholder, gli sponsor del progetto e le altre parti interessate, poiché probabilmente stanno lavorando su più progetti contemporaneamente.

Bonus: dai un'occhiata ai nostri 10 migliori modelli per l'avvio di progetti per riunioni

Parte del piano di comunicazione riguarderà il modo in cui documenterai ciascuna delle fasi del progetto.

ClickUp ti consente di aggiungere allegati, effettuare una connessione con Google Drive/Dropbox e persino incorporare fogli di calcolo o altri documenti direttamente all'interno di ClickUp. ClickUp può essere l'app che sostituisce tutte le altre per la gestione dei documenti, eliminando l'attrito causato da altri strumenti.

Comunicare con le conversazioni in ClickUp

Le conversazioni in ClickUp migliorano la tua capacità di comunicare. Aggiungi una conversazione a una cartella o a un elenco e effettua una menzione del tuo collega o membro del team di progetto. Una notifica apparirà nella loro sezione notifiche e potranno rispondere direttamente da lì. Le conversazioni sono ottime per domande veloci.

Potresti anche prendere in considerazione l'idea di utilizzare presentazioni formali come aggiornamenti.

Assicurati di pianificare bene i tuoi progetti, utilizza questi modelli di pianificazione dei progetti come punto di partenza e assicurati di avere sia un piano di comunicazione che un registro dei rischi prima di iniziare la tua lista di controllo del progetto.

Ricorda: un progetto di successo inizia con una visione del progetto in cui tutte le parti interessate condividono pienamente e comprendono la struttura di suddivisione del lavoro ( WBS ), gli indicatori chiave di prestazione (KPI) e la sequenza del progetto.

Maggiori informazioni su strumenti efficaci per la comunicazione tra i membri del team e la struttura di suddivisione del lavoro .

9. Monitora lo stato dei tuoi progressi

Sei nel monitoraggio?

Hai rispettato la scadenza?

Queste sono domande importanti da porsi all'inizio del progetto. Pensa ai risultati che devi ottenere e applica questo principio al calendario del progetto. Inoltre, considera le lezioni apprese dai progetti precedenti che hai gestito e assicurati che tutte le informazioni pertinenti al progetto siano disponibili per il tuo team. Più dettagli riesci a fornire in anticipo, meglio è!

Esistono diversi modi per monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti in ClickUp.

I diagrammi di Gantt in ClickUp ti forniranno una panoramica dei progetti in corso, di quelli in ritardo e del percorso critico, indicandoti gli elementi più importanti da portare a termine.

I report in ClickUp ti mostreranno anche chi sta lavorando a cosa, quante attività sono state completate e altro ancora.

Puoi anche utilizzare gli obiettivi in ClickUp per monitorare lo stato di avanzamento del tuo progetto. Imposta un obiettivo e poi aggiungi una cartella, un elenco o delle attività come traguardi. Potrai vedere i progressi che hai compiuto.

Un'altra funzionalità che può aiutarti a monitorare i progressi è Portfolios. Questa funzionalità ti consente di ottenere una panoramica dettagliata di ciò che sta accadendo nel tuo team, permettendoti di collegare elenchi selezionati in un unico posto coerente. Puoi personalizzare le visualizzazioni del tuo Portfolio e persino effettuare la condivisione con altri, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda man mano che il tuo progetto procede.

Bonus: esempi di project management

Conclusione

Ora che abbiamo esaminato i nove passaggi fondamentali di una lista di controllo per il project management, c'è ancora un'altra utile funzionalità dello strumento di project management che può esserti d'aiuto.

Sì, ti abbiamo mostrato come ClickUp può aiutarti, dalle date di scadenza alla reportistica sui progressi e sulle prestazioni dei progetti, ma c'è anche un altro aspetto del processo.

Puoi creare una lista di controllo delle attività in ClickUp che includa ogni parte di questo processo. Ogni volta che desideri avviare un progetto, puoi utilizzare una lista di controllo salvata che ti aiuterà a completare ogni passaggio.

Si tratta di un piano di progetto per avviare i progetti.

Eccone una che ho creato appositamente:

Per semplificare ulteriormente il processo, puoi salvare i modelli di lista di controllo come modelli di project management e ricaricarli quando sei pronto a utilizzarli per il tuo prossimo progetto.

ClickUp rende la pianificazione dei progetti più semplice e più produttiva per i project manager.

Riunisci tutto il tuo lavoro in un unico posto e inizia a risparmiare un giorno alla settimana con ClickUp!