Questi termini vengono utilizzati spesso. Ma ci sono differenze reali tra project management e gestione delle attività?
Consideriamo questo esempio.
A casa mia, voglio realizzare un nuovo camminamento in pietra che conduce alla porta d'ingresso. Per farlo, devo cancellare il terreno, metterlo in piano, aggiungere le pietre e fare molte altre cose a cui non sto pensando.
Non è la mia vera casa
Il progetto è la creazione della passerella. Le attività sono quelle da fare per realizzarlo.
Ma altre attività riguardano la raccolta di risorse : comprare pietre, trovare la mia pala e, oh sì, chiedere agli amici di aiutarmi. Anche queste sono attività.
Individuare e considerare le risorse necessarie è fondamentale per realizzare un grande progetto.
- Il progetto è l'obiettivo generale che ha molte attività: creare una passerella di pietra.
- Le attività sono tutto ciò che deve essere fatto per raggiungere l'obiettivo.
- Il project management di solito comprende le attività.
Ogni progetto ha di solito diverse attività, con scadenze diverse. Spesso sono dipendenza l'uno dall'altro e a volte un'attività non può essere terminata finché non inizia quella successiva.
Task Management vs Project Management in termini semplici
Piuttosto che parlare di project management e task management in modo intercambiabile, cerchiamo di definire le differenze.
La differenza principale tra project management e task management è che il task management si riferisce alla gestione del lavoro individuale e delle attività personali, mentre il project management si riferisce alla gestione del lavoro con interi team e stakeholder. La gestione delle attività è quindi un sottoinsieme del project management.
Progetti vs attività
Entriamo più nello specifico delle attività e dei progetti. I progetti sono pezzi di lavoro con specifiche date di inizio e fine. Hanno attività cardine e un risultato chiaro, in genere con una deliverable alla fine. Le attività sono singole unità di lavoro e più attività possono costituire un progetto o essere indipendenti dai progetti.
A volte le attività indipendenti da un progetto non sono necessariamente così grandi.
Per istanza, se siete un venditore, probabilmente dovrete rispondere a molte email e fare diverse telefonate. La vostra attività consiste nel chiamare la persona successiva del vostro elenco.
Il vostro progetto consiste nel contattare 100 contatti che avete incontrato alla vostra ultima riunione.
Per alcuni di loro telefonerete (attività), per altri invierete email (altre attività) e vorrete raccogliere le vostre materiale per l'abilitazione commerciale che si riferisce specificamente agli argomenti della conferenza (più attività).
I progetti spesso coinvolgono più persone, con un gestore del progetto e un team. Ogni membro del team svolge attività individuali legate ai progetti. La somma delle attività gestite da ognuno sarà una progetto finito . Ad esempio, i rilasci di funzionalità/funzione contano come progetti multipli.
Come si può vedere, la gestione delle attività fa chiaramente parte del project management.
**Si stanno confondendo i progetti con le attività?
Questo vi causerà molta frustrazione. Ad esempio, se scrivete le parole "Costruisci un nuovo prodotto" sulla vostra agenda elenco Da fare ...beh, è un po' troppo. Non riuscirete a terminare tutto in un giorno. Dovrete invece suddividere il tutto in parti o attività più piccole e agire in base a questi piccoli passaggi.
Un metodo molto efficace per separare i progetti e le attività è il metodo della Da fare terminato Metodologia. Aiuta a distinguere ciò che richiede molto tempo da ciò che è più facile da fare in pochi passaggi.
Abbiamo creato altre risorse per aiutarvi con le basi del project management:
- Le principali metodologie di project management
- Principi del project management
- Competenze di project management necessarie per i project management
Vedi il nostro_
Glossario sulla gestione dei progetti_
per altri termini di project management!
**Da fare un software di project management o un software per la gestione delle attività?
Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, probabilmente avete ancora qualche promemoria appiccicato su note post-it. È ora di aggiornare il vostro stack tecnologico includendo uno strumento di gestione delle attività o uno strumento di project management.
Da fare: cosa risolve il software di gestione delle attività? Software di gestione delle attività vi aiuta a tenere gli elenchi delle cose da fare e altre note in un unico posto. Un software di questo tipo vi aiuterà a Da fare più rapidamente quando iniziate un nuovo progetto.
Con questo software è possibile creare elenchi di attività, raggrupparle e programmarne il completamento. Questo aiuta a portare avanti un'attività prima di iniziarne un'altra. Nella maggior parte dei casi non ci sono dipendenze specifiche tra le attività.
Le app più diffuse per la gestione delle attività includono Todoist o Qualsiasi.Da fare . Si tratta di app semplici che si basano sulle attività. Spesso sono classificate in base all'urgenza e le promemoria possono essere impostate spesso.
Cosa risolve il software di project management?
I software di project management, invece, hanno lo scopo di coordinare i progetti e di solito offrono tutte le funzionalità/funzioni di un software di gestione delle attività.
Queste strumenti di project management sono tutti incentrati sulla collaborazione coordinamento e piano del progetto. I software di project management hanno attività secondarie, commenti, allegati e descrizioni delle attività che forniscono dettagli su quando un progetto deve essere terminato.
Spesso è necessaria una robusta vista temporale o un grafico Gantt per vedere come tutti i progetti si posizionano l'uno rispetto all'altro.
Il software per il project management aiuta i responsabili dei progetti a creare stime di durata stimata , monitoraggio del lavoro dei membri del team e reportistica del progetto. La maggior parte dei programmi di gestione delle attività non ha queste caratteristiche. Di solito le attività non sono così urgenti o così coinvolte da includere una stima della durata stimata.
Bonus:_
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Il miglior software di project management è anche un software di gestione delle attività
Non è detto che ci sia una separazione netta tra la vita lavorativa e quella privata.
Sì, c'è equilibrio, ma la preparazione del saggio di danza dei vostri figli potrebbe sovrapporsi alla chiamata del vostro prossimo client. Oppure potreste aver bisogno di fare un ordine ad Amazon mentre scrivete il vostro prossimo lavoro progetto .
Capite cosa intendo?
Il miglior software combina sia la gestione delle attività che quella dei progetti. Avete gli strumenti per Da fare con la semplicità necessaria per non sovraccaricare l'uno con l'altro. Dovreste trovare un software che sia piacevole da usare, sia che si tratti di attività che di progetti, personali o professionali.
FYI, Ecco perché abbiamo creato ClickUp
Sì, ClickUp è davvero una piattaforma di produttività che si possa utilizzare sia per attività personali che per progetti professionali. È una domanda che ha guidato il nostro CEO Zeb Evans fin dall'inizio. La sua domanda è questa:
- perché la mia vita lavorativa e la mia vita al di fuori del lavoro non possono stare nello stesso posto, ma con una divisione tale da non mescolarsi?
- perché non posso avere tutto in un'unica piattaforma, semplice e bella?
- queste sono le domande che mi sono posto. E questo è il cuore della missione di ClickUp
- non siamo qui solo per risolvere il problema del project management. Ci siamo uniti per risolvere problemi più grandi"_
È un obiettivo ambizioso risolvere l'enorme problema della separazione tra attività e progetti. Ma è per questo che abbiamo reso ClickUp gratis e facile da usare.
ClickUp offre tutte le funzionalità di gestione delle attività per aiutarvi a portarle a termine, come ad esempio:
- Elenchi Da fare
- Stati semplici
- ...eun blocco noteper annotare le idee.
Ma ha anche le potenti funzionalità di project management di cui avete bisogno per terminare il lavoro, come ad esempio:
- Assegnatari multipli
- Collaborare insieme su una singola attività, se lo spazio lo consente.
- Commenti assegnati
- Creare e assegnare istantaneamenteelementi di azione per voi stessi o per altri.
- Priorità
- Create livelli di priorità personalizzati e organizzate le attività in base alla loro importanza per un progetto.
- Preferiti
- Creare una barra laterale personalizzata che includa l'ordinamento, il filtraggio e persino la visualizzazione dei preferiti.
- Estensione per Chrome
- Fornisce funzionalità complete per aumentare la produttività, tra cui il monitoraggio del tempo, la marcatura delle immagini e la creazione di attività.
- Visualizzazioni multiple -Vista Elenco,Vista BachecaeVista Riquadro e i grafici Gantt, Calendario e altro ancora offrono la visualizzazione perfetta per sviluppatori, manager e tutti gli altri.
- Dipendenze
- Collega le attività in base ai loro requisiti per garantire che le attività giuste siano completate nell'ordine giusto.
- Visualizzazione del tempo / Calendario
- Trascinate facilmente le attività per semplificare la pianificazione. Potrete anche vedere le attività non ancora pianificate.
- Integrazioni
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