I migliori software gratis per il project management nel 2026

Il piano gratuito che scegli conta meno delle abitudini che il team sviluppa attorno ad esso. Abbiamo confrontato gli strumenti gratuiti per la project management con piani Free permanenti e abbiamo scoperto che nessuno di essi si distingue nettamente dagli altri.

ClickUp offre la gamma più ampia di funzionalità gratuite per i team che desiderano un unico spazio di lavoro per più flussi di lavoro. Trello è il più veloce da imparare, entro il limite di 10 collaboratori per area di lavoro. Asana ha l’interfaccia più intuitiva. Notion è la soluzione più adatta per la documentazione individuale, con un limite di 1.000 blocchi una volta che si aggiunge un secondo membro.

Jira e Linear rimangono le scelte predefinite nel settore ingegneristico, ciascuna con i propri limiti per il piano gratuito. Todoist è ancora la scelta più semplice per la gestione delle attività individuali, se 5 progetti sono sufficienti. monday.com offre uno dei percorsi di upgrade a pagamento più curati, ma il suo piano Free è troppo limitato per la maggior parte dei team di progetto.

Questa guida mette a confronto gli strumenti gratis per il project management in base a casi d’uso reali, non alle preferenze dei fornitori. Ogni raccomandazione include una valutazione onesta dei punti deboli dello strumento, compreso ClickUp.

Nota: I limiti dei piani gratuiti, i piani e i prezzi cambiano rapidamente, quindi controlla la pagina dei prezzi di ciascuno strumento prima di commit.

Valutazione rapida per caso d'uso

Parti dal flusso di lavoro, non dall’elenco delle funzionalità/funzioni. Il miglior strumento gratuito per il project management dipende da ciò che il tuo team deve fare ogni settimana e da quale limite diventerà un ostacolo per primo.

Quale strumento gratis di gestione dei progetti dovresti scegliere?

Dopo aver confrontato gli strumenti gratis per la project management in base a casi d'uso reali:

La realtà dei fatti: lo strumento “migliore” dipende dalle dimensioni del team, dall’attività principale e dalla disponibilità ad adottarlo. Per un team che non è disposto ad adottare uno strumento complesso, è meglio optare per Trello o Asana piuttosto che per ClickUp, anche se quest’ultimo offre più funzionalità/funzioni.

Questa guida è stata pensata per aiutarti a trovare la soluzione più adatta a te, non quella più gettonata.

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Come utilizzare questa guida

Non è necessario leggere tutte le sezioni in ordine. Consulta la conclusione, passa direttamente al tuo caso d’uso e prova lo strumento con un lavoro reale prima di prendere una decisione definitiva.

Saltare la versione di prova e basarsi esclusivamente sulle funzionalità/funzioni è il motivo più comune per cui i team cambiano strumento entro sei mesi.

Indice degli scenari

Usa questo elenco come scorciatoia. Ogni sezione mette a confronto i migliori strumenti per una specifica esigenza di project management nella pratica.

1. Software di project management semplice e gratis

Gli strumenti semplici per la gestione dei progetti dovrebbero essere facili da insegnare, facili da gestire e difficili da complicare eccessivamente. In questa categoria, l’adozione è più importante della ricchezza delle funzionalità/funzioni.

1. Trello: bacheche visive con la curva di apprendimento più bassa della categoria

Ideale per: piccoli team che ragionano per schede e elenchi. Campagne di marketing, calendari dei contenuti e monitoraggio di progetti semplici.

Limiti del piano Free: 10 bacheche per area di lavoro, 10 collaboratori per area di lavoro, 10 MB per ogni file caricato, 250 esecuzioni di automazione al mese.

Perché è al primo posto: la configurazione richiede meno di 10 minuti. Trello si basa su bacheche, elenchi e schede, quindi il flusso di lavoro è intuitivo anche per chi detesta i software di project management.

Trello è ideale per flussi di lavoro semplici come:

Opinione sincera: le funzionalità di Trello si limitano alla bacheca. Se hai bisogno di reportistica trasversale alle bacheche, monitoraggio del tempo, pianificazione del carico di lavoro o autorizzazioni dettagliate, Trello inizia a sembrare un po’ carente. Il limite di 10 bacheche impedisce inoltre ai team di gestire più di una manciata di flussi di lavoro.

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2. Todoist: registrazione intuitiva delle attività con inserimento in linguaggio naturale

Ideale per: lavoratori autonomi, liberi professionisti e chiunque debba gestire attività personali. Non adatto alla collaborazione in team di grandi dimensioni.

Limiti del piano Free: 5 progetti attivi, 5 collaboratori per progetto, 3 filtri di visualizzazione, cronologia delle attività degli ultimi 7 giorni, nessun promemoria, caricamento di file fino a 5 MB.

Perché è al secondo posto: digita “Invia il report ogni venerdì alle 16:00” e Todoist analizza automaticamente la ricorrenza, l’ora e il nome dell’attività. L’app mobile è una delle più curate in questo confronto.

Opinione sincera: Todoist è un elenco di cose da fare, non uno strumento di monitoraggio dei progetti. I promemoria sono disponibili solo nella versione a pagamento, il che rappresenta un vero e proprio limite per il caso d’uso principale dello strumento. Se i tuoi progetti prevedono file, approvazioni, dipendenze, commenti dei clienti o reportistica condivisa, questo strumento non sarà sufficiente.

3. ClickUp: più funzionalità/funzioni gratis, ma con una curva di apprendimento più ripida

Ideale per: teams che al momento cercano semplicità, ma prevedono una maggiore complessità in futuro.

Limiti del piano Free: 60 MB di spazio di archiviazione, attività illimitate, numero illimitato di membri del piano Free, 100 utilizzi del monitoraggio del tempo, 1 modulo e uso limitato di alcune visualizzazioni e funzionalità avanzate.

Perché è al terzo posto: la vista Elenco in ClickUp può funzionare come un semplice elenco di attività. Il compromesso è che l'interfaccia mostra opzioni di cui potresti non aver ancora bisogno, come le viste Carico di lavoro, gli assegnatari multipli, i campi personalizzati, i documenti, gli obiettivi, i dashboard e le automazioni.

La nostra opinione sincera: ClickUp non è lo strumento più semplice tra quelli qui presenti. Trello lo è. ClickUp si aggiudica il terzo posto perché offre spazio per crescere, non perché sia più facile da usare all’inizio. Inoltre, lo spazio di archiviazione di 60 MB si esaurisce rapidamente per il lavoro che richiede molti file.

Vincitore della categoria: Trello

Per quanto riguarda la semplicità pura, non c’è storia. Scegli Trello se il tuo team è piccolo e il tuo lavoro si basa principalmente su schede visive. Scegli ClickUp se prevedi di superare i limiti delle bacheche di base entro 12 mesi e preferisci evitare una migrazione in un secondo momento.

2. Software di project management per le startup

Le startup hanno bisogno di strumenti in grado di adattarsi ai cambiamenti dell’azienda. Lo stesso spazio di lavoro potrebbe dover fornire supporto per attività relative a prodotto, marketing, assunzioni, assistenza clienti e aggiornamenti per gli investitori prima che il team disponga di figure dedicate per ciascuna funzione.

1. ClickUp: numero illimitato di utenti nel piano gratuito

Ideale per: startup che hanno bisogno di aumentare il numero dei collaboratori senza raggiungere il limite massimo di postazioni.

L'area di lavoro gratuita più flessibile con un numero illimitato di utenti: ClickUp. Attività, documenti, chat, monitoraggio di base del tempo, moduli, visualizzazioni multiple e automazioni sono tutti riuniti in un unico spazio di lavoro. La curva di apprendimento, lo spazio di archiviazione limitato a 60 MB e il limite di 100 registrazioni per il monitoraggio del tempo sono i compromessi da accettare.

Perché è il n. 1 per le startup: Il piano gratuito con numero illimitato di utenti è fondamentale quando si assumono rapidamente nuovi collaboratori. Molti piani gratuiti della concorrenza impongono un limite massimo di utenti già nelle prime fasi. Asana offre un limite massimo di 2 utenti per i nuovi account. Jira limita a 10 utenti. Monday.com limita a 2 utenti. Il piano Free di ClickUp include visualizzazioni multiple dei progetti, monitoraggio di base del tempo, chat integrata, Docs e funzionalità di IA di base.

Le startup raramente hanno flussi di lavoro ben definiti. Le stesse cinque persone potrebbero gestire gli sprint, pubblicare landing page, effettuare il monitoraggio degli aggiornamenti degli investitori, esaminare il feedback dei clienti e gestire le assunzioni. ClickUp si adatta a questo caos meglio della maggior parte degli strumenti gratis.

Opinione sincera: l’interfaccia di ClickUp risulta troppo complessa per un team di 2 o 3 persone. Se sei in una fase iniziale e la velocità di esecuzione è più importante della ricchezza di funzionalità/funzioni, Trello è una soluzione più veloce per iniziare. Lo spazio di archiviazione di 60 MB si esaurisce in poche settimane per le startup con molti file pesanti.

2. Notion: area di lavoro, wiki e strumento di monitoraggio dei progetti leggero, tutto in uno

Ideale per: fondatori che lavorano in proprio o startup composte da 2 persone, in cui la documentazione è importante tanto quanto il monitoraggio delle attività.

Limiti del piano Free: blocchi illimitati solo per utenti singoli. L'aggiunta di un secondo membro all'area di lavoro triggera un limite massimo di 1.000 blocchi. 10 posti per ospiti, caricamento di file fino a 5 MB, cronologia delle pagine di 7 giorni.

Perché è al secondo posto: specifiche di prodotto, wiki, roadmap, appunti delle riunioni e attività possono essere gestiti in un unico spazio di lavoro. Notion funziona bene quando la documentazione è il sistema operativo.

Opinione sincera: Notion è meno efficace in termini di esecuzione. Non offre funzionalità native di monitoraggio del tempo, gestione del carico di lavoro o reportistica incentrata sulla gestione dei progetti. Il limite di 1.000 blocchi rende Notion difficile da utilizzare con un cofondatore. La maggior parte dei team composti da due persone avrà bisogno del piano Plus.

3. Linear: progettato per lo sviluppo di prodotti alla velocità delle startup

Ideale per: startup tecnologiche che sviluppano prodotti software.

Limiti del piano Free: numero illimitato di membri, 250 attività attive, 2 team, 10 MB per il caricamento dei file, nessun ruolo di amministratore.

Perché è al terzo posto: Linear è veloce, intuitivo e progettato appositamente per i team di ingegneria di prodotto. L’interfaccia è essenziale, le scorciatoie da tastiera sono efficaci e il prodotto non sommerge gli ingegneri con funzionalità generiche di gestione dei progetti.

Opinione sincera: Linear ha una visione ben definita su come dovrebbero lavorare i team. Il limite di 250 problemi nella versione gratuita si esaurisce nel giro di poche settimane per qualsiasi team che rilasci aggiornamenti regolarmente. Se hai bisogno di gestire casi d’uso non legati all’ingegneria, come marketing, commerciale, customer success o operazioni, all’interno dello stesso strumento, avrai difficoltà a utilizzare questo prodotto.

Vincitore della categoria: ClickUp

ClickUp è la scelta vincente per il percorso da 0 a 50, poiché il piano gratuito con numero illimitato di utenti è la funzionalità/funzione più rara e preziosa per le startup. Scegli Notion se il tuo team dà priorità alla documentazione e per ora è composto da una sola persona. Scegli Linear se ti occupi esclusivamente di prodotto e sviluppo e riesci a gestire fino a 250 issue attive.

3. Software di project management per piccoli team

Un team di piccole dimensioni è solitamente composto da 2 a 10 persone che lavorano all’interno di un flusso di lavoro ben definito. Pensa, ad esempio, a un team di marketing che gestisce le campagne, a un team di progettazione che si occupa delle richieste o a un gruppo di prodotto che effettua il monitoraggio delle attività relative al lancio.

I team di piccole dimensioni di solito hanno bisogno di una rapida adozione più che di funzionalità avanzate. Il miglior strumento gratis è quello che il team utilizzerà ogni giorno.

1. Trello: semplicità visiva per team concentrati

Ideale per: piccoli team composti da 2 a 10 persone con flussi di lavoro semplici basati su bacheche, entro il limite massimo di 10 collaboratori.

Limiti del piano Free: 10 bacheche per area di lavoro, 10 collaboratori per area di lavoro, 10 MB di file caricabili, 250 esecuzioni di automazioni al mese.

Perché è al primo posto: Trello è facile da insegnare e da usare. Funziona particolarmente bene per i team di piccole dimensioni con flussi di lavoro visivi semplici, fasi chiare e scarsa tolleranza alla configurazione.

Opinione sincera: Trello non dispone di funzionalità integrate per il monitoraggio del tempo, la reportistica o la pianificazione delle capacità. I team che ne hanno bisogno dovranno integrare strumenti di terze parti, creando così un ambiente più frammentato. Inoltre, il limite massimo di 10 collaboratori costringe a passare a un piano superiore prima di quanto i team si aspettino.

2. ClickUp: utenti illimitati e spazio per crescere

Ideale per: piccoli team composti da 2 a 10 persone che necessitano di postazioni gratuite senza un limite massimo di 2 utenti.

Limiti del piano Free: utenti illimitati, 60 MB di spazio di archiviazione, monitoraggio del tempo di base (60 utilizzi), 1 modulo.

Perché è al primo posto: Tra i principali strumenti gratuiti di gestione dei progetti, ClickUp è uno dei pochi che supporta team da 7 o 10 persone senza limiti di accesso. La versione gratuita di Asana ora è limitata a 2 utenti per i nuovi account. Anche la versione gratuita di Monday.com è limitata a 2 utenti. ClickUp offre attività, documenti, monitoraggio di base del tempo, moduli e viste multiple dei progetti in un unico spazio di lavoro.

ClickUp è l'ideale quando un piccolo team ha bisogno di:

Opinione sincera: per un team che ha bisogno solo di assegnare attività, impostare date di scadenza e avere una vista unica, ClickUp è eccessivo. Il tempo necessario per la configurazione non viene ripagato finché non si sfruttano appieno le sue funzionalità avanzate. Inoltre, lo spazio di archiviazione di 60 MB si esaurisce rapidamente per i team creativi o che lavorano con molte risorse multimediali.

3. Asana: interfaccia intuitiva per utenti singoli o team di 2 persone

Ideale per: utenti singoli o team di 2 persone che apprezzano l’esperienza utente di Asana. Il piano Personal di Asana è valido per le registrazioni effettuate dopo il 12 novembre 2025 e include fino a 2 postazioni. Gli account creati in precedenza potrebbero avere limiti diversi.

Limiti del piano Free: 2 utenti per i nuovi account, attività e progetti illimitati, visualizzazioni Elenco/Bacheca/Calendario, nessuna visualizzazione Sequenza, nessun campo personalizzato, nessuna automazione.

Perché è al terzo posto: Asana ha una delle interfacce più intuitive della categoria. L’onboarding richiede meno tempo rispetto a ClickUp e i team senza competenze tecniche di solito comprendono rapidamente i concetti di progetti, attività, titolari, date di scadenza e visualizzazioni del calendario.

La nostra opinione sincera: la riduzione del piano Free prevista per novembre 2025 da 15 (poi 10) a 2 utenti rende Asana Free inadatto alla maggior parte dei piccoli team odierni. Chiunque abbia un team di 3 o più persone dovrà pagare almeno 10,99 $ al mese per utente. Il piano Starter limita inoltre le esecuzioni di automazioni a 250 al mese a livello di organizzazione.

Vincitore della categoria: Trello

Trello è la scelta ideale per i team di piccole dimensioni che necessitano di un coordinamento visivo semplice. ClickUp è la scelta migliore quando il team conta più di 2 utenti, presenta flussi di lavoro multipli o prevede di espandersi oltre le bacheche di base.

4. Software di project management per piccole imprese

Una piccola impresa conta solitamente da 5 a 50 persone che gestiscono contemporaneamente diverse aree dell’azienda. Il team può essere ancora piccolo in termini di numero di membri, ma il lavoro va ben oltre una singola bacheca di progetto.

Una piccola impresa potrebbe aver bisogno di gestire:

Questo rende le esigenze relative al software diverse. Una piccola impresa di solito ha bisogno di un'unica area di lavoro per le attività, i documenti, i moduli, il monitoraggio del tempo, un monitoraggio leggero in stile CRM e la comunicazione interna.

È proprio qui che ClickUp si distingue rispetto agli strumenti di gestione delle attività più semplici.

1. ClickUp: la migliore suite gratuita per piccole imprese, pensata per i team che hanno bisogno di spazio per crescere

Ideale per: piccole imprese con circa 5-50 dipendenti che gestiscono operazioni, marketing, attività relative ai clienti, documentazione e processi ricorrenti in un'unica area di lavoro.

Limiti del piano Free: utenti illimitati, 60 MB di spazio di archiviazione, monitoraggio del tempo di base (60 utilizzi), 1 modulo. L'accesso ospite con autorizzazioni controllate richiede un piano a pagamento.

Perché è al primo posto: Le piccole imprese raramente utilizzano un software di project management solo per il monitoraggio delle attività. Lo stesso spazio di lavoro potrebbe dover contenere progetti dei clienti, procedure operative standard (SOP), calendari delle campagne, moduli di registrazione, flussi di lavoro per le assunzioni, follow-up dei fornitori e monitoraggio del tempo di base.

Il piano Free di ClickUp è più adatto a questa combinazione perché riunisce in un unico spazio di lavoro attività, documenti, chat integrata, vista calendario, bacheche Kanban, moduli e monitoraggio del tempo di base.

ClickUp è la soluzione ideale per le piccole imprese che hanno bisogno di:

Opinione sincera: ClickUp richiede una configurazione più complessa rispetto ad Asana o Trello. Una piccola impresa che necessita solo dell’assegnazione delle attività e delle date di scadenza potrebbe preferire Trello. ClickUp è la scelta vincente quando l’azienda ha bisogno di un unico spazio di lavoro gratis in grado di supportare più del semplice coordinamento delle attività. L’accesso ospite con autorizzazioni controllate per i clienti richiede il passaggio al piano Unlimited.

2. Trello: ideale per le microimprese con flussi di lavoro visivi

Ideale per: microimprese da 1 a 10 persone che gestiscono il lavoro attraverso fasi semplici.

Limiti del piano Free: 10 bacheche per area di lavoro, 10 collaboratori per area di lavoro.

Perché è al secondo posto: Trello è facile da capire per titolari, liberi professionisti e clienti. È ideale per le piccole imprese che hanno bisogno di bacheche per lead, ordini, contenuti, richieste o semplici progetti dei clienti.

Opinione sincera: Trello mostra i suoi limiti quando l’azienda ha bisogno di reportistica, monitoraggio del tempo, documentazione o collaborazione tra diverse funzioni. Il limite massimo di 10 bacheche e 10 collaboratori per area di lavoro costringe a passare a un piano superiore non appena l’azienda cresce.

3. Wrike: il miglior piano Free con diagrammi di Gantt inclusi

Ideale per: piccole imprese che desiderano una pianificazione in stile Gantt senza dover pagare.

Limiti del piano Free: utenti illimitati (dopo la riorganizzazione di gennaio 2026), 200 attività attive, 2 GB di spazio di archiviazione, 1 spazio condiviso.

Perché è al terzo posto: Wrike ha aggiornato il suo piano Free a gennaio 2026 per offrire un numero illimitato di utenti. Il piano Free include diagrammi di Gantt, vista Bacheca, vista Tabella e integrazioni di base. Pochi piani gratuiti includono i diagrammi di Gantt.

Opinione sincera: il limite di 200 attività attive risulta restrittivo quando una piccola impresa gestisce più flussi di lavoro. I campi personalizzati, il monitoraggio del tempo e l’automazione richiedono il piano Business a 25 $ al mese per utente, che prevede un minimo di 5 utenti e una spesa minima annua di 1.500 $.

Vincitore della categoria: ClickUp

ClickUp è la scelta vincente per le piccole imprese perché queste ultime hanno bisogno di una soluzione completa, non solo del coordinamento delle attività. Trello è più semplice per i flussi di lavoro visivi. Wrike include il diagramma di Gantt gratis. ClickUp offre alle piccole imprese uno spazio di lavoro gratis per attività, documenti, acquisizione dei dati, monitoraggio di base del tempo e operazioni ricorrenti prima che debbano acquistare strumenti aggiuntivi.

5. Software di project management per team di sviluppo software

I team di sviluppo software hanno bisogno di funzionalità per il monitoraggio dei problemi, la pianificazione degli sprint, la gestione del backlog e flussi di lavoro a misura di ingegneri. Gli strumenti generici di project management possono aiutare i team interfunzionali, ma i team composti esclusivamente da ingegneri di solito necessitano di sistemi più specializzati.

1. Jira: lo standard Agile per i team di ingegneri

Ideale per: team di ingegneri che utilizzano Scrum o Kanban con story point, sprint e backlog grooming.

Limiti del piano Free: 10 utenti, 2 GB di spazio di archiviazione, 100 esecuzioni di regole di automazione al mese, 100 email al giorno, nessun ruolo utente né autorizzazioni.

Perché è al primo posto: il vocabolario di Jira è quello del project management dei progetti software: issue, epic, sprint, backlog, story point e grafici burndown. L'approccio agile è parte integrante del prodotto.

Opinione sincera: Jira non è molto apprezzato da chi non è un ingegnere. L’interfaccia è complessa, la terminologia è specifica del settore ingegneristico e il limite di 10 utenti della versione gratis si raggiunge in fretta. Se il reparto di ingegneria deve collaborare con il marketing o il design utilizzando lo stesso strumento, Jira potrebbe non essere la soluzione più adatta.

2. Linear: moderno, veloce, con una forte personalità

Ideale per: team di ingegneri di startup che privilegiano la velocità e un'esperienza utente moderna rispetto alla profondità dell'approccio Agile.

Limiti del piano Free: numero illimitato di membri, 250 attività attive, 2 team, 10 MB per il caricamento dei file, nessun ruolo di amministratore.

Perché è al secondo posto: Linear è stato creato da ingegneri per gli ingegneri. Ogni interazione è ottimizzata per la velocità. È più snello di Jira e più adatto ai team di ingegneri di prodotto alle prime armi che privilegiano lo slancio rispetto alla configurazione.

Opinione sincera: il limite di 250 issue previsto dal piano Free blocca la creazione di nuove issue una volta raggiunto. La maggior parte dei team di prodotto attivi supererà questo limite nel giro di poche settimane. Anche le opinioni di Linear rappresentano un limite. I flussi di lavoro personalizzati sono più limitati. Se il tuo team ha bisogno di casi d’uso non legati all’ingegneria o di flussi di lavoro complessi, potresti trovare il prodotto inadeguato alle tue esigenze, non solo il suo piano Free.

3. ClickUp: ingegneria e tutto il resto in un unico strumento

Ideale per: team di ingegneri che hanno bisogno di collaborare con i reparti di progettazione, controllo qualità, DevOps, prodotto, marketing o operazioni all’interno dell’area di lavoro.

Perché è al terzo posto: ClickUp supporta sprint, story point, monitoraggio dei bug, documentazione di prodotto e lanci interfunzionali. Il team di ingegneri può utilizzare gli sprint, mentre il team di marketing utilizza una bacheca e la dirigenza utilizza i dashboard.

Opinione sincera: ClickUp non è un sostituto di Jira per chi pratica l’Agile in modo rigoroso. La configurazione dei campi personalizzati per gli story point e la velocità è più manuale e la profondità della reportistica è inferiore. Scegli ClickUp quando la collaborazione interfunzionale è più importante della profondità delle funzionalità Agile.

Vincitore della categoria: Jira

Jira è la scelta vincente per i team di ingegneri che desiderano un approccio Agile approfondito e si attengono allo standard, a condizione che il team non superi i 10 utenti nella versione gratis. Scegli Linear se la velocità e un'esperienza utente moderna contano più della ricchezza delle funzionalità/funzioni e se puoi rimanere al di sotto dei 250 problemi attivi. Scegli ClickUp solo se hai bisogno di riunire team di ingegneri e non ingegneri nello stesso strumento.

6. Software di project management per i team di marketing

I team di marketing hanno bisogno di calendari, titolari, fasi di revisione, visibilità delle campagne e collaborazione a misura di libero professionista. Lo strumento migliore dipende dalle dimensioni del team e da quali limiti potrebbero diventare un ostacolo per primi.

1. Asana: interfaccia utente intuitiva per professionisti del marketing che lavorano in autonomia o per team composti da 2 persone

Ideale per: team di marketing che desiderano un coordinamento semplice dei progetti senza necessità di personalizzazioni complesse.

Perché è al primo posto: l’interfaccia di Asana è pulita, intuitiva e facile da utilizzare. La vista calendario è ideale per la pianificazione dei contenuti, il monitoraggio delle campagne e il coordinamento dei freelance.

Asana è la soluzione ideale per i team di marketing che hanno bisogno di:

Opinione sincera: il piano gratis di Asana non include tutte le funzionalità di cui i team di marketing potrebbero aver bisogno nel lungo periodo. Il monitoraggio del tempo, l’automazione avanzata, la reportistica, i campi personalizzati e le approvazioni complesse possono rapidamente rivelarsi limitanti.

2. ClickUp: calendari editoriali, campi personalizzati e automazione in un unico spazio di lavoro

Ideale per: team di marketing di qualsiasi dimensione che gestiscono più flussi di contenuti, campagne e approvazioni.

Limiti del piano Free: utenti illimitati, 60 MB di spazio di archiviazione (che si esaurisce rapidamente per i team con molti file multimediali), monitoraggio del tempo di base (60 utilizzi), 1 modulo.

Perché è al secondo posto: Tra gli strumenti gratuiti pensati per il marketing, ClickUp è uno dei pochi che supporta team di oltre 5 persone. La versione gratuita di Asana ora ha un limite massimo di 2 utenti per i nuovi account. Anche la versione gratuita di Monday.com ha un limite massimo di 2 utenti. I campi personalizzati consentono di creare calendari editoriali con date di pubblicazione, canali, titolari e monitoraggio dello stato in un’unica schermata. L’automazione nativa è in grado di gestire i passaggi di consegne di routine tra briefing, stesura, revisione e pubblicazione.

Opinione sincera: i limiti di spazio di archiviazione sono più fastidiosi per il marketing che per la maggior parte dei team, poiché le risorse creative occupano rapidamente molto spazio. Le funzionalità di IA presenti nei piani gratis dovrebbero essere considerate un bonus, non un motivo fondamentale per scegliere lo strumento.

3. Notion: brief e Calendario in un unico spazio di lavoro

Ideale per: autori di contenuti che lavorano in proprio, in cui brief, guide di stile e Calendario coesistono con i contenuti stessi.

Limiti del piano Free: Blocchi illimitati solo per utenti singoli. L'aggiunta di un secondo membro comporta un limite massimo di 1.000 blocchi. 10 ospiti, caricamento di file fino a 5 MB.

Perché è al terzo posto: i brief diventano pagine. Le pagine possono essere collegate alle righe del database nel Calendario. Se lavori da solo, puoi gestire l’intera gestione del contenuto in un unico posto.

Opinione sincera: Notion non impone una struttura rigida. I calendari editoriali in Notion tendono a perdere di coerenza a meno che qualcuno non se ne occupi attivamente. Il limite di 1.000 blocchi che scatta non appena si aggiunge un secondo membro rende Notion poco pratico per i team di marketing reali senza un upgrade.

Vincitore della categoria: Asana

Asana è la scelta ideale per i team di marketing che danno importanza a un coordinamento chiaro e a una rapida adozione. Scegli ClickUp se hai bisogno di calendari editoriali, campi personalizzati, automazioni ed esecuzione delle attività in un unico spazio di lavoro. Scegli Notion quando i brief e la documentazione sono al centro del flusso di lavoro di marketing.

7. Software di project management per agenzie e collaborazioni con i clienti

Le agenzie hanno bisogno di qualcosa di più del semplice monitoraggio interno delle attività. Il lavoro con i clienti richiede solitamente accessi per gli ospiti, registrazione delle richieste, titolarità delle attività, scadenze, documenti, monitoraggio del tempo e visibilità interna che i clienti non vedono.

1. ClickUp: accesso gratuito illimitato per gli ospiti e monitoraggio del tempo di base nel piano Free

Ideale per: agenzie e società di consulenza che gestiscono più progetti per i propri clienti entro i limiti del piano Free.

Limiti del piano Free: gli utenti "Free Forever" dispongono solo di autorizzazioni complete (nel piano Free non sono previsti tipi di ospite con autorizzazioni controllate). 60 MB di spazio di archiviazione. Il monitoraggio del tempo nel piano Basic è limitato a 60 utilizzi.

Perché è al primo posto: nonostante i limiti, il piano Free di ClickUp soddisfa più esigenze di base delle agenzie rispetto alla concorrenza. Il limite di 2 utenti della versione gratuita di Asana la rende inutilizzabile. La versione gratuita di Wrike include il diagramma Gantt, ma non consente di aggiungere ospiti con autorizzazioni controllate. ClickUp offre attività, documenti, moduli, viste multiple, monitoraggio di base del tempo e un unico tipo di ospite a 0 $.

Il lavoro con i clienti richiede solitamente più di una semplice bacheca delle attività. Le agenzie hanno bisogno di moduli di acquisizione, titolari, tempistiche, documenti, monitoraggio del tempo, accesso per gli ospiti e visibilità interna che i clienti non vedono. ClickUp soddisfa meglio di molti altri strumenti gratuiti le esigenze di base delle agenzie, con un piano a pagamento che sblocca l’accesso per gli ospiti con autorizzazioni controllate.

Opinione sincera: la fatturazione ai clienti, le tariffe fatturabili e la reportistica sull’utilizzo delle risorse non sono la stessa cosa del semplice monitoraggio del tempo. Per avere ospiti con autorizzazioni controllate, diversi tipi di flussi di lavoro per gli ospiti e l’assegnazione completa delle postazioni per gli ospiti, è necessario passare al piano Unlimited o Business. Di solito, man mano che crescono, le agenzie hanno bisogno di strumenti a pagamento per la fatturazione o la gestione finanziaria.

2. Wrike: flussi di lavoro per agenzie creative con integrazione Adobe

Ideale per: agenzie creative in cui Adobe Creative Cloud è lo strumento di produzione di riferimento.

Limiti del piano Free: utenti illimitati (dopo l'aggiornamento di gennaio 2026), 200 attività attive, 2 GB di spazio di archiviazione.

Perché è al secondo posto: Wrike comprende le operazioni creative meglio della maggior parte degli strumenti generici di gestione dei progetti. La revisione dei flussi di lavoro, la Correzione di bozze e la connessione con Adobe sono più efficaci nei piani a pagamento.

Opinione sincera: il limite di 200 attività attive nella versione gratis è restrittivo per le agenzie che gestiscono più progetti per diversi clienti. I flussi di lavoro personalizzati, il monitoraggio del tempo e la Correzione di bozze richiedono il piano Business a 25 $ al mese per utente, con un minimo di 5 utenti.

3. Trello: monitoraggio visivo e semplice dei progetti con bacheche intuitive per i clienti

Ideale per: liberi professionisti e agenzie individuali con progetti semplici per i clienti, entro il limite massimo di 10 collaboratori.

Limiti del piano Free: 10 bacheche per area di lavoro, 10 collaboratori per area di lavoro.

Perché è al terzo posto: i clienti riescono a familiarizzare rapidamente con Trello. Possono vedere cosa è in programma, cosa è in corso, cosa è in attesa di feedback e cosa è terminato senza dover imparare a utilizzare un'area di lavoro complessa.

Opinione sincera: Trello non dispone di funzionalità integrate per il monitoraggio del tempo, la fatturazione o i portali clienti. Il limite di 10 collaboratori include anche i clienti, qualora questi partecipino come ospiti dell’area di lavoro su più bacheche. Dovrai integrare strumenti di terze parti e, con l’aumentare del numero di clienti, la configurazione diventerà sempre più complessa.

Vincitore della categoria: ClickUp

ClickUp è la scelta vincente perché l’accesso per gli ospiti e il monitoraggio del tempo di base sono elementi fondamentali per le agenzie, e ClickUp offre entrambe le funzionalità nel piano Free. Scegli Wrike per le agenzie con un forte orientamento creativo, dove i flussi di lavoro integrati con Adobe sono fondamentali. Scegli Trello se sei un libero professionista che lavora in proprio con meno di 10 collaboratori tra i clienti.

8. Software di project management con monitoraggio del tempo

Il monitoraggio del tempo è utile per agenzie, consulenti, liberi professionisti e team operativi che hanno bisogno di confrontare i preventivi con il lavoro richiesto. La scelta migliore dipende dal fatto che tu abbia bisogno del monitoraggio del tempo all’interno di uno strumento di gestione dei progetti o di un timer dedicato.

1. Clockify: monitoraggio del tempo gratis con il piano gratis più completo

Ideale per: team che necessitano solo del monitoraggio del tempo, non del project management.

Limiti del piano Free: monitoraggio del tempo illimitato, progetti e clienti illimitati. Il limite massimo di utenti varia a seconda delle fonti (consulta la pagina dei prezzi attuale di Clockify per conoscere il limite più recente).

Perché è al primo posto: il piano Free di Clockify è il più generoso in termini di monitoraggio del tempo. Monitoraggio del tempo, progetti e clienti illimitati a 0 $. L’interfaccia è essenziale ma affidabile.

Opinione sincera: Clockify è uno strumento di monitoraggio del tempo, non uno strumento di gestione dei progetti. Per la fatturazione è necessario il piano Standard a 4,99 $ al mese per utente con abbonamento annuale. Il piano Free di Toggl prevede un limite massimo di 5 utenti, a titolo di confronto.

2. ClickUp: monitoraggio del tempo di base all’interno dei progetti di lavoro

Ideale per: team che necessitano sia della gestione delle attività che del monitoraggio di base del tempo senza dover ricorrere a uno strumento separato.

Limiti del piano Free: il monitoraggio del tempo di base è limitato a 60 utilizzi della ClickApp Time Tracking nel piano Free Forever.

Perché è al secondo posto: il monitoraggio del tempo avviene nel contesto. I team possono monitorare il lavoro in relazione all’attività in cui viene svolto, invece di avviare un timer in uno strumento e gestire la consegna in un altro.

Opinione sincera: il limite di 100 utilizzi nella versione gratuita è restrittivo. Il monitoraggio del tempo nativo con funzionalità complete (tariffe fatturabili, etichette, descrizioni, ore non collegate alle attività) richiede un piano a pagamento. I team con un'intensa attività di fatturazione dovranno passare a un piano superiore o abbinare ClickUp a un software di fatturazione dedicato.

3. Toggl Track: la migliore esperienza utente nel monitoraggio del tempo

Ideale per: liberi professionisti o piccoli team composti da un massimo di 5 utenti che desiderano l’interfaccia di monitoraggio del tempo più intuitiva disponibile.

Limiti del piano Free: fino a 5 utenti nel piano Free.

Perché è al terzo posto: Toggl Track è intuitivo, veloce e facile da usare quotidianamente.

Opinione sincera: non è uno strumento di project management. Il limite di 5 utenti nella versione gratis lo rende meno flessibile di Clockify per i team in crescita.

Vincitore della categoria: Clockify

Clockify è la scelta ideale per i team che necessitano solo del monitoraggio del tempo e desiderano il piano gratuito più generoso. Scegli ClickUp se hai bisogno di gestione delle attività e monitoraggio di base del tempo in un unico strumento. Scegli Toggl Track per i liberi professionisti che lavorano in proprio o per team con meno di 5 membri che desiderano un'esperienza di monitoraggio del tempo estremamente intuitiva.

9. Software di project management con funzionalità di fatturazione

La fatturazione è il punto in cui la maggior parte degli strumenti gratis per il project management fallisce. Se fatture, pagamenti e tariffe fatturabili sono fondamentali per il tuo flusso di lavoro, dovrai ricorrere a uno strumento dedicato alla contabilità o alla gestione del tempo fino alla fatturazione.

1. Harvest: lo standard per la fatturazione basata sul tempo impiegato

Ideale per: liberi professionisti e agenzie che fatturano a ore o per progetti.

Limiti del piano Free: 1 utente, 2 progetti, monitoraggio del tempo di base e fatturazione.

Perché è al primo posto: Harvest gestisce gli aspetti di fatturazione che gli strumenti di gestione dei progetti solitamente tralasciano: monitoraggio del tempo, monitoraggio delle spese, fatture e flussi di lavoro relativi ai pagamenti.

Opinione sincera: Harvest non è un sistema completo di project management. Gestisce meglio la registrazione delle ore e la fatturazione rispetto all’esecuzione delle attività. Il piano Free supporta solo 1 utente e 2 progetti, quindi anche i team più piccoli hanno bisogno del piano Pro, che costa da 11 a 13 dollari al mese per utente. Harvest è stata acquisita da Bending Spoons alla fine del 2025 e il modello di prezzo ora include costi basati sull’utilizzo oltre a quelli per postazione. Verifica i prezzi attuali prima di impegnarti.

2. ClickUp Free più uno strumento dedicato alla fatturazione

Ideale per: liberi professionisti che lavorano in proprio e team molto piccoli che possono suddividere il monitoraggio del tempo e la fatturazione tra due strumenti.

Perché è al secondo posto: registra il tempo in ClickUp (entro il limite di 60 utilizzi previsto dalla versione gratis), esporta o copia i dati relativi al tempo, quindi emetti la fattura in Harvest, Wave, FreshBooks o QuickBooks.

Opinione sincera: questo comporta un cambio di contesto e un lavoro manuale. È una soluzione praticabile per i liberi professionisti che lavorano in proprio e fatturano a pochi clienti, ma non per le agenzie con molti progetti attivi.

3. Notion più fatturazione manuale

Ideale per: consulenti indipendenti con progetti a tariffa fissa o con compenso forfettario.

Perché è al terzo posto: Notion consente il monitoraggio dei dettagli dei contratti e dello stato delle fatture se il flusso di lavoro di fatturazione è semplice e si lavora in solitaria (il limite di 1.000 blocchi scatta con l’aggiunta di un secondo membro).

Opinione sincera: non è un software di fatturazione. La maggior parte dei consulenti lo supera nel giro di pochi mesi.

Vincitore della categoria: Harvest

Se la fatturazione è fondamentale per la tua attività, opta per Harvest o uno strumento dedicato simile. Gli strumenti gratuiti di project management si occupano della parte relativa al project management. Per la parte relativa alla fatturazione, quasi sempre è necessario uno strumento vero e proprio.

10. Software di project management con bacheche Kanban

Le bacheche Kanban danno il meglio di sé quando il lavoro passa attraverso fasi visibili. La scelta dello strumento giusto dipende dal fatto che il Kanban rappresenti l’intero flusso di lavoro o solo una vista di un sistema di progetto più ampio.

1. Trello: Kanban puro con la curva di apprendimento più bassa

Ideale per: chiunque desideri un Kanban puro entro il limite di 10 bacheche e 10 collaboratori.

Perché è al primo posto: Trello è basato sulla bacheca Kanban. Le interazioni tramite trascinamento sono immediate e il modello concettuale è intuitivo.

Opinione sincera: le funzionalità di Trello si limitano alla bacheca. Questo strumento non è pensato per aggregare dati tra diverse bacheche, generare reportistica o pianificare le risorse. Una volta raggiunte le 10 bacheche o i 10 collaboratori, è necessario passare al piano Standard a 5 $ al mese per utente.

2. ClickUp: Kanban avanzato come una delle tante visualizzazioni disponibili

Ideale per: team che desiderano utilizzare Kanban insieme ad altre visualizzazioni degli stessi dati, senza limiti al numero di bacheche.

Perché è al secondo posto: ClickUp supporta la vista Bacheca, ma lo stesso lavoro può essere visualizzato anche sotto forma di elenco, Calendario, Sequenza o in altre modalità. Questo aiuta i team a evitare di vincolare l’intero flusso di lavoro alle sole bacheche.

Opinione sincera: più potente di Trello, ma più lento da configurare. Se il tuo team ha bisogno solo di una bacheca Kanban oggi stesso, Trello è la soluzione più veloce.

3. Notion: Kanban basato su database

Ideale per: utenti singoli che desiderano stabilire una connessione tra Kanban e documenti, wiki e altri dati.

Perché è al terzo posto: la vista Bacheca di Notion funziona bene quando la bacheca rappresenta una visualizzazione di un database più ampio.

Opinione sincera: la vista Bacheca di Notion è funzionale, ma non nativa. Il drag-and-drop è più lento rispetto a Trello o ClickUp. Inoltre, il limite di 1.000 blocchi con 2 o più membri limita l’utilizzo del Kanban da parte del team.

Vincitore della categoria: Trello

Trello è la scelta migliore per il Kanban puro entro i limiti del proprio spazio di lavoro. Scegli ClickUp se desideri il Kanban insieme ad altre visualizzazioni degli stessi dati, oppure se hai più di 10 collaboratori. Scegli Notion se utilizzi già Notion e desideri uno spazio di lavoro unico e consolidato.

11. Software di project management con diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt nativi sono solitamente a pagamento, con due eccezioni: GanttProject (versione desktop gratis) e Wrike (versione cloud gratis con diagramma di Gantt incluso a partire da gennaio 2026).

1. Wrike: diagramma di Gantt gratis su cloud con funzionalità di collaborazione

Ideale per: team che desiderano diagrammi di Gantt basati su cloud con un piano Free e accesso per il team.

Limiti del piano Free: utenti illimitati, 200 attività attive, 2 GB di spazio di archiviazione.

Perché è al primo posto: l’aggiornamento del piano Free di Wrike di gennaio 2026 ha incluso i diagrammi di Gantt e un numero illimitato di utenti. È uno dei soli due strumenti di gestione dei progetti basati su cloud che includono gratuitamente la pianificazione in stile Gantt.

Opinione sincera: il limite di 200 attività attive restringe l’utilizzo del piano Free di Wrike ai progetti di piccole dimensioni. La gestione delle risorse e il monitoraggio del tempo richiedono il piano Business a 25 $ al mese per utente, con un minimo di 5 utenti.

2. GanttProject: software Gantt gratis e open source per desktop

Ideale per: project manager che lavorano in proprio o pianificatori con un budget pari a zero che possono utilizzare software desktop.

Perché è al secondo posto: GanttProject ti offre una vera e propria pianificazione con diagramma di Gantt senza sottoscrizione. È l’opzione gratis più completa per la gestione dei progetti con diagramma di Gantt su desktop.

Opinione sincera: Disponibile solo per desktop. Nessuna collaborazione in tempo reale, nessuna app mobile, nessuna area di lavoro moderna. Non adatto a team distribuiti.

3. ClickUp: software gratis di gestione dei progetti su cloud con pianificazione in stile Gantt

Ideale per: team che necessitano di pianificazione delle tempistiche e gestione delle dipendenze all’interno di un’area di lavoro di gestione dei progetti più ampia.

Limiti del piano Free: 60 utilizzi complessivi delle viste Gantt e Sequenza nel piano Free Forever.

Perché è al terzo posto: ClickUp offre ai team una pianificazione in stile Gantt all’interno di uno strumento di collaborazione cloud, insieme a attività, documenti, commenti e altre visualizzazioni.

Opinione sincera: il limite di 60 utilizzi a vita è troppo restrittivo per qualsiasi team che utilizzi regolarmente i diagrammi di Gantt. Per avere un numero illimitato di diagrammi di Gantt è necessario un piano a pagamento. Consideralo una soluzione adeguata per una pianificazione delle dipendenze di base, non per diagrammi di Gantt di livello aziendale. I project manager tradizionali che gestiscono pianificazioni complesse potrebbero aver bisogno di uno strumento a pagamento o dedicato.

Vincitore della categoria: Wrike per il diagramma di Gantt gratis sul cloud

Wrike è la scelta migliore se cerchi un diagramma di Gantt gratis su cloud con funzionalità di collaborazione in team. GanttProject è la scelta migliore per la pianificazione individuale offline. ClickUp è la scelta migliore se utilizzi il diagramma di Gantt solo occasionalmente e ne hai bisogno all’interno di un’area di lavoro più ampia.

12. Software di project management per la collaborazione sui documenti

I team che gestiscono molti documenti hanno bisogno di qualcosa di più dei semplici commenti alle attività. Hanno bisogno di wiki, brief, note, procedure operative standard (SOP) e informazioni sul contesto del progetto che rimangano reperibili anche dopo la fine della riunione.

1. Notion: i documenti al centro, le attività ai margini

Ideale per: Utenti individuali per cui la documentazione è importante tanto quanto il monitoraggio delle attività.

Limiti del piano Free: Blocchi illimitati solo per utenti singoli. L'aggiunta di un secondo membro triggera un limite massimo di 1.000 blocchi. 10 ospiti, caricamento di file fino a 5 MB.

Perché è al primo posto: Pagine, sottopagine, database e commenti rendono la documentazione intuitiva e naturale. Notion dà il meglio di sé quando gli utenti che lavorano in solitaria hanno bisogno di appunti di riunione, wiki, PRD, procedure operative standard (SOP), database di ricerca e attività semplici in un unico spazio di lavoro.

La nostra opinione sincera: il piano Free di Notion si trasforma in una versione di prova da 1.000 blocchi non appena si aggiunge un secondo membro. Ciò significa circa il 90% in meno di capacità di contenuto rispetto a uno spazio di lavoro individuale. I team dovrebbero prevedere di pagare 10 dollari al mese per utente per il piano Plus sin dal primo giorno. Inoltre, la ricerca e l’organizzazione possono risultare complesse negli spazi di lavoro di grandi dimensioni, e le pagine vanno in declino quando nessuno se ne occupa.

2. ClickUp Docs: documenti collegati alle attività

Ideale per: team in cui la documentazione genera attività e le attività fanno riferimento alla documentazione.

Limiti del piano Free: 60 MB di spazio di archiviazione, limiti di utilizzo dei tag nei documenti e collaborazione illimitata sui documenti non disponibile.

Perché è al secondo posto: puoi convertire il testo di un documento in attività collegate, incorporare elenchi di attività nei documenti e collegare i documenti alle gerarchie di progetto.

Opinione sincera: ClickUp Docs è valido, ma non eguaglia la completezza di Notion per quanto riguarda la documentazione pura e semplice. Se la documentazione è il tuo caso d’uso principale e sei un utente singolo, Notion rimane comunque la scelta più adatta.

3. Documenti Google: lo standard per la collaborazione in tempo reale

Ideale per: team che utilizzano già Google Workspace.

Perché è al terzo posto: Documenti Google rimangono lo standard per la stesura, l’inserimento di commenti e la modifica collaborativa.

Opinione sincera: Documenti Google non sono uno strumento di project management. È comune abbinare Documenti Google a uno strumento gratuito di project management, ma ciò comporta un costo legato al cambio di contesto.

Vincitore della categoria: Notion (per utenti singoli) o ClickUp Docs (per team)

Notion è la scelta migliore per gli utenti singoli il cui lavoro ruota principalmente attorno ai documenti. ClickUp Docs è la scelta migliore per i team che hanno bisogno di collegare documenti e attività, poiché il limite di 1.000 blocchi per team di Notion costringe a un upgrade anticipato. Abbina Documenti Google a uno strumento di gestione dei progetti separato solo se sei fedele all’ecosistema Google.

13. Software di project management con automazione del flusso di lavoro

L'automazione può eliminare i passaggi di consegne ripetitivi, ma i piani gratuiti raramente sono sufficientemente generosi per operazioni su larga scala. Considera l'automazione gratuita come un modo per testare i flussi di lavoro, non per gestire l'intera attività.

1. ClickUp: ampia libreria di trigger con automazioni gratis con limite

Ideale per: team che hanno bisogno di automatizzare flussi di lavoro di routine come modifiche di stato, assegnazione di attività, attività ricorrenti, smistamento delle richieste e pubblicazione di commenti.

Perché è il n. 1 per ampiezza di funzionalità: il generatore di automazioni di ClickUp è integrato in un'area di lavoro completa per la gestione dei progetti, quindi le automazioni possono agire su attività, campi, date, titolari, moduli e integrazioni.

Opinione sincera: i limiti di automazione gratuiti non sono sufficienti per operazioni intensive. I trigger ricorrenti giornalieri possono esaurire rapidamente il budget. Gli utenti che fanno un uso intensivo dell’automazione avranno bisogno di un piano a pagamento con limiti di automazione più elevati.

2. Automazioni di Trello: semplici automazioni delle bacheche

Ideale per: gli utenti di Trello che desiderano una semplice automazione a livello di bacheca.

Limiti del piano Free: 250 esecuzioni di comandi di area di lavoro al mese.

Perché è al secondo posto: Trello Automazioni (precedentemente Butler) è eccellente per lo spostamento delle schede, le regole relative alla data di scadenza e le azioni sugli elenchi.

Opinione sincera: Trello Automazioni è meno efficace per la logica tra bacheche e le regole di flusso di lavoro complesse. Le bacheche attive esauriscono rapidamente le 250 esecuzioni.

3. Airtable: automazione basata sui dati

Ideale per: team con flussi di lavoro strutturati in cui l’automazione deve agire su record e campi.

Perché è al terzo posto: Airtable offre una logica di automazione flessibile quando il modello di dati è ben strutturato.

Opinione sincera: l’automazione di Airtable richiede agli utenti di comprendere il modello di dati. È meno accessibile per gli utenti senza competenze tecniche rispetto alle automazioni di Trello.

Vincitore della categoria: Non esiste un vincitore universale tra i software gratis

Nessuno dei piani gratuiti offre funzionalità sufficienti per un'automazione avanzata. ClickUp dispone della libreria di trigger più ampia. Trello offre l'automazione delle bacheche più semplice. Airtable vanta la logica basata sui dati più solida. Scegli in base allo strumento che già utilizzi. Di solito non vale la pena cambiare strumento solo per l'automazione gratuita.

14. Software di project management per team che lavorano da remoto

I team che lavorano da remoto hanno bisogno di un modo per prendere decisioni, documentare il contesto e ridurre la dipendenza dalle riunioni. Lo strumento migliore è quello che supporta le abitudini di comunicazione del team, non solo il suo elenco di attività.

1. ClickUp: un unico strumento con chat, documenti, attività e fusi orari

Ideale per: team che lavorano da remoto e desiderano un unico strumento che copra la comunicazione asincrona, la documentazione e il lavoro di progetto, senza limiti al numero di utenti nel piano Free.

Limiti del piano Free: utenti illimitati, 60 MB di spazio di archiviazione, monitoraggio del tempo di base (60 utilizzi), 1 modulo.

Perché è al primo posto: chat integrata, documenti, attività, monitoraggio di base delle ore, viste di progetto e commenti riducono la necessità di utilizzare contemporaneamente Slack, Notion e Asana. Pochi strumenti gratuiti supportano un numero illimitato di utenti per un team distribuito.

La nostra opinione sincera: la comunicazione asincrona è una questione di disciplina del team, non una funzionalità dello strumento. ClickUp ti offre la piattaforma, ma se il tuo team ricorre per impostazione predefinita a messaggi diretti sparsi e chiamate non registrate, nessuno strumento potrà risolvere il problema.

2. Basecamp: un design deciso che privilegia l’asincronia

Ideale per: fondatori che lavorano in solitaria o team composti da 2-3 persone che adottano una cultura incentrata sulla comunicazione asincrona e sono disposti ad accettare i limiti del piano Free di Basecamp.

Limiti del piano Free: 1 progetto, 1 GB di spazio di archiviazione, 20 utenti (clienti inclusi), tutte le funzionalità principali incluse.

Perché è al secondo posto: Basecamp è progettato per adattarsi alle abitudini asincrone. I check-in automatici possono sostituire le riunioni quotidiane. Le bacheche organizzano le discussioni per argomento. Gli spazi dedicati ai progetti mantengono la comunicazione incentrata sul lavoro.

Opinione sincera: il limite di un solo progetto imposto da Basecamp for Free lo rende inutilizzabile per qualsiasi team che gestisca più di un flusso di lavoro. Il design ben definito è il punto di forza del prodotto, ma se hai bisogno di flessibilità, potresti trovarlo limitante. I piani a pagamento partono da 15 $ al mese per utente o da 349 $ al mese forfettari per un numero illimitato di utenti.

3. Notion: collaborazione remota incentrata sulla documentazione

Ideale per: Lavoratori autonomi in remoto per i quali la documentazione scritta rappresenta il principale metodo di comunicazione.

Limiti del piano Free: Blocchi illimitati solo per gli utenti singoli. Limite di 1.000 blocchi una volta che si aggiunge un secondo membro.

Perché è al terzo posto: Notion supporta il contesto scritto, i wiki di team, le pagine di progetto e i registri delle decisioni.

Opinione sincera: non c'è una chat integrata. Il limite massimo di 1.000 membri per team costringe a un upgrade anticipato per qualsiasi team remoto che superi un singolo utente. Dovrai inoltre integrare Slack o un altro strumento di chat, il che contribuisce alla proliferazione degli strumenti.

Vincitore della categoria: ClickUp

ClickUp è la scelta migliore per i team remoti perché il piano gratuito è l’unico tra questi tre a supportare un numero illimitato di utenti senza limiti al numero di progetti. Scegli Basecamp se sei un fondatore che lavora da solo o fai parte di un team di 2-3 persone impegnato in un unico progetto e disposto a pagare 15 $ al mese per utente una volta che l’attività crescerà. Scegli Notion se la documentazione è il tuo principale metodo di collaborazione remota e lavori da solo.

15. Software di project management specifico per settore

Il project management specifico per settore spesso influisce sulla decisione di acquisto. Uno strumento gratis generico per il project management può andare bene per il monitoraggio interno, ma lo strumento a pagamento specifico per il settore spesso gestisce aspetti quali conformità, documentazione, fatturazione o flussi di lavoro che gli strumenti generici non sono in grado di gestire.

Software per il project management edile

Leader tra i software a pagamento: Procore

La migliore soluzione gratis: ClickUp

Procore è stato progettato appositamente per il settore edile. Gestisce richieste di informazioni (RFI), documenti di presentazione, ordini di modifica, elenchi delle opere da completare e rapporti di cantiere.

ClickUp consente di modellare flussi di lavoro più semplici nel settore edile grazie a campi personalizzati, moduli, monitoraggio delle fasi, registri giornalieri, registri delle richieste di informazioni (RFI) e attività dei subappaltatori. Il monitoraggio del tempo di base nel piano Free (60 utilizzi) è utile per la registrazione di un numero limitato di ore di lavoro.

Opinione sincera: Nessuno strumento generico di gestione dei progetti è in grado di gestire disegni strutturali, coordinamento BIM o documentazione di conformità come fa Procore. Se l’edilizia è il tuo core business, lo strumento a pagamento si ripaga da solo grazie alla riduzione degli errori. ClickUp è la scelta giusta solo per appaltatori residenziali, imprese specializzate o per il monitoraggio interno, dove è sufficiente una gestione semplice dei progetti.

Software per il project management dei progetti legali

Leader tra i software a pagamento: Clio

La migliore soluzione gratis: ClickUp o Notion (per avvocati che lavorano in proprio)

Clio gestisce la gestione delle pratiche, la contabilità fiduciaria, la fatturazione, il Calendario e l’automazione dei documenti.

ClickUp può essere configurato per il monitoraggio delle pratiche, i calendari delle scadenze e l’organizzazione dei documenti. Né ClickUp né Notion gestiscono la contabilità fiduciaria o i controlli sui conflitti di interesse. Notion Free funziona solo per gli avvocati che lavorano in proprio a causa del limite di 1.000 blocchi per il team.

Opinione sincera: gli avvocati che esercitano in proprio e i piccoli studi legali con budget limitati possono utilizzare ClickUp per la gestione di base delle pratiche. Qualsiasi attività che preveda la contabilità fiduciaria, i requisiti IOLTA o l’integrazione con il deposito elettronico dei documenti in tribunale richiede uno strumento specifico per lo studio legale. Non gestire pratiche sensibili relative ai clienti con un piano gratis a meno che tu non abbia verificato i termini di sicurezza.

Software per il project management nel settore sanitario

Leader tra i software a pagamento: strumenti aziendali conformi alle normative sanitarie

La migliore soluzione alternativa gratis: limitata al lavoro non clinico

La conformità HIPAA non è disponibile nella maggior parte dei piani gratuiti. ClickUp supporta l’HIPAA solo nel piano Enterprise. Gli strumenti gratuiti di gestione dei progetti possono essere utilizzati per progetti non clinici, come la gestione delle strutture, il marketing, le assunzioni o le operazioni interne, ma non dovrebbero archiviare informazioni sanitarie protette (PHI).

Opinione sincera: il settore sanitario è l’unico in cui la strategia di ricorrere alla versione gratis non funziona. Non utilizzare strumenti gratis per gestire flussi di lavoro relativi ai dati dei pazienti.

Software di project management contabile

Leader tra i software a pagamento: Karbon

La migliore soluzione gratis: ClickUp

Karbon è stato progettato appositamente per gli studi contabili, con modelli di flusso di lavoro per la preparazione delle dichiarazioni fiscali, le revisioni contabili, gli incarichi di consulenza e le attività ricorrenti con i clienti.

ClickUp consente di modellare i flussi di lavoro per la stagione fiscale, il monitoraggio dei risultati da consegnare ai clienti, i modelli di incarichi ricorrenti e il monitoraggio del tempo per le ore fatturabili entro il limite di 60 utilizzi.

Opinione sincera: gli studi contabili con più di poche persone traggono solitamente vantaggio dai modelli specifici per il settore e dall’automazione dei flussi di lavoro. I commercialisti che lavorano in proprio e gli studi molto piccoli possono utilizzare ClickUp gratis fino a quando il team non cresce o non raggiunge i limiti del piano Free di ClickUp.

Software per il project management immobiliare

Leader tra i software a pagamento: CRM immobiliare o software di gestione delle transazioni

La migliore soluzione gratis: ClickUp

La maggior parte dei CRM immobiliari include funzionalità di project management per le transazioni. Gli strumenti generici di project management consentono il monitoraggio del flusso di lavoro relativo agli immobili, la preparazione degli annunci, le attività cardine delle transazioni e i registri delle comunicazioni con i clienti.

Opinione sincera: i dati specifici del settore immobiliare non rientrano negli strumenti generici di gestione dei progetti: MLS, ShowingTime, firma elettronica, coordinamento delle transazioni e registrazioni CRM. Gli strumenti gratis di gestione dei progetti sono utili per il coordinamento interno, ma non per la gestione completa delle transazioni.

Riepilogo della categoria

Di solito vale la pena acquistare strumenti specifici per settore se quel settore rappresenta la tua attività principale. Gli strumenti gratis generici per la gestione dei progetti, come ClickUp, Trello e Wrike, rappresentano una soluzione alternativa per liberi professionisti, piccole aziende o flussi di lavoro non fondamentali. L’eccezione è rappresentata dal settore sanitario, dove i piani gratis non possono gestire legalmente le informazioni sanitarie protette (PHI).

16. Software di project management per metodologia

Le metodologie di project management si differenziano per il modo in cui i team lavorano, non solo per gli strumenti che utilizzano. Lo strumento gratis più adatto alla tua metodologia raramente coincide con quello più adatto a quella di qualcun altro.

Agile e Scrum

Risposta diretta: Jira è la scelta per impostazione predefinita per l’Agile con un massimo di 10 utenti gratuiti. Linear è l’alternativa moderna con un massimo di 250 problemi gratuiti. ClickUp è adatto ai team che utilizzano flussi di lavoro sia Agile che non Agile.

Scegli Jira se il tuo team conta meno di 10 utenti e segue rigorosamente il metodo Scrum tradizionale. Scegli Linear se desideri un'esperienza moderna e sei in una fase iniziale con meno di 250 problemi attivi. Scegli ClickUp se il reparto di ingegneria deve effettuare la condivisione di uno strumento con il marketing o il reparto di design.

Kanban

Risposta diretta: Trello per un Kanban puro con un massimo di 10 bacheche. ClickUp per il Kanban come una delle tante visualizzazioni disponibili.

Scegli Trello se il Kanban soddisfa il 90% delle tue esigenze e non superi le 10 Bacheche e i 10 collaboratori. Scegli ClickUp se desideri il Kanban e altre visualizzazioni degli stessi dati.

Metodo a cascata

Risposta diretta: Wrike per un diagramma di Gantt gratis su cloud con accesso per il team. GanttProject per la pianificazione offline in solitaria. ClickUp per lavoro in stile Gantt all’interno di un’area di lavoro di gestione dei progetti più ampia.

Scegli Wrike per un diagramma di Gantt gratis su cloud con collaborazione in team. Scegli GanttProject per la pianificazione individuale offline. Scegli ClickUp se utilizzi il diagramma di Gantt solo occasionalmente e ne hai bisogno all’interno di un’area di lavoro più ampia.

Getting Things Done

Risposta diretta: Todoist è progettato per il metodo GTD con un massimo di 5 progetti gratis. ClickUp e Notion possono essere configurati per il metodo GTD, ma richiedono una configurazione iniziale.

Scegli Todoist per il GTD con una configurazione minima se 5 progetti sono sufficienti e puoi fare a meno dei promemoria (oppure paga 5 $ al mese per la versione Pro). Scegli ClickUp o Notion se desideri il GTD e i flussi di lavoro di squadra nello stesso strumento.

Riassunto della metodologia

Gli strumenti metodologici specializzati sono solitamente più efficaci degli strumenti generici per la metodologia per cui sono stati progettati. Jira è più indicato per Scrum (fino a 10 utenti gratis). Trello è più indicato per il Kanban puro (fino a 10 bacheche gratis). Todoist è più indicato per il GTD (fino a 5 progetti gratis). ClickUp è l’opzione più indipendente dalla metodologia, ma richiede una configurazione più complessa rispetto agli strumenti specializzati.

17. Software per il project management dei progetti personali

La gestione dei progetti personali implica un solo utente, nessuna complessità legata alla collaborazione, registrazione rapida e sincronizzazione affidabile su più dispositivi. Gli strumenti di project management per team funzionano anche per uso personale, ma molti includono funzionalità/funzioni che risultano d’intralcio.

1. Todoist: l’esperienza di registrazione più veloce della categoria

Ideale per: chi deve gestire attività quotidiane, faccende ricorrenti e progetti personali su diversi dispositivi.

Limiti del piano Free: 5 progetti attivi, 3 viste con filtri, cronologia delle attività degli ultimi 7 giorni, nessun promemoria, caricamento di file fino a 5 MB.

Perché è al primo posto: l’input in linguaggio naturale analizza date, ricorrenze, priorità ed etichette da una singola frase digitata. L’app mobile è una delle migliori in questo confronto.

Opinione sincera: Todoist è un elenco di cose da fare, non uno strumento per la gestione dei progetti. Il piano Free non include i promemoria, il che rappresenta un limite fondamentale. La maggior parte degli utenti privati raggiunge il limite di 5 progetti nel giro di pochi mesi e passa al piano Pro a 5 dollari al mese.

2. Notion: un sistema operativo personale per chi desidera crearne uno

Ideale per: chi desidera un unico posto dove gestire attività, note, diari, abitudini, obiettivi e elenchi di lettura.

Limiti del piano Free: blocchi illimitati per utenti singoli, 10 ospiti, caricamento di file fino a 5 MB.

Perché è al secondo posto: Notion offre supporto per GTD, il bullet journaling, il monitoraggio delle abitudini, il metodo PARA, la gestione personale della conoscenza e il monitoraggio semplificato delle attività.

Opinione sincera: ci vogliono ore per configurare correttamente Notion. Alcuni lo adorano e lo definiscono un “secondo cervello”. Altri trasformano la configurazione stessa in un circolo vizioso di procrastinazione.

3. ClickUp: area di lavoro personale con funzionalità di livello aziendale

Ideale per: chi gestisce progetti personali complessi, come attività secondarie, lavori creativi, ristrutturazioni domestiche o progetti che potrebbero evolversi in flussi di lavoro di gruppo.

Limiti del piano Free: 60 MB di spazio di archiviazione, monitoraggio del tempo di base limitato a 60 utilizzi, 1 modulo.

Perché è al terzo posto: ClickUp offre agli utenti esperti diverse visualizzazioni, monitoraggio di base del tempo, obiettivi, attività e documenti, il tutto in un unico posto.

Opinione sincera: l’interfaccia di ClickUp è progettata per i team. Gli utenti privati vedono opzioni di cui non hanno bisogno. Funziona bene per gli utenti esperti, ma non offre un’esperienza particolarmente piacevole per chi lo usa da solo.

Vincitore della categoria: Todoist

Todoist vince per la sua semplicità con un massimo di 5 progetti. Notion vince per la flessibilità nell’uso individuale. ClickUp vince per gli utenti esperti che intendono espandersi. La maggior parte degli utenti privati sopravvaluta la complessità di cui ha bisogno. Inizia con Todoist prima di passare a Notion o ClickUp.

18. Software di project management "tutto in uno"

"All-in-one" significa attività, documenti, chat e monitoraggio di base del tempo in un unico strumento, con un unico accesso, un unico spazio di lavoro e un unico livello di dati. Lo scopo del consolidamento non è accumulare funzionalità/funzioni, ma ridurre la proliferazione degli strumenti.

Usa ClickUp per riunire attività, documenti, dashboard, obiettivi, automazioni e collaborazione di squadra in un unico spazio di lavoro dedicato al progetto

1. ClickUp: funzionalità di livello aziendale con un numero illimitato di utenti gratuiti

Ideale per: team che pagano separatamente per la gestione delle attività, la chat, i documenti e il monitoraggio del tempo e che desiderano consolidare questi servizi.

Limiti del piano Free: numero illimitato di membri del piano Free, 60 MB di spazio di archiviazione, 100 registrazioni di monitoraggio del tempo e 1 modulo.

Perché è al primo posto: ClickUp riunisce in un unico spazio di lavoro attività, documenti, chat integrata, monitoraggio di base del tempo, automazione, obiettivi, moduli, campi personalizzati e funzionalità di IA di base. Nessun altro piano gratuito in questo confronto offre la stessa combinazione di funzionalità "tutto in uno" a costo zero con un numero illimitato di utenti.

Opinione sincera: l’ampiezza delle funzionalità rappresenta anche un compromesso. L’interfaccia di ClickUp è più complessa rispetto a quella di qualsiasi strumento monofunzionale e la curva di apprendimento è notevole. Lo spazio di archiviazione di 60 MB e il limite di 60 utilizzi per il monitoraggio del tempo rendono il piano Free una soluzione iniziale, non una soluzione a lungo termine. I team che necessitano solo di due dei quattro pilastri di solito traggono maggiori vantaggi dall’utilizzo di due strumenti leader nel settore.

2. Notion: area di lavoro all-in-one, orientata alla gestione dei documenti

Ideale per: Utenti singoli che necessitano di integrare documentazione, gestione delle conoscenze e monitoraggio delle attività in modo semplice.

Limiti del piano Free: Blocchi illimitati solo per gli utenti singoli. Limite di 1.000 blocchi una volta che si aggiunge un secondo membro.

Perché è al secondo posto: pagine, database, wiki e attività sono tutte riunite in un unico spazio di lavoro. Notion è la scelta “tutto in uno” quando il fulcro del team è il contesto scritto e tu lavori da solo.

Opinione sincera: Notion non dispone di chat integrata, monitoraggio del tempo e di un vero e proprio diagramma di Gantt. La promessa di una soluzione “tutto in uno” è valida se il tuo lavoro consiste principalmente nella scrittura e sei un utente singolo. Il limite di 1.000 blocchi con un secondo membro rende di fatto inutilizzabile la versione gratis di Notion per i team.

3. Airtable: un ibrido tra foglio di calcolo e database con funzionalità di gestione dei progetti di base

Ideale per: team che ragionano per tabelle e hanno bisogno di visualizzazioni flessibili degli stessi dati.

Perché è al terzo posto: il modello di dati relazionale di Airtable è unico in questa categoria. Funziona bene per record strutturati, database editoriali, CRM leggeri e strumenti di monitoraggio operativo.

Opinione sincera: Airtable è innanzitutto un database. Non dispone di chat integrata, di funzionalità avanzate per i documenti né di un adeguato sistema di monitoraggio del tempo. La sua concezione "tutto in uno" è generosa.

Vincitore della categoria: ClickUp

ClickUp è il migliore per la gestione dei progetti "tutto in uno" per i team perché è l’unico piano gratuito che combina un numero illimitato di utenti con attività, documenti, chat e monitoraggio di base del tempo. Il compromesso è rappresentato dalla curva di apprendimento e dai limiti del piano gratuito in termini di spazio di archiviazione e utilizzo del monitoraggio del tempo. Scegli Notion se il tuo lavoro è principalmente scritto e lavori da solo. Scegli Airtable se il tuo lavoro si basa su dati strutturati.

Tabella comparativa: strumenti gratis per il project management

Gli strumenti gratuiti per il project management sembrano simili nelle pagine dedicate ai prezzi, ma presentano differenze significative. Questa tabella mette a confronto ogni strumento in base al suo ambito di applicazione più indicato, ai vantaggi del piano Free e alle principali limitazioni, per consentirti di restringere la selezione più rapidamente.

Confronta gli strumenti gratuiti per il project management in base al caso d'uso più adatto, ai punti di forza del piano Free e alle principali limitazioni

Informazioni chiave

Cosa rende eccellente un software gratis per il project management?

Non tutti i piani gratis sono strutturati allo stesso modo. Alcuni sono versioni demo con etichetta “gratis”. Altri sono veri e propri ambienti di lavoro utilizzabili.

Sono cinque i criteri che li distinguono.

1. Accesso alle funzionalità principali, non solo quantità limitate

Un piano gratuito che ti offre un numero illimitato di attività ma non una vista utile del progetto non è uno strumento gratuito di gestione dei progetti. È semplicemente un elenco di attività.

Il piano gratuito deve includere le visualizzazioni e i flussi di lavoro che il tuo team utilizzerà effettivamente.

Il test: Elenca le tre visualizzazioni o i tre flussi di lavoro che utilizzerai settimanalmente. Verifica che tutte e tre siano incluse nel piano Free prima di registrarti. Se due di esse sono a pagamento, il piano Free non è una vera opzione per te.

2. Limiti ragionevoli per il numero di utenti

Il numero di utenti nel piano gratis determina fino a che punto puoi utilizzare lo strumento prima di dover pagare.

Un piano gratuito generoso per una sola persona può comunque rivelarsi inadeguato per un team in crescita. Asana ha ridotto il proprio piano gratuito da 15 a 10 e poi a 2 utenti nel corso del tempo. Il piano gratuito di Monday.com prevede 2 utenti. Quello di Trello consente 10 collaboratori. Il piano gratuito di ClickUp è illimitato per gli utenti.

Il test: aggiungi il tuo team attuale e le assunzioni previste per un anno. Se il numero totale supera il limite massimo di utenti previsto dal piano gratis, opta per un piano a pagamento, non per uno gratis.

3. Spazio di archiviazione adatto al tuo lavoro

I limiti di spazio di archiviazione penalizzano maggiormente i team che gestiscono molte risorse rispetto ai team degli amministratori o di ingegneria.

I team di marketing, design, video, edilizia e agenzie dovrebbero verificare lo spazio di archiviazione prima di valutare le funzionalità/funzioni di IA. La versione gratuita di ClickUp offre 60 MB. Quella di Jira offre 2 GB. Quella di Wrike offre 2 GB. Quella di Notion offre 5 MB per file.

La soluzione alternativa: archivia le risorse su Google Drive, Dropbox, Figma o un altro sistema di archiviazione file. Collega i file direttamente dallo strumento di gestione dei progetti. Questo comporta un costo in termini di cambio di contesto, ma consente di rimandare la decisione di passare a un piano a pagamento.

4. Piano gratis vs. versione di prova gratis

Un piano gratuito permanente ti consente di utilizzare lo strumento a tempo indeterminato, ma con alcuni limiti. Una versione di prova ti offre accesso completo per un breve periodo, dopodiché viene disattivata se non effettui il pagamento.

Da tenere presente: se uno strumento richiede i dati della carta di credito durante la registrazione al piano “gratis”, leggi attentamente le condizioni. I piani gratuiti permanenti di solito non richiedono informazioni di pagamento.

5. Percorso di aggiornamento chiaro

I piani gratis esistono per convincerti a passare alla versione a pagamento. Gli strumenti trasparenti ti dicono chiaramente quanto pagherai e cosa otterrai.

Segnali positivi: pagina dei prezzi accessibile al pubblico, costi trasparenti per utente, sconti annuali e piani a pagamento che aggiungono funzionalità invece di eliminare quelle gratuite.

Segnali di allarme: prezzi nascosti, aumenti improvvisi dei prezzi, rimozione di funzionalità gratuite e prompt aggressivi per l'upgrade.

La decisione in 60 secondi

Il modo più veloce per scegliere uno strumento gratuito per la gestione dei progetti è quello di ignorare, in un primo momento, l’elenco delle funzionalità. Inizia considerando le dimensioni del team, il tipo di flusso di lavoro e la tolleranza alla configurazione.

Tre domande. Rispondi onestamente.

Quante persone lo useranno?

Qual è il tuo lavoro principale?

Quanto è esperto di tecnologia il tuo team?

5 errori da evitare con i software gratis di gestione dei progetti

Gli strumenti gratis possono comunque farti perdere tempo se li scegli o li configuri in modo errato. Evita questi errori prima di trasferirvi il lavoro vero e proprio.

Errore n. 1: scegliere in base al numero di funzionalità/funzioni

Gli strumenti con il maggior numero di funzionalità non sono sempre i migliori. La maggior parte di esse non verrà mai utilizzata. Uno strumento con 200 funzionalità sembra ottimo finché la loro gestione non rallenta il tuo lavoro.

Da fare invece: individua i tuoi tre flussi di lavoro principali e indispensabili. Scegli lo strumento più semplice in grado di gestirli tutti e tre.

Errore n. 2: non effettuare test con progetti reali

I progetti di esempio con attività denominate “Attività 1” e “Attività 2” non rivelano le reali difficoltà.

Da fare invece: importa un progetto attivo fin dal primo giorno. Usalo per il lavoro vero e proprio per due settimane. I progetti reali rivelano i punti critici più rapidamente rispetto alle demo.

Errore n. 3: cambiare strumento troppo spesso

Passare da uno strumento all’altro fa perdere tempo, demoralizza i team e crea problemi di migrazione. Ogni cambio di strumento comporta una perdita di produttività.

Da fare invece: Impegnati a utilizzare uno strumento per almeno sei mesi, a meno che non sia causa di blocco del lavoro quotidiano. La maggior parte delle difficoltà iniziali è dovuta alla curva di apprendimento, non allo strumento in sé.

Errore n. 4: personalizzare eccessivamente fin dal primo giorno

Dedicare 40 ore alla creazione del sistema “perfetto” ritarda il lavoro vero e proprio. Le tue esigenze cambieranno.

Da fare invece: Inizia con le impostazioni predefinite. Usa lo strumento così com’è per due settimane. Personalizzalo in base alle reali difficoltà riscontrate.

Errore n. 5: ignorare l’adozione da parte del team

Anche lo strumento più potente è inutile se il tuo team non lo utilizza.

Da fare invece: Coinvolgi il team nella selezione. Scegli qualcosa che useranno davvero ogni giorno, piuttosto che qualcosa che sembra migliore in una tabella comparativa.

Verdetto finale: il miglior software gratis per la gestione dei progetti nel 2026

Non esiste un unico vincitore adatto a tutti i team. Il miglior software gratuito per la gestione dei progetti è quello i cui limiti non ostacolano il tuo flusso di lavoro effettivo.

Dopo aver confrontato gli strumenti gratis di gestione dei progetti in base a casi d'uso reali, ecco la nostra opinione sincera.

I 4 punti di forza di ClickUp

ClickUp si aggiudica meritatamente quattro categorie:

Il nostro consiglio sincero

Per i team che necessitano di un’area di lavoro flessibile con più di 2 utenti in versione gratuita, inizia con ClickUp Free. L’ampiezza delle funzionalità e la politica di utenti illimitati sono fondamentali quando il tuo team è destinato a crescere o a gestire diversi tipi di attività.

Per gli utenti singoli o i team di 2 persone che danno la priorità a una facile adozione, inizia con Asana o Trello.

Per gli utenti che lavorano da soli, inizia con Todoist. L’esperienza di inserimento dati da dispositivo mobile è la migliore in questo confronto. Notion è l’alternativa se preferisci la flessibilità al lavoro in solitaria piuttosto che la velocità.

Per i team composti esclusivamente da ingegneri, inizia con Jira (meno di 10 utenti) o Linear (meno di 250 problemi). Scegliere ClickUp solo perché offre funzionalità più ampie è un compromesso sbagliato per un team composto esclusivamente da ingegneri.

Per lavori semplici e intuitivi con meno di 10 bacheche, inizia con Trello.

Per i team che sono già disposti a pagare e desiderano un prodotto ben rifinito, valuta Monday.com.

Lo strumento conta meno delle abitudini che il team sviluppa attorno ad esso. Un team che redige brief chiari, assegna i titolari, rispetta le scadenze e aggiorna costantemente lo stato di avanzamento del lavoro avrà successo con la maggior parte di questi strumenti. Un team che non lo fa fallirà con tutti.

Scegli lo strumento più semplice, i cui limiti del piano Free non ostacolino il tuo lavoro quotidiano, utilizzalo per sei mesi e concentra le tue energie sul lavoro, non sull'area di lavoro.

Riepilogo per una decisione rapida

Se hai letto fino a questo punto, ecco la scelta in base al caso d'uso:

Quindi: registrati, importa un progetto attivo, prova lo strumento per due settimane e poi decidi. Se salti la versione di prova, la probabilità è che sceglierai lo strumento sbagliato.

Domande frequenti

Qual è il miglior software di project management completamente gratis?

ClickUp offre la gamma più ampia di funzionalità con un numero illimitato di utenti gratis. Tuttavia, il concetto di “migliore” dipende dalle tue esigenze.

Se desideri la gamma più ampia di funzionalità gratuite con un numero illimitato di utenti, ClickUp è la scelta vincente. Se desideri iniziare in modo semplice con un massimo di 10 bacheche, scegli Trello. Se lavori da solo o in un team di 2 persone, confronta Asana e Trello.

I software gratis per il project management sono davvero gratis?

Sì, ma con alcune avvertenze. I piani Free solitamente prevedono limiti relativi al numero di utenti, allo spazio di archiviazione, ai progetti, alle bacheche, alle automazioni, alla reportistica o alle visualizzazioni avanzate.

Un piano gratis permanente ti consente di utilizzare lo strumento a tempo indeterminato, ma con alcuni limiti. Una versione di prova ti offre accesso completo per un breve periodo, dopodiché ti verrà richiesto di pagare.

Posso utilizzare un software gratis di gestione dei progetti per l'ambito aziendale?

Sì. I piani gratis sono generalmente pensati per un uso commerciale.

Tuttavia:

Leggi sempre i termini e le condizioni prima di utilizzare strumenti gratis per i dati dei clienti, lavori soggetti a normative o informazioni sensibili.

Quanti utenti posso avere su un software gratis per la gestione dei progetti?

La differenza è notevole. Alcuni strumenti offrono limiti generosi per il numero di membri. Altri, invece, raggiungono rapidamente il limite massimo di utilizzo gratis.

Controlla la pagina dei prezzi aggiornata prima di scegliere uno strumento, soprattutto se il tuo team sta per raggiungere il limite di utenti.

Qual è il rovescio della medaglia degli strumenti gratis per la gestione dei progetti?

Il problema di solito è uno di questi:

Il miglior strumento gratuito è quello i cui limiti non ostacolano il tuo flusso di lavoro quotidiano.

Posso passare in un secondo momento dal piano gratis a quello a pagamento?

Sì. La maggior parte degli strumenti consente di passare a un piano superiore senza dover migrare i dati.

Passa a un piano superiore quando raggiungi un limite che crea un blocco per il lavoro, non quando te lo suggeriscono le email commerciali.

Perderei i dati se passassi dalla versione a pagamento a quella gratis?

Dipende dallo strumento. La maggior parte delle piattaforme conserva i dati quando si passa a un piano inferiore, ma le funzionalità/funzioni legate ai piani a pagamento potrebbero smettere di funzionare. Gli utenti che superano il limite previsto dal piano gratuito potrebbero perdere l’accesso. Il conteggio dei blocchi di Notion non si azzera quando si eliminano i contenuti, quindi passare a un piano inferiore dopo un uso intensivo potrebbe impedirti di effettuare modifiche ai contenuti.

Esporta i tuoi dati prima di passare a un piano inferiore.

Gli strumenti gratis di gestione dei progetti sono in grado di gestire la fatturazione?

Non proprio. Gli strumenti gratuiti di gestione dei progetti possono aiutare al monitoraggio del lavoro e del tempo, ma per la fatturazione di solito è necessario ricorrere a Harvest, Wave, FreshBooks, QuickBooks o un altro strumento di fatturazione. La versione gratuita di Harvest supporta solo 1 utente e 2 progetti, quindi anche le agenzie più piccole di solito hanno bisogno del piano Pro.

Se la fatturazione è un'attività fondamentale del tuo flusso di lavoro, valuta l'acquisto di uno strumento di fatturazione.

Cosa è meglio: un software gratis per la gestione dei progetti o i fogli di calcolo?

Per gruppi da 1 a 3 persone che svolgono un lavoro semplice, i fogli di calcolo vanno benissimo. Sono gratis, flessibili e familiari.

Per i team più grandi, i fogli di calcolo presentano tre limiti:

La soglia è solitamente di circa 5 persone. Oltre tale numero, anche uno strumento di gestione dei progetti gratis di base come Trello (per meno di 10 collaboratori) o ClickUp offrirà prestazioni migliori rispetto a un foglio di calcolo condiviso.

I software gratis per la gestione dei progetti possono integrarsi con altri strumenti?

Sì, ma l'accesso alle integrazioni nel piano Free varia notevolmente.

Alcuni strumenti offrono integrazioni native. Altri si affidano a Zapier, Make o integrazioni a pagamento. Verifica i limiti di integrazione prima di scegliere uno strumento se il tuo flusso di lavoro dipende da Slack, Google Drive, GitHub, Figma o dal tuo CRM.

Esistono alternative completamente gratis a Monday.com?

Sì. Monday.com offre un piano Free, ma il limite di 2 utenti è troppo restrittivo per i team veri e propri. Tra le alternative gratuite figurano:

Monday.com merita comunque di essere preso in considerazione se prevedi di pagare e desideri un sistema operativo di lavoro ben rifinito.

Esistono alternative completamente gratis ad Asana?

Sì. Il nuovo limite di 2 utenti previsto dalla versione gratis di Asana spinge la maggior parte dei team a cercare alternative. Considera quanto segue:

Esistono alternative completamente gratuite a Jira?

Sì, a seconda delle tue esigenze.

Scegli Linear per flussi di lavoro di ingegneria ben strutturati con meno di 250 problemi. Scegli ClickUp se il team di ingegneria deve collaborare con team non tecnici nello stesso spazio di lavoro.

Se desideri funzionalità Agile simili a quelle di Jira a costo zero, il piano gratis offerto da Jira stessa è solitamente la soluzione più adatta, purché il numero di utenti non superi i 10.