Sono ormai lontani i tempi in cui l'implementazione di flussi di lavoro automatizzati comportava lunghi documenti sui requisiti, script personalizzati, strumenti BPM rigidi e settimane di configurazione.
Anche piccoli cambiamenti, come l'aggiunta di un'approvazione o il reindirizzamento di un'attività, richiedevano un intervento tecnico. L'automazione era lenta da implementare e difficile da mantenere.
Di conseguenza, la maggior parte dei team ha continuato a ricorrere al lavoro manuale. Si affidavano a liste di controllo, fogli di calcolo e follow-up perché cambiare il sistema sembrava più difficile che svolgere il lavoro.
L'automazione dei flussi di lavoro basata sull'IA moderna ha assunto oggi un aspetto molto diverso. Di seguito condividiamo tutto ciò che c'è da sapere sull'automazione dei flussi di lavoro.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro semplifica l'esecuzione di attività ripetitive, in genere tramite software, definendo linee guida specifiche che automatizzano i processi manuali. Viene utilizzata per ridurre l'inserimento manuale dei dati e automatizzare le attività, consentendo una più rapida delega del lavoro.
È possibile automatizzare singole attività o interi flussi di lavoro per migliorare il flusso di lavoro aziendale complessivo. Che si tratti di automatizzare parzialmente o completamente i flussi di lavoro per eseguire attività selezionate o manuali, questo processo accelera lo svolgimento del lavoro.
Dopotutto, che senso ha svolgere tutto il lavoro che un software può fare al posto tuo? Tutto quello che devi fare è definire le regole e le procedure di automazione dei flussi di lavoro.
👀 Lo sapevate? Il concetto di instradamento automatico delle attività risale al 1965, quando un tabloid britannico implementò un sistema basato su algoritmi per effettuare la distribuzione delle chiamate in arrivo tra gli operatori.
Flussi di lavoro manuali vs. automatizzati
I flussi di lavoro manuali si basano sulle persone per portare avanti il lavoro in ogni passaggio. I flussi di lavoro automatizzati riducono la necessità di intervento umano utilizzando software per gestire attività di routine triggerate da regole.
Ecco un confronto tra i due 👇
| Aspetto | Flussi di lavoro manuali | Flussi di lavoro automatizzati |
| Esecuzione | Richiede l'intervento umano per portare a termine anche le attività più semplici | Funziona sulla base di trigger e regole predefiniti senza input manuale |
| Velocità | Rallentamenti dovuti alle dipendenze umane e ai passaggi di consegne | Esegui le attività immediatamente una volta soddisfatte le condizioni |
| Tasso di errore | Soggetto a errori umani, specialmente nelle attività ripetitive | Coerente e accurata quando le regole sono configurate correttamente |
| Scalabilità | Difficile da scalare senza assumere altro personale | Più facile da scalare con gli strumenti di automazione giusti |
| Costo | Costi di manodopera più elevati per il lavoro di routine | Costi operativi inferiori dopo la configurazione iniziale |
| Flessibilità | È relativamente più facile introdurre modifiche | Richiede la riconfigurazione dei flussi di lavoro automatizzati in caso di modifiche |
| Esempio | Il dipendente invia la nota spese via e-mail. Il responsabile la esamina e la approva manualmente. Il team finanziario inserisce manualmente i dati nel sistema contabile. | Il dipendente invia la nota spese tramite il modulo. Il sistema la inoltra automaticamente al responsabile per l'approvazione. Una volta approvata, aggiorna automaticamente il sistema contabile. |
Come funziona l'automazione del flusso di lavoro (spiegazione semplice)
Alla base di qualsiasi processo di automazione vi sono tre componenti essenziali: trigger, condizioni e azioni.
Insieme, creano un sistema automatizzato che gestisce il passaggio delle attività ed elimina i follow-up manuali. Ecco come funziona l'automazione:
- Imposta un trigger: l'evento che avvia l'automazione. Ad esempio, un nuovo potenziale cliente invia un modulo di contatto, lo stato di un'attività passa a "In revisione" o un file viene caricato in una cartella condivisa
- Definire le condizioni (facoltativo): Le condizioni specificano quando l'automazione deve essere eseguita. Ad esempio, l'automazione viene triggerata solo se il lead proviene da una regione specifica o se la priorità dell'attività è contrassegnata come "Alta"
- Eseguire azioni: si tratta delle attività che il sistema esegue una volta soddisfatti il trigger e le condizioni. Le azioni possono includere l'invio di notifiche, l'assegnazione di attività, l'aggiornamento di database o la generazione di report
In parole povere, l'automazione funziona secondo la logica "Se/Quando succede questo, fai quello".
Ad esempio, in ClickUp è disponibile l'Automazione basata sull'IA, in cui l'IA inserisce le condizioni al posto tuo utilizzando i Campi IA. Ecco come funziona nella pratica:
Perché l'automazione dei flussi di lavoro è importante
Le automazioni garantiscono efficienza in termini di costi e processi alle vostre operazioni aziendali.
Pensate a un'attività semplice ma comune come l'inoltro delle richieste in arrivo. Senza automazioni, qualcuno controlla un modulo o un'email, individua chi dovrebbe gestirla, assegna l'attività, aggiorna lo stato e ne verifica l'avanzamento se si blocca. Moltiplicate questo per decine di richieste al giorno e il costo nascosto diventa evidente.
L'automazione solleva il vostro team dal compito di coordinare manualmente queste attività. I vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro includono:
- Maggiore produttività: quando i dipendenti non sono appesantiti da compiti amministrativi faticosi e monotoni, possono dedicare il loro tempo al lavoro che richiede creatività e capacità di risolvere i problemi, il che a sua volta aumenta la loro produttività
- Tempi di risposta migliorati: quando le interazioni di routine a basso rischio vengono automatizzate, il vostro team può concentrarsi su casi e problemi complessi che richiedono competenze umane. In questo modo, anche con un team ridotto, potete rispondere a tutti i lead mentre sono ancora "caldi"
- Esperienze personalizzate e scalabili: i brand possono progettare interazioni con i clienti altamente personalizzate su larga scala, automatizzando i punti di contatto in base al loro comportamento, alle loro preferenze e alla cronologia del loro coinvolgimento. Grazie all'automazione, è possibile mappare quando l'interazione con i potenziali clienti sarà più significativa
- Elimina gli errori amministrativi: gli esseri umani commettono errori quando le attività diventano noiose, ripetitive e di natura amministrativa. I sistemi di automazione, invece, possono eseguire attività monotone ripetutamente senza errori e possono persino segnalare incongruenze nei dati che elaborano
- Riduzione dei costi operativi: l'automazione delle attività di routine riduce la necessità di assumere personale aggiuntivo per gestire carichi di lavoro crescenti. Il ritorno sull'investimento si traduce in tempi di elaborazione ridotti e in un minor impiego di risorse per il lavoro amministrativo
- Maggiore visibilità sui flussi di lavoro: l'automazione dei flussi di lavoro basata sull'IA ottimizza i processi tramite il monitoraggio di ogni passaggio, fornendo dati in tempo reale su colli di bottiglia, percentuali di completamento delle attività e prestazioni del team senza necessità di reportistica manuale
📮 ClickUp Insight: 45% dei lavoratori ha pensato di utilizzare le automazioni, ma non ha ancora fatto il grande passo.
Fattori quali il limite di tempo, l'incertezza sugli strumenti più adatti e la difficoltà di scelta possono impedire alle persone di compiere il primo passaggio verso l'automazione. ⚒️
Grazie ai suoi agenti AI facili da configurare e ai comandi basati sul linguaggio naturale, ClickUp semplifica l'avvio delle automazioni. Dall'assegnazione automatica delle attività ai riepiloghi dei progetti generati dall'IA, puoi usufruire di potenti automazioni e persino creare agenti IA personalizzati in pochi minuti, senza alcuna curva di apprendimento. Ecco un esempio di flusso di lavoro:
💫 Risultati concreti: QubicaAMF ha ridotto i tempi di reportistica del 40% utilizzando i dashboard dinamici e i grafici automatizzati di ClickUp, trasformando ore di lavoro manuale in informazioni in tempo reale.
Componenti chiave di un buon sistema di automazione del flusso di lavoro
L'esito positivo dell'automazione del flusso di lavoro dipende in larga misura dallo strumento che scegli.
Alcune piattaforme danno priorità alla velocità e alla semplicità, ma raggiungono rapidamente i propri limiti. Altre sono progettate per fornire supporto a regole a più livelli, passaggi di consegne tra reparti e ottimizzazione continua man mano che i flussi di lavoro maturano.
Ecco cosa serve effettivamente a un buon sistema di automazione dei flussi di lavoro:
Regole basate su trigger
Ogni regola di automazione inizia con un trigger. Questo avvia l'esecuzione del flusso di lavoro in base a condizioni o eventi specifici.
Per uno strumento di automazione, i trigger costituiscono la base di ciò che è possibile automatizzare e ciò che non lo è. Idealmente, lo strumento di automazione dovrebbe offrire flessibilità e la possibilità di scegliere tra diversi tipi di trigger. Ad esempio:
| Trigger | A cosa serve? | Casi d'uso |
| Modifica dello stato | Si attiva quando un'attività o un lead passa a uno stato diverso, ad esempio da "In corso" a "Da revisionare" | Passaggio di consegne tra progetti, iter di approvazione, notifiche agli stakeholder, aggiornamenti sulle fasi della pipeline e controlli di qualità |
| Basato sul tempo | Viene eseguita in base a scadenze o date di scadenza prestabilite, ad esempio 24 ore prima della data di scadenza dell'attività | Report periodici, promemoria di follow-up, avvisi sulle scadenze, rinnovi delle sottoscrizioni, valutazioni delle prestazioni, scadenze dei contratti |
| Invio dei moduli | Si attiva in seguito all'inserimento di nuove voci tramite moduli o app, ad esempio quando un potenziale cliente invia il modulo di contatto sul sito web | Indirizzamento dei lead, onboarding dei clienti, creazione di ticket di supporto, raccolta di feedback, registrazioni agli eventi, risposte ai sondaggi |
| Aggiornamento sul campo | Si attiva quando il valore di un campo specifico cambia, ad esempio quando la priorità passa da "Bassa" a "Alta" | Escalation, riassegnazione delle attività, notifiche agli stakeholder, avvisi sul budget e aggiornamenti dell'inventario |
| Evento webhook/API | Risponde agli eventi provenienti da sistemi esterni, ad esempio un pagamento elaborato in Stripe | Evasione degli ordini, generazione delle fatture, aggiornamenti per i clienti, notifiche di spedizione, sincronizzazioni CRM, integrazioni con terze parti |
🔔 Promemoria: Tieni conto delle tue specifiche esigenze di automazione per stabilire quali trigger sono più importanti per i tuoi flussi di lavoro.
Assegnazione e instradamento delle attività
L'assegnazione manuale delle attività in ambienti con volumi elevati (supporto clienti, operazioni IT o RevOps) è insostenibile. È necessario uno strumento di automazione che assegni automaticamente attività, ticket o richieste al team o alla persona più appropriata in base a regole predefinite, logica o condizioni in tempo reale.
Cerca uno strumento che utilizzi uno o una combinazione di questi metodi di instradamento:
| Metodo di instradamento delle attività | Che cos'è? | Esempio |
| Assegnazione basata su regole | Assegna le attività in base a una logica fissa e predefinita, come tag, campi dei moduli o tipo di cliente | I ticket di supporto contrassegnati con "Problema tecnico" vengono inoltrati al team di ingegneri; quelli contrassegnati con "Fatturazione" vengono inoltrati al reparto finanziario |
| Instradamento basato sull'IA | Assegna le attività in modo dinamico analizzando le prestazioni storiche, i metadati dei ticket e gli indizi contestuali | Le richieste di reimpostazione delle password vengono assegnate agli agenti junior, mentre i problemi relativi all'infrastruttura vengono inoltrati agli specialisti |
| Distribuzione round-robin | Distribuire le attività in modo uniforme tra gli agenti disponibili secondo una rotazione rigorosa o in base al carico di lavoro attuale di ciascun agente | I nuovi contatti vengono assegnati ai rappresentanti commerciali uno per uno in sequenza |
| Instradamento basato sul carico di lavoro | Assegna le attività in base alla capacità e alla disponibilità attuali | I nuovi ticket di supporto vengono assegnati all'agente con il minor numero di ticket aperti o con la coda di risposta più breve |
| Inoltro delle escalation | Riassegna o inoltra automaticamente le attività che rimangono irrisolte dopo un determinato periodo di tempo | Se un ticket non riceve risposta entro 2 ore, viene inoltrato al responsabile del team |
💡 Suggerimento da esperto: A seconda del volume e della complessità dei tuoi flussi di lavoro, potresti voler fare un passaggio dalle assegnazioni basate su regole al routing basato sull'IA o al bilanciamento del carico di lavoro per una distribuzione più intelligente.
Ecco come funziona un flusso di lavoro per l'assegnazione delle attività assistito dall'IA in ClickUp:
Flussi di approvazione e aggiornamenti di stato
I flussi di lavoro di approvazione sono l'ambito in cui i processi manuali creano il maggior attrito.
I flussi di approvazione automatizzati eliminano gli attriti indirizzando le richieste ai responsabili dell'approvazione corretti e aggiornando automaticamente lo stato man mano che vengono prese le decisioni. Automatizzano le approvazioni in più fasi, garantendo che le attività con dipendenze multiple procedano senza passaggi di mano manuali.
Le funzionalità da ricercare sono:
- Approvazioni sequenziali: le richieste passano da un approvatore all'altro una alla volta in un ordine prestabilito, ad esempio: post sul blog → editor → responsabile → pubblicazione
- Approvazioni parallele: invia contemporaneamente a più approvatori per raggiungere più rapidamente un consenso, ad esempio inviando le risorse di design all'ufficio legale e al marketing contemporaneamente
- Inoltro condizionale: i percorsi di approvazione variano in base ai dettagli della richiesta, ovvero le richieste inferiori a 500 dollari vengono approvate automaticamente, mentre quelle superiori a 500 dollari vengono inoltrate al direttore finanziario
- Aggiornamenti automatici dello stato: lo stato di un'attività o di una richiesta cambia automaticamente in base alle decisioni di approvazione, ad esempio il passaggio da "In sospeso" a "Approvato" attiva la creazione dell'attività successiva
- Notifiche di promemoria: solleciti automatici inviati ai responsabili dell'approvazione quando le richieste rimangono in sospeso troppo a lungo, evitando così colli di bottiglia causati da email dimenticate
Con l'aiuto degli agenti, puoi portare tutto questo a un livello ancora superiore. Ad esempio, questo Super Agente creato dalla nostra collega Libby può effettivamente revisionare i testi e fornire feedback al posto suo!
⚡ Archivio modelli: I migliori modelli gratuiti di flussi di lavoro in Excel e ClickUp
Integrazioni con i tuoi strumenti esistenti
Verifica se lo strumento di automazione che hai scelto si integra con gli strumenti e i software che già utilizzi.
Questo è fondamentale perché, senza integrazioni, si è costretti a trasferire manualmente le informazioni tra i vari strumenti, vanificando così lo scopo stesso dell'automazione.
Alcune funzionalità di integrazione da tenere in considerazione sono:
- Connettori predefiniti: integrazioni native con strumenti di uso comune come Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot e Zoom
- Accesso alle API: Possibilità di creare integrazioni personalizzate per strumenti specializzati o sistemi interni non coperti dalle opzioni predefinite
- Sincronizzazione dei dati: aggiornamenti automatici su tutte le piattaforme, in modo che le modifiche apportate in uno strumento si riflettano negli altri senza necessità di inserire manualmente le voci
- Trigger multipiattaforma: possibilità di attivare automazioni in base a eventi verificatisi in altri strumenti, come la creazione di un'attività quando viene chiusa una trattativa nel proprio CRM
- Supporto webhook: notifiche in tempo reale degli eventi provenienti da sistemi esterni per garantire la reattività dei flussi di lavoro
- Opzioni di importazione/esportazione: caricamenti CSV in blocco ed esportazioni tramite API per la migrazione dei dati tra sistemi
🚀 Vantaggio di ClickUp: Accedi alle integrazioni con oltre 1000 app, tra cui Zapier, Zendesk, Slack, HubSpot, GitHub, Figma e molte altre grazie a ClickUp Integrations. Sincronizza le attività, automatizza le notifiche, attiva gli aggiornamenti e ottimizza i flussi di dati: automatizza i flussi di lavoro su tutto il tuo stack tecnologico con ClickUp.
Modelli personalizzabili
Ricordate che se l'impostazione delle automazioni richiede competenze tecniche o una configurazione complessa, il livello di adozione sarà basso.
Cerca strumenti che ti consentano di creare flussi di lavoro personalizzati con editor intuitivi di tipo drag-and-drop. Chiunque dovrebbe essere in grado di impostare condizioni, sovrapporre più trigger e indirizzare le attività senza scrivere codice o creare complessi alberi logici.
Il modo più semplice per iniziare è utilizzare flussi di lavoro predefiniti per casi d'uso comuni. Tutto ciò che devi fare è inserire le tue informazioni e iniziare.
📌 Esempio: In un'agenzia di marketing, un modello di onboarding del cliente può essere triggerato nel momento in cui viene firmato un contratto. Crea automaticamente attività per le chiamate iniziali, la raccolta delle risorse, la configurazione della strategia e l'esecuzione della campagna, assegna i titolari tra i vari team e stabilisce la sequenza delle tempistiche.
🚀 Il vantaggio di ClickUp: Vuoi ottimizzare e standardizzare i processi all'interno della tua azienda? ClickUp offre oltre 1.000 modelli predefiniti e personalizzabili adatti a ogni esigenza.
Questi modelli sono completamente personalizzabili, consentendo ai team di modificare i flussi di lavoro man mano che i loro processi evolvono, anziché ricostruire le automazioni da zero. Poiché i modelli coesistono con attività, documenti e automazioni, gli aggiornamenti rimangono collegati al lavoro reale e sono facili da adottare per i team.
Come effettuare l'automazione di un flusso di lavoro (passaggio dopo passaggio)
Per quanto possa essere allettante, evitate di effettuare l'automazione di tutto in una volta.
Scegliete un processo in cui l'automazione possa produrre risultati immediati. Potrebbe trattarsi del flusso di lavoro più ripetitivo, dispendioso in termini di tempo o soggetto a errori che il vostro team gestisce attualmente.
Utilizzate poi quanto appreso dal progetto pilota per costruire le vostre argomentazioni a favore delle automazioni a livello di azienda.
Ti mostriamo come automatizzare i flussi di lavoro e i processi aziendali, con l'aiuto di ClickUp.
Passaggio 1: Mappare il processo esistente
Documenta visivamente il tuo flusso di lavoro attuale dall'inizio alla fine. Ma non farlo da solo. Coinvolgi gli stakeholder e i membri del team che fanno parte di questo processo (che stai automatizzando), e anche i team interfunzionali che interagiscono con esso in qualsiasi fase.
Questa mappatura collaborativa vi consentirà di acquisire dettagli intrinseci quali:
- Come il flusso delle attività avviene tra i membri del team e i reparti
- Ruoli e responsabilità attuali delle persone che svolgono ciascun passaggio
- Come viene avviato il progetto, l'ambito di lavoro e i criteri per contrassegnare le attività come completate
- Se vengono utilizzati altri strumenti per completare il processo e come avvengono gli scambi di dati tra di essi
- Inefficienze del flusso di lavoro nel processo esistente: attività in ritardo, interruzioni della comunicazione o ritardi nei passaggi di consegne
- Pratiche dispendiose che non aggiungono alcun valore ma richiedono tempo
Come ClickUp può aiutarti
Utilizza le lavagne online di ClickUp per creare questa mappa visiva dei processi insieme al tuo team.
Oppure puoi utilizzare uno dei suoi modelli predefiniti per tracciare una roadmap chiara e ordinata del tuo processo.
All'interno delle lavagne online, puoi anche:
- Inserisci documenti, link o immagini per aggiungere contesto e riferimenti: tutto rimane in un unico posto senza doversi spostare tra quattro strumenti diversi
- Taggare i membri del team per ottenere chiarimenti o suggerimenti su determinati passaggi
- Utilizza il disegno a mano libera per evidenziare i punti critici o i percorsi alternativi suggeriti dai membri del team
- Trasforma le tue idee di base in progetti completi grazie all'IA integrata che converte le idee in attività
⚡ Archivio modelli: Modelli di mappatura dei processi per ClickUp, Excel e Word
Passaggio 2: Identificare le aree ripetitive e manuali
Una volta mappato il flusso di lavoro, cerca gli schemi in cui le stesse azioni si ripetono senza richiedere un intervento umano. Questi sono i tuoi traguardi di automazione.
Ecco una tabella che ti aiuterà a identificare le opportunità di automazione
| Tipo di lavoro ripetitivo | Esempio comune | Potenziali di automazione |
| Inserimento e trasferimento delle voci | Copiare le informazioni sui lead dai moduli nel CRM, aggiornare i fogli di calcolo con lo stato delle attività | Elevato; i sistemi possono effettuare la sincronizzazione dei dati automaticamente senza intervento umano |
| Assegnazione delle attività | Inoltro dei ticket di supporto in base alle parole chiave, assegnazione dei bug agli sviluppatori in base al livello di gravità | Elevata; la logica basata su regole gestisce questo aspetto più rapidamente rispetto alla revisione manuale |
| Aggiornamenti di stato e notifiche | Invio di promemoria quando si avvicinano le scadenze, avviso alle parti interessate quando le attività passano alla fase di revisione | Elevato; i trigger basati sul tempo o sul cambiamento di stato eliminano i follow-up manuali |
| Percorso di approvazione | Inoltro delle note spese ai responsabili, inoltro delle richieste che superano determinati importi ai dirigenti | Da medio a alto; dipende dalla complessità dell'approvazione e dalle eccezioni |
| Generazione di report | Estrazione di metriche settimanali da diversi strumenti, compilazione dello stato dei progetti per la dirigenza | Medio; i report ricorrenti con formati standard si prestano bene all'automazione |
| Organizzazione dei file | Spostamento delle fatture completate nelle cartelle di archivio, etichettatura dei documenti per progetto o client | Livello medio; le regole semplici funzionano, ma i casi limite potrebbero richiedere la supervisione umana |
Come ClickUp può aiutarti
Utilizza ClickUp Docs per documentare e verificare le opportunità di automazione prima di implementarle.
Una volta identificate le aree ripetitive e manuali del flusso di lavoro, Docs diventa lo spazio in cui i team si accordano su cosa dovrebbe essere automatizzato e perché.
È possibile creare un elenco dei candidati all'automazione, definire regole, annotare le eccezioni e individuare i casi limite che potrebbero ancora richiedere il giudizio umano.
All'interno di ClickUp Docs, puoi utilizzare l'IA per condensare flussi di lavoro lunghi, chiarire passaggi vaghi e individuare azioni ripetibili che sono ottime candidate per l'automazione.
Passaggio 3: Identificare le opportunità di integrazione
La maggior parte dei flussi di lavoro non inizia e finisce in un unico strumento. I dati che alimentano un flusso di lavoro provengono spesso da più fonti, quali:
- Un modulo online sul tuo sito web
- Richieste via email o invii tramite finestra In arrivo
- Strumenti di chat o chatbot
- Documenti condivisi o firmati
- Database o fogli di calcolo
- App di terze parti come CRM, strumenti di supporto o piattaforme di marketing
Quando esamini la bozza del tuo flusso di lavoro, annota i passaggi che dipendono da dati provenienti dall'esterno della tua area di lavoro principale. Questi sono punti di integrazione naturali e spesso le principali fonti di lavoro manuale.
Successivamente, verifica quali integrazioni supporta il tuo strumento di automazione del flusso di lavoro e come avvengono i flussi di dati tra i sistemi.
Come ClickUp può aiutarti
Oltre alle integrazioni native, ClickUp offre anche supporto per:
- Accesso alle API per connessioni personalizzate quando non è disponibile un'integrazione predefinita
- Webhook per inviare o ricevere eventi in tempo reale tra ClickUp e piattaforme esterne
- Sincronizzazione bidirezionale tramite connettori dei partner, in modo che gli aggiornamenti in ClickUp si riflettano anche in sistemi come i CRM o gli strumenti di supporto
⭐ Bonus: Se sei alle prime armi, ecco gli agenti IA che possono automatizzare rapidamente i tuoi flussi di lavoro.
Passaggio 4: Affrontare anche le inefficienze
Concentrati sui punti di attrito in cui il lavoro tende a rallentare o a perdere qualità. Questi potrebbero essere: passaggi di consegne superflui, inserimento duplicato dei dati o passaggi che esistono solo a causa di processi legacy.
Cerca opportunità di semplificazione prima dell'automazione. Non tutti i passaggi richiedono un trigger o una regola. A volte, rimuovere o unire i passaggi renderà il flusso di lavoro più veloce e più facile da gestire.
Passaggio 5: Scegli lo strumento di automazione giusto
In questa fase, mentre state valutando diversi strumenti di automazione del flusso di lavoro, dovete comprendere:
- Si integra con gli strumenti che il tuo team utilizza già quotidianamente o crea un altro silo?
- I membri del team non tecnici possono creare e modificare le automazioni senza dover attendere l'intervento dell'IT?
- Sarà in grado di gestire la crescente complessità man mano che si passa dall'assegnazione di attività di base a flussi di approvazione in più passaggi?
- Offre visibilità su ciò che è oggetto di automazione, su ciò che non funziona e su dove esistono ancora dei colli di bottiglia?
Non ti serve uno strumento che funzioni in modo isolato dal tuo CRM, dalle app di comunicazione o dai sistemi di project management. Ciò frammenterebbe i tuoi flussi di lavoro di automazione, creando ulteriori compartimenti stagni.
ClickUp evita tutto ciò funzionando come uno spazio di lavoro integrato in cui il tuo lavoro, la chat, le conoscenze e le attività rimangono collegati. Il suo generatore visivo di automazioni consente a chiunque nel tuo team di impostare flussi di lavoro senza competenze tecniche.
Puoi iniziare con semplici automazioni basate su regole e passare a processi complessi con più passaggi man mano che le tue esigenze crescono, il tutto all'interno della stessa piattaforma.
Passaggio 6: Imposta trigger, azioni e regole durante la creazione dell'automazione
Inizia con semplici automazioni del tipo "se questo, allora quello". Poi aggiungi condizioni e logica di instradamento man mano che affronti scenari più complessi.
Ecco come un processo manuale si traduce nell'automazione dei processi aziendali:
| Processo manuale | Flusso di lavoro automatizzato |
| È arrivato un nuovo ticket di supporto via email | Il ticket viene creato automaticamente come attività in ClickUp con una priorità basata sulle parole chiave |
| Il responsabile esamina le richieste e le assegna a un agente disponibile | Il sistema assegna il ticket all'agente con il minor numero di ticket attivi |
| L'agente risolve il ticket e aggiorna lo stato | Il cambiamento di stato trigger l'invio di un'email di notifica al cliente |
| I dati dei ticket vengono registrati per la reportistica | Le metriche vengono aggiornate nella dashboard senza necessità di inserimento manuale |
Come ClickUp può aiutarti
Invece di crearle da zero, puoi semplicemente attivare/disattivare automazioni predefinite per trigger azioni nelle attività e nelle attività secondarie. Le automazioni possono anche essere collegate a date di scadenza imminenti, cambiamenti di assegnatario o persino eventi di monitoraggio del tempo, garantendo che le attività rimangano etichettate in modo coerente.
✏️ Nota: Il motore di automazione di ClickUp si estende su attività, progetti, Sequenze, obiettivi e collaborazione in team in modo naturale, senza dare l'impressione di essere stato aggiunto in un secondo momento.
Passaggio 7: Testare, monitorare e ottimizzare costantemente il flusso di lavoro
Una volta che il flusso di lavoro funziona senza intoppi, estendilo all'intero team e inizia a monitorarlo attentamente. L'automazione offre valore quando continua a funzionare in presenza di carichi di lavoro reali, priorità mutevoli e volumi crescenti.
Mentre monitorate il flusso di lavoro, prestate attenzione ai segnali che indicano la necessità di un'ottimizzazione. Questi includono tempi di completamento più lunghi, distribuzione irregolare del carico di lavoro, mancato rispetto degli SLA o risultati che non soddisfano le aspettative di qualità. Individuare questi problemi in fase precoce impedisce che si trasformino in problemi operativi più gravi.
Infine, stabilisci KPI chiari per il tuo flusso di lavoro automatizzato. Metriche quali la durata ciclo, i tassi di completamento delle attività, la frequenza degli errori e i tempi di risposta ti aiutano a perfezionare il flusso di lavoro nel tempo. Forniscono inoltre alla dirigenza prove tangibili del fatto che l'automazione del flusso di lavoro sta generando i guadagni in termini di efficienza e prestazioni che ti eri prefissato di ottenere.
Come ClickUp può aiutarti
In ClickUp, puoi visualizzare le prestazioni delle tue automazioni utilizzando i dashboard di ClickUp. Monitora le modifiche ai dati, i movimenti delle attività e i registri delle attività derivanti dalle tue automazioni.
Puoi aggiungere queste schede e questi widget basati sull'IA alla tua dashboard per visualizzare i risultati dell'automazione:
- Grafici a barre/a torta: visualizza il numero di attività in base allo stato per verificare se le automazioni stanno facendo avanzare correttamente le attività lungo il flusso di lavoro
- Schede di calcolo: misura KPI come il tempo totale trascorso in uno stato per verificare se l'automazione riduce i colli di bottiglia
- IA Brain: poni domande come "Quali attività rimangono in fase di revisione più a lungo?" e ottieni risposte immediate senza dover filtrare manualmente i dati
- StandUp™ con l'IA: riassumi l'attività del tuo flusso di lavoro durante un periodo di tempo selezionato per verificare rapidamente cosa funziona
Passaggio 8: Forma il tuo team
Questo passaggio è particolarmente importante se la tua azienda o il tuo team ha recentemente adottato un software di automazione dei flussi di lavoro. Insegnagli a utilizzare il software in modo che possano partire con il piede giusto quando inizieranno a seguire i tuoi flussi di lavoro automatizzati.
Inoltre, quando si ottimizza un flusso di lavoro, è necessario preparare il team ai cambiamenti. Potrebbe persino essere necessario un programma di gestione del cambiamento se le modifiche sono troppo estese e il team non ha familiarità con l'automazione dei flussi di lavoro.
Esempi di automazione del flusso di lavoro
Vediamo alcuni scenari di automazione specifici che potete implementare immediatamente.
1. Automatizzare l'assegnazione delle attività in base allo stato
I team del supporto gestiscono volumi di ticket tali da rendere insostenibile l'assegnazione manuale. I team commerciali affrontano lo stesso problema: i lead in entrata si accumulano mentre i rappresentanti attendono la distribuzione.
Impostando un'automazione basata sullo stato, le richieste vengono indirizzate alla persona giusta e le attività vengono automatizzate.
Ecco alcuni esempi di automazioni:
- Le richieste di assistenza contrassegnate come "spagnolo" vengono inoltrate automaticamente al responsabile del team di lingua spagnola
- Il sistema analizza la natura della query in base alle parole chiave e inoltra le domande relative alla fatturazione all'ufficio finanziario, i problemi tecnici all'ufficio tecnico e i feedback sui prodotti al team di prodotto
- Le richieste di reimpostazione della password vengono inoltrate agli agenti di supporto junior, mentre le interruzioni dell'infrastruttura vengono segnalate direttamente agli ingegneri senior
Guarda un flusso di lavoro in azione. 👇🏼
👀 Lo sapevate? Gli agenti di IA non si limitano a seguire le istruzioni, ma prendono decisioni autonome per raggiungere gli obiettivi. Gli esperti prevedono che il 33% delle applicazioni aziendali utilizzerà l'IA agentica per gestire il 15% delle decisioni di lavoro quotidiane senza l'intervento umano.
2. Generazione automatica delle attività ricorrenti
Molti flussi di lavoro critici si ripetono secondo una pianificazione fissa: report settimanali, audit mensili, liste di controllo per l'onboarding o attività di manutenzione ordinaria. Crearli e effettuare il monitoraggio manualmente aumenta il rischio di tralasciare passaggi o di un'esecuzione non coerente.
Le attività ricorrenti automatizzate garantiscono che questi flussi di lavoro vengano eseguiti puntualmente, ogni volta, senza dover fare affidamento sulla memoria o su configurazioni manuali. Ecco alcuni esempi di automazione:
- Attività relativa al report mensile sulle prestazioni delle campagne creata il 1° di ogni mese, assegnata al responsabile marketing, con origini dati collegate
- Attività di preparazione della riunione settimanale generata ogni giovedì alle 17:00, assegnata ai responsabili di team con il prompt per riassumere lo stato dei lavori
- Lista di controllo mensile per la chiusura contabile generata il 25 del mese, inoltrata al team contabile con le attività secondarie dettagliate già compilate
- I promemoria per le valutazioni trimestrali delle prestazioni vengono generati 2 settimane prima della fine del periodo di valutazione e assegnati ai manager con allegati gli elenchi dei dipendenti e i modelli di valutazione
3. Approvazioni automatiche delle richieste
Alcuni scenari comuni nelle organizzazioni:
- Un designer è in attesa dell'approvazione delle risorse
- Un rappresentante commerciale ha bisogno dell'approvazione del prezzo prima di concludere un affare
- Un dipendente che ha presentato una richiesta di rimborso non ha ricevuto alcuna risposta da una settimana
Quando le richieste di approvazione rimangono in sospeso nelle finestre In arrivo, il lavoro dei team subisce un rallentamento. I flussi di approvazione automatizzati indirizzano le richieste agli approvatori corretti in base a criteri predefiniti. Per le richieste a basso rischio o standard, il sistema può approvarle automaticamente senza l'intervento umano.
Ecco alcuni esempi di automazione:
- Le note spese inferiori a 200 dollari vengono approvate automaticamente e sottoposte a sincronizzazione con il sistema contabile; le richieste superiori a 200 dollari vengono inoltrate al responsabile finanziario per la revisione
- Le risorse di design inviate per l'approvazione vengono prima sottoposte al responsabile del marchio e poi al direttore marketing solo se il responsabile rileva dei problemi
- Le richieste di ferie vengono approvate automaticamente se il dipendente ha giorni disponibili e non ci sono conflitti con il team; in caso contrario, vengono inoltrate al responsabile
- Le richieste di budget inferiori a 5.000 dollari vengono inoltrate ai responsabili di reparto; quelle superiori a tale importo vengono inviate direttamente al direttore finanziario, corredate del contesto delle approvazioni precedenti
4. Aggiornamenti automatici dei progetti e reportistica
I project manager dedicano ogni settimana ore e ore a estrarre dati da diversi strumenti, compilare aggiornamenti sullo stato dei progetti e inviare report alle parti interessate. Queste attività apparentemente innocue consumano tempo che potrebbe invece essere impiegato per risolvere problemi reali o sbloccare il lavoro del team.
Ecco come l'automazione del project management semplifica la reportistica:
- Il rapporto settimanale sullo stato del progetto viene generato ogni venerdì alle 16:00, riepilogando le attività completate, le scadenze imminenti e gli ostacoli, per poi essere inviato alle parti interessate tramite email o Slack
- Riepilogo quotidiano del meeting mattutino creato ogni mattina, che raccoglie gli aggiornamenti dai commenti alle attività e dai cambiamenti di stato, pubblicato direttamente nel canale del team
- Gli avvisi di rischio vengono triggerati quando un progetto accumula un ritardo superiore a 3 giorni rispetto alla pianificazione, notificando al PM e allo sponsor le attività specifiche che causano i ritardi
Ecco come Cass, membro del nostro team, automatizza la reportistica utilizzando l'IA e i prompt salvati:
📚 Per saperne di più: Come utilizzare l'IA per automatizzare le attività
Scegliere il miglior strumento di automazione del flusso di lavoro
Di seguito sono elencate le funzionalità principali da ricercare in uno strumento di automazione del flusso di lavoro:
| Funzionalità/funzione | Cosa significa realmente "buono" | Perché è importante nel lavoro quotidiano |
|---|---|---|
| Facilità d'uso | Visual builder, trigger in linguaggio semplice, logica drag-and-drop, suggerimenti basati sull'IA per le regole e test sicuri prima della messa in produzione | Se solo gli sviluppatori possono intervenire sulle automazioni, queste diventano dei colli di bottiglia. Gli strumenti migliori consentono agli operatori, al marketing e ai PM di creare e perfezionare i flussi autonomamente senza dover aprire ticket |
| Livello di integrazione | Integrazioni native bidirezionali con sincronizzazione a livello di campo, non solo trigger di base; supporto per webhook e API quando necessario | Le integrazioni superficiali creano "lavoro ombra". Le integrazioni profonde garantiscono che aggiornamenti di stato, commenti, file e campi personalizzati rimangano allineati tra i sistemi |
| Scalabilità | Gestisce regole semplici e flussi di lavoro complessi in più passaggi con logica di ramificazione, dipendenze, autorizzazioni basate sui ruoli e audit trail | Le automazioni di solito partono su piccola scala. Diventano complicate in fretta. Non vorrai certo ricostruire il tuo sistema quando i trigger di base non saranno più sufficienti |
| Opzioni di personalizzazione | Campi personalizzati, stati personalizzati, logica condizionale, modelli riutilizzabili e classificazione basata sull'intelligenza artificiale | Ogni team lavora in modo diverso. I modelli di automazione rigidi costringono a modificare il proprio processo invece di supportarlo |
| Struttura dei costi | Prezzi trasparenti legati al valore, senza limiti arbitrari alle automazioni o ai trigger | Alcune piattaforme sembrano convenienti finché non si supera una certa soglia di utilizzo e improvvisamente serve un piano Enterprise solo per mantenere attivi i flussi di lavoro |
| Funzionalità RPA | Capacità di interagire con sistemi legacy, app desktop o strumenti senza API; oppure integrazione perfetta con le piattaforme RPA | Molte aziende si affidano ancora a sistemi che non "comunicano" tra loro. Senza il supporto dell'RPA, l'automazione si ferma al confine dell'API |
| Potenziamento tramite IA | IA in grado di classificare, assegnare, stabilire le priorità, riepilogare o generare flussi di lavoro in modo dinamico | L'automazione si basa su regole. L'IA la rende adattiva. La differenza sta tra "se X allora Y" e "comprendere il contesto e decidere in modo intelligente". |
| Governance e visibilità | Dashboard centrale per le automazioni, i registri di utilizzo, i controlli delle autorizzazioni e la reportistica sull'impatto | Con l'aumentare delle automazioni, aumentano anche i rischi. Sono necessari sistemi di protezione e osservabilità, non una scatola nera che gestisce le operazioni |
| Coordinamento tra i team | Capacità di coordinare i flussi di lavoro tra i reparti, non solo all'interno di un singolo progetto | Il lavoro reale abbraccia diverse funzioni. Una richiesta di marketing potrebbe trigger una revisione da parte della funzione finanziaria e l'approvazione legale. Il vostro strumento dovrebbe gestire tutto questo senza ricorrere a soluzioni improvvisate |
Confronto tra i migliori strumenti di automazione dei flussi di lavoro
Confrontiamo i migliori software di automazione dei flussi di lavoro per vedere come si posizionano rispetto a criteri chiave:
Pipedream (Ideale per l'automazione del flusso di lavoro a livello di codice, pensata innanzitutto per gli sviluppatori)
Pipedream è una piattaforma di integrazione serverless pensata per gli sviluppatori che necessitano di un controllo a livello di codice sulle proprie automazioni. A differenza degli strumenti drag-and-drop, consente di scrivere codice personalizzato in Node.js, Python, Go o Bash direttamente all'interno dei flussi di lavoro quando le azioni predefinite non sono sufficienti.
La piattaforma funziona con un sistema basato su crediti in cui si paga per il tempo di elaborazione anziché per l'esecuzione di ogni singolo passaggio, e i flussi di lavoro vengono distribuiti istantaneamente su un'infrastruttura serverless senza alcuna gestione dei server.
Le migliori funzionalità/funzioni di Pipedream
- Scrivi ed esegui codice personalizzato in Node.js, Python, Go o Bash all'interno dei flussi di lavoro senza uscire dalla piattaforma né gestire le dipendenze dei pacchetti
- Connettiti a oltre 2.700 app con azioni predefinite e supporto OAuth che gestisce automaticamente l'autenticazione
- Distribuisci i flussi di lavoro istantaneamente su un'infrastruttura serverless senza preoccuparti della gestione dei server o del ridimensionamento
- Accedi a registri in tempo reale, cronologia degli eventi e strumenti di debug per riprodurre gli eventi non riusciti e risolvere rapidamente gli errori
- Crea flussi di lavoro utilizzando il drag-and-drop visivo per automazioni semplici oppure passa al codice quando hai bisogno di una logica personalizzata
Limiti di Pipedream
- Curva di apprendimento più ripida per i non sviluppatori
- I prezzi basati sul credito possono diventare costosi su larga scala per flussi di lavoro con tempi di esecuzione lunghi o un elevato utilizzo di memoria
Prezzi di Pipedream
- Free
- Base: 45 $ al mese
- Avanzato: 74 $ al mese
- Connessione: 150 $ al mese
Valutazioni e recensioni di Pipedream
- G2: Recensioni insufficienti
- Capterra: recensioni insufficienti
Cosa dicono gli utenti reali di Pipedream?
Ecco cosa ne pensa un recensore di G2:
Pipedream rende l'integrazione delle API un gioco da ragazzi. Posso creare flussi di lavoro serverless senza dover configurare l'infrastruttura, il che è un enorme vantaggio. Adoro le azioni e i trigger predefiniti: mi fanno risparmiare tantissimo tempo quando collego strumenti come Slack, Notion, ecc. La possibilità di scrivere codice personalizzato in ogni passaggio mi offre piena flessibilità senza bisogno di un'implementazione completa del backend.
Pipedream rende l'integrazione delle API un gioco da ragazzi. Posso creare flussi di lavoro serverless senza dover configurare l'infrastruttura, il che è un enorme vantaggio. Adoro le azioni e i trigger predefiniti: mi fanno risparmiare tantissimo tempo quando faccio la connessione con strumenti come Slack, Notion, ecc. La possibilità di scrivere codice personalizzato in ogni passaggio mi offre piena flessibilità senza bisogno di un'implementazione completa del backend.
⭐ Bonus: Che tu sia un principiante o un professionista, scopri quanto sia facile e potente creare un'automazione del flusso di lavoro che ti faccia risparmiare più di 5 ore alla settimana, sia a te che a tutti i membri del tuo team! ⏰
Zapier (Ideale per l'automazione senza codice su migliaia di app)
Zapier è una piattaforma di automazione no-code che collega oltre 8.000 app senza richiedere alcuna conoscenza di programmazione. Funziona con un modello di tariffazione basato sulle attività, in cui ogni azione eseguita dal flusso di lavoro conta come un'attività, rendendo i costi direttamente legati alla frequenza di esecuzione delle automazioni. La piattaforma è pensata per utenti non tecnici che hanno bisogno di collegare rapidamente diversi strumenti.
Le migliori funzionalità/funzioni di Zapier
- Crea flussi di lavoro in più passaggi con logica condizionale utilizzando filtri, percorsi e formattatori che non vengono conteggiati ai fini del limite delle attività
- Accedi a funzionalità basate sull'IA, tra cui Copilot per la creazione di automazioni tramite linguaggio naturale e agenti IA in grado di ragionare ed eseguire attività in modo autonomo
- Implementa i flussi di lavoro all'istante senza gestione dei server o configurazioni tecniche, con un'esecuzione affidabile e tempi di inattività minimi
- Inizia con modelli predefiniti per flussi di lavoro comuni come l'instradamento dei lead, la generazione delle fatture o la gestione dei ticket di supporto
Limiti di Zapier
- I prezzi basati sulle attività possono diventare rapidamente onerosi per flussi di lavoro ad alto volume o eseguiti frequentemente, con costi che aumentano proporzionalmente all'aumentare dell'utilizzo
- Il livello di integrazione varia a seconda delle app: alcune offrono solo trigger e azioni di base che richiedono soluzioni alternative o webhook personalizzati per le funzioni avanzate
Prezzi di Zapier
- Free
- Professional: 29,99 $ al mese
- Team: 103,5 $ al mese
- Enterprise: Prezzi personalizzati
Valutazioni e recensioni su Zapier
- G2: 4,5/5 (oltre 1.700 recensioni)
- Capterra: 4,7/5 (oltre 3.000 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Zapier?
Ecco cosa ne pensa un recensore di G2:
Zapier semplifica le automazioni, anche per chi non ha competenze tecniche. Mi ha permesso di collegare più piattaforme (come TikTok Lead Ads, Meta Lead Forms e Fogli Google) in modo che la nostra gestione dei lead diventasse molto più veloce e organizzata. Una volta configurati, gli Zap funzionano in modo affidabile in background e ci risparmiano un sacco di lavoro manuale.
Zapier semplifica le automazioni, anche per chi non ha competenze tecniche. Mi ha permesso di effettuare la connessione tra più piattaforme (come TikTok Lead Ads, Meta Lead Forms e Fogli Google) in modo che la nostra gestione dei lead diventasse molto più veloce e organizzata. Una volta configurati, gli Zap funzionano in modo affidabile in background e ci risparmiano un sacco di lavoro manuale.
Make (Ideale per flussi di lavoro visivi complessi e multi-ramo e trasformazioni dei dati)
Make (precedentemente Integromat) è una piattaforma di automazione visiva pensata per i team che necessitano di logica di ramificazione, trasformazioni dei dati e flussi di lavoro complessi in più fasi. Utilizza un'area di lavoro drag-and-drop in cui è possibile visualizzare l'intero flusso di lavoro in un colpo d'occhio, rendendo più facile comprendere come i dati fluiscono tra le app rispetto ai generatori lineari, passaggio dopo passaggio.
La piattaforma funziona secondo un modello di tariffazione basato sulle operazioni, in cui ogni azione del modulo conta come un'operazione, il che può risultare più conveniente rispetto agli strumenti basati sulle attività per i flussi di lavoro con molti passaggi.
Le migliori funzionalità di Make
- Progetta flussi di lavoro con router, iteratori e aggregatori che ti consentono di suddividere i dati in più percorsi, eseguire cicli su matrici e combinare i risultati di operazioni parallele
- Trasforma i dati in tempo reale utilizzando le funzioni integrate per riformattare le date, analizzare i file JSON, convertire le valute o manipolare il testo senza strumenti esterni
- Connettiti a qualsiasi API REST utilizzando il modulo HTTP quando non esistono integrazioni predefinite, ottenendo una flessibilità che va oltre gli oltre 2.800 connettori nativi dell'app
- Esegui il debug dei flussi di lavoro in modo visivo grazie a registri di esecuzione dettagliati che mostrano esattamente cosa è successo in ogni passaggio, compresi i dati scambiati tra i moduli
Imposta dei limiti
- Curva di apprendimento ripida per gli utenti non tecnici, con un'interfaccia basata su Canvas che richiede tempo per essere padroneggiata rispetto a builder lineari più semplici
- I costi basati sulle operazioni possono aumentare rapidamente per i flussi di lavoro ad alta frequenza o per quelli con trigger di polling che verificano la presenza di aggiornamenti ogni pochi minuti
Stabilire i prezzi
- Free
- Make Piano: 10,59 $ al mese
- Azienda (Enterprise): Prezzi personalizzati
Lascia valutazioni e recensioni
- G2: 4,6/5 (oltre 200 recensioni)
- Capterra: 4,8/5 (oltre 400 recensioni)
Cosa dicono gli utenti reali di Make?
Ecco cosa ne pensa un recensore di G2:
Ciò che mi piace di più di Make è la semplicità e l'intuitività con cui è possibile creare automazioni. Apprezzo in particolare la facilità con cui si crea una connessione con strumenti come Webflow e molti altri, rendendo possibile automatizzare i processi senza bisogno di codice complesso.
Ciò che mi piace di più di Make è la semplicità e l'intuitività con cui è possibile creare automazioni. Apprezzo in particolare la facilità con cui si crea una connessione con strumenti come Webflow e molti altri, rendendo possibile automatizzare i processi senza bisogno di codice complesso.
Perché ClickUp è un'ottima scelta per l'automazione
La maggior parte degli strumenti di automazione è esterna al tuo ambiente di lavoro. ClickUp, invece, integra l'automazione direttamente nella tua area di lavoro, dove si trovano già attività, documenti e comunicazioni.
Generatore di automazione basato sull'IA
Con ClickUp Automations, puoi impostare regole basate su trigger che si applicano a elenchi, cartelle e spazi. La piattaforma opera a livello di attività, ma applica la logica ovunque sia necessario: quando un'attività cambia stato, riceve un nuovo assegnatario, raggiunge una data di scadenza o quando viene aggiornato un campo personalizzato specifico.
📌 Esempio: quando un contenuto viene contrassegnato come "Pronto per la revisione", il sistema lo inoltra all'editor e aggiorna lo stato nel Calendario dei contenuti.
Inoltre, ogni automazione lascia una traccia. Puoi andare alla scheda Attività per filtrare le automazioni in base a esito positivo, esito negativo o tipo di regola. Le informazioni mostrate ti indicano quale attività ha attivato l'automazione, quale regola ha seguito e dove si è verificato l'errore, così puoi risolvere i problemi senza bisogno di una console di amministrazione o del supporto degli sviluppatori.
Un'IA che capisce il tuo lavoro
ClickUp Brain è un livello di IA contestuale che opera direttamente all'interno del tuo spazio di lavoro, con la consapevolezza di come sono strutturati i tuoi flussi di lavoro. Può fare riferimento a:
- Attività, attività secondarie e gerarchie di attività all'interno dei flussi di lavoro automatizzati
- Stati, priorità, date di scadenza e dipendenze che triggerano le automazioni
- Documenti che definiscono le regole di automazione, le eccezioni e la logica dei processi
- Commenti e cronologia delle attività che spiegano il motivo delle decisioni prese
- Titolarità, carico di lavoro e responsabilità tra i team
Grazie a queste informazioni, l'IA contestuale è in grado di:
- Consiglia regole di automazione basate su modelli di attività ricorrenti e cambiamenti di stato
- Aiuta a generare trigger, condizioni e azioni in linea con il comportamento reale del flusso di lavoro
- Identificare dove le automazioni smettono di funzionare o creano colli di bottiglia nel tempo
- Adatta la logica di automazione man mano che i flussi di lavoro si evolvono, senza dover ricostruire tutto da zero
I Super Agenti fanno il lavoro pesante da fare al posto tuo
I Super Agent di ClickUp semplificano ulteriormente interi flussi di lavoro senza richiedere regole dettagliate. Interpretano il contesto e agiscono in modo autonomo per alimentare flussi di lavoro agenti che si adattano alle condizioni mutevoli e imparano dai modelli dell'area di lavoro di ClickUp.
- Inoltra le richieste di approvazione alle persone giuste in base al tipo di progetto, alle soglie di budget o alle competenze del reparto
- Aggiornare lo stato delle attività quando le dipendenze sono state completate o quando vengono soddisfatte condizioni specifiche in più flussi di lavoro
- Assegna le attività in modo dinamico in base al carico di lavoro, alle competenze o alla disponibilità dei membri del team senza intervento manuale
- Segnalare i colli di bottiglia o gli elementi in ritardo e trigger flussi di lavoro di escalation quando le sequenze non vengono rispettate
A differenza delle automazioni rigide, gli agenti di automazione si adattano al tuo flusso di lavoro e imparano dal tuo modo di lavorare.
Guarda questo video per saperne di più sui Super Agents e su come funzionano 👇
Le funzionalità principali di ClickUp
- Agenti personalizzati: crea agenti IA personalizzati per eseguire azioni in più passaggi sulla base di trigger, istruzioni e conoscenze dell'area di lavoro
- Integrazioni con strumenti esterni: integra ClickUp con oltre 1000 strumenti, tra cui Slack, GitHub, HubSpot, Notion, Fogli Google e Salesforce
- Area di lavoro AI convergente: riduce la proliferazione delle soluzioni IA consolidando automazioni, ricerca, creazione di attività e analisi dei dati in un unico motore IA, invece di gestire più strumenti
- Generatore visivo di flussi di lavoro: progetta automazioni con una logica drag-and-drop che mostra trigger, condizioni e azioni in una vista ad area di lavoro prima di attivarli
- Monitoraggio granulare delle attività: filtra i registri di automazione in base a esito positivo, esito negativo o tipo di regola per risolvere i problemi senza bisogno di accesso da amministratore o supporto da parte degli sviluppatori
- Creazione di automazioni in linguaggio naturale: crea flussi di lavoro complessi descrivendo ciò che desideri in un linguaggio semplice e ClickUp Brain genererà l'automazione all'istante
Limiti di ClickUp
- Curva di apprendimento dovuta all'ampia personalizzazione e configurazione
Prezzi di ClickUp
Cosa dicono gli utenti reali di ClickUp?
Ascolta il racconto di un utente che condivide la sua esperienza positiva su G2:
La flessibilità di ClickUp è il vantaggio più grande per noi. Abbiamo personalizzato l'intero spazio di lavoro in base ai nostri flussi di lavoro aziendali, invece di adattare i nostri processi allo strumento. Lo utilizziamo nei reparti Customer Success, Crescita, Operazioni, Conformità, Finanza e Tecnologia, e avere tutto in un unico posto ha portato una solida struttura e maggiore visibilità. Stati personalizzati, campi, automazioni e dashboard ci aiutano a gestire l'onboarding, la conformità, le integrazioni e il monitoraggio interno senza intoppi, con una dipendenza molto minore dalle email e dai follow-up.
La flessibilità di ClickUp è il vantaggio più grande per noi. Abbiamo personalizzato l'intero spazio di lavoro in base ai nostri flussi di lavoro aziendali, invece di adattare i nostri processi allo strumento. Lo utilizziamo nei reparti Customer Success, Crescita, Operazioni, Conformità, Finanza e Tecnologia, e avere tutto in un unico posto ha portato una solida struttura e maggiore visibilità. Stati personalizzati, campi, automazioni e dashboard ci aiutano a gestire l'onboarding, la conformità, le integrazioni e il monitoraggio interno senza intoppi, con una dipendenza molto minore dalle email e dai follow-up.
Migliori pratiche per l'automazione dei flussi di lavoro
Vuoi ottenere il massimo dalla tua automazione? Segui queste pratiche per garantire il corretto funzionamento dei flussi di lavoro senza creare nuovi colli di bottiglia.
- Inizia in modo semplice: non creare flussi di lavoro elaborati con diversi rami e condizioni che potrebbero richiedere un'eternità per essere compresi; inizia con automazioni dirette e semplici prima di aggiungere complessità.
- Inizia in piccolo: automatizza un processo semplice, un'attività semplice alla volta. Automatizzare contemporaneamente i flussi di lavoro di più reparti senza processi chiaramente definiti non farà altro che aumentare le inefficienze
- Coinvolgere gli utenti effettivi del processo: coinvolgere i progettisti e i mappatori dei flussi di lavoro nella pianificazione, ma senza tralasciare gli utenti che implementeranno effettivamente tali flussi o le cui responsabilità cambieranno di conseguenza
- Documentare tutto: spiegare le regole di automazione e il modo in cui influiscono sui membri del team in modo dettagliato e conservarle in un documento chiaro e strutturato, in modo che chiunque possa consultarlo durante la risoluzione dei problemi o l'apporto di aggiornamenti
- Rivedere, adattare e iterare: valutare gli esiti positivi e i fallimenti delle automazioni, raccogliere feedback dagli utenti, identificare le inefficienze, apportare modifiche e ripetere il ciclo per mantenere i flussi di lavoro allineati alle esigenze in continua evoluzione
- Evita di automatizzare eccessivamente i casi limite: non tutti gli scenari richiedono l'automazione: alcune attività a bassa frequenza richiedono più tempo per essere automatizzate di quanto ne facciano risparmiare
- Eseguire dei test prima della distribuzione in produzione: Eseguire le automazioni prima in un ambiente di test o in un ambito limitato per individuare gli errori prima che abbiano un impatto sull'intero team
- Fai attenzione alla "stanchezza da automazione": troppe notifiche o cambiamenti di stato possono sopraffare gli utenti: assicurati che le automazioni non diventino un peso per i tuoi dipendenti
Massimizza l'efficienza tramite le automazioni dei flussi di lavoro in ClickUp
L'automazione dei flussi di lavoro dovrebbe essere percepita come uno slancio, non come una routine.
I sistemi migliori non si limitano a spostare le attività dal punto A al punto B. Eliminano gli attriti invisibili: i controlli di stato, i messaggi di "solo per aggiornarvi", l'inoltro manuale, i passaggi di consegne dimenticati. Quando l'automazione è integrata direttamente nell'area di lavoro, i flussi di lavoro procedono senza che qualcuno debba costantemente spingerli avanti.
È qui che ClickUp si distingue. Le automazioni non risiedono in uno strumento separato. Operano all'interno delle tue attività, insieme ai tuoi campi personalizzati, grazie a un'intelligenza artificiale in grado di classificare, assegnare, dare priorità e attivare automaticamente i passaggi successivi. I dashboard si aggiornano in tempo reale. I team individuano i colli di bottiglia prima che si trasformino in ritardi. E man mano che i tuoi processi si evolvono, i tuoi flussi di lavoro si evolvono con essi.
Invece di mettere insieme soluzioni puntuali, si crea un unico sistema integrato che gestisce le attività ripetitive e mette in evidenza ciò che richiede effettivamente il giudizio umano.
Se sei pronto a ridurre il carico di lavoro manuale, velocizzare l'esecuzione e dare al tuo team più tempo per attività significative, inizia ad automatizzare i flussi di lavoro in ClickUp.