In qualità di gestore del team Servizi Professionali di Teams ClickUp ho aiutato molti clienti a lanciare con esito positivo la nostra piattaforma nella loro organizzazione. Forse vi sorprenderà sapere che l'impostazione di ClickUp è la parte più semplice di ogni progetto.
Piantare delle solide fondamenta con una gerarchia ben costruita e la configurazione di visualizzazioni significative è importante! Ma il modo in cui la vostra organizzazione vive il cambiamento può avere un impatto diretto sull'esito positivo di qualsiasi trasformazione digitale.
La gestione del cambiamento consiste nel facilitare il cambiamento a livello individuale, valutando le esigenze delle parti interessate e preparandosi di conseguenza all'iniziativa di cambiamento.
Perché la gestione del cambiamento è un aspetto critico delle operazioni aziendali?
Alcuni leader aziendali a questo punto potrebbero chiedersi: "Perché preoccuparsi"? Facciamo passare il processo di gestione del cambiamento il più rapidamente possibile e speriamo per il meglio.
Sono qui per dirvi che un po' di tempo aiuterà tutti a portare a termine le iniziative di cambiamento e porterà a grandi benefici.
In primo luogo, e forse soprattutto, l'implementazione efficace della gestione del cambiamento contribuisce a garantire il ritorno sull'investimento. Assicura che il personale abbia una rapida adozione, un forte utilizzo e una buona conoscenza del prodotto per un cambiamento positivo.
Inoltre, riduce la necessità di rielaborare o rivisitare i processi, poiché gli stakeholder sono coinvolti nel progetto dall'inizio alla fine.
Infine, la strategia di gestione del cambiamento può contribuire alla riunione degli obiettivi e degli esiti positivi che avete stabilito quando avete scelto ClickUp come prodotto. Per realizzare gli esiti positivi della gestione del cambiamento è sufficiente l'assicurazione.
Modello di gestione del cambiamento di Kurt Lewin
Il Modello di Cambiamento di Kurt Lewin costruito in ClickUp Whiteboards
Il modello di gestione del cambiamento di Kurt Lewin ipotizza che per ogni cambiamento un'organizzazione attraversi cicli di tre fasi:
- Congelamento: dove il team si prepara al cambiamento e accetta il cambiamento in arrivo. Il normale modo di fare le cose comincia a "sciogliersi"
- Cambiamento: dove le iniziative di cambiamento stanno effettivamente avendo luogo
- Refreeze: Dove siconsolidare il cambiamento e la transizione all'attività aziendale come al solito-congelare_ il cambiamento in atto
Lo scopo dell'implementazione di questo processo di gestione del cambiamento è quello di far passare più rapidamente le persone attraverso la curva del cambiamento. In definitiva, i leader aziendali vogliono ridurre il tempo trascorso nel flusso e l'incertezza alla base della curva di cambiamento.
Ognuno percorre la curva del cambiamento a velocità diverse, quindi nel corso del piano dovrete considerare tutti i diversi tipi di stakeholder nella vostra visione strategica. Di seguito vi illustreremo le varie fasi, in modo che possiate gestire il cambiamento e superare i processi in modo più efficace.
Abbiamo anche messo a punto un modello di gestione del cambiamento che comprende domande per il colloquio con gli stakeholder, un piano di gestione del cambiamento e un elenco dei soggetti interessati Piano di comunicazione .
Fase 1: Sbloccare
Questa fase del processo di gestione del cambiamento è incentrata sulla scoperta e sul piano.
Valutare l'impatto del cambiamento
In primo luogo è importante identificare l'impatto dell'implementazione del cambiamento sui vostri stakeholder, siano essi direttamente o indirettamente interessati. Nei progetti di trasformazione digitale, esistono tre tipi principali di cambiamento:
1. Cambiamenti di sistema
Nel caso di un'implementazione di ClickUp, il nuovo sistema è ClickUp! Considerate quanto sarà diverso il sistema rispetto allo stato attuale, perché questo può influire sulla quantità e sul tipo di formazione necessaria al team.
Modello di piano di formazione di ClickUp
2. Modifiche al processo
Quando si lancia un nuovo sistema, è naturale che i processi o i flussi di lavoro seguiti dal team cambino insieme ad esso. Produrre Procedure operative standard (in Teams!) può essere una grande risorsa per il team.
Semplificate i vostri processi HR utilizzando il modello Modello di procedura operativa standard per le risorse umane da ClickUp e Lavagne online
3. Modifiche al personale
Questo tipo di cambiamento è probabilmente quello che preoccupa maggiormente le persone durante una trasformazione digitale: il nuovo sistema mi sostituirà? È importante considerare l'impatto sul personale durante la gestione del cambiamento organizzativo e comunicare chiaramente le aspettative.
Una volta identificate le aree che ritenete possano avere un impatto maggiore sul team, è il momento di chiederlo a loro! Condotta interviste alle parti interessate per chiedere ai membri del team quali sono le loro principali preoccupazioni e identificare le lacune del cambiamento organizzativo per tornare allo stato attuale.
Semplificate le richieste interne dei vostri stakeholder per raccogliere le informazioni esatte necessarie nei vostri moduli
Ad esempio, il vostro team potrebbe pensare che le iniziative di cambiamento in arrivo per i loro processi siano relativamente minori, anche se la vostra valutazione è che siano importanti. Ciò significa che durante il progetto dovrete assicurarvi di includere sessioni di formazione extra per aggiornare il team su come gestire il cambiamento.
Inoltre, durante i colloqui potrebbe emergere che il personale è preoccupato che il nuovo sistema porti a dei licenziamenti. Questo vi indicherebbe la necessità di inserire nel piano di comunicazione un messaggio forte per rispondere a questi timori.
Identificare i resistenti, gli scettici e i campioni
Se conducete interviste agli stakeholder, sarete presto in grado di identificare le resistenze, gli scettici e i campioni.
I campioni sono le persone che sono già state conquistate dal cambiamento e saranno gli ambasciatori di ClickUp Ambassador. Potrebbero aver già utilizzato ClickUp in passato o essere semplicemente una persona molto coinvolta nel vostro team.
I campioni devono essere utilizzati per motivare il resto del team ed essere inclusi nel processo di implementazione di ClickUp come esperti di ClickUp.
Probabilmente è ovvio che i resistenti sono persone che hanno molta probabilità di affrontare un'iniziativa di cambiamento o qualsiasi tipo di cambiamento. È importante riconoscere ma limitare la diffusione di sentimenti negativi da parte di queste persone, in modo da non sabotare il progetto. Ricordate il pregiudizio della negatività: la negatività è più forte della positività.
L'ultima categoria di persone è quella degli scettici. Questi sono in realtà i tipi di persone che preferisco coinvolgere in un workshop quando raccolgo i requisiti per l'implementazione di ClickUp per il project management!
Qui ci sono le persone più interessate al risultato del progetto e che metteranno in discussione i processi e i cambiamenti di conseguenza. Penseranno alle cose che il management non pensa.
Identificate i tipi di persone di cui sopra e lavorate con loro durante il processo di project management o l'iniziativa di cambiamento, di conseguenza!
Piano per il cambiamento
Ora che avete raccolto tutte queste informazioni, è il momento di metterle al lavoro! Sono due le risorse che raccomando per ogni progetto di esito positivo con la sua strategia di change management.
- Piano del processo di gestione del cambiamento
- Piano di comunicazione
Fortunatamente, ClickUp è un ottimo strumento per produrre e mantenere questi piani. Nel nostro modello di gestione del cambiamento, ci sono già dei piani campione pronti per essere utilizzati. Nella vostra strategia di gestione del cambiamento, dovrete includere tutte le attività che intendete svolgere per aiutare il vostro team ad adottare ClickUp.
Alcune di queste attività potrebbero includere
- Creazione di nuove procedure operative standard
- Sviluppo di strumenti di formazione
- Test di accettazione degli utenti
- Sessioni di formazione
- Celebrazione del lancio
Il piano di comunicazione è l'impostazione delle attività per le comunicazioni pianificate che avverranno durante il cambiamento. Queste possono includere:
- Annuncio iniziale
- Orario d'ufficio settimanale
- Annuncio di lancio
- Riconoscimenti dopo il lancio
Nel nostro modello c'è una bozza di linguaggio da utilizzare per molte di queste comunicazioni. ClickUp offre un certo numero di funzionalità/funzione che possono aiutarvi nell'impostazione di queste comunicazioni!
Attività in più elenchi
La funzionalità di ClickUp Tasks in Multiple Lists (TIML) consente agli sviluppatori di connettere le attività con altri team all'interno dell'organizzazione
Mi piace aggiungere tutte le attività pianificate dal mio piano di comunicazione al piano di gestione del cambiamento, in modo da visualizzare una visione olistica di tutto.
Attività ricorrenti
Impostazione delle attività ricorrenti in ClickUp in base all'ora o a un evento
Per attività come gli aggiornamenti settimanali e le riunioni del comitato direttivo, utilizzate la funzionalità/funzione ricorrente per ricordarvi facilmente di completare queste attività.
Fase 2: Cambiamento
La fase del cambiamento si verifica quando i cambiamenti hanno effettivamente luogo. Questo può essere il momento più tumultuoso per il vostro team, ma se avete lavorato sodo nella fase Unfreeze, dovreste avere un piano in atto per superare questo momento.
La sfida più grande in questo periodo è far superare a tutti la curva di cambiamento e impedire che qualcuno si blocchi. Siate pronti a modificare i vostri piani di fronte agli imprevisti che si presentano durante il progetto.
Se volete dare un'occhiata diversa al modello di modulo di feedback dei dipendenti, utilizzate questa visualizzazione Bacheca per semplici funzionalità di trascinamento e rilascio
Se avete inserito alcune processi di feedback come un modulo ClickUp o un canale Slack, dovreste iniziare a sentire alcuni dei problemi che potrebbero sorgere. Anche il team di leadership è importante per monitorare il morale del team e fornire osservazioni.
Sono sul campo con i loro team e avranno il polso dell'atmosfera generale. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui le persone possono bloccarsi durante il processo di cambiamento e come combatterli:
Non capire il motivo
Se qualcuno non capisce lo scopo dell'introduzione di ClickUp o di qualsiasi altro nuovo sistema nell'organizzazione, è probabile che non si impegni durante il progetto e che sia lento ad adottarlo. Assicuratevi di dedicare del tempo a spiegare il "perché" al vostro team e fate in modo che i vostri campioni evangelizzino il valore di un cambiamento positivo.
Paura dell'ignoto
Il cambiamento può far paura!
Per coloro che temono l'imminente iniziativa di cambiamento, intensificate le comunicazioni e assicuratevi che il processo sia molto trasparente. Coinvolgete i vostri stakeholder nel processo di gestione del cambiamento per aiutarli a dissipare i dubbi e, in ultima analisi, a garantire che le cose tornino allo stato attuale.
Preoccupazioni sull'autocompetenza
Quando si apprende un nuovo sistema, le persone possono essere preoccupate di avere le capacità tecniche per iniziare a usarlo. Assicuratevi che le sessioni di formazione siano programmate non solo per il lancio, ma anche per le settimane e i mesi successivi. La coerenza è fondamentale per gestire il cambiamento.
Pressione dei pari (pregiudizio della negatività)
Ricordate i resistenti che abbiamo identificato prima? Se le voci dei resistenti si fanno troppo forti, possono trascinare il resto del team nella gestione del cambiamento. Riducete al minimo le interruzioni fornendo a queste persone canali privati di feedback attraverso i loro provider.
Perdita di scopo e autorevolezza
Se siete il JIRA se nel vostro team c'è un esperto e improvvisamente Jira sparisce, questa persona potrebbe essere molto nervosa riguardo al suo scopo e alla sua importanza nel team. Coinvolgete chi ha queste preoccupazioni in modo più intenso nell'implementazione di ClickUp, in modo da fugare questi timori.
Preoccupazione per le esperienze passate
Se il team ha già sperimentato un cambiamento nell'organizzazione, che ha provocato un sacco di sconvolgimenti e dolori, può essere nervoso per quello che può significare il prossimo cambiamento. Dovrete riconoscere i problemi del passato e parlare delle misure adottate per implementare le lezioni apprese dai progetti precedenti.
Credenza che il cambiamento sarà temporaneo
In modo simile, se la vostra organizzazione è in costante cambiamento, le persone potrebbero credere che il nuovo sistema sia una moda temporanea che passerà di moda. Sottolineate i piani a lungo termine per ClickUp, in modo che le persone sappiano che non si tratta solo di una novità.
Siate pronti a modificare il vostro piano per qualsiasi problema che possa emergere e coinvolgete il più possibile i vostri team quando gestite il cambiamento in questa fase. Arriverete dall'altra parte sorridendo!
Fase 3: Ricongelamento
L'ultima fase consiste nel "congelare" il cambiamento in modo che ClickUp diventi la nuova realtà aziendale. Questa è spesso la fase più trascurata, perché dopo il lancio il progetto è chiuso e tutti passano alla fase successiva.
Non potrò mai sottolineare abbastanza l'importanza di questa fase per incoraggiare l'adozione di ClickUp. Il vostro team ha appena affrontato una trasformazione importante e ha compiuto un lavoro molto richiesto: è ora di riconoscerlo!
Di seguito sono elencate alcune delle attività di sostegno che dovreste includere. Il mondo è davvero la vostra ostrica e solo voi saprete cosa si adatta meglio alla cultura della vostra organizzazione e alla strategia aziendale complessiva.
Celebrazione del lancio
Per concludere il cambiamento, prendete in considerazione l'idea di organizzare una celebrazione post-lancio. Questo può essere un ottimo modo per comunicare al team che il periodo di cambiamento si è concluso e per rafforzare il passaggio a ClickUp.
I festeggiamenti possono assumere diversi moduli, come ad esempio offrire il pranzo al team o regalare a tutti un cupcake. Anche le vittorie a breve termine che si verificano subito sono ottime da promuovere quando si gestisce il cambiamento.
Concorso a punti per l'area di lavoro
ClickUp ha anche un widget di reportistica molto utile disponibile nelle nostre dashboard chiamato Punti dell'area di lavoro . Questo widget assegna punti alle persone in base al numero di attività a cui stanno lavorando, alle attività completate e ai commenti aggiunti.
La scheda Sprint Velocity di ClickUp consente di visualizzare rapidamente il lavoro completato e i punti dell'area di lavoro assegnati alle attività di tutto il team
Ho visto un numero di client di esito positivo creare una competizione interna per i propri dipendenti: la persona con il maggior numero di punti area di lavoro riceverà un buono regalo. L'implementazione di questa iniziativa al momento del lancio è un colpo di genio, perché incoraggia le persone a entrare subito in ClickUp e a migrare tutti i loro lavori attuali nel sistema.
Valutazione post-go-live
Il modo più semplice per scoprire se i vostri collaboratori stanno accogliendo il cambiamento è chiederlo a loro! Qualche settimana dopo il lancio, fate un nuovo sondaggio per conoscere le opinioni su ClickUp, i feedback e i suggerimenti per i miglioramenti.
Questo modello di retrospettiva del progetto valuta l'esito positivo o negativo del progetto e identifica i miglioramenti per evitare errori futuri
Spesso ci sono casi limite a cui non abbiamo pensato durante la fase di scoperta che emergono qui e che possono favorire un senso di miglioramento continuo con la produttività. Scoprirete anche se ci sono lacune di conoscenza che possono essere colmate con una formazione supplementare.
Formazione extra, orari d'ufficio, pranzi e lezioni
Se il vostro team vi dice che ha bisogno di una formazione extra, fornitegliela! Anche se non ve lo dicono, vale la pena di offrire ulteriori opportunità per fare domande e saperne di più.
I metodi più positivi che ho visto sono le Ore d'ufficio, in cui le persone possono portare le loro domande specifiche su ClickUp che altrimenti non potrebbero essere affrontate in una sessione di formazione.
Inoltre, se riuscite a far sì che i vostri campioni di ClickUp presentino il loro utilizzo di ClickUp in riunioni e sessioni come il Lunch and Learns, scoprirete che le persone raccolgono i suggerimenti e i trucchi dei loro colleghi.
Premi e riconoscimenti
Per assicurarvi che l'esperienza del cambiamento sia positiva, riconoscete i vostri campioni e gli esperti di materia che hanno contribuito al progetto. È una cosa importante affrontare un'iniziativa di cambiamento, quindi premiate tutti di conseguenza.
Chi beneficia di un piano di gestione del cambiamento?
Organizzazioni: Il cambiamento è inevitabile nelle aziende. Anzi, è l'unica costante. Per le organizzazioni, un piano di gestione del cambiamento è la chiave per attraversare le transizioni senza problemi. Mette al riparo l'azienda da potenziali interruzioni e riduce al minimo le perdite che potrebbero essere causate da adeguamenti non gestiti. Questo piano può aiutare a promuovere il miglioramento, l'innovazione e la crescita all'interno dell'organizzazione.
- Piano di gestione del cambiamento tecnologico
- Piano di gestione del cambiamento per il team operativo
- Piano di gestione del cambiamento organizzativo
- Piano di gestione del cambiamento per le piccole imprese
Dipendenti: Non sono solo le organizzazioni, ma anche i dipendenti a beneficiare di un piano di gestione del cambiamento completo. La scarsa dimestichezza e l'apprensione che si prova di fronte al cambiamento possono spesso portare a una diminuzione del morale e della produttività del personale. Con un piano di gestione del cambiamento adeguato, i dipendenti ricevono un supporto e una guida essenziali durante la transizione, riducendo la resistenza e migliorando l'accettazione del nuovo scenario.
- Piano di gestione del cambiamento per le relazioni con i dipendenti
- Piano di gestione del cambiamento del personale del commercio al dettaglio
- Piano di gestione del cambiamento del personale addetto alle paghe
- Piano di gestione del cambiamento per gli operai delle catene di montaggio
Attraversare la curva del cambiamento più velocemente con la gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento assicura che il team esca indenne dall'implementazione di ClickUp. Inoltre, incoraggia l'adozione e garantisce un ritorno sull'investimento il più rapido possibile.
Non trascurate nessuna delle tre fasi: congelamento, cambiamento e ricongelamento. La preparazione di ogni fase vi garantirà di ottenere il massimo dal vostro personale e da ClickUp.