In qualità di Engagement Manager del team Professional Services di ClickUp, ho aiutato molti clienti a lanciare con esito positivo la nostra piattaforma nella loro organizzazione. Potresti essere sorpreso di apprendere che configurare ClickUp è la parte più semplice di qualsiasi progetto.
È importante gettare delle basi solide con una gerarchia ben strutturata e una configurazione di visualizzazioni significative! Tuttavia, il modo in cui la tua organizzazione vive il cambiamento può influire direttamente sull'esito positivo di qualsiasi trasformazione digitale.
La gestione del cambiamento consiste nel facilitare il cambiamento a livello individuale valutando le esigenze dei tuoi stakeholder e preparandoti di conseguenza all'iniziativa di cambiamento.
Perché la gestione del cambiamento è un aspetto fondamentale delle operazioni aziendali
A questo punto, alcuni leader aziendali potrebbero chiedersi: perché preoccuparsi? Portiamo avanti il processo di gestione del cambiamento il più rapidamente possibile e speriamo per il meglio.
Sono qui per dirti che un po' di tempo aiuterà tutti ad affrontare le iniziative di cambiamento e porterà grandi benefici.
Innanzitutto, e forse ancora più importante, implementare efficacemente la gestione del cambiamento aiuta a garantire il ritorno sull'investimento. Assicura che i tuoi dipendenti adottino rapidamente il prodotto, lo utilizzino in modo ottimale e acquisiscano competenza nel suo utilizzo, per un esito positivo del cambiamento.
Inoltre, riduce la necessità di rielaborare o rivedere i processi, poiché i tuoi stakeholder sono molto coinvolti nel progetto dall'inizio alla fine.
Infine, la tua strategia di gestione del cambiamento può aiutarti a raggiungere gli obiettivi e i parametri di successo che ti sei prefissato quando hai deciso di adottare ClickUp come prodotto. Si tratta semplicemente di una garanzia per ottenere i vantaggi di una gestione del cambiamento di successo.
Il modello di gestione del cambiamento di Kurt Lewin
Il modello di gestione del cambiamento di Kurt Lewin presuppone che ogni cambiamento che un'organizzazione attraversa passi attraverso tre cicli:
- Sbloccare: il tuo team si prepara al cambiamento e accetta che il cambiamento è in arrivo. Il modo in cui normalmente fanno le cose sta iniziando a sciogliersi.
- Cambiamento: dove le iniziative di cambiamento stanno effettivamente avvenendo
- Refreeze: dove consolidare il cambiamento e tornare alla normalità, congelando il cambiamento in atto.
Lo scopo dell'implementazione di questo processo di gestione del cambiamento è quello di far progredire più rapidamente le persone lungo la curva del cambiamento. In definitiva, i leader aziendali vogliono ridurre il tempo trascorso in una situazione di instabilità e l'incertezza alla base della curva del cambiamento.
Ognuno attraversa la curva del cambiamento a velocità diverse, quindi, nell'ambito del tuo piano, dovrai considerare tutti i diversi tipi di stakeholder nella tua visione strategica. Di seguito ti guideremo attraverso ciascuna delle diverse fasi in modo che tu possa gestire il cambiamento e portare a termine i tuoi processi in modo più efficace.
Abbiamo anche creato un modello di gestione del cambiamento che include domande per le interviste agli stakeholder, un piano di gestione del cambiamento e un piano di comunicazione.
Fase 1: Sbloccare
Questa fase del processo di gestione del cambiamento è incentrata sulla scoperta e sulla pianificazione del piano.
Valuta l'impatto del cambiamento
In primo luogo, è importante identificare l'impatto dell'implementazione del cambiamento sui tuoi stakeholder, sia che siano direttamente o indirettamente interessati. Nei progetti di trasformazione digitale, esistono tre tipi principali di cambiamento:
1. Modifiche al sistema
Nel caso dell'implementazione di ClickUp, il nuovo sistema è ClickUp! Considera quanto sarà diverso il sistema rispetto allo stato attuale, poiché questo può influire sulla quantità e sul tipo di formazione necessaria al tuo team.
2. Modifiche ai processi
Quando si lancia un nuovo sistema, è naturale che i processi o i flussi di lavoro seguiti dal tuo team cambino di conseguenza. La creazione di una documentazione relativa alle procedure operative standard (in Docs!) può essere una risorsa preziosa per il tuo team.
3. Cambiamenti nel personale
Questo tipo di cambiamento ha una probabilità molto alta di preoccupare maggiormente le persone durante una trasformazione digitale: il nuovo sistema sostituirà il mio lavoro? È importante considerare l'impatto sui tuoi dipendenti durante la gestione del cambiamento organizzativo e comunicare chiaramente le aspettative.
Una volta identificate le aree che ritieni avranno il maggiore impatto sul tuo team, è il momento di chiedere loro un parere! Conduci delle interviste agli stakeholder per chiedere ai membri del tuo team quali sono le loro principali preoccupazioni e identifica le lacune nel cambiamento organizzativo per tornare allo status quo.
Ad esempio, il tuo team potrebbe ritenere che le iniziative di cambiamento introdotte nei propri processi siano relativamente minori, mentre secondo la tua valutazione sono invece significative. Ciò significa che durante il progetto dovrai assicurarti di includere sessioni di formazione aggiuntive per aggiornare il team su come gestire il cambiamento.
Inoltre, dalle interviste potrebbe emergere che i tuoi dipendenti temono che il nuovo sistema porti a licenziamenti. Questo ti indicherebbe la necessità di inserire messaggi forti nel tuo piano di comunicazione per affrontare questi timori.
Identifica i resistenti, gli scettici e i sostenitori
Se conduci interviste agli stakeholder, sarai presto in grado di identificare i resistenti, gli scettici e i sostenitori.
I campioni sono le persone che sono già state conquistate dal cambiamento e saranno i tuoi ambasciatori per ClickUp. Potrebbero aver già utilizzato ClickUp in precedenza o potrebbero semplicemente essere persone molto coinvolte nel tuo team.
I campioni dovrebbero essere utilizzati per motivare il resto del team ed essere inclusi nel processo di implementazione di ClickUp in qualità di esperti in materia.
È probabilmente ovvio che i resistenti sono persone molto titubanti nei confronti di un'iniziativa di cambiamento o di qualsiasi tipo di cambiamento. È importante riconoscerlo, ma limitare queste persone dal diffondere sentimenti negativi in modo che il progetto non venga sabotato. Ricorda il pregiudizio negativo: la negatività è più forte della positività.
L'ultima categoria di persone è quella degli scettici. Questi sono in realtà i miei tipi preferiti di persone da coinvolgere in un workshop quando raccolgo i requisiti per l'implementazione di ClickUp per il project management!
Qui hai le persone più interessate al risultato del progetto, che metteranno in discussione i processi e apporteranno le modifiche necessarie. Penseranno a cose a cui la direzione non penserebbe.
Identifica i tipi di persone sopra indicati e lavora con loro durante il processo di project management o l'iniziativa di cambiamento, di conseguenza!
Piano per il cambiamento
Ora che hai raccolto tutte queste informazioni, è il momento di metterle in pratica! Ci sono due risorse che consiglio per qualsiasi progetto di successo con la sua strategia di gestione del cambiamento.
- Piano del processo di gestione del cambiamento
- Piano di comunicazione
Fortunatamente, ClickUp è un ottimo strumento per produrre e mantenere questi piani. Nel nostro modello di gestione del cambiamento sono già presenti dei piani di esempio pronti per essere utilizzati. Nella tua strategia di gestione del cambiamento, ti consigliamo di includere tutte le attività che intendi svolgere per aiutare il tuo team ad adottare ClickUp.
Alcune di queste attività potrebbero includere:
- Creazione di nuove procedure operative standard
- Sviluppo di risorse formative
- Test di accettazione da parte degli utenti
- Sessioni di formazione
- Festa di lancio
Il piano di comunicazione è il luogo in cui imposterai le attività per le comunicazioni pianificate che avverranno durante il cambiamento. Queste possono includere:
- Annuncio iniziale
- Orario di ricevimento settimanale
- Annuncio di lancio
- Riconoscimenti post-lancio
Nel nostro modello sono presenti alcune bozze di testo che potrai utilizzare in molte di queste comunicazioni. ClickUp offre anche un numero di funzionalità/funzioni che possono aiutarti a configurare tutto questo!
Attività in più elenchi
Mi piace aggiungere tutte le attività pianificate dal mio piano di comunicazione al piano di gestione del cambiamento, in modo da avere una visione d'insieme di tutto.
Attività ricorrenti
Per attività come gli aggiornamenti settimanali e le riunioni del comitato direttivo, utilizza la funzionalità delle attività ricorrenti per ricevere facilmente dei promemoria per completare queste attività.
Fase 2: Cambiamento
La fase di cambiamento si verifica quando i cambiamenti stanno effettivamente avvenendo. Questo può essere il momento più tumultuoso per il tuo team, ma se hai lavorato sodo nella fase di sblocco dovresti avere un piano per superare questo momento.
La sfida più grande in questo periodo è quella di aiutare tutti a superare la curva del cambiamento ed evitare che qualcuno rimanga indietro. Siate pronti a modificare i vostri piani in base agli imprevisti che potrebbero verificarsi durante il progetto.
Se hai messo in atto alcuni processi di feedback come un modulo ClickUp o un canale Slack, dovresti iniziare a sentire alcuni di questi problemi che potrebbero sorgere. Anche il tuo team dirigenziale è importante per monitorare il morale del tuo team e fornire osservazioni.
Loro sono sul campo con i loro team e avranno il polso della situazione generale. Di seguito sono riportati alcuni motivi per cui le persone possono bloccarsi durante il processo di cambiamento e come combatterli:
Non comprendere il motivo
Se qualcuno non comprende lo scopo dell'introduzione di ClickUp o di qualsiasi nuovo sistema nella tua organizzazione, probabilmente non sarà coinvolto nel progetto e sarà lento nell'adottarlo. Assicurati di dedicare del tempo a spiegare il "perché" al tuo team e chiedi ai tuoi sostenitori di diffondere il valore di un esito positivo del cambiamento.
Paura dell'ignoto
Il cambiamento può fare paura!
Per coloro che temono l'imminente iniziativa di cambiamento, intensificate le comunicazioni e assicuratevi che il processo sia molto trasparente. Coinvolgete i vostri stakeholder nel processo di gestione del cambiamento per aiutare a dissipare quei dubbi e, in ultima analisi, garantire che le cose tornino allo stato precedente.
Preoccupazioni relative all'autocompetenza
Quando si apprende un nuovo sistema, le persone possono essere preoccupate di non avere le competenze tecniche necessarie per iniziare a utilizzarlo. Assicuratevi che le sessioni di formazione siano programmate non solo per il lancio, ma anche per le settimane e i mesi successivi. La coerenza è fondamentale per gestire il cambiamento.
Pressione dei pari (pregiudizio negativo)
Ricordi i resistenti che abbiamo identificato in precedenza? Se le voci dei resistenti diventano troppo forti, possono influenzare negativamente il resto del team nella gestione del cambiamento. Riduci al minimo le interruzioni fornendo canali privati di feedback per queste persone attraverso i loro manager.
Perdita di scopo e autorità
Se sei l'esperto Jira del tuo team e improvvisamente Jira viene eliminato, questa persona potrebbe sentirsi molto insicura riguardo al proprio ruolo e alla propria importanza all'interno del team. Coinvolgi maggiormente chiunque abbia queste preoccupazioni nell'implementazione di ClickUp per placare tali timori.
Preoccuparsi delle esperienze passate
Se il tuo team ha già vissuto un cambiamento nella tua organizzazione che ha causato molti sconvolgimenti e difficoltà, potrebbe essere nervoso riguardo a ciò che questo prossimo cambiamento potrebbe significare. È importante riconoscere i problemi passati e parlare delle misure adottate per implementare le lezioni apprese dai progetti precedenti.
Credete che il cambiamento sarà temporaneo
Allo stesso modo, se la tua organizzazione è in costante evoluzione, le persone potrebbero credere che il nuovo sistema sia una moda passeggera che passerà di moda. Enfatizza i piani a lungo termine per ClickUp in modo che le persone sappiano che non si tratta solo di una novità passeggera.
Siate pronti a modificare il vostro piano in caso di eventuali problemi e coinvolgete il più possibile i vostri team quando gestite il cambiamento in questa fase. Ne uscirete con il sorriso sulle labbra!
Fase 3: Ricongelamento
La fase finale consiste nel "congelare" il cambiamento in atto in modo che ClickUp diventi la nuova normalità aziendale. Questa è spesso la fase più trascurata perché, una volta avvenuto il lancio, il progetto viene chiuso e tutti passano alla fase successiva.
Non potrò mai sottolineare abbastanza l'importanza di questa fase nel promuovere l'adozione di ClickUp. Il tuo team ha appena attraversato una trasformazione importante e ha compiuto un lavoro richiesto notevole: è ora di riconoscerlo!
Di seguito è riportato un elenco delle attività di sostegno che dovresti includere. Qui hai davvero l'imbarazzo della scelta e solo tu saprai cosa si adatta meglio alla cultura della tua organizzazione e alla strategia aziendale complessiva.
Festa di inaugurazione
Per concludere il cambiamento, prendete in considerazione l'idea di organizzare una festa dopo il lancio. Questo può essere un ottimo modo per segnalare al vostro team che il periodo di cambiamento è terminato e anche per rafforzare il passaggio a ClickUp.
La celebrazione può assumere molte forme, come offrire il pranzo al tuo team o regalare a tutti un cupcake. Anche i successi a breve termine che si presentano immediatamente sono ottimi da promuovere quando si gestisce il cambiamento.
Competizione a punti nell'area di lavoro
ClickUp dispone anche di un widget di reportistica molto utile disponibile nelle nostre dashboard chiamato Workspace Points. Questo widget assegna punti alle persone in base al numero di attività su cui stanno lavorando, alle attività completate e ai commenti aggiunti.
Ho visto molti dei miei clienti di successo creare una competizione interna per i propri dipendenti, in cui la persona con il maggior numero di punti nell'area di lavoro di ClickUp riceve un buono regalo. Implementare questa strategia al momento del lancio è una mossa vincente perché incoraggia le persone a familiarizzare con ClickUp sin dall'inizio e a migrare tutto il loro lavoro attuale nel sistema.
Valutazione post-avvio
Il modo più semplice per scoprire se i tuoi dipendenti stanno accogliendo il cambiamento è chiedere loro direttamente! Qualche settimana dopo il lancio, sottoponi nuovamente un sondaggio a tutti per conoscere le loro opinioni su ClickUp, i loro feedback e i loro suggerimenti per migliorarlo.
Spesso emergono casi limite a cui non abbiamo pensato durante la fase di scoperta e che possono favorire un senso di miglioramento continuo del prodotto. Scoprirai anche se ci sono lacune di conoscenza che possono essere colmate con una formazione supplementare.
Formazione extra, orario di ufficio e pranzi formativi
Se il tuo team ti dice che ha bisogno di ulteriore formazione, forniscila! Anche se non te lo dicono, vale la pena offrire ulteriori opportunità per porre domande e ottenere ulteriori informazioni.
I metodi più efficaci che ho visto sono cose come Office Hours, dove le persone possono porre domande specifiche su ClickUp che altrimenti non potrebbero essere affrontate in una sessione di formazione.
Inoltre, se riesci a convincere i tuoi campioni di ClickUp a presentare come utilizzano ClickUp durante riunioni e sessioni come Lunch and Learns, vedrai che le persone impareranno i trucchi e i consigli che i loro colleghi condividono con loro.
Ricompense e riconoscimenti
Per assicurarti che l'esperienza complessiva del cambiamento sia positiva, riconosci i tuoi campioni e gli esperti in materia che hanno contribuito al progetto. Affrontare un'iniziativa di cambiamento è una cosa importante, quindi ricompensa tutti di conseguenza.
Chi trae vantaggio da un piano di gestione del cambiamento?
Organizzazioni: il cambiamento è inevitabile nelle aziende. Anzi, è l'unica costante. Per le organizzazioni, un piano di gestione del cambiamento è fondamentale per affrontare le transizioni senza intoppi. Protegge l'azienda da potenziali interruzioni e riduce al minimo le perdite che potrebbero essere causate da adeguamenti non gestiti. Questo piano può contribuire a promuovere il miglioramento, l'innovazione e la crescita all'interno dell'organizzazione.
Dipendenti: non sono solo le organizzazioni, ma anche i dipendenti a trarre grandi vantaggi da un piano di gestione del cambiamento completo. La mancanza di familiarità e l'apprensione che accompagnano il cambiamento possono spesso portare a un calo del morale e della produttività del personale. Con un piano di gestione del cambiamento adeguato, i dipendenti ricevono l'assistenza e la guida essenziali durante la transizione, riducendo la resistenza e migliorando l'accettazione del nuovo scenario.
Affronta più rapidamente la curva del cambiamento con la gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento garantisce che il tuo team superi indenne l'implementazione di ClickUp. Inoltre, incoraggia l'adozione e assicura il più rapido ritorno sull'investimento possibile.
Non trascurare nessuna delle tre fasi: Sblocco, Cambiamento e Ricongelamento. Prepararti per ogni fase ti garantirà di ottenere il massimo dal tuo personale e da ClickUp.