Le attività noiose e ripetitive, come riepilogare i dettagli delle chiamate dopo ogni interazione con i clienti o rispondere ripetutamente alle stesse domande, possono rallentare il tuo team e danneggiare la produttività.
Ma con l'IA possiamo finalmente dire addio a queste noiose faccende.
È interessante notare che un sondaggio condotto da Gartner ha rilevato che fino all'80% dei dirigenti ritiene che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale. Ciò dimostra l'incredibile potenziale per le organizzazioni che integrano l'IA nei propri processi.
In questo blog esamineremo da vicino cos'è l'automazione delle attività tramite IA e come può essere utilizzata per modificare il modo di lavorare della tua organizzazione. ⬇️
Che cos'è l'automazione delle attività tramite IA?
L'automazione IA si riferisce all'utilizzo di tecnologie di intelligenza artificiale per semplificare ed eseguire attività (ripetitive) tipicamente e tradizionalmente svolte dagli esseri umani.
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Questo approccio affronta la carenza di competenze e manodopera aumentando al contempo l'efficienza operativa, liberando i dipendenti da attività ripetitive e consentendo loro di concentrarsi su lavoro strategico e di maggior valore.
Il ruolo e i vantaggi dell'IA nell'automazione delle attività
L'automazione IA combina l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP), l'ottimizzazione dei processi robotici (RPA), la visione artificiale e altri algoritmi di apprendimento automatico che automatizzano in modo efficace i processi aziendali.
Addestrate su grandi set di dati non strutturati, queste tecnologie sono in grado di eseguire attività complesse senza l'intervento umano, seguendo regole predefinite e adattandosi in base agli input di dati in tempo reale.
I modelli di apprendimento automatico, addestrati sui dati, identificano modelli e generano previsioni.
Gli algoritmi NLP consentono ai sistemi di comprendere e generare il linguaggio umano, fondamentale per applicazioni come i chatbot. I bot RPA imitano le azioni umane per eseguire attività ripetitive, mentre la visione artificiale elabora le informazioni visive per prendere decisioni basate su immagini e video.
Molte organizzazioni utilizzano l'automazione basata sull'IA per scopi aziendali, in funzioni che vanno dal marketing al servizio clienti.
Ad esempio, Amazon utilizza l'IA nei centri logistici per individuare i prodotti danneggiati, triplicando la precisione rispetto agli esseri umani. Addestrata su milioni di immagini, questa IA segnala gli elementi imperfetti per un'ulteriore valutazione, che porta alla rivendita, alla donazione o al riutilizzo invece che alla spedizione diretta al cliente.
Vantaggi dell'automazione tramite IA
L'intelligenza artificiale svolge un ruolo multidimensionale quando si tratta di automazione. Vediamo come può essere vantaggiosa per la tua azienda. 👀
- Migliora la produttività: l'IA è in grado di gestire le attività ripetitive, consentendo ai tuoi team di concentrarsi su lavori più importanti che richiedono l'attenzione umana. Ciò riduce il loro carico di lavoro e aumenta la loro produttività e la qualità del loro lavoro.
- Consolida il processo decisionale: fornendo dati all'IA, puoi ricevere assistenza nella previsione, nell'identificazione delle tendenze future dei prodotti e nell'accesso alle informazioni di settore. Queste informazioni e questi modelli che potrebbero sfuggire all'occhio umano aiutano a migliorare il processo decisionale.
- Risparmio sui costi: l'automazione basata sull'IA consente di risparmiare sui costi riducendo il costo del lavoro, aumentando l'efficienza e minimizzando gli errori. Ottimizza l'utilizzo delle risorse, migliora la manutenzione predittiva e semplifica le catene di approvvigionamento, riducendo così gli sprechi logistici e i tempi di inattività.
Quali sono le diverse attività che l'IA può automatizzare?
L'intelligenza artificiale può automatizzare molti aspetti delle operazioni aziendali, da alcune semplici attività (come gli aggiornamenti di stato) a processi di inventario complessi e multistrato.
Di seguito sono riportati cinque casi d'uso che ti aiuteranno a capire come funziona.
1. Gestione delle operazioni
Sul fronte operativo, l'IA può aiutare ad automatizzare le attività di back-office come l'elaborazione delle fatture, la gestione della documentazione e l'elaborazione dei documenti, la gestione degli account, la supervisione della catena di approvvigionamento e il monitoraggio dell'inventario. Ciò contribuisce a snellire le operazioni e a ridurre i costi della catena di approvvigionamento derivanti da una cattiva gestione dell'inventario.
Walmart utilizza l'IA per ottimizzare la propria catena di fornitura in vari modi. L'IA aiuta a gestire l'inventario monitorando i livelli delle scorte e prevedendo la domanda, in modo da evitare esaurimenti e eccedenze di magazzino, mantenendo i clienti soddisfatti e riducendo i costi.
Ottimizza inoltre il movimento delle merci, riducendo i costi, aumentando la produttività e velocizzando le consegne ai negozi. Per quanto riguarda i prezzi, l'IA li stabilisce in base alla domanda, alla concorrenza e ai costi, aiutando Walmart a rimanere competitivo e a massimizzare i profitti.
2. Servizio clienti personalizzato
Quasi il 90% dei clienti considera una risposta immediata una parte essenziale del servizio clienti.
Ecco perché il settore dell'assistenza clienti utilizza ampiamente strumenti CRM basati sull'IA e chatbot alimentati dall'IA per rispondere alle query ripetitive dei clienti, come "Quando apre il negozio?" o "Questo prodotto è restituibile?".
L'automazione delle attività tramite IA elimina l'onere di fornire tali risposte da parte dei lavoratori umani, coinvolgendoli solo in problemi complessi. Inoltre, ti evita il fastidio di assumere lavoratori per il turno di notte o di investire denaro in più dipendenti in generale.
I progressi di Amazon nel campo dell'IA, tra cui Q in Connect e Amazon Connect Contact Lens, dimostrano come l'IA venga utilizzata per l'automazione del servizio clienti.
"Con pochi clic, i responsabili dei contact center possono sfruttare le nuove funzionalità basate sull'IA generativa di Amazon Connect per migliorare gli oltre 15 milioni di interazioni con i clienti gestite ogni giorno su Amazon Connect."
"Con pochi clic, i responsabili dei contact center possono sfruttare le nuove funzionalità basate sull'IA generativa di Amazon Connect per migliorare gli oltre 15 milioni di interazioni con i clienti gestite ogni giorno su Amazon Connect."
3. Analisi dei dati e analisi predittiva
Molte decisioni si basano su enormi set di dati, sondaggi e reportistica, che possono essere difficili da gestire per i tuoi colleghi umani a causa del loro volume. È qui che l'IA diventa preziosa con le sue capacità di apprendimento automatico, NLP e visione artificiale.
L'automazione delle attività tramite IA consente di analizzare con precisione grandi set di dati e fornire le informazioni necessarie, permettendo ai team aziendali di concentrarsi in modo più efficace sul lavoro pertinente al proprio campo. Naturalmente, non è possibile omettere completamente l'elemento umano dal processo decisionale, soprattutto per quanto riguarda aspetti come l'analisi del sentiment. Ecco come si presenta questa combinazione nella pratica:
Un buon esempio è rappresentato dalle attività di vendita al dettaglio di e-commerce che utilizzano grandi quantità di dati dei clienti per creare profili utente. Questi profili suggeriscono automaticamente ai consumatori prodotti in base alla loro attività e alla cronologia degli acquisti.
Strumenti di IA come Klaviyo e Attentive si basano sull'automazione basata sull'IA per funzionalità avanzate di segmentazione del pubblico nell'email marketing. Queste funzionalità analizzano il comportamento dei clienti per creare segmenti di email per una comunicazione personalizzata.
In questo modo, puoi automatizzare la separazione dei clienti in base a determinati dati demografici, quindi non è necessario esaminare manualmente ogni profilo cliente e classificarli in una determinata fascia di marketing.
4. Marketing
L'IA può automatizzare attività di marketing come campagne di email e testo, gestione dei post sui social media, generazione di consigli personalizzati sui prodotti o creazione di contenuti per i social media. Questo ti aiuta a raggiungere più clienti sulle piattaforme giuste al momento giusto, aumentando in ultima analisi le vendite.
Inoltre, un recente studio di McKinsey ha previsto che l'IA potrebbe aggiungere fino a 4,4 trilioni di dollari di valore all'economia globale entro il 2030, con il marketing come principale beneficiario.
Nell'immagine sopra, Heinz utilizza una versione di Dall-E per produrre campagne visive pluripremiate utilizzando l'intelligenza artificiale text-to-image e con un'automazione del processo di progettazione grafica, mentre Coca-Cola utilizza strumenti di creazione di contenuti basati sull'IA per creare biglietti di Natale per una campagna festiva.
5. Commerciale
Puoi utilizzare l'IA per automatizzare attività di vendita quali la qualificazione dei lead, la pianificazione degli appuntamenti con i potenziali clienti e la generazione automatica di e-mail di follow-up a intervalli regolari. Ciò aiuterà il tuo team di vendita a concludere più contratti e ad aumentare il fatturato.
L'IA e l'apprendimento automatico trasformano il sistema di valutazione dei potenziali clienti perfezionando continuamente i modelli di punteggio per identificare i lead ad alto potenziale. Ciò consente ai team commerciali di interagire con i potenziali clienti migliori al momento giusto, aumentando i tassi di conversione e i ricavi.
L'IA va oltre i tradizionali set di dati e incorpora diverse origini dati, come i social media, le interazioni sui siti web e il coinvolgimento tramite email, per fornire un quadro completo dei potenziali clienti.
Ad esempio, il lead scoring basato sul machine learning di Razorpay è un esempio di questa efficacia, con un aumento del 50% del valore lordo della merce (GMV) mensile, una riduzione del 70% dello sforzo richiesto dal team e un ciclo di conversione più breve di un mese.
Come automatizzare le attività con l'IA
Abbiamo parlato a lungo dei vantaggi dell'automazione delle attività tramite l'IA, ma ora vediamo come puoi metterla in pratica nella tua azienda.
Per iniziare con l'automazione basata sull'IA, segui questi passaggi.
Passaggio 1: Identifica le attività che possono essere automatizzate
Il primo passaggio consiste nell'identificare le attività della tua azienda che possono essere automatizzate.
Concentrati sulle attività che richiedono molto tempo, sono soggette a errori o sono ripetitive. Sii consapevole di ciò che stai automatizzando. Non automatizzare molte cose contemporaneamente, perché potrebbe essere difficile gestirle.
Inoltre, se hai appena iniziato con l'automazione, rimanda le aree critiche a un momento successivo, quando la tua azienda e i tuoi team avranno acquisito familiarità con l'automazione basata sull'IA.
Passaggio 2: scegli gli strumenti giusti
Questo passaggio è fondamentale per il successo del tuo percorso di automazione IA. Con così tanti strumenti di automazione IA disponibili, è fondamentale scegliere quello giusto in base alle tue esigenze e al tuo budget.
Ad esempio, ClickUp e Asana sono ottime opzioni per automatizzare le attività e gestire i progetti. Ma se ti stai concentrando sull'email marketing e sulla gestione tramite IA, potresti prendere in considerazione Mailbutler o EmailTree.
Passaggio 3: Configurazione dello strumento
Dopo aver selezionato uno strumento di automazione dei processi adeguato, il passaggio successivo è l'impostazione dello strumento. Ciò comporta in genere fornire allo strumento i dati di addestramento e configurarlo per automatizzare le attività desiderate.
Puoi anche parlare con i tuoi provider di servizi IA e sviluppare soluzioni su misura per i tuoi problemi.
Passaggio 4: Test e monitoraggio costanti
Una volta configurato lo strumento di IA, è fondamentale testare e monitorare le prestazioni delle attività automatizzate. Ciò garantisce il corretto funzionamento dello strumento e l'efficace automazione delle attività desiderate.
Effettua controlli regolari per garantire la sicurezza, la privacy e la trasparenza dei dati.
Perché ClickUp è il miglior strumento di automazione basato sull'intelligenza artificiale
Scegliere lo strumento giusto per il tuo percorso di automazione è fondamentale. Ma ecco il punto: ora puoi evitare il grattacapo di dover scegliere uno strumento di IA diverso per ogni attività.
Sì, esiste un software che racchiude tutte queste funzioni in un unico pacchetto: ClickUp.
Diamo un'occhiata ad alcune delle sue più interessanti funzionalità/funzioni di IA e automazione.
ClickUp Brain
ClickUp è dotato dell'innovativo assistente IA integrato ClickUp Brain. Si tratta della prima rete neurale al mondo che integra attività, documenti e persone nella base di conoscenze della tua azienda con l'IA.
Le tre funzionalità principali includono:
- AI Knowledge Manager: fai domande ed estrai automaticamente le risposte da qualsiasi punto dell'area di lavoro di ClickUp.
- AI Project Manager: gestisci e automatizza più attività, come il riassunto delle conversazioni in chat e gli aggiornamenti relativi al completamento delle attività, all'assegnazione dei compiti e altro ancora.
- AI Writer: crea contenuti e bozze di risposte per i clienti in modo automatico utilizzando IA Writer.
Inoltre, ClickUp Brain si integra con altri strumenti, facilitando il trasferimento dei dati senza interruzioni.
Puoi utilizzare ClickUp Integrations per integrare facilmente app popolari come HubSpot, GitHub e Twilio o creare webhook personalizzati per qualsiasi altra applicazione, consentendo un'automazione senza soluzione di continuità in tutto il tuo stack digitale da una piattaforma centralizzata.
📮ClickUp Insight: quasi l'88% dei partecipanti al nostro sondaggio ora si affida agli strumenti di IA per semplificare e velocizzare le attività personali. Vuoi ottenere gli stessi vantaggi sul lavoro? ClickUp è qui per aiutarti! ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, può aiutarti a migliorare la produttività del 30% con meno riunioni, rapidi riassunti generati dall'IA e attività automatizzate.
ClickUp AI Builder
Una funzionalità unica che differenzia le funzionalità di automazione di ClickUp dalle altre applicazioni è il suo intuitivo AI Builder.
Grazie a ClickUp Brain, AI Builder semplifica l'automazione del flusso di lavoro per qualsiasi team. Basta descrivere l'automazione necessaria in un linguaggio semplice e la nostra IA integrata configurerà rapidamente l'automazione delle attività in qualsiasi spazio, cartella o elenco.
Attività ricorrenti di ClickUp
E se non vuoi perdere troppo tempo ad automatizzare manualmente le attività semplici che si ripetono quotidianamente, settimanalmente, mensilmente o a intervalli fissi, utilizza le attività ricorrenti di ClickUp. Puoi scegliere tra ripetizioni giornaliere, settimanali, mensili, annuali, dopo un certo numero di giorni o personalizzate.
La funzionalità Attività ricorrente consente anche di creare specifiche personalizzate relative alla ricorrenza dell'attività, ad esempio dopo che l'attività è stata completata o dopo un determinato periodo di tempo. Questa funzionalità offre una grande libertà, poiché consente di ripetere le attività praticamente in qualsiasi modo immaginabile.
Libreria di automazioni ClickUp
ClickUp offre una serie di funzionalità di automazione nell'ambito di ClickUp Automation. Queste includono modelli, scorciatoie, automazione delle email, registri di controllo e integrazioni che ti aiuteranno a sbrigare rapidamente le tue attività quotidiane.
A proposito di modelli, ClickUp offre oltre 100 modelli predefiniti nella sua libreria di automazioni. Questi ti aiutano ad automatizzare rapidamente attività ripetitive come l'assegnazione di compiti, la pubblicazione di commenti, la modifica degli stati, lo spostamento di elenchi e molto altro ancora.
ClickUp non si occupa solo dell'automazione interna, ma è anche un campione nel servizio clienti. Migliora l'efficienza della tua comunicazione con l'automazione delle email di ClickUp.
Rispondi automaticamente ai feedback dei clienti inviati tramite i moduli ClickUp, assicurati che partner e fornitori rimangano informati con aggiornamenti automatici sui progetti e molto altro ancora.
Registri di controllo ClickUp
Se temete di perdervi in questo mare di automazione, ClickUp ha una soluzione anche per questo.
Con i registri di audit di ClickUp, puoi effettuare il monitoraggio facile dello stato delle automazioni, delle azioni e delle posizioni. Puoi anche verificare i dettagli e apportare le modifiche necessarie da una dashboard unificata, garantendo una gestione senza intoppi dei tuoi processi automatizzati.
La potente gestione dei progetti di ClickUp, combinata con l'automazione, ha portato ottimi risultati ai nostri clienti. Ad esempio, presso STANLEY Security, un'azienda globale di soluzioni di sicurezza, ClickUp ha contribuito a riunire tutti i team distribuiti su un'unica piattaforma. Sono riusciti a risparmiare più di 8 ore ogni settimana e a ridurre del 50% il tempo necessario per generare i report.
"Siamo in grado di personalizzare e automatizzare ClickUp in base a ogni specifica iniziativa, il che ci ha permesso di ottimizzare e semplificare i nostri flussi di lavoro, aumentando in modo esponenziale la capacità del nostro team".
"Siamo in grado di personalizzare e automatizzare ClickUp in base a ogni specifica iniziativa, il che ci ha permesso di ottimizzare e semplificare i nostri flussi di lavoro, aumentando in modo esponenziale la capacità del nostro team".
Sfide operative, etiche e relative alla privacy nell'implementazione dell'IA
Sebbene l'automazione basata sull'IA segni indubbiamente l'avvento del futuro, la sua implementazione aziendale presenta ancora alcuni aspetti da perfezionare. Esaminiamo alcune di queste sfide ed esploriamo le possibili soluzioni.
Sfide operative
Il primo punto dell'elenco riguarda le sfide operative che ostacolano le capacità dell'IA sul posto di lavoro. Diamo un'occhiata più da vicino:
- Costo di implementazione: dipende dall'uso che si fa dell'IA. Il prezzo sarà relativamente basso per la creazione di contenuti semplici o l'assistenza. Tuttavia, se è necessario analizzare grandi set di dati, è necessaria una potenza di calcolo adeguata. Come azienda, potresti dover sostenere costi elevati per l'integrazione dei database e lunghi processi di formazione dei dati. La soluzione migliore è un servizio SaaS con funzionalità IA integrate e altri strumenti di automazione del flusso di lavoro.
- Qualità dei dati: i risultati dell'IA sono validi solo quanto i dati che le vengono forniti. Ma ecco il problema: in molte aziende, i dati sono sparsi ovunque, isolati, disorganizzati o semplicemente di bassa qualità. E questo è un grosso ostacolo per sfruttare i vantaggi dell'IA. Questi cosiddetti "dati sporchi" potrebbero essere obsoleti, imprecisi, incompleti o incoerenti. Prima di poterli utilizzare in modo utile, è necessario pulirli. Ciò significa eliminare gli errori, colmare le lacune e assicurarsi che tutto sia coerente e aggiornato.
- Mancanza di competenze tecniche: l'adozione dell'IA richiede conoscenze e competenze approfondite che molte organizzazioni non possiedono. Senza tali competenze, mettere in pratica l'IA può essere difficile, limitandone il pieno potenziale. Ma ecco la soluzione: è semplice, anche se potrebbe richiedere alcune risorse: investite nella formazione dei vostri dipendenti per gestire questi cambiamenti.
- Integrazione con i sistemi legacy: i sistemi legacy sono spesso incompatibili con l'IA. Modificare tali sistemi per adattarli all'IA è spesso complesso e richiede molto tempo. L'integrazione ostacolata con i sistemi esistenti può portare a inefficienze e aumento dei costi. Modernizzare questi sistemi con un quadro operativo efficiente e tecnologie all'avanguardia per facilitare l'adozione dell'IA.
Sfide etiche
Da un sondaggio condotto da PwC è emerso che l'85% dei CEO ritiene che l'IA cambierà in modo significativo la propria attività nei prossimi cinque anni, con le questioni etiche che rappresentano un problema chiave.
L'IA pone molti problemi etici, quali:
- Privacy e sicurezza dei dati: i sistemi di IA hanno una forte dipendenza dai dati e la raccolta, l'archiviazione e l'analisi di grandi quantità di informazioni personali e sensibili sollevano preoccupazioni in materia di privacy e sicurezza. La protezione di questi dati in conformità con le leggi locali e la garanzia di un loro utilizzo responsabile sono fondamentali per mantenere la fiducia nelle tecnologie di IA.
- Mancanza di trasparenza nel processo decisionale dell'IA: gli algoritmi di IA sono complessi e il modo in cui giungono a determinate decisioni potrebbe non essere chiaro a chi non possiede competenze tecniche. Questa mancanza di trasparenza può sollevare preoccupazioni relative a distorsioni e pregiudizi, in particolare in settori critici come la sanità e la giustizia penale.
- Cambiamenti nel mondo del lavoro: l'automazione basata sull'IA ha il potenziale per rivoluzionare il mercato del lavoro. Con l'automazione di molte attività che richiedono conoscenze specialistiche, i lavoratori dovranno alla fine migliorare le proprie competenze o addirittura cambiare completamente carriera.
"La vedo (l'IA) come un fattore che migliora la produttività. Distruggerà l'occupazione in alcuni settori; intendo dire che ci saranno parti del mercato del lavoro in cui le attività potranno essere sostituite in una certa misura.
Ma poi troverai anche altri modi per innovare e creare più posti di lavoro altrove. Voglio dire, questa è la storia della crescita economica e dell'innovazione da centinaia di anni: hai un'innovazione che fondamentalmente fa risparmiare manodopera e riduce l'occupazione in alcune aree, ma poi la aumenta in altre.
"La vedo (l'IA) come un fattore che migliora la produttività. Distruggerà l'occupazione in alcuni settori; intendo dire che ci saranno parti del mercato del lavoro in cui le attività potranno essere sostituite in una certa misura.
Ma poi troverai anche altri modi per innovare e creare più posti di lavoro altrove. Voglio dire, questa è la storia della crescita economica e dell'innovazione da centinaia di anni: hai un'innovazione che fondamentalmente fa risparmiare manodopera e riduce l'occupazione in alcune aree, ma poi la aumenta in altre.
La soluzione? Un cambiamento di prospettiva.
Le aziende devono promuovere la trasparenza nel processo decisionale basato sull'IA, stabilire linee guida etiche per l'uso dell'IA e condurre frequenti audit per identificare eventuali pregiudizi. Adotta passaggi per migliorare le competenze della tua forza lavoro, in modo che l'adozione dell'automazione basata sull'IA incontri pochi ostacoli.
In un'interessante conversazione, Pascal Bornet, autore di IRREPLACEABLE & Intelligent Automation, discute una via di mezzo in cui l'IA e le competenze umane svolgono un ruolo ugualmente importante nel portare a termine il lavoro. Sottolinea l'importanza di sviluppare e rafforzare le capacità unicamente umane, denominate "Humics", che sono difficili da replicare per l'IA.
Questi includono:
- Creatività autentica: creazione di idee originali ed espressioni artistiche basate sulle esperienze, le emozioni e l'intuizione umane.
- Pensiero critico: analizzare le informazioni, mettere in discussione le ipotesi e formulare giudizi etici basati sui valori umani e sul contesto.
- Autenticità sociale: costruire relazioni profonde basate sulla fiducia, comunicare con empatia e guidare gli altri con intelligenza emotiva.
Concentrandosi su questi Humics e creando sinergie con l'IA, le persone possono aumentare il proprio valore tramite l'automazione delle attività di routine e enfatizzando la creatività umana e le capacità interpersonali.
Bornet consiglia inoltre ai dipendenti di essere "pronti al cambiamento" se vogliono davvero stare al passo con un mondo imprevedibile e in rapida evoluzione.
Sfrutta l'IA con ClickUp
L'IA è il futuro, non c'è dubbio. E integrarla nell'automazione della tua azienda? Questo ti consentirà sicuramente di ridurre i costi e liberare tempo per i tuoi dipendenti.
Tuttavia, il fattore decisivo principale è la scelta del software di automazione delle attività basato sull'IA. Puoi seguire un percorso specializzato e cercare assistenza da diverse applicazioni di IA per diverse attività.
Ma quando si tratta di automazione centralizzata, non esiste una piattaforma completa come ClickUp. È facile da usare, potente, flessibile ed economica. Non è necessario essere esperti di codice per integrare automazioni personalizzate o predefinite nel tuo flusso di lavoro.
Allora, cosa aspetti? Prova ClickUp gratis oggi stesso!