Come ottimizzare il project management con le automazioni

Un project manager è quasi sempre un multi-tasker, immerso in elenchi di cose da fare lunghi chilometri, affogato in note adesive e fogli di calcolo. È questa la vostra realtà di project manager? Vorreste essere più organizzati e produttivi?

**L'automazione può aiutarvi!

Le Automazioni hanno già avuto un esito positivo nel mondo del marketing. A sondaggio condotta dallo Small Business & Entrepreneurship Council ha rilevato che il 75% del campione di piccole aziende utilizza l'automazione per scopi di marketing. E sono più sagge e più ricche per questo.

Ogni anno vengono investiti trilioni di euro in progetti. Eppure, solo un 35% scioccantemente basso è considerato un esito positivo! Immaginate le risorse sprecate e il potenziale non realizzato racchiuso in quei progetti falliti. L'automazione del project management può essere la chiave per usufruire dell'esito positivo e trasformare quel 35% in un numero molto più alto.

Le soluzioni di automazione dei progetti possono aiutarvi a creare un sistema che genera e invia report puntuali, imposta riunioni ricorrenti, invia promemoria ed esegue altre attività ripetitive per voi. In questo modo i project manager e i membri del team sono liberi di concentrarsi su lavori più strategici.

Continuate a leggere per scoprire come l'automazione del flusso di lavoro può trasformare il project management, rendendo i team più felici ed efficienti.

Comprendere l'automazione del project management

L'automazione sostituisce le attività manuali con programmi informatici in grado di identificare e ripetere le attività di routine senza l'intervento umano. Automazioni per il project management applica questo concetto agli strumenti di project management, consentendo loro di gestire automaticamente le attività di routine.

Relazioni con lo sviluppo agile del software e il processo di sviluppo del software

Il project management del processo di sviluppo del software deve garantire una facile integrazione della metodologia agile e una consegna più rapida e di alta qualità. Lo sviluppo agile del software prevede essenzialmente la consegna di un prodotto in fasi basate sul feedback e sull'iterazione. Questo crea cicli ricorrenti di passaggi di sviluppo. I project manager possono facilmente identificare tali attività ricorrenti e introdurre l'automazione per gestirle.

Un tipico processo di sviluppo agile del software comprende fasi di project management come l'avvio, il piano, l'esplorazione, l'adattamento e la chiusura. In ognuno di questi passaggi, i gestori del progetto devono identificare le opportunità di automazione, come il monitoraggio delle Sequenze, l'aggiornamento dello stato di avanzamento giornaliero dai report forniti dal team, il monitoraggio della risoluzione dei problemi e la programmazione delle riunioni di revisione.

Gli strumenti di automazione possono snellire le attività ripetitive che impantanano i team agili. Pensate a gestire attività come l'aggiornamento automatico dei rapporti sullo stato di avanzamento dopo un commit del codice, l'assegnazione di compiti in base a criteri e dipendenze predefiniti, l'invio di promemoria per le prossime riunioni giornaliere di standup e la generazione di note per le riunioni.

In questo modo, il team libera le proprie capacità cerebrali per concentrarsi sulla risoluzione creativa dei problemi che fanno davvero progredire il progetto.

Automazione del project management e IA Strumenti di IA per il project management possono analizzare grandi quantità di dati di progetto, ridurre l'intervento manuale, identificare modelli, gestire i rischi e migliorare la comunicazione. Ciò consente di mitigare i rischi in modo proattivo e di correggere la rotta, di migliorare l'accuratezza, di mantenere le attività sotto controllo, il team in sincronizzazione e il progetto entro il budget.

Con una previsione di progetto riduzione dei costi del 30% per l'automazione basata sull'IA questo è un momento d'oro per le aziende che vogliono investire in strumenti di IA per il project management.

L'analisi predittiva può essere utilizzata per prendere decisioni guidate dai dati e prive di pregiudizi. Gli strumenti di IA possono essere utili per assistere il monitoraggio della conformità nello sviluppo del software. Analizzando i dati e identificando potenziali problemi, l'IA aiuta i team di sviluppo a rimanere informati e ad affrontare in modo proattivo i problemi di conformità.

Vantaggi e svantaggi degli strumenti di automazione del project management

Quali sono i vantaggi dell'automazione del project management? I project manager possono trovarsi invischiati nei dettagli, perdendo di vista le attività che fanno effettivamente muovere le metriche. L'automazione può aiutare a riallineare l'attenzione su ciò che conta attraverso:

• Maggiore efficienza e produttività: l'automazione elimina attività ripetitive come la programmazione delle riunioni, la generazione di reportistica e l'invio di aggiornamenti sullo stato. I gestori del progetto e i membri del team possono così concentrarsi su attività di maggior valore come il piano strategico, la risoluzione dei problemi e la collaborazione
• Miglioramento dell'accuratezza e della coerenza: L'errore umano è una parte naturale di qualsiasi processo manuale. I sistemi automatizzati, invece, seguono costantemente regole e flussi di lavoro predefiniti, riducendo al minimo gli errori e garantendo che i dati del progetto rimangano accurati e affidabili
• Visibilità e trasparenza maggiori: I dashboard in tempo reale e gli strumenti di reportistica automatizzata forniscono un quadro chiaro dello stato del progetto, dell'allocazione delle risorse e dei rischi potenziali. Questa trasparenza favorisce una migliore comunicazione e collaborazione all'interno dei team di progetto
• **Riduzione dei costi: l'automazione può ridurre significativamente i costi amministrativi associati al project management. Può anche portare a un completamento più rapido del progetto, risparmiando sui costi complessivi del progetto
• **Miglioramento della gestione dei rischi: gli strumenti di IA per il project management sono in grado di analizzare i dati storici per identificare i rischi potenziali nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto. Ciò consente ai project manager di adottare passaggi proattivi per mitigare tali rischi

L'automazione del project management può essere un vero e proprio risparmio di tempo, ma ci sono anche alcuni aspetti negativi da considerare.

• **Investimento iniziale: l'implementazione del project management può essere un vero e proprio risparmio di tempostrumenti di automazione può richiedere un investimento iniziale significativo in software e formazione. Questo può essere un ostacolo per le organizzazioni più piccole con budget limitati
• **Automazioni aziendali: i progetti molto complessi o dinamici, con cambiamenti frequenti, potrebbero non essere adatti a un'automazione rigida dei processi aziendali. Questi progetti potrebbero richiedere un approccio più flessibile che consenta di apportare modifiche in base alle necessità
• Problemi di sicurezza: Come per ogni tecnologia, la sicurezza è un aspetto cruciale. Le Automazioni devono assicurarsi che gli strumenti di automazione del project management abbiano forti funzionalità/funzione di sicurezza per proteggere i dati sensibili del progetto
• **Sebbene l'automazione sia preziosa, non dovrebbe sostituire completamente il giudizio umano. I project manager hanno ancora bisogno di capacità di pensiero critico per prendere decisioni strategiche, gestire sfide impreviste e motivare i loro team

Perché e quando utilizzare l'automazione del project management

Il nostro cervello è fatto per la creatività e la risoluzione di problemi complessi, non per svolgere attività ripetitive ogni giorno. L'automazione libera la larghezza di banda mentale dei team che possono concentrarsi sul vero lavoro del progetto: fare brainstorming di soluzioni, collaborare alle idee e affrontare sfide uniche.

Dovreste prendere in considerazione la possibilità di portare in fase un assistente di project management automatizzato se state cercando:

• Compiti amministrativi ripetitivi: Attività come la pianificazione, la reportistica e la voce dei dati consistono in passaggi semplici che possono essere facilmente automatizzati. Ad esempio, un team di marketing utilizza uno strumento di automazione per inviare notifiche giornaliere ai membri del team per ricordare loro le scadenze e le attività assegnate
• Flussi di lavoro semplificati: Aggiornare manualmente lo stato delle attività su una lavagna Kanban dopo ogni passaggio può essere fastidioso. L'automazione assicura un flusso di lavoro fluido spostando automaticamente le attività tra le fasi in base a criteri predefiniti. Ad esempio, un team di sviluppo software utilizza uno strumento di automazione del project management che sposta automaticamente un'attività sulla lavagna Kanban da "In corso" a "Revisione del codice" una volta completato il codice e superati i test unitari
• **Per processi ben definiti, l'automazione garantisce che tutti seguano gli stessi passaggi, riducendo al minimo gli errori e migliorando la qualità. Prendiamo, ad esempio, un team di sviluppo software che lavora a un'app per dispositivi mobili ed è pronto a iniziare il test delle unità del codice. Alcuni sviluppatori potrebbero scrivere test più dettagliati di altri. Il team di sviluppo implementa uno strumento di project management automatizzato per utilizzare modelli predefiniti per il test delle unità, garantendo lo stesso livello di dettaglio
• **L'automazione aiuta a raccogliere dati in tempo reale e a generare reportistica per identificare le tendenze e fare scelte informate. Un project manager utilizza uno strumento di automazione per generare report incentrati sui dati o sullo stato di avanzamento e metriche chiave come il budget speso e le attività completate per identificare i colli di bottiglia

Tuttavia, è meglio evitare le automazioni in alcuni casi.

• **Se i flussi di lavoro del project management cambiano continuamente o non sono ancora ben definiti, l'automazione può essere una ricetta per la frustrazione. Gli stessi strumenti di automazione potrebbero richiedere frequenti aggiustamenti, annullando il vantaggio del risparmio di tempo
• Attività altamente creative o strategiche: Quando si tratta di prendere rapide decisioni strategiche, risolvere sfide impreviste o applicare il design thinking, la creatività e il giudizio umano sono insostituibili
• Progetti con un budget limitato: L'implementazione e l'abbonamento a uno strumento di automazione potrebbero aggiungere costi a un budget già limitato. Se il budget è limitato, potrebbe essere più pratico lasciare l'IA fuori dal giro
• Tempi brevi: L'impostazione dell'automazione per un progetto richiede tempo. Questo potrebbe superare i vantaggi se il progetto deve essere completato in tempi stretti

Esempi di Automazioni per il Project Management

L'automazione del project management può essere il cambiamento che state cercando per rendere più fluidi i processi esempi di automazione per mostrare come può essere utile.

Gestione intelligente delle attività Automazioni nella gestione delle attività comporta azioni come la trasformazione automatica delle email in attività, la delega di routine delle attività e la impostazione di trigger specifici per identificare le persone con minor carico di lavoro e ottimizzare la ridistribuzione delle attività.

Studio di caso

Trinetix vanta un elenco impressionante di client, tra cui Coca-Cola, McDonald's e Procter & Gamble. Trinetix fornisce soluzioni di progettazione e sviluppo a ciclo completo, ma la sua fiorente attività aziendale ha rappresentato una sfida: l'esecuzione continua dei progetti.

Hanno cercato lo strumento più adatto per la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo e si sono imbarcati in un sistema di gestione delle attività ClickUp .

Ecco cosa ne pensa Kateryna Sipakova, Portfolio Manager di Trinetix hanno commentato la loro esperienza con ClickUp:

Tutte le attività che passano da 'in corso' a 'in revisione', innescano una notifica al responsabile della progettazione che deve rivedere l'attività dopo che il progettista l'ha completata. Dopodiché, l'attività viene assegnata automaticamente all'analista aziendale del progetto.

Kateryna Sipakova, Portfolio Manager presso Trinetix

Una volta creata l'automazione, il nuovo processo ha contribuito a ottimizzare il flusso di lavoro di Trinetix, sollevando i dipendenti dall'incombenza della comunicazione e riducendo la possibilità che il lavoro venisse perso.

Semplificare i passaggi di consegne tra i membri del team Automazione dei processi aziendali agisce come una macchina ben oliata, facilitando il processo di trasferimento tra i membri del team. Le automazioni possono triggerare l'assegnazione delle attività in base a regole predefinite. Ad esempio, una volta che un designer ha terminato un mockup, l'automazione assegna l'attività a uno sviluppatore per il codice, eliminando la necessità per il designer di ricordare o assegnare manualmente il passaggio successivo.

Studio del caso

Prendiamo il caso di Shopmonkey, una piattaforma di gestione per autofficine all-in-one basata su cloud che consente ai titolari di snellire i flussi di lavoro e di comprendere meglio la propria attività.

Mentre l'azienda progrediva e venivano effettuate diverse nuove assunzioni, il team di marketing ha iniziato a riscontrare gravi problemi di comunicazione e collaborazione durante il trasferimento delle responsabilità. Per questo motivo, hanno scelto ClickUp per l'automazione e sono stati in grado di ridurre gli errori durante il passaggio di consegne.

L'eliminazione di un elemento di errore umano e l'affidamento alle Automazioni per informarci dei passaggi successivi ha reso il nostro team sicuro di non perdere importanti tappe del progetto

Rachel Gilstrap, Marketing Project Manager presso Shomonkey

L'utilizzo dell'automazione per gestire il lavoro più impegnativo ha aiutato Shopmonkey a evitare errori di comunicazione e attività dimenticate, risultando in un processo di project management più fluido.

Aggiornamenti e notifiche automatiche

Il software di project management elimina la fatica di ricordare le scadenze e le attività cardine. Immaginate di ricevere un avviso quando le scadenze si avvicinano o anche quando vengono aggiunte o aggiornate informazioni in un foglio di calcolo del progetto, il tutto senza dover controllare continuamente.

Il software di project management non è solo per i team interni. Potete anche sfruttarlo per creare promemoria per i vostri client o clienti, in relazione a pagamenti imminenti o al rinnovo di contratti/contratti.

Miglioramento del processo decisionale basato sui dati

I project manager si rivolgono sempre di più a software per l'automazione del flusso di lavoro per usufruire di nuove informazioni.

I progetti generano una grande quantità di dati: tempi di completamento delle attività, modelli di allocazione delle risorse, registri di comunicazione e altro ancora. Gli strumenti di automazione fungono da data miners, raccogliendo e memorizzando automaticamente queste informazioni. Le dashboard automatizzate possono fornire informazioni in tempo reale sullo stato del progetto, sull'utilizzo delle risorse e sui potenziali colli di bottiglia. Ciò consente ai project manager di prendere decisioni informate al volo, correggendo la rotta se necessario e massimizzando l'efficienza del progetto.

Studio del caso

Chaya Fischman, dell'azienda di servizi di progettazione e web design Gruppo Brand Right Marketing ha dato credito a ClickUp per l'esito positivo che ha avuto l'espansione della sua azienda.

ClickUp ha cambiato le carte in tavola, permettendoci di monitorare i dati e prendere decisioni informate in un modo che non avevamo mai potuto fare prima.

Chaya Fischman, società di servizi di web design e progettazione Brand Right Marketing Group

Questa nuova chiarezza li ha aiutati a identificare le aree redditizie, a ottimizzare il personale e ad adattare continuamente la configurazione di ClickUp alla crescita della loro azienda.

Un'entrata e un'uscita senza intoppi

L'onboarding e l'offboarding dei clienti sono fasi critiche del ciclo di vita di qualsiasi progetto. Da fare in modo sbagliato, possono lasciare un'impressione negativa duratura e danneggiare le relazioni future. Tuttavia, l'automazione del project management può agire come una mano invisibile, guidando senza soluzione di continuità entrambi i processi per migliorare l'esperienza del cliente e i risultati del progetto.

I moduli e i questionari d'ingresso possono essere automatizzati, consentendo ai client di fornire informazioni vitali al proprio ritmo. La raccolta automatizzata dei dati riduce al minimo gli errori e garantisce che tutti i dettagli necessari siano acquisiti in anticipo.

Le sequenze di email predefinite possono essere triggerate automaticamente al momento della registrazione del client. Queste sequenze possono includere saluti personalizzati, presentazioni ai membri chiave del team e una panoramica della sequenza temporale del progetto, il tutto senza alcun lavoro richiesto.

Studio di caso CEMEX una grande azienda di materiali da costruzione, con esigenze di marketing in tutto il mondo, decide di creare un team centrale per i progetti creativi. Ma questa decisione si è subito riunita con delle sfide.

Le persone si inviavano email individualmente e non esisteva un sistema chiaro per la richiesta di progetti. Oscar, il responsabile delle operazioni di marketing, sapeva che questo non avrebbe funzionato. Aveva bisogno di un modo per semplificare le modalità di presentazione dei progetti.

Ecco ClickUp, una piattaforma che ha contribuito a standardizzare il processo. Ora, invece di email che girano, ci sono moduli! Questi moduli attivano la creazione di nuovi progetti, li assegnano automaticamente al team giusto e utilizzano un modello personalizzato per mantenere tutto organizzato. Niente più caos nella gestione dei progetti!

Assunzione e inserimento di nuovi membri del team

Gli strumenti di project management possono essere dei veri e propri game-changer per l'assunzione e l'onboarding. È possibile automatizzare passaggi di assunzione come il monitoraggio dei candidati e la programmazione dei colloqui, e attività di onboarding come le liste di controllo e la condivisione di documenti e materiali di formazione. Risparmierete tempo e garantirete una transizione più fluida ai nuovi assunti.

Studio di caso Pigmento è una società di software che aiuta le aziende a pianificare il futuro. Stavano crescendo molto velocemente, triplicando il loro team in soli sei mesi! Questo era fantastico, ma significava anche che l'onboarding di tutti questi nuovi dipendenti era diventato un incubo.

Utilizzavano diversi strumenti per comunicare e tenere traccia delle attività, come email, messaggi su Slack e persino elenchi di cose da fare. Questo ha reso difficile per i nuovi assunti mettersi al passo e per tutti rimanere sulla stessa pagina.

Questo è ciò che Alexis Valentin, Global Head of Business Development di Pigment, sperava in uno strumento di project management:

Volevamo assicurarci che tutti i diversi team condividessero una piattaforma comune per lavorare insieme e che nulla andasse perso. Volevamo mantenere un'elevata efficienza nelle nostre operazioni quotidiane, mentre ci espandevamo in un ambiente globale e in remoto"

Alexis Valentin, responsabile globale dello sviluppo del business di Pigment

È qui che è intervenuto ClickUp a salvare la situazione! Questo software di project management è diventato l'hub centrale di Pigment. ClickUp li ha aiutati a semplificare l'onboarding con funzionalità/funzione come modelli e automazioni. Ora i nuovi dipendenti ricevono subito tutte le informazioni e gli strumenti di cui hanno bisogno e Pigment può concentrarsi su ciò che sa fare meglio: costruire software.

Come dimostrano questi esempi e casi di studio, esistono molte possibilità di automazione delle varie parti in movimento del project management. Vi chiedete da dove cominciare? Lasciatevi aiutare.

Automazioni nel project management: Guida passo dopo passo

Destreggiarsi agevolmente tra più progetti, comunicare in modo chiaro e preciso, collaborare in modo produttivo, mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata e creare un ambiente di lavoro creativo e fruttuoso sono solo alcuni dei numerosi vantaggi che si possono ottenere con l'automazione del project management.

Ecco una guida all'utilizzo di ClickUp, uno strumento di automazione del project management preferito in tutti i settori e casi d'uso, per usufruire di un flusso di lavoro ad alte prestazioni per i manager.

1. Avvio del progetto

L'automazione della fase di avvio di un progetto può garantire l'esito positivo del progetto fin dall'inizio. In qualità di project manager, il vostro primo compito sarà quello di identificare le attività che possono essere automatizzate. Se non sapete da dove iniziare per un onboarding rapido ed efficiente dei progetti, utilizzate l'automazione IA.

Su ClickUp, Da fare accoppiando IA con ClickUp Automazioni .

Create automazioni personalizzate utilizzando gli strumenti di IA di ClickUp Brain. È sufficiente inserire un prompt e personalizzare le impostazioni per automatizzare qualsiasi attività, campagna email, campo personalizzato, tag, assegnatari o obiettivi

È sufficiente descrivere ciò che si desidera automatizzare e gli strumenti di IA lo trasformano in una potente automazione.

Ecco come lavora l'IA con l'automazione su ClickUp:

È possibile descrivere un evento o un trigger in ClickUp utilizzando un prompt in linguaggio naturale tramite ClickUp Brain. Quando le condizioni descritte nel trigger sono riunite, ClickUp intraprende automaticamente una azione predefinita e automatizzata.

Impostazione di automazioni personalizzate per una serie di attività con uno o due clic

Nella fase di avvio del progetto, ecco alcune idee di automazione:

• Benvenuto a tutti: Quando un nuovo membro si unisce a un progetto (trigger), inviare automaticamente un'email di benvenuto con i dettagli del progetto e le presentazioni del team (azione)
• Concedere l'accesso immediato: Al momento dell'adesione a un progetto (trigger), concedere automaticamente ai nuovi membri l'accesso alla base di conoscenza pertinente (azione)
• Streamline tasks: Quando viene creato un nuovo progetto (Trigger), generate automaticamente una lista di controllo delle attività essenziali di onboarding (Azione) e assegnatele a specifici membri del team (Azione)
• Automazione delle riunioni: Quando inizia un nuovo progetto (Trigger), pianifica automaticamente una riunione di avvio del progetto con i membri chiave del team e il punto di contatto con il cliente (Azione)
• Ricevere feedback istantanei: Dopo un periodo designato del progetto (Trigger), inviare un sondaggio di feedback automatizzato ai nuovi membri del team (Azione) per raccogliere preziose informazioni (Azione)

2. Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto è il fondamento di un progetto di esito positivo. Comporta la definizione degli obiettivi del progetto, la delineazione delle attività, l'assegnazione delle risorse e la creazione di una sequenza temporale realistica. Tuttavia, la pianificazione tradizionale può richiedere molto tempo ed essere soggetta a errori. Ecco dove I modelli di automazione di ClickUp possono aiutare il lavoro richiesto per la pianificazione del progetto.

Automatizzate il vostro lavoro; scegliete da una libreria di modelli di automazione per snellire il piano Business senza dover partire da zero

Ecco come utilizzare gli oltre 100 modelli di automazione di ClickUp per pianificare il vostro progetto dall'inizio alla fine:

• Modelli di attività automatizzate: Create modelli per le attività ricorrenti e aggiungeteli facilmente ai nuovi progetti. Ad esempio, è possibile creare un modello di attività predefinito "Riunione di avvio del progetto" che aggiunge automaticamente blocchi per gli elementi dell'ordine del giorno, le revisioni e le attività assegnate
• Assegnazione automatica in base alle competenze: Collegate i profili dei membri del team alle loro competenze e capacità. L'automazione può quindi assegnare automaticamente le attività in base a criteri predefiniti. Ad esempio, tutte le attività di progettazione possono essere assegnate automaticamente ai membri del team che hanno elencato "Graphic Design" tra le loro competenze
• Impostazione intelligente delle scadenze: Automazioni delle scadenze basate sulle dipendenze delle attività. Impostare un'automazione per programmare la scadenza dell'attività dipendente in base alla data di completamento della prima attività
• **Creare dashboard automatizzate che tengano traccia dello stato di avanzamento del progetto in tempo reale. Queste dashboard sono un'unica fonte di aggiornamenti sullo stato del progetto per l'intero team, in modo da tenere tutti informati e garantire che i progetti rimangano in carreggiata
• **Sincronizzazione del calendario di ClickUp con qualsiasi altro strumento di pianificazione come Calendly, Apple Calendar o Google Calendar. Create una sequenza di automazione che aggiunge automaticamente un link al calendario alle descrizioni delle attività, consentendo ai membri del team di prenotare facilmente il tempo per sessioni di brainstorming o per condividere gli aggiornamenti sullo stato del progetto

3. Esecuzione del progetto

La fase di esecuzione del progetto è quella in cui i piani prendono vita. È la fase ricca di azione in cui vengono assegnate le attività del progetto, si rispettano le scadenze e si producono i risultati. Questa fase si concentra sul completamento del progetto nei tempi previsti, nel rispetto del budget e degli standard di qualità stabiliti.

Il project manager principale può creare un'automazione personalizzata aggiungendo un'Azione per creare un'attività in un Elenco separato per i project manager per pianificare e dare il via al progetto accettato

Ecco come il formato trigger-condizione-azione dell'automazione ClickUp può semplificare in modo significativo la fase di esecuzione:

1. Progresso di attività

Trigger: L'attività nell'elenco 'In corso' è contrassegnata come 'Completata'.

Azione: Sposta automaticamente l'attività nell'elenco 'Completato' e fa scattare una notifica allo stakeholder

2. Gestione delle dipendenze

Trigger: L'attività di dipendenza è contrassegnata come "Completata"

Azione: Assegna automaticamente l'attività successiva nel flusso di lavoro e imposta una data di scadenza.

3. Rapporti automatizzati sullo stato di avanzamento

Trigger: Giornalmente, a un'ora specifica

Azione: Generare un report che riepiloghi le attività completate, l'allocazione delle risorse e i potenziali blocchi. (Questo può essere ottenuto utilizzando Documenti ClickUp o integrazioni con strumenti di reportistica)

4. Promemoria automatica per i test

Trigger: L'attività assegnata per il collaudo raggiunge un numero specifico di giorni prima della scadenza

Azione: Invia una notifica al tester e al team di sviluppo promemoria dei test imminenti

5. Allocazione dinamica delle risorse

Trigger: La capacità delle risorse raggiunge una soglia predefinita

Azione: Invio di un avviso al project manager che suggerisce l'adeguamento delle risorse o la riassegnazione delle attività

4. Monitoraggio e controllo del progetto

La fase di monitoraggio e controllo del progetto è fondamentale per garantire che il progetto rimanga in linea. In questa fase si tiene traccia in modo attivo dello stato, si identificano le deviazioni dal piano e si adottano le azioni correttive necessarie. Questa fase va di pari passo con la fase di esecuzione, valutando costantemente lo stato di salute del progetto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-28.gif Vista Bacheca di ClickUp in stile Kanban /$$$img/

Trascinate un'attività nella colonna successiva per aggiornare automaticamente il suo stato con la visualizzazione Kanban di ClickUp

Vediamo ora come le attività di ClickUp in automazione, come gli stati personalizzati, le attività ricorrenti e i dashboard, vi aiutano in questa fase vitale di monitoraggio e controllo.

• CreareStati personalizzati per rappresentare diverse fasi di stato oltre ai semplici "Da fare", "In corso" e "Terminato" Ad esempio, "In attesa di revisione", "In fase di test", "Necessita di revisione"
• Automazioni dello stato in base a specifici trigger. Ad esempio, un'attività contrassegnata come "Completata" nell'elenco dello sviluppo passa automaticamente a "In attesa di revisione" nell'elenco dell'AQ
• ImpostareAttività ricorrenti in ClickUp per le attività di monitoraggio di routine, come gli aggiornamenti di stato, le valutazioni dei rischi o le revisioni del budget. Questo assicura un monitoraggio coerente durante tutto il progetto
• Crearedashboard personalizzate che visualizzano gli indicatori chiave di prestazione (KPI) relativi al progetto. Esempi: tassi di completamento delle attività, allocazione delle risorse e variazione del budget
• Usate i widget ClickUp nei vostri dashboard. Questi forniscono aggiornamenti in tempo reale sullo stato di avanzamento, sui rischi e sulla comunicazione all'interno del progetto

Soprattutto per i team agili, l'automazione è preferibile, poiché le metodologie agili si basano sulla flessibilità e sulla rapida iterazione. Le attività manuali possono diventare dei colli di bottiglia, rallentando l'intero processo.

Con La piattaforma di project management del software di ClickUp consente ai team IT di incorporare l'automazione con strumenti quali Kanban Boards, Sprints, Scrum Boards, Whiteboard e persino Gantt Charts, tutto in un unico luogo.

5. Chiusura del progetto

La chiusura del progetto può essere impegnativa come le altre fasi. La fase di chiusura del progetto segna la conclusione formale dei vostri sforzi progettuali. È come l'atto finale di un'opera teatrale, in cui si chiudono le questioni in sospeso, si imparano le lezioni e si prepara la fase per le imprese future.

Con l'automazione, ClickUp vi aiuta a chiudere i progetti in tempo. Ecco alcuni esempi di automazione dei passaggi di questa fase:

• Automatizzare la notifica dei deliverable: Al completamento di un'attività critica designata come deliverable, inviare una notifica agli stakeholder con un collegato per il download o le istruzioni per l'accesso. Questo può includere prompt da strumenti di monitoraggio del tempo che possono verificare la quantità di tempo impiegata dai membri del team
• Automazione della revisione del progetto: Quando il progetto raggiunge lo stato "Completato", triggerare un'attività o una lista di controllo per la riunione retrospettiva del progetto
• Automazioni per l'archiviazione del lavoro del progetto: Impostare un'automazione per spostare la documentazione del progetto in una cartella "Progetti archiviati" designata alla chiusura del progetto. Questo assicura uno spazio di archiviazione organizzato e un facile recupero
• Automazioni di promemoria per le fatture: Programmare una notifica automatica per ricordare al client le fatture in sospeso, con allegati i collegamenti per ogni deliverable

Suggerimento: Lavorare sodo? Festeggia di più e festeggia gli esiti positivi del team . Automazioni di promemoria per la riunione del team una volta completato il progetto!

Il futuro dell'automazione del project management

L'automazione del project management sta rapidamente trasformando il nostro modo di lavorare. Essere all'avanguardia significherebbe mettere i project manager in condizione di stare al passo con il futuro. Uno studio di Gartner afferma che l'80% delle attività odierne di project management sarà eliminato entro il 2030 con l'avvento dell'intelligenza artificiale.

Ecco alcune tendenze da tenere d'occhio, soprattutto perché alcune aziende sono diventate early adopter:

Gestione automatizzata dell'inventario

La gestione automatizzata dell'inventario si riferisce all'uso di software e tecnologie per snellire e automatizzare le varie attività di gestione dei livelli di inventario. Sostituisce essenzialmente i processi manuali con sistemi digitali, puntando a una maggiore precisione, efficienza e risparmio.

Secondo un comunicato stampa di Retail Insight Network , il report di GlobalData sulla robotica: Aziende come Shandong Heavy Industry Group, NEC e Walmart stanno depositando attivamente brevetti nello spazio della gestione automatizzata dell'inventario, dimostrando la loro attenzione all'innovazione. I rivenditori di tutto il mondo stanno adottando la gestione automatizzata dell'inventario per diversi motivi. Tra questi, il risparmio di tempo, l'accesso ai dati in tempo reale, una maggiore efficienza operativa e la possibilità di gestire efficacemente i magazzini in remoto.

Allocazione delle risorse in tempo reale con l'IA

L'allocazione delle risorse in tempo reale con l'IA si riferisce all'utilizzo dell'intelligenza artificiale per assegnare automaticamente attività e progetti ai membri del team più adatti in base alla disponibilità e alle competenze attuali.

Ad esempio, Workfront di Adobe Experience Cloud offre funzionalità/funzione che consentono ai membri del team di creare profili che evidenziano le loro competenze ed esperienze. Questo prezioso pool di dati può essere analizzato con l'IA per ottenere assegnazioni basate sulle competenze e sulla disponibilità, riducendo il tempo impiegato dai manager umani per sfogliare più profili e selezionare la persona migliore per il lavoro.

Pianificazione predittiva con l'apprendimento automatico

La programmazione predittiva con l'apprendimento automatico sfrutta gli algoritmi di apprendimento automatico per prevedere il carico di lavoro futuro e le esigenze di risorse, consentendo una pianificazione proattiva dei progetti e una migliore accuratezza della programmazione. Questo può avere un impatto su diversi settori, tra cui l'assistenza sanitaria, il controllo del traffico e la ristorazione.

Per istanza, IA ha rivelato che quasi il 41% dei ristoranti ha in programma di investire nella previsione commerciale e nella programmazione, il 33% potrebbe implementare il marketing degli ospiti guidato dall'IA e il 31% desidera utilizzare l'IA per l'inventario e gli acquisti.

Secondo Energia offshore la società di intelligence marittima Global Spatial Technology Solutions (GSTS) è stata incaricata dal Canada's Ocean Supercluster's Core Technology Leadership Program di sviluppare e implementare il primo sistema al mondo di gestione predittiva, completamente collaborativa e dinamica degli orari di attracco.

Contribuendo con i dati in tempo reale della nostra flotta canadese, intendiamo contribuire a far progredire i lavori richiesti per sfruttare l'intelligenza artificiale a supporto della decarbonizzazione nei Grandi Laghi e nella St. Lawrence Seaway, ottimizzando le rotte Just-in-Time e le ETA dei viaggi

Julie Gascon, Amministratore delegato dell'Autorità portuale di Montreal

Rimanendo informati su queste tendenze ed esplorando le funzionalità di automazione all'interno dei vostri strumenti di project management, potrete posizionare il vostro team in modo da ottenere una maggiore efficienza, migliori risultati di progetto e un vantaggio competitivo nel futuro del lavoro.

Rischi e strategie di mitigazione nell'automazione del project management

L'automazione offre molti vantaggi al project management, ma non è esente da alcuni rischi. Ecco una panoramica di alcune sfide comuni e delle strategie per mitigarle:

• **L'eccessiva dipendenza dall'automazione può portare a trascurare l'elemento umano del project management. Il pensiero critico, la creatività e la comunicazione con gli stakeholder sono sempre fondamentali per un esito positivo.

Strategia di mitigazione: Mantenere un equilibrio. Utilizzate l'automazione per le attività ripetitive, ma date ai gestori del team la possibilità di concentrarsi sul processo decisionale strategico, sulla leadership del team e sulle relazioni con i client.

• **Mancanza di flessibilità: l'automazione può diventare rigida se non è progettata con cura. Potrebbe non essere in grado di gestire cambiamenti inattesi o circostanze impreviste

Strategia di mitigazione: Funzionalità/funzione di flessibilità integrate. Progettare flussi di lavoro con punti di decisione, consentendo l'intervento umano quando necessario. Utilizzare strumenti di automazione personalizzabili per adattarsi alle mutevoli dinamiche del progetto.

• Problemi di qualità dei dati: L'efficacia dell'automazione dipende in larga misura dall'accuratezza dei dati. Una scarsa qualità dei dati può portare a risultati di automazione errati e ad approfondimenti imprecisi sul progetto

Strategia di mitigazione: Implementare controlli di qualità dei dati e processi di pulizia. Incoraggiare i membri del team a inserire nel sistema informazioni accurate e aggiornate.

• **L'automazione potrebbe potenzialmente automatizzare le attività attualmente svolte dai membri del team, con conseguente perdita di posti di lavoro

Strategia di mitigazione: Concentrarsi sulla riqualificazione e sull'aggiornamento professionale. Investite in programmi di formazione per dotare i membri del team delle competenze necessarie per prosperare in un ambiente automatizzato. Ogni automazione richiede un contributo umano.

• Rischi per la sicurezza: L'automazione dei flussi di lavoro può introdurre nuove vulnerabilità per la sicurezza, come l'accesso non autorizzato o la violazione dei dati

Strategia di mitigazione: Implementare solide misure di sicurezza. Scegliete strumenti di automazione con solide funzionalità/funzione di sicurezza e conducete regolari verifiche del sistema per identificare e risolvere potenziali vulnerabilità.

Riconoscendo questi rischi e implementando le opportune strategie di mitigazione, è possibile garantire una transizione graduale verso un ambiente di project management più automatizzato.

Automazione del project management con ClickUp

L'automazione sta formando il modo in cui oggi gestiamo i progetti. Tuttavia, la selezione di uno strumento di project management completo, come ClickUp, è fondamentale per sfruttare tutti i vantaggi dell'automazione.

ClickUp, in quanto software di project management con solide capacità di automazione, consente di snellire i flussi di lavoro e di ottenere risultati eccezionali. Dall'assegnazione automatica delle attività agli aggiornamenti di stato, dalle notifiche personalizzate alla generazione di report, vi permette di concentrarvi sul vostro lavoro principale: guidare il vostro team verso l'esito positivo.

Ricordate che il software di project management è solo un pezzo del puzzle. L'elemento umano rimane insostituibile. Accogliete l'automazione come uno strumento per potenziare il vostro team, non per sostituirne le competenze. Se combinata con una comunicazione forte, una leadership chiara e un'attenzione al miglioramento continuo, l'automazione può usufruire del vero potenziale dei vostri progetti. Iscriviti a ClickUp oggi stesso!