Alcune attività di progetto sono semplici, come scrivere e condividere una nota sullo stato di avanzamento. Altre, come la consegna di un progetto a un client, il coordinamento di team interfunzionali o la gestione del rilascio di un prodotto, richiedono una pianificazione perché coinvolgono più componenti del prodotto. Inoltre, il processo presenta molte variabili. Per questi progetti e obiettivi più grandi, un semplice elenco di cose da fare non ti darà il controllo o la visibilità di cui hai bisogno. Hai bisogno di un sistema che ti aiuti a supervisionare l'intero progetto, mantenendo ogni dettaglio sotto controllo.
Entra: lavagne Kanban. Sviluppate originariamente per migliorare i flussi di lavoro nella produzione, le lavagne Kanban sono ampiamente utilizzate dai project manager e dai team di prodotto per visualizzare i flussi di lavoro e migliorare il monitoraggio delle attività.
In questo blog ti mostriamo come creare una bacheca Kanban e come ClickUp ti semplifica il lavoro.
⭐️ Modello in primo piano
Il modello di bacheca Kanban di ClickUp semplifica la visibilità delle attività in ogni fase del progetto con tre colonne di flusso di lavoro standard: attività da fare, in corso e completate. Le schede attività consentono di aggiungere ulteriori dettagli quali assegnatari, descrizioni e altro ancora.
Che cos'è una bacheca Kanban?
Una lavagna Kanban è uno strumento visivo di project management che aiuta i team a effettuare il monitoraggio del lavoro man mano che procede attraverso le diverse fasi di completamento. Sia le lavagne Kanban fisiche che quelle digitali hanno tre elementi fondamentali:
- Colonne: rappresentano le fasi del flusso di lavoro (ad esempio, Da fare, In corso, Terminato)
- Schede: rappresentano singole attività o elementi di lavoro che passano da una colonna all'altra man mano che lo stato dell'attività migliora.
- Limiti del lavoro in corso (WIP): limiti opzionali sul numero di attività che possono essere presenti contemporaneamente in una colonna per evitare colli di bottiglia man mano che il lavoro procede.
🧠 Curiosità: la parola "Kanban" deriva da un termine giapponese che letteralmente significa "cartello" o "cartellone pubblicitario". È stata sviluppata da un ingegnere industriale di nome Taiichi Ohno presso la Toyota Motor Corporation per migliorare l'efficienza produttiva.
Perché utilizzare una bacheca Kanban?
Se cerchi di effettuare il monitoraggio di tutto nella tua testa o con post-it e fogli di calcolo, finirai per esaurirti. Perché? Perché le priorità cambiano senza visibilità, i colli di bottiglia passano inosservati e gli aggiornamenti richiedono un follow-up costante.
Ecco come una bacheca Kanban, uno strumento visivo per il project management, può semplificarti la vita:
- Chiarezza visiva sullo stato del lavoro: saprete sempre a che punto è ogni attività, se è da fare, in corso o completata. Ogni attività ha una scheda Kanban corrispondente, che contiene dettagli quali scadenze, priorità e membri del team assegnati.
- Migliore gestione del flusso di lavoro: strutturando il lavoro in fasi chiare e aggiungendo limiti di lavoro in corso (WIP), puoi controllare il flusso delle attività che limitano il lavoro ed evitare di sovraccaricare i membri del team.
- Rilevamento più rapido dei colli di bottiglia: se le attività si accumulano in una colonna (ad esempio, In revisione), puoi vedere rapidamente dove si sta interrompendo il processo e risolverlo prima che rallenti l'intero progetto.
- Adattabilità a tutti i progetti: dal monitoraggio di uno sprint software alla gestione di un piano di eventi, le lavagne Kanban funzionano per tutti i settori e per team di qualsiasi dimensione. Sono ideali per portafogli di progetti misti.
⚡ Archivio modelli: Ecco alcuni modelli di bacheca Kanban già pronti per quasi tutti i flussi di lavoro, dagli sprint Agile e i progetti creativi alla gestione dei clienti e al monitoraggio delle attività quotidiane.
Come creare una bacheca Kanban
Le bacheche Kanban eliminano il contesto e la dispersione del lavoro centralizzando le informazioni di progetto in un unico spazio visivo.
Invece di cercare tra email, chat e documenti per rispondere a domande come "Qual è lo stato di avanzamento?" o "Dove sono le risorse di cui ho bisogno?", tutto è disponibile in un unico posto.
ClickUp migliora tutto questo rendendo ogni scheda attività un hub per aggiornamenti, assegnatari, date di scadenza, file e commenti. Infatti, è lo spazio di lavoro convergente perfetto basato sull'intelligenza artificiale dove puoi incorporare documenti, collegare attività collegate e monitorare i progressi, il tutto senza lasciare la tua bacheca.
La vista Bacheca drag-and-drop di ClickUp, i modelli predefiniti e le automazioni ti consentono di creare una bacheca Kanban personalizzata in pochi minuti. Vediamo come:
Passaggio n. 1: crea un nuovo spazio o una nuova cartella
Crea un nuovo Spazio o una Cartella nella tua area di lavoro di ClickUp. Uno Spazio è ideale per centralizzare più progetti correlati, mentre le Cartelle funzionano bene per iniziative contenute come il lancio di un prodotto o una pipeline di contenuti.
⚡ Archivio modelli: il modello ClickUp Agile Project Management è un'ottima scelta se desideri creare un piano di progetto Agile pur non essendo un team di sviluppatori software. Puoi incanalare le richieste in arrivo tramite il Modulo, organizzare l'esecuzione con le viste Sprint e supportare il miglioramento continuo con retrospettive utilizzando questo modello.
Passaggio 2: aggiungi un elenco con la vista Kanban
All'interno della tua cartella o del tuo spazio, aggiungi un nuovo elenco, quindi fai clic su + Visualizza e seleziona Bacheca per abilitare la gestione delle attività in stile Kanban.
Puoi assegnargli un nome utile, come "Bacheca Sprint" o "Flusso di lavoro dei contenuti", se desideri attivare/disattivare le visualizzazioni in un secondo momento.
🔍 Lo sapevi? Secondo la psicologia dei colori, il rosso è il colore che attira maggiormente l'attenzione. Questo lo rende ideale per contrassegnare gli ostacoli o le attività in ritardo sulla tua lavagna Kanban. Il verde, invece, trasmette un senso di progresso, rendendolo perfetto per le colonne "Terminato". L'uso intenzionale dei colori aiuta il cervello a stabilire le priorità e a elaborare le informazioni più rapidamente.
👀 Per saperne di più: Come creare una bacheca Kanban in Jira
Passaggio n. 3: imposta stati personalizzati
Personalizza gli stati della tua lista in modo che riflettano i tuoi progressi. Ad esempio, nell'esempio che abbiamo utilizzato, sono Da fare > In corso > Urgente > Terminato > Approvato. Assicurati di mantenere il numero di stati al minimo all'inizio.
Quindi, puoi creare singole attività di ClickUp per ogni elemento di lavoro. Queste appariranno come schede Kanban nella colonna dello stato appropriato. Usale per tipi di attività ricorrenti come "Post sul blog", in modo che le attività secondarie, le liste di controllo e i campi siano precompilati ogni volta.
Qui, l'assistente AI integrato di ClickUp, ClickUp Brain, ti aiuta ad analizzare i dati dei progetti passati per identificare i colli di bottiglia e suggerire le fasi di stato più efficaci.
Inoltre, sulla base della tua bacheca Kanban, puoi chiedere a Brain di suggerirti le attività in scadenza.
Facendo un ulteriore passaggio avanti, puoi chiedere a Brain di generare anche dei report per le attività terminate. Se il tuo ultimo lancio di prodotto si è bloccato nella fase di "Revisione", ClickUp Brain può segnalarlo, consigliare di aggiungere una colonna "Modifiche necessarie" e persino regolare automaticamente la tua bacheca.
Può anche:
- Regola automaticamente la struttura della tua bacheca per adattarla all'analisi del flusso di lavoro in continua evoluzione.
- Suggerisci il bilanciamento del carico di lavoro identificando le fasi sovraccariche di attività.
- Riassumi le attività in stallo indicando i motivi del ritardo, in modo da poter intraprendere azioni mirate.
📌 Esempio di prompt: "Esamina i miei ultimi tre progetti e suggerisci gli stati Kanban che ridurranno i colli di bottiglia" oppure "Riassumi gli attuali colli di bottiglia nella mia Bacheca Kanban e suggerisci delle azioni per risolverli. "
🚀 Vantaggio di ClickUp: ClickUp Brain MAX trasforma la tua area di lavoro in un hub AI centrale che comprende il contesto del tuo progetto. Basta dire "Riassumi questo sprint e crea un elenco delle attività rimanenti di alta priorità" e lui lo farà.
Non è necessario limitarsi a un unico motore di IA. Puoi passare da ChatGPT per ragionamenti approfonditi, a Claude per risposte rapide e a Gemini per approfondimenti strutturati.
Passaggio 4: utilizza i campi personalizzati per aggiungere contesto
I campi personalizzati di ClickUp ti consentono di organizzare i tuoi dati in base a priorità, ruolo dell'assegnatario o durata stimata direttamente su ciascuna scheda.
Clicca sul pulsante ⚙️ Personalizza nell'angolo in alto a destra e clicca su Campi. Qui puoi scegliere tra le seguenti opzioni per creare una bacheca Kanban personalizzata:
- Elenco a discesa per impostare date di scadenza o scadenze
- Data per l'impostazione delle date di scadenza o dei termini
- Numero per elementi quali la durata stimata
- Persone da mostrare ai revisori, agli assegnatari secondari, alle user story o agli stakeholder
- Etichette, se hai bisogno di più tag in un unico campo
Aggiungi tag per aiutarti nel monitoraggio di temi, priorità o iniziative. Puoi anche assegnare loro un codice colore per migliorare la scansione visiva.
Quindi, clicca su Crea campo per aggiungerli alla tua bacheca. Questi campi appaiono direttamente su ogni scheda Kanban, rendendo più facile individuare le informazioni critiche e filtrare le attività importanti.
Passaggio n. 5: abilita le automazioni
Utilizzando ClickUp Automations, automatizza attività ripetitive come:
- Spostare le attività nella colonna successiva man mano che il prodotto evolve
- Notifica ai membri del team
- Aggiornamento delle date di scadenza
- Assegnazione di revisori o liste di controllo
Per usufruire di flussi di lavoro più dinamici, utilizza gli agenti automatici personalizzati di ClickUp. Questi vanno oltre le semplici regole: puoi creare agenti basati sull'IA che gestiscono la logica condizionale nell'intera area di lavoro di ClickUp. Ad esempio:
- Se un'attività è in blocco e in ritardo
- Quindi segnalalo al Project Manager e aggiorna lo stato a "A rischio".
- Inoltre, invia un avviso e un commento con i passaggi successivi.
Invita il tuo team, assegna le attività e @menziona le persone nei commenti. Tutti vedono la stessa bacheca in tempo reale, anche in modo asincrono.
Nel video qui sotto condividiamo le best practice per la vista Bacheca ClickUp, per aiutarti a sfruttare al massimo il potenziale di questa funzionalità/funzione.
Consiglio utile: quando non utilizzare una lavagna Kanban nel project management?
- Per i progetti che hanno scadenze specifiche con dipendenze strettamente programmate (ad esempio, progetti di costruzione o lanci guidati dalla conformità), i grafici Gantt offrono un migliore controllo della Sequenza.
- Quando hai bisogno di previsioni dettagliate sulle risorse (ad esempio, per il budgeting o la fatturazione ai clienti)
- Kanban è ideale per flussi di lavoro ricorrenti, ma per progetti una tantum o basati su attività cardine, altri framework offrono maggiore chiarezza.
📚 Per saperne di più: Come creare un piano di project management agile per i progetti
Best practice per le bacheche Kanban
Se metà delle attività nella tua bacheca Kanban non sono state modificate da settimane o i loro titoli sono troppo vaghi, la bacheca diventa fuorviante.
Anche il miglior software Kanban necessita di regole chiare e di una manutenzione costante per riflettere lo stato raggiunto. Ecco le best practice da seguire e gli errori da evitare.
1. Imposta i limiti di lavoro in corso (WIP) per ogni fase
Non solo "In corso" in generale, ma anche regolarli quando si riscontrano colli di bottiglia. È possibile utilizzare il sistema CONWIP, limitando il numero di attività "Richieste" + "In corso" per mantenere il flusso di lavoro.
Errore da evitare: non adeguarsi alla disponibilità del team. Mantenere statici i limiti di lavoro in corso (WIP) anche quando la capacità del team cambia a causa di ferie, formazione o assenze per malattia significa che i limiti non corrispondono alla larghezza di banda effettivamente disponibile.
2. Definisci cosa significa "Terminato"
Crea una lista di controllo per ogni colonna in modo che tutti conoscano i criteri prima di portare avanti le attività. Pubblicala nella parte superiore della tua Bacheca in modo che abbia sempre una buona visibilità.
Errore da evitare: consentire a ciascun membro del team di interpretare il termine "Terminato" in modo diverso. Ad esempio, gli sviluppatori contrassegnano un'attività come terminata quando il codice viene unito, mentre il reparto QA si aspetta una convalida post-unione, il che può compromettere anche gli strumenti di project management per lo sviluppo software più affidabili.
3. Monitorare il Lead time
Misura il tempo totale dall'inizio alla fine (Lead time) e solo la durata del ciclo di lavoro (durata ciclo) per individuare dove il lavoro rallenta.
Errore da evitare: Il monitoraggio delle metriche e dei KPI del software in modo isolato, senza confrontarli tra sprint o mesi. I team potrebbero ritenere che la loro velocità sia adeguata fino a quando un lento aumento del Lead time non diventa la nuova normalità.
4. Rivedi e migliora regolarmente
Esegui piccole e frequenti retrospettive per modificare colonne, etichette e processi. È qui che identifichi le ridondanze delle colonne, perfezioni le tassonomie delle etichette, ottimizzi i flussi di lavoro e rimuovi le regole obsolete dal tuo strumento di pianificazione dei progetti.
Errore da evitare: senza dati sul Lead time, sulla durata ciclo o sulle violazioni del lavoro in corso (WIP) prima e dopo le modifiche, non è possibile stabilire se i cambiamenti abbiano effettivamente aiutato o peggiorato la situazione.
💡 Suggerimento professionale: non devi più scegliere tra Scrum e Kanban. Prova il metodo Scrumban se desideri la struttura di Scrum senza perdere la flessibilità di Kanban. Combina gli sprint a tempo determinato e i cicli di pianificazione di Scrum con la gestione continua e visiva delle attività di Kanban. Continuerai ad avere la pianificazione degli sprint, le riunioni quotidiane e i punti di revisione, ma eviterai impegni rigidi relativi al backlog.
Bacheca Kanban digitale vs fisica
I post-it possono funzionare per team piccoli e che lavorano nello stesso luogo. Tuttavia, per il project management di progetti virtuali con team remoti sono necessari strumenti digitali specializzati.
Cerchiamo di capire quando è sufficiente una lavagna online e quando diventa indispensabile una bacheca Kanban digitale:
| Criteri | Bacheca Kanban fisica | Bacheca Kanban digitale |
| Accessibilità | Locale, visibile in uno spazio fisico condiviso. Non è accessibile da remoto. | Accessibile ovunque con Internet, è ideale per i team distribuiti. |
| Collaborazione | Incoraggia la discussione spontanea e il lavoro di squadra di persona. | Offre supporto per la collaborazione in tempo reale per team remoti/ibridi con aggiornamenti istantanei. |
| Visibilità | "Diffusore di informazioni" costante e altamente tangibile nell'area di lavoro | Potrebbe essere necessario uno schermo/proiettore per la visibilità del gruppo. |
| Personalizzazione | Flessibilità moderata: puoi disegnare, aggiungere nuove colonne o utilizzare pennarelli creativi. | Altamente flessibile: modifica le colonne, aggiungi tag, effettua l'automazione e integra con altri strumenti. |
| Sicurezza e backup | Vulnerabile a danni o perdite senza alcun backup | Sicuro, con backup (basato su cloud), consente di assegnare ruoli di utente e controlli di accesso. |
| Coinvolgimento del team | Promuove il coinvolgimento diretto, il movimento e lo spirito di squadra. | Aumenta l'inclusività per i team remoti/ibridi, ma può ridurre l'interazione di persona. |
📮 ClickUp Insight: il 15% dei lavoratori teme che l'automazione possa minacciare parte del proprio lavoro, ma il 45% ritiene che consentirebbe loro di concentrarsi su attività di maggior valore. La narrativa sta cambiando: l'automazione non sta sostituendo i ruoli, ma li sta rimodellando per ottenere un impatto maggiore.
Ad esempio, nel lancio di un prodotto, gli agenti AI di ClickUp possono automatizzare l'assegnazione delle attività e i promemoria delle scadenze e fornire aggiornamenti in tempo reale sullo stato di avanzamento, in modo che i team possano smettere di cercare aggiornamenti e concentrarsi sulla strategia. È così che i project manager diventano leader di progetto!
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando le automazioni di ClickUp, con un aumento del 12% dell'efficienza del lavoro.
Esempi di esempi di casi d'uso Kanban per settore
Ecco alcuni esempi di bacheche Kanban per diversi settori:
1. Produzione snella
Nella produzione snella, il Kanban sostituisce la produzione basata sulle previsioni con un sistema pull: gli elementi vengono realizzati solo quando c'è una domanda effettiva.
Ecco come può esserti utile:
- Flusso cliente-fornitore: ogni stazione considera quella successiva a valle come il proprio "cliente" e quella precedente a monte come il proprio "fornitore".
- Sistema a due contenitori: un contenitore è in uso e l'altro è di riserva; un contenitore vuoto trigger il rifornimento.
- Riduzione degli sprechi: previene la sovrapproduzione e l'eccesso di scorte, mantenendo bassi i costi di spazio di archiviazione e i ritardi.
- Turnover più rapido: queste bacheche richiamano il lavoro solo quando necessario, migliorando la reattività.
2. Sviluppo software
Kanban semplifica il rilascio di funzionalità/funzioni, la correzione di bug e il lavoro di manutenzione senza sovraccaricare gli sviluppatori.
Ecco come può esserti utile:
- Priorità delle attività: segnali visivi evidenziano gli elementi più critici
- Consegna continua: incoraggia aggiornamenti più piccoli e frequenti invece di grandi rilasci.
- Attenzione alla qualità: pone un limite al multitasking in modo che gli sviluppatori possano terminare il lavoro prima di iniziare nuove attività.
- Test più rapidi: il passaggio rapido allo stato "completato" accorcia i cicli di revisione, creando un'atmosfera favorevole al feedback.
📌 Esempio: Il Kanban di Spotify utilizza tre colonne verticali (Da fare, In corso, Terminato) e due colonne orizzontali per il lavoro standard e le "storie intangibili" proattive. Le attività sono classificate come piccole, medie o grandi. Il lavoro in corso (WIP) della colonna Da fare è impostato sulla dimensione del team meno uno (per il ruolo di portiere), contribuendo a mantenere la concentrazione e incoraggiare la collaborazione.
3. Assistenza sanitaria
Kanban migliora il flusso dei pazienti, l'allocazione delle risorse e l'efficienza ospedaliera.
Ecco come può esserti utile:
- Gestione dei letti: esegue il monitoraggio dell'ingresso, dell'uscita e della fase attuale delle cure dei pazienti per ottimizzare l'occupazione.
- Controllo dell'inventario: mantiene una scorta minima ma sufficiente di strumenti medici per evitare sprechi.
- Condivisione delle informazioni: visualizza i dati chiave dei pazienti per un processo decisionale più rapido e coordinato.
- Assistenza proattiva: segnala i cambiamenti nella condizione del paziente per un intervento medico tempestivo.
🔍 Lo sapevate? Le applicazioni Kanban nel settore sanitario, che abbracciano aree come l'assistenza infermieristica e la farmacia, sono ancora in fase embrionale, ma mostrano già risultati promettenti. L'implementazione dei sistemi Kanban negli ospedali ha portato a una riduzione delle scorte e a un miglioramento della soddisfazione dei dipendenti. Sebbene la ricerca sia limitata, il metodo si dimostra promettente anche per migliorare la gestione ospedaliera durante le crisi, come la pandemia di COVID-19.
Entra nella bacheca (Kanban) con ClickUp
Il metodo Kanban funziona al meglio quando è possibile personalizzarlo per effettuare il monitoraggio di ogni elemento in movimento nel progetto e adattarlo alle priorità in evoluzione.
ClickUp ti offre una lavagna Kanban plug-and-play. Configuralo in pochi minuti, aggiungi i tuoi dati e sei pronto per iniziare. Le automazioni di ClickUp ti consentono di impostare attività ripetitive in modalità automatica, mentre Brain redige per te i rapporti sullo stato di avanzamento.
In definitiva, avrai a disposizione una suite di strumenti che svolgeranno il lavoro più impegnativo da fare al posto tuo. Allora, cosa aspetti?