I ritardi nei pagamenti sono diventati un'occorrenza sorprendentemente comune nel mondo aziendale. Secondo un'indagine di 2022, la reportistica sui ritardi nei pagamenti un enorme 87% delle aziende è alle prese con i ritardi nei pagamenti delle fatture, che comportano ripercussioni in termini di tempo e costi e aumentano il carico di lavoro dei crediti.
Le cattive pratiche di fatturazione sono tra le ragioni più comuni dei ritardi di pagamento. Una fattura piena di errori o di elementi poco chiari non solo rallenta il vostro flusso di cassa, ma può anche essere percepita come sciatta e poco professionale dal vostro client.
In questa guida, demistificheremo le complessità del processo di fatturazione ai clienti, che dovrebbe essere all'insegna della coerenza, della professionalità e dell'efficienza. 🧑💼
Vi mostreremo come fatturare un client attraverso tre aspetti:
- Passaggi per stabilire un sistema di fatturazione ben funzionante
- Suggerimenti per seguire i mancati pagamenti
- Modi pratici per semplificare la fatturazione ai client con il software giusto
Alla fine, sarete in grado di gestire la vostra logistica di fatturazione per agevolare pagamenti puntuali e costruire relazioni a lungo termine con i client .
Capire la fatturazione del cliente: Le basi
La fatturazione ai clienti è fondamentale per mantenere un flusso di cassa sano e garantire la stabilità finanziaria di un'impresa. Non si tratta di un processo unico di invio delle fatture, ma di un approccio integrato che comprende una serie di pratiche in un determinato periodo di tempo, ad esempio mensile, trimestrale o annuale.
Una soluzione per la fatturazione al cliente comporta la creazione di fatture dettagliate con elementi di beni e servizi, forniti insieme al prezzo unitario, alla quantità venduta e all'importo totale dovuto
A seconda della giurisdizione della vostra azienda, il processo può includere il calcolo e l'aggiunta di tasse, tariffe o sconti pertinenti. Ad esempio, è possibile:
- Fatturare a ore
- Fatturare a tariffa fissa per un progetto
- Adottare un sistema di fatturazione a sottoscrizione o a ritenuta d'acconto
- Incorporare una tariffazione basata sui ricavi o sulla riduzione dei costi
Scegliete il metodo che meglio riflette il valore che offrite e che si allinea con le aspettative del cliente: si tratta di creare fiducia e trasparenza.
Un sistema di fatturazione ideale per i clienti si concentra anche sulla centralizzazione dei registri, sul monitoraggio dello stato dei pagamenti e sulla gestione dei costi ottimizzare i processi per migliorare l'efficienza.
Come sviluppare un sistema di fatturazione efficace: Passaggi e best practice
Mettere in forma il vostro sistema di fatturazione è una mossa intelligente, ma richiede lavoro. È necessario creare un processo fluido che non solo renda le transazioni un gioco da ragazzi, ma che aggiunga anche un tocco di efficienza e professionalità alle vostre operazioni finanziarie.
Se siete alle prime armi con lo sviluppo di sistemi di fatturazione, ecco un processo da seguire passo dopo passo:
- Analizzate la vostra attuale logistica di fatturazione per i client in termini di modelli di prezzo, requisiti di conformità, ecc. Potete prendere in considerazioneSWOT oAnalisi GAP per vedere come il sistema potrebbe essere migliorato
- Ottenete il vostroteam di account o di fatturazione a bordo per fare un brainstorming e mettere a punto un sistema di fatturazione
- Scegliere un sistema di fatturazione adatto o un sistema disoftware per il project management (come ClickUp) per supportare i vostri processi di fatturazione in modo digitale
- Providervideo di formazione o manuali scritti per aiutare il team a gestire il sistema di fatturazione
- Revisione e ottimizzazione del sistema a intervalli regolari
Mentre vi rimboccate le maniche e lavorate all'implementazione di un sistema di fatturazione funzionale, vi consigliamo di adottare queste tre best practice per migliorare ulteriormente i vostri processi di fatturazione.
1. Mantenete la trasparenza della vostra proposta o dichiarazione di lavoro Elaborazione di una proposta o
dichiarazione di lavoro (SOW) è molto più che mettere la penna sulla carta; si tratta di gettare le basi per una collaborazione con il cliente dall'esito positivo. Le SOW hanno l'obiettivo di specificare con precisione il lavoro da svolgere, i risultati, le scadenze e i costi. L'apertura e l'onestà sulle condizioni di lavoro sono essenziali perché aprono la strada a una relazione di lavoro proficua.
Se voi o il vostro team avete bisogno di aiuto per la stesura di proposte professionali, utilizzate il sito web Modello di dichiarazione di lavoro per la richiesta di proposta (RFP) di ClickUp . Interessa la creazione di SOW trasparenti, standardizzati e completi, riducendo al minimo i conflitti di fatturazione.
Create un riepilogo del vostro primo progetto insieme al vostro fornitore condividendo il modello di dichiarazione di lavoro di ClickUp, un documento SOW pre-progettato e completamente personalizzabile
Una volta che il vostro cliente ha firmato la proposta, questa diventa un accordo legalmente vincolante che protegge entrambe le parti. In caso di controversie sulla fatturazione, questo documento può essere utilizzato come fonte di verità per risolvere il problema.
2. Attuare un calendario di fatturazione coerente
Stabilire e rispettare un calendario di fatturazione coerente favorisce la prevedibilità dei processi e snellisce il flusso di cassa. È essenziale stabilire date di fatturazione specifiche che si allineino al ciclo di paga del cliente.
Che si opti per una frequenza di fatturazione settimanale, bisettimanale o mensile, la chiave è attenersi religiosamente al programma . Questa coerenza è una misura preventiva per evitare confusione e ridurre il rischio di ritardi o mancati pagamenti.
3. Fornite fatture dettagliate per transazioni senza problemi
Secondo statistiche di fatturazione di Skynova quasi due terzi dei ritardi nei pagamenti possono essere ricondotti a imprecisioni nel processo di fatturazione. Ciò sottolinea la natura non negoziabile di un sistema di fatturazione che funga da strumento di comunicazione preciso e privo di errori.
La maggior parte dei manager ritiene che una fattura informativa includa i seguenti elementi:
- Nome, indirizzo e informazioni di contatto dell'azienda
- Nome, indirizzo e informazioni di contatto del cliente
- Una descrizione dettagliata dei servizi resi o dei prodotti forniti
- L'importo totale dovuto, compresi parametri facili da seguire su tasse o costi aggiuntivi
- Coordinate bancarie per il pagamento
Quattro tattiche per il follow-up dei pagamenti mancati
Non importa quanto sia sofisticato il vostro sistema di fatturazione, può sempre capitare che un client non riesca a pagare. Sebbene sia una posizione scomoda, è fondamentale gestirla in modo professionale.
**Ecco quattro tattiche che vi aiuteranno ad affrontare il problema con finezza, assicurandovi che le relazioni con i vostri clienti rimangano intatte e che i pagamenti in ritardo vengano risolti in modo amichevole
1. Impostare aspettative chiare con una comunicazione educata
Promemoria dei termini di pagamento stabiliti, delle scadenze e delle eventuali penali per i ritardi di pagamento.
Preparate un messaggio di promemoria che sia allo stesso tempo fermo e rispettoso. Potete evidenziare con delicatezza il pagamento in ritardo, specificando l'importo e la data di scadenza. Esprimete empatia se la situazione lo richiede e fornite tutti i chiarimenti necessari per dimostrare ulteriormente il vostro commit a una partnership collaborativa e sostenibile.
Avere un'immagine solida contratto scritto **serve come prima linea di difesa
Poiché il contratto delinea i dettagli del progetto, i prezzi, le sequenze e il processo di pagamento, diventa il punto di riferimento per le aspettative. Quindi, sfruttatelo come documento di supporto per una comunicazione cancellata quando quando si verifica un mancato pagamento .
2. Impostazione di promemoria automatici
Un sistema di promemoria automatizzato per i pagamenti lavora come una spinta gentile ma persistente, ricordando ai client i pagamenti imminenti o scaduti senza la necessità di un costante intervento manuale. Adattando le promemoria alle preferenze dei clienti, migliorate l'esperienza dell'utente e contribuite a creare un ambiente più personalizzato e considerato approccio comunicativo più personalizzato e attento .
Tuttavia, è essenziale trovare un equilibrio tra persistenza e pazienza. Sebbene le promemoria automatiche per i pagamenti siano uno strumento prezioso per garantire la puntualità dei pagamenti, non devono sovraccaricare il client o mettere a dura prova le Relazioni
3. Offrire soluzioni flessibili
Se vi siete imbattuti in una situazione in cui un cliente ha saltato un pagamento, è importante che vi mettiate in contatto con lui e che gli offriate alcune soluzioni extra per risolvere il problema. È possibile:
- Pensare di offrire un piano di pagamento alternativo per alleggerire l'onere. Ad esempio:
- Suddividere il totale da pagare in rate più piccole e gestibili
- Concordare una sequenza di pagamenti realistica
- Ammettere diversi metodi/modalità di pagamento, come ad esempio:
- Assegno
- Bonifico bancario
- Carta di credito o debito
- Portafoglio digitale
Il punto cruciale di questa pratica è far sentire il client supportato mentre adempie al suo commit.
4. Usare l'azione legale come ultima risorsa
Non è ragionevole andarci piano con un client se la vostra azienda soffre costantemente a causa della sua incapacità di onorare i suoi commit. Se tutti i tentativi di comunicazione e di recupero dei pagamenti si rivelano infruttuosi, può essere necessario ricorrere all'azione legale come ultima risorsa.
Una possibilità è quella di arruolare i servizi di un'agenzia di factoring o di recupero crediti. Si tratta di gruppi professionali in grado di gestire in modo efficiente il processo di recupero dei crediti, anche se a un costo, tipicamente una percentuale dell'importo recuperato.
In alternativa, gli esperti consigliano di consultare un avvocato per esplorare le opzioni legali. Tribunale per le controversie di modesta entità è generalmente adatto per importi minori, mentre per crediti più consistenti può essere necessario ricorrere a un tribunale civile.
Sappiate che l'azione legale, nella maggior parte dei casi, vi porta a perdere il rapporto aziendale con il cliente. Dovrebbe essere l'ultima spiaggia, dopo tutte le altre vie di negoziazione e di vendita Strategie di CRM hanno fallito.
Utilizzare un software di project management per una fatturazione efficiente da parte del cliente
In un certo senso, la stabilità finanziaria dei titolari di piccole aziende e dei professionisti dipende dalla gestione dei processi di fatturazione dei clienti.
Non è più possibile affidarsi a registri manuali o a fogli di calcolo estesi: richiedono molto tempo e possono essere inaffidabili. La soluzione? Utilizzare uno strumento software di project management per dare struttura al vostro sistema di fatturazione!
Gli strumenti di project management sono soluzioni all-in-one che possono semplificare molti aspetti della fatturazione unificando diversi processi finanziari in una piattaforma centralizzata. Per istanza, strumenti come ClickUp non solo offre una soluzione CRM completa, ma fornisce anche funzionalità di monitoraggio del tempo, panoramica dei clienti e promemoria automatici. Inoltre, sono dotati di numerosi modelli che renderanno più gestibile il processo di fatturazione.
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro della fatturazione e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp
Scopriamo come sfruttare alcune delle pratiche funzionalità/funzione di ClickUp per migliorare l'efficienza e l'accuratezza della fatturazione!
1. Visualizzazione dei flussi di lavoro di fatturazione con la soluzione ClickUp CRM
I processi di fatturazione tendono a complicarsi con la crescita dell'azienda, perché è necessario affrontare progetti più complessi. Ma con la soluzione altamente scalabile ClickUp CRM la gestione dei clienti e delle pratiche di fatturazione è facile ed efficace!
Gestite i dati dei clienti, le attività personali e le comunicazioni in ClickUp da qualsiasi dispositivo
Con ClickUp è possibile centralizzare tutte le informazioni e le attività di ClickUp e creare un'area di lavoro personalizzata con opzioni flessibili di visualizzazione dei dati. Questo aiuta voi o il vostro team ad accedere a dati precisi sul lavoro terminato e al modello di fatturazione per accelerare il processo di fatturazione.
Sia che vogliate monitorare le date di scadenza dei pagamenti, gli ordini o i livelli di inventario, la piattaforma rende il lavoro con i client facile come una torta! Ecco un assaggio di altre funzioni del CRM di ClickUp:
- Gerarchia di cartelle ed elenchi per organizzare le informazioni sui client come si preferisce
- Documenti ClickUp per scrivere e archiviare documenti come procedure operative standard e proposte
- Integrazioni native e di terze parti facili da usare con software di fatturazione e altri strumenti
- Campi numerici per calcolare più velocemente elementi come la dimensione dell'affare e il fatturato
- Filtri e tag per trovare informazioni specifiche sulla fatturazione
Utilizzate ClickUp Docs per creare SOW, contratti proattivi e documenti di fatturazione procedurali con il vostro team
2. Utilizzate il monitoraggio del tempo per registrare e tenere traccia delle ore fatturabili
Professioni come quelle mediche e consulenza legale in genere richiedono un modello di fatturazione basato sul tempo. Affinché le fatture siano accurate, è necessaria una strumento di monitoraggio del tempo affidabile per registrare le attività quotidiane, i progetti e le riunioni.
I metodi di rilevazione del tempo della vecchia scuola, come il mantenimento di fogli di presenza o fogli di calcolo, spesso portano a errori di fatturazione e a incongruenze a causa della loro estensione. Il monitoraggio delle ore fatturabili attraverso un'app dedicata è una soluzione più sensata. A 2023 studio sul monitoraggio del tempo suggerisce che le aziende che utilizzano un software con funzionalità di rilevazione delle presenze hanno il 44% in meno di probabilità di commettere errori nelle buste paga.
Se la valutazione è a tariffa oraria, l'orario di lavoro è il più basso possibile Strumento per il monitoraggio del tempo ClickUp Offre un'interfaccia semplice per tracciare con precisione le ore che voi e il vostro team investite per un client. Eseguite più timer contemporaneamente per garantire una fatturazione trasparente dei progetti in corso.
Visualizzate il tempo tracciato tra le attività e le posizioni dell'attività per avere una visione semplificata dello stato generale del team
Grazie alla reportistica integrata e alle opzioni di annotazione, i vostri clienti possono vedere esattamente dove va il loro denaro, creando fiducia e sottolineando il valore dei vostri servizi. Ottimizzando l'uso del tempo, vedrete un aumento tangibile della redditività, il che è un vantaggio per tutti i giorni! ✌️
Da fare un'attività aziendale basata sui servizi e sempre in movimento? Registrate e mostrate le ore fatturabili ovunque vi troviate utilizzando l'app mobile gratuita di ClickUp o il programma di gestione del tempo L'estensione per Chrome !
Bonus: Esplora il top strumenti software per il monitoraggio del tempo per gli utenti Mac !
3. Godetevi le panoramiche complete dei clienti con le visualizzazioni di ClickUp Visualizzazioni ClickUp sono come una collezione di occhiali per le diverse occasioni. Proprio come si scelgono occhiali specifici per leggere, guidare o godersi il paesaggio, le visualizzazioni di ClickUp offrono prospettive diverse per le varie attività, ciascuna progettata per migliorare il modo in cui si vedono e si gestiscono gli account dei client e i flussi di lavoro della fatturazione.
Per istanza, analizziamo due visualizzazioni particolarmente utili per la fatturazione Visualizzazione delle attività e Vista Tabella Offrono una panoramica dei clienti e degli account, consolidando tutte le informazioni di fatturazione in un'unica piattaforma.
Visualizzazioni delle attività
Le visualizzazioni delle attività offrono diversi modi di vedere le vostre attività di fatturazione e voi potete decidere come gruppo , ordinamento e filtro loro.
È possibile personalizzare ulteriormente queste viste in layout come elenchi, calendari e grafici Gantt. E la parte più interessante? Questa personalizzazione funziona in modo trasversale, offrendo una panoramica generale - la Vista Tutto -di tutti i flussi di lavoro di fatturazione.
La vista Tutto visualizza una prospettiva olistica di tutte le attività di fatturazione, assicurando una comprensione e un controllo chiari di tutti i flussi di lavoro finanziari
Suggerimento rapido: Date a ogni visualizzazione delle attività un nome che abbia senso per voi. Ad esempio, chiamatela Due se mostra le attività ordinate per data di scadenza. Oppure chiamatela Cliente XYZ se filtra le informazioni di fatturazione specifiche dell'account. Oltre all'etichetta, è possibile fissare le visualizzazioni delle priorità per una maggiore accessibilità.
Vista Tabella
Se vi piacciono i fogli di calcolo veloci e i database dinamici, la vista Tabella è il vostro centro di comando per organizzare e supervisionare le attività di fatturazione. Immaginate di gestire i bilanci , registrazione e gestione delle informazioni sui client e semplificare le attività di fatturazione, il tutto in un formato tabella reattivo e intuitivo.
ClickUp è un'applicazione Campi personalizzati consentono di registrare facilmente dettagli specifici di fatturazione, come Data di scadenza, Modalità di pagamento e Valuta, garantendo processi di fatturazione efficienti e organizzati.
Organizzate, ordinate e filtrate le attività di ClickUp 3.0 nella vista Tabella per ottenere più rapidamente informazioni su tutti i vostri lavori
4. Utilizzate le Automazioni in ClickUp per migliorare l'efficienza dei processi di fatturazione
La fatturazione dei client può essere un lavoro noioso per l'amministratore, che comporta diversi passaggi e rende l'intero processo soggetto a errori. Fortunatamente, è possibile ridurre al minimo il carico di lavoro manuale automatizzando specifiche attività ripetitive o pagamenti ricorrenti. Secondo un sondaggio B2B, il 71% degli esperti prevede che l'automazione sarà la soluzione ideale per i clienti tendenza principale per la fatturazione del 2023 !
Il Automazioni di ClickUp rivoluziona il panorama della fatturazione, consentendo di semplificare le attività e di eseguire i processi di routine come un orologio. Utilizzate oltre 100 opzioni predefinite o create le vostre automazioni per azioni come aggiornamenti di stato, promemoria delle date di scadenza e follower di fatturazione.
L'impostazione delle Automazioni ClickUp non richiede conoscenze di codice.
Utilizzate le ricette di automazione precostituite in ClickUp o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi sugli aspetti più importanti
5. Sfruttate i modelli di ClickUp per rendere coerenti i processi di fatturazione
Fatturazione e Modelli CRM sono gli eroi non celebrati di molte startup e titolari di piccole aziende. Promettono coerenza e accuratezza delle fatture e aggiungono struttura al vostro percorso di fatturazione.
ClickUp ha una $$$a raccolta di modelli per la fatturazione per numerosi casi d'uso. Ecco i nostri preferiti:
- Modello per fatture ClickUp: Genera rapidamente fatture professionali con campi a riempimento automatico e facilita la consegna con un solo clic, il tutto monitorando i pagamenti all'interno della stessa piattaforma
- Modello di procedura operativa standard per il processo di fatturazione di ClickUp: Garantire precisione ed efficienzastandardizzando le procedure di fatturazionerisparmiare tempo automatizzando le attività ripetitive e mantenere un flusso di lavoro organizzato per eliminare gli errori e monitorare le scadenze di pagamento
- Modello di fattura per freelance ClickUp: Lavorate come freelance? Utilizzate questo modello di fattura per creare fatture professionali, centralizzare il monitoraggio dei pagamenti e delle scadenze e archiviare in sicurezza le informazioni sui clienti
- Modello per il monitoraggio e la fatturazione dei casi legali di ClickUp: Utilizzate questo modello per monitorare i casi legali attivi, le ore fatturabili e lo stato di avanzamento e per organizzare in modo efficiente le informazioni sui clienti in un formato di facile utilizzo,database senza codice5. Modello di proposta di progetto per il sistema di fatturazione ClickUp: Crea proposte professionali e personalizzabili e consolida i processi di fatturazione con il sistema di fatturazione integratomonitoraggio del progetto e strumenti di calcolo
Fatti pagare velocemente con l'aiuto di questo modello di fattura ClickUp
Fattura ai clienti con fiducia: Esplorate ClickUp
Le nostre best practice consigliate e i suggerimenti sulle funzionalità/funzione vi aiuteranno a impostare un sistema di fatturazione efficace in pochissimo tempo! Avrete meno pagamenti mancati e più tempo per costruire relazioni con i client e pianificare le vostre finanze. Registrati gratis per vedere come ClickUp può migliorare i vostri flussi di lavoro per la fatturazione! È uno strumento con le migliori valutazioni e con un'eccellente qualità Centro assistenza per i nuovi utenti. 🌻