Avete presente la sensazione di panico che si prova quando tutti i componenti della vostra comitiva di cinque persone ordinano il complicato pasto combinato al ristorante e il server, invece di scriverlo, dice: "Non preoccupatevi, ho tutto qui sopra" 🧠🫠
Ecco cosa significa affrontare una giornata impegnativa senza un programma prestabilito.
Registrando tutte le riunioni, le attività, le promemoria e gli appuntamenti su un calendario, un elenco o una tabella, è possibile capire meglio dove verrà suddiviso il tempo in una giornata. Questo può essere il fattore decisivo per decidere se accettare una richiesta dell'ultimo minuto o se riuscire ad arrivare dal dentista entro le 14:30. 😳
In poche parole, pianificare la giornata aiuta a sfruttarla al meglio, dentro e fuori dal lavoro. È la porta d'accesso per formare abitudini produttive e per incorporare più strategie di gestione del tempo nella vostra settimana lavorativa. Oh, e abbiamo fatto menzione del fatto che cura anche la paura della domenica?
Ma sia che siate campioni di blocchi orari stagionali o che stiate costruendo un programma di benvenuto per il nuovo assunto del team, iniziare con un modello di programma dovrebbe essere sempre il vostro primo passaggio. Ma non c'è motivo di pensare troppo al modello!
È facile sentirsi sopraffatti dall'enorme numero di modi e di software di programmazione per strutturare la giornata sono disponibili diversi software, ma piuttosto che investire tempo in un modello qualsiasi, iniziate con uno che si è dimostrato in grado di rendere il processo più semplice.
Vi mostreremo come fare, spiegandovi perché avete bisogno di modelli di pianificazione nella vostra vita, le principali funzionalità da ricercare e 10 modelli gratuiti di pianificazione che miglioreranno sicuramente il vostro lavoro gestione del tempo capacità.
Perché i modelli di pianificazione sono importanti?
La vostra agenda dovrebbe essere qualcosa di più di una nota adesiva o di un documento con nomi e orari che scorrono lungo la pagina - e se questo esempio vi tocca un po' troppo da vicino, siete nelle nostre preghiere.
La vostra agenda deve invece aggiungere valore ai vostri processi quotidiani, integrandosi con le app, il calendario e i processi di lavoro attuali per gestire ogni aspetto della vostra giornata.
Modificate facilmente le date di scadenza e aggiungete nuovi eventi in ClickUp trascinando le attività in Calendario
È qui che un modello si rivela davvero utile. 🙂
I migliori modelli di pianificazione sono allegati ai software di project management con funzionalità/funzione che migliorano le tecniche di pianificazione della vecchia scuola con cui siamo cresciuti. L'aspetto e le funzioni del modello di pianificazione preferito dipendono dal team, dal settore e dal progetto, ma i vantaggi sono gli stessi!
Ecco alcuni dei vantaggi più significativi dell'utilizzo di un modello di pianificazione, sia per uso personale che per il team:
- Trasparenza: I modelli di pianificazione non sono solo per uso personale, ma per l'intero team. Quando l'intero team adotta un modello di pianificazione, i membri possono vedere cosa stanno facendo i loro colleghi e i gestori del team possono sapere se il lavoro è distribuito in modo uniforme o se una persona è in eccesso di capacità per la settimana.
- Organizzazione: Standardizzare il formato e il livello di dettaglio che i membri includono nei loro programmi aiuta tutti a rimanere allineati sullo stato e sulle priorità del progetto. Soprattutto se il modello integra un software di project management con capacità di collaborazione, il modello di pianificazione aiuterà il team a evitare colli di bottiglia ogni settimana.
- Aumenta la produttività: Visualizzare il vostro programma vi aiuta a pianificare le attività future e vi permette di adottare nuove strategie per ottimizzare la vostra giornata. I modelli di pianificazione sono progettati per aiutare a identificare le aree di opportunità ogni giorno per la creazione di nuovi processi, la ristrutturazione dei flussi di lavoro e il monitoraggio del tempo trascorso su attività o progetti.
- Miglioragestione del tempo abilità: Vi è mai capitato di lasciare la vostra scrivania alla fine della giornata e di chiedervi dove fosse finito il tempo? I modelli di pianificazione forniscono la risposta a questa domanda. Grazie alle funzionalità di monitoraggio del tempo, della cronologia delle versioni, delle riunioni e degli aggiornamenti di stato, saprete sempre quali attività stanno prosciugando la vostra giornata e potrete regolare il vostro flusso di lavoro di conseguenza.
Monitoraggio del tempo e connessione dei log alle attività o alle attività secondarie
E questo solo per citarne alcuni! Tuttavia, è importante ricordare che il modello di pianificazione è tanto potente quanto lo sono le sue funzionalità/funzioni. Quindi, prima di scaricare il primo modello che trovate, cercate queste funzionalità/funzione indispensabili. ⬇️
Funzionalità/funzione da ricercare nel vostro prossimo modello di calendario
Non tutti i modelli di pianificazione sono stati creati uguali, ma vi aiuteremo ad assicurarvi che quello che sceglierete soddisferà le vostre esigenze senza superare il vostro budget.
Tutti i migliori modelli di pianificazione condividono queste funzionalità/funzione essenziali:
- Personalizzabili: Sebbene i modelli creino un progetto per il vostro programma, dovreste essere in grado di modificarlo e adattarlo alle vostre esigenze per allinearlo meglio ai vostri processi attuali. Da fare senza problemi!
- Visuale: Ci sono più modi per strutturare i vostri programmi che non solo un calendario. Soprattutto per i team più grandi che lavorano in modo asincrono, un modello di pianificazione altamente visivo o la possibilità di scegliere tra più visualizzazioni del progetto miglioreranno l'esperienza di ciascun membro nell'utilizzo del modello.
- Collaborazione: Solo per la logistica, questo aspetto è fondamentale. Se il modello non contiene elementi di collaborazione, i team faranno fatica a programmare le riunioni, a lavorare insieme e a completare le attività senza sovrapposizioni.
- Monitoraggio del tempo e dello stato: Il modello di pianificazione non è una situazione unica e terminata. Dovrebbe evolversi man mano che i progetti diventano più complessi e fornire approfondimenti e soluzioni per migliorare la produttività. Il monitoraggio del tempo e i dashboard sono due delle funzionalità fondamentali per determinare lo stato di avanzamento.
- Integrazioni: Più strumenti di lavoro si integrano con il modello di pianificazione, meglio è! Questo aiuta a farsi un'idea più chiara delle attività pianificate ogni giorno e fornisce un contesto più ampio sotto forma di collegamenti o dati incorporati. Inoltre, le integrazioni estendono le funzioni di qualsiasi software e riducono il numero di schede che si trovano nel browser.
E una menzione d'onore... i migliori modelli sono gratis. 💸
Al giorno d'oggi esistono così tanti potenti modelli di agenda preconfezionati che non c'è motivo di spendere nemmeno un centesimo!
10 Modelli di programma per bloccare, pianificare e organizzare tutto
E ora il bello: gli esempi!
Abbiamo provato e testato i migliori modelli di pianificazione per offrirvi i migliori e i nostri preferiti!
Ognuno di questi 10 modelli gratuiti e personalizzabili offre funzionalità altamente visive e produttive per aiutare voi e il team a semplificare i vostri attuali processi di pianificazione. Inoltre, potete accedere a tutti i modelli direttamente da questo articolo!
1. Modello di pianificazione del team di ClickUp
Traccia le attività settimanali su un Calendario ClickUp
L'organizzazione di un calendario di team è essenziale per garantire un uso ottimale del tempo. Il Modello di pianificazione del team ClickUp è perfetto per pianificare, programmare e anche gestione delle risorse !
Ad esempio, il programma di un team potrebbe includere riunioni, scadenze per le consegne del progetto, obiettivi individuali per i membri del team, presentazioni o sessioni di formazione per i membri del personale, obiettivi di servizio al cliente e qualsiasi altro obiettivo organizzativo necessario.
Questa visibilità aiuta a garantire che tutti siano in regola con gli impegni, pur avendo a disposizione blocchi di tempo per lavori approfonditi e altre attività.
Il modello è dotato di quattro visualizzazioni precostituite che potete iniziare a utilizzare già da oggi per visualizzare il lavoro:
- Vista Elenco delle attività del progetto: Consolida tutte le attività assegnate per team in modo predefinito
- Vista Bacheca dei programmi settimanali: Organizza tutte le attività assegnate per team in base alla data di scadenza
- Vista Carico di lavoro: Fornisce una panoramica del numero di attività assegnate a un team in un periodo specifico Scarica questo modello ### 2. Modello di calendario ClickUp 24 Ore
Date a tutte le attività di ClickUp una fascia oraria dedicata nel vostro Calendario ClickUp
Un'agenda di 24 ore è uno strumento importante per raggiungere gli obiettivi quotidiani e rimanere organizzati. Può aiutarvi a gestire il vostro tempo in modo efficiente, a stabilire le priorità delle attività ed evitare la procrastinazione. Costruire un'agenda con esito positivo in questo formato richiede piani, strategie e lo strumento giusto, come ad esempio Il modello di programma delle 24 ore di ClickUp .
Tutti i compiti, le attività, le riunioni e le pause creati vengono visualizzati nella vista Calendario giornaliero. È possibile impostare attività ricorrenti per data e ora, in modo da doverle impostare una sola volta!
Quando le priorità cambiano o qualcosa interrompe il vostro programma, potete facilmente fare clic su un'attività e spostarla verso l'alto o verso il basso in un'altra fascia oraria.
Suggerimento: Collegate ClickUp a un calendario di Outlook, Apple o qualsiasi altro calendario che vi permetta di abbonarvi con un feed URL per tenere traccia delle date di scadenza delle vostre attività! Scaricare questo modello
3. ClickUp orario Modello di orario di lavoro
Visualizzate il vostro orario di lavoro e avviate riunioni direttamente in ClickUp
Le tabelle di marcia del team servono anche a monitorare il tempo per assegnatario nel corso di un progetto. Una pianificazione aggiornata consente ai team di anticipare i potenziali problemi e di affrontarli rapidamente prima che sia necessario del tempo supplementare per risolverli.
Il Modello di piano orario ClickUp offre tre diverse visualizzazioni per monitorare i dipendenti o i freelance pagati a ore:
- Pagamento per assegnatario Elenco: Visualizzazione di tutte le attività raggruppate per assegnatario
- elenco Attuale Pagamento: Ordinare, raggruppare e filtrare le attività per una visibilità completa
- Calendario settimanale: Vedere ciò che ci aspetta e apportare eventuali modifiche in tempo reale
Il modello include una guida introduttiva con suggerimenti per la personalizzazione, in modo che i vostri programmi siano pronti per essere condivisi con il vostro team!
date un'occhiata a questi *capitoli
Applicazioni per l'agenda di lavoro__
4. Modello di matrice di pianificazione ClickUp
Raggruppa le attività per tipo per gestire rapidamente le ore di lavoro in ClickUp
Una matrice di pianificazione è uno strumento potente per aiutare le organizzazioni a organizzare e dare priorità alle attività. Tracciando le attività su una matrice con gli assi del tempo, delle risorse e dell'importanza, diventa più facile prendere decisioni sulla Sequenza dei progetti e sull'allocazione delle risorse.
L'idea di una matrice di pianificazione è quella di creare una struttura organizzata per l'assegnazione delle attività che tenga conto delle risorse disponibili, del tempo necessario per completare l'attività e della sua importanza complessiva all'interno del progetto.
L'allocazione delle risorse in questo modo aiuta i manager a stabilire le priorità di ciò che deve essere terminato per primo, in ordine alle attività più importanti.
Con il Modello di matrice di programmazione ClickUp il modello di matrice di pianificazione di ClickUp è stato sviluppato per fornire tutto il contesto necessario per far progredire i team e i progetti: descrizioni delle attività, liste di controllo, commenti assegnati e molto altro ancora! Scaricate questo modello
5. Modello di blocco degli orari di ClickUp
Visualizzare il totale delle ore di disponibilità da un Elenco ClickUp
Il blocco degli orari è una strategia utilizzata per pianificare e gestire il tempo in modo efficace. Consiste nel suddividere un obiettivo o un'attività più grande in porzioni di tempo più piccole e gestibili, in modo da completarla più facilmente.
Se non riuscite a rispettare il blocco degli orari, provate il metodo Modello di blocco dei programmi di ClickUp . Questo modello è flessibile e consente a chiunque di attenersi al blocco degli orari e di ridurre il tempo necessario per passare da un'app all'altra per iniziare un'attività.
È possibile impostare facilmente promemoria per le attività imminenti, allegare file all'interno dell'attività e tenere le conversazioni in un unico posto.
Suggerimento: Utilizzate le funzionalità Profili e Il mio lavoro di ClickUp per visualizzare gli orari di tutti i membri della vostra area di lavoro! I profili offrono una finestra sulle responsabilità di ogni persona, in modo da poter aggiungere promemoria, apportare modifiche o vedere il prossimo lavoro. Scaricare questo modello
6. Modello di calendario per il project management di ClickUp
Gestione di più attività da una sola Bacheca di ClickUp
Il tuo project management Calendario deve includere tutte le attività legate al completamento del progetto. Questo include attività come il piano, la progettazione, lo sviluppo, l'implementazione e il collaudo. Tutte queste attività devono essere monitorate per monitorare lo stato di avanzamento e garantire che tutti i team, i client e gli stakeholder siano informati sui risultati ottenuti. Modello di calendario per il project management di ClickUp ha cinque viste predefinite per visualizzare il calendario del progetto da diverse prospettive:
- Vista Elenco: Attività raggruppate per fase del progetto (Avvio, Piano, Esecuzione, Monitoraggio e Completamento)
- Vista Sequenza: Pianificazione tracciata di tutte le attività raggruppate in base alla fase del progetto
- Visualizzazione Bacheca: Stato della posizione attuale di ogni attività nel flusso di lavoro
- Tabella vista: Rischi e problemi delle attività
- Vista Gantt: Dipendenze e attività cardine nella pianificazione di un progetto Scarica questo modello ### 7. Modello di pianificazione dei blocchi di ClickUp
Rivedere il proprio lavoro settimanale su una Sequenza ClickUp
L'organizzazione del programma di un team in blocchi può essere un modo efficace per garantire che a tutti i membri del team siano assegnate correttamente le rispettive attività e che queste si inseriscano in una Sequenza più ampia.
Da fare è suddividere la Sequenza del progetto in fasi distinte, ognuna con i propri requisiti, obiettivi e risorse. Inoltre, prevedere del tempo in più permette ai team di sperimentare o fare brainstorming su nuove idee senza sentirsi affrettati o in ritardo rispetto alla tabella di marcia.
Questo aiuta il team a identificare ciò che deve essere fatto in ogni fase, quanto tempo ci vorrà per completarla e quante risorse sono necessarie. Una volta identificati questi elementi di alto livello, il team può iniziare a suddividerli ulteriormente in blocchi di lavoro più specifici.
Ad esempio, se una fase prevede la creazione di un nuovo sito web per l'azienda, i membri del team possono suddividerla in sviluppo front-end, sviluppo back-end, mockup del design e test degli utenti. Modello di programmazione dei blocchi ClickUp è un'intera cartella con viste Elenco, Sequenza, Calendario e Carico di lavoro preformattate che possono essere adattate alle esigenze del vostro flusso di lavoro!
Scoprite i vantaggi di_
**Blocco del tempo in ClickUp_
8. Modello di calendario per Google Documenti e Microsoft Word
via Microsoft Il modello di orario è disponibile nei documenti Google o Microsoft Word. È possibile creare un programma personalizzato per i turni di lavoro, gli eventi, i viaggi o le attività divertenti. Dopo aver aggiunto i dettagli, scaricare e condividere il documento.
È possibile personalizzare l'aspetto del modello e unire le celle per rendere il programma presentabile. Oppure, imparate a creare il vostro calendario in Microsoft Calendario ! Scaricare questo modello
9. Fogli Google modello di pianificazione
via Area di lavoro di Google
Il modello di orario di Fogli Google è perfetto per gli studenti che preferiscono visualizzare gli orari in intervalli di 30 minuti. Ciò che rende unico questo modello è il suo formato a tre colonne:
- Attività programmate
- Attività del corso
- Attività personali/di cura di sé
Verifica come fare un_
10. Modello di programma giornaliero in Excel
via Microsoft Se il formato a tre colonne è troppo restrittivo, provate il modello di programma a intervalli di 30 minuti in Excel. Le colonne sono organizzate per ogni giorno della settimana (da domenica a sabato).
Nella parte superiore del modello, è possibile regolare l'ora di inizio delle 5:00 del mattino a qualsiasi ora si preferisca. Il resto degli intervalli si popolerà automaticamente in base alla selezione effettuata, così potrete iniziare a programmare a modo vostro!
Imparare a creare un modello personalizzato_ **Schedule in Excel ! Scarica questo modello Altri modelli:
- Modelli di blocco del tempo
- Modelli di calendario del contenuto
- Modelli per il piano degli eventi
- Modelli di tabelle orarie
- Modelli di project management
Il prossimo programma? Programmare la giornata in ClickUp
Non è mai troppo tardi per iniziare a organizzare i flussi di lavoro, i progetti o la giornata con un modello di agenda flessibile. Ciascuna di queste 10 opzioni vi aiuterà a massimizzare il vostro tempo e a velocizzare il processo di pianificazione, ma solo ClickUp vi aiuterà a compiere un ulteriore passaggio nei vostri lavori richiesti.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2021/12/Views\_Animation\_1.gif Oltre 15 visualizzazioni in ClickUp /$$$img/
Visualizzate le vostre attività con oltre 15 viste di ClickUp, tra cui Elenco, Bacheca e Calendario
Indipendentemente dallo stile di lavoro, dal settore o dal team, ClickUp è l'unica soluzione sufficientemente potente da fornire soluzioni da parete a parete con funzionalità personalizzabili modelli personalizzabili per ogni caso d'uso . ClickUp offre funzionalità avanzate di funzionalità/funzione avanzate di gestione del tempo , visualizzazioni multiple del progetto , oltre 1.000 integrazioni e molto altro ancora, il tutto a un prezzo assolutamente nessun costo . 🤓
Non c'è momento migliore del presente per incrementare la produttività.. iscrivetevi a ClickUp e vedrete la vostra giornata realizzarsi. 📆