È successo. Avete completato un lavoro per un client, avete inviato una richiesta di pagamento e... niente. Forse vi hanno offerto varie spiegazioni, come l'impossibilità di pagare al momento, problemi con il processore di pagamento, il metodo/modalità di pagamento o l'assenza dell'account.
Indipendentemente dalle ragioni, il risultato è sempre lo stesso: Avete finito il lavoro, ma il pagamento non è arrivato, lasciandovi con una pila di fatture non pagate.
Se gestite una piccola azienda, se lavorate come freelance o se avete un'azienda che non vi paga le fatture, non importa gestire progetti per un'azienda di grandi dimensioni mantenere un flusso di cassa sano è essenziale. Il raggiungimento di questo obiettivo dipende dalla vostra capacità di riscuotere i pagamenti con prompt, il tutto mantenendo la professionalità.
Invece di ricorrere a tattiche aggressive, questa guida vi insegnerà a chiedere il pagamento ai clienti in modo educato, evitando situazioni imbarazzanti. Dopo tutto, vi siete impegnati e meritate di essere ricompensati per il lavoro svolto! 🌻
Perché chiedere il pagamento ai client è difficile?
Si tratta di una situazione delicata e complicata: Avete bisogno che il cliente paghi l'importo dovuto, ma non volete molestarlo o metterlo in imbarazzo.
E di certo non volete farli arrabbiare al punto da farli diventare dei fantasmi o rifiutarsi di pagare la fattura.
Molti di noi si sentono in imbarazzo a inviare richieste di pagamento perché non vogliono sembrare scortesi o invadenti. Molti professionisti temono di inviare l'email "Volevo solo sapere se hai visto questa fattura".
Di solito si tratta di:
- Paura di una fuga di clienti: se si fa molto affidamento su un singolo cliente per una grossa fetta di entrate, è comprensibile sentirsi in ansia all'idea di turbarlo e di perdere lavori futuri. Ma se si gestisce la situazione in modo professionale, è possibilemantenere il clientee_ essere pagati. Inoltre, Da fare: volete davvero impegnarvi con un client che ritarda costantemente i pagamenti? Anche se decidono di separarsi, questa situazione potrebbe rivelarsi vantaggiosa
- **Sapete di dover chiedere il pagamento, ma è difficile trovare le parole giuste. Gestione del cliente spesso si riduce a una comunicazione ponderata, ma se non si dispone di un copione per questa situazione, è facile inciampare nelle parole e sbagliare
- **Se tendete a evitare il conflitto, potreste trovare più attraente svolgere un'attività sgradevole piuttosto che richiedere il pagamento completo di una fattura a un client. Evitando il conflitto, il problema si trasforma in qualcosa di ancora peggiore. La crescita personale fa parte dell'essere un professionista di esito positivo, quindi considerate questa situazione come un'opportunità per rafforzare le vostre capacità
- **Se non si definiscono chiaramente le date di scadenza, le spese di mora e le opzioni di pagamento in anticipo, si crea ambiguità, e non si vuole ambiguità quando si tratta di essere pagati. Non è possibile ottenere pagamenti puntuali se non si stabiliscono delle impostazioni, ed è per questo che ogni relazione con il cliente dovrebbe iniziare con un contratto scrittocontratto.
- **Alcuni clienti possono condividere vaghe minacce legali o dire cose come: "Dovrò chiedere al mio avvocato di occuparsene" Non lasciatevi scoraggiare dalla prospettiva di un'azione legale. In questo caso, è bene conoscere le procedure legali di pagamento nel proprio Stato, in modo da sapere quali sono i propri diritti
Per quanto possa essere impegnativo, dobbiamo superare la paura di essere percepiti come "difficili" o "assertivi" Tuttavia, questo rappresenta un'opportunità per gestire la situazione con professionalità, il che porta a una relazione con il cliente più rispettosa e produttiva!
I ritardi di pagamento ostacolano notevolmente il flusso di cassa, soprattutto per i titolari di piccole aziende, e portano a intoppi operativi che si sarebbero potuti evitare se i clienti avessero pagato quando dovevano.
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Da fare e da non fare per chiedere un pagamento in modo professionale ed educato
Ogni situazione è diversa, ma in generale è bene attenersi a questi consigli per ottenere una richiesta di pagamento il più possibile educata.
Da fare: Impostazione delle aspettative fin dall'inizio
Più sarete trasparenti fin dall'inizio, minore sarà la probabilità che i client effettuino pagamenti in ritardo. Dal momento in cui di un cliente, la trasparenza è più bassa , fategli conoscere i vostri prezzi e le condizioni di pagamento.
Siate proattivi e menzionate i termini di pagamento nei vostri contratti. Ogni foglio di pagamento dovrebbe includere:
- Nome del cliente
- Le vostre informazioni di contatto, compreso il numero di telefono e l'indirizzo di spedizione
- Tempi di pagamento o date di scadenza
- Metodo/modalità di pagamento e valuta
- Politiche per i rimborsi spese
- Tasse di mora e relativi termini
- Domande frequenti che spiegano come gestire i ritardi nei pagamenti
Per un ulteriore oomph, chiedete ai client di apporre una sigla accanto ai termini di pagamento.
Per evitare ritardi cronici nei pagamenti, aggiungete nel contratto una clausola che vi riservi il diritto di abbandonare i client che pagano in ritardo per un certo numero di volte.
Non dire qualcosa di cui ti pentirai
Un tono contraddittorio danneggia la relazione con il cliente e non si vuole bruciare i ponti.
Invece di reagire nella foga del momento, creare un piano di comunicazione per affrontare i ritardi di pagamento. Includete un manuale su come gestire i ritardi di pagamento, con tanto di script, per evitare di dire qualcosa di negativo che vi faccia perdere l'account.
Da fare: Fornite vari metodi/modalità di pagamento
Forse i clienti tardano a pagare perché accettate solo assegni cartacei. Esistono così tanti metodi/modalità di pagamento e processori di pagamento che è meglio accettarne il più possibile. 💸
Come minimo, accettate:
- Apple Pay
- Google Pay
- PayPal
- Carta di credito o carta di debito
- Trasferimenti ACH su account bancario
Assicurarsi di aggiungere una mini procedura operativa standard nel proprio client documento di onboarding su come utilizzare il vostro strumento di pagamento, in modo che conoscano il processo in anticipo.
Non sorprendete i clienti
Gli elementi di una fattura non dovrebbero essere una sorpresa. Se volete che i clienti vi paghino in tempo, inviate una promemoria amichevole prima della data di scadenza.
Una rapida email di sollecito del pagamento, una telefonata o un testo, con una copia della fattura, è una promemoria educata per chi se ne è dimenticato e non intendeva lasciarla non pagata.
Inviare e ricevere email all'interno di ClickUp per semplificare la gestione della posta elettronica
Da fare: Inviare promemoria per ricevere i pagamenti
Alcune persone dimenticano di pagare una fattura anche dopo la data di scadenza. La vita è frenetica e le finestre In arrivo sono piene fino all'orlo, quindi non è insolito che i clienti si perdano un messaggio di promemoria.
Create un flusso di lavoro interno alla vostra azienda software di gestione delle attività per inviare promemoria periodici sulle fatture in diverse fasi:
- Prima della data di scadenza
- Alla scadenza del pagamento
- Quando il pagamento è incollato
Non: Dimenticare le fatture non pagate
L'unica cosa peggiore di un cliente che dimentica una fattura è che voi dimentichiate un pagamento in sospeso! Tenete sotto controllo tutte le fatture non pagate utilizzando un sistema di strumento di gestione intelligente dei client che monitora fatture, pagamenti, avvisi di mancato pagamento e altro ancora.
Da fare: Creare un modulo di richiesta di pagamento sfruttando le API di richiesta di pagamento
Rendete il più semplice possibile il pagamento. Create un modulo di richiesta di pagamento online per semplificare il processo di pagamento.
Potrebbe essere necessario lavorare con i responsabili IT per integrare un'API per le richieste di pagamento o un semplice modulo di richiesta di pagamento Modulo fai-da-te da fare anche in questo caso. Inseritelo in una pagina web con un po' di HTML e voilà! I vostri client visiteranno semplicemente il portale e pagheranno il loro saldo, grazie a questa semplice integrazione con l'API per le richieste di pagamento.
Creare moduli personalizzati con campi trascinabili in ClickUp per riscuotere il pagamento in un attimo
Come evitare di dover chiedere il pagamento
Inseguire le fatture non è il modo migliore per impiegare il vostro tempo, e possiamo garantirvi che nemmeno ai vostri client piace essere inseguiti. 👀
Riducete al minimo le seccature ed evitate le richieste di pagamento con queste piccole modifiche:
- **Se conoscete già lo scopo, chiedete al cliente di pagare prima di completare il lavoro. Se questo non è possibile, chiedete depositi o pagamenti anticipati
- **Se fornite lo stesso livello di servizio ogni mese, addebitate al client una quota di sottoscrizione ricorrente tramite una scheda in archivio
- Invio prompt delle fatture: Non rimandate l'invio delle fatture. Inviatele sempre rapidamente, mentre il progetto è ancora fresco nella mente del cliente
- Offrire piani di pagamento: Alcuni client potrebbero avere difficoltà a pagare, soprattutto per le fatture più grandi. In questo caso, offrite piani di pagamento che consentano loro di pagare a rate. Le rate dimostrano ai client che siete disposti a lavorare con loro
Modelli di richiesta di pagamento per raccogliere i pagamenti dai client
A questo punto, sapete come superare il "fastidio" della richiesta di pagamento. Sappiamo che è difficile trovare le parole giuste per le email di richiesta di pagamento, per questo è importante utilizzare un modello di richiesta di pagamento.
Modelli di richiesta di pagamento di ClickUp
Perché passare ore a formattare moduli e accordi di pagamento? Affidatevi ai modelli di ClickUp per utilizzare il linguaggio giusto per le richieste di pagamento, completati da bei colori e da una formattazione chiara. ✨
Per iniziare, fate firmare ai vostri client il modulo di pagamento Modello di contratto di pagamento semplice di ClickUp . Utilizzate questo modello per monitorare i pagamenti, tenere traccia degli stati dei client e creare campi personalizzati per i vostri record.
Stabilite le condizioni di pagamento con il modello di accordo di pagamento semplice di ClickUp
Il Modello di modulo di pagamento ClickUp consente di raccogliere in sicurezza le informazioni sui pagamenti online dei client. Invia anche avvisi automatici per tenere tutti aggiornati sui pagamenti.
Creare un flusso di pagamento con il Modello di modulo di pagamento di ClickUp
Siete curiosi di conoscere i dati dei vostri pagamenti? Monitorateli con il modulo Modello di cronologia dei pagamenti ClickUp . Registra tutti i dettagli dei pagamenti dei clienti e dei fornitori. Il modello monitora i dati dei pagamenti nel tempo per identificare potenziali problemi e fornire una rapida istantanea della vostra salute finanziaria.
Il modello di cronologia dei pagamenti di ClickUp consente di monitorare i pagamenti a freelance, client e dipendenti in un'unica posizione
Scrivere le richieste di pagamento con ClickUp AI includendo i dettagli di pagamento rilevanti
Sebbene i modelli solidi forniscano una solida base, la composizione di un'email di richiesta di pagamento educata può essere impegnativa.
Fortunatamente, non è necessario scrivere un messaggio di richiesta di pagamento. Utilizzate ClickUp AI per scrivere un messaggio educato ma deciso per voi, il tutto senza lasciare la vostra piattaforma di project management. Utilizzatelo per scrivere sequenze di email, testi telefonici e testi che spieghino le vostre esigenze senza bruciare le tappe.
Utilizzate ClickUp AI per scrivere più velocemente e perfezionare i vostri testi, le risposte alle email e molto altro ancora
Se avete una richiesta di pagamento esistente e volete modificarla per ottenere un tono più amichevole, chiedete a ClickUp AI di analizzarla per voi. Se il testo sembra troppo aggressivo, l'IA suggerirà modifiche per rendere il messaggio meno piccante.
Raccogliere pagamenti tramite ClickUp Modulo
Cercate un'interfaccia elegante per i pagamenti? Provate ClickUp Modulo! È il modo più veloce per incoraggiare pagamenti rapidi, e anche i vostri client apprezzeranno la comodità. ClickUp Moduli catturano le risposte che si collegano alle attività del vostro team. Create un modulo personalizzato per guidare i clienti nel processo di pagamento all'interno di un elegante portale online. Per essere pagati è sufficiente che i clienti premano il pulsante di pagamento.
L'ultima spiaggia: Rivolgersi a un avvocato
A questo punto, avete fatto tutto il possibile per promuovere la buona volontà e comunicare con il vostro client. Se l'evento persiste nell'evitare il pagamento o rifiuta del tutto di adempiere ai suoi obblighi finanziari, il passaggio successivo potrebbe essere quello di intraprendere un'azione legale.
Il vostro avvocato probabilmente invierà al cliente una lettera molto esplicita in cui illustra la possibilità di ricorrere alle vie legali nel caso in cui il pagamento non venga effettuato prontamente. In molti casi, la menzione di un'azione legale può prompt i client a saldare i loro debiti. Ma attenzione: Quasi sicuramente il cliente perderà l'account, quindi non prendete questa decisione alla leggera.
Se rivolgersi a un avvocato non è finanziariamente fattibile, potreste essere in grado di perseguire il pagamento attraverso il tribunale per le controversie di modesta entità ma questo dipende dallo stato, dalle condizioni contrattuali e dall'importo del pagamento.
Ciao ciao, pagamenti in ritardo
Alcuni professionisti si sentono a disagio nel chiedere il pagamento che spetta loro di diritto, e capiamo che può sembrare fastidioso. Seguite i consigli di questa guida per superare la paura di chiedere un pagamento. Se inviate email educate e professionali, riuscirete a preservare la relazione e a far crescere la vostra azienda.
Le richieste di pagamento possono essere fatte da soli, ma se volete risparmiare tempo ed evitare intoppi nella comunicazione, affidatevi a ClickUp. Modelli, strumenti di IA, moduli e altro ancora rendono le richieste di pagamento un gioco da ragazzi e vi permettono di concentrarvi sulle attività che fanno davvero crescere l'azienda. Iscriviti a ClickUp !