La mancata impostazione dei ruoli e delle responsabilità del progetto porta a una miriade di problemi legati al project management: ritardi nei tempi, aumento dei costi e riduzione delle prestazioni, solo per citarne alcuni.
È qui che entra in gioco la matrice RACI, nota anche come diagramma RACI o matrice di assegnazione delle responsabilità. 🖼️
Il modello RACI aiuta a mappare i ruoli e le responsabilità di tutte le parti interessate, a creare struttura e chiarezza e a coinvolgere tutti i membri del team nell'esito positivo del progetto, in modo che gli errori di calcolo siano fuori discussione.
Ecco perché molte persone del mondo aziendale in vari settori, dalla sanità all'edilizia, sono convinte che il modello RACI sia un valido aiuto per la realizzazione di un progetto Grafici RACI . 🙏
**Che cos'è un grafico a matrice RACI?
La matrice RACI è un approccio semplice per definire i ruoli e le responsabilità del progetto che aiutano a produrre i risultati desiderati.
Questo termine è un acronimo che sta per Responsabili, Account, Consulenti e Informati. Il RACI descrive essenzialmente i diversi ruoli assegnati ai membri del team coinvolti nel progetto e descrive in dettaglio chi fa cosa.
Responsabile: Come si può già intuire, questa persona è responsabile di agire e di garantire che le attività del progetto vengano lavorate.
In genere, si tratta di un membro del team o di un gestore del progetto che riferisce a un A. In un RACI possono essere presenti più R, e alcuni di essi possono anche essere coinvolti nella gestione del progetto processo decisionale .
Tuttavia, è altamente consigliabile non esagerare con le proporzioni e non assegnare un numero eccessivo di responsabili nella matrice di assegnazione delle responsabilità.
Accountable: È colui che si assicura che tutte le responsabilità siano assegnate correttamente, approva o rifiuta lavori o decisioni (in pratica, è una persona che prende decisioni) e si assicura che tutto venga consegnato con successo e in tempo. Secondo la matrice RACI, ci dovrebbe essere solo una A.
Consultato: È la persona che il team consulta su vari argomenti e azioni, un esperto. Questa persona, o più persone, fornisce feedback e valutazioni per l'esecuzione delle attività.
Informato: Una persona che dovrebbe essere aggiornata sullo stato di avanzamento una volta terminato il lavoro, ma che non è direttamente coinvolta nel processo. Questa persona non contribuisce a prendere decisioni o a svolgere attività e non viene consultata su nessuna questione.
Sappiamo i team di project management adorano le abbreviazioni : PMP, KPI, SOW e PMI. L'elenco è lungo, ma il grafico della matrice RACI consente di schematizzare in modo semplice le decisioni e le attività chiave, attività cardine e ruoli.
Vantaggi del modello grafico RACI
Quando si tratta di grandi team di project management, in cui i membri del team sono distribuiti in più reparti e dipendono da altri team, è naturale soffrire di confusione di ruoli.
In una situazione del genere, spetta al gestore del progetto o al team leader del progetto fare un passaggio e assicurarsi che ogni membro del team sia ben consapevole di ciò che ci si aspetta da lui. Le cose possono diventare ancora più difficili se il lavoro è gestito e terminato in remoto. In questo caso, però, la matrice RACI viene in soccorso! 🚀
Il modello del grafico RACI fornisce una miriade di vantaggi a questo proposito:
- Elimina la confusione dei ruoli e la confusione su chi prende le decisioni (potrebbe essere il responsabile o l'account a prendere le decisioni, quindi dovrebbe essere chiaro fin dall'inizio)
- Incoraggia il lavoro di squadra e la comunicazione tra tutti coloro che sono coinvolti nel progetto, il che porta a un'impostazione chiara delle aspettative
- Previene l'assegnazione eccessiva o insufficiente delle risorse di un membro del team e garantisce una riallocazione agevole delle risorse quando è necessario
- Garantisce che, anche in caso di riallocazione delle risorse, nessuna attività venga trascurata
- Utilizzandolo, snellirete le comunicazioni, eliminerete la risoluzione dei conflitti, infonderete fiducia e garantirete un alto livello di coinvolgimento
- In definitiva, migliora l'efficienza del progetto e fa risparmiare tempo
Vale la pena menzionare che il grafico RACI può garantire che ogni relazione sia gestita in modo appropriato, che si tratti di clienti, sponsor, clienti VIP, utenti interni, fornitori, investitori, dirigenti, analisti o regolatori governativi.
Ecco perché questo modello è adatto a tutte le aziende, sia B2B che B2C. ✅
Quando utilizzare il modello grafico RACI
La matrice RACI può essere utilizzata per tutto ciò che riguarda il project management, dal chiarire i ruoli e le attività dei membri del team all'eliminare qualsiasi tipo di confusione e di processo in stallo.
Il bello è che è incredibilmente flessibile e si può usare indipendentemente dal settore in cui si opera. 🤩
Ecco alcuni esempi di quando il modello di grafico RACI può essere utile:
- La confusione dei ruoli di solito ostacola lo stato e blocca il processo di approvazione o quando le decisioni vengono prese in modo apparentemente arbitrario, sempre a causa della mancanza di trasparenza dei ruoli
- Quando l'autore, le responsabilità, i ruoli e le attività non sono chiaramente definiti
- Quando non c'è chiarezza su chi deve svolgere le attività, il che risulta in più persone che lavorano allo stesso compito o in nessuna di esse che lavora alle attività del progetto su cui dovrebbe lavorare
Ad esempio, il gestore del progetto o il titolare del prodotto sono in qualche modo (a torto) considerati responsabili di ogni minimo dettaglio e dell'esito positivo di un team di progetto in generale.
Il grafico RACI si fa carico di questi ruoli. Permette agli sviluppatori e ai progettisti di essere responsabili per i loro lavoro .
Tuttavia, si noti che il RACI non è una soluzione a dimensione unica.
Il mio lavoro funziona a meraviglia con progetti più grandi e complessi che coinvolgono più parti interessate. D'altro canto, non è adatto ai team di project management più piccoli e ai progetti in rapida evoluzione, poiché può solo rallentare il processo decisionale e il progetto nel suo complesso.
Come creare un modello di grafico RACI
Prima di iniziare a creare un grafico RACI, tenete conto di questi fattori:
- Idealmente, una persona dovrebbe avere un solo tipo di responsabilità
- L'Account dovrebbe avere l'autorità ed essere in grado di fornire indicazioni e aiuto per completare le attività
- Assegnare un unico responsabile per ogni deliverable
- A ogni attività dovrebbero essere associati i ruoli di Responsabile e di Accountable, mentre non è obbligatorio chiedere un contributo esterno se l'attività non è eccessivamente complessa
- Gli stakeholder devono essere informati anche su piccoli cambiamenti e aggiornamenti del progetto
Ora, ecco come creare un grafico RACI:
1. Definire le consegne
Definite ed elencate le principali attività del progetto che devono essere completate ed elencatele tutte sul lato sinistro del grafico RACI, una sotto l'altra.
Da fare senza includere tutti i compiti del progetto i deliverable del progetto nel grafico, altrimenti si rischia di diventare troppo granulari e di renderlo troppo complesso da usare e da capire.
2. Identificare i ruoli del progetto
Identificate i membri del team di progetto e i loro ruoli (Responsabili, Accountable, Consulted e Informed) e aggiungeteli in cima al grafico, uno accanto all'altro.
Per istanza, si può scegliere qualcosa di simile: project executive, project manager, analista aziendale, architetto tecnico e sviluppatore di applicazioni.
In alternativa, è possibile specificare i ruoli per nome. Questo è particolarmente utile perché chiarisce chi fa cosa e se a più parti interessate vengono assegnati ruoli simili.
3. Connessione dei punti
È il momento di collegare attività e ruoli. ♻️
L'assegnazione di Responsabili e Accountable per ogni attività è d'obbligo, mentre dovreste anche pensare attentamente a chi deve essere consultato e a chi deve essere informato sui risultati.
4. Risolvere eventuali conflitti, se si verificano
Idealmente, a un membro del team dovrebbero essere assegnate solo poche responsabilità (due o tre al massimo).
Se ci sono molte celle vuote, provate a ridistribuire le risorse (cambiate Responsabile in Consultato).
Inoltre, se ci sono troppi ruoli di Account, questo potrebbe rallentare il processo decisionale, quindi cercate di avere un solo Accountable per attività.
Un numero eccessivo di C può anche causare ritardi per i project manager, dato che alcune sotto le ruolo di consulente può spesso essere cambiato in Informato. L'assenza di ruoli C e I indica solitamente una mancanza di comunicazione all'interno del team.
Esempi e casi d'uso della matrice RACI
Esempi di ClickUp
Per il nostro primo gruppo di esempi, utilizzeremo il nostro amato strumento, ClickUp . È possibile personalizzare ogni parte della piattaforma, rendendo più facile che mai la creazione della matrice RACI ideale. Quando avete bisogno di ispirazione o di una guida, approfittate dei modelli pronti per l'uso e modificabili Modello di piano RACI in ClickUp per aiutarvi a iniziare. Scarica gratuitamente il modello di piano RACI di ClickUp Vediamo quanta flessibilità possiamo avere nella creazione di grafici RACI in ClickUp.
Grafico RACI semplice in vista Documento
Esempio di matrice RACI in ClickUp Documenti
Ecco un esempio perfetto di quanto spiegato sopra. Vista Documento di ClickUp può essere utilizzata per creare un grafico RACI senza complicare eccessivamente le cose.
Gli stakeholder a sinistra, i ruoli in alto e a destra. Jack, Sabrina e Selena sono responsabili di gestione del programma caroll è Account, Samatha è Consultato e Ahmed è Informato.
È un'ottima cosa che ci sia una sola persona responsabile che ricopre il ruolo di Accountable quando si tratta di gestione del programma. Questo è il problema con campagna di marketing , design, marketing di prodotto , l'analisi dei dati, il brand marketing e l'esito positivo dei clienti!
È anche facile notare che non ci sono risorse sovra-assegnate. Jack è il responsabile della gestione del programma, del brand marketing e dell'esito positivo, mentre è l'account della campagna di marketing, Informato per il marketing della produttività e consultato per l'analisi dei dati.
Matrice RACI a colori in vista Elenco
Matrice RACI con codice colore nella vista Elenco di ClickUp
La vista Elenco di ClickUp ci permette di entrare più nel dettaglio del grafico RACI. Inoltre, consente di dare un tocco di colore all'intero concetto, per rendere più piacevole un project management a volte monotono. 🌈
È possibile scegliere tra diversi colori per i ruoli. Noi abbiamo usato il blu per Responsible, il verde per Accountable e così via. Sta a voi personalizzare la tabella e i ruoli a vostro piacimento.
Qui abbiamo anche una posizione leggermente diversa dei ruoli e delle attività. Le attività del progetto sono elencate a sinistra, una sotto l'altra, mentre i nomi e le responsabilità sono posizionati in alto e a destra (se preferite questo tipo di visualizzazione, va benissimo).
Si possono anche vedere i flag di priorità che possono dare una direzione a tutti e indicare le attività di cui ci si deve occupare il prima possibile e quelle che possono aspettare un po'. 🚩
Modello RACI in vista Tabella
Modello RACI nella visualizzazione delle tabelle di ClickUp
La visualizzazione Tabella consente di entrare più nel dettaglio del grafico RACI. Oltre a vedere ruoli, compiti e priorità, è possibile monitorare lo stato di ogni attività dal grafico. Gli stati sono completamente personalizzabili; questo è solo un esempio di come si possono nominare e colorare.
Esempio di grafico RACI raggruppato per stato
Esempio di grafico RACI raggruppato per stato nella vista Tabella di ClickUp
Nella vista Tabella, ClickUp consente anche di filtrare e raggruppare le attività per nome, ruolo, stato, priorità, ecc. In questo modo è possibile entrare nei dettagli del grafico RACI e vedere quali attività sono in corso, quali devono ancora essere lavorate e quali sono completate.
Infine, come già noto, Visualizzazioni ClickUp e la Lavagna online è tra i nostri preferiti! 😍
Ruoli RACI nella visualizzazione della lavagna online
Ruoli RACI nella visualizzazione della lavagna online di ClickUp
Il La lavagna online di ClickUp consente di visualizzare facilmente attività, ruoli e ruoli separati, il tutto con un tocco di colore. In questo modo si garantisce che tutti lavorino come un team. In questo modo non c'è praticamente spazio per conflitti o morale basso.
Esempi di Miro
Il prossimo è il famigerato strumento di mappatura mentale, Miro . Vediamo che tipo di magia RACI possiamo inventare.
Mappa RACI delle parti interessate
Esempio di Mappa delle parti interessate RACI in Miro Miro è un altro strumento eccellente che si può usare per assegnare ruoli, responsabilità e attività. In questo esempio particolare, Miro mostra come sia possibile creare facilmente una matrice RACI degli stakeholder per i team di progettazione dei servizi.
Riuscite a capire che qui c'è qualcosa di diverso? 🤔
Esattamente! Invece di attenersi al normale grafico RACI, Miro ha deciso di adottare un nuovo approccio e di organizzare ordinatamente tutto, dai ruoli e dalle responsabilità alle attività, utilizzando la vista Mappa. 🗺️
Gli stakeholder e le attività sono visualizzati a sinistra, i loro ruoli (decisori, influenti, gestiti da vicino) in basso e tutti insieme in una mappa di forma circolare.
Si può notare che i ruoli sono stratificati in cerchi, passando da quelli con, diciamo, meno responsabilità (ad esempio, Informati) a Responsabili.
Non so voi, ma noi amiamo le note adesive digitali! I nomi di tutti i membri del team sono scritti su queste note adesive, mentre i loro ruoli sono indicati con delle emoji.
Bonus:_
**Modelli di mappatura degli stakeholder_
Modello RACI Marketing Team
Modello RACI Marketing Team in Miro Questo grafico RACI è stato costruito specificamente per le esigenze dei team di marketing. Il project management, il marketing delle campagne, dei prodotti e dei marchi, nonché l'esito positivo dei clienti, alias i deliverable, sono posizionati a sinistra.
Le responsabilità e i ruoli sono chiaramente definiti per ogni attività, mentre i membri del team sono raggruppati e disposti di conseguenza, in modo che ognuno sappia cosa sta facendo e cosa stanno facendo gli altri.
Per ogni attività c'è un singolo Account, mentre il numero di Responsabili è relativamente equilibrato.
Esempi di Coda*
Per ultimo, ma non meno importante, nella lista degli strumenti, abbiamo il nuovo arrivato nel blocco del project management, Coda . Vediamo come si colloca rispetto ai modelli RACI precedenti.
Bonus:_ **Modelli di mappe percettive !
Esempio di matrice RACI per ripartizione delle attività
Esempio di matrice RACI per ripartizione di attività in CodaCoda fornisce un esempio pratico di come creare e utilizzare un grafico RACI, anche se non si lavora necessariamente a un progetto troppo complesso.
Tutte le attività sono chiaramente definite, così come tutti i ruoli (CEO, CTO, VP del prodotto, product manager, UI designer, content writer e analista finanziario) e le responsabilità sono visualizzati con colori vivaci. Questo permette una migliore visibilità e differenziazione, e possiamo anche integrarlo con terze parti software di terze parti per programmare le consulenze o addirittura monitorare lo stato di avanzamento di ogni progetto.
Esempio di grafico RACI per stato delle attività
Esempio di grafico RACI per stato delle attività in Coda Coda consente anche di monitorare lo stato di ogni attività (non iniziata, in corso, terminata) sul grafico RACI, di colorare ogni stato e di aggiungere note per chi sta lavorando su quale attività e quante risorse sono disponibili.
Invece di partire da zero, potete scegliere tra molti altri modelli di grafici RACI assolutamente straordinari che vi faranno risparmiare tempo prezioso e metteranno il vostro team al lavoro fin dal primo secondo!
Bonus:_
& **Esempi di struttura organizzativa a matrice
Chi trae vantaggio dall'utilizzo di un grafico RACI?
*Un grafico RACI è uno strumento utile per i project manager che devono monitorare le varie attività e i ruoli associati a un progetto. Il monitoraggio dei ruoli aiuta a garantire che tutte le persone coinvolte nel progetto siano tenute a rispondere delle loro attività individuali. Grafico RACI del project management* è una digital marketer e la fondatrice di HustlerEthos.com .