Troppi cuochi rovinano la minestra.
Questo vecchio detto è vero in gestione dei progetti . Un progetto richiede più tempo per essere completato se i membri del team interfunzionale hanno ruoli e responsabilità poco chiari. In alcuni casi, il progetto potrebbe non avere successo o richiedere più tempo per essere realizzato.
Un modello RACI previene il problema dei "troppi cuochi". Esso indica chiaramente chi esegue il compito X, chi lo valuta e la persona che prende la decisione finale sul lavoro. Di conseguenza, i membri del team di progetto conoscono i loro ruoli per evitare confusione e perdite di tempo.
In questo articolo condivideremo 10 dei nostri modelli RACI preferiti e come utilizzarli per organizzare i vostri progetti! Ma prima di tutto, cerchiamo di capire il significato di RACI Matrice RACI .
Che cos'è un modello di diagramma RACI?
Un diagramma RACI (o matrice RACI) è un diagramma che definisce i ruoli dei membri del team in relazione ai compiti del progetto. Utilizza le lettere R, A, C e I per identificare i ruoli e le linee di responsabilità. RACI sta per:
- Responsabile (R): indica una persona responsabile dell'esecuzione di un compito e che ha un ruolo attivo nello svolgimento del lavoro
- A): Rappresenta un supervisore che supervisiona il compito. In una matrice RACI, questa persona non si occupa direttamente del compito, ma gestisce e assicura che il lavoro sia completato correttamente
- Consultazione (C): Indica la persona o il gruppo che fornisce informazioni su una particolare attività. Vengono consultati per la loro esperienza su un compito specifico per aiutare l'individuo responsabile a completare con successo un lavoro
- Informato (I): Rappresenta una persona o un gruppo che deve essere aggiornato sull'avanzamento dei compiti e sulle decisioni prese in un progetto
Condividere un grafico RACI all'interno di un documento ClickUp per collaborare con il proprio team
Un diagramma RACI identifica e definisce chi è responsabile di cosa per evitare confusione, errori di comunicazione e perdite di tempo in un progetto. I membri del team possono usarlo come bussola per completare il progetto in modo corretto e puntuale.
10 Modelli di diagrammi RACI gratuiti
Sebbene un diagramma RACI sia utile per ogni progetto, i modelli RACI sono costruiti in modo diverso.
Fortunatamente, abbiamo esaminato decine di modelli e compilato i 10 migliori per i project manager. I modelli che seguono sono gratuiti e dotati delle caratteristiche indispensabili per supportare le vostre esigenze di diagrammi RACI, indipendentemente dal settore in cui operate.
Pronti? Si parte!
1.
Modello di diagramma RACI di ClickUp
Modello di diagramma RACI di ClickUp
Un diagramma RACI deve definire chiaramente ruoli e responsabilità in un progetto; questo modello lo fa. Si tratta di un documento di pianificazione RACI con un grafico che identifica e descrive i ruoli dei membri del team in un progetto. In questo modo si assicura di delineare chiaramente chi completa, rivede o viene consultato in merito a un particolare compito.
Questo modello RACI è facilmente personalizzabile per soddisfare le vostre esigenze specifiche. È semplice aggiornare i contenuti e aggiungere righe e colonne a proprio piacimento. Inoltre, la funzionalità drag-and-drop di alcune sezioni rende il modello facile da usare e da personalizzare.
Modificate il modello in tempo reale, in modo che i diversi gruppi e tutti i membri del team possano accedere agli aggiornamenti man mano che si verificano. In questo modo si risparmia il tempo necessario per esportare il diagramma RACI e condividerlo con i singoli reparti o membri del gruppo.
Inoltre, è possibile codificare i colori delle attività per differenziarle dalle altre. Ad esempio, si possono colorare le attività a rischio o richiamare l'attenzione su quelle con scadenze ravvicinate. Tutte le modifiche apportate al modello saranno salvate nel cloud, garantendo la possibilità di riprendere la personalizzazione a proprio piacimento.
E la parte migliore?
Ci sono diversi modi per condividere il diagramma RACI. Esportare il documento come file PDF, Markdown o HTML. In alternativa, condividetelo utilizzando un link pubblico o privato, a seconda di chi volete che acceda alla matrice RACI. È anche possibile invitare i membri del team via e-mail ad accedere alla tabella.
Questo modello gratuito di matrice RACI è senza dubbio di livello superiore grazie alle sue caratteristiche uniche. Oltre alla tabella RACI, il modello presenta aree per definire le aspettative, includere note aggiuntive e delineare gli strumenti necessari per completare i compiti.
Questo modello garantisce di non tralasciare alcun dettaglio per assicurare che i ruoli e le responsabilità siano chiari nel vostro progetto. Scarica il modello ClickUp
2. Modello di matrice RACI in Excel
via Download di Excel
Questo modello di matrice RACI in excel è facilissimo da personalizzare. È semplice codificare i colori della tabella perché il processo è automatizzato, rendendo il modello adatto ai principianti. L'assegnazione degli acronimi R, A, C e I è semplice: basta scegliere da una casella a discesa. Excel è una delle piattaforme migliori per creare un diagramma RACI. Il motivo? Dispone di numerose opzioni di modifica e consente la creazione di regole specifiche per ogni parte del diagramma. Di conseguenza, è possibile utilizzare questo modello per altre varianti del modello RACI, come DRASCI (Driver, Responsible, Accountable, Support, Consulted, Informed) e RASI (Responsible, Accountable, Support, Informed).
Assicuratevi di avere Microsoft Excel sul vostro sistema prima di scaricare questo modello. Scarica il modello Matrix Excel
3. Modello di diagramma RACI di Excel
via Mappa degli stakeholder
Con questo modello di diagramma RACI, è possibile delineare rapidamente un compito e la persona o il reparto ad esso assegnato. Quindi, si elenca ogni compito sul diagramma e si identifica la persona responsabile, responsabile, consultata o informata per ogni lavoro.
Inoltre, il modello è completamente personalizzabile con Microsoft Excel per adattarsi alle vostre esigenze. Quindi, indipendentemente dal settore o dalla natura del progetto, vi aiuta a definire chiaramente ruoli e responsabilità per garantire che i membri del team comprendano il loro ruolo nel portare a termine i compiti con successo.
Questo modello gratuito è disponibile in due formati: PDF e foglio Excel. Scegliete quello più adatto a voi e iniziate a creare un diagramma RACI ben organizzato e adatto alle esigenze della vostra azienda. Scarica il modello di diagramma in Excel
4. Modello RACI di Google Sheets
via Formazione PM
Questo modello consente di elencare i compiti in ordine di esecuzione, in modo che i lavori più urgenti vengano svolti per primi, seguiti da quelli meno urgenti. In questo modo si può evitare di non rispettare le scadenze.
Come suggerisce il nome, questo modello ha la forma di un foglio di Google. L'uso di Google salva il contenuto nel cloud per consentire la modifica del modello in tempo reale e l'accesso al diagramma RACI da parte di più persone. Inoltre, la modifica in tempo reale assicura che le persone coinvolte accedano agli aggiornamenti immediatamente, per evitare ritardi nel progetto.
Grazie alla tecnologia cloud, l'utilizzo di questo modello per creare una matrice RACI semplifica la condivisione del diagramma tra i membri del team. Condividetelo attraverso un link e controllate facilmente l'accesso sfruttando le funzionalità del foglio Google.
A differenza dei modelli di Excel, che possono scomparire facilmente, questo modello è disponibile nel cloud: è possibile accedervi da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite un dispositivo mobile o desktop abilitato a Internet. Scarica il modello di Google Sheets
5. Modello di matrice RACI per la distribuzione dei compiti in Google Sheets
via PM Training
Grazie alla tecnologia cloud di Google, questo modello consente a più persone di accedervi e di modificarlo secondo necessità. Ciò consente ai membri del team di collaborare in tempo reale. Il modello è di libero accesso ed è facile da condividere dopo averlo personalizzato in base alle esigenze del progetto.
È possibile elencare facilmente i compiti e le persone responsabili per ogni lavoro, in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Inoltre, tutti gli aggiornamenti sono sincronizzati nel cloud per eliminare la preoccupazione di perdere un modello personalizzato: pensate alla cancellazione accidentale di documenti, fogli di calcolo Excel o file pdf. Scarica il modello di matrice di Google Sheets
6. Modello di tabella RACI di Google Sheets by PM Training
via Formazione PM
Un modello RACI deve mostrare chiaramente i compiti e definire chi è responsabile di cosa. Questo modello offre tutto ciò e va oltre gli elementi di base di un diagramma RACI. Per esempio, oltre alle caratteristiche di una tipica matrice RACI, i membri del team possono indicare se sono pronti o meno a iniziare un compito.
È presente una sezione per registrare l'avanzamento del lavoro, in modo da fornire maggiori informazioni sulla velocità e l'efficienza con cui un team o un individuo sta svolgendo il compito assegnato. Fornisce inoltre una maggiore chiarezza sullo stato del lavoro, mostrando le attività che sono in corso:
- In corso
- Completate
- In attesa
- Non iniziato
- Necessità di revisione
- In ritardo
Questo strumento semplifica la gestione dei progetti, aiutando a garantire la massima produttività e il completamento dei compiti nei tempi previsti. Inoltre, dispone di sezioni per aggiungere note a ogni attività assegnata, consentendo ai project manager di commentare le prestazioni del lavoro.
Poiché il modello è disponibile nel cloud, i membri del team possono accedere facilmente al diagramma RACI e collaborare al progetto senza problemi. La modifica in tempo reale assicura che tutti i partecipanti di accedere agli aggiornamenti del progetto in tempo reale per avviare i lavori assegnati il più rapidamente possibile. Scarica il modello PM di Google Sheets
7. Modello di diagramma RACI semplice in Excel da Template Lab
tramite Template Lab
Questo modello RACI è fedele al suo nome. È una matrice di ruoli e responsabilità con un formato semplice che richiede una modifica minima. Mostra chiaramente dove elencare i compiti e i ruoli assegnati a persone specifiche. Ciò consente di personalizzare rapidamente il modello in base alle proprie esigenze e di avviare un progetto il più rapidamente possibile.
Il modello consente di elencare i compiti in sequenza di esecuzione, in modo che i team possano dare la priorità ai lavori più urgenti. Il risultato? Si garantisce il completamento delle milestone entro una scadenza predeterminata. Scarica il modello di grafico Excel semplice
8. Modello di diagramma RACI di gestione del progetto in Excel da Template Lab
via Template Lab
Se il vostro progetto è di grandi dimensioni e prevede molte consegne, questo modello di tabella RACI è il più adatto a voi. Permette di elencare decine di compiti e di assegnarli a specifici team o reparti che partecipano al progetto. È possibile commentare facilmente ogni lavoro per fornire feedback o informazioni aggiuntive. Scarica il modello di diagramma PM in Excel
9. Grafico delle responsabilità chiave di Excel Template Excel by Template Lab
via Template Lab
Siete alla ricerca di un modello di tabella RACI per le vendite? Non cercate oltre, perché questo modello ha tutto ciò che serve per creare una matrice RACI per i progetti di vendita. È possibile definire facilmente le attività e i ruoli assegnati a individui specifici. Il modello mostra esattamente a chi assegnare un ruolo specifico nelle vendite, rendendo facile la creazione di una matrice RACI che funzioni per voi.
Se volete creare un modello RACI per i progetti di vendita, questo vi indicherà la direzione giusta. Utilizzatelo per creare una matrice che delinei chiaramente chi è responsabile, responsabile, informato e consultato in un progetto. Scarica il modello Excel delle responsabilità
10. Modello di diagramma RACI di base in Excel da Template Lab
via Template Lab
Questo semplice modello di tabella RACI è adatto a una famiglia che vuole organizzare ruoli e responsabilità. Permette di elencare i compiti rispetto a chi deve svolgerli e di delineare chi è responsabile, consultato e informato su un determinato lavoro.
Se volete un modello RACI da usare a casa, questo è quello che fa per voi. Presenta tutti gli elementi di base necessari per garantire che i compiti siano organizzati, assegnati e portati a termine correttamente. Scarica il modello Excel di base
Come utilizzare un modello di diagramma RACI
Ecco come utilizzare un modello di diagramma RACI in quattro semplici passi:
Fase 1: Identificare ed elencare tutti i compiti del progetto
A seconda del modello utilizzato, elencate tutti i lavori del progetto nella colonna "compiti" o "attività". Alcuni modelli consentono di registrare le attività in una riga. L'elenco può essere una sequenza di compiti con priorità alta o bassa, per garantire che quelli più importanti siano portati a termine per primi.
In alternativa, è possibile suddividere i compiti in fasi per mantenere l'ordine. Il modo in cui elencare le attività dipende dal formato più adatto.
Fase 2: elencare tutte le persone che partecipano al progetto
Successivamente, aggiungete al modello RACI tutti i membri del team, anche se lavorano indirettamente al progetto. È possibile elencarli per nome o per titolo di lavoro. Consigliamo la seconda opzione perché il diagramma RACI rimanga utile per le persone che non hanno familiarità con i nomi di tutti i partecipanti al progetto. Questo aiuta a semplificare la comunicazione all'interno del team.
Creare compiti ClickUp per costruire una SOP e assegnare individui RACI per la visibilità di tutti
Fase 3: Assegnare gli acronimi R, A, C e I a ciascun compito
Ogni attività elencata nel modello deve avere almeno una di queste lettere (R, A, C o I). R indica una persona che si occuperà in prima persona delle attività del progetto. In breve, la persona contrassegnata con R è l'esecutore del compito.
Poi, una persona responsabile del compito deve essere etichettata come A. Questa persona supervisiona il compito e si assicura che la persona etichettata come R porti a termine il progetto in modo corretto e puntuale.
Infine, la persona consultata per le sue competenze per aiutare R a portare a termine un compito deve essere contrassegnata con la lettera C. Questa persona offre consigli o informazioni aggiuntive su un compito. Non tutte le mansioni del vostro diagramma RACI avranno una C.
Infine, chiunque debba essere aggiornato sull'avanzamento del compito è contrassegnato dalla lettera I, che rappresenta una persona a cui i membri del team o i leader fanno riferimento. Può trattarsi di un amministratore delegato, di uno sponsor o di alti funzionari di un'organizzazione.
Fase 4: Condividere il diagramma RACI
Dopo aver completamente personalizzato e compilato il modello, condividete il documento finale con i membri del team del progetto. Una matrice RACI è più utile se tutti i partecipanti a un progetto comprendono chiaramente i loro ruoli. A seconda del modello, è possibile condividere la tabella finale come link, PDF, documento Word, HTML o foglio di calcolo Excel.
Altre risorse di modelli di gestione del progetto:
- Modelli di gestione del progetto
- Modelli di CRM
- Modelli di gestione del prodotto
- Modelli di gestione del progetto con diagramma di Gantt
- Modelli di lavagna Kanban
- Modelli di pietre miliari
- Modelli di matrice
- Modelli di foglio elettronico
Risparmiare tempo e definire le responsabilità del progetto con i modelli RACI
L'uso di un modello per creare un diagramma RACI è molto prezioso e vi fa risparmiare tempo per reinventare la ruota per ogni richiesta di progetto. Invece di partire da zero, sarete già preparati con la struttura pronta da personalizzare.
Il modello RACI di ClickUp è flessibile per qualsiasi dimensione del team e requisito del progetto. È dotato di tutti gli elementi di base necessari per creare una matrice personalizzata per migliorare la produttività del team in ogni fase del progetto. Se dovete collaborare tra reparti e parti interessate, il modello ClickUp è un must-have nella vostra cassetta degli attrezzi di progetto. E la parte migliore? ClickUp è gratuito per sempre! Creare un account gratuito