Ricordi quando si diceva "mostra e racconta"? Il giorno in cui potevi finalmente portare il tuo pesciolino a scuola e presentarlo ai tuoi compagni di prima elementare? Quelli erano bei tempi. 😌
Come professionisti, oggi ci troviamo ad affrontare situazioni simili quando si tratta di presentare idee, fare brainstorming e realizzare progetti con il gruppo.
Da allora abbiamo imparato che mostrare è più efficace che raccontare e abbiamo ideato modi diversi e coinvolgenti per trasmettere le nostre idee. Si tratta di un grande vantaggio per le persone che elaborano le informazioni in modo diverso, compreso il 65% della popolazione che si identifica come discente visivo.
Entra: bacheche Kanban.
Le bacheche Kanban sono un approccio di project management agile e altamente visivo che aiuta i team a ottimizzare il flusso di lavoro, promuovere la trasparenza, identificare i colli di bottiglia e cambiare rapidamente rotta se necessario. Sebbene l'obiettivo sia quello di iniziare a risparmiare tempo il prima possibile, crearne una da zero può richiedere molto tempo e persino essere controproducente fino a un certo punto: è qui che i modelli tornano utili. 🤓
I team lavorano in modo più rapido ed efficiente con i modelli di lavagna Kanban giusti, adattati alle loro esigenze specifiche, ma chi ha il tempo di provare e testare tutti i modelli Kanban che affollano i risultati di ricerca su Google? Noi sì. 🙋🏼♀️
Considera questo articolo come un corso intensivo su tutto ciò che riguarda Kanban, compresa la struttura, le domande frequenti, i suggerimenti, i vantaggi e, naturalmente, 11 modelli Kanban gratis per raggiungere i tuoi obiettivi di flusso di lavoro!
Che cos'è un modello di bacheca Kanban?
I modelli di bacheca Kanban sono bacheche personalizzabili e predefinite che accelerano le fasi di preparazione e configurazione necessarie per creare la tua bacheca, consentendoti di risparmiare tempo in pochissimo tempo. Si tratta essenzialmente di bacheche Kanban pronte all'uso, da compilare, che puoi modificare o personalizzare in base alle tue esigenze.
E poiché il metodo Kanban può essere utilizzato per un numero di reparti e settori, un modello ben strutturato garantisce che il tuo team lo utilizzi nel modo più efficiente possibile. Tuttavia, questo è solo un assaggio dei vantaggi offerti da un modello di bacheca Kanban flessibile!
Vantaggi dell'utilizzo dei modelli di bacheca Kanban
Oltre a farti risparmiare tempo, i modelli di bacheca Kanban ti aiutano a partire con il piede giusto grazie a un'interfaccia pulita e ben curata, assicurandoti che la tua bacheca sia sempre pronta per essere presentata, anche con breve preavviso, a stakeholder, manager o altri reparti.
Inoltre, ispirano l'innovazione in termini di personalizzazione, automazioni e stati delle attività più efficaci. Poiché l'approccio Kanban può essere utile in un intervallo di casi d'uso, avere un modello designato può fungere da guida, mostrandoti quali stati, limiti di lavoro in corso (WIP) e automazioni sono comunemente utili per il tuo settore.
Inoltre, è disponibile un modello per ogni livello di competenza. Se sei nuovo alle bacheche Kanban, sono disponibili numerosi modelli adatti ai principianti per facilitare il tuo approccio a questa metodologia agile. Oppure, se utilizzi le bacheche da anni e hai bisogno di una nuova prospettiva o cerchi modi per innovare il tuo processo Kanban, i modelli sono un ottimo modo per insegnarti come migliorare la tua bacheca.
Il punto fondamentale è che i modelli di bacheca Kanban sono qui per aiutarti. Lascia che un modello ben progettato faccia il lavoro pesante al posto tuo, così potrai concentrarti sul tuo progetto e sul team che lo porta avanti.
Bonus: modelli di storyboard!
11 modelli gratuiti di bacheche Kanban
Stiamo parlando di una cosa importante: vediamo questi potenti modelli in azione! Ecco 11 dei nostri modelli preferiti di bacheche Kanban per ClickUp, OneNote ed Excel e come possono portare il tuo team al livello successivo.
1. Modello di bacheca Kanban
Applica il modello ClickUp Simple Kanban Board all'area di lavoro di ClickUp e inizia subito a ottimizzare il tuo ciclo di rilascio. Questa cartella contiene cinque stati tra cui suddividere le tue attività e un documento di aiuto con suggerimenti e una descrizione dettagliata di ogni funzionalità/funzione. Offre anche risorse aggiuntive per impostare l'automazione delle attività, creare liste di controllo per le attività più piccole e integrazioni suggerite per rendere ancora più agevole il passaggio alla vista Bacheca in ClickUp.
Gli stati delle attività sono abbastanza versatili da adattarsi a quasi tutti i flussi di lavoro, soprattutto se hai bisogno di modifiche o feedback sulle tue attività, dal marketing allo sviluppo dei prodotti, fino alla modifica dei blog o alla progettazione grafica. Anche se questo è un modello di livello intermedio, il suo documento di guida passo passo è semplice e facile da seguire, indipendentemente dalla tua esperienza con Kanban.
2. Modello di bacheca Kanban per la gestione agile
Il modello della Bacheca Kanban di ClickUp per la gestione agile ti aiuta a impostare rapidamente un flusso di lavoro complesso.
L'approccio agile può sembrare inizialmente complesso, ma questo modello crea uno spazio in ClickUp con tutto il necessario per implementare un flusso di lavoro agile di base in pochi minuti.
I team agili che lavorano in sprint hanno la possibilità di abilitare 13 diverse ClickApp per personalizzare il modo in cui organizzano il backlog, gestiscono i carichi di lavoro e collaborano con il proprio team. Queste includono limiti di lavoro in corso (WIP), attività cardine, dipendenze, punti dello sprint e molto altro!
Con 30 stati personalizzati, un campo personalizzato, otto tag, sei visualizzazioni e quattro automazioni, questo modello è ricco di tutte le funzionalità necessarie per fornire feedback, ottimizzare le risorse e iniziare a ottenere risultati più rapidamente.
3. Modello di bacheca Kanban Simple Sprints
Immergiti nella fonte degli sprint con il modello Simple Sprints Kanban Board di ClickUp! Meno complesso e più adatto ai livelli intermedi rispetto al precedente modello Agile Management, questo modello applica uno spazio alla tua area di lavoro di ClickUp con nove stati, nove ClickApps e visualizzazioni predefinite di Bacheca e Elenco.
Questo modello copre tutte le nozioni di base dello sprint per i team Agile per spedire i prodotti più velocemente e offre un utile documento che mostra come allineare questo modello al tuo flusso di lavoro e sfruttare al meglio la barra delle azioni in blocco.
4. Modello di bacheca Kanban per la gestione degli account
Se sei un responsabile amministrativo, un consulente finanziario, un addetto commerciale o semplicemente una persona che cerca di tenere sotto controllo il proprio budget, questo modello fa al caso tuo.
Il modello di bacheca Kanban per account manager di ClickUp effettua il monitoraggio di tutto, dall'ultima attività di un utente ai rinnovi degli account, ai contatti e ai rischi. Questa cartella aggiunge 19 utili stati, tra cui Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding e altri ancora, perfetti per i potenziali clienti e per mantenere le relazioni con quelli attuali.
Si tratta anche di un ottimo modello per entrare in contatto con nuovi clienti, con sette tipi di visualizzazione per coltivare il coinvolgimento dei potenziali clienti e una visualizzazione Modulo per registrare nuovi clienti in un sondaggio con risposte che possono essere convertite in attività di ClickUp attuabili. E abbiamo già detto che questo modello è ricco di campi personalizzati? Con 10 tra cui scegliere, hai ancora più modi per ordinare, filtrare e raggruppare la tua bacheca Kanban.
5. Modello di bacheca Kanban per le richieste del team
Le bacheche Kanban sono uno strumento di project management agile molto diffuso, ma sono davvero apprezzate e utilizzate dai team di tutti i reparti, compreso quello delle risorse umane!
Il modello Team Requests Kanban Board di ClickUp è uno strumento fondamentale per i responsabili delle risorse umane, dell'IT e dell'ufficio incaricati del monitoraggio e dell'organizzazione delle richieste del proprio team remoto.
Questa cartella aggiunge quattro visualizzazioni alla tua area di lavoro, tra cui una bacheca Kanban separata per i diversi tipi di richieste in arrivo e un modulo di richiesta interna con risposte che possono essere trasformate direttamente in attività di ClickUp che appaiono sulla tua Bacheca. Inoltre, cinque stati assicurano che nessuna richiesta venga trascurata.
6. Modello di bacheca Kanban per la produzione video
Il modello di bacheca Kanban per la produzione video di ClickUp è un esempio perfetto della versatilità delle bacheche Kanban. Pianifica il tuo programma di riprese dalla pre-produzione alla post-produzione con questo modello adatto ai principianti. Visualizza il tuo programma in un Elenco o sposta le attività lungo la pipeline di produzione trascinandole sulla tua bacheca Kanban.
Inoltre, questo modello di bacheca Kanban di base è dotato di un documento di aiuto per migliorare la tua organizzazione e portare a termine i tuoi progetti creativi senza alcuno sforzo.
7. Modello di bacheca Kanban per il project management dei progetti
Se tutti questi modelli ti sembrano ottimi ma forse un po' troppo complicati per il tuo attuale livello di esperienza con Kanban, questo è il modello che fa per te.
Che tu stia gestendo un progetto o organizzando le tue attività settimanali, questo modello di bacheca per la gestione dei progetti di ClickUp, adatto ai principianti, copre tutte le nozioni di base sul Kanban. Inizia con una bacheca già suddivisa in cinque stati che possono essere applicati praticamente a qualsiasi flusso di lavoro: Aperto, In corso, In revisione, Bloccato e Chiuso.
8. Modello di bacheca Kanban per il monitoraggio delle campagne
Questo è il modello che il tuo team di marketing ha sempre sognato. ✨
Tra il dover destreggiarsi tra diversi strumenti, campagne multiple, il rispetto del budget e la pressione delle prestazioni, è facile sentirsi sopraffatti dal flusso di lavoro di marketing, ma il modello di monitoraggio e analisi delle campagne di ClickUp è progettato per tenere traccia di tutte queste variabili.
Questo modello contiene 10 campi personalizzati che ti consentono di inserire tutti i dettagli necessari in ogni attività e visualizzare le tue campagne nel modo più adatto alle tue esigenze. Con più campagne e attività che lavorano in tandem, la tua bacheca Kanban garantisce che nessuno debba sostenere un carico di lavoro superiore alle proprie capacità. Oltre alla bacheca, troverai le tue campagne pianificate in una chiara vista Calendario e un Elenco di tutte le campagne per evitare sovrapposizioni.
9. Modello di roadmap Kanban
Lo sviluppo dei prodotti non ha un approccio unico valido per tutti. Ogni azienda ha le sue esigenze specifiche e spetta a ciascun team tracciare il proprio percorso. Migliora il tuo processo con questo strumento Kanban. Il modello Kanban Roadmap di ClickUp ti consente di gestire i tuoi compiti e obiettivi, dare priorità agli elementi critici e, infine, ottenere una visione chiara delle tue attività di sviluppo.
10. Modello di flusso cumulativo Kanban per Excel
Abbiamo detto che le bacheche Kanban possono avere forme e dimensioni diverse, e questo modello Excel ne è un ottimo esempio! I team amano le bacheche Kanban perché si concentrano su un flusso di lavoro continuo e costante per portare a termine i progetti in tempo, un'attività alla volta. Con i limiti di lavoro in corso (WIP), i team possono controllare il numero di attività su cui stanno lavorando, assicurandosi di non aver accettato più lavoro di quanto possano gestire. Questo modello di bacheca Kanban in Excel si concentra su questo aspetto delle bacheche Kanban.
Basta inserire la data associata alla tua attività o al tuo processo e il numero di attività in corso consentite al giorno per vedere il tuo flusso di lavoro popolarsi in un grafico cumulativo visivo in Excel con colori associati a ciascuna attività.
Questa bacheca Kanban in Excel è uno strumento eccellente per chi apprende in modo altamente visivo e ha bisogno di vedere come si accumulano le attività ogni giorno!
Ti affidi ciecamente ai tuoi flussi di lavoro basati su Excel? Abbiamo lo strumento che fa per te! Scopri
11. Modello di bacheca Kanban di OneNote
Proprio come puoi strutturare la tua lavagna Kanban in Excel o su una lavagna online, puoi anche creare una bacheca in OneNote! Crea colonne per gestire il tuo flusso di lavoro in ufficio o a casa con la flessibilità di aggiungere tutte le colonne, i colori e i dettagli di cui hai bisogno.
Altre risorse sui modelli di project management:
Best practice per le bacheche Kanban
Con le sue origini nella produzione automobilistica degli anni '40, le bacheche Kanban si sono adattate e ampliate per offrire vantaggi ai team di tutti i settori industriali con un framework semplice ma flessibile per la visualizzazione dei flussi di lavoro.
I team tornano alle bacheche Kanban perché sono semplici, intuitive e coerenti. Sono abbastanza flessibili da supportare quasi tutti i casi d'uso e, una volta imparato a interpretare una bacheca Kanban, potrai essenzialmente leggerle tutte.
Se utilizzate correttamente, le bacheche Kanban creano un flusso di lavoro fluido e continuo, promuovono la trasparenza e definiscono chiaramente i titolari di ciascuna attività.
Sebbene non siano limitate a un unico "aspetto", le bacheche Kanban spesso iniziano con almeno tre colonne, o stati, che rappresentano le fasi di completamento, e schede attività che si spostano sulla bacheca fino a quando il progetto è terminato.
Ma come sono effettivamente? Beh, proviamo a crearne uno!
Come utilizzare le bacheche Kanban? Con esempi di bacheche Kanban
Puoi creare la tua bacheca nella vita reale su una superficie come una bacheca di sughero o una lavagna online personale, oppure con l'aiuto di un software Kanban dinamico progettato appositamente per questo approccio. Ma sia che tu preferisca la bacheca sulla scrivania o sullo schermo, continua a leggere mentre analizziamo le caratteristiche distintive che ogni bacheca Kanban efficiente deve avere:
1. Colonne
Le colonne sulla tua lavagna Kanban rappresentano gli stati che ogni attività deve attraversare prima di poter essere considerata terminata. Se hai appena iniziato ad avvicinarti all'approccio Kanban, mantienilo semplice con tre colonne simili a Da fare, In corso e Terminato, ma idealmente dovresti puntare ad avere lo stesso numero di colonne dei passaggi del tuo flusso di lavoro.
Questa è anche la tua prima opportunità per personalizzare la bacheca in modo che si adatti al processo del tuo team.
Se il tuo team lavora regolarmente con una serie diversa di stati personalizzati o fasi aggiuntive per la ricerca, lo sviluppo o il feedback, aggiungi semplicemente più colonne per rappresentare tali passaggi nel tuo flusso di lavoro.
Raggruppa le attività in base allo stato, agli assegnatari, alla priorità e altro ancora con la vista intuitiva e flessibile della bacheca Kanban di ClickUp.
2. Attività
Qui è dove inserisci tutte le attività relative al tuo progetto, sì, proprio tutte. Questo è uno dei modi in cui le bacheche Kanban promuovono la trasparenza.
Classifica le attività in base al loro stato attuale per avere un'idea più chiara dello stato generale del tuo progetto: quanti progetti devono ancora essere avviati, il numero di progetti in corso e i progetti completati.
Le attività, o schede attività, si spostano sulla lavagna da sinistra a destra, partendo dallo stato Da fare fino a quando non vengono completate e raggiungono la colonna Terminato.
Le tue colonne si riempiranno rapidamente, ma è importante che la tua bacheca rimanga pulita e chiara, in modo che chiunque possa leggerla facilmente in qualsiasi momento. Quando esamini la tua bacheca, vorrai vedere tutte le informazioni di base relative alle attività, tra cui il nome, gli assegnatari, la data di scadenza e l'immagine (se applicabile).
Suggerimento da esperto: se utilizzi un software di gestione delle attività flessibile come ClickUp, non è necessario selezionare e scegliere quali informazioni sulle attività condividere! Lo fa lui per te. 😎
Aggiungi link, campi personalizzati, priorità, descrizioni dettagliate, più assegnatari, osservatori e altro ancora a ogni attività, mantenendo la tua bacheca organizzata e presentabile.
📮ClickUp Insight: Il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per il monitoraggio degli elementi da intraprendere, il che comporta decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione. Che si tratti di inviare note di follow-up o di utilizzare fogli di calcolo, il processo è spesso frammentato e inefficiente.
La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione perfetta delle conversazioni in attività, consentendo al tuo team di agire rapidamente e rimanere allineato.
3. Limiti del lavoro in corso (WIP)
Questo è uno dei modi principali in cui le bacheche Kanban mantengono un flusso di lavoro coerente. Per evitare che i membri si trovino a dover gestire più attività contemporaneamente, i limiti WIP (lavoro in corso) limitano il numero di attività che possono passare da Da fare a In corso in un dato momento.
4. Corsie
Mentre le colonne aggiungono una struttura verticale alla tua bacheca, le corsie dividono la bacheca orizzontalmente per aiutarti a visualizzare più flussi di lavoro su un'unica bacheca. Se gestisci più progetti o supervisioni vari membri del team, le corsie creano sezioni sulla tua bacheca per mostrare quali attività appartengono a quale membro del team o progetto.
Se sei un utente di fogli di calcolo, puoi pensare alle corsie come a righe che contengono solo le attività relative a una specifica categoria di informazioni.
Ta-da!
Una volta aggiunte queste informazioni, il tuo team sarà pronto per entrare in azione utilizzando l'approccio Kanban! Sembra abbastanza semplice, ma lo svantaggio di creare la tua bacheca da zero è che ciascuno di questi quattro passaggi richiede una buona dose di lungimiranza, tempo e lavoro richiesto. Soprattutto se sei nuovo alle bacheche Kanban o hai a che fare con flussi di lavoro complicati, è facile dimenticare attività e informazioni chiave.
Ma non è tutto. Senza un modello o un software di project management flessibile, la manutenzione necessaria per mantenere aggiornata la tua bacheca può ostacolare il progetto più che aiutarti.
Ecco perché molti project manager ricorrono ai modelli come soluzione plug-and-play per iniziare a utilizzare le bacheche Kanban il più rapidamente possibile.
Gestisci il tuo prossimo progetto con un modello Kanban
Sebbene su Google si trovino tantissimi modelli, non tutte le bacheche Kanban sono uguali.
Poiché hanno il potere di ottimizzare i processi in tutti i reparti e settori, è importante scegliere un modello già adattato alle tue esigenze. In questo modo, puoi trarre ispirazione dagli stati e dalle automazioni che fornisce e fungere da trampolino di lancio per te e il tuo team per portare il tuo approccio Kanban ancora più lontano.
Il nostro consiglio?
Scegli un modello creato da e per un potente software di gestione del lavoro come ClickUp. Poiché le tue attività, il tuo lavoro, il tuo team e i tuoi processi esistono già nel tuo spazio di lavoro di ClickUp, lo stesso vale per le tue bacheche Kanban! Questo non solo ti fa risparmiare tempo nella configurazione del flusso di lavoro, ma ti aiuta anche a portare avanti il processo su una bacheca che viene aggiornata automaticamente mentre lavori.
Ma la parte migliore? È gratis! 💸
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