5 esempi reali di gestione dei progetti per il vostro team

Che si tratti di un progetto per la casa o per l'azienda, semplice o complesso per natura, la salsa segreta per realizzare progetti di esito positivo è iniziare con il giusto approccio strategia e il giusto piano di esecuzione .

Da fare (e da fare bene) con una mentalità da "go-getter", un approccio corretto al project management e gli strumenti giusti.

In questo articolo, imparerete a conoscere i blocchi del project management, compresi i fattori chiave dell'esito positivo e le fasi, nonché come project management strumenti in grado di tenerli insieme. Poi vi mostreremo come funziona nella pratica con cinque esempi reali di project management! 👌

Le 4 fasi del ciclo di vita del project management

La gestione dei progetti dall'inizio alla fine può richiedere tempi lunghi e processi complessi . Quindi, per semplificare il lavoro di tutti, è stato introdotto il concetto di ciclo di vita del progetto è stato introdotto.

via ClickUp

Il ciclo di vita del progetto, o processo di project management, si compone di quattro fasi: avvio, piano, esecuzione e chiusura. Si tratta di un percorso strutturato attraverso il quale i progetti vengono portati avanti dalla concezione al completamento e che assicura che gli oggetti del progetto sono stati raggiunti in ogni fase.

Vediamo quali sono le responsabilità del project manager in ciascuna fase:

1. La fase di avvio

Coinvolgere tutti. Il gestore del progetto definisce l'obiettivo dell'organizzazione, del cliente o del committente, identifica i principali stakeholder, il team di progetto e il progetto l'ambito di lavoro del progetto e determina oggetti misurabili per il team.

2. La fase di piano

Preparare e mappare strategicamente il progetto. Il project manager è responsabile della creazione di una mappa del progetto piano dettagliato del progetto e che delinea il calendario del progetto che include le principali attività cardine del progetto e descrive quali attività o consegnabili che compongono ogni attività cardine. Questo è importante perché il piano di progetto fornisce una strategia e un'analisi dei risultati lista di controllo del progetto per aiutare a gestire correttamente le risorse, il budget e la Sequenza lungo il ciclo di vita del progetto.

3. La fase di esecuzione

È il momento di partire. In questa fase, il compito principale del project manager è quello di supervisionare i lavori richiesti dal team e di assicurarsi che tutti capiscano cosa ci si aspetta da loro, quali attività devono essere terminate e come e quando completarle per garantire che tutto venga fatto entro i tempi previsti dal progetto.

4. La fase di chiusura

È il momento di concludere il progetto. Il gestore del progetto deve verificare che il suo team abbia completato tutti i risultati richiesti, quindi deve presentare il prodotto finale agli stakeholder per firmare e chiudere ufficialmente il progetto.

📌 Chiave di lettura:

Seguendo il ciclo di vita del progetto, vi assicurate di:

• Di cogliere le aspettative del vostro cliente
• Impostazione delle aspettative del clienteprogetto per l'esito positivo con un piano
• Esecuzione delle attività del progetto eaffrontare eventuali problemi o rischi del progetto che si presentano
• Chiudere il progetto per catturarequalsiasi lezione appresa e migliorare i prossimi progetti

Fattori chiave per un project management di esito positivo

I fattori critici per un project management di successo possono variare da un progetto all'altro, ma ecco alcuni fattori che dovrebbero rimanere costanti indipendentemente dal tipo di progetto o dal settore in cui si opera:

✅ Impostazione Obiettivi SMART ✅ Comprendere il l'ambito del progetto e prevenire lo scope creep

identificare i rischi del progetto e creare un piano di project management

ruoli e responsabilità chiaramente cancellati

✅ Comunicazione efficace del team

✅ Mantenere un alto livello di visibilità del progetto

Come il software di project management offre flessibilità ai team

Con così tanti fattori che possono influenzare l'esito positivo di un progetto, l'utilizzo di un software di gestione dei progetti software per il project management può aiutare a tenere tutti e tutto sotto controllo e a prevenire le curve.

Una buona app per il project management può togliere dalle vostre spalle gran parte dell'onere della gestione del progetto, fornendo ai team gli strumenti necessari per avere una panoramica di alto livello del loro lavoro, snellire i processi aziendali, creare flussi di lavoro efficienti, comunicare in modo più efficace e rendere la collaborazione fluida e piacevole. ClickUp aiuta i project manager e i team a pianificare, gestire, monitorare i progetti e collaborare tra loro, tutto in un unico luogo. La sua piattaforma completamente personalizzabile offre ai team la flessibilità e gli strumenti avanzati di cui hanno bisogno per creare il flusso di lavoro più efficiente e più adatto alle esigenze e alle preferenze del progetto.

Grazie alla completa personalizzazione della piattaforma, i team di ClickUp sono in grado di gestire qualsiasi tipo di progetto e di supportare qualsiasi tipo di azienda metodologia di project management , compresi gli approcci più comuni come Waterfall, Agile (Scrum e Kanban), Lean, Six Sigma e altri ancora.

Monitoraggio degli aggiornamenti del progetto gestire i rischi e collaborare con il team, il tutto dalla propria area di lavoro di ClickUp

Le funzionalità/funzione chiave di ClickUp per un project management efficace includono:

• Visualizzazioni personalizzabili: Visualizzate i progetti a modo vostro; scegliete tra più di 15 viste, tra cui il grafico di Gantt, la Sequenza e il Carico di lavoro
• Automazioni personalizzate: Risparmia tempo, mantieni i processi coerenti e snellisci il flusso di lavoro
• Stati personalizzati delle attività: Aggiungete e assegnate fasi diverse alle vostre attività per migliorare la visibilità del progetto
• Campi personalizzati: Aggiungono più contesto alle attività e visualizzano informazioni importanti
• Obiettivi: Rimanete in carreggiata per raggiungere i vostri obiettivi SMART con sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato
• Attività cardine del progetto: Impostare facilmente le attività cardine per aiutarvi a rispettare le scadenze importanti e monitorare lo stato del vostro team rispetto ai principali punti di controllo
• Dipendenze: Aggiungete dipendenze "di blocco" o "di attesa" tra le attività per stabilire un ordine chiaro delle operazioni, in modo che il team sappia sempre su cosa lavorare per primo
• Lista di controllo delle attività: Creare un elenco di cose da fare all'interno di ogni attività per assicurarsi che tutti i passaggi siano completati prima di andare avanti
• Dashboard: Costruite un centro di controllo della missione per ogni progetto, membro del team e altro ancora per garantire che ogniprogetto abbia le informazioni necessarie per controllare i rischi del progetto e mantenerne la consegna entro la Sequenza
• Monitoraggio del tempo globale: Monitoraggio del tempo trascorso sulle attività, impostazione di stime, aggiunta di note e visualizzazione di reportistica del tempo da qualsiasi luogo
• Commenti assegnati: Creare e assegnareelementi di azione direttamente all'interno di un commento
• App mobile : Mantenete i vostri progetti accessibili ovunque andiate con l'app mobile di ClickUp
• Integrazione : Connetti ClickUp a oltre 1.000 strumenti di lavoro preferiti per semplificare il flusso di lavoro Visualizza l'elenco completo delle funzionalità di ClickUp ora diamo un'occhiata ad alcuni esempi reali di project management e scopriamo come altri esperti del settore hanno realizzato progetti di esito positivo utilizzando la metodologia e gli strumenti giusti!

5 esempi di project management e suggerimenti per una consegna di progetto di esito positivo

1. Esempio di progetto di marketing: Creare un flusso di lavoro interfunzionale Jakub Grajcar marketing Manager di STX Next, è a capo di un team di specialisti dei contenuti e dei social media, dirige la strategia di lead generation e di riconoscimento del marchio del reparto marketing e lavora con diversi reparti per realizzare progetti. Una giornata tipica del team prevede l'esecuzione di più di cinque contenuti, mentre Jakub spesso esamina più di 10 progetti diversi alla volta.

**Il problema?

Il mio lavoro con la nostra Design della produttività il reparto era un processo caotico. I nostri team faticavano a comunicare perché non avevamo visibilità sui progetti: spesso non avevamo informazioni chiare sul fatto che le attività fossero ancora in fase di revisione o richiedessero più lavoro.

Avevamo assolutamente bisogno di un sistema che permettesse a me e al responsabile del Product Design di avere una panoramica dell'intero processo e di conoscere tutti i lavori in corso (WIP) e le attività future.

Jakub Grajcar, Responsabile marketing di STX Next

**L'obiettivo? Contribuire a migliorare la collaborazione globale tra i vari dipartimenti e i processi di content marketing, accelerare il completamento e la consegna dei progetti e mantenere i team allineati sugli obiettivi, sulle sequenze dei progetti e così via, creando una flusso di lavoro interfunzionale e la standardizzazione dei processi in ClickUp.

Ecco come Jakub e il suo team hanno portato avanti questa iniziativa:

Fase iniziale

• Identificare il progetto: Creare modelli per gli Sprint di marketing e dashboard per il team
• Definire il risultato desiderato: Gestire più progetti, semplificare il contatto con i partner e accelerare il processo di produzione dei contenuti

Fase di piano

• Metodologia di project management: Agile

Fase di esecuzione

**Lista di controllo delle attività

• Impostazione di un fileGerarchia in ClickUp
  • Creare cartelle per ogni reparto e creare elenchi all'interno di ogni cartella
    • All'interno di ogni Elenco, creare attività e sottoattività per suddividere ulteriormente il lavoro
    • Salva attività come modello che può essere riutilizzato tutte le volte che è necessario
• Impostare stati personalizzati delle attività per dare a ogni fase del progetto un nome specifico
• Aggiungere campi personalizzati a ciascun Elenco per visualizzare e mantenere facilmente accessibili le informazioni chiave
• Aggiunta di automazioni personalizzate per far scattare automaticamente un'azione e far passare il progetto al passaggio successivo
• Salvate la cartella Sprint come modello da riutilizzare per lo Sprint successivo e per mantenere i processi coerenti
• Creazione di una dashboard personalizzata con reportistica in tempo reale per visualizzare i dati chiave e migliorare la visibilità delle attività

Fase di chiusura

• Alla fine del progetto, Jakub e i team di STX Next hanno testato il nuovo modello di Sprints di marketing e la dashboard per assicurarsi che il processo fosse fluido per tutti i partecipanti al progetto e che tutta l'automazione personalizzata di ClickUp fosse impostata correttamente.

📌 Utilizzate questo Modello di cartella Sprint per il marketing per aiutare a pianificare il progetto, a mantenere le attività visibili e organizzate e a snellire i processi. Grazie alle viste Bacheca ed Elenco preimpostate, alle funzionalità di stima delle attività e alle automazioni personalizzabili, il progetto è subito pronto! Scarica il modello di cartella Sprint di Jakub per il marketing

2. Esempio di progetto SEO: Scalare la produttività dei contenuti Adele Payant , SEO Specialist di ClickUp, è responsabile della ricerca di opportunità e della creazione di brief di contenuto per gli scrittori da utilizzare come guida nella stesura degli articoli per la pagina del blog. Per scrivere contenuti convincenti, deve eseguire una ricerca sulle parole chiave,

analisi della concorrenza e altre importanti attività correlate, e garantire che il brief sui contenuti sia dettagliato e facile da seguire per gli autori.

**Il problema?

La sfida più grande del nostro flusso di lavoro sui blog SEO è stata quella di scalare la produzione di contenuti senza impattare sulla qualità di ogni blog.

Adele Payant, specialista SEO di ClickUp

**L'obiettivo?

Creare un sistema chiaro e ripetibile per aiutare il nostro team SEO ad aumentare il volume dei brief senza compromettere la qualità dei brief e ridurre le comunicazioni inutili.

Ecco come Adele ha realizzato questo progetto:

Fase iniziale

• Identificare il progetto: Creare un modello dettagliato e strutturato di brief sui contenuti SEO
• **Definire il risultato desiderato: creare un flusso di lavoro strutturato e coerente per la ricerca e la creazione di brief sui contenuti e accelerare il processo di approvazione

Fase di piano

• Metodologia di project management: Agile

Fase di esecuzione

**Lista di controllo delle attività

• Connessione con il team di redazione per acquisire feedback sul processo attuale
• Creare unBlog SEO lista di controllo inDocumenti ClickUp
  • Avviare un nuovo documento e utilizzare gli strumenti di modifica per strutturare la pagina
    • Aggiungete intestazioni per definire chiaramente le sezioni del vostro documento
    • Inserite collegamenti ad articoli di esempio e ad altri dati chiave della ricerca di parole chiave
    • Aggiungere pagine annidate per catturare le note che lo scrittore assegnato deve rivedere prima di redigere l'articolo
    • Salvare il documento come modello

Fase di chiusura

• Per garantire che il brief del blog di contenuti sia all'altezza, il Senior SEO Manager, il Senior SEO Specialist e i Senior Content Manager hanno rivisto il documento e presentato il modello agli scrittori di contenuti per verificarne la leggibilità e raccogliere feedback. Il progetto viene ufficialmente chiuso dopo l'approvazione di tutte le parti interessate.

📌 Utilizzate questo Modello di Brief sul contenuto SEO per indicare chiaramente obiettivi e finalità e condividerlo con gli autori per migliorare la distribuzione dei contenuti. Scaricate il modello di Brief per i contenuti SEO di ClickUp per ulteriori suggerimenti sul project management SEO, consultate l'articolo del Sr. SEO Manager di ClickUp Suggerimenti per ottimizzare il flusso di lavoro .

3. Progetto di abilitazione del cliente: Lancio di un nuovo programma Robin Wisner , amministratore LMS di ClickUp, è responsabile della realizzazione di una nuova iniziativa per offrire ai clienti di ClickUp un modo divertente e interattivo per imparare a usare ClickUp e a massimizzare le funzionalità/funzione della piattaforma.

Il team di Customer Enablement, di cui Robin è membro, ha lanciato una nuova iniziativa per offrire ai clienti ClickUp un modo divertente e interattivo per imparare a usare ClickUp e a sfruttare al massimo le funzionalità della piattaforma La ClickUp University (CUU) nel novembre 2021. Il nuovo programma ha ricevuto una risposta estremamente positiva da parte degli utenti di ClickUp e ha dato al team il via libera al lancio di un'altra opzione per migliorare ulteriormente l'esperienza degli utenti.

A tal fine, ha guidato l'iniziativa di lanciare i Certificati CUU, un programma volto a riconoscere la conoscenza del prodotto da parte degli utenti di ClickUp e a premiarli per aver completato gli esami del corso.

**Il problema?

La sfida più grande per un progetto di questa portata è stata la gestione di così tanti team con priorità contrastanti .

Robin Wisner, Amministratore LMS, Abilitazione clienti di ClickUp

**L'obiettivo?

Per delegare il lavoro in modo efficace e lanciare il nuovo programma di certificazione in tempo utile per fornire ai provider un processo misurabile che consenta loro di effettuare con successo l'onboarding e di migliorare la loro esperienza come utenti di ClickUp.

Ecco come Robin e i membri del team del progetto hanno fatto in modo che ciò avvenisse:

Fase iniziale

• Identificare il progetto: Promuovere il nuovo programma di certificazione
• **Definire il risultato desiderato: collaborare con diversi team per progettare e lanciare il nuovo programma di certificazione.

Fase di piano

• Metodologia di project management: Waterfall

Fase di esecuzione

**Lista di controllo delle attività

• Delineare gli oggetti di ogni livello di certificazione e di ogni corso in ClickUp Docs
• Sviluppare un gruppo di beta test e una procedura operativa standard per i test in ClickUp Documenti
• Delineare la tassonomia del diagramma e il percorso del cliente in ClickUp Whiteboards
• Creazione di attività di ClickUp per lo sviluppo dei contenuti e assegnarli ai membri del team designati
• Utilizzate il fileModulo ClickUp per inviare una richiesta di progettazione per i certificati
• Presentare una richiesta di creazione di un nuovoarticolo di panoramica del Centro assistenza Collaborare con il team Dev Ops per il codice e la gestione delle risorse umanegestire il design del sito web Eseguire test con il gruppo di beta test e raccogliere feedback
• Creare materiali di abilitazione interni ed esterni
• Presentare una richiesta di materiale di promozione per il marketing

Fase di chiusura

• Per concludere e chiudere il progetto, l'aziendaprogetto, le parti interessate hanno rivisto i disegni creativi e hanno testato le prestazioni e l'esperienza utente del sito web. L'approvazione è stata data una voltai requisiti del progetto sono stati riuniti.

📌 Utilizzate questo Modello di modulo di feedback per personalizzare la raccolta di feedback, visualizzare tutti i feedback in un unico posto e migliorare la produttività e i servizi. Scarica il modello del modulo di feedback di ClickUp Bonus: Software di gestione dei progetti per i freelance

4. Esempio di progetto educativo: Costruzione di dashboard per la reportistica dei dati a livello aziendale Morey Graham , direttore dei Servizi per gli Alumni e i Donatori (ADS) dell'Università di Wake Forest, dirige e

gestisce le campagne di raccolta fondi , le relazioni con gli alumni, l'identità del marchio e le pubblicazioni all'interno della comunità di Wake Forest.

**Il problema?

Poiché i team lavoravano su piattaforme separate, si creavano dei silos di lavoro che portavano alla duplicazione dei lavori richiesti e a una scarsa comunicazione tra i team. Mancava anche la visibilità dei dati, il che influiva sulla nostra capacità di prendere decisioni aziendali forti per l'organizzazione.

Morey Graham, Direttore dei Servizi per gli Alumni e i Donatori (ADS) dell'Università di Wake Forest

**L'obiettivo?

Trovare una nuova strumento di project management che sia di facile utilizzo per tutti i reparti e per creare un dashboard aziendale che visualizzi e aggiorni i dati in tempo reale per contribuire a migliorare la visibilità dei progetti in tutta l'organizzazione.

Ecco come Morey e il dipartimento ADS hanno realizzato questo progetto:

Fase iniziale

• Identificare il progetto: Creare un database accurato e affidabiledashboard del progetto per la leadership e i membri del team
• Definire il risultato desiderato: Migliorare la reportistica dei dati e la visibilità delle attività nei vari reparti e allineare gli obiettivi del team

Fase di piano

• Metodologia di project management: Agile

Fase di esecuzione

Lista di controllo delle attività

• Consolidare gli strumenti di lavoro e integrare le app per semplificare il processo di reportistica dei dati
• Impostazione di unariunione di tutte le mani con il reparto per raccogliere feedback sul processo attuale e documentare le note delle riunioni in un documento oBlocco note Impostare l'area di lavoro e creare una sede dedicata per ogni reparto Creare uno Spazio per ogni reparto per organizzare il lavoro per reparti
  • All'interno di ogni spazio, creare una cartella per ogni progetto
  • All'interno di ogni cartella, creare un Elenco per ogni membro del team
• Personalizzate le visualizzazioni dei progetti e aggiungete informazioni chiave a ogni attività
  • Creare stati personalizzati per ogni fase del progetto
  • Impostare e aggiungere tag alle attività per categorizzarle e collegarle tra loro
• Stabilite obiettivi e documentate i traguardi per ogni attività inObiettivi di ClickUp Costruire una dashboard personalizzata per l'intera organizzazione e per ogni reparto e progetto Definire il pubblico e la storia dei dati della dashboard
  • Scegliere i KPI giusti per supportare la storia dei dati
  • Selezione del widget che corrisponde ai requisiti della reportistica

Fase di chiusura

• Presentare il progetto al responsabile del reparto e ai principali stakeholder per la revisione e l'approvazione e chiudere il progetto.

creare dashboard personalizzate in ClickUp per avere una panoramica di alto livello di tutte le iniziative, evidenziare i KPI, lo stato dei progetti e i progressi, per tenere tutti sempre sotto controllo e allineati. Prova la funzionalità dashboard di ClickUp

5. Esempio di progetto di lancio di un prodotto: Lancio di una nuova funzionalità/funzione di un prodotto

Per ampliare ulteriormente l'elenco delle funzionalità di ClickUp per il project management, l'azienda ha avviato una grande iniziativa per costruire e lanciare con esito positivo una nuova funzionalità del prodotto, Le lavagne online di ClickUp . A capo del progetto c'è il Group Product Manager di ClickUp, Zach Blodgett .

La visione dell'azienda era quella di creare uno strumento di collaborazione digitale potente ma facile da usare che i project manager, i dirigenti e i membri del team potessero utilizzare per migliorare i processi di brainstorming, pianificazione ed esecuzione.

**Il problema?

La sfida più grande è stata la dimensione del team e la scadenza che si avvicinava rapidamente. La scadenza era inamovibile e avevamo una tonnellata di stakeholder da GTM, commerciale, pricing & packaging, crescita, supporto, CSM, EPD. Dovevamo assicurarci che sapessero cosa sarebbe uscito, cosa sarebbe successo dopo e come parlare di lavagne online.

Zach Blodgett, Group Product Manager, Gestione del lavoro presso ClickUp

**L'obiettivo?

Utilizzare uno strumento di project management per gestire le attività, comunicare con le parti interessate in tutto il mondo e ridurre al minimo i rischi e i colli di bottiglia per consegnare la nuova e attesissima funzionalità/funzione del prodotto entro i tempi concordati.

Ecco come Zach e l'azienda hanno lanciato un progetto dall'esito positivo:

Fase iniziale

• Identificare il progetto: Lancio di una nuova funzionalità/funzione
• Definire il risultato desiderato: Fornire con successo una nuova funzionalità/funzione reattiva e creare campagne GTM per il giorno del lancio

Fase di piano

• Metodologia di project management: Lean

Fase di esecuzione

**Lista di controllo delle attività

• Delegare le attività ai rispettivi membri del team di Prodotto e Ingegneria
• Utilizzare il fileIntegrazione ClickUp-Github per visualizzare l'anteprima dei rami popolati nelle attività
• CreareClip video per segnalare bug nello sviluppo e per trasmettere facilmente problemi complessi ad altri team
• Connessione con il team creativo per girare video promozionali e annunci pubblicitari
• Connessione con l'intera azienda per eseguire beta test e raccogliere feedback
• Eseguire test con il team Sicurezza
• Collaborare con il team commerciale per determinare il modello di prezzo
• Lavorare con il team diMarketing di prodotto GTM per creare un'area di lavorocampagna di marketing piano per il lancio
• Impostare le attività cardine e il calendario per il rilascio della beta

Fase di chiusura

• Il CEO, il Sr. VP dell'ingegneria e altri stakeholder chiave del progetto hanno esaminato la funzionalità/funzione del prodotto e hanno approvato il prodotto finale prima del giorno del lancio.

Ecco l'aspetto finale: guardatelo!

📌 Creare un approccio passo dopo passo a come la vostra organizzazione porterà un prodotto sul mercato e utilizzare questo approccio Modello di strategia di mercato per aiutarvi a spedire più velocemente! Scaricate il modello per la strategia di mercato di ClickUp

Gestire qualsiasi progetto con fiducia utilizzando ClickUp

Un project management di esito positivo inizia con la comprensione dell'obiettivo finale del progetto, la comprensione degli elementi chiave che compongono un piano di progetto intelligente e la creazione di una strategia fluida e attuabile per raggiungerlo.

Dovrete anche assicurarvi di implementare la metodologia appropriata per guidarvi attraverso l'intero processo e utilizzare il ciclo di vita del progetto per mantenervi in carreggiata.

E per rendere la vostra vita di project manager il più semplice possibile, dovete utilizzare uno strumento di project management come ClickUp per aiutarvi a tenere tutto in ordine e a portare tutto il vostro lavoro in un unico luogo centralizzato. Utilizzatelo per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, gestire efficacemente i rischi e le risorse, collaborare con l'intera organizzazione e molto altro ancora.

Grazie all'elenco esteso di funzionalità/funzione personalizzabili, sarete completamente attrezzati per affrontare qualsiasi tipo di approccio al project management, gestire più progetti complessi contemporaneamente, impostare il flusso di lavoro più snello, supportare i team remoti e ibridi e consegnare con fiducia progetti di qualità in tempo, ogni volta.

(effetto sonoro "È stato facile" 😉 ) Prova gratis ClickUp oggi stesso