Website Project Management: Una guida dell'agenzia con modelli

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Creare e gestire i siti web dei clienti come agenzia è un vero e proprio gioco di destrezza. Devi gestire i contributi sia del cliente che dei membri del team interno, come sviluppatori, designer e copywriter. Il monitoraggio del lavoro di così tanti gruppi può sembrare un compito arduo, se non impossibile.

Spesso si verificano interruzioni quando il flusso di lavoro di ciascun team viene interrotto dal continuo passaggio da uno strumento all'altro per collaborare con altri team. E per i project manager è difficile identificare queste interruzioni.

È persino difficile avere un'idea dello stato di completamento del progetto, poiché ogni parte è isolata negli strumenti dei diversi reparti.

La buona notizia?

Esistono modi per semplificare e organizzare il tuo processo al fine di fornire ai clienti lavoro di alta qualità relativo ai siti web con tattiche di project management efficaci. In questa guida troverai strumenti, modelli e suggerimenti per consegnare i progetti dei clienti relativi ai siti web nei tempi previsti e nel rispetto del budget, senza strapparti i capelli.

Che cos'è il project management dei progetti web?

Il project management web consiste nel processo di pianificazione, creazione e monitoraggio della resilienza e dell'esito positivo di un sito web, una landing page o una funzionalità/funzione del sito di nuova creazione (o rinnovati).

Come altri lavori per i clienti, la project management dei progetti web richiede un'attenta allocazione delle risorse. Un buon project manager bilancerà le varie attività relative al sito web, come gli audit SEO, i processi di controllo qualità e i controlli dei bug, tra i membri del team per garantire che nessun collaboratore sia sovraccarico o sottoutilizzato.

La gestione dei progetti di web design richiede inoltre ai project manager di distribuire il budget del progetto tra le varie attività e di lasciare un margine per le spese impreviste. Un'agenzia tipica includerà i seguenti servizi nel project management relativo al sito web:

Metodologie di project management relative ai siti web

Prima di iniziare i progetti di siti web per i clienti, tu e i membri del tuo team di agenzia dovreste considerare come volete affrontare il lavoro. Per rendere le cose più facili per tutti i soggetti coinvolti, è opportuno utilizzare una metodologia di project management che si adatti alle esigenze dei vostri team e dei vostri clienti.

Ad esempio, desideri collaborare frequentemente con adeguamenti in loco o preferisci completare il lavoro seguendo una sequenza di progetto chiara con contributi occasionali?

Capisci quale metodologia di project management funziona meglio per il tuo team e i tuoi clienti considerando questi due processi comuni:

La metodologia Waterfall

Chiamata così per il suo aspetto quando viene organizzata in un diagramma di Gantt, la metodologia di project management a cascata è l'approccio tradizionale alla gestione dei progetti web. Segue un processo di project management lineare in cui i membri del team completano una singola parte del progetto alla volta.

Le agenzie di project management per i progetti web che seguono questa metodologia lavorano per rendere le loro attività il più perfette possibile prima di consegnarle al team o al client successivo. Una volta che l'attività o il progetto passa alla fase successiva, il team di progetto sigilla le modifiche apportate nella fase precedente.

In termini di metodologie di project management, questa è la più adatta ai clienti che hanno una chiara comprensione dei propri obiettivi e una visione chiara di ciò che vogliono ottenere. L'agenzia e il cliente concordano un budget e una tempistica prestabiliti prima dell'inizio del progetto, lasciando poco spazio ad adattamenti durante il suo svolgimento.

I team di project management per lo sviluppo web in genere completano la maggior parte del lavoro prima di ricevere il feedback dal client, lasciando pochissimo spazio all'evoluzione del progetto.

Poiché ogni team perfeziona il proprio lavoro in ogni fase, anziché iterare le idee, i progetti di siti web a cascata possono richiedere molto tempo per essere completati. Alcuni sostengono che questa metodologia sia irrealistica perché i progetti creativi spesso evolvono man mano che vengono sviluppati. I team che preferiscono un approccio più flessibile utilizzano spesso una metodologia agile.

Bonus: Strumenti di web design

La metodologia Agile per il project management dei progetti web

Lo sviluppo web agile è sinonimo di flessibilità per i team di progetto e i project manager. I team delle agenzie che seguono questo metodo lavorano simultaneamente in brevi cicli circolari chiamati sprint. Sviluppano il prodotto man mano che procedono e raccolgono il feedback dei clienti tra ogni iterazione del prodotto per applicarlo nello sprint successivo.

Lo sviluppo agile si concentra sulla fornitura rapida di valore al client e sul perfezionamento nel tempo, piuttosto che sulla consegna di un unico prodotto finale completamente completato prima del rilascio. Questo metodo di project management consente ai team di produrre aggiornamenti tempestivi e di rimanere rilevanti nonostante le mutevoli esigenze del mercato.

Gli sprint durano in genere da due settimane a un mese. Questo metodo di project management potrebbe sembrare folle se sei abituato a progetti di siti web che richiedono dai 6 ai 12 mesi.

Tuttavia, ci sono molti team agili che amano questa metodologia perché scoraggia l'attaccamento alle idee. Inoltre, spinge i team di progetto a scoprire concetti e soluzioni originali. I team agili utilizzano in genere modelli agili per gli sprint, fornendo una solida base su cui lavorare e mantenendo i team strettamente allineati durante tutto il progetto.

Agile rimane il sistema di project management preferito.

La metodologia agile è diventata rapidamente la preferita dai team di project management dei progetti di sviluppo web e dagli sviluppatori in generale sin da quando è stata coniata nel 2001 nel Manifesto Agile. Infatti, un rapporto di Digital. ai mostra che il 94% degli sviluppatori utilizza metodologie agili.

Queste fasi si applicano a molti framework di sviluppo tradizionali come Scrum, Kanban, Lean, Extreme Programming (XP), Feature Driven Development (FDD), Crystal e altri ancora. Nello stesso rapporto, il 54% degli intervistati ha affermato che la maggior parte o tutti i team della propria organizzazione, compreso quello di sviluppo web, utilizzano metodi agili.

Questo processo di sviluppo web si basa in gran parte sul feedback dei clienti e sulla sperimentazione. L'approccio agile tende a funzionare meglio con clienti che hanno obiettivi flessibili e sono disposti a effettuare una condivisione frequente delle loro opinioni.

I team e i project manager si affidano a una collaborazione concettuale per iterare insieme al client e trovare soluzioni su misura.

Le 9 fasi del project management dei progetti di siti web per i clienti

Indipendentemente dal metodo utilizzato, il project management per i clienti comprende in genere 9 fasi. Condividi queste fasi con il tuo team interno di sviluppo web e con i clienti per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda durante tutto il progetto.

La collaborazione tramite un software di project management è il modo più semplice per i team interfunzionali e i project manager di garantire il corretto svolgimento dei progetti relativi ai siti web.

1. Ricerca sul design del sito web

La ricerca nel campo del web design inizia con lo studio del prodotto e del settore del tuo client. Probabilmente ogni reparto ha i propri obiettivi specifici in questa fase, ma è il tuo team di marketing che deve guidare la ricerca.

Alcuni esempi di ricerca di progetti di siti web sono:

Dopo aver raccolto queste informazioni, chiedi al tuo project manager di aiutarti a riunire i dati in un unico rapporto conciso. Questo documento fungerà da trampolino di lancio per la collaborazione del team, poiché il processo di project management del tuo sito web e l'intero team svilupperanno una visione unica per il progetto.

Il report consente ai project manager di determinare le funzioni chiave, i risultati finali del progetto e i budget per il progetto del sito web del client.

2. Crea una proposta di progetto e ottieni l'approvazione del client

Sulla base delle tue ricerche, i project manager devono collaborare con il tuo team di web design per delineare la proposta di progetto del sito web. Questo documento dovrebbe includere il posizionamento del prodotto, le funzioni chiave del sito web, la sequenza, le attività cardine per ogni fase di sviluppo e il budget necessario per soddisfare le intenzioni degli utenti e gli obiettivi del cliente.

È utile anche includere nella presentazione una moodboard di design per allineare il client sulla direzione creativa e tecnica. La moodboard dovrebbe contenere esempi di temi, colori ed elementi di design del sito web.

I clienti approvano le tue raccomandazioni e il tuo budget, ma siamo realistici: ci saranno continui cambiamenti riguardo alle richieste dei tuoi clienti. Conquista la fiducia dei clienti nei tuoi consigli supportando la proposta del tuo progetto con i dati delle tue ricerche.

I project manager devono documentare i risultati finali del progetto. Ciò include i prezzi e le condizioni concordate nel contratto. È essenziale per il project management relativo ai siti web perché funge da registro per ridurre al minimo lo scostamento dall'ambito del progetto man mano che le cose evolvono, in modo che i team siano allineati.

Dopo aver ottenuto l'approvazione della proposta di progetto, stabilisci un budget e un referente interno per ogni deliverable della gestione del progetto del sito web. Una volta che le cose sono avviate, la tua agenzia deve seguire il piano con un software di project management.

Esistono numerose opzioni per i software di project management, ma con l'aumento dei team che lavorano su un'unica piattaforma, è necessario un software che metta in contatto tutti e promuova la collaborazione.

CONSEGNATE I RISULTATI INSIEME Gli strumenti di project management come ClickUp offrono funzionalità di gestione delle attività, dashboard di reportistica in tempo reale, monitoraggio del tempo, allocazione del budget, documentazione per la condivisione delle conoscenze e persino funzioni drag-and-drop per rendere i team davvero efficienti.

3. Costruisci la struttura e il design del sito web

Ora che tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda riguardo ai risultati specifici del sito web, è il momento di iniziare a costruire il sito del tuo client! I team di User Interface (UI) e User Experience (UX) della tua agenzia daranno il via al processo creando la struttura e il design del sito web.

Mappa del sito

Proprio come la costruzione di una casa inizia con un progetto che ne definisce il layout, anche un sito web inizia con una mappa strutturale. L'ingegnere UI della tua agenzia creerà la mappa del sito, pianificando attentamente la struttura di base della navigazione e la gerarchia delle informazioni, su cui il resto del team di project management del progetto web potrà poi lavorare.

La mappa del sito definirà le connessioni e i contenuti delle pagine del sito del tuo cliente. Ad esempio, una mappa del sito può delineare come la home page presenta la scheda di navigazione principale che porta alla sezione "chi siamo".

Può anche definire quali sottopagine includerà la sezione "Chi siamo", come una sottopagina dedicata alla storia dell'organizzazione, ai profili del personale e una pagina di contatto. Ma un project manager ha bisogno del giusto software di project management per garantire che ingegneri e designer siano sulla stessa lunghezza d'onda.

VISUALIZZATELO COME UN TEAM Le lavagne online sono incredibilmente efficienti per i team di project management dei progetti web per collaborare, definire i dettagli e, infine, visualizzare insieme il sito web. Assegnate facilmente le attività, contrassegnate le parti interessate o lavorate simultaneamente nelle lavagne online di ClickUp.

Wireframe

Se la mappa del sito è il progetto strutturale, i wireframe sono come i modelli dell'interior designer. Il designer UX della tua agenzia si occuperà di curare questi modelli di progettazione del sito web.

I wireframe del sito web definiscono il layout visivo e il design del sito e le sue funzionalità chiave. Ad esempio, il design del wireframe delineerà dove saranno posizionati i pulsanti di navigazione e CTA, i colori del design e l'aspetto dei menu a tendina.

I wireframes aiutano un numero di persone durante il processo di project management e creazione del sito web:

Ottieni sempre l'approvazione del client prima che i progetti di web design superino la fase di wireframe, in modo che i team non dedichino innumerevoli ore a lavori superflui.

4. Esamina la struttura e il design del sito web con il client

La riunione di revisione con il cliente è l'occasione per presentare la mappa del sito e i wireframe al cliente e confermare che il tuo team abbia interpretato correttamente i risultati finali del progetto. Una gestione di progetto di successo garantisce che tutti i passaggi siano allineati tra loro.

A seconda dei termini del contratto, il client potrebbe richiedere un altro ciclo di revisioni e verifiche. In questo caso, il team di progetto dovrà tornare alla fase tre (o eventualmente alla fase due se le modifiche richieste esulano dall'ambito del progetto).

Dopo aver apportato le modifiche richieste, presenta nuovamente la struttura del sito web e i wireframe al client per l'approvazione.

Documenta tutto nel processo di revisione come se fosse quasi una proposta di progetto completamente nuova.

I project manager devono delineare gli aspetti nella fase di revisione e stabilire accordi con il client in modo che i membri del team non debbano rivedere all'infinito i progetti web. Questo processo di project management è fondamentale per evitare di uscire dall'ambito del progetto o superare il budget originariamente previsto.

Se le richieste esulano dall'ambito originale del progetto, è importante evidenziare i costi aggiuntivi della richiesta. Mostra visivamente ai tuoi clienti dove le richieste potrebbero (o hanno già) compromesso il programma del progetto con uno strumento dettagliato di project management.

5. Crea gli elementi di design e i testi

Una volta definiti gli elementi strutturali, i membri del team di progettazione grafica e copywriting possono arricchire gli elementi creativi dei progetti wireframe. Una project management di successo inizia con requisiti assegnati e dettagliati per progetti web complessi.

I membri del team di progettazione grafica devono creare tutti gli elementi visivi necessari per il design del sito, come ad esempio:

I fattori fondamentali che tutti gli elementi di progettazione dovrebbero considerare sono i dati demografici del pubblico e l'identità del marchio. Gli elementi di progettazione sono fondamentali per trasmettere il messaggio del marchio tanto quanto le parole utilizzate.

Gli elementi visivi devono essere chiari e accattivanti per invogliare l'utente a fermarsi e interagire con i contenuti, soprattutto nel caso degli utenti mobili che scorrono rapidamente la pagina. Il processo di project management del tuo sito web dovrebbe utilizzare gli strumenti giusti per annotare queste modifiche specifiche o questi elementi di progettazione.

Consenti ai web designer di comunicare facilmente tra loro attraverso annotazioni, commenti assegnati e altro ancora. Il software di project management per i progetti web di ClickUp aiuta i team ad aumentare l'efficienza riducendo lo stress di chiedersi cosa sia stato chiesto nello specifico e da chi.

Il passo successivo spetta al team di copywriting, che esaminerà i wireframe di progettazione e inserirà il testo per ciascun elemento, come caselle di testo e pulsanti. I project manager devono assicurarsi che i membri del team di copywriting rispettino il tono e lo stile del marchio e seguano le migliori pratiche SEO on-page. Ciò consente ai motori di ricerca di indicizzare facilmente il sito web.

Quando i motori di ricerca possono indice facilmente il sito web, sarà più probabile che questo ottenga un posizionamento elevato nella pagina dei risultati dei motori di ricerca (SERP) per le parole chiave pertinenti.

6. Sviluppa il sito web

Ora che la struttura e il design sono pronti, il team di sviluppo della tua agenzia può finalmente mettersi al lavoro per realizzare il sito web del cliente! Stai finalmente vedendo il processo di project management efficace prendere forma?

Lo speriamo! Perché ora il team di sviluppo, che in genere è diviso in due gruppi, può specializzarsi nelle diverse parti del sito web.

Oppure, se hai un team più piccolo, potresti avere uno sviluppatore tuttofare, chiamato "sviluppatore full-stack", che costruirà sia il front-end che il back-end del sito web.

Il team di sviluppo inizierà a costruire il sito in quello che viene chiamato un "ambiente sandbox". Il team di sviluppo può provare diversi plugin, integrazioni software e dipendenze nell'ambiente sandbox per trovare le soluzioni e le funzioni migliori.

Per garantire il progresso dello sviluppo, il team di project management del tuo sito web avrà bisogno di un piano chiaro e di titolari per ogni aspetto del progetto. Inoltre, ogni attività e ogni titolare dovrebbero essere definiti dai project manager in strumenti di project management che centralizzano la comunicazione.

Questo aiuta il project manager a effettuare il monitoraggio del budget, delle date di scadenza e dei risultati finali per l'intero processo di project management del sito web.

7. Testare il sito web

Una volta che il sito web è nella sua versione finale, è pronto per essere trasferito su un sito di staging protetto da password. Nell'ambiente di gestione temporanea, il team di sviluppo può testarne le funzioni chiave senza influire sul sito live.

I project manager devono assicurarsi che i loro team di sviluppo effettuino prima i test dei link, i test dei bug cross-browser e i test di sicurezza. Da lì, il team UX può condurre i propri test, come ad esempio:

Questi test sono un po' complicati da eseguire, quindi potrebbe essere necessario assumere un fornitore esterno per ricevere supporto. Tuttavia, dovrebbero comunque integrarsi con il tuo strumento di project management preferito.

Questi test di sviluppo e UX aiuteranno la tua agenzia a identificare i modi per rafforzare il sito del client e configurarlo in modo che sia altamente performante. I project manager vorranno incoraggiare un test di velocità per vedere se è necessario comprimere determinati file immagine. Il monitoraggio del movimento oculare potrebbe rivelare che i CTA dovrebbero essere spostati in una parte diversa della pagina.

8. Revisione finale da parte del client

Quando il tuo team interno ha completato il sito web, è il momento per i project manager di ottenere l'approvazione finale dal cliente. Prima di incontrare il cliente, invia un link al sito di staging in modo che possa esaminarlo e creare un elenco di eventuali domande o dubbi.

Quindi organizza una riunione con il cliente per spiegare il valore di ogni elemento del sito e rispondere a eventuali domande. Se il cliente richiede delle modifiche, completa le revisioni e inviale al cliente per una revisione finale.

Una volta che il client avrà approvato la versione finale, concordate una data di lancio.

REVISIONI DELLA MAPPA IN FASE DI REVISIONE ClickUp Mappe mentali aiuta i team di progettazione e sviluppo a organizzare e pianificare progetti di siti web, idee o attività esistenti in una sequenza visiva dettagliata. Disegna facilmente le relazioni tra le attività del tuo sito web per garantire ai tuoi clienti la migliore esperienza possibile quando consegni un sito nuovo o rinnovato.

9. Lancia il sito web!

Quando il sito riceve l'approvazione finale dal client, è il momento di prepararsi per la data di lancio! Ci sono solo alcuni passaggi finali che il team di sviluppo e i suoi project manager devono completare per il lancio:

E proprio così, hai creato un sito web da zero.

7 modelli gratuiti e utili per il project management dei progetti web

I project manager hanno sempre bisogno di modi per essere più efficienti e collaborativi con i team di sviluppo web e i clienti. Quindi perché non utilizzare un modello di project management per accelerare i processi di organizzazione e pianificazione?

Ecco i nostri sette modelli preferiti per la gestione dei progetti web:

1. Modello di gestione dei contenuti ClickUp

I project manager possono facilmente assegnare ogni richiesta di contenuto al processo appropriato, assicurandosi che i tuoi stakeholder o i titolari delle attività non trascurino nulla. Questo è fondamentale quando si distribuiscono le attività relative ai contenuti ai tuoi team in tutta l'agenzia.

Inoltre, il modello di gestione dei contenuti ClickUp aiuta i project manager a registrare tutto per evitare colli di bottiglia e pianificare eventuali variazioni di portata man mano che sorgono nuove richieste. Offre anche una visione d'insieme grazie alla funzionalità di visualizzazione del Calendario, in modo che tutti siano sempre aggiornati.

2. Modello di mappa del sito ClickUp lavagna online

Non c'è dubbio che creare un nuovo sito web da zero possa essere molto difficile. Uno degli aspetti più complessi del project management per un progetto web è comprendere e, soprattutto, pianificare la mappa del sito.

Usa il modello di mappa del sito di ClickUp come guida per organizzare le pagine di destinazione, le esperienze degli utenti e gli argomenti del sito che devi includere. Non iniziare la mappa del sito da uno schermo vuoto, ma usa questo modello per iniziare a pianificare sulla funzionalità lavagna online di ClickUp, semplice e altamente visiva.

3. Modello di team PMO ClickUp

Il modello PMO Team consente ai project manager di suddividere i progetti in 14 stati personalizzabili e sei diverse visualizzazioni per ottimizzare al massimo il processo di project management relativo al tuo sito web.

Questo modello è ideale per i team che desiderano fornire informazioni chiare sui risultati finali, lo stato dell'avanzamento e l'ambito generale del progetto, al fine di effettuare il monitoraggio e la gestione delle attività in modo semplice.

4. Modello di gestione agile Scrum ClickUp – Visualizzazione lavagna online

Per i project manager che desiderano un approccio intuitivo e visivo alla gestione agile dei progetti, questo modello è il punto di partenza perfetto. Fornisci al tuo team le risorse necessarie per aggiungere approfondimenti, in modo da poter facilmente orientare i membri del team in base alle esigenze del tuo specifico progetto web.

Ecco la buona notizia su questo modello: rendiamo semplice l'implementazione di un flusso di lavoro agile di base in pochi minuti. Allo stesso tempo, se stai cercando qualcosa di più complesso, puoi comunque utilizzare questo modello per flussi di lavoro agili complessi.

L'utilizzo della vista Lavagna online nel modello di gestione Agile Scrum di ClickUp consente ai project manager di conoscere l'esatto flusso di lavoro per dare priorità alle richieste e alle attività, organizzando con successo gli sprint, il web design e le riunioni di sviluppo.

5. Modello di ClickUp per l'ambito di lavoro del sito web

Lo scope creep può sembrare inevitabile per i project manager, ma per il tuo prossimo progetto di sito web, inizia documentando tutto nel modello ClickUp Scope of Work. Questo ti aiuterà ad allineare tutto ciò che la tua agenzia farà con le aspettative dei tuoi clienti.

Aiuta i tuoi clienti a capire cosa stai facendo nello specifico e il prezzo associato. Inoltre, in ClickUp Docs è facile assegnare gli utenti ai commenti, quindi trovare ciò che serve per passare alla fase successiva non ostacola la collaborazione del team.

6. Modello di piano di progetto per la progettazione di siti web ClickUp

Il modello di piano di progetto per la progettazione di siti web di ClickUp funge da registro di tutte le azioni intraprese durante lo sviluppo di un sito web. Assegnare ogni attività al titolare del processo appropriato garantisce che nulla venga trascurato.

Utilizza la vista Bacheca o pianifica tutte le attività di progettazione del tuo sito web nella vista Elenco. Con ClickUp, hai più di 15 visualizzazioni tra cui scegliere e personalizzare, in modo che la nostra piattaforma di project management funzioni esattamente come desideri.

7. Modello di monitoraggio bug + problemi di ClickUp

Nessuno vuole lanciare un sito web solo per scoprire che c'è un elenco infinito di bug da risolvere. Utilizza il modello di monitoraggio dei bug e dei problemi di ClickUp per assicurarti che tutto sia registrato, monitorato e delegato in modo appropriato agli sviluppatori in un unico strumento di project management.

ClickUp: la migliore app di project management per i progetti web per il tuo team

Potresti pensare che sia più facile a dirsi che a farsi, soprattutto se gestisci i progetti dei siti web dei clienti utilizzando diversi strumenti non collegati tra loro. Il fatto è che, quando i project manager lavorano con software collaborativi come ClickUp, gestire un progetto di successo è facile come aprire l'app ClickUp.

Quando utilizzi ClickUp come piattaforma di project management, puoi facilmente:

Vuoi provarci? Scarica ClickUp completamente gratis oggi stesso o inizia con uno dei nostri utili modelli menzionati sopra!