Per alcuni team, non è la fase di esecuzione a rappresentare un problema, bensì quella di pianificazione, che può rivelarsi davvero complessa. Pensare alle attività da svolgere e decidere quali completare è spesso il passaggio più noioso di qualsiasi impresa, sia personale che professionale.
Fortunatamente, esiste la soluzione giusta per i tuoi problemi di pianificazione: i modelli Getting Things Done (GTD)! Usali per semplificare la gestione delle attività e concentrarti su ciò che conta alla fine della giornata: l'azione.
Per aiutarti a trovare lo strumento di pianificazione delle attività più adatto alle tue esigenze, abbiamo creato un elenco dei 10 migliori modelli GTD gratis. Ne esploreremo le funzionalità e ti mostreremo come sfruttarli al meglio.
Che cos'è un modello GTD?
Getting Things Done (GTD) è una metodologia di gestione delle attività sviluppata da David Allen, un rinomato esperto di produttività. Lo scopo di GTD è aiutare le persone a superare l'ansia legata alle attività e a raggiungere i propri obiettivi attraverso cinque semplici passaggi:
- Raccogli tutte le attività in un unico posto
- Chiarire e decidere se un'attività è realizzabile o può essere messa in attesa
- Organizzazione per categorie
- Riflettere, rivedere e aggiornare
- Impegno e completamento
Una parte integrante del sistema GTD è uno "strumento di raccolta", ovvero un modello che permette di tenere tutto insieme. I modelli GTD sono strutture predefinite che ti permettono di raccogliere, organizzare e dare priorità alle attività, durante il monitoraggio dello stato di ogni passaggio.
Con i modelli GTD, puoi pianificare e operare in modo più efficiente. Con una tabella di marcia chiara davanti a te, è più difficile trascurare attività o scadenze critici. Sapere cosa devi fare ti consente di concentrarti sul raggiungimento dei migliori risultati, sia per la crescita personale che professionale. ?
Cosa rende un modello GTD efficace?
Un modello GTD adeguato presenta le seguenti caratteristiche:
- Funzionalità: fornisce il supporto per l'intero processo GTD, dall'acquisizione delle attività al monitoraggio dello stato.
- Semplicità: presenta un layout pulito e ordinato ed è facile da usare per una revisione settimanale.
- Flessibilità: ti consente di adattare il modello a vari scenari
- Accessibilità: offre accesso su più dispositivi, consentendoti di effettuare modifiche ai documenti ovunque ti trovi.
- Integrazione: effettua una connessione perfetta con altri strumenti di produttività che utilizzi
I 10 migliori modelli GTD per la produttività personale
Non perdere tempo a riflettere sulle attività da svolgere invece di eseguirle. Utilizza uno di questi 10 fantastici modelli GTD e risparmiati la fatica!
Che tu sia un esperto praticante del GTD o un neofita del metodo, questi modelli apportano chiarezza e controllo al tuo flusso di lavoro quotidiano. Inoltre, sono gratis!
1. Modello ClickUp Getting Things Done
Se i modelli fossero edifici, questo modello ClickUp Getting Things Done sarebbe un grattacielo! È dotato di numerosi livelli di funzionalità/funzioni ed elementi personalizzati, che ti consentono di gestire tutti i progetti e le attività che la vita ti propone. ?
All'inizio potrebbe sembrare complicato, ma il modello fornisce un documento illustrativo per una migliore navigazione. Lo stesso vale per la maggior parte degli altri modelli presenti in questo elenco!
Essendo un modello a livello di cartella, contiene numerosi elenchi e visualizzazioni. Inizia inserendo e descrivendo tutte le tue attività nell'elenco Posta in arrivo. Puoi quindi stimarne la durata, effettuare una valutazione da uno a cinque in base al livello di lavoro richiesto e decidere se sono realizzabili, come indicato da Allen, l'autore del metodo GTD.
Il passaggio successivo consiste nell'organizzare le attività in categorie appropriate. Puoi assegnare loro un contesto utilizzando tag come lavoro, casa o una categoria personalizzata. Puoi anche ordinarle in altri elenchi, tra cui:
- Pianificato: contiene una vista Calendario per le attività con blocchi di tempo
- Elenco dei progetti: ti aiuta a suddividere e dare priorità ai progetti, ovvero alle attività complesse.
- Riferimento: si riferisce a materiali che potrebbero essere utili per attività future.
Il modello offre quattro opzioni di automazione che ti consentono di risparmiare tempo, come il trasferimento delle attività dalla finestra In arrivo agli elenchi Pianificato una volta modificate le date di scadenza. E la cosa migliore è che puoi sempre personalizzarli in base al tuo flusso di lavoro GTD preferito!
2. Modello di bacheca Getting Things Done di ClickUp
Il modello della Bacheca Getting Things Done di ClickUp rende i tuoi impegni quotidiani meno intimidatori presentandoli in modo semplice e coinvolgente.
Si tratta di un modello di livello base, adatto ai principianti, con due modalità di visualizzazione, ovvero due viste. La prima è una lavagna Kanban che mostra le attività sotto forma di schede. Con immagini e tag colorati, aggiunge un tocco di freschezza a un processo altrimenti banale. ?
L'altra visualizzazione contiene le stesse informazioni, ma è strutturata nel tradizionale formato di un elenco di cose da fare.
L'utilizzo del modello è un'esperienza di produttività senza stress. Sia nella vista Elenco che nella vista Bacheca, aggiungi nuove attività e fornisci informazioni rilevanti su di esse, come ad esempio:
- Durata stimata
- Tag di categoria per diversi aspetti della vita, come aziendale, Home e fitness
- Tag di contesto, come personale, computer, chiamate e documenti
- Valutazioni energetiche
- Etichette di priorità
Per impostazione predefinita, le attività sono raggruppate in base allo stato. Per aggiornare lo stato di un'attività, trascinala nel campo del gruppo designato. Puoi anche personalizzare i criteri di raggruppamento e ordinamento, così come qualsiasi altro elemento del modello.
3. Modello ClickUp Getting Things Done Framework
Che tu sia un veterano o un principiante del GTD, questo modello ClickUp Getting Things Done Framework è il tuo biglietto di prima classe per la città della produttività! ?
Offre numerose funzionalità, ma è comunque facile e intuitivo da usare. Si tratta di un modello a livello di cartella con quattro elenchi:
- Idee: un luogo in cui puoi archiviare attività potenziali e abbandonate e lasciare riferimenti per il futuro.
- Da fare: un elenco di attività con livelli di urgenza e dipendenze definiti
- Calendario: un elenco delle attività pianificate e una vista interattiva del calendario delle attività
- Progetti: un elenco di attività in più passaggi da svolgere prossimamente
A livello di cartella, puoi trovare la vista Elenco attività principale, che contiene tutte le attività della settimana precedente e altre, indipendentemente dall'elenco a cui appartengono.
Il modello include anche un diagramma di flusso GTD nella vista della lavagna online. Questo pratico diagramma ti aiuta a comprendere l'intero processo GTD così come si svolge in ClickUp. Comprende una serie di azioni e domande che puoi porre a te stesso per decidere cosa fare con ogni attività che ti viene assegnata. Sentiti libero di personalizzarlo in base al tuo flusso di lavoro specifico.
4. Modello semplice per la gestione delle attività ClickUp
A volte, la soluzione più semplice è anche la più efficace. Il modello ClickUp Simple Task Management incarna questa filosofia con il suo design minimalista e le sue solide funzionalità.
Puoi scegliere tra due visualizzazioni contenenti le stesse informazioni: vista Elenco o vista Bacheca. Se sei abituato ai fogli di calcolo, potresti trovare più pratica la vista Elenco, mentre chi ha una predisposizione visiva in genere preferisce la vista Bacheca.
Qualunque sia la tua situazione, utilizza il modello per raccogliere tutte le tue attività e le informazioni correlate. Assegna le attività, imposta le sequenze e stabilisci le priorità assegnando etichette di urgenza.
La semplicità di questo modello ti offre anche la libertà di personalizzarlo. Aggiungi nuovi elenchi o visualizzazioni e adatta il modello a vari contesti. Ad esempio, puoi fare brainstorming utilizzando Mappa mentale o Lavagna online o persino incorporare documenti Google e modificarli nella piattaforma.
5. Modello ClickUp Da fare
Sebbene non rispetti interamente la metodologia GTD, questo modello Work To Do di ClickUp può comunque aumentare la tua produttività. Offre un sistema di gestione delle attività dinamico e personalizzabile adatto a qualsiasi team o azienda.
Questo modello a livello di elenco comprende tre visualizzazioni:
- Elenco delle attività
- Calendario settimanale
- Calendario mensile
Nella vista Elenco troverai un elenco completo di tutte le attività. Sono organizzate in gruppi giornalieri, settimanali e mensili, che indicano il periodo di tempo assegnato per il completamento. Puoi fornire ulteriori informazioni nei campi a destra, come lo stato, la data di scadenza e la priorità. Nel campo Tipo di attività, indica il reparto responsabile dell'attività, ad esempio Marketing o IT.
Nella visualizzazione Calendario, puoi trascinare le attività per pianificarle o ripianificarle. Se hai già un'app calendario preferita, puoi effettuare la sincronizzazione per semplificare il flusso di lavoro. ?️
Sebbene sia orientato al mondo aziendale, questo modello può essere facilmente adattato per uso personale. Basta sostituire le categorie di attività con quelle che preferisci e il gioco è fatto!
6. Modello di calendario con elenco delle cose da fare di ClickUp
Il modello di elenco delle attività da fare del calendario ClickUp combina perfettamente l'organizzazione delle attività e la gestione del tempo. È uno strumento GTD indispensabile per chiunque abbia difficoltà con le scadenze e aspiri a ottimizzare la propria pianificazione. ⏰
Come puoi vedere dalla vista Elenco pianificazioni, il modello è stato progettato pensando ai manager, consentendo loro di organizzare il lavoro dei propri dipendenti. Tuttavia, puoi adattare il modello per uso personale sostituendo i nomi con le attività e apportando alcune altre modifiche.
Oltre alle tradizionali visualizzazioni Elenco e Calendario, il modello include una visualizzazione Modulo di richiesta riunione. Personalizzalo e invialo ad altri, che siano colleghi o amici. ClickUp creerà automaticamente un'attività utilizzando le informazioni fornite, consentendoti di risparmiare tempo e lavoro richiesto.
Se hai intenzione di utilizzare il modello per lavoro, apprezzerai la funzione di monitoraggio del tempo integrata. Puoi trovare questa opzione cliccando su un'attività e aprendo la barra di accesso rapido. Nella barra puoi anche aggiungere dipendenze, attività secondarie e commenti.
7. Modello ClickUp delle cose da fare quotidianamente
Un altro strumento che puoi utilizzare per il monitoraggio degli impegni quotidiani è il modello ClickUp Daily Things Da Fare. Può sembrare semplice, ma svolge egregiamente il suo compito. Ti aiuta a tenere sotto controllo le attività quotidiane, assicurandoti che nulla sfugga al tuo controllo.
Se non hai mai utilizzato uno strumento di gestione delle attività, questo modello è un ottimo punto di partenza.
Si tratta di un modello a livello di attività che rivela tutte le sue funzioni una volta aperto il Task Tray. È dotato di tre categorie di liste di controllo: Personale, Lavoro e Scuola. Come al solito, puoi personalizzarle così come quasi tutti gli altri elementi.
Utilizza il modello elencando tutte le attività nelle rispettive categorie della lista di controllo. Valuta il carico di lavoro giornaliero selezionando il livello di difficoltà dal menu a discesa, oppure aggiungi file e commenti per introdurre ulteriori informazioni. Puoi anche monitorare il tempo per avere un'idea dello sforzo richiesto da determinate attività. Hai qualche idea su un argomento particolare? Registrala nei commenti. ?
Man mano che completi le attività, spunta le rispettive caselle di controllo. La barra di avanzamento si aggiornerà automaticamente in base al numero di attività completate ogni giorno. Puoi rivedere tutte le modifiche nel registro sul lato destro della lista di controllo.
8. Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp
Hai un evento importante in programma? Utilizza il modello ClickUp Daily Action Plan per organizzare e gestire tutte le attività correlate. Si tratta di uno strumento versatile per il project management che ti aiuta a portare a termine tutti i tuoi impegni.
Questo modello a livello di elenco è dotato di tre visualizzazioni personalizzate:
- Azioni da intraprendere: una vista Elenco contenente tutti i passaggi di un progetto e le informazioni correlate, come il reparto assegnato, le date di scadenza, la priorità e la complessità.
- Obiettivi: una vista Bacheca delle attività e delle attività secondarie, organizzate per reparto.
- Sequenza: una vista orizzontale della Sequenza che mostra la sequenza delle azioni per ciascun reparto, definita in base alle date di scadenza, alle dipendenze e ad altre informazioni dalla vista Elenco.
Grazie alla natura flessibile di ClickUp, puoi adattare il modello per adattarlo a tutti i tipi di eventi e progetti.
9. Modello di elenco delle cose da fare in Excel di Vertex42
Se Excel è il tuo strumento preferito, apprezzerai questo modello di elenco delle attività da fare di Vertex42. Ti consente di raccogliere, valutare e effettuare il monitoraggio dello stato delle attività quotidiane, in stile foglio di calcolo!
Inizia elencando tutte le tue attività o i tuoi progetti nella prima colonna. Nelle colonne successive puoi impostare le date di scadenza, aggiornare lo stato, indicare la priorità e aggiungere note. Puoi anche valutare le attività in base al modello PICK:
- Possibile: facile, valore basso
- Implementa: facile, alto valore
- Sfida: difficile, alto valore
- Eliminare: difficile, scarso valore
Nella scheda Elenco, puoi personalizzare le categorie dell'elenco a discesa per le colonne PICK, stato e priorità.
Ciò che rende speciale questo modello sono le sue regole di formattazione condizionale preimpostate. Ad esempio, una volta che lo stato di un'attività cambia in "completata", tutte le informazioni diventeranno grigie, rendendole meno evidenti tra gli incarichi attivi.
10. Modello base per Fogli Google Getting Things Done di Template. net
Nonostante il nome, questo modello di base per i Fogli Google Getting Things Done di Template.net è tutt'altro che semplice! Contiene tutto ciò di cui hai bisogno per implementare la tua strategia GTD e pianificare i tuoi progetti alla perfezione.
Il modello è dotato di numerose schede. La principale è Riepilogo/riassunto, che fornisce una panoramica delle informazioni più importanti e dello stato complessivo. È possibile utilizzare le altre schede per diverse categorie di attività GTD, quali:
- finestra In arrivo
- Elenco delle cose in attesa
- Elenco dei progetti
- Elenco "Un giorno/Forse"
Ogni scheda ha un layout unico adattato alla categoria di attività. Ad esempio, la scheda Finestra In arrivo ha diverse colonne dedicate alla valutazione delle attività, fondamentale per la fase iniziale di smistamento.
Essendo un documento di Fogli Google, questo modello salva automaticamente lo stato dei tuoi progressi nel cloud e consente la collaborazione in tempo reale con i tuoi colleghi o amici. ??
I 10 migliori modelli GTD: una panoramica
Esamineremo brevemente i vantaggi di ciascun modello nella tabella seguente:
| Modello | A cosa serve |
| Modello ClickUp Getting Things Done | Un modello GTD classico ricco di funzionalità e opzioni di automazione |
| Modello di bacheca Getting Things Done di ClickUp | Un modello GTD più semplice con una vista Bacheca delle attività visivamente accattivante. |
| Modello ClickUp Getting Things Done Framework | Un modello con tutti gli elementi GTD di cui hai bisogno, compreso un diagramma di flusso che spiega il processo. |
| Modello ClickUp per la gestione semplice delle attività | Uno strumento di pianificazione di base che ti offre ampia libertà di personalizzazione. |
| Modello ClickUp Da fare | Un modello di pianificazione orientato al business con due visualizzazioni del Calendario |
| Modello di calendario e elenco delle cose da fare di ClickUp | Un modello ideale per la gestione del tempo, completato da un modulo di richiesta di riunione. |
| Modello ClickUp delle cose da fare quotidianamente | Un modello basato su una lista di controllo per la pianificazione quotidiana e il monitoraggio dei progressi |
| Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp | Un modello versatile per la pianificazione dei progetti GTD che ti aiuta a effettuare il monitoraggio e la gestione di tutti i passaggi |
| Modello di elenco delle cose da fare in Excel di Vertex42 | Un modello di pianificazione che ti consente di definire e valutare le attività in base al modello PICK. |
| Modello base per Fogli Google Getting Things Done di Template. net | Un modello GTD completo con varie schede, tra cui un riepilogo dei progressi |
Aumenta la tua produttività con i modelli GTD e ClickUp
Essere produttivi non è facile, soprattutto nel mondo pieno di distrazioni di oggi. ??️
Con l'aiuto dei modelli GTD, potrai organizzare meglio le tue attività e concentrarti maggiormente sui tuoi obiettivi. Ti consentono di rimanere fedele ai tuoi obiettivi, mantenere l'autodisciplina e raggiungere un maggiore successo sia nella vita personale che professionale.