Per alcuni team, il problema non è la fase di esecuzione, ma la fase di pianificazione, che può essere un vero e proprio rompicapo. Pensare ai compiti e decidere quali portare a termine è spesso la fase più noiosa di qualsiasi impresa, personale o professionale.
Per fortuna c'è la soluzione giusta per i vostri problemi di pianificazione: I modelli Getting Things Done (GTD)! Utilizzateli per rendere la gestione delle attività un gioco da ragazzi e per concentrarvi su ciò che conta alla fine della giornata: l'azione.
Per aiutarvi a trovare lo strumento di pianificazione più adatto, abbiamo creato un elenco dei migliori 10 modelli GTD gratuiti. Esploreremo le loro funzionalità e vi mostreremo come sfruttare al meglio ciascuno di essi.
Che cos'è un modello GTD?
Getting Things Done (GTD) è uno strumento di gestione dei compiti metodologia sviluppata da David Allen, noto esperto di produttività. Lo scopo di GTD è quello di aiutare le persone a superare l'ansia da attività e la raggiungere i propri obiettivi attraverso cinque semplici passi:
- Catturare le attività in un unico posto
- Chiarire e decidere se un'attività è fattibile o può essere messa in attesa
- Organizzare in categorie
- Riflettere, rivedere e aggiornare
- Impegno e completamento
Parte integrante del sistema GTD è uno "strumento di raccolta", cioè un modello che li colleghi tutti insieme. I modelli GTD sono quadri precostituiti che consentono di raccogliere, organizzare e di dare priorità alle attività mentre si tiene traccia dell'avanzamento di ogni fase.
Con i modelli GTD è possibile pianificare e operare in modo più efficiente. Con una tabella di marcia chiara davanti a voi, è più difficile trascurare attività o scadenze critiche. Sapere cosa si deve fare permette di concentrarsi sui risultati migliori, sia per la crescita personale che per quella professionale. 🪴
Cosa rende un buon modello GTD?
Un buon modello per il getting things done ha le seguenti qualità:
- Funzionalità: Supporta l'intero processo GTD, dall'acquisizione delle attività al monitoraggio dei progressi
- Semplicità: Ha un layout pulito e ordinato ed è facile da usare per una revisione settimanale
- Flessibilità: Permette di scalare e adattare il modello a vari scenari
- Accessibilità: Fornisce l'accesso su più dispositivi, consentendo di modificare in movimento
- Integrazione: Si connette senza problemi con altristrumenti di produttività che si utilizzano
I 10 migliori modelli GTD per la produttività personale nel 2024
Non passate più tempo a pensare ai compiti che a eseguirli. Utilizzate uno di questi 10 fantastici modelli GTD e risparmiatevi la fatica!
Che siate praticanti GTD esperti o nuovi del metodo, questi modelli portano un senso di chiarezza e controllo alla vostra flusso di lavoro quotidiano . Sono anche gratuiti!
1. Template ClickUp per fare le cose in grande
Modello ClickUp per fare le cose in grande
Se i modelli fossero edifici, questo Modello ClickUp per fare le cose in grande sarebbe un grattacielo! È dotato di molti livelli di funzionalità e di elementi personalizzati, che consentono di gestire tutto progetti e attività la vita ti lancia. 🥏
All'inizio può sembrare opprimente, ma il modello fornisce un documento di istruzioni per una migliore navigazione. Lo stesso vale per la maggior parte degli altri modelli di questo elenco!
Essendo un modello a livello di cartella, contiene numerosi elenchi e viste. Iniziate a catturare e descrivere tutti i vostri compiti nell'elenco Posta in arrivo. È quindi possibile stimare la loro durata, valutarli da uno a cinque in base al livello di impegno richiesto e decidere se sono fattibili, come indicato da Allen, il creatore del metodo GTD.
Il passo successivo consiste nell'organizzare i compiti in categorie appropriate. Si può dare loro un contesto utilizzando tag come lavoro, casa o una categoria personalizzata. È anche possibile ordinarle in altri elenchi, tra cui:
- Pianificato: Contiene unVista calendario per i compiti a tempo determinato
- Elenco dei progetti: Aiuta a suddividere epriorità dei progetticioè compiti complessi
- Riferimento: Si riferisce a materiali che potrebbero essere utili per compiti futuri
Il modello ha quattro opzioni di automazione che consentono di risparmiare tempo, come ad esempio il trasferimento delle attività dalla Posta in arrivo agli elenchi Pianificati una volta cambiata la data di scadenza. E la cosa migliore è che potete sempre personalizzarle per adattarle al vostro flusso di lavoro GTD preferito!
2. Modello di lavagna ClickUp Getting Things Done
Modello di lavagna ClickUp per fare le cose in grande
Il Modello di lavagna per fare le cose in fretta e furia di ClickUp rende gli obblighi quotidiani meno intimidatori presentandoli in modo semplice e accattivante.
Si tratta di un modello a livello di elenco, adatto ai principianti, con due modalità di visualizzazione. La prima è una Lavagna Kanban che visualizza i compiti come carte. Con immagini e tag colorati, aggiunge un tocco rinfrescante a un processo altrimenti banale. 🍋
L'altra vista contiene le stesse informazioni, ma è disposta in modo tradizionale elenco di cose da fare formato.
L'uso del modello è un'esperienza di produttività senza stress. Sia in Elenco che in Vista scheda , aggiungere nuovi compiti e fornire informazioni rilevanti su di essi, come ad esempio:
- Stime del tempo
- Etichette di categoria per i diversi aspetti della vita, come affari, casa e fitness
- Etichette di contesto, come ad esempio personale, computer, chiamate e lavoro d'ufficio
- Valutazioni energetiche
- Etichette di priorità
Per impostazione predefinita, le attività sono raggruppate per stato. Per aggiornare lo stato di un'attività, trascinarla nel campo del gruppo designato. È inoltre possibile personalizzare i criteri di raggruppamento e ordinamento, così come qualsiasi altro elemento del modello.
3. Modello di struttura ClickUp Getting Things Done
Modello di struttura ClickUp per la realizzazione delle cose
Che si tratti di un veterano o di un principiante del GTD, questo Modello di struttura ClickUp Getting Things Done è il vostro biglietto di prima classe per Productivity Town! 🎫
Offre numerose funzionalità ma è comunque facile e intuitivo da usare. È un modello a livello di cartella con quattro elenchi:
- Idee: Un luogo in cui è possibile memorizzare attività potenziali e abbandonate e lasciare riferimenti per il futuro
- Da fare: Un elenco di attività con livelli di urgenza e dipendenze definiti
- Calendario: Un elenco di attività pianificate e una vista interattiva del calendario delle attività
- Progetti: Un elenco di attività in più fasi di prossima realizzazione
A livello di cartella, si trova la vista Elenco attività principali, che contiene tutte le attività della settimana precedente e altre, indipendentemente dall'elenco a cui appartengono.
Il modello include anche un diagramma di flusso GTD in Vista lavagna . Questo pratico diagramma aiuta a comprendere l'intero processo GTD come avviene in ClickUp e comprende una serie di azioni e domande che potete porvi per decidere cosa fare con ogni attività che vi si presenta. Sentitevi liberi di personalizzarlo per adattarlo al vostro particolare flusso di lavoro.
4. Modello semplice di gestione delle attività di ClickUp
Modello semplice di gestione delle attività ClickUp
A volte la soluzione più semplice è quella più efficace. Il Modello semplice di gestione delle attività di ClickUp incarna questa filosofia con il suo design minimalista e le sue robuste funzionalità.
È possibile scegliere tra due visualizzazioni che contengono le stesse informazioni: Elenco o Tabellone. Se si è abituati ai fogli di calcolo, si può trovare più pratica la vista Elenco, mentre i tipi visivi di solito preferiscono la vista Lavagna.
Qualunque sia la vostra scelta, utilizzate il modello per raccogliere tutti i vostri compiti e le informazioni che li accompagnano. Assegnate i compiti, stabilite le scadenze e stabilite le priorità assegnando le etichette di urgenza.
La semplicità di questo modello vi dà anche la libertà di personalizzarlo. Introducete nuovi elenchi o viste e adattate il modello a vari contesti. Ad esempio, è possibile fare brainstorming utilizzando Mappa mentale o Whiteboard View o ancora incorporare i file di Google Docs e modificarli nella piattaforma.
5. Modello di lavoro da fare ClickUp
Modello di lavoro da fare ClickUp
Sebbene non si attenga completamente alla metodologia GTD, questo modello di Modello di lavoro da fare di ClickUp può ancora aumentare la vostra produttività . Offre un sistema di gestione delle attività dinamico e personalizzabile, adatto a qualsiasi team o azienda.
Questo modello a livello di elenco comprende tre viste:
- Elenco attività
- Calendario settimanale
- Calendario mensile
Nella vista Elenco si trova un elenco completo di tutte le attività. Sono organizzate in gruppi giornalieri, settimanali e mensili, che indicano il periodo di tempo assegnato per il completamento. Nei campi a destra è possibile fornire ulteriori informazioni, come lo stato, la data di scadenza e la priorità. Nel campo Tipo di attività, indicare il reparto responsabile dell'attività, ad esempio Marketing o IT.
Nelle Visualizzazioni calendario, è possibile trascinare le attività per programmarle o riprogrammarle. Se si dispone già di un'applicazione di calendario, è possibile sincronizzarla per semplificare il flusso di lavoro. 🗓️
Sebbene sia orientato al business, è possibile adattare facilmente questo modello per uso personale. Basta sostituire le categorie dei tipi di attività con le proprie e il gioco è fatto!
6. Calendario ClickUp Modello di elenco delle cose da fare
Calendario ClickUp Modello di elenco delle cose da fare
Il Calendario ClickUp Modello di elenco delle cose da fare Unisce senza problemi l'organizzazione delle attività e la gestione del tempo. È un indispensabile Strumento GTD per tutti coloro che lottano con le scadenze e che aspirano a ottimizzare la propria pianificazione . ⏰
Come si può notare dalla visualizzazione dell'elenco degli impegni, il modello è stato progettato pensando ai manager, che possono così organizzare il lavoro dei loro dipendenti. Tuttavia, è possibile adattare il modello per uso personale sostituendo i nomi con le attività e apportando alcune altre modifiche.
Oltre alle tradizionali viste Elenco e Calendario, il modello è dotato di una Richiesta di riunione Modulo . Personalizzatelo e inviatelo ad altri, colleghi o amici. ClickUp creerà automaticamente un'attività utilizzando le informazioni fornite, risparmiando tempo e fatica.
Se si intende utilizzare il modello per il lavoro, si apprezzerà il fatto che è dotato di tracciamento del tempo incorporato. È possibile trovare questa opzione facendo clic su un'attività e aprendo la finestra di dialogo Vassoio delle attività . Nel Tray è possibile aggiungere dipendenze, sottoattività e commenti.
7. Template ClickUp Cose da fare ogni giorno
ClickUp Modello giornaliero di cose da fare
Un altro strumento che si può utilizzare per tenere traccia degli impegni quotidiani è il modello Modello di cose da fare ogni giorno di ClickUp . Può essere semplice, ma svolge egregiamente il suo compito. Vi aiuta a mantenere il controllo delle attività quotidiane, assicurandovi che nulla sfugga al controllo.
Se non avete mai usato un strumento di gestione delle attività questo modello è un ottimo punto di partenza.
È un modello a livello di attività che rivela tutte le sue funzionalità una volta aperto il Vassoio delle attività. È dotato di tre categorie di liste di controllo: personale, lavoro e scuola. Come di consueto, è possibile personalizzarle, così come quasi tutti gli altri elementi.
Utilizzare il modello elencando tutti i compiti nelle rispettive categorie di liste di controllo. Valutate il carico di lavoro della giornata selezionando il livello di difficoltà dal menu a discesa, oppure aggiungete file e commenti per introdurre ulteriori informazioni. È anche possibile tenere traccia del tempo per capire quanto impegno richiedono determinati compiti. Avete delle idee su un particolare argomento? Scrivetele nei commenti. 💬
Quando completate i compiti, spuntate le rispettive caselle di controllo. La barra di avanzamento si aggiornerà automaticamente in base al numero di compiti completati giornalmente. È possibile rivedere tutte le modifiche nel registro sul lato destro della lista di controllo.
8. Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp
Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp
Avete un evento importante in arrivo? Utilizzate il Modello di piano d'azione giornaliero ClickUp per organizzare e gestire tutti i compiti che lo circondano. È un modello versatile strumento di gestione dei progetti che vi aiuta a vedere tutti i vostri impegni.
Questo modello a livello di elenco è dotato di tre viste personalizzate:
- Passi di azione: Una vista a elenco contenente tutte le fasi di un progetto e le informazioni che le accompagnano, come il reparto assegnato, le date di scadenza, la priorità e la complessità
- Obiettivi: Una vista a tabellone di attività e sottoattività, organizzate per reparto
- Timeline: Una vista Timeline orizzontale che visualizza la sequenza di azioni per ogni reparto, definita dalle date di scadenza e dalle scadenzedipendenze e altre informazioni dalla vista Elenco
Grazie alla natura flessibile di ClickUp, è possibile adattare il modello a ogni tipo di evento e progetto.
9. Modello di elenco delle cose da fare in Excel di Vertex42
Utilizzate il modello di elenco delle cose da fare di Excel di Vertex42 per documentare e valutare i compiti
Se Excel è la vostra arma preferita, apprezzerete questo modello di elenco delle cose da fare di Vertex42. Vi permette di raccogliere, valutare e tenere traccia dei progressi delle attività quotidiane, in stile foglio di calcolo!
Iniziate elencando tutti i vostri compiti o progetti nella prima colonna. Nelle colonne successive è possibile impostare le date di scadenza, aggiornare lo stato, indicare la priorità e aggiungere note. È anche possibile valutare le attività in base al modello PICK:
- Possibile: Facile, valore basso
- Implementare: Facile, valore elevato
- Sfida: Difficile, di alto valore
- Uccidere: Difficile, valore basso
Nella scheda Elenco, è possibile personalizzare le categorie a discesa per le colonne PICK, stato e priorità.
Ciò che rende questo modello interessante sono le regole di formattazione condizionale preimpostate. Ad esempio, una volta che lo stato di un'attività diventa completo, tutte le informazioni diventano grigie, rendendola meno evidente tra le assegnazioni attive.
10. Modello di base di Google Sheets per la gestione delle cose da fare da Template.net
Rimanete in cima a tutto con il modello completo di Google Sheets Basic Getting Things Done Template by Template.net
Nonostante il suo nome, questo modello di base di Google Sheets per fare le cose in fretta e furia di Template.net è tutt'altro che elementare! Contiene tutto ciò di cui avete bisogno per implementare la vostra strategia GTD e pianificare i vostri progetti alla perfezione.
Il modello è dotato di molte schede. La principale è Riepilogo, che fornisce un riepilogo delle informazioni più importanti e dei progressi complessivi. Le altre schede possono essere utilizzate per diverse categorie di attività GTD, come ad esempio:
- Posta in arrivo
- Elenco in attesa
- Elenco dei progetti
- Elenco dei giorni/possibili
Ogni scheda ha un layout unico adattato alla categoria di attività. Per esempio, la scheda Posta in arrivo ha diverse colonne dedicate alla valutazione dei compiti, che è fondamentale per la fase iniziale di triage.
Essendo un documento di Google Sheets, questo modello salva automaticamente i progressi nel cloud e permette di collaborazione in tempo reale con compagni di squadra o amici. 🧑💻
I 10 migliori modelli GTD: Una panoramica
Nella tabella seguente esamineremo brevemente i vantaggi di ciascun modello:
Aumentate la vostra produttività con i modelli GTD e ClickUp
Essere produttivi non è facile, soprattutto nel mondo odierno pieno di distrazioni. 😶🌫️
Con l'aiuto dei modelli GTD, potete organizzare meglio le vostre attività e concentrarvi maggiormente sui vostri obiettivi. Questi modelli consentono di mantenere l'impegno nei confronti dei propri obiettivi, mantenere l'autodisciplina e raggiungere un maggior successo nelle imprese personali e professionali.