Per alcuni team, non è la fase di esecuzione a rappresentare un problema: è la fase di pianificazione che può rivelarsi davvero complicata. Pensare alle attività e decidere quali completare è spesso il passaggio più noioso di qualsiasi impresa, sia personale che professionale.
Per fortuna, esiste la soluzione perfetta per i tuoi problemi di pianificazione: i modelli GTD (Getting Things Done)! Usali per semplificare la gestione delle attività e concentrarti su ciò che conta davvero alla fine della giornata: l'azione.
Per aiutarti a trovare lo strumento di pianificazione delle attività più adatto alle tue esigenze, abbiamo creato un elenco dei 10 migliori modelli GTD gratis. Ne esploreremo le funzionalità e ti mostreremo come sfruttarli al meglio.
Che cos'è un modello GTD?
Getting Things Done (GTD) è una metodologia di gestione delle attività sviluppata da David Allen, un rinomato esperto di produttività. Lo scopo del GTD è aiutare le persone a superare l'ansia legata alle attività e a raggiungere i propri obiettivi attraverso cinque semplici passaggi:
- Raccogli le attività in un unico posto
- Chiarire e decidere se un'attività è realizzabile o può essere messa in attesa
- Organizzazione per categorie
- Riflettere, rivedere e aggiornare
- Coinvolgimento e completamento
Parte integrante del sistema GTD è uno "strumento di raccolta", ovvero un modello che permette di tenere tutto insieme. I modelli GTD sono strutture predefinite che ti consentono di raccogliere, organizzare e stabilire le priorità delle attività, durante il monitoraggio dello stato di avanzamento di ogni passaggio.
Con i modelli GTD, puoi pianificare e operare in modo più efficiente. Con una tabella di marcia chiara davanti a te, è più difficile trascurare attività o scadenze fondamentali. Sapere cosa devi fare ti permette di concentrarti sul raggiungimento dei migliori risultati, sia per la crescita personale che professionale.
Cosa rende un modello GTD efficace?
Un modello GTD efficace presenta le seguenti caratteristiche:
- Funzionalità: Offre supporto all'intero processo GTD, dall'acquisizione delle attività al monitoraggio dello stato delle attività
- Semplicità: presenta un layout pulito e ordinato ed è facile da usare per la revisione settimanale
- Flessibilità: ti permette di ampliare e adattare il modello a diversi scenari
- Accessibilità: offre accesso su più dispositivi, consentendoti di effettuare modifiche ai contenuti ovunque ti trovi
- Integrazione: offre una connessione perfetta con gli altri strumenti di produttività che utilizzi
I 10 migliori modelli GTD per la produttività personale
Non perdere più tempo a riflettere sulle attività che a portarle a termine. Usa uno di questi 10 fantastici modelli GTD e risparmiati la fatica!
Che tu sia un esperto di GTD o un principiante, questi modelli portano chiarezza e controllo nel tuo flusso di lavoro quotidiano. Inoltre, sono gratis!
1. Modello ClickUp Getting Things Done
Se i modelli fossero edifici, questo modello ClickUp Getting Things Done sarebbe un grattacielo! È dotato di numerosi livelli di funzionalità/funzioni ed elementi personalizzati, che ti consentono di gestire tutti i progetti e le attività che la vita ti propone.
All'inizio potrebbe sembrare un po' complicato, ma il modello include un documento guida per orientarti meglio. Lo stesso vale per la maggior parte degli altri modelli presenti in questo elenco!
Trattandosi di un modello a livello di cartella, contiene numerosi elenchi e visualizzazioni. Inizia inserendo e descrivendo tutte le tue attività nella finestra In arrivo. Puoi quindi stimarne la durata, effettuare una valutazione da uno a cinque in base al lavoro richiesto e decidere se sono realizzabili, come indicato da Allen, l'autore del metodo GTD.
Il passaggio successivo consiste nell'organizzare le attività in categorie appropriate. Puoi assegnare loro un contesto utilizzando tag come "lavoro", "casa" o una categoria personalizzata. Puoi anche ordinarle in altri elenchi, tra cui:
- Pianificato: contiene una vista Calendario per le tue attività con blocchi di tempo
- Elenco dei progetti: ti aiuta a suddividere e dare priorità ai progetti, ovvero alle attività complesse
- Riferimento: si riferisce a materiali che potrebbero essere utili per attività future
Il modello offre quattro opzioni di automazione per farti risparmiare tempo, come il trasferimento delle attività dalla finestra In arrivo agli elenchi Pianificato una volta modificate le date di scadenza. E la cosa migliore è che puoi sempre personalizzarle per adattarle al tuo flusso di lavoro GTD preferito!
2. Modello di bacheca Getting Things Done di ClickUp
Il modello di bacheca Getting Things Done di ClickUp rende i tuoi impegni quotidiani meno opprimenti, presentandoli in modo semplice e coinvolgente.
Si tratta di un modello a livello di elenco, adatto ai principianti, con due modalità di visualizzazione. La prima è una bacheca Kanban che mostra le attività sotto forma di schede. Con immagini e tag colorati, aggiunge un tocco di freschezza a un processo altrimenti banale.
L'altra visualizzazione contiene le stesse informazioni, ma è strutturata nel formato tradizionale di un elenco di cose da fare.
L'utilizzo del modello è un'esperienza di produttività senza stress. Sia nella vista Elenco che in quella Bacheca, aggiungi nuove attività e fornisci informazioni rilevanti su di esse, come ad esempio:
- Durata stimata
- Tag di categoria per diversi aspetti della vita, come aziendale, Home e fitness
- Tag di contesto, come personale, computer, telefonate e pratiche burocratiche
- Valutazioni energetiche
- Etichette di priorità
Per impostazione predefinita, le attività sono raggruppate in base allo stato. Per aggiornare lo stato di un'attività, trascinala nel campo del gruppo designato. Puoi anche personalizzare i criteri di raggruppamento e ordinamento, così come qualsiasi altro elemento del modello.
3. Modello ClickUp per il framework Getting Things Done
Che tu sia un veterano o un principiante del GTD, questo modello ClickUp Getting Things Done Framework è il tuo biglietto di prima classe per la Città della Produttività!
Offre numerose funzionalità, ma è comunque facile e intuitivo da usare. Si tratta di un modello a livello di cartella con quattro elenchi:
- Idee: uno spazio in cui puoi archiviare attività potenziali e abbandonate e lasciare riferimenti per il futuro
- Da fare: un elenco di attività con livelli di urgenza e dipendenze definiti
- Calendario: un elenco delle attività pianificate e una vista interattiva del calendario delle attività
- Progetti: un elenco delle attività in più passaggi da svolgere prossimamente
A livello di cartella, puoi trovare la vista Elenco attività principale, che contiene tutte le attività della settimana precedente e delle altre, indipendentemente dall'elenco a cui appartengono.
Il modello include anche un diagramma di flusso GTD in visualizzazione lavagna online. Questo pratico diagramma ti aiuta a comprendere l'intero processo GTD così come avviene in ClickUp. Comprende una serie di azioni e domande che puoi porti per decidere cosa fare con ogni attività che ti viene assegnata. Sentiti libero di personalizzarlo per adattarlo al tuo flusso di lavoro specifico.
4. Modello ClickUp per la gestione semplice delle attività
A volte, la soluzione più semplice è anche la più efficace. Il modello ClickUp Simple Task Management incarna questa filosofia grazie al suo design minimalista e alle sue solide funzionalità.
Puoi scegliere tra due visualizzazioni che contengono le stesse informazioni: vista Elenco o vista Bacheca. Se sei abituato ai fogli di calcolo, potresti trovare più pratica la vista Elenco, mentre chi ha una mentalità più visiva in genere preferisce la vista Bacheca.
Qualunque sia la tua situazione, usa il modello per raccogliere tutte le tue attività e le informazioni relative. Assegna le attività, imposta le sequenze e stabilisci le priorità assegnando etichette di urgenza.
La semplicità di questo modello ti offre anche la libertà di personalizzarlo. Aggiungi nuovi elenchi o visualizzazioni e adatta il modello a vari contesti. Ad esempio, puoi fare brainstorming utilizzando la visualizzazione Mappa mentale o Lavagna online, oppure incorporare documenti Google e modificarli direttamente sulla piattaforma.
5. Modello "Cose da fare" di ClickUp
Sebbene non rispetti interamente la metodologia GTD, questo modello Work To Do di ClickUp può comunque aumentare la tua produttività. Offre un sistema di gestione delle attività dinamico e personalizzabile adatto a qualsiasi team o azienda.
Questo modello a livello di elenco comprende tre viste:
- Elenco delle attività
- Calendario settimanale
- Calendario mensile
Nella vista Elenco troverai un elenco completo di tutte le attività. Sono organizzate in gruppi Giornalieri, Settimanali e Mensili, che indicano il periodo di tempo assegnato per il completamento. Puoi inserire ulteriori informazioni nei campi a destra, come lo stato, la data di scadenza e la priorità. Nel campo Tipo di attività, indica il reparto responsabile dell'attività, come Marketing o IT.
Nelle viste del calendario, puoi trascinare le attività per pianificarle o riprogrammarle. Se hai già un'app di calendario preferita, puoi effettuare la sincronizzazione per un flusso di lavoro ottimizzato.
Sebbene siano pensati per l’ambito aziendale, puoi facilmente adattare questi modelli per uso personale. Ti basterà sostituire le categorie di attività con le tue e il gioco è fatto!
📮ClickUp Insight: Solo il 12% degli intervistati nel nostro sondaggio utilizza le funzionalità/funzioni di IA integrate nelle suite di produttività. Questo basso tasso di adozione suggerisce che le attuali implementazioni potrebbero non offrire quell'integrazione contestuale e senza soluzione di continuità che spingerebbe gli utenti a passare dalle loro piattaforme di conversazione autonome preferite.
Ad esempio, l'IA è in grado di eseguire un flusso di lavoro automatizzato sulla base di un semplice prompt di testo fornito dall'utente? ClickUp Brain può farlo ! L'IA è profondamente integrata in ogni aspetto di ClickUp, inclusi, ma non solo, il riassunto delle conversazioni in chat, la stesura o la revisione di testi, l'estrazione di informazioni dall'area di lavoro, la generazione di immagini e molto altro! Unisciti al 40% dei clienti ClickUp che hanno sostituito più di 3 app con la nostra app completa per il lavoro!
6. Modello di elenco delle cose da fare per il Calendario di ClickUp
Il modello di elenco delle attività da fare del calendario di ClickUp combina perfettamente l'organizzazione delle attività e la gestione del tempo. È uno strumento GTD indispensabile per chiunque abbia difficoltà con le scadenze e desideri ottimizzare il proprio piano. ⏰
Come puoi vedere dalla vista Elenco pianificazioni, il modello è stato progettato pensando ai manager, per consentire loro di organizzare il lavoro dei propri dipendenti. Tuttavia, puoi adattare il modello per uso personale sostituendo i nomi con le attività e apportando alcune altre modifiche.
Oltre alle tradizionali visualizzazioni Elenco e Calendario, il modello include una visualizzazione Modulo di richiesta riunione. Personalizzalo e invialo ad altri, che siano colleghi o amici. ClickUp creerà automaticamente un'attività utilizzando le informazioni fornite, facendoti risparmiare tempo e lavoro richiesto.
Se hai intenzione di utilizzare il modello per lavoro, apprezzerai il fatto che sia dotato di funzionalità di monitoraggio del tempo integrata. Puoi trovare questa opzione cliccando su un'attività e aprendo la barra di accesso rapido. Nella barra di accesso rapido puoi anche aggiungere dipendenze, attività secondarie e commenti.
7. Modello ClickUp "Cose da fare ogni giorno"
Un altro strumento che puoi utilizzare per il monitoraggio degli impegni quotidiani è il modello ClickUp Daily Things Da Fare. Potrà sembrare semplice, ma svolge il suo compito in modo eccellente. Ti aiuta a tenere sotto controllo le attività quotidiane, assicurandoti che nulla sfugga alla tua attenzione.
Se non hai mai utilizzato uno strumento di gestione delle attività prima d'ora, questo modello è un ottimo punto di partenza.
Si tratta di un modello a livello di attività che rivela tutte le sue funzioni una volta aperta la Task Tray. Include tre categorie di liste di controllo: Personale, Lavoro e Scuola. Come di consueto, puoi personalizzarle così come quasi tutti gli altri elementi.
Utilizza il modello elencando tutte le attività nelle rispettive categorie della lista di controllo. Valuta il carico di lavoro giornaliero selezionando il livello di difficoltà dal menu a discesa, oppure aggiungi file e commenti per inserire ulteriori informazioni. Puoi anche effettuare il monitoraggio del tempo per capire quanto lavoro richiesto dalle determinate attività. Hai qualche riflessione su un argomento specifico? Annotala nei commenti.
Man mano che completi le attività, spunta le rispettive caselle di controllo. La barra di avanzamento si aggiornerà automaticamente in base al numero di attività completate ogni giorno. Puoi rivedere tutte le modifiche nel registro sul lato destro della lista di controllo.
8. Modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp
Hai un evento importante in programma? Usa il modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp per organizzare e gestire tutte le attività correlate. È uno strumento versatile per il project management che ti aiuta a portare a termine tutti i tuoi impegni.
Questo modello a livello di elenco include tre visualizzazioni personalizzate:
- Azioni da intraprendere: una vista Elenco contenente tutte le fasi di un progetto e le informazioni di accompagnamento, quali reparto assegnato, date di scadenza, priorità e complessità
- Obiettivi: una vista Bacheca delle attività e delle attività secondarie, organizzate per reparto
- Timeline: una vista Timeline orizzontale che mostra la sequenza delle azioni per ciascun reparto, definita dalle date di scadenza, dalle dipendenze e da altre informazioni presenti nella vista Elenco
Grazie alla natura flessibile di ClickUp, puoi adattare il modello a qualsiasi tipo di evento o progetto.
9. Modello di elenco delle cose da fare in Excel di Vertex42
Se Excel è il tuo strumento preferito, apprezzerai questo modello di elenco delle attività da fare per Excel di Vertex42. Ti permette di raccogliere, valutare e effettuare il monitoraggio dello stato delle attività quotidiane, in stile foglio di calcolo!
Inizia con l'elenco di tutte le tue attività o i tuoi progetti nella prima colonna. Nelle colonne successive, puoi impostare le date di scadenza, aggiornare lo stato, indicare la priorità e aggiungere note. Puoi anche valutare le attività in base al modello PICK:
- Possibile: Facile, valore basso
- Implementa: Facile, di grande valore
- Sfida: Difficile, alto valore
- Eliminare: difficile, scarso valore
Nella scheda Elenco, puoi personalizzare le categorie a discesa per le colonne PICK, stato e priorità.
Ciò che rende speciale questo modello sono le sue regole di formattazione condizionale predefinite. Ad esempio, quando lo stato di un'attività passa a "completata", tutte le informazioni diventano grigie, rendendola meno evidente tra gli incarichi attivi.
10. Modello di base Getting Things Done per Fogli Google di Template.net
Nonostante il nome, questo modello di base per Getting Things Done per Fogli Google di Template.net è tutt'altro che semplice! Contiene tutto ciò che ti serve per implementare la tua strategia GTD e pianificare i tuoi progetti alla perfezione.
Il modello è dotato di numerose schede. La scheda principale è "Riassunto", che ti offre una panoramica delle informazioni più importanti e dello stato di avanzamento complessivo. Puoi utilizzare le altre schede per diverse categorie di attività GTD, come ad esempio:
- finestra In arrivo
- Elenco delle cose in sospeso
- Elenco dei progetti
- Elenco "Un giorno/Forse"
Ogni scheda presenta un layout unico, adattato alla categoria di attività. Ad esempio, la scheda Finestra In arrivo presenta diverse colonne dedicate alla valutazione delle attività, fondamentale nella fase iniziale di smistamento.
Essendo un documento di Fogli Google, questo modello salva automaticamente lo stato dei tuoi progressi nel cloud e consente la collaborazione in tempo reale con colleghi o amici.
I 10 migliori modelli GTD: una panoramica
Nella tabella seguente esamineremo brevemente i vantaggi di ciascun modello:
| Modello | A cosa serve |
| Modello ClickUp Getting Things Done | Un classico modello GTD ricco di funzionalità e opzioni di automazione |
| Modello di bacheca Getting Things Done di ClickUp | Un modello GTD più semplice con una vista Bacheca delle attività visivamente accattivante |
| Modello ClickUp per il framework Getting Things Done | Un modello con tutti gli elementi GTD di cui hai bisogno, compreso un diagramma di flusso che spiega il processo |
| Modello ClickUp per la gestione semplice delle attività | Uno strumento di pianificazione essenziale che ti offre ampia libertà di personalizzazione |
| Modello ClickUp "Lavori da fare" | Un modello di pianificazione orientato al business con due visualizzazioni del Calendario |
| Modello di elenco delle cose da fare per il calendario di ClickUp | Un modello ideale per la gestione del tempo, completo di un modulo di richiesta di riunione |
| Modello ClickUp per le cose da fare ogni giorno | Un modello basato su una lista di controllo per la pianificazione quotidiana e il monitoraggio dei progressi |
| Modello di piano d'azione giornaliero di ClickUp | Un modello versatile per la pianificazione dei progetti GTD che ti aiuta a effettuare il monitoraggio e la gestione di tutti i passaggi |
| Modello di elenco delle cose da fare in Excel di Vertex42 | Un modello di pianificazione che ti permette di definire e valutare le attività in base al modello PICK |
| Modello di base per Getting Things Done in Fogli Google di Template.net | Un modello GTD completo con varie schede, tra cui un riepilogo dei progressi |
Aumenta la tua produttività con i modelli GTD e ClickUp
Essere produttivi non è facile, specialmente nel mondo di oggi, pieno di distrazioni.
Con l'aiuto dei modelli GTD, potrai organizzare meglio le tue attività e concentrarti maggiormente sui tuoi obiettivi. Ti consentono di rimanere fedele ai tuoi obiettivi, mantenere l'autodisciplina e raggiungere un esito positivo sia nella vita personale che in quella professionale.