Si inizia con un obiettivo, una scadenza e un team pronto a mettersi al lavoro. Poi subentra la realtà: le attività si accumulano, le aspettative cambiano e improvvisamente nessuno sa più cosa fare. È allora che i progetti si bloccano, i budget si allungano e subentra la frustrazione.
Un piano di project management impedisce che ciò accada. Definisce l'ambito, imposta sequenze chiare e garantisce che tutti conoscano il proprio ruolo. Che utilizziate un approccio Agile, Waterfall o ibrido, un piano strutturato vi aiuta a rimanere in carreggiata e ad adattarvi quando le cose non vanno come previsto.
In questo post del blog analizzeremo gli elementi che compongono un piano di project management efficace e come creare un processo di pianificazione che mantenga effettivamente il vostro progetto in movimento. 📊
Che cos'è un piano di project management?
Un piano di project management (PMP) è un documento completo che delinea le modalità di esecuzione, monitoraggio e controllo di un progetto. Come una roadmap, descrive in dettaglio l'ambito, gli obiettivi, i risultati finali, le sequenze e l'allocazione delle risorse del progetto.
Il PMP delega anche ruoli e responsabilità, assicurando che ogni stakeholder comprenda le proprie funzioni e aspettative specifiche. Il suo obiettivo principale è fornire un quadro strutturato che guidi il team di progetto dall'avvio al completamento.
Un PMP definisce:
- L'ambito, il programma e i costi di riferimento, noti collettivamente come base di riferimento per la misurazione delle prestazioni
- Processi per monitorare lo stato di avanzamento dei progetti
- Ruoli e responsabilità del team di progetto e delle parti interessate
- Procedure operative standard (SOP) per la gestione dei rischi, dei cambiamenti e degli standard di qualità
Il project manager, con il contributo degli stakeholder e del team di progetto, sviluppa e approva questo documento. Esso fornisce un punto di riferimento per il processo decisionale e garantisce che le deviazioni dalla linea di base vengano identificate e affrontate.
Se necessario, vengono inviate richieste di modifica formali per riallineare il progetto con i suoi obiettivi.
🔍 Lo sapevate? La parola "deadline" deriva dal mondo carcerario. Nel XIX secolo, indicava una linea fisica che i prigionieri non potevano oltrepassare senza essere uccisi. Oggi, non rispettarla significa solo ricevere un'email severa.
Piano di progetto vs. piano di project management
Comprendere la differenza tra un piano di progetto e un piano di project management è fondamentale per un'esecuzione efficace dei progetti.
Sebbene i termini siano spesso utilizzati in modo intercambiabile, hanno scopi diversi e comprendono livelli di dettaglio variabili. 📝
| Aspetto | Piano di progetto | Piano di project management |
| Scopo | Descrive gli obiettivi, l'ambito e i risultati attesi di alto livello del progetto | Descrive in dettaglio i processi e le metodologie coinvolti nella gestione e nel controllo dei progetti |
| Focus | Risponde alle domande "cosa" e "perché" del progetto intrapreso | Spiega "come" il progetto verrà eseguito, monitorato e chiuso |
| Contenuto | Include attività, sequenze, attività cardine, allocazione delle risorse e dipendenze | Comprende piani secondari quali piani di gestione dell'ambito, del calendario, dei costi, della qualità, delle risorse e dei rischi |
| Livello di dettaglio | Panoramica di alto livello con obiettivi generali | Guida approfondita con procedure e protocolli specifici |
| Utilizzo | Fornisce una guida dettagliata con procedure e protocolli specifici | Funge da guida completa per il team di progetto nella gestione dell'esecuzione |
🌟 Modello in primo piano: Il modello di pianificazione di progetto ClickUp ti offre una struttura pronta all'uso per creare il tuo piano di project management, risparmiando tempo e mantenendo tutto organizzato fin dall'inizio.
È perfetto per delineare l'ambito del progetto, definire le attività cardine e impostare un budget. Il modello ti aiuta a:
- Traccia tutti i piani di progetto in un unico posto per un facile accesso
- Visualizza lo stato di avanzamento con la vista Bacheca di ClickUp per vedere le attività in corso
- Allinea i membri del team e le risorse, garantendo la massima efficienza in tutte le fasi
Componenti di un piano di project management
Un piano di project management è costituito da più componenti che garantiscono l'allineamento, l'efficienza e il controllo durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Con l'applicazione di tecniche collaudate di project management, ogni componente affronta un aspetto specifico della pianificazione e dell'esecuzione, offrendo chiarezza ai project manager, ai coordinatori e ai team leader.
Di seguito sono riportati i diversi componenti che costituiscono una solida base per un piano di project management efficace. 📂
Riepilogo/riassunto
Il riepilogo/riassunto offre una panoramica di alto livello del progetto, riassumendo in modo conciso lo scopo, gli obiettivi, l'ambito e i risultati chiave. Questa sezione è una panoramica per le parti interessate, che consente una rapida comprensione dell'intento e del valore strategico del progetto.
Ad esempio, il riepilogo/riassunto di un progetto finalizzato al lancio di un nuovo strumento software potrebbe evidenziare:
- Impatto previsto sul mercato
- Sequenze temporali previste
- Attività cardine
Con le informazioni essenziali in un formato sintetico, il riepilogo/riassunto esecutivo supporta un processo decisionale rapido e pone le basi per una pianificazione più dettagliata.
💡 Suggerimento: utilizza modelli di panoramica/riassunto del progetto per rendere il tuo riepilogo esecutivo chiaro e conciso. Un buon modello fa il lavoro più difficile: basta inserire i dettagli e sei pronto per fare colpo.
📮 Approfondimento ClickUp: Il 92% dei knowledge worker rischia di perdere decisioni importanti a causa della documentazione dispersa.
Questo è un problema per i project manager che hanno bisogno di accedere rapidamente ad aggiornamenti, approvazioni e decisioni chiave. ClickUp conserva tutto in un unico posto, così nessuno deve cercare tra le email o rintracciare file sparsi. Rende facile collegare note di riunioni, documenti strategici ed elementi di azione con il lavoro reale.
Introduzione al progetto e obiettivi
Qui viene elaborato il contesto alla base del progetto, spiegando il background, la logica e gli obiettivi specifici del progetto. Spiega perché il progetto viene intrapreso e articola chiaramente i risultati desiderati.
Ad esempio, il lavoro richiesto per la modernizzazione IT potrebbe mirare a ridurre i tempi di inattività del sistema del 30% in un periodo di 12 mesi, impostando così un chiaro parametro di riferimento per l'esito positivo.
💡 Suggerimento: man mano che il progetto evolve, continua a rivedere l'obiettivo strategico alla base. Chiediti periodicamente: "Perché lo stiamo facendo?" per assicurarti che il progetto sia ancora in linea con le priorità mutevoli dell'azienda.
Ambito del progetto e struttura di suddivisione del lavoro (WBS)
Definire l'ambito del progetto è essenziale per stabilire ciò che è incluso ed escluso, evitando così lo slittamento dell'ambito. Una dichiarazione dell'ambito del progetto descrive in dettaglio i confini, i risultati finali e i vincoli del progetto.
A completamento dell'ambito di applicazione vi è la WBS, che scompone il progetto in attività e sottoattività gestibili.
Per una campagna di marketing, l'ambito potrebbe includere annunci sui social media e outreach via email, ma escludere partnership con influencer e stampa.
Una WBS potrebbe suddividerlo in:
- Creazione di contenuti: Testi pubblicitari, grafica e produzione di video
- Esecuzione della campagna: Pianificazione dei post, avvio delle sequenze di email
- Monitoraggio delle prestazioni: analisi del coinvolgimento, adeguamento della strategia
La WBS aiuta a creare un piano di progetto di alto livello chiarendo le dipendenze delle attività e l'allocazione delle risorse. Assicura che ogni componente sia chiaramente assegnato e monitorato, riducendo l'ambiguità e migliorando il controllo sullo stato di avanzamento del progetto.
Gestione della pianificazione
La gestione della pianificazione del progetto delinea la sequenza delle attività del progetto, evidenziando le attività cardine, le scadenze e le dipendenze. Questa sezione descrive i metodi e gli strumenti utilizzati per pianificare, monitorare e controllare la pianificazione del progetto.
Uno strumento visivo come un grafico di Gantt viene spesso utilizzato per mappare le fasi, quali progettazione, sviluppo, test e lancio, con allegati intervalli di date specifici.
Ad esempio, la gestione della pianificazione di una campagna di marketing potrebbe essere simile alla seguente:
| Fase | Tempistica | Attività cardine | Dipendenze |
| Sviluppo dei contenuti | 1-15 giugno | Prima bozza completata | Richiede la finalizzazione della strategia dei contenuti |
| Rivedi | 16-20 giugno | Feedback incorporato | Si basa sul completamento dei contenuti |
| Implementazione | 21-30 giugno | La campagna è attiva | Richiede l'approvazione dei contenuti e il completamento della revisione |
🧠 Curiosità: il bug dell'anno 2000 era fondamentalmente un disastro di pianificazione annunciato. I primi programmatori utilizzavano anni a due cifre (99 invece di 1999), il che significava che i computer non erano in grado di elaborare correttamente l'anno 2000. Le aziende hanno speso miliardi per risolvere il problema perché una piccola svista nella pianificazione può causare enormi problemi in seguito.
Gestione dei costi
La natura temporanea di un progetto richiede un budget chiaramente definito e gestito attivamente per evitare espansioni inutili. La gestione dei costi include la stima dei costi, l'impostazione dei budget e il monitoraggio delle spese per garantire il rispetto dei vincoli finanziari. Questa componente descrive in dettaglio le allocazioni relative a software, personale e marketing.
Ad esempio, in un progetto di sviluppo di un'app mobile, il budget potrebbe allocare:
- 50.000 $ per strumenti di sviluppo e servizi cloud
- 30.000 $ per gli stipendi degli sviluppatori
- 20.000 $ per il marketing e l'acquisizione di utenti
Il monitoraggio regolare delle spese attraverso l'analisi delle variazioni (confrontando le prestazioni effettive del progetto con le aspettative pianificate) aiuta a individuare tempestivamente eventuali deviazioni, consentendo di intraprendere azioni correttive immediate.
💡 Suggerimento: personalizza i modelli di budget del progetto per includere una sequenza temporale per le revisioni finanziarie. L'aggiornamento regolare del budget in base alle attività cardine del progetto aiuta a mantenere il controllo finanziario e impedisce il superamento del budget.
Gestione della qualità
La gestione della qualità si concentra sulla garanzia che i risultati del progetto soddisfino gli standard di prestazione predefiniti e le aspettative degli stakeholder.
Questa sezione del piano descrive le misure di garanzia e controllo della qualità, comprese le ispezioni periodiche, le procedure di collaudo e l'aderenza agli standard di settore, come quelli dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) o dell'American Society for Testing and Materials (ASTM).
Ad esempio, in un progetto di sviluppo software, la gestione della qualità potrebbe comportare revisioni del codice, test automatizzati e test di accettazione da parte degli utenti per individuare tempestivamente eventuali difetti.
L'adesione agli standard ISO 25010 garantisce che il prodotto finale sia affidabile e soddisfi le aspettative degli stakeholder.
🔍 Lo sapevate? Toyota ha richiamato nove milioni di auto a causa di un pedale dell'acceleratore difettoso. Il costo? 1,2 miliardi di dollari: una lezione dolorosa sul perché la gestione della qualità non può essere un ripensamento.
Gestione delle risorse
La gestione delle risorse comporta l'assegnazione strategica e l'utilizzo delle risorse umane, materiali e tecnologiche essenziali per il successo del progetto. Questa componente del piano di project management definisce i ruoli del team, le strategie di assunzione e la pianificazione delle attrezzature e dei materiali.
Ad esempio, un aggiornamento del sistema di supporto clienti potrebbe designare team specializzati per la configurazione del software, la formazione e la manutenzione continua, garantendo che le competenze giuste vengano applicate al momento giusto.
💡 Suggerimento: crea una dashboard del progetto con metriche in tempo reale (ad esempio, completamento delle attività, utilizzo delle risorse, salute finanziaria) per prendere decisioni e apportare modifiche rapidamente. Un calo nel completamento delle attività può segnalare un collo di bottiglia che richiede attenzione.
Strategie di gestione e mitigazione dei rischi
Ogni progetto è soggetto a incertezze, rendendo la gestione dei rischi una componente fondamentale. Questa componente identifica le potenziali minacce che potrebbero compromettere il progetto e stabilisce strategie per mitigarne l'impatto. Comprende una valutazione approfondita dei rischi, la definizione delle priorità dei rischi identificati e lo sviluppo di un piano di emergenza.
Ad esempio, un aggiornamento dell'infrastruttura di rete potrebbe segnalare rischi quali guasti hardware o violazioni della sicurezza informatica e stabilire protocolli di risposta immediata per affrontare tali problemi.
Utilizzando matrici di rischio e revisioni periodiche, questa sezione garantisce che i problemi emergenti vengano affrontati in modo proattivo.
🧠 Curiosità: La Torre Pendente di Pisa è stato un progetto fallito durato 199 anni. Ci sono voluti secoli per costruirla, ma nessuno ha tenuto conto del terreno instabile, da cui l'inclinazione. Ora è un'icona mondiale della cattiva pianificazione.
Piano di comunicazione
Il piano di comunicazione definisce come le informazioni relative al progetto saranno condivise tra i membri del team, le parti interessate e i soggetti esterni. Descrive gli strumenti di collaborazione per il project management, la frequenza della reportistica e le procedure di documentazione per garantire la trasparenza.
Ad esempio:
| Destinatari | Frequenza | Medium | Contenuti |
| Membri del team di progetto | Settimanale (ogni mercoledì) | Chatta con ClickUp o Slack | Stato delle attività, scadenze imminenti, ostacoli |
| Client | Bisettimanale (ogni 15 e 30 del mese) | PDF via email | Attività cardine, rischi e passaggi successivi del progetto |
| Alta dirigenza e dirigenti | Mensile (primo lunedì del mese) | Presentazione | Risultati chiave, aggiornamenti del budget, rischi |
💡 Suggerimento: organizza workshop sulla "chiarezza dei ruoli" per definire ruoli, responsabilità e aspettative, assicurandoti che tutti conoscano i propri compiti e riducendo i malintesi.
Gestione degli stakeholder
Coinvolgere gli stakeholder giusti e raccogliere il loro feedback è fondamentale per il successo del progetto. Questa sezione identifica tutte le parti interessate dal progetto e descrive in dettaglio le strategie per un'interazione regolare, come sessioni di feedback strutturate, sondaggi o consultazioni individuali.
Ad esempio, in un progetto di lancio di un prodotto, le parti interessate potrebbero includere team di marketing, rappresentanti commerciali e utenti finali.
L'interazione regolare potrebbe prevedere riunioni strategiche mensili con il reparto marketing, sondaggi commerciali per perfezionare il posizionamento e sessioni di beta testing per raccogliere il feedback degli utenti prima del rilascio.
Puoi anche provare il modello di project management di ClickUp per integrare la pianificazione dei tuoi progetti. È ideale per progetti complessi che richiedono un monitoraggio dettagliato delle attività, il controllo dei rischi e la comunicazione con le parti interessate.
💡 Suggerimento: impostare controlli regolari con le parti interessate per ottenere feedback costanti e adeguare il percorso, garantendo che il progetto rimanga in linea con le loro competenze.
Gestione degli acquisti
La gestione degli approvvigionamenti riguarda la selezione, la stipula dei contratti e la supervisione di fornitori, appaltatori e fornitori esterni. Specifica i prodotti e servizi esterni richiesti, i criteri per la loro selezione e i metodi per il monitoraggio delle prestazioni.
Ad esempio, in un progetto di produzione, l'approvvigionamento potrebbe comportare l'acquisto di macchinari specializzati con rigorosi standard di qualità e consegna delineati in una Dichiarazione di lavoro (SOW) e in una Richiesta di proposta (RFP).
Questo componente garantisce che i contributi esterni siano in linea con i requisiti di qualità e tempestività del progetto, riducendo il rischio di ritardi e costi aggiuntivi.
🔍 Lo sapevate? La Sydney Opera House è stata un enorme fallimento dal punto di vista del project management. Originariamente pianificata per durare quattro anni e costare 7 milioni di dollari, alla fine ci sono voluti 14 anni e 102 milioni di dollari, 15 volte il budget previsto!
Gestione del cambiamento e criteri di chiusura
Man mano che i progetti evolvono, diventa indispensabile gestire le modifiche in modo efficace. Questa sezione delinea le procedure formali per la gestione delle richieste di modifica. Descrive in dettaglio come vengono valutate e approvate le modifiche all'ambito, alla sequenza o al budget del progetto.
Questo componente specifica anche i criteri per la chiusura del progetto, tra cui l'accettazione dei risultati finali, le valutazioni delle prestazioni e le revisioni post-progetto.
Ad esempio, un progetto di aggiornamento del sistema potrebbe richiedere l'approvazione formale di tutte le parti interessate chiave prima di passare alla modalità di manutenzione. In questo modo, tutte le modifiche vengono documentate e il progetto viene concluso in modo sistematico.
🧠 Curiosità: I pirati avevano una loro versione del project management. Seguivano codici di condotta rigorosi, eleggevano capitani e avevano persino piani di risarcimento per gli infortuni.
Passaggi chiave per scrivere un piano di project management efficace
La stesura di un piano di project management garantisce l'esecuzione regolare del progetto, la responsabilità e la gestione dei rischi.
Ma scriverne uno che sia davvero utile (e non solo un documento che viene ignorato) richiede molto più che un semplice elenco di attività. Ecco come scriverne uno che funzioni davvero. ✅
Passaggio n. 1: identificare le linee di base del progetto
Le linee di base dei progetti fungono da parametri di riferimento per misurare le prestazioni dei progetti. Consideratele come le "regole della strada" che mantengono tutto allineato.
Senza di essi, è facile deviare dalla rotta, superare le scadenze o vedere i costi aumentare vertiginosamente. Stabilisci queste linee guida sin dall'inizio e avrai una solida base per misurare lo stato di avanzamento e apportare modifiche quando necessario.
Ciò comporta:
- Linee guida di riferimento: definire i risultati finali e le esclusioni del progetto
- Linea di base del programma: delineare le scadenze e le attività cardine
- Base di riferimento dei costi: Imposta le stime iniziali del budget
Ad esempio, un progetto di sito web di e-commerce potrebbe includere elenchi di prodotti, funzionalità di checkout e un design mobile-responsive, ma escludere integrazioni di terze parti al momento del lancio.
Una volta stabilite le linee di base, documentale nel piano di progetto e comunicale chiaramente al tuo team. Qualsiasi modifica successiva dovrà essere valutata attentamente rispetto a questi parametri di riferimento per mantenere il controllo ed evitare ritardi imprevisti o sforamenti del budget.
🔍 Lo sapevate? La costruzione del Burj Khalifa è stata così veloce che ogni tre giorni veniva aggiunto un nuovo piano. Grazie a una pianificazione meticolosa e a una gestione efficiente delle risorse, è diventato l'edificio più alto del mondo in soli sei anni.
Passaggio n. 2: definire obiettivi SMART
L'impostazione di obiettivi SMART è fondamentale per tradurre la tua visione in traguardi realizzabili. Utilizza questo framework per garantire che gli obiettivi siano:
🎯 Specifico: definire chiaramente cosa si intende per esito positivo
🎯 Misurabile: utilizza metriche quantificabili
🎯 Raggiungibile: allineamento con le risorse disponibili
🎯 Rilevante: Contribuisci al raggiungimento di obiettivi aziendali più ampi
🎯 Limiti temporali: includi le scadenze
Ad esempio, invece di affermare "Migliorare il coinvolgimento degli utenti", un obiettivo SMART sarebbe "Aumentare il coinvolgimento degli utenti del 20% nei prossimi sei mesi ottimizzando le notifiche dell'app e il design dell'interfaccia utente"
Questo passaggio aiuta a definire metriche di performance chiare e a creare una sequenza del progetto che motiva il team a fornire risultati entro le scadenze stabilite.
💡 Suggerimento: utilizza modelli per l'impostazione degli obiettivi per suddividere gli obiettivi più grandi in attività più piccole e realizzabili con scadenze precise. Ciò ti aiuterà a stabilire le priorità del lavoro richiesto, a monitorare lo stato di avanzamento e a mantenere il team concentrato sulle azioni più efficaci.
Passaggio n. 3: determinare il budget del progetto
Un budget accurato getta le basi finanziarie del progetto. Una WBS organizza il lavoro in sezioni gerarchiche.
Per iniziare, il budget dovrebbe coprire tre aspetti chiave:
💰 Costi totali del progetto: include manodopera, materiali e attrezzature
💰 Assegnazione delle risorse: divide i budget in base ai risultati finali
💰 Sequenza del progetto: delinea quando saranno spesi i fondi per ciascun risultato
Inizia con una ripartizione dettagliata dei costi utilizzando tecniche quali la stima bottom-up o la stima analoga per garantire che ogni spesa sia contabilizzata. Ad esempio, in un progetto di sviluppo software, la WBS potrebbe includere:
- Fase di progettazione Wireframe Prototipazione UI/UX
- Wireframe
- Prototipazione UI/UX
- Fase di sviluppo Sviluppo backend Sviluppo frontend
- Sviluppo backend
- Sviluppo frontend
- Fase di test Test degli utenti Correzione dei bug
- Test degli utenti
- Correzione di bug
- Wireframe
- Prototipazione UI/UX
- Sviluppo backend
- Sviluppo frontend
- Test degli utenti
- Correzione di bug
Passaggio 4: individuare le dipendenze del progetto
Comprendere le dipendenze di un progetto è essenziale per sequenziare le attività e gestire il flusso di lavoro. Le dipendenze descrivono come le attività sono correlate tra loro, se una deve essere completata prima che un'altra possa iniziare (finish-to-start) o se possono essere eseguite contemporaneamente.
Segui questi passaggi chiave:
- Mappare le sequenze delle attività per identificare i percorsi critici
- Analizza sia le dipendenze interne (all'interno delle attività del progetto) che quelle esterne (influenze provenienti da progetti esterni o fornitori)
Ad esempio, nella pianificazione di un evento, è necessario assicurarsi la sede prima di inviare gli inviti, ma l'organizzazione del catering e la configurazione della fase possono avvenire contemporaneamente.
In un progetto di sviluppo software, l'architettura backend deve essere costruita prima di integrare l'autenticazione degli utenti, ma la progettazione dell'interfaccia utente può procedere parallelamente alla codifica.
🧠 Curiosità: In origine, il Monte Rushmore avrebbe dovuto raffigurare i corpi interi. I vincoli di budget hanno costretto a ridimensionare il progetto, quindi abbiamo ottenuto dei volti giganti. Un classico caso di riduzione dell'ambito.
Passaggio n. 5: Identificare gli stakeholder del progetto
Identificare e comprendere gli stakeholder è fondamentale per il successo del progetto. Un'analisi degli stakeholder include:
- Livelli di influenza e interesse: Chi ha bisogno di aggiornamenti frequenti e chi preferisce solo le attività cardine?
- Preferenze di comunicazione: Il tuo sponsor desidera report dettagliati, riepiloghi rapidi via email o aggiornamenti regolari?
- Rischi potenziali e assistenza: Chi ha il potere di accelerare le approvazioni e chi potrebbe ritardare lo stato di avanzamento a causa di priorità contrastanti?
Una volta individuati i soggetti coinvolti, anticipa le loro aspettative. Imposta una comunicazione chiara, affronta le preoccupazioni prima che diventino ostacoli e mantieni tutti allineati in modo che non ci siano sorprese.
Migliore è la gestione delle relazioni con gli stakeholder, minori saranno gli imprevisti che il progetto dovrà affrontare.
Passaggio n. 6: stabilire le attività cardine del progetto
Le attività cardine sono indicatori significativi che denotano lo stato di avanzamento del progetto. Definisci le attività cardine che rappresentano le fasi critiche, quali l'avvio del progetto, l'approvazione del progetto, il completamento del prototipo e la consegna finale.
Inoltre, imposta date per le attività cardine che riflettano sequenze temporali realistiche, utilizzando la reportistica sul monitoraggio del tempo per rimanere in linea con gli obiettivi.
Per un progetto di sviluppo di un'app mobile, le attività cardine potrebbero includere:
📌 Avvio del progetto: Definizione dei requisiti e assemblaggio del team
📌 Approvazione del design: Gli stakeholder approvano i mockup UI/UX
📌 Completamento del prototipo: Una versione funzionale è pronta per i test iniziali
📌 Lancio beta: Inizio dei test con un numero limitato di utenti
📌 Versione finale: L'app sarà disponibile sugli app store
Regolari revisioni delle attività cardine garantiscono lo stato di avanzamento senza intoppi.
🔍 Lo sapevate? L'86% delle organizzazioni dispone ora di uno o più PMO, rispetto al 71% del 2016. Negli ultimi cinque anni, i PMO si sono concentrati maggiormente sulla garanzia dei progetti e sulla gestione delle soluzioni PM aziendali, mentre la reportistica sullo stato rimane l'attività più comune, con il monitoraggio dei benefici che è l'attività meno prioritaria.
Passaggio n. 7: assegnare le responsabilità
Responsabilità chiaramente assegnate mantengono la responsabilità e garantiscono un'esecuzione senza intoppi. Una tecnica comune consiste nell'utilizzare la matrice RACI (Responsabile, Accountable, Consultato, Informato) per definire i ruoli.
Le considerazioni chiave includono:
- Identificare i punti di forza dei singoli individui o dei team e abbinarli ai requisiti delle attività
- Definizione chiara dell'ambito di responsabilità di ciascun ruolo
- Impostazione di controlli regolari per monitorare lo stato di avanzamento e risolvere tempestivamente eventuali problemi
Per un progetto di lancio di un prodotto, una matrice RACI potrebbe essere simile alla seguente:
- Ricerca di mercato: Team di ricerca (Responsabile), Responsabile marketing (Responsabile), Team commerciale (Consultato), Team esecutivo (Informato)
- Sviluppo del prodotto: Team di ingegneri (responsabile), Product manager (responsabile), Team di progettazione (consultato), Team del supporto clienti (informato)
- Strategia di commercializzazione: Team di marketing (responsabile), responsabile marketing (responsabile), team commerciali e di prodotto (consultati), leadership aziendale (informata)
- Lancio di eventi e promozioni: Team eventi (responsabile), direttore marketing (responsabile), team PR (consultato), intera azienda (informata)
Passaggio n. 8: implementare la gestione del cambiamento e definire i criteri di chiusura
Anche i progetti meglio pianificati devono affrontare dei cambiamenti lungo il percorso. Un processo strutturato di gestione del cambiamento garantisce che gli adeguamenti siano intenzionali, controllati e allineati agli obiettivi del progetto, piuttosto che sorprese dell'ultimo minuto che compromettono lo stato di avanzamento.
Definisci protocolli chiari su chi può richiedere modifiche, come saranno valutate e il processo di approvazione. Se questo non è in atto, piccole modifiche possono trasformarsi in un vero e proprio aumento del scope, allungando le sequenze e i budget oltre il controllo.
Altrettanto importante è definire i criteri di chiusura per garantire che il progetto venga completato correttamente.
Stabilisci cosa deve essere completato prima di considerare il progetto "terminato". Ciò potrebbe includere:
- Raggiungere tutti i risultati previsti
- Ottenere l'approvazione degli stakeholder
- Finalizzazione della documentazione
- Conduzione di una revisione post-progetto
Una fase di chiusura strutturata previene il persistere di problemi, acquisisce le lezioni apprese e consente ai team di passare agevolmente alle priorità successive.
La gestione del cambiamento può comportare un processo di revisione formale in un progetto di sviluppo software. Qualsiasi richiesta di funzionalità/funzione dopo la fase di sviluppo richiederà l'approvazione del product manager e una valutazione di fattibilità per comprenderne l'impatto sulla sequenza.
I criteri di chiusura potrebbero includere test finali da parte degli utenti, correzioni di bug, controlli di sicurezza e l'approvazione da parte degli stakeholder chiave prima del lancio ufficiale del prodotto.
Utilizzo di software e strumenti per il project management
Per mantenere un progetto in linea con gli obiettivi è necessario disporre degli strumenti di pianificazione adeguati.
Tuttavia, oggi il lavoro è spesso frammentato: progetti, conoscenze e comunicazioni sono dispersi in strumenti scollegati tra loro che rallentano lo stato di avanzamento.
ClickUp risolve questo problema riunendo tutto in un'unica piattaforma, combinando progetto, conoscenza e chat in un'unica soluzione basata sull'IA che aiuta i team a lavorare in modo più rapido e intelligente.
Il software di project management ClickUp offre una piattaforma solida per semplificare la pianificazione dei progetti attraverso viste personalizzabili e strumenti integrati. Consente di definire le attività, impostare le priorità e allocare le risorse con precisione.
Vediamo come ClickUp supporta la pianificazione dei progetti. 👀
Gestisci le attività con facilità
ClickUp semplifica la gestione delle attività, aiutando i team a rimanere organizzati, concentrati e a rispettare le scadenze. Con tutto in un unico posto, monitorare lo stato di avanzamento, dare priorità alle attività e portare avanti il lavoro senza i soliti avanti e indietro diventa facile.
Inizia creando e assegnando attività di ClickUp con descrizioni dettagliate e date di scadenza per mantenere il tuo team allineato su ciò che deve essere fatto.
Ad esempio, un team di marketing che sta preparando il lancio di un prodotto può creare un'attività denominata "Progettazione pubblicità social media", assegnarla al designer, allegare le risorse del marchio e aggiungere una data di scadenza per garantire che sia pronta prima dell'inizio della campagna di lancio.
I campi personalizzati di ClickUp ti consentono di personalizzare le attività con dettagli aggiuntivi.
Un team di produzione video, ad esempio, può creare campi come "Durata video" per monitorare il tempo di esecuzione, "Stato script" per contrassegnare le bozze come in sospeso o approvate e "Piattaforma" per specificare se un video è destinato a YouTube, Instagram o LinkedIn.
Inoltre, puoi utilizzare le priorità delle attività di ClickUp per impostare livelli di priorità contrassegnati da colori (Urgente, Alta, Normale, Bassa). Questo aiuta il tuo team a concentrarsi su ciò che conta di più.
Gli stati personalizzati delle attività di ClickUp sostituiscono le rigide etichette "Da fare" e "Terminato" con stati che corrispondono alle fasi reali del progetto. Un team che gestisce i contenuti di un blog, ad esempio, può impostare stati come "In bozza", "In fase di modifica" e "Pronto per la pubblicazione" per rendere chiari i progressi.
Ottimizza il tuo piano di project management
Ti stai chiedendo come integrare l'IA per aumentare la produttività?
ClickUp Brain è una rete neurale basata sull'intelligenza artificiale che integra i tuoi progetti, documenti e comunicazioni del team in un'unica area di lavoro senza soluzione di continuità. Consente ai team di gestire file, ricerche e informazioni relative ai progetti in un'unica posizione.
Ciò è particolarmente utile per i progetti che richiedono frequenti riferimenti a documenti tecnici o ricerche di settore.
Una funzionalità/funzione di spicco è AI Project Manager, che aiuta a mantenere i progetti in carreggiata con automazioni intelligenti e approfondimenti in tempo reale. Ecco come ottimizza il piano:
- Riepiloghi/riassunti dei progetti: genera automaticamente aggiornamenti di stato, elementi di azione e passaggi successivi per qualsiasi progetto, risparmiando tempo con una reportistica accurata
- Standup personali: visualizza immediatamente l'elenco delle cose da fare e condividilo con il tuo team o il tuo manager, semplificando la comunicazione e l'allineamento
- Aggiornamenti del team: monitora lo stato di avanzamento del team selezionando i membri del team per vedere come sono distribuiti i carichi di lavoro e come il progetto sta avanzando verso i suoi obiettivi
- Generatore di automazioni: Crea automazioni personalizzate per il project management aggiungendo istruzioni in linguaggio semplice per velocizzare i flussi di lavoro ripetitivi
Visualizza i flussi di lavoro e monitora le prestazioni
Vuoi vedere le tue attività prendere vita? La vista Grafico Gantt di ClickUp ti aiuta a visualizzare le sequenze delle attività, le dipendenze e le scadenze. Puoi ottenere informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento del tuo progetto e prevedere eventuali ritardi.
Il percorso critico evidenzia le attività che influiscono sulle scadenze, mentre il margine di flessibilità mostra le attività con sequenze più flessibili. Questo ci porta al passaggio successivo: visualizzare lo stato effettivo!
Le dashboard di ClickUp aggregano i dati provenienti da vari progetti, offrendo informazioni in tempo reale sulle metriche delle prestazioni. Consentono di monitorare il tempo dedicato alle attività, semplificare la fatturazione e dare priorità al lavoro dei client con una dashboard centralizzata per migliorare la trasparenza e l'efficienza.
Un team commerciale potrebbe utilizzare una dashboard per monitorare i tassi di conversione dei lead e le prestazioni delle campagne, mentre un team di supporto clienti potrebbe tenere traccia dei tempi di risoluzione dei ticket e della distribuzione del carico di lavoro.
Senza ClickUp, non saremmo in grado di individuare rapidamente le lacune nel lavoro e nei processi. La possibilità di visualizzare le attività senza date di scadenza, le attività scadute, le attività senza punti dello sprint e le attività senza assegnatari mi aiuta a mantenere lo slancio in avanti tra i team e i progetti. Queste metriche non sono disponibili nella maggior parte dei software di project management.
Senza ClickUp, non saremmo in grado di individuare rapidamente le lacune nel lavoro e nei processi. La possibilità di vedere le attività senza date di scadenza, le attività scadute, le attività senza punti dello sprint e le attività senza assegnatari mi aiuta a mantenere lo slancio in avanti tra i team e i progetti. Queste metriche non sono disponibili nella maggior parte dei software di project management.
Migliora la collaborazione interfunzionale
ClickUp Chat riunisce la pianificazione dei progetti e le conversazioni del team, eliminando il fastidio di passare da un'app all'altra per monitorare gli aggiornamenti, condividere idee o assegnare attività.
Hai visto qualcosa di importante nella chat? Trasformalo immediatamente in un'attività, assegna un FollowUp o lascia che sia l'IA a gestire i dettagli. Poiché ogni chat si collega ai tuoi Elenchi, Cartelle e Spazi, puoi controllare lo stato di avanzamento o aggiornare un'attività direttamente nella conversazione.
È inoltre progettato per tenere sotto controllo le distrazioni. Personalizza le notifiche per concentrarti sulle conversazioni importanti e lascia che Catch Me Up, basato sull'IA, riepiloghi/riassuma ciò che ti sei perso invece di scorrere messaggi infiniti.
Quando un messaggio veloce non basta, avvia una chiamata audio o video SyncUp direttamente dalla chat.
Monitora la produttività del team
Il monitoraggio del tempo di ClickUp aiuta i team a monitorare la produttività e garantire la responsabilità. I membri del team possono registrare le ore dedicate alle attività, rendendo più facile identificare le perdite di tempo e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro.
Ad esempio, una società di consulenza potrebbe monitorare le ore fatturabili per progetto client, mentre un reparto IT potrebbe monitorare il tempo dedicato alle attività di manutenzione del sistema.
Automatizza flussi di lavoro e processi
L'automazione di ClickUp riduce il carico di lavoro manuale e minimizza il rischio di errori umani. Imposta trigger per attività ricorrenti, aggiornamenti di stato e notifiche, in modo che i flussi di lavoro procedano senza controlli costanti.
Hai bisogno di tenere tutto sotto controllo? Automatizza l'assegnazione delle attività, aggiungi osservatori agli elementi chiave e aggiorna gli stati man mano che il progetto avanza.
Supponiamo che un team di marketing stia preparando il lancio di un prodotto. Nel momento in cui viene aggiunta un'attività "Creatività pubblicitaria", ClickUp può assegnarla immediatamente a un designer, aggiungere un responsabile marketing come osservatore e aggiornare lo stato a "In corso". Una volta caricato il progetto definitivo, lo stato passa a "Pronto per la revisione"
Stavo cercando una piattaforma di project management e ho trovato la migliore. Fin da subito ho capito che ClickUp avrebbe potuto risolvere tutti i nostri problemi e creare soluzioni pronte all'uso che ci avrebbero portato vantaggi che non avrei mai immaginato.
Cercavo una piattaforma di project management e ho trovato la migliore. Fin da subito ho capito che ClickUp poteva risolvere tutti i nostri problemi e creare soluzioni pronte all'uso che ci avrebbero portato vantaggi che non avrei mai immaginato.
Esempio di schema di piano di project management
Un documento di piano di progetto tiene tutto sotto controllo, ma da dove iniziare? Una solida struttura rende più facile mappare attività, sequenze e responsabilità senza complicare eccessivamente le cose.
Ecco una struttura campione che ti guiderà. 👇
Piano di project management
Nome del progetto: Progetto di espansione GreenTech Solar
Preparato da: Project Manager, GreenTech Solutions
Data: 1 marzo 2025
1. Panoramica del progetto
Obiettivo: espandere la produzione di energia solare di GreenTech Solutions installando 500 nuovi pannelli solari in tre posizioni. Il progetto mira ad aumentare la produzione di energia rinnovabile del 20% entro sei mesi.
Ambito:
- Preparazione del sito e configurazione dell'infrastruttura
- Acquisto e installazione di pannelli solari
- Integrazione con la rete elettrica esistente
- Test delle prestazioni e garanzia della qualità
- Revisione finale e consegna
Parti interessate:
- Sponsor del progetto: GreenTech Executive Team
- Project manager: John Doe
- Team di ingegneri: Specialisti nell'installazione di pannelli solari
- Team finanziario: Monitoraggio e approvazioni del budget
- Autorità locali: permessi e supervisione della conformità
2. Gestione delle attività e delle sequenze
Struttura di suddivisione del lavoro (WBS):
- Pianificazione (1-15 marzo): Selezione del sito, approvazione dei permessi
- Approvvigionamento (16 marzo-5 aprile): Ordine dei pannelli, assunzione degli appaltatori
- Installazione (6 aprile-30 maggio): Configurazione del pannello, integrazione del sistema
- Test e controllo qualità (1-15 giugno): Verifica delle prestazioni
- Consegna e reportistica (16-30 giugno): Approvazioni finali, chiusura del progetto
Gestione del calendario:
- Grafico Gantt utilizzato: Tiene traccia delle dipendenze e delle scadenze
- Attività cardine: 15 marzo – Approvazione dei permessi 5 aprile – Approvvigionamento completato 30 maggio – Installazione completata
- 15 marzo – Permessi approvati
- 5 aprile – Approvvigionamento completato
- 30 maggio – Installazione completata
- 15 marzo – Permessi approvati
- 5 aprile – Approvvigionamento completato
- 30 maggio – Installazione completata
3. Indicatori di performance per monitorare lo stato di avanzamento
- Variazione di programma (SV): misura se l'installazione procede secondo le date delle attività cardine
- Indice di rendimento dei costi (CPI): garantisce il rispetto del budget attraverso il monitoraggio delle spese pianificate rispetto a quelle effettive
- Tasso di completamento delle attività: Tiene traccia dello stato di avanzamento dell'installazione rispetto all'obiettivo totale (500 pannelli)
- Valutazione dei rischi: identifica ritardi nei permessi, impatti meteorologici o problemi nella catena di approvvigionamento
4. Comunicazione e reportistica
Aggiornamenti per gli stakeholder:
- Report settimanali sullo stato di avanzamento tramite le dashboard di ClickUp
- Riunioni mensili con i dirigenti di GreenTech
Strumenti di collaborazione:
- Attività di ClickUp per assegnazioni e monitoraggio
- Chatta con ClickUp per aggiornamenti in tempo reale
- Aggiornamenti automatici via email per le modifiche di stato
Monitoraggio dei problemi:
- Tutti i rischi e gli ostacoli del progetto registrati nel Registro dei rischi di ClickUp
- Processo di escalation in atto per ritardi critici
🧠 Curiosità: Il termine "silver bullet" (proiettile d'argento) nel project management ha origini folcloristiche. In origine si riferiva all'unica cosa in grado di uccidere un lupo mannaro. In termini di progetto, è la mitica soluzione "universale" che raramente esiste.
Best practice e suggerimenti per una pianificazione di progetto di successo
Un piano di progetto è utile solo se aiuta effettivamente il tuo team a lavorare in modo più intelligente, non solo a fare bella figura sulla carta. La vera sfida non è fare un piano, ma crearne uno che le persone seguano davvero.
Ecco come creare un piano realistico, attuabile e pensato per un esito positivo. ✍️
Pianifica a ritroso, non in avanti
Anziché chiedersi "Da cosa cominciamo?", è meglio partire dall'obiettivo finale.
Lavora a ritroso dalla scadenza per mappare i passaggi essenziali, concentrandoti sui risultati chiave che definiscono l'esito positivo. Questo approccio aiuta a eliminare le attività non necessarie, mantiene realistica la sequenza e garantisce che ogni passaggio conduca direttamente al risultato finale.
Se stai lanciando un nuovo prodotto, individua prima la data di rilascio, quindi mappa i passaggi essenziali come i test, la produzione e le campagne di marketing. In questo modo tutto sarà allineato e realistico.
Parti dal presupposto che qualcosa andrà storto
Non importa quanto accuratamente pianifichi, problemi imprevisti sorgeranno.
Le scadenze possono slittare, le priorità possono cambiare o le risorse chiave potrebbero non essere disponibili. Un piano solido non si limita a mappare lo scenario migliore, ma prepara anche eventuali battute d'arresto e prevede margini di manovra per adeguarsi.
Ad esempio, se un'integrazione software critica dipende da un fornitore esterno, pianifica eventuali ritardi identificando una soluzione alternativa o una soluzione manuale. In questo modo si evita che un singolo ritardo blocchi l'intero progetto.
📖 Leggi anche: Esempi reali di project management per il tuo team
Chiudi il cerchio con le retrospettive
Un progetto non è veramente terminato finché non lo si ha esaminato attentamente. Le retrospettive aiutano a scoprire cosa ha funzionato bene, cosa ha causato ritardi e cosa deve essere migliorato. L'obiettivo non è attribuire colpe, ma rendere il prossimo progetto più fluido ed efficiente.
I team che rivedono e perfezionano costantemente il proprio approccio evitano di ripetere gli errori e trovano modi migliori per collaborare.
Dopo il lancio di un prodotto, se i ritardi nell'approvazione hanno rallentato lo stato di avanzamento, aggiorna i flussi di lavoro con punti di controllo più chiari. Se la comunicazione errata ha causato problemi, introduci controlli regolari tra i team.
Piccoli aggiustamenti come questi evitano il ripetersi degli errori e migliorano i progetti futuri.
Gestisci i progetti con il piano giusto grazie a ClickUp
Un piano di project management è il manuale del tuo team: mantiene le attività organizzate, le scadenze sotto controllo e tutti sulla strada giusta. Ma siamo realistici: un piano su un documento non serve a molto se nessuno lo segue.
Tenere traccia degli aggiornamenti, dello stato di avanzamento e dei passaggi successivi non dovrebbe essere un compito arduo.
ClickUp elimina il caos dal project management.
Con tutto in un unico posto, i team possono monitorare attività, scadenze e attività cardine senza passare da uno strumento all'altro. Le viste personalizzabili consentono di visualizzare facilmente lo stato di avanzamento da ogni angolazione, le dashboard forniscono informazioni in tempo reale e le automazioni eliminano il lavoro ripetitivo.
ClickUp Brain aggiunge un ulteriore livello di intelligenza, generando riepiloghi/riassunti istantanei dei progetti, ottimizzando le risorse e mantenendo i team sulla stessa pagina senza lavoro richiesto.
Perché perdere tempo con aggiornamenti manuali e informazioni sparse? Iscriviti oggi stesso a ClickUp e scopri la differenza!