Rendere l’obiettivo del progetto SMART (Specifico, Misurabile, Addattabile, Rilevante e Temporalmente definito) fin dal primo giorno è il consiglio più comune nel project management. Purtroppo, è anche ciò che fa fallire la maggior parte degli obiettivi prima ancora che il lavoro abbia inizio.
Le ricerche dimostrano che solo il 31% dei progetti ha pieno successo, e una delle cause più comuni è la sostituzione di un obiettivo con una metrica.
Il problema è di natura strutturale. Un obiettivo e un traguardo sono concetti distinti, ma i team tendono a fonderli in un’unica frase, perdendo così la capacità di correggere la rotta e adattarsi quando le circostanze cambiano. Quando ciò accade, il mancato raggiungimento di un singolo numero fa sembrare che l’intero obiettivo sia fallito, anche quando il risultato complessivo è in linea con le previsioni.
Questa guida distingue i due livelli, illustra gli obiettivi reali con gli obiettivi misurabili sottostanti e ti guida attraverso una sequenza in cinque passaggi per definire obiettivi che reggano anche di fronte all’incertezza.
In breve: un obiettivo di progetto è il risultato generale che si desidera ottenere, ad esempio «migliorare l’esperienza di supporto per il mio prodotto». Non è una metrica. Le metriche fanno parte di tre-cinque obiettivi specifici che rientrano nell’obiettivo principale, ciascuno con un numero e una scadenza. È proprio questa suddivisione a rendere efficace un obiettivo. È possibile non raggiungere un obiettivo specifico e comunque verificare se l’obiettivo principale è sulla buona strada. Se si riduce l’obiettivo a un unico numero, si perde questa visione d’insieme.
Che cos’è un obiettivo di progetto?
Un obiettivo di progetto è una dichiarazione di alto livello relativa al risultato che il progetto si propone di raggiungere: il cambiamento che si desidera ottenere una volta terminato il lavoro. Non è un obiettivo specifico, che indica un passaggio concreto e misurabile verso quel risultato. L’obiettivo rimane volutamente generico, in modo da poter guidare molte decisioni contemporaneamente.
Un buon obiettivo di progetto è ampio, incentrato sui risultati, legato a un risultato aziendale e sufficientemente stabile da durare più a lungo delle singole attività. Risponde alla domanda “perché lo stiamo facendo?”, indica un risultato e un pubblico di riferimento e non si riduce a un unico indicatore.
Secondo TenStep, gli obiettivi generali del progetto appartengono al livello organizzativo, mentre gli obiettivi del progetto appartengono al livello del progetto stesso. Se un elemento è misurabile direttamente nell’ambito di un singolo ciclo di progetto, significa che è stato definito a un livello troppo basso: si tratta di un obiettivo.
Obiettivi del progetto vs. obiettivi: qual è la differenza?
Un obiettivo di progetto è il risultato generale, mentre un obiettivo specifico è un’azione concreta e misurabile che ti avvicina a quel risultato. Di solito, un obiettivo di progetto richiede diversi obiettivi specifici a supporto. Confondere questi due concetti può costare caro, perché tendono facilmente a essere confusi. Ecco una chiara distinzione tra obiettivi di progetto e obiettivi specifici:
| Attributo | Obiettivo del progetto | Obiettivo del progetto |
|---|---|---|
| Ambito | Risultato generale e di alto livello | Risultato ben definito e specifico |
| Misurabilità | Spesso non in modo diretto; di natura generica | Sempre, con una metrica e una scadenza |
| Tempistica | A lungo termine, possono protrarsi oltre la durata del progetto | A breve e medio termine, circoscritti al progetto |
| Risposte | Perché lo stiamo facendo? | Cosa raggiungeremo e quando? |
| Esempio | Migliora l'esperienza di supporto | Ridurre il tempo medio di risposta a meno di quattro ore entro sei mesi |
I due concetti sono strettamente correlati. Definisci l’obiettivo del progetto quando stabilisci il motivo per cui il progetto esiste e quale sia il risultato “migliore” da raggiungere. Ad esempio: “migliorare l’esperienza dei nuovi utenti”.
Definisci gli obiettivi del progetto, in modo da sapere quando stai per raggiungerli. Ad esempio: «Ridurre la configurazione da sei clic a tre entro la prossima versione». Punta all’obiettivo del progetto per allineare le persone e trovare un compromesso. Scegli gli obiettivi del progetto per effettuare il monitoraggio dei progressi e dichiarare il progetto terminato.
Perché gli obiettivi di progetto sono importanti?
Gli obiettivi di progetto sono importanti perché svolgono quattro funzioni che un elenco di attività non può svolgere: supportano il processo decisionale autonomo, resistono ai cambiamenti all’interno del team, riducono il lavoro di rifinitura e mantengono il progetto in corso quando cambiano le priorità. Trascurare gli obiettivi comporta costi a metà progetto per ogni lacuna.
Questo è particolarmente importante oggi, dato che i progetti diventano sempre più complessi. In un ecosistema lavorativo incentrato sull’IA, l’evoluzione tecnologica, le mutevoli pressioni normative, i segnali del mercato e la diversità dei gruppi di stakeholder sono la norma. I progetti che gestiscono efficacemente la complessità hanno una probabilità di esito positivo cinque volte maggiore — con un tasso di esito positivo dell’88% — rispetto a quelli che non lo fanno.
Gli obiettivi di progetto colmano il divario tra l’attività assegnata a una persona e il risultato a cui tiene l’azienda. Essi chiariscono parte della complessità del progetto, consentendo alle persone di comprendere perché la propria attività sia importante nel contesto più ampio. Un obiettivo fornisce proprio questa visione d’insieme.
Ecco come funziona nella pratica.
- Le persone prendono decisioni senza aspettare te. Quando l’obiettivo è chiaro, il team prende autonomamente decisioni allineate. Un designer che deve scegliere tra due layout opta per quello che meglio soddisfa l’obiettivo. Senza un obiettivo, ogni piccola decisione deve tornare a una sola persona, e quella persona diventa il collo di bottiglia
- Questo facilita l’inserimento del nuovo collaboratore. A volte, i membri del team abbandonano i progetti a metà strada. Quando qualcuno se ne va, un obiettivo scritto colma il vuoto di contesto per chi lo sostituisce. Senza di esso, il nuovo collaboratore si ritrova con un elenco di attività non strutturato e privo di intento
- Elimina il lavoro di rifinitura alla fonte. Nei progetti complessi e interfunzionali, quando le persone lavorano con idee diverse sugli obiettivi del progetto, si crea confusione. Un obiettivo condiviso indirizza tutti verso gli stessi risultati prima ancora che il lavoro abbia inizio. In questo modo, i due team non presenteranno risultati parziali che non si integrano tra loro
- Protegge il progetto quando le priorità cambiano. I cambiamenti nella leadership, le mutevoli condizioni di mercato e i progetti privi di uno scopo chiaro ne risentono. Un obiettivo legato a un risultato aziendale è la tua difesa in quella situazione. Ha la meglio su una gestione inadeguata e fissa saldamente l’obiettivo.
La piattaforma di eSport G-Loot si è trovata proprio in questa situazione: i team stavano consegnando lavoro che non era in linea con gli obiettivi aziendali. Una volta collegati gli obiettivi a un'unica struttura condivisa, sono riusciti ad allineare 80 persone senza aggiungere ulteriori riunioni.
Jamie Dunbar Smyth, Chief Growth Officer di G-Loot, ha dichiarato:
È possibile che un membro del team creativo non abbia idea di cosa stia facendo un membro del team CRM, e questo rende difficile fornire supporto al loro lavoro. Vogliamo garantire visibilità a tutti. ClickUp offre un ottimo modo per farlo con Docs, perché è possibile curare le pagine aggregando e incorporando viste da vari elenchi e schede della lavagna online, il che ne facilita la consultazione.
È possibile che un membro del team creativo non abbia la minima idea di cosa stia facendo un membro del team CRM, e questo rende difficile fornire supporto al loro lavoro. Vogliamo garantire visibilità a tutti. ClickUp offre un ottimo modo per farlo con Docs, perché è possibile curare le pagine aggregando e incorporando viste provenienti da vari elenchi e schede della lavagna online, il che ne facilita la consultazione.
Cosa dovrebbe includere un obiettivo di progetto?
Un obiettivo di progetto completo è composto da sette parti: una dichiarazione dei risultati attesi, un collegamento con l’attività aziendale, un pubblico specifico, un ambito di applicazione ben definito, obiettivi SMART sottostanti, un titolare e un orizzonte temporale. Se ne manca anche solo una, l’obiettivo si riduce a un semplice obiettivo operativo oppure rimane slegato da qualsiasi elemento che giustifichi il progetto.
- Una dichiarazione di risultato: una singola frase che descriva il cambiamento che il progetto si propone di realizzare
- Un chiaro collegamento con l’attività aziendale: un riferimento esplicito a un obiettivo aziendale per giustificare il progetto
- Un pubblico specifico: A chi è destinato il risultato, ad esempio ai clienti, ai nuovi assunti o al team operativo
- Ampiezza deliberata: un quadro sufficientemente ampio da guidare più decisioni contemporaneamente
- Obiettivi SMART sottostanti: da tre a cinque obiettivi specifici, misurabili, definiti nel tempo, rilevanti e realizzabili, che contribuiscono congiuntamente al raggiungimento dell’obiettivo
- Un unico titolare: una sola persona incaricata di mantenere l’obiettivo alla portata
- Un orizzonte temporale realistico: il contesto a lungo termine in cui si inserisce l’obiettivo, che può protrarsi oltre il ciclo di un singolo progetto
Perché non dovresti applicare il metodo SMART troppo presto
Il metodo SMART funziona bene. Il problema sorge quando si cerca di soddisfare tutti e cinque i criteri contemporaneamente. Uno studio sottoposto a revisione paritaria su questo metodo ha rilevato che la maggior parte delle guide tratta il metodo SMART come una ricetta da compilare. Gli autori, Bjerke e Renger, sostengono che si tratti di un errore. È il contesto che dovrebbe determinare come e quando applicare ciascun criterio.
Ecco il punto principale. Spesso si avvia un progetto senza dati di riferimento. Quando ciò accade, non è ancora possibile stabilire un numero reale. Se il modello ne richiede comunque uno, si inserisce la stima più plausibile. L’indicatore sembra preciso, ma non si basa su nulla di concreto. Lo si è scelto per compilare la casella, non perché i dati lo indicassero.
È proprio questo che compromette gli obiettivi. Uno scopo serve a stabilire una direzione. Ma un modello SMART richiede un numero fin dal primo giorno. Così il team ne scrive uno prima ancora di aver compreso il problema. A quel punto lo scopo è solo un'ipotesi iniziale con un decimale.
La soluzione consiste nell’applicare il metodo SMART in più passaggi. Innanzitutto, descrivi l’obiettivo come un risultato chiaro, senza indicare alcun numero. Poi acquisisci le conoscenze necessarie per fissare traguardi realistici. Una volta che sei in grado di farlo, aggiungi i dettagli misurabili e con scadenze precise agli obiettivi specifici che rientrano nell’obiettivo generale. L’obiettivo rimane ampio e i valori numerici vengono inseriti solo quando hanno un significato concreto.
Questo ti permette di effettuare il monitoraggio di un obiettivo di ampio respiro senza ridurne la portata.
Come si formula un obiettivo di progetto?
Per definire un obiettivo di progetto, segui questi cinque passaggi in ordine: identifica il risultato aziendale, formula l’obiettivo in termini generali, definisci gli obiettivi specifici, ottieni l’approvazione e infine rivedi il tutto.
Passaggio 1: Definisci innanzitutto il risultato aziendale
Prima di definire l’obiettivo, metti per iscritto i risultati aziendali a cui esso contribuisce. Questo è il collegamento con la strategia e, senza di esso, il progetto ne risente quando cambiano le priorità.
Indica un fattore trainante aziendale che il progetto supporta:
- Ricavi: più opportunità in cantiere, maggiore conversione, contratti più consistenti
- Fidelizzazione: Meno account persi, tassi di rinnovo più elevati
- Costi: meno lavoro manuale, minor volume di supporto, meno strumenti
- Affidabilità: Meno tempi di inattività, meno difetti, ripristino più rapido
Se il progetto non rientra in nessuna di queste categorie, cerca di capire perché viene finanziato prima di definire anche un solo obiettivo.
Passaggio 2: Definisci l’obiettivo in termini generali, di proposito
Descrivi il risultato in una sola frase di alto livello, senza inserire numeri. L’inserimento di un numero lo trasforma in un obiettivo e fa perdere di vista lo scopo più ampio.
- Obiettivo: Migliorare il processo di onboarding dei nuovi clienti
- Non è un obiettivo: Aumentare del 20% l'attivazione entro 30 giorni (questo è un obiettivo)
- Verifica: se puoi misurarlo direttamente, significa che l’hai definito troppo modesto
Consiglio dell’esperto: Per ora, definisci un obiettivo di ampio respiro, in modo che nel passaggio successivo possano derivarne diversi obiettivi specifici.
Passaggio 3: Definisci da tre a cinque obiettivi correlati
Applica il metodo SMART qui, e solo qui. Scrivi gli obiettivi che, nel loro insieme, indicano che l'obiettivo è stato raggiunto. Ciascuno di essi deve:
- Una metrica: il numero che dimostra l'andamento, come il tasso di attivazione o il numero di difetti
- Un valore di riferimento: il numero attuale, in modo che il traguardo non sia una semplice ipotesi
- Una scadenza: quando prevedi di rispettarla
- Un titolare: Affida l’incarico a una sola persona anziché a un team
Limitati a tre o cinque. Se ne hai di più, significa che l’obiettivo è troppo ampio o che gli obiettivi specifici sono troppo dettagliati.
Ulteriori informazioni: Come definire obiettivi di progetto efficaci (con esempi)
Ecco come si presenta il risultato quando i passaggi 2 e 3 si combinano:
| Livello | Dichiarazione | Titolare | Scadenza |
|---|---|---|---|
| Obiettivo del progetto | Migliora il processo di onboarding dei nuovi clienti | Vicepresidente Prodotto | In corso (protrende oltre la durata del progetto) |
| Obiettivo 1 | Riduci le operazioni di configurazione da sei clic a tre | Responsabile della progettazione | 30 luglio |
| Obiettivo 2 | Aumentare il tasso di attivazione entro 30 giorni dal 52% al 70% | Growth PM | 15 settembre |
| Obiettivo 3 | Ridurre del 40% i ticket di supporto contrassegnati con il tag "configurazione" | Responsabile dell'assistenza | 15 settembre |
| Attività (obiettivo 1) | Verifica il flusso di configurazione attuale e individua i punti di abbandono | Ricercatore UX | 10 luglio |
| Attività (obiettivo 2) | Prototipo di procedura guidata di configurazione a schermata singola | Product Designer | 20 luglio |
| Attività (obiettivo 2) | Crea una sequenza di email di onboarding (3 email) | Lifecycle Marketer | 5 agosto |
| Attività (obiettivo 3) | Aggiungi suggerimenti contestuali al primo avvio della dashboard | Sviluppatore front-end | 20 agosto |
Passaggio 4: Ottieni l’approvazione delle parti interessate prima di iniziare il lavoro
Condividi l’obiettivo e i relativi obiettivi, quindi assicurati che tutti li interpretino allo stesso modo. Se un disallineamento viene individuato ora, basta una chiacchierata di cinque minuti; se viene individuato a metà progetto, comporta una corsa contro il tempo per rifare il lavoro.
- Mostralo a: gli stakeholder del progetto, il team che svolge il lavoro e qualsiasi team da cui dipendi
- Verifica: Ogni partecipante è in grado di riformulare l’obiettivo con parole proprie
- Da tenere d’occhio: due persone che ne danno una descrizione diversa: ecco il tuo divario, individuato tempestivamente
Passaggio 5: Rivedi l’obiettivo man mano che il progetto procede
Un obiettivo statico potrebbe smettere di corrispondere al lavoro già alla terza settimana. Stabilisci un punto di controllo settimanale per i progetti brevi e, per quelli lunghi, in corrispondenza di ogni fase chiave. Utilizzalo per confrontare l’obiettivo con lo stato di avanzamento del progetto e decidere se è necessario modificarlo.
- Verifica le decisioni alla luce di questo: questa opzione contribuisce al raggiungimento dell'obiettivo? Sì o no?
- Presta attenzione agli obiettivi per cogliere i primi segnali: un indicatore che ristagna significa che l’obiettivo sta sfuggendo
- Modifica gli obiettivi, non l’obiettivo: se l’obiettivo stesso continua a cambiare, allora si trattava fin dall’inizio di un obiettivo
Quando si definisce un obiettivo, la formulazione conta meno dell’ordine. Segui questi passaggi nell’ordine indicato e l’obiettivo tenderà a risultare corretto.
Come si presentano gli obiettivi di progetto nelle diverse categorie?
Ogni categoria di lavoro produce un tipo diverso di obiettivo, ma la struttura rimane la stessa: un risultato generale, nessuna metrica in vista e obiettivi che riportano i numeri.
Ecco alcuni esempi di obiettivi di progetto relativi a sei tipi di progetto comuni.
| Categoria | Obiettivo del progetto | Obiettivi di supporto |
|---|---|---|
| Ricavi | Espandersi nel segmento del mercato medio | Tasso di conversione dalla demo alla chiusura superiore al 18%; 30 nuovi clienti per trimestre; dimensione media delle transazioni superiore a 25.000 dollari |
| Riduzione dei costi | Elimina i passaggi di consegne manuali tra il reparto commerciale e quello logistico | Ridurre i passaggi del processo da 9 a 4; ridurre la durata del ciclo del 35%; abbassare il tasso di errore al di sotto del 2% |
| Qualità del prodotto | Migliora l'affidabilità del flusso di checkout | 99. Disponibilità del 95% nel passaggio di pagamento; tasso di errore inferiore allo 0,3%; abbandono del carrello in calo di 10 punti |
| Esperienza dei dipendenti | Accorcia il ciclo di assunzione per i ruoli ingegneristici | Tempo necessario per formulare un'offerta inferiore a 21 giorni; tasso di abbandono dei candidati inferiore al 15%; soddisfazione dei responsabili delle assunzioni superiore a 4,2/5 |
| Conformità | Adegua la gestione dei dati ai requisiti SOC 2 | Nessuna osservazione critica emersa dall’audit; documenti relativi alle politiche aggiornati al 100%; formazione del team completata al 95% |
| Fidelizzazione dei clienti | Ridurre il tasso di abbandono nei primi 90 giorni | Il 70% ha raggiunto l'attività cardine dell'attivazione entro il 14° giorno; NPS superiore a 40 al 60° giorno; richieste di cancellazione anticipata in calo del 25% |
Come impostare gli obiettivi di progetto in ClickUp
La gerarchia di ClickUp riesce dove la maggior parte dei sistemi di definizione degli obiettivi fallisce: collega l’obiettivo al lavoro. Si imposta l’obiettivo come Elenco o Spazio. Gli obiettivi si trovano al di sotto di esso come attività. Ogni attività ha un titolare, una data di scadenza, uno stato e un campo personalizzato per la metrica.
Come funziona: quando qualcuno porta a termine un'attività, i numeri si aggiornano automaticamente. Nessuno deve aggiornare un registro separato.
In questo caso non puoi perdere di vista il nesso tra obiettivo e esecuzione, poiché i due non risiedono in strumenti diversi. Ecco come si presenta in pratica la definizione degli obiettivi di progetto con ClickUp:
- Suddividi gli obiettivi in sprint. Trasforma ogni obiettivo in uno sprint. Assegna dei punti in base al lavoro richiesto. Gli sprint di ClickUp monitorano la velocità con cui il tuo team procede nei cicli, trasferiscono il lavoro non completato allo sprint successivo e ti mostrano a metà sprint se raggiungerai il traguardo. Gli stati personalizzati indicano se il lavoro è stato terminato. Le date di scadenza garantiscono il rispetto dei tempi previsti
- Visualizza lo stato di avanzamento degli obiettivi senza dover chiedere a nessuno. I dashboard di ClickUp raccolgono dati in tempo reale da attività, campi personalizzati e monitoraggio del tempo per trasformarli in report visivi. I grafici burndown mostrano se sei in ritardo rispetto alla tabella di marcia a metà sprint. Le schede "batteria" indicano quanto una metrica sia vicina al proprio obiettivo. Puoi condividere il link anche con le parti interessate per tenerle aggiornate.
- Individua tempestivamente un obiettivo che sta sfuggendo di mano. ClickUp Brain dispone di informazioni contestuali su tutto ciò che si trova nella tua area di lavoro. Chiedigli un riepilogo dello stato di avanzamento. Riunisce in un’unica risposta il completamento delle attività, gli elementi in ritardo e le modifiche all’ambito del progetto. Potrai così individuare ciò che sta subendo ritardi prima della prossima riunione di revisione
- Automatizza il check-in settimanale. Crea un Super Agent che si avvii a intervalli regolari. Questo strumento redige un aggiornamento sullo stato, segnala gli obiettivi fuori strada e pubblica il riepilogo/riassunto su un documento o in un canale di chat. Il check-in avviene indipendentemente dal fatto che qualcuno si ricordi o meno di farlo
I Super Agenti di ClickUp conoscono il tuo lavoro abbastanza bene da poter sia definire gli obiettivi del progetto sia svolgere le attività da fare per raggiungerli. Scopri come configurare i tuoi primi Agenti IA in pochi minuti.
- Mappa le dipendenze tra gli obiettivi. Quando un obiettivo ne blocca un altro, la vista "Diagramma Gantt" di ClickUp rende visibile questa dipendenza. Sposta un'attività e le scadenze a valle si sposteranno di conseguenza. Attiva il "Percorso critico" per vedere quali obiettivi controllano la tua Sequenza
Limitazione onesta: ClickUp è una piattaforma di lavoro completa. Se il tuo team ha solo bisogno di definire tre obiettivi e rivederli una volta al trimestre, questa configurazione è più di quanto ti serva. Anche i team che passano dai fogli di calcolo avranno bisogno di tempo per imparare a usare il sistema, poiché dovrai acquisire competenze di project management oltre al monitoraggio degli obiettivi.
Ideale per: i team che desiderano che lo stato di avanzamento degli obiettivi derivi dal lavoro completato, anziché da aggiornamenti manuali.
Salta questa sezione se: hai bisogno di uno strumento dedicato agli OKR, come Microsoft Viva Obiettivi, Perdo o Weekdone, con cicli di verifica formali che coinvolgono diversi reparti. Oppure se un foglio di calcolo soddisfa già le tue esigenze.
Comprendere gli obiettivi e le finalità di un progetto attraverso alcuni esempi
Ecco alcuni esempi di obiettivi e traguardi di progetto da aggiungere ai tuoi modelli per la definizione degli obiettivi come riferimento.
Esempi di obiettivi di progetto relativi all’esperienza dei dipendenti
I dipendenti altamente coinvolti e soddisfatti sono la colonna portante di un'azienda di successo. Pertanto, un obiettivo di progetto incentrato sui dipendenti potrebbe essere simile a questo:
Esempio di obiettivo n. 1: Aumentare i livelli di coinvolgimento dei dipendenti
Obiettivi del progetto:
- Condurre sondaggi trimestrali sulla soddisfazione dei dipendenti per individuare le aree di miglioramento e aumentare i punteggi relativi alla soddisfazione dei dipendenti del 5%
- Offri modalità di lavoro flessibili, come il lavoro da remoto o orari flessibili, per migliorare l’equilibrio tra vita professionale e vita privata
- Promuovi un ambiente di lavoro positivo e inclusivo che aiuti i dipendenti a raggiungere i propri obiettivi personali
Esempio di obiettivo n. 2: Migliorare il morale e la motivazione del team
Obiettivi del progetto:
- Organizza attività trimestrali di team building incentrate sulla comunicazione e sulla risoluzione dei problemi per migliorare la collaborazione e il morale del team
- Attua un programma annuale di riconoscimento e premi per valorizzare il lavoro richiesto dal team e mantenerlo motivato
- Organizza riunioni individuali settimanali con i membri del team per fornire feedback costruttivi e opportunità di crescita
Esempio di obiettivo n. 3: Aumentare i tassi di fidelizzazione dei dipendenti
Obiettivi del progetto:
- Sviluppa un programma completo di inserimento e formazione della durata di 90 giorni per i nuovi assunti
- Amplia le opportunità di sviluppo professionale e di crescita di carriera
- Introdurre un programma di mentoring per incoraggiare la condivisione delle conoscenze e lo sviluppo delle competenze
Esempi di obiettivi di progetto per i clienti
Un obiettivo di progetto per i clienti si concentra spesso sul miglioramento dell’esperienza del cliente, sulla fidelizzazione e sulla soddisfazione del cliente. Ecco alcuni esempi di tali obiettivi:
Esempio di obiettivo n. 4: ampliare la base clienti
Obiettivi del progetto:
- Analizzare i dati dei clienti per individuare segmenti di mercato nuovi e non ancora sfruttati e aumentare la penetrazione di mercato del 10% nel prossimo trimestre
- Elabora una campagna di marketing strategica e mirata per raggiungere 1.000 nuovi clienti nei prossimi tre mesi
- Lancia un programma di referral accattivante per incoraggiare il marketing del passaparola e aumentare l’acquisizione di clienti del 15% grazie ai referral
Esempio di obiettivo n. 5: Aumentare il valore del ciclo di vita del cliente
Obiettivi del progetto:
- Monitora il comportamento e le tendenze di acquisto dei clienti per prevedere la probabilità di una vendita, crea un elenco di trigger e quantifica l’intenzione di acquisto
- Identifica e sfrutta le opportunità di cross-selling e upselling per aumentare il valore medio degli ordini del 20%
- Implementa una piattaforma di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per personalizzare le relazioni con i clienti
Esempio di obiettivo n. 6: Migliorare la soddisfazione dei clienti
Obiettivi del progetto:
- Personalizza l’esperienza del cliente utilizzando l’analisi dei dati per aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti di 20 punti
- Migliora i tempi di risposta del servizio clienti del 20% utilizzando un chatbot basato sull'IA
- Raccogli il feedback dei clienti e lavora su approfondimenti ad alto impatto e alta priorità
Esempi di obiettivi di progetto per le operazioni
Vuoi ottimizzare i flussi di lavoro e le operazioni per aumentare l’efficienza e la redditività? Ecco alcuni obiettivi SMART che puoi fissare per raggiungere tali obiettivi aziendali:
Esempio di obiettivo n. 7: Aumentare l’efficienza operativa e la scalabilità
Obiettivi del progetto:
- Automatizzare il 40% delle attività di routine e ripetitive per ridurre il lavoro richiesto del 20% nei prossimi sei mesi
- Analizza tre processi aziendali fondamentali, individua i colli di bottiglia ed esegui ottimizzazioni per flussi di lavoro più fluidi
- Adotta nuove tecnologie per potenziare il lavoro richiesto dai dipendenti e aumentare la produttività del 15% entro un anno
Esempio di obiettivo n. 8: Ridurre i costi operativi
Obiettivi del progetto:
- Identifica ed elimina almeno il 10% delle spese superflue o inutili nei prossimi tre mesi
- Trasforma digitalmente almeno quattro processi costosi che risultano rigidi e inefficienti
- Riduci i costi delle utenze del 10% tramite il monitoraggio del consumo delle risorse o dei modelli di utilizzo
Esempio di obiettivo n. 9: Ottimizzare la gestione delle scorte
Obiettivi del progetto:
- Sfrutta un software di gestione delle scorte per ottenere visibilità sui livelli delle scorte e effettuare il monitoraggio dei livelli delle scorte
- Migliora le relazioni con i fornitori per garantire la consegna puntuale delle materie prime o dei prodotti
- Ottimizza le strategie di prezzo per smaltire il 10% delle scorte in eccesso, al fine di ridurre i costi di stoccaggio e aumentare il fatturato del 5%
Esempi di obiettivi finanziari di un progetto
Se il tuo obiettivo è aumentare il fatturato, ridurre i costi operativi, migliorare la redditività e ottimizzare il flusso di cassa nell’ambito del budget di un progetto, valuta la possibilità di includere i seguenti esempi nel processo di definizione degli obiettivi:
Esempio di obiettivo n. 10: Ottenere finanziamenti/capitali aggiuntivi
Obiettivi del progetto:
- Elabora un piano di progetto completo entro i prossimi tre mesi e distribuisci il documento a tutte le parti interessate
- Individua almeno 25 potenziali investitori, venture capitalist o angel investor e avvia i contatti e la costruzione di relazioni nei prossimi due mesi
- Prepara le proiezioni e le previsioni finanziarie per l'ultimo trimestre
Esempio di obiettivo n. 11: Migliorare il flusso di cassa
Obiettivi del progetto:
- Negoziare condizioni di pagamento più vantaggiose con i fornitori e i venditori per ridurre i debiti dell'account del 10% nei prossimi tre mesi
- Ridurre i costi di stoccaggio o di mantenimento del 10% nel prossimo trimestre attraverso una gestione efficace delle scorte
- Riduci del 12% il periodo medio di incasso (DSO) grazie a un'efficace gestione della fatturazione e degli incassi ogni quattro mesi
Esempio di obiettivo n. 12: Aumentare la redditività
Obiettivi del progetto:
- Lanciare almeno due nuovi prodotti o servizi per generare un fatturato di circa 250.000 dollari nei prossimi sei mesi
- Ridurre del 10% le spese operative non essenziali nei prossimi tre mesi
- Introdurre prezzi dinamici e pacchetti di prodotti per aumentare i margini di profitto del 15%
Esempi di obiettivi di progetti tecnologici
Vuoi sfruttare la tecnologia per promuovere l’innovazione, migliorare le operazioni aziendali, potenziare la sicurezza e favorire una crescita accelerata? Ecco alcuni obiettivi di project management per raggiungere questi obiettivi aziendali:
Esempio di obiettivo n. 13: Migliorare l'infrastruttura IT
Obiettivi del progetto:
- Migrare almeno il 70% dell’infrastruttura IT sul cloud entro il prossimo anno
- Aggiornare l’hardware e il software del server principale, nonché le apparecchiature di rete, per aumentare la velocità del sistema del 25%
- Implementa sistemi avanzati di protezione tramite firewall e di rilevamento delle intrusioni per ridurre del 30% gli incidenti di sicurezza
Esempio di obiettivo n. 14: Ottimizzare e centralizzare le applicazioni software
Obiettivi del progetto:
- Sviluppa soluzioni software personalizzate per soddisfare specifici obiettivi aziendali
- Integra l’ecosistema digitale sostituendo strumenti, piattaforme e sistemi disparati con una piattaforma centralizzata di project management
- Fornire supporto tecnico continuo e formazione sul software all’80% dei dipendenti
Esempio di obiettivo n. 15: Rafforzare la sicurezza e la privacy dei dati
Obiettivi del progetto:
- Effettua audit di sicurezza e test di vulnerabilità ogni due settimane
- Introdurre programmi obbligatori di formazione sulla sicurezza informatica per i dipendenti e programmare valutazioni mensili
- Sviluppa un piano completo di risposta alle violazioni dei dati che si attivi entro 24 ore dall'incidente
5 errori che compromettono un obiettivo di progetto
Cinque abitudini che svuotano di significato un obiettivo di progetto: un numero privo di fondamento, un obiettivo riciclato, un obiettivo di cui nessuno si assume la responsabilità, un obiettivo rivolto alla leadership anziché al team e obiettivi che rimangono immutati mentre il lavoro va avanti. Ecco i cinque aspetti a cui prestare attenzione.
Lasciare gli obiettivi immutati. Un obiettivo che è chiaramente fuori strada ma che rimane comunque nel documento perché modificarlo sembra un'ammissione di fallimento e causa attriti. Quando un numero risulta inefficace, il team ne sottovaluta tutti gli altri. Sostituisci l'obiettivo, mantieni l'obiettivo
Fissare un numero prima di avere un punto di riferimento. Un traguardo come “20%” o “2x” senza dati a sostegno non è affidabile. Il tuo team potrebbe smettere di credere nell’obiettivo prima ancora che il lavoro abbia inizio. Individua il valore attuale della metrica, poi fissa un traguardo giustificabile
Riutilizzare l’obiettivo dell’ultimo progetto. Se il tuo obiettivo è compatibile con ogni progetto, significa che uno di essi manca di sostanza. Collegalo al fattore trainante aziendale specifico del progetto attuale e alle persone che dovrebbe aiutare
Definire un obiettivo di cui nessuno si assume la responsabilità. Designare il titolare del progetto è una cosa. Bisogna però anche assegnare a qualcuno la responsabilità dell’obiettivo. Altrimenti, tutti daranno per scontato che sia qualcun altro a occuparsene. Assegnate a una persona specifica il compito di effettuare il monitoraggio dell’obiettivo, indipendentemente da chi gestisce le attività.
Complicare il piano d’azione. Un piano semplice è più utile di una moodboard elaborata per perseguire l’obiettivo. Se il team non è in grado di utilizzare il tuo piano per prendere una decisione senza di te, significa che non sta facendo il proprio lavoro. Scrivilo per chi lo mette in pratica, non per chi lo approva.
Cosa rende effettivamente efficace un obiettivo di progetto?
Un obiettivo di progetto funziona quando il team è in grado di enunciarlo a memoria senza consultare alcun documento e di utilizzarlo per risolvere un disaccordo senza ricorrere a livelli gerarchici superiori. Questo è lo standard da raggiungere. Se le persone continuano a sottoporre ogni compromesso a un unico decisore o dirigente, l’obiettivo non è sufficientemente chiaro. Oppure è stato sepolto sotto metriche di progetto che invece dovrebbero rientrare negli obiettivi.
L’unico errore che vanifica tutto il resto: confondere il traguardo con l’obiettivo in un’unica affermazione. Si raggiunge il numero ma si perde di vista il punto, oppure non si raggiunge il numero e si presume che l’intero progetto sia fallito. Mantieni separati i livelli. Lascia che il traguardo indichi la direzione. Lascia che gli obiettivi dimostrino il progresso.
Inizia con un obiettivo, tre o quattro obiettivi specifici e un controllo settimanale su entrambi. È una struttura sufficiente per tenere insieme un progetto sin dall’inizio, senza trasformare la definizione degli obiettivi in un progetto a sé stante.
Per far sì che questa verifica avvenga automaticamente, imposta gratuitamente i tuoi obiettivi su ClickUp e collegali direttamente alle attività che li realizzano.
Domande frequenti sugli obiettivi di progetto
In che modo gli obiettivi di progetto si allineano con gli obiettivi aziendali?
Un obiettivo di progetto dovrebbe ricondursi direttamente a un obiettivo aziendale. Se ciò non è possibile, il progetto è difficile da giustificare. L’obiettivo definisce il risultato (ad es. «migliorare l’esperienza di supporto»). L’obiettivo aziendale, invece, spiega perché quel risultato è importante per l’azienda (fidelizzazione, ricavi, costi). Anche i lavori sull’infrastruttura interna sono finalizzati a tempi di risposta più rapidi o a una riduzione dei costi. Se non riesci a tracciare questa linea di collegamento, consideralo un segnale per fermarti un attimo prima di dare il via al progetto.
Qual è la differenza tra gli obiettivi del progetto e gli OKR?
Un obiettivo di progetto è il risultato generale di un singolo progetto. Gli OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) sono un quadro di riferimento a livello aziendale per definire e valutare gli obiettivi tra i vari team ogni trimestre. Essi si sovrappongono: un obiettivo di progetto corrisponde a un “Obiettivo” OKR, mentre i suoi obiettivi misurabili corrispondono ai “Risultati Chiave”. Gli OKR aggiungono una cadenza, come cicli trimestrali o check-in. Utilizza semplici obiettivi di progetto per una singola iniziativa; ricorri agli OKR formali quando l’allineamento tra più team rappresenta di per sé la sfida.
Come si misura un obiettivo di progetto che non è direttamente misurabile?
Si misura in modo indiretto, attraverso gli obiettivi SMART che ne costituiscono la base. L’obiettivo rimane orientativo; ogni obiettivo è associato a una metrica e a una scadenza (ad esempio, “ridurre il tempo di prima risposta a meno di quattro ore entro sei mesi”). Il monitoraggio degli obiettivi ti permette di capire se l’obiettivo è alla tua portata. Strumenti come ClickUp automatizzano questo processo raggruppando le attività collegate e i progressi verso l’obiettivo in un unico obiettivo che può essere monitorato in base alla percentuale di completamento, in modo da non ridurre mai l’obiettivo a un unico numero.
Qual è la differenza tra un obiettivo di progetto e un KPI?
Un obiettivo di progetto è un risultato orientativo legato a un'iniziativa specifica: termina quando il progetto giunge al termine o quando il risultato è stato raggiunto. Un KPI (Key Performance Indicator, indicatore chiave di prestazione) è una metrica operativa continua che persiste al di là di qualsiasi singolo progetto. Un obiettivo di progetto potrebbe essere "migliorare l'esperienza di supporto", mentre il KPI su cui influisce è "tempo medio di prima risposta". Il primo è temporaneo e strategico; il secondo è permanente e diagnostico.
Qual è la differenza tra un obiettivo di progetto e una visione di progetto?
Una visione di progetto è ambiziosa e spesso astratta: «diventare il prodotto più facile da adottare». Un obiettivo di progetto è sufficientemente concreto da poter essere valutato alla chiusura del progetto: «migliorare l’adozione da parte dei nuovi clienti». La visione motiva; l’obiettivo guida. La maggior parte dei singoli progetti necessita di un obiettivo, non di una visione. Le visioni appartengono al livello di programma o di portfolio, dove più progetti sono al servizio della stessa ambizione a lungo termine.
Qual è la differenza tra un obiettivo di progetto e un risultato atteso?
Un obiettivo è il cambiamento che si desidera ottenere. Un risultato atteso è un elemento tangibile che viene consegnato. Ad esempio, «migliorare l’onboarding dei nuovi clienti» è un obiettivo. E «una procedura guidata di configurazione riprogettata» è un risultato atteso che contribuisce al raggiungimento di tale obiettivo. I risultati attesi sono elementi che è possibile spuntare dall’elenco; l’obiettivo è il risultato finale che tali elementi dovrebbero produrre.
Un progetto può avere più di un obiettivo?
È possibile, ma nella maggior parte dei casi è preferibile che un progetto abbia un unico obiettivo principale, occasionalmente due, ciascuno con da tre a cinque obiettivi. Quando tutto è considerato un obiettivo, nulla ha la priorità e il lavoro richiesto si disperde. Cinque o sei obiettivi indicano solitamente che alcuni di essi sono in realtà obiettivi etichettati in modo errato.