Immaginate questo: Mappate il chef's kiss di piano del progetto di progetto, con l'indicazione di tutte le consegne, le date di scadenza e gli assegnatari. Il flusso di lavoro ? Preciso. La Sequenza? Impeccabile. Il team? Impeccabile. 🤩
Eppure, a metà del progetto, il team trova il piano completamente deragliato. E non c'è abbastanza caffeina nell'area dei tre Stati per alimentarvi verso una conclusione puntuale. ☕
Questo scenario è fin troppo familiare ai project manager, che spesso si ritrovano a riassegnare le attività, ad allungare le scadenze e a scusarsi con i client durante un progetto in ritardo. Il colpevole? I colli di bottiglia, ovvero un punto di congestione che rallenta la produttività.
Per aiutarvi a capire meglio i colli di bottiglia e a evitarli nei progetti futuri, vi spieghiamo cosa sono, come identificarli e come prevenirli nella vostra azienda.
Che cos'è un collo di bottiglia?
In parole povere, un collo di bottiglia è qualsiasi cosa che interrompa, faccia deragliare o ritardi il piano del progetto.
Pensate a un collo di bottiglia letterale: Il punto stretto o il collo di una bottiglia costruito per rallentare il flusso del liquido. Allo stesso modo, i colli di bottiglia in project management agiscono come un punto di restrizione: un punto in cui c'è troppo lavoro da fare e non ci sono abbastanza persone, processi e sistemi per gestirlo. 🧐
Pur variando da settore a settore, i colli di bottiglia sono tipicamente di due tipi:
- Colli di bottiglia a breve termine: I colli di bottiglia a breve termine sono spesso causati da una carenza di manodopera e sono problemi temporanei. Ad esempio, un grande magazzino potrebbe avere un collo di bottiglia durante il mese di dicembre, con l'aumento degli acquirenti per le vacanze
- Colli di bottiglia a lungo termine: I colli di bottiglia a lungo termine si protraggono per un lungo periodo, con sistemi o processi inefficienti come causa principale. Ad esempio, un'agenzia pubblicitaria che non investe in un sistema efficace di gestione della pubblicitàsoftware di project management efficace sperimenterebbe un collo di bottiglia a lungo termine
Visualizzate lo stato dei progetti e le attività rimanenti nel vostro team o reparto con le dashboard di ClickUp 3.0
I colli di bottiglia, pur essendo comuni, possono causare effetti disastrosi per i project management e per l'azienda nel suo complesso. Poiché i colli di bottiglia si accompagnano a ritardi nella Sequenza e a un aumento dei costi, provocano un effetto domino che porta a clienti scontenti, budget costosi, piani di marketing annullati e membri del team frustrati.
Conseguenze dei colli di bottiglia nelle vostre operazioni
Un collo di bottiglia può creare scompiglio nel progetto (e, col tempo, nell'intera azienda). Anche se i colli di bottiglia variano a seconda delle dimensioni, della portata e della Sequenza del piano originale del progetto, ci sono alcune conseguenze universali di cui dovete essere consapevoli.
Mancate scadenze
Se c'è troppo lavoro e non ci sono abbastanza persone e/o processi per gestirlo, rispettare le scadenze di un progetto diventa quasi impossibile. Ad esempio, quando si verificano colli di bottiglia nel processo di produzione, possono ritardare l'intera linea di produzione. Questo, a sua volta, ritarda il lancio del prodotto finale.
Impostare in modo semplice e rapido le date di inizio e di scadenza all'interno di un'attività o utilizzare impostazioni condizionali per far ripetere le date o creare una nuova attività dopo il completamento
Nel project management, le scadenze non rispettate o le attività riassegnate possono causare lunghi tempi di attesa tra i membri del team. Se un dipendente consegna in ritardo un report, il suo supervisore deve rimandare la revisione, impedendo al team di progettazione grafica di iniziare il lavoro in tempo. Il risultato? O si corre a perdifiato fino alla fine o si consegna il report in ritardo al client finale.
Superamento del budget
I colli di bottiglia sono uno dei modi più semplici per sforare il budget. Ad esempio, se c'è un collo di bottiglia all'interno della vostra catena di approvvigionamento, dovrete rifornirvi da fornitori diversi o fare un ordine urgente. Questo fa aumentare rapidamente il costo delle materie prime, portando la produttività totale oltre il budget.
I project manager si trovano spesso a dover affrontare un collo di bottiglia. Se il progetto subisce un'interruzione imprevista, ritardando così il progetto, l'azienda potrebbe dover pagare gli straordinari ai dipendenti per terminare il lavoro nei tempi previsti. Oppure, potrebbe essere necessario assumere lavoratori stagionali o appaltatori per alleviare il carico di lavoro.
Alto turnover dei dipendenti
Nessuno vuole lavorare in un costante stato di stress, di comunicazione errata e di riassegnazione delle date di scadenza. Se i colli di bottiglia del progetto costringono i membri del team a lavorare al massimo delle loro capacità, questo può portare rapidamente alla frustrazione e al burnout.
Secondo Gallup's State of the Workforce 2023 (Stato della forza lavoro 2023) quasi la metà (44%) dei lavoratori si sente stressata quotidianamente. Questo porta a un elevato turnover dei dipendenti, che potrebbe essere il motivo per cui il 51% dei dipendenti è alla ricerca attiva di un altro lavoro. Lezione imparata: Se volete trattenere i migliori talenti, fermate i colli di bottiglia prima che si verifichino, riducendo così le notti in bianco, le attività riassegnate o i progetti strapazzati dai dipendenti.
Relazioni tese con i fornitori
La presenza di colli di bottiglia comuni durante il processo di produttività può compromettere le relazioni con i fornitori o i venditori. Ad esempio, anche se qualche ordine in più è gradito, i continui ordini dell'ultimo minuto possono diventare rapidamente stancanti. Inoltre, se i colli di bottiglia causano mancati pagamenti, potreste ritrovarvi nella lista nera dei fornitori di fiducia.
Relazioni smorzate con i client
I colli di bottiglia mettono a repentaglio la produttività complessiva e possono mettere a dura prova - o mettere fine - le relazioni con i client. Se il vostro team non rispetta le scadenze, riprogramma le riunioni o presenta un lavoro scadente, i client potrebbero licenziarvi come provider. Questo danneggia i vostri profitti e la vostra reputazione, impedendovi di ottenere contratti futuri.
Passi pratici per identificare e gestire i colli di bottiglia
Da fare: sospettate che i colli di bottiglia stiano minacciando la vostra azienda? Seguite i passaggi seguenti per condurre un'analisi dei colli di bottiglia nei flussi di lavoro dei vostri progetti. 🔍
1. Comprendere il vostro collo di bottiglia
Il primo passaggio per mitigare un collo di bottiglia? Capire il problema che si sta affrontando.
Quando si parla di project management, le cause dei colli di bottiglia sono due:
- I colli di bottiglia basati sui sistemi: I colli di bottiglia basati sui sistemi o sui processi in genere significano che non avete i processi, il software o l'infrastruttura giusti per gestire le attività di progettocarico di lavoro attuale. Forse non avete il giusto software di project management, la configurazione della catena di montaggio o le automazioni del flusso di lavoro per tenere il passo con le richieste dei client
- I colli di bottiglia basati sulle persone: I colli di bottiglia basati sulle persone significano tipicamente che non avete abbastanza persone, o forse le persone giuste, per stare al passo con le richieste dei progetti. Ciò potrebbe significare che è necessario assumere lavoratori stagionali, assumere un lavoratore senior o trovare un collega con un set di competenze unico
Confrontate visivamente i carichi di lavoro del team e seguite lo stato di avanzamento con la vista Carico di lavoro di ClickUp
Comprendere il problema del vostro flusso di lavoro può aiutarvi a risolverlo, sia che si tratti di assumere nuovi membri del team, migliorare i processi aziendali o aggiornare il software.
2. Mappa dei processi Mappa dei processi fornisce una panoramica a 500 metri di distanza del flusso di lavoro. È possibile visualizzare ogni passaggio del piano di progetto, comprendendo quali attività sono state completate in tempo e quali hanno causato un lavoro arretrato.
Nelle Mappe mentali di ClickUp è possibile riorganizzare facilmente i nodi in base alla loro struttura gerarchica
Mappando l'intero progetto, tipicamente attraverso un diagramma di flusso o un altro strumento, è possibile identificare i punti critici nella Sequenza. Da lì, si possono analizzare le metriche per identificare i punti in cui si verificano i colli di bottiglia.
3. Parlate con il vostro team
Certo, i numeri non mentono mai, ma non sempre raccontano tutta la storia. Riunite tutte le parti interessate, dai dirigenti agli associati, chiedendo loro quali sono le attività che richiedono più tempo o che spesso si perdono nella confusione.
Con una conversazione aperta e onesta con il team, si può scoprire chi è più oberato, perché si verificano cali di comunicazione e chi potrebbe dare una mano in più.
4. Creare un piano di miglioramento continuo
Una volta individuati i colli di bottiglia nel vostro piano del progetto è il momento di fare degli aggiustamenti. Individuate dove potete eliminare le inefficienze e le ridondanze o bilanciare il carico di lavoro del vostro team. L'attuazione di un piano di miglioramento continuo può aumentare il morale del team, far sì che i progetti rispettino le scadenze e il budget e rafforzare le relazioni con client e fornitori.
Metodi di prevenzione dei colli di bottiglia: 10 modi per non perdere la rotta
Cercate di ridurre i colli di bottiglia nel project management? Di seguito, troverete 10 strategie per mantenere il vostro piano di progetto in linea con i tempi e il budget previsti strumenti di gestione del carico di lavoro necessari per realizzarli. 👏
1. Creare una rappresentazione visiva dei flussi di lavoro
Brainstorming, strategie o mappatura dei flussi di lavoro con le lavagne online di ClickUp, che consentono di collaborare visivamente
Il modo migliore per eliminare i colli di bottiglia è creare una rappresentazione visiva di ogni passaggio del piano del progetto. Utilizzate le lavagne Lavagna online di ClickUp funzionalità/funzione per disegnare il flusso di lavoro di ogni progetto. Da qui i membri del team possono prendere note, identificare i punti di congestione o persino disegnare un flusso di lavoro alternativo.
2. Automazioni delle attività ripetitive
Se il vostro team si trova costantemente ad operare con capacità limitate, aiutate ad alleggerire il peso automatizzando le attività ripetitive.
Visualizzare e gestire rapidamente le Automazioni attive e inattive negli Spazi con gli aggiornamenti e le descrizioni dell'utente
Con Automazioni ClickUp clickUp offre oltre 100 automazioni per snellire i flussi di lavoro, le attività di routine e i passaggi di progetto. Inoltre, è possibile assegnare automaticamente le attività, aggiungere commenti o aggiornare gli stati per prevenire i colli di bottiglia prima che si verifichino. Da fare per aiutare il vostro team a concentrarsi sulle priorità più importanti e mantenere il progetto senza intoppi.
3. Implementare il piano delle capacità Piano di capacità consiste nello stimare le risorse necessarie per completare un determinato progetto (cioè le persone, il tempo e gli strumenti necessari per terminare le attività). Chiave di una corretta gestione delle operazioni, il piano delle capacità è un'equazione tra domanda e offerta, che calcola quante risorse servono e quante risorse si hanno a disposizione.
Vedere i carichi di lavoro del team a colpo d'occhio per meglio delegare o riassegnare le attività e capire rapidamente chi è sotto o sopra capacità
Fortunatamente, Vista Carico di lavoro di ClickUp semplifica il piano delle capacità, fornendo un quadro della quantità di lavoro delegato a ciascun membro del team. Da qui è possibile visualizzare la capacità di ciascun membro del team in relazione al suo carico di lavoro attuale.
4. Creazione di un grafico Gantt
Raggruppate, filtrate o nascondete le attività dei grafici Gantt di ClickUp 3.0 per monitorare e collegare i flussi di lavoro di tutti i vostri lavori Grafici di Gantt sono strumenti incredibili che consentono di visualizzare tutte le sequenza dei progetti per massimizzare la produttività. Con Grafici Gantt di ClickUp è possibile monitorare lo stato di avanzamento del progetto, gestire le scadenze e individuare potenziali colli di bottiglia. Inoltre, è possibile creare visualizzazioni a cascata per dare facilmente priorità alle attività più importanti.
5. Comprendere le attività in dipendenza
Una delle cause principali dei colli di bottiglia sono le attività dipendenti (cioè quelle che potrebbero bloccare o impedire l'inizio di un'altra attività). Con Dipendenze di ClickUp è possibile creare relazioni tra attività o documenti. È sufficiente creare dipendenze "di blocco" o "in attesa di" affinché il team comprenda sempre l'ordine migliore delle operazioni.
6. Sfruttare un modello di miglioramento dei processi
Il miglioramento dei processi aiuta a determinare l'efficienza di sistemi e processi all'interno dell'organizzazione. Con un'analisi di modello di miglioramento dei processi è possibile creare un piano sincronizzato per apportare modifiche al progetto.
Personalizzate le vostre fasi o utilizzate le categorie già pronte del modello di struttura di ripartizione del lavoro per tenere sotto controllo le attività di miglioramento del processo
Fortunatamente, ClickUp viene fornito con diversi modelli in cui è possibile aggiungere campi personalizzati, personalizzare le visualizzazioni o collaborare con i colleghi per mettere facilmente in atto il vostro piano.
7. Suddividere i progetti in attività cardine
Progetti che si estendono per diverse settimane, se non per mesi o anni, possono intimorire. Per evitare che un progetto di grandi dimensioni si disfi, assicuratevi di suddividerlo in parti più piccole.
Individuate facilmente i punti critici del progetto con le attività cardine di ClickUp e utilizzate le icone a forma di diamante in grassetto per tenere tutti concentrati sui traguardi chiave
Attuazione attività cardine del progetto suddivide il piano in diverse fasi (ad esempio, una fase di progettazione o una fase di sviluppo), mantenendo così il team in carreggiata. Sfruttare una grafico delle attività cardine per avere una panoramica di alto livello di ogni fase del progetto. Quindi, utilizzare Stati personalizzati di ClickUp per tenere il team aggiornato sul raggiungimento di ogni attività cardine.
8. Parlare direttamente con i membri del team
Come menzionato in precedenza, a volte i dati non dipingono un quadro chiaro, ed è per questo che è necessario parlare direttamente con i membri del team quando si migliorano i piani del progetto.
Se state cercando di prevenire i colli di bottiglia, chiedete ai membri del team un feedback su cosa ha funzionato (e cosa no) nei progetti passati. All'interno di ClickUp, è possibile ospitare una sessione di brainstorming o di inviare un questionario a tutte le parti interessate. Da qui si può capire se un collo di bottiglia è dovuto a una mancanza di risorse, di personale o al fatto che non si dispone delle giuste risorse strumenti per il project management .
9. Implementare il monitoraggio del tempo
Visualizzate il tempo tracciato tra le attività e le posizioni dell'attività per avere una visione semplificata dello stato complessivo del team
Uno dei motivi per cui i progetti deragliano è che i team sottovalutano il tempo necessario per completare una determinata attività. Per garantire che tutti progetti, le pianificazioni sono accurati, sfruttano ClickUp Monitoraggio del tempo . I membri del team possono registrare facilmente il tempo da qualsiasi dispositivo, modificare le voci e aggiungere note ai tempi registrati per creare migliori stime future.
10. Consolidamento della comunicazione del team
I progetti non vanno sempre fuori strada perché il team non comunica. Al contrario, possono andare fuori strada perché comunicano nei posti sbagliati
Con ClickUp Chat, la comunicazione del team si riunisce in un unico spazio per condividere gli aggiornamenti, collegare le risorse e collaborare senza sforzo
Se il vostro team è costretto a cercare tra email, testi e canali Slack per trovare l'ultimo aggiornamento su un progetto, non vi sta facendo un favore. Fortunatamente, con ClickUp Chat visualizza è possibile consolidare tutte le conversazioni all'interno del software di project management, prevenendo così i colli di bottiglia prima che si verifichino.
Prevenire i colli di bottiglia prima che si verifichino con ClickUp
Un collo di bottiglia nel project management si verifica quando c'è troppo lavoro e poche risorse per gestirlo. La congestione risulta in un arretrato di lavoro, che porta i piani di progetto a sforare il budget o a superare la Sequenza assegnata.
Fortunatamente, ClickUp ha gli strumenti di project management per identificare i colli di bottiglia e mantenere i piani in linea. Con ClickUp è possibile assegnare attività, fare commenti, impostare attività cardine del progetto e personalizzare le visualizzazioni per prevenire i colli di bottiglia prima che si verifichino. Inoltre, è possibile automatizzare le attività ripetitive, integrare ClickUp con centinaia di altri sistemi e sfruttare migliaia di modelli per aiutare il team a rispettare i tempi.
Iniziate a identificare i colli di bottiglia in un batter d'occhio con provate ClickUp oggi stesso . 🙌