Prima di iniziare qualsiasi progetto, una delle prime cose che i manager stabiliscono è una scadenza, ovvero il giorno entro il quale il progetto deve essere consegnato. La scadenza, nota anche come data di scadenza, funge da punto di riferimento per il progetto.
In uno studio sui product manager, Gartner ha scoperto che il 45% dei lanci subisce un ritardo di almeno un mese! In tutti i progetti, i reparti, le organizzazioni e le aree geografiche, il mancato rispetto delle scadenze è piuttosto comune per vari motivi.
In questo post del blog esploriamo perché è essenziale rispettare le scadenze, quali sfide si devono affrontare e come migliorare le possibilità di rispettare le scadenze nei propri progetti.
L'importanza di rispettare le scadenze durante le riunioni
Quando firmano il contratto, i team di progetto si impegnano a rispettare una scadenza. Questo impegno è di per sé un motivo sufficiente per rispettarla. Ma c'è di più.
Credibilità: rispettare le scadenze concordate è il segno fondamentale della credibilità. Dimostra che sei affidabile e degno di fiducia.
Eccellenza operativa: consegnare un progetto in tempo dimostra le tue competenze, capacità ed eccellenza operativa. Dimostra che sei in grado di stimare, pianificare e consegnare un progetto.
Prudenza finanziaria: a volte i contratti prevedono clausole penali per ritardi nella consegna, il che significa che potresti perdere denaro se non rispetti le scadenze del progetto. Completare il progetto in tempo ti garantisce di ricevere il compenso concordato.
Libertà di pianificare in anticipo: quando sai che un progetto sarà completato in tempo, puoi programmare il prossimo con sicurezza. Questo favorisce la continuità aziendale e, di conseguenza, la redditività.
Sebbene sia ovvio che rispettare le scadenze sia la cosa più professionale da fare, non è sempre facile.
Sfide comuni nelle riunioni per il rispetto delle scadenze
Le organizzazioni spesso incontrano difficoltà nel rispettare le scadenze che si sono impegnate a rispettare. Alcune delle più comuni sono le seguenti.
Impegni eccessivi: il team commerciale potrebbe aver promesso scadenze troppo ambiziose, che i team dei progetti faticano a rispettare.
Sottovalutare: i team di progetto spesso sottovalutano il lavoro richiesto, impegnandosi a rispettare scadenze impossibili.
Pianificazione irrealizzabile: i team di progetto hanno bisogno di tempo per comprendere i requisiti e intensificare il lavoro richiesto. Pianificando le attività fin dal primo giorno, i project manager mettono se stessi e i loro team nella condizione di non riuscire a rispettare le scadenze.
Cattiva definizione delle priorità: le attività hanno gerarchie e dipendenze. Non definendo correttamente le priorità, i team saranno spinti al caos e alla confusione, finendo per non rispettare le scadenze.
Mancanza di collaborazione: quando i vari membri del team non comunicano regolarmente tra loro, è probabile che alcune informazioni vadano perse. Ciò comporta risultati al di sotto degli standard, che devono essere rielaborati, ritardando ulteriormente le scadenze.
La buona notizia è che migliaia di organizzazioni hanno già affrontato queste sfide in passato e hanno sviluppato strategie collaudate e best practice per superarle. Prendiamo ispirazione da loro!
10 strategie comprovate per rispettare le scadenze
Affinché una scadenza sia realizzabile, deve essere realistica, ovvero il lavoro deve poter essere ragionevolmente completato entro tale termine.
Prima di assegnare le scadenze di un progetto, comprendi chiaramente la sua portata. Delinea le attività, pianifica le dimensioni del team, stima le ore di lavoro necessarie e definisci il calendario di consegna. Solo se sembra realizzabile, commit a rispettarlo.
Ora che ti sei impegnato a rispettare una scadenza realistica, ecco dieci strategie collaudate per raggiungerla.
1. Suddividi il progetto in attività e sottoattività
Roma non è stata costruita in un giorno, e nemmeno il tuo progetto lo sarà. Quindi, suddividi il tuo progetto in parti gestibili di attività più piccole.
- Chiarire gli obiettivi del progetto
- Stabilisci una chiara gerarchia di attività e sottoattività, assicurandoti che una sia il proseguimento dell'altra
- Scrivi brief dettagliati/user story per ogni attività per assicurarti che i membri del team comprendano ciò che devono fare
- Crea delle attività cardine che segnano il completamento di fasi specifiche del progetto
- Assegna utenti e supervisori a ciascuna attività per garantire una distribuzione uniforme del carico di lavoro
- Includi liste di controllo per assicurarti che l'attività venga completata secondo gli standard previsti
- Imposta date di inizio e date di scadenza per ogni attività
- Assegna attentamente le priorità alle attività e alle sottoattività
Non dimenticare le attività operative, come riunioni StandUp, retrospettive, reportistica, ecc.
2. Utilizza un software di project management
Lo scopo principale di un software di gestione delle attività è quello di alleggerire il carico operativo tuo e del tuo team. Gli strumenti di project management come ClickUp possono offrirti i seguenti vantaggi:
Visibilità: tutti i membri del team possono vedere quali attività sono nel piano, quali sono state completate, quali restano da svolgere e altro ancora. Questo aiuta tutti a comprendere il contesto e a contribuire in modo olistico.
Accesso: tutte le informazioni relative al progetto sono raccolte in un unico posto, accessibile a chiunque ne abbia bisogno. In questo modo, tutti saranno letteralmente sulla stessa pagina.
Collaborazione: hai una domanda per un collega? Basta lasciare un commento sotto l'attività e taggare il collega. Riceverà una notifica e ti risponderà nel contesto, in tempo.
Connessioni: un progetto è molto più di un semplice insieme di attività. Comprende documentazione, flussi di lavoro, conversazioni e altre conoscenze istituzionali. Uno strumento come ClickUp può rendere queste connessioni disponibili a tutti i membri del team.
Stima: se hai già gestito un progetto simile su ClickUp, disponi già di tutti i dati operativi necessari. In questo modo, puoi stimare rapidamente il lavoro richiesto e pianificare il rispetto delle scadenze.
Pianificazione giornaliera: ClickUp può anche fungere da app per la pianificazione giornaliera, offrendoti una visione chiara del lavoro che tu e il tuo team dovete svolgere ogni giorno.
Con gli aspetti relativi al "project management" curati da ClickUp, i membri del tuo team possono concentrarsi sulle proprie attività.
3. Prestare attenzione alle dipendenze
Un modo sicuro per non rispettare le scadenze è presumere che le attività funzionino in modo isolato e possano essere completate in modo indipendente. In realtà, la maggior parte delle attività di qualsiasi progetto dipendono da altre.
Ad esempio, il team di sviluppo può iniziare a lavorare sulla home page solo quando il team di progettazione ha completato l'interfaccia utente. Per progettare l'interfaccia utente, lo scrittore deve aver redatto il testo. Ciò è possibile solo quando il team aziendale ha fornito loro le linee guida.
Un ritardo in qualsiasi fase comporterà uno slittamento della scadenza finale o una pressione eccessiva su chi sta lavorando ai passaggi finali. Avere un programma dettagliato è utile, ma gestirlo è tutta un'altra cosa.
Presta attenzione alle dipendenze mentre imposti le attività. Le attività di ClickUp ti consentono di assegnare scadenze per ogni attività e sottoattività. Riunisci il team e discuti con loro le dipendenze. Ottieni il loro impegno a rispettare le scadenze nell'interesse del progetto.
Mappa queste dipendenze utilizzando le priorità delle attività di ClickUp, in modo che tutti i membri del team siano consapevoli delle conseguenze dei propri ritardi.
Se non sei sicuro di come stabilire le priorità delle attività e delle dipendenze, dai un'occhiata ai modelli di prioritizzazione di ClickUp per trovare aiuto.
4. Utilizza la curva a S
Una curva a S è un grafico matematico che traccia i punti dati cumulativi lungo gli assi X e Y. Un progetto tipico ha la forma della lettera S, da cui il nome.
Supponiamo che stiate sviluppando un software per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Prima di iniziare a scrivere il codice, dovete comprendere il settore, il tipo di clienti che avrete, le informazioni che dovrete acquisire e così via. All'inizio questo richiede tempo.
Se pianifichi le attività di programmazione fin dal primo giorno, non riuscirai a rispettare le scadenze e ti ritroverai con ritardi continui.
Pianificare il tempo e lo stato delle attività sotto forma di curva a S aiuta a iniziare lentamente e ad accelerare il completamento delle attività nel tempo.
Utilizza le date di inizio e di scadenza di ClickUp per ogni attività per assicurarti di rispettare la pianificazione. In questo modo, avrai un po' di respiro all'inizio del progetto e potrai prendere slancio quando ti sentirai sicuro.
5. Pianifica dei tempi di riserva
Uno degli errori più gravi che commettono i project manager è quello di impegnarsi a rispettare scadenze strette e poi concentrare troppo le attività critiche. Questo crea due problemi specifici.
- Crea un senso di urgenza, eliminando ogni spazio per essere innovativi o concentrarsi sulla qualità
- Non lasciare spazio a circostanze inevitabili, come un'emergenza personale di un membro del team
Quando pianifichi un progetto, metti da parte un po' di tempo extra sulla tua app per pianificare il lavoro. Dai ai membri del tuo team un po' di spazio per essere creativi e non solo per cercare di completare le attività.
Le funzionalità di gestione del tempo di ClickUp possono aiutarti! Una volta impostati i compiti, i sottocompiti e le dipendenze, utilizza la vista calendario di ClickUp per visualizzare la visione d'insieme.
Se le scadenze sono troppo ravvicinate, trascinale su un altro giorno. In questo modo verranno riprogrammate automaticamente anche le attività a valle che dipendono da esse.
Ma ricorda la legge di Parkinson, secondo cui il lavoro tende ad espandersi fino a riempire tutto il tempo disponibile per il suo completamento. Evita di concederti troppo margine per non procrastinare. Le scadenze comunicano l'urgenza con cui il progetto deve essere completato.
6. Evitare lo scope creep
Lo scope creep si verifica quando il cliente/sponsor del progetto apporta modifiche o integrazioni agli obiettivi originali di un progetto. Lo scope creep finisce tipicamente per aumentare il lavoro da fare, inserendo nuove attività a metà percorso e compromettendo il rispetto delle scadenze.
In qualità di project manager, è tua responsabilità evitare lo scope creep. Puoi farlo raccogliendo requisiti chiari fin dall'inizio. I modelli di documento sui requisiti di prodotto (PRD) di ClickUp sono un ottimo punto di partenza.
In alternativa, puoi riprogrammare il progetto con una nuova scadenza per adattarlo al nuovo ambito.
7. Monitorare i progressi
Ti è mai capitato di trovarti in una situazione in cui la scadenza è oggi e non sei neanche lontanamente vicino a completare il progetto? Questo accade soprattutto quando si gestiscono più progetti contemporaneamente.
Per evitare di essere sopraffatti dall'ultimo giorno, tieni regolarmente sotto controllo lo stato.
- Guarda la dashboard di ClickUp per vedere i grafici burn-up e burn-down
- Consulta la vista Carico di lavoro per sapere chi è in anticipo o in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Offri aiuto a chi è in difficoltà
- Utilizza la vista Kanban per ordinare le attività in base allo stato
- Utilizza il grafico Gantt per visualizzare le attività imminenti e le loro dipendenze
- Utilizza la visualizzazione del calendario per vedere le attività future per giorno, settimana o mese
8. Gestisci il tempo in modo efficace
Uno dei fattori critici per l’esito positivo di un progetto è la gestione del tempo. È possibile garantire il rispetto delle scadenze monitorando, tracciando e gestendo il tempo del proprio team. Inoltre, è possibile assicurarsi che nessuno sia sovraccarico di lavoro e costretto a lavorare per ore infinite. In questo modo non si rischia di metterli in condizioni di non riuscire a rispettare scadenze strette.
Sebbene sul mercato siano disponibili diversi strumenti per la gestione del tempo, quello più adatto alle tue esigenze è quello progettato per sfruttare il monitoraggio del tempo a favore dell’esito positivo dei progetti.
La funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp fa proprio questo. Il tuo team può utilizzare ClickUp per monitorare il tempo da qualsiasi dispositivo. Può avviare e arrestare il timer mentre esegue un'attività o aggiungere tempo in modo retroattivo con il monitoraggio manuale.
È possibile aggiungere note alle voci relative al tempo impiegato per indicare esattamente a cosa è stato dedicato il tempo. È anche possibile stabilire le priorità delle attività utilizzando la matrice di gestione del tempo direttamente all'interno di ClickUp.
In qualità di project manager, puoi accedere a tabelle orarie dettagliate e a durate stimate e monitorate del tempo. Utilizzali per comprendere le prestazioni di ciascun membro del team e fornire loro l'aiuto di cui hanno bisogno.
9. Automatizza ciò che puoi
Ogni giorno devono essere completate decine di attività minori e ripetitive relative al project management. I project manager utilizzano spesso app con liste di controllo giornaliere per assicurarsi che vengano completate.
Tuttavia, non è necessario eseguire tutte queste operazioni manualmente. Automatizza il più possibile per liberare tempo da dedicare alla risoluzione dei problemi e all'assistenza al tuo team. ClickUp Automazioni offre oltre 100 flussi di lavoro predefiniti per tutti i tipi di scenari di progetto, ad esempio:
- Aggiungi assegnatario al cambiamento di stato
- Invia una notifica all'utente in caso di modifica delle priorità
- Crea attività ricorrenti in date specifiche
- Aggiungi un osservatore quando la scadenza è trascorsa
- Avvisa il manager quando il tempo monitorato supera la durata stimata
Non hai familiarità con l'automazione? Ci pensiamo noi. Ecco la nostra guida all'automazione con esempi pratici!
10. Comunicare in modo proattivo con tutte le parti interessate
Nonostante il tuo lavoro richiesto, a volte non riesci a rispettare una scadenza a causa di fattori che sfuggono al tuo controllo. Ad esempio, la pandemia globale o la guerra in Ucraina hanno creato problemi irrisolvibili nella catena di approvvigionamento che hanno posticipato le scadenze di diverse organizzazioni.
Quando una scadenza sta per essere superata, tieni informati gli stakeholder. Informa lo sponsor del progetto o il client che sono previsti dei ritardi. Parla con il team di progetto per vedere se è possibile fare qualcosa per completare il progetto in tempo per la scadenza.
Non mancare mai più una scadenza
Fare una promessa e mantenerla sono i tratti distintivi della professionalità. Come promessa, le scadenze sono importanti.
Sebbene sia ampiamente accettato che a volte le scadenze non vengano rispettate, rimanere indietro rispetto al programma non dà una buona immagine delle tue capacità di project management.
Migliora la tua gestione dei progetti e non perdere mai una scadenza con ClickUp. Hai bisogno di pianificare il tuo progetto? Usa le attività. Hai bisogno di programmarlo? Usa date e orari. Sei preoccupato per le dipendenze delle attività? Collega facilmente le attività.
Non sei sicuro che le tue scadenze siano realistiche? Utilizza il calendario o la vista Carico di lavoro per vedere cosa è possibile fare. Vuoi tenere sotto controllo lo stato dei progetti? Utilizza la dashboard. Gestisci più progetti contemporaneamente? Niente di più facile!
ClickUp è progettato con tutti gli strumenti necessari per rimanere in carreggiata. Non sei convinto? Guarda tu stesso.