Prima di iniziare qualsiasi progetto, una delle prime cose che i manager impostano è una scadenza, cioè il giorno entro il quale il progetto deve essere consegnato. La scadenza, nota anche come data di scadenza, funge da termine di paragone per il progetto.
In uno studio condotto sui responsabili di prodotto, Gartner rileva che il 45% dei lanci viene ritardato di almeno un mese! Tra progetti, dipartimenti, organizzazioni e aree geografiche, il mancato rispetto delle scadenze è abbastanza comune per vari motivi.
In questo post esploriamo i motivi per cui la riunione delle scadenze è essenziale, le sfide che dovete affrontare e come migliorare le possibilità di rispettare le scadenze nei vostri progetti.
Importanza della riunione delle scadenze
Quando firmano sulla linea tratteggiata, i team dei progetti si impegnano a rispettare una scadenza. Questo commit è già di per sé una ragione sufficiente per riunirsi. Ma c'è di più.
Credibilità: La riunione delle scadenze impegnate è un indicatore fondamentale di credibilità. Dimostra che siete affidabili e degni di fiducia.
Eccellenza operativa: Consegnare un progetto in tempo dimostra le vostre competenze, capacità ed eccellenza operativa. Dimostra che siete in grado di stimare, programmare e consegnare un progetto.
Prudenza finanziaria: A volte i contratti prevedono clausole di penalità in caso di ritardi nella consegna, il che significa che potete perdere denaro per non aver riunito le scadenze del progetto. Completare il progetto in tempo vi garantisce il pagamento di quanto concordato.
Libertà di pianificare il futuro: Quando si sa che un progetto sarà completato nei tempi previsti, si può programmare con fiducia il successivo. Ciò favorisce la continuità aziendale e, per estensione, la redditività.
Sebbene sia ovvio che la riunione delle scadenze sia la cosa professionale più importante da fare, non è sempre facile.
Sfide comuni della riunione delle scadenze
Le organizzazioni devono spesso affrontare delle sfide per la riunione delle scadenze che si sono impegnate a rispettare. Alcune delle più comuni sono le seguenti.
Over-committed: Il team commerciale potrebbe aver venduto una scadenza eccessiva, che i team del progetto faticano a riunire.
Sottovalutazione: I team di progetto spesso sottovalutano il lavoro richiesto, impegnandosi a rispettare una scadenza troppo ravvicinata.
Pianificazione irraggiungibile: I team di progetto hanno bisogno di tempo per comprendere i requisiti e aumentare il lavoro richiesto. Programmando le attività fin dal primo giorno, i gestori del team rischiano di non rispettare le scadenze.
Priorità sbagliata: Le attività hanno gerarchie e dipendenze. Se non priorità se non si riesce a stabilire le giuste priorità, i team saranno spinti al caos e alla confusione, finendo per non rispettare le scadenze.
Mancanza di collaborazione: Quando i vari membri del team non comunicano regolarmente tra loro, è probabile che le informazioni cadano nel dimenticatoio. Ne risulta una consegna inferiore agli standard, che deve essere rielaborata, facendo slittare ulteriormente le scadenze.
La buona notizia è che migliaia di organizzazioni hanno già affrontato queste sfide e hanno sviluppato strategie e best practice comprovate per superarle. Ispiriamoci a loro!
10 strategie comprovate per la riunione delle scadenze
Affinché una scadenza sia realizzabile, deve essere realistica, cioè il lavoro può essere ragionevolmente completato entro quella Sequenza.
Prima di assegnare le scadenze di un progetto, è necessario comprenderne chiaramente l'ambito. Delineate le attività, pianificate la dimensione del team, stimate le ore di lavoro necessarie e mappate i tempi di consegna. Solo se il progetto sembra realizzabile, impegnatevi a realizzarlo.
Ora che vi siete impegnati a stabilire una scadenza realistica, ecco dieci strategie comprovate per rispettarla.
1. Suddividete il progetto in attività e sottoattività
Roma non è stata costruita in un giorno, e nemmeno il vostro progetto lo sarà. Quindi, suddividete il progetto in parti gestibili di attività più piccole.
- Chiarite il concetto digli oggetti del progetto* Impostare una chiara gerarchia di attività e sottoattività, assicurandosi che una si aggiunga all'altra
- Scrivete brief dettagliati/storie degli utenti per ogni attività, per garantire che i membri del team capiscano cosa devono fare
- Creare attività cardine che indichino il completamento di fasi specifiche del progetto
- Assegnare utenti e supervisori per ogni attività, per garantire una distribuzione uniforme del carico di lavoro
- Includere liste di controllo per garantire che l'attività sia completata secondo gli standard previsti
- Impostare date di inizio e di scadenza per ogni attività
- Definire con cura le priorità delle attività e delle sottoattività
Non dimenticate le attività operative, come le riunioni di standup, le retrospettive, la reportistica, ecc.
2. Utilizzate un software di project management
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Navigate facilmente tra i progetti grazie alle oltre 15 visualizzazioni e alla gerarchia unica di ClickUp
A software di gestione delle attività lo scopo principale di un software di gestione delle attività è quello di alleggerire il carico operativo di voi e del vostro team. Strumenti per il project management come ClickUp, possono consentire di ottenere i seguenti risultati:
Visibilità: Tutti i membri del team possono vedere i lavori pianificati, quelli da fare, quelli rimasti e altro ancora. Questo aiuta tutti ad acquisire un contesto e a contribuire in modo olistico.
Accesso: Tutte le informazioni relative al progetto sono consolidate in un unico luogo a cui chiunque può accedere quando ne ha bisogno. In pratica, tutti sono sulla stessa pagina.
Collaborazione: Avete una domanda per un collega? Basta lasciare un commento sotto l'attività e taggare il collega. Il collega verrà avvisato e risponderà in tempo e nel contesto.
Connessioni: Un progetto è più di una semplice raccolta di attività. Include documentazione, flussi di lavoro, conversazioni e altre conoscenze istituzionali. Uno strumento come ClickUp può mettere queste connessioni a disposizione di ogni membro del team.
Stima: Se avete già gestito un progetto simile su ClickUp, disponete già di tutti i dati operativi necessari. In questo modo è possibile stimare rapidamente i lavori richiesti e pianificare il rispetto delle scadenze.
Piano giornaliero: ClickUp può essere utilizzato anche come strumento di app per la pianificazione giornaliera che consente di visualizzare con chiarezza il lavoro che deve essere terminato da voi e dal vostro team ogni giorno.
Con gli aspetti di 'project management' curati da ClickUp, i membri del team possono concentrarsi sulle loro attività.
3. Attenzione alle dipendenze
Un modo sicuro per non rispettare le scadenze è presumere che le attività lavorino in silos e possano essere completate in modo indipendente. In realtà, la maggior parte delle attività di qualsiasi progetto dipende da altre.
Ad esempio, il team di sviluppo può iniziare a lavorare sulla pagina iniziale solo quando il team di progettazione ha completato l'interfaccia utente. Per progettare l'interfaccia utente, lo scrittore deve aver scritto il testo. Da fare solo quando il team aziendale ha dato loro un brief.
Un ritardo in qualsiasi fase farà slittare la scadenza finale o metterà sotto pressione chi lavora agli ultimi passaggi. Se avere un programma dettagliato aiuta, un'altra cosa è gestirlo.
Tenete conto delle dipendenze durante l'impostazione delle attività. Attività di ClickUp permettono di assegnare scadenze per ogni attività e sottoattività. Riunite il team e discutete con loro le dipendenze. Ottenete il loro commit per la riunione delle scadenze nell'interesse del progetto.
Mappate queste dipendenze usando Attività di ClickUp con priorità in modo che tutti i membri del team conoscano le conseguenze dei loro ritardi.
Se non si è sicuri di dare priorità alle attività e delle dipendenze, si consiglia di consultare il sito I modelli di prioritizzazione di ClickUp per aiuto.
Tenete conto delle dipendenze e assegnate le priorità alle attività nel modo giusto con ClickUp
4. Utilizzate la curva a S
Una curva a S è un grafico matematico che traccia punti di dati cumulativi sull'asse X e Y. Un progetto tipico ha la forma della lettera S, da cui il nome.
Supponiamo che stiate costruendo un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Prima di iniziare a scrivere il codice, è necessario capire il settore, il tipo di clienti, le informazioni da acquisire e così via. Inizialmente questo richiede tempo.
Se programmate le attività di codice fin dal primo giorno, non riuscirete a rispettare le scadenze e rischierete di subire ritardi.
Tracciare il tempo e lo stato sotto forma di curva a S aiuta a iniziare lentamente e ad accelerare il completamento delle attività nel tempo.
Utilizzate la curva Date di inizio e di scadenza di ClickUp per ogni attività, in modo da garantire la pianificazione. In questo modo, avrete un po' di respiro all'inizio del progetto e potrete prendere slancio quando vi sentirete sicuri.
5. Programmare un tempo cuscinetto
Uno degli errori più gravi che commettono i project manager è quello di impegnarsi in scadenze ravvicinate e poi di accorpare le attività critiche in modo troppo ravvicinato. Questo crea due problemi specifici.
- Crea un senso di urgenza, eliminando qualsiasi spazio per essere innovativi o concentrarsi sulla qualità
- Non lascia spazio a circostanze inevitabili, come l'emergenza personale di un membro del team
Durante il piano di qualsiasi progetto, mettete da parte un po' di tempo cuscinetto sul vostro app per la pianificazione del lavoro . Date ai membri del vostro team lo spazio per essere creativi e non solo per completare le attività. La gestione del tempo di ClickUp di ClickUp possono essere d'aiuto! Una volta impostate le attività, le sottoattività e le dipendenze, si può utilizzare l'opzione Visualizzazione del calendario di ClickUp per vedere il quadro generale.
Visualizzare il quadro generale con la vista Calendario di ClickUp
Se le scadenze sono troppo ravvicinate, trascinatele in un altro giorno. In questo modo, anche le attività dipendenti verranno automaticamente riprogrammate a valle.
Ma ricordate la legge di Parkinson, secondo la quale il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per completarlo. Evitate di darvi un margine troppo ampio per evitare di procrastinare. Le scadenze comunicano l'urgenza con cui il progetto deve essere completato.
6. Evitare lo scope creep Scorrimento dell'ambito è quando il client/sponsor del progetto apporta modifiche o aggiunte agli oggetti originali di un progetto. Lo Scope creep finisce in genere per aumentare il lavoro da fare, inserendo nuove attività a metà strada e facendo deragliare l'approccio alle scadenze.
In qualità di project manager, è vostra responsabilità evitare lo scope creep. Da fare raccogliendo requisiti chiari fin dall'inizio. Modelli di documento dei requisiti di prodotto (PRD) di ClickUp sono un ottimo punto di partenza.
Evitare lo scope creep con ClickUp
In alternativa, potete riprogrammare il progetto con una nuova scadenza per adattarlo alla nuova portata.
7. Monitoraggio dello stato di avanzamento
Rimanete in cima a ogni progetto e non perdete mai una scadenza
Vi è mai capitato di trovarvi in una situazione in cui la scadenza è oggi e non siete affatto vicini a completare il progetto? Questo succede soprattutto quando gestire più progetti contemporaneamente.
Per evitare di essere sopraffatti l'ultimo giorno, tenete regolarmente sotto controllo lo stato di avanzamento.
- Guardate il dashboard di ClickUp per vedere i grafici di burn-up e burn-down
- Visualizzate la Vista Carico di lavoro per sapere chi è in anticipo o in ritardo rispetto alla tabella di marcia. Offrite aiuto a chi è in difficoltà
- Utilizzate la visualizzazione Kanban per ordinare le attività in base allo stato
- Usare il grafico Gantt per visualizzare le attività future e le loro dipendenze
- Utilizzare la visualizzazione Calendario per visualizzare le attività future per giorno, settimana o mese
8. Gestire il tempo in modo efficace
Uno dei fattori critici dell'esito positivo di un progetto è la gestione del tempo. Potete assicurarvi di rimanere in carreggiata monitorando, seguendo e gestendo il tempo del vostro team. Inoltre, potete anche assicurarvi che nessuno sia in sovraccarico, lavorando per ore interminabili. E che non si crei il rischio di non riuscire a rispettare le scadenze.
Mentre molti strumenti di gestione del tempo sul mercato, il migliore è quello progettato per sfruttare il monitoraggio del tempo per l'esito positivo del progetto. Il monitoraggio del tempo di ClickUp fa proprio questo. Il team può utilizzare ClickUp per monitorare il tempo da qualsiasi dispositivo. Possono avviare e fermare il timer durante l'esecuzione di un'attività o aggiungere retroattivamente il tempo con il monitoraggio manuale.
Capire meglio il carico di lavoro del team con il monitoraggio del tempo di ClickUp
I collaboratori possono aggiungere note alle voci di tempo per fare riferimento esattamente a ciò a cui hanno dedicato il loro tempo. Possono anche assegnare le priorità alle attività utilizzando la funzione matrice per la gestione del tempo all'interno di ClickUp.
In qualità di project manager, potete accedere a tabelle orarie dettagliate e a tempi stimati e monitorati. In questo modo è possibile capire il rendimento di ciascun membro del team e fornire loro l'aiuto di cui hanno bisogno.
9. Automazioni per ciò che è possibile
Automazioni personalizzate in ClickUp
Ogni giorno è necessario completare decine di attività di project management minori e ripetitive. I project management spesso usano app per la lista di controllo giornaliera per assicurarsi che siano completati.
Tuttavia, non è necessario Da fare tutti manualmente. Automatizzate il più possibile per liberare tempo da dedicare alla risoluzione dei problemi e all'aiuto del team. Automazioni di ClickUp dispone di oltre 100 flussi di lavoro precostituiti per tutti i tipi di scenari di progetto, come ad esempio:
- Aggiunta di un assegnatario al cambio di stato
- Invio di notifiche all'utente in caso di cambio di priorità
- Creazione di attività ricorrenti in date specifiche
- Aggiungere un osservatore quando la scadenza passa
- Notificare al manager quando il tempo monitorato supera la durata stimata
Siete nuovi alle Automazioni? Vi abbiamo pensato noi. Ecco il nostro guida all'automazione con esempi!
10. Comunicare in modo proattivo con tutti gli stakeholder
Nonostante il lavoro richiesto, a volte non è possibile rispettare una scadenza a causa di fattori che sfuggono al vostro controllo. Per istanza, la pandemia globale o la guerra in Ucraina hanno creato problemi irrisolvibili nella catena di fornitura che hanno fatto slittare le scadenze di molte organizzazioni.
Quando una scadenza sta per essere mancata, informate le parti interessate. Comunicate allo sponsor del progetto o al client che si prevedono ritardi. Parlate con il team del progetto per vedere se potete fare qualcosa per completare il progetto prima della scadenza.
Non perdere mai più una scadenza
Fare una promessa e mantenerla sono i segni distintivi della professionalità. Come una promessa, le scadenze sono importanti.
Sebbene sia ampiamente accettato che a volte le scadenze non vengano rispettate, il fatto che si sia in ritardo rispetto alla tabella di marcia non dà un'ottima immagine delle vostre capacità di project management.
Migliorate il project management e non perdete mai una scadenza con ClickUp. Dovete pianificare il vostro progetto? Utilizzate le attività. Avete bisogno di pianificare? Usate date e orari. Siete preoccupati per le dipendenze delle attività? Connettete facilmente le attività.
Non siete sicuri che le vostre scadenze siano realistiche? Utilizzate le viste Calendario o Carico di lavoro per visualizzare le scadenze possibili. Volete essere sempre aggiornati sullo stato di avanzamento? Utilizzate il dashboard. Gestite più progetti contemporaneamente? Niente paura!
ClickUp è stato progettato con tutti gli strumenti necessari per mantenere la rotta. Non siete convinti? Guardate voi stessi.