Essere un forte comunicatore viene naturale per alcuni, mentre per altri è un'opportunità di crescita. Alcuni membri del team dominano le conversazioni, mentre altri potrebbero non sentirsi a proprio agio nella condivisione delle proprie idee.
È necessario trovare un modo per creare un equilibrio e creare un ambiente in cui tutti possano comunicare con sicurezza ed efficacia. È qui che entrano in gioco gli obiettivi di comunicazione.
Esaminiamo più da vicino gli obiettivi di comunicazione, il motivo per cui dovrebbero essere sempre SMART e come potrebbero apparire nella pratica. Esploreremo esempi reali di obiettivi e offriremo consigli su come impostarli e monitorarli nel modo migliore.
Cos'è un obiettivo di comunicazione?
Un obiettivo di comunicazione è un traguardo che i membri del team possono raggiungere per aiutarli a costruire capacità di comunicazione forti ed efficaci sul posto di lavoro. Molte persone trovano difficile adattare il loro modo di comunicare. Avere obiettivi cancellati rende più facile eliminare le barriere comunicative per migliorare e crescere.
La maggior parte degli obiettivi di comunicazione è incentrata sull'aiutare i team a lavorare meglio insieme. Quando i membri del team hanno difficoltà a comunicare le loro sfide, i programmi possono risentirne. Dare al team la possibilità di migliorare le proprie capacità comunicative crea un ambiente più piacevole per tutti, in cui ognuno si sente rispettato, ascoltato e in grado di comunicare chiaramente.
I gestori del team possono decidere di fissare obiettivi generali di comunicazione per l'intero team o traguardi specifici per ciascun membro. Anche se si sceglie di creare obiettivi strategici per i singoli, è comunque utile avere delle linee guida per l'intero team o l'azienda.
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Vantaggi dell'impostazione di obiettivi di comunicazione SMART
Per rendere i vostri traguardi raggiungibili, utilizzate la formula Obiettivi SMART approccio per definire gli obiettivi di comunicazione:
- Specifico: Cosa sto cercando di ottenere esattamente?
- Misurabile: Come posso sapere se ho avuto esito positivo e come posso sapere quanto lo sono stato?
- Raggiungibile: Questo obiettivo è realistico?
- Rilevante: Questo traguardo mi aiuta a raggiungere i miei obiettivi aziendali più ampi?
- Time-bound : Posso stabilire una tempistica per il raggiungimento di questo obiettivo?
Vediamo un esempio di obiettivo di comunicazione SMART:
Un manager si rende conto che le riunioni del team di progetto sono spesso dominate dalla propria voce. Vuole aumentare la partecipazione degli altri membri del team e fissa un obiettivo per farlo.
Il nuovo obiettivo di comunicazione per il team è duplice: bilanciare il tempo di conversazione tra i membri in modo che sia più equo e raggiungere questo obiettivo entro le prossime cinque riunioni. Per misurarlo, utilizzeranno un'app che mostra il tempo di conversazione in tempo reale e fornisce un punteggio dopo la riunione.
Questo obiettivo realizzabile ha un oggetto chiaro ed è molto rilevante: una maggiore partecipazione del team è un elemento chiave di comunicazione del team e il trasferimento delle conoscenze. L'obiettivo del manager riconosce che questo cambiamento non sarà immediato e fornisce un lasso di tempo realistico e specifico. Ha anche fornito un modo semplice per misurare l'esito positivo utilizzando l'app. 🎯
L'adozione di questo approccio SMART porta numerosi vantaggi alla comunicazione aziendale nel suo complesso. Questi includono:
- Una comprensione più chiara dell'obiettivo o dello scopo che si intende raggiungere
- Tempi di realizzazione dell'obiettivo
- Approfondimenti sull'elemento più importante dell'obiettivo
- Indicazioni su come verrà misurato l'esito positivo
- Contesto sul motivo dell'impostazione dell'obiettivo e sull'importanza del suo raggiungimento
Mentre lavorate ai vostri obiettivi di comunicazione, valutate come rendere ciascuno di essi conforme alla filosofia SMART. Obiettivi cancellati e specifici sono più facili da capire, agire e raggiungere per i membri del team. Per migliorare la comunicazione, rendere gli obiettivi SMART offre al team maggiori possibilità di esito positivo.
Suddividete i vostri obiettivi SMART in ClickUp per condividerli con team e stakeholder
10 Esempi di obiettivi di comunicazione per il team
Costruire un obiettivo adeguato strategia di comunicazione da zero può essere travolgente. Per fortuna, abbiamo fatto una ricerca sui migliori obiettivi di comunicazione da perseguire sul posto di lavoro. Ecco alcuni obiettivi di comunicazione comuni che i manager possono introdurre per i loro team, insieme ad esempi di obiettivi SMART che possono aiutarvi a raggiungere ciascuno di essi.
1. Essere chiari e concisi
È difficile trasmettere il proprio messaggio senza comunicare con precisione. Molte persone non riescono a essere concise, aggiungendo parole riempitive, pause e dettagli non necessari. Il risultato è che il messaggio principale può andare perso e il pubblico potrebbe perdere interesse. Esercitatevi invece a essere chiari e concisi.
Trasmettete il vostro messaggio con il minor numero di parole possibile, eliminando tutti i dettagli che non vi sembrano pertinenti. Applicate questo principio ai vostri discorsi in pubblico, alla comunicazione scritta e a quella non verbale per ottenere il massimo impatto.
Esempio di obiettivo SMART: Ridurre del 20% il numero di parole riempitive negli aggiornamenti del team entro il mese prossimo. 💬
2. Dare priorità al messaggio più importante
Sia che stiate aggiornando un progetto, sia che stiate conducendo una riunione di riunione a livello aziendale è normale avere più di un argomento da discutere. Anche quando si ha un solo messaggio da condividere, è facile concentrarsi sull'elemento sbagliato e creare confusione. Cercate di dare priorità al messaggio chiave e di farlo risaltare.
Riflettete sugli oggetti della comunicazione e su ciò che state cercando di comunicare. Considerate il vostro traguardo e il modo migliore per trasmettere il messaggio. Preparate in anticipo l'aggiornamento, il discorso o la presentazione e verificate con un membro del team che il messaggio sia chiaro.
Esempio di obiettivo SMART: Ristrutturate l'aggiornamento del team in modo che un risultato chiave, un esito positivo o una sfida siano evidenziati nella prossima riunione di tutti i membri. Tutti gli altri aggiornamenti possono essere condivisi nelle note della riunione. 🎉
Registra le note, le decisioni prese, gli aggiornamenti delle attività e i risultati delle riunioni del team
3. Utilizzate dati e ricerche per supportare il vostro messaggio
Troppo spesso non sfruttiamo al meglio le risorse o le conoscenze esistenti. Se avete a disposizione dati e metriche, usateli. I dati possono supportare i vostri argomenti, illustrare il valore di un progetto e dimostrare il vostro esito positivo. Sono utili non solo per la comunicazione aziendale interna, ma anche per parlare con gli stakeholder esterni.
Supportate le vostre dichiarazioni, presentazioni, oggetti e risultati con i dati e le intuizioni in vostro possesso. Utilizzateli per rafforzare la vostra posizione, suggerire un percorso alternativo o celebrare quanto sia stato impressionante il lavoro del vostro team.
Esempio di obiettivo SMART: Registrate i punteggi dell'esperienza del cliente in modo da poterli evidenziare in futuro quando parlate dell'esito positivo del vostro team. 💚
4. Eliminare acronimi e linguaggio altamente tecnico
Nel mondo aziendale c'è sempre un nuovo acronimo o una nuova frase. Per alcuni membri del team, questi acronimi potrebbero essere comuni e facili da capire. Per altri, invece, confondono e sminuiscono il messaggio che si sta cercando di condividere.
Evitate il più possibile acronimi e linguaggio tecnico per favorire una comunicazione chiara.
Chiedete ai membri del team di rendere il più possibile user-friendly gli aggiornamenti che inviano all'intero gruppo. Utilizzate un linguaggio tecnico per le riunioni del team, ma passate a un linguaggio più quotidiano quando comunicate con un pubblico più ampio. Se alcune frasi sono necessarie e ricorrono spesso, create un glossario o una guida per tutta l'azienda e rendetela facilmente disponibile.
Obiettivo SMART Esempio: Ridurre l'uso di un linguaggio altamente tecnico e adottare uno stile linguistico più user-friendly per gli aggiornamenti aziendali entro la prossima riunione. ⚒️
5. Rendere la comunicazione più inclusiva
In molti luoghi di lavoro, molti degli aggiornamenti aziendali più importanti avvengono durante le riunioni dal vivo. Questo comporta problemi per i membri del team che non possono partecipare e per coloro che trovano gli aggiornamenti verbali difficili da seguire. Cercate di rendere la vostra comunicazione il più inclusiva possibile e di abbattere le eventuali barriere.
Considerate come utilizzare diversi tipi di comunicazione, tra cui quella scritta, visiva e verbale. Registrate le riunioni importanti e rendete disponibili le registrazioni, e utilizzate un sistema di registrazione Strumento di IA per prendere appunti per fornire un riepilogo/riassunto immediato. Considerate anche il linguaggio che usate e optate per un linguaggio inclusivo e non di genere per impostazione predefinita.
esempio di obiettivo SMART: Rendere disponibile entro 24 ore la registrazione video di ogni riunione aziendale e un riepilogo/riassunto scritto affidabile, a partire dalla riunione successiva. 💻
Condivisione registrazioni dello schermo per trasmettere con precisione il vostro messaggio senza bisogno di una catena di email o di una riunione di persona con Clip by ClickUp
6. Comunicare con fiducia
Che siate in posizione di leadership o meno, saper comunicare con sicurezza è un'abilità molto preziosa. Usare le parole, il ritmo, il linguaggio del corpo e lo stile di scrittura per trasmettere sicurezza può ispirare i membri del team ad esprimere un punto di forza, a porre una domanda o a concludere un affare.
Alcune persone sono leader sicuri di sé per natura, mentre altre potrebbero apprezzare una guida per raggiungere questo obiettivo. Istruite i membri del team su come stabilire un contatto visivo, su come comunicare in modo chiaro e su come mettere in campo domande impegnative da parte del pubblico.
Esempio di obiettivo SMART: Seguire un breve corso su come comunicare con maggiore sicurezza entro la fine dell'anno. 📚
7. Usare lo storytelling a fin di bene
Molte persone trascurano il valore dello storytelling nella comunicazione sul posto di lavoro, ma è altrettanto valido qui come nel mondo creativo. Aggiungere lo storytelling al vostro stile di comunicazione rende i vostri aggiornamenti più divertenti, coinvolgenti e d'impatto.
Cercate di utilizzare esempi e testimonianze reali per rafforzare il messaggio che volete condividere. Raccogliete in modo proattivo le testimonianze dei clienti, i casi di studio e le immagini che potrebbero essere utili in qualche momento, in modo da avere sempre una banca di idee per le storie pronte all'uso.
Obiettivo SMART Esempio: Trovate una storia o un esempio di vita reale da condividere con il prossimo aggiornamento sull'impatto del progetto per la newsletter aziendale. 🌍
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Internal-Communications-Template.png Modello di comunicazione interna di ClickUp /$$$img/
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8. Tenete tutti aggiornati
È facile perdere informazioni se non si riesce a partecipare a una riunione o se non si accede al proprio sito web intranet aziendale quel giorno. Le aziende con una forte cultura della comunicazione interna utilizzano più canali di comunicazione per garantire che tutti ricevano il messaggio.
Esaminate i canali e software di comunicazione interna le app che utilizzate attualmente e decidete se funzionano. Suggerite al vostro team di comunicazione delle alternative, come podcast, blog e aggiornamenti quotidiani in Slack. Pensate a come far sentire la voce del vostro team attraverso questi canali e lavorate in modo proattivo con il vostro team di comunicazione per aumentare la consapevolezza, condividere gli esiti positivi e chiedere supporto.
Esempio di obiettivo SMART: Concordate un processo con il team di comunicazione per includere uno spazio regolare dedicato al vostro team nella newsletter newsletter aziendale entro la fine dell'anno. 📝
9. Diventare un partecipante attivo
Nella maggior parte dei team e delle aziende ci sono persone che fanno la voce grossa e dominano le conversazioni, mentre altri dicono il meno possibile, anche quando vengono prompt. Nessuno dei due stili di comunicazione è intrinsecamente sbagliato, ma dovreste cercare dei modi per incoraggiare i membri del team più silenziosi a partecipare maggiormente, se lo desiderano.
Parlate con i membri del vostro team e cercate di capire se ci sono ostacoli che impediscono loro di esprimersi, in modo da poter aggiungere risorse di formazione o idee al loro piano di sviluppo personale, insieme ad obiettivi pertinenti per incoraggiarli e motivarli.
Introducete un software di videochiamata che evidenzi i tempi di conversazione, create uno spazio dedicato su programma delle riunioni del team per ogni membro e supportano i loro stili di comunicazione preferiti. Tutte queste strategie vi permettono di dare ai membri del team la possibilità di partecipare più attivamente alle riunioni, agli eventi e alle telefonate con i client.
esempio di obiettivo SMART: Creare un nuovo programma per le riunioni del team che preveda la funzionalità/funzione di ogni individuo per condividere un aggiornamento sul lavoro e un aggiornamento divertente o personale entro il mese prossimo. 🙌
Delineate il programma della riunione, gli elementi d'azione, i riepiloghi/riassunti e molto altro ancora in ClickUp Docs
10. Condivisione delle vittorie
Gran parte del tempo di un manager è dedicato alla gestione delle priorità e dei problemi, quindi non sorprende che spesso ci dimentichiamo di celebrare il nostro lavoro e di dare un feedback prezioso. Iniziate a sottolineare i vostri successi e a distribuire elogi per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti e creare un ambiente di lavoro positivo.
Cercate occasioni per gridare il grande lavoro che il vostro team sta facendo durante le riunioni di tutti i dipendenti, nelle newsletter aziendali e nei canali Slack dell'azienda. Create uno spazio per i membri del team per la condivisione delle loro vittorie e, quando possibile, elogiateli. La positività è contagiosa e questa atmosfera di benessere può incoraggiare i membri del team a partecipare e a comunicare in modo più efficace.
Obiettivo SMART Esempio: Riservate uno spazio all'inizio o alla fine di ogni incontro di squadra per condividere le vostre vittorie e incoraggiate ogni membro del team a partecipare almeno una volta al mese. 🤩
Come raggiungere gli obiettivi di comunicazione
L'impostazione degli obiettivi è il primo passo verso l'esito positivo, ma da fare per monitorare i propri stati?
Abbiamo scoperto che il modo migliore per mantenere la motivazione e verificare lo stato degli obiettivi è utilizzare ClickUp Obiettivi. Il nostro approccio non solo vi offre un luogo facile da usare per memorizzare i vostri obiettivi, ma vi permette anche di monitorare i vostri stati e di festeggiare quando raggiungete le scadenze.
Create in ClickUp dei traguardi chiari basati sui vostri oggetti, quindi decidete come misurarli. Aggiungete valori numerici, monetari o vero/falso per tenere traccia del vostro stato mentre spuntate attività e cardini. Inserite attività e attività secondarie da diversi team e progetti per riunirle in un unico traguardo.
Raggruppate tutti i vostri obiettivi di comunicazione in un'unica cartella, in modo da poter vedere lo stato di avanzamento sia dei singoli obiettivi che della categoria. Utilizzate il roll-up dei progressi per vedere lo stato di avanzamento dei vostri obiettivi, quindi immergetevi nelle visualizzazioni dettagliate dei singoli obiettivi, completate da descrizioni. Creare obiettivi personali, obiettivi professionali per il lavoro oppure condividerli con il team o l'azienda modificando le autorizzazioni.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/03/Execute-and-revise.png La funzionalità di monitoraggio degli obiettivi di ClickUp /$$$img/
Utilizzate la funzionalità di monitoraggio degli obiettivi di ClickUp per rimanere in linea con i vostri obiettivi, grazie a sequenze chiare, traguardi misurabili e monitoraggio automatico dello stato.
ClickUp non è solo un'applicazione di app per il monitoraggio degli obiettivi è anche un luogo dove creare e condividere piani e politiche interne, linee guida per il marchio e guide alla formazione. Abbiamo anche una libreria di modelli che costituiscono le basi ideali da personalizzare, tra cui modelli di piani di comunicazione di progetto e modelli di piani di comunicazione .
Ecco alcuni modi per mettere al lavoro i nostri modelli:
- Evidenziate gli obiettivi di comunicazione della vostra azienda all'interno della sezioneModello di manuale per i dipendenti di ClickUp* Incoraggiate i dirigenti a utilizzare il modelloModello di analisi del gap di competenze di ClickUp per identificare i bisogni legati alla comunicazione
- I manager possono rivolgersi al sitoModello di piano di sviluppo per i dipendenti di ClickUp per creare e monitorare gli obiettivi di comunicazione
Se adottate ClickUp come hub unico per la produttività e il project management, diventa anche il luogo ideale per esercitare le vostre capacità di comunicazione. Taggate i membri del team, lasciate commenti, aggiungete note e utilizzate il modello di piano di sviluppo dei dipendenti di ClickUp Chattare per rimanere in contatto con i membri del team sui vostri progetti.
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Migliorare la comunicazione del team e fornire un ambiente sicuro, in modo da supportare diversi metodi di comunicazione
Impostazione e padronanza degli obiettivi di comunicazione
Nessuno comunica sempre in modo perfetto, ma l'impostazione di obiettivi di comunicazione chiari per il vostro team stabilisce le aspettative e fornisce un quadro utile per guidarlo. Utilizzate questi obiettivi di comunicazione e gli esempi di obiettivi SMART per costruire i vostri oggetti personalizzati.
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