Uno degli aspetti più importanti della gestione di un progetto è la delega del lavoro. Anche se potete essere delle superstar, il fatto è che non potete fare tutto il lavoro pesante da soli. È necessario che i membri del team si facciano carico delle attività, in modo che voi possiate concentrarsi su altre priorità .
Inoltre, delegare il lavoro permette ai colleghi di essere coinvolti e di sfruttare i loro punti di forza.
Sia che siate a capo di un piccolo team o che supervisionare più progetti la delega di incarichi ad altri membri del team aiuta a raggiungere gli obiettivi e rende il processo più fluido. Ma capire come delegare il lavoro a volte è più facile a dirsi che a farsi, soprattutto se si è alle prime armi con la gestione.
In questa sede approfondiremo il tema della delega, offriremo indicazioni su come delegare le attività e metteremo in evidenza i numerosi vantaggi di affidare il lavoro ad altri membri del team. Poi vi daremo dei consigli su come delegare il lavoro in modo da essere un manager più efficace. 🤩
Che cos'è la delega?
La delega è il processo di riassegnazione di attività specifiche ad altre persone del team. Da fare in modo che i responsabili e i manager del team possano concentrare i loro lavori richiesti altrove, mentre un altro membro del team si occupa di attività per le quali non avete tempo. Delega delle attività entra in gioco anche quando un'attività o un compito è più adatto alle competenze di qualcuno del team.
La delega è una componente critica di gestione del team ma è anche intimidatorio, soprattutto per i nuovi manager.
Per alcuni manager è difficile lasciar perdere. Questo è particolarmente vero se siete manager che amano avere il controllo ed essere collaboratori in ogni attività.
Per altri manager è difficile capire quali sono le attività giuste da delegare. Altre volte, la gestione e l'organizzazione delle attività possono essere caotiche, rendendo difficile delegare anche se lo si desidera.
Questa attività di gestione richiede anche forti capacità di leadership e di delega. Da fare in modo efficace, bisogna comunicare chiaramente, essere organizzati e offrire supporto. Dovete anche essere in grado di capire quando è il caso di Da fare da soli e quando è il caso di delegare le attività. 🛠️
Quando delegare le attività
Sapere quali sono le attività giuste da delegare non è una scienza esatta, è più un'arte. Non esiste uno scenario specifico in cui tutte le attività debbano essere delegate. Dipende dalle esigenze aziendali, dalla larghezza di banda del team e dai risultati desiderati.
Tuttavia, esistono alcune linee guida che possono essere utilizzate per decidere quali attività delegare nel processo di delega. Iniziate a porvi le seguenti domande per determinare se è il caso di delegare il lavoro:
- Questa attività impegna molto tempo ? Se avete molte attività che occupano una parte significativa del vostro tempo e della vostra attenzione che potrebbero essere spesi meglio altrove, potrebbe essere il momento di delegare la responsabilità a qualcun altro che ha abbastanza tempo per occuparsene
- **Le attività ricorrenti sono spesso affidate ad altri membri del team. Questo è un modo semplice per delegare senza dover continuamente spendere tempo per formare e consegnare nuovi lavori
- **Se qualcuno del team non ha le competenze necessarie per completare l'attività o se qualcuno del team ha una conoscenza più approfondita dell'argomento, considerate la possibilità di delegare il lavoro a lui
- Questa attività permette a un membro del team di crescere e sviluppare le proprie competenze? I buoni leader vogliono che i loro team crescano e imparino con l'azienda. Individuare le attività delegate che possono sviluppare le competenze esistenti e fornire nuove conoscenze aiuta a raggiungere questo obiettivo
- **Da fare: ho la capacità di formare efficacemente il collaboratore, di rivedere il suo lavoro e di fornirgli supporto durante il processo di delega? È necessario avere un ruolo attivo nell'offrire supporto, guida e revisione dei risultati desiderati. Assicuratevi di avere abbastanza tempo per questo
Decidere come delegare le attività e quali sono i candidati giusti è un processo. Oltre a porvi queste domande, considerate a chi deleghereste il lavoro. Tenete conto di quanto sia pieno il loro lavoro elenco dei compiti da fare è, come si sentono a fare queste attività e se pensate che abbiano o meno la possibilità di riuscirci. 💪
10 consigli su come delegare le attività in modo efficace
Ora che conoscete le caratteristiche del lavoro delegato, quando attuarlo e i vantaggi di scegliere la persona giusta, è il momento di pensare a come metterlo in pratica. Che sia la prima volta che delegate o che siate alla ricerca di modi per migliorare le vostre capacità, ecco 10 consigli utili per una delega efficace. 🌻
1. Decidere cosa delegare
Per prima cosa, dovete capire quali lavori volete delegare. Come imprenditori, potreste delegare solo alcune attività a un assistente o a un libero professionista. Potreste voler delegare decine di attività a diversi reparti come gestore del progetto o team lead.
Comunque si scelga di delegare, è importante pensare esattamente a ciò che si vuole trasferire agli altri membri del team.
Aggiungere assegnatari multipli e delegare i commenti delle attività di ClickUp
In generale, i seguenti tipi di lavoro sono ottimi candidati per la delega:
- Attività ricorrenti
- Lavori che corrispondono alle competenze o agli interessi di un membro del team
- Lavori che sono legati a un'attività diobiettivi di una persona ### 2. Creare un quadro di riferimento per una comunicazione chiara
Come team leader, sapete quanto sia vitale la comunicazione. La delega non è diversa. È necessario definire un quadro di riferimento chiaro per la comunicazione e le aspettative per la comunicazione .
Scarica questo modello
Utilizzare Modello di matrice delle deleghe di autorità di ClickUp per semplificare il processo decisionale all'interno del team. Nove campi personalizzati consentono di assegnare l'autorità, mentre tre visualizzazioni permettono di creare un database di informazioni in modo che tutti sappiano chi è responsabile di cosa.
Strumenti di monitoraggio incorporati e dipendenza dal progetto gli avvisi informano sui potenziali rischi e sugli esiti positivi delle attività cardine.
3. Conoscere i punti di forza del team
Quando delegate un lavoro, dovete essere certi che la persona a cui lo assegnate abbia le carte in regola per avere successo. Ciò significa conoscere le loro capacità e offrire loro l'opportunità di apprendere nuove competenze.
Il modo migliore per raggiungere questo obiettivo è quello di avere regolarmente riunioni individuali . Chiedete al dipendente quali sono i suoi obiettivi di carriera, in cosa si diverte a lavorare e se vuole provare qualcosa di diverso dal normale ambito del lavoro .
Considerate i loro punti di forza, in modo da coltivare team ad alte prestazioni che si adattino al vostro flusso di lavoro unico. È molto più facile lavorare da un'unica visualizzazione per vedere i punti di forza e di debolezza del team.
Scarica questo modello
Da fare capacità di gestione che possono sfruttare per gestire una o due altre persone del team? Da fare: hanno competenze tecniche che possono aiutare il team di sviluppo?
Questo è il motivo per cui il Modello di mappatura delle competenze di ClickUp è utilissimo per registrare informazioni dettagliate sul team, sui membri esterni o sui freelance e su altre risorse che potrebbero alterare il flusso di lavoro ideale. Qualunque siano i loro punti di forza, assicuratevi di considerarli insieme agli interessi dei dipendenti quando delegate il lavoro. 🏋️
Bonus: **Modelli della matrice delle competenze !
4. Creare priorità
I leader efficaci sanno come stabilire le priorità del lavoro e quanto sia importante distinguere quali attività devono essere completate per prime per evitare di ritardare un progetto. Per delegare le attività, è fondamentale comunicare chiaramente quali elementi devono essere affrontati per primi.
In questo modo, il membro del team sa da dove iniziare e ha una mappa di ciò che viene dopo.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/11/ClickUp-Priority-Matrix-Template.png Utilizzate questo modello di matrice di priorità ClickUp per identificare le attività critiche in base all'urgenza, all'impatto e all'importanza https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6322890&\_gl=1\*1ws0f2r\*\_gcl\aw\*R0NMLjE3MDkwOTIxOTAuRUFJYUlRb2JDaE1JeWR2c3dKRE5oQU1Wd1RiVUFSMDRwQUJVRUFBWUFTQUFFZ0toRVBEX0J3RQ..\*\_gcl\_au\*MTU5NDQ2NzkwNi4xNzAyOTI4NjAy Scarica questo modello /$$$cta/
Questo passaggio è importantissimo; è uno dei motivi principali per cui i team utilizzano Il modello di matrice di priorità di ClickUp . Iniziate ad elencare tutte le attività che devono essere completate. Valutate l'importanza di ciascuno di essi e quali sono urgenti.
Inserirli nella matrice delle priorità per organizzare visivamente ciò che ha priorità. I membri del team possono usarlo come riferimento per i lavori su cui devono concentrarsi per primi e possono vedere rapidamente quali sono i prossimi.
5. Offrire un contesto e uno sfondo
Il mio lavoro ha un esito più positivo quando si comprende il suo ruolo nella riunione degli obiettivi dell'azienda. Lo stesso vale per i membri del team a cui delegate le attività.
Aiutateli a capire come l'attività o il progetto a cui stanno lavorando si inserisce nel quadro generale e nel risultato desiderato. Se capiscono in che modo contribuiscono al team e si sentono un pezzo importante del puzzle, è più probabile che vogliano avere successo.
Il contesto aiuta anche i membri del team a comprendere appieno lo scopo dell'attività. Anche se voi siete dei professionisti in queste attività, per i vostri collaboratori sono nuove. Offritevi di guidarli attraverso l'attività o create un video che mostri come Da fare.
In questo modo, potrete sentirvi sicuri nel consegnare le attività e sapere che il membro del team ha le informazioni necessarie per completare il lavoro con successo.
Esempio di matrice RACI in ClickUp Docs
È utile anche per fornire informazioni sulla struttura organizzativa del progetto. Uno strumento come la Matrice RACI Matrici RACI di ClickUp possono dare al membro del team una visione d'insieme su ruoli del progetto , progetti da consegnare e a chi rivolgersi in caso di problemi. 📝
Se volete coltivare team ad alte prestazioni, avete bisogno di una struttura che li aiuti ad affrontare le attività (e ad occuparsi di quelle che richiedono tempo), in modo che sia voi che il vostro team sappiate esattamente cosa ci si aspetta. Delegare in modo efficace aiuta tutti a conoscere l'attività da svolgere.
6. Assistenza dove è necessario
In qualità di gestore del progetto o di team leader, dovreste supportare il vostro team per tutta la durata del progetto, non solo all'inizio quando fornite il contesto. Questo può significare offrire formazione se ci sono competenze da sviluppare per avere successo.
Può anche significare fornire supporto per quanto riguarda le risorse, ad esempio software di gestione delle attività -un sostegno finanziario o la connessione con esperti in grado di supportare il loro lavoro.
7. Privilegiare i risultati rispetto al processo
Il fatto che il membro del team completi l'attività in modo diverso da come lo fareste voi non significa che non abbia fatto un buon lavoro. Concentratevi sul risultato piuttosto che su come ci sono arrivati. Impariamo e lavoriamo in modo diverso, quindi siate aperti di mente quando esaminate ogni attività delegata.
Ciò che conta sono il buon lavoro e i risultati. 🏆
8. Concentratevi sull'autonomia ma fate il check-in
Impostare le attività ricorrenti in ClickUp in base al tempo o a un evento, in modo da non dover gestire le attività delegate
Confidare che le persone con cui si lavora facciano il loro lavoro e portino a termine le cose in tempo è meraviglioso. Ma questo non significa che dobbiate avere un approccio completamente svincolato. Date ai membri del vostro team spazio e tempo per portare a termine il lavoro, ma programmate controlli regolari.
Discutete la frequenza con cui volete controllare i membri del vostro team. Dovete trovare un equilibrio tra il non fare da micromanager e il fare revisioni regolari.
Molti manager scelgono di riunirsi quindicinalmente o mensilmente. Altri, che lavorano su progetti con una Sequenza più lunga, scelgono di incontrarsi trimestralmente. Durante queste riunioni, fornite supporto in caso di domande o dubbi e offrite indicazioni per completare il lavoro.
Ricordate che alla fine siete voi i responsabili dell'esito positivo del progetto. Una volta completato, pianificate una revisione per verificare cosa ha funzionato bene e cosa può essere migliorato. Potete implementare queste modifiche nel vostro gestione del flusso di lavoro processi per il progetto successivo.
9. Festeggiare le vittorie
Come esseri umani, ci piace lavorare in un ambiente positivo e vedere il nostro lavoro apprezzato e riconosciuto. Celebrate le attività cardine e i piccoli successi ogni volta che è possibile. In questo modo si alza il morale, si crea un ambiente di lavoro divertente e si offre un incentivo a fare un buon lavoro. 🥳
10. Rivedete il lavoro e usate il feedback per informare il vostro processo
Una delega di successo non consiste solo nell'assegnare attività e portarle a termine. Una componente chiave della delega è la revisione del processo per vedere cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato. Chiedete ai membri del team un feedback costruttivo sul processo.
Creare moduli più intelligenti in ClickUp con la logica di condizione per semplificare il processo, indipendentemente dalla complessità
Identificate le aree in cui avete avuto successo e valutate se ci sono margini di miglioramento.
Vantaggi del delegare le responsabilità del lavoro
A buon project management sa quanto sia importante delegare in modo efficace. Questo vi permette di concentrare i vostri lavori richiesti altrove e le capacità di delega aiutano a costruire il vostro team in modo che ognuno dia il meglio di sé e raggiunga il risultato desiderato. ✨
Ecco alcuni dei principali vantaggi della delega:
- **La delega consente ai membri del team di adottare un approccio pratico. Impegnandosi attivamente, imparando nuove competenze e svolgendo un ruolo in progetti importanti, i membri del team si sentiranno più in connessione con l'azienda e come se facessero la differenza con il loro lavoro
- **Riduce il burnout: quando si delegano le attività in modo efficace, si distribuisce il carico di lavoro. In questo modo, ogni membro del team sarà impegnato ma non sopraffatto o esaurito. Una visione del carico di lavoro di ciascun membro del team porta a una maggiore attenzione al benessere del team e a una cultura aziendale felice
Capite a colpo d'occhio chi nel vostro team è sotto o sovraccarico di lavoro, in modo da poter riallocare facilmente le risorse
- Promuove lo sviluppo professionale e l'innovazione: Permettendo al team di lavorare su attività per conto proprio, si dà loro la possibilità di trovare soluzioni innovative e nuovi approcci
- **Costruisce fiducia e comunicazione: la delega richiede che le persone comunichino in modo efficace. Supporta anche l'empowerment, in quanto i gestori del team si fidano che i membri si occupino del lavoro senza microgestire il processo
- Può far risparmiare tempo e aiutare a raggiungere nuove attività cardine : Dividendo il lavoro in modo efficace, ci vorrà meno tempo per completare un progetto e raggiungere gli obiettivi prefissati
- Rende più efficace la stesura del budget: La suddivisione dei progetti in attività di dimensioni ridotte per ciascun membro del team rende più semplice la stesura del budget, in quanto si ha una chiara mappatura di tutte le risorse e di tutti gli individui coinvolti
Sfide della delega delle attività
Delegare con successo le attività è un'abilità fondamentale per ogni manager, ma è una sfida. Ecco alcuni ostacoli comuni che i manager possono incontrare nel processo di delega:
- Mancanza di fiducia: Alcuni manager hanno difficoltà a fidarsi che gli altri completino le attività secondo i loro standard, il che porta a una certa riluttanza nel consegnare le responsabilità
- Paura di perdere il controllo: Delegare significa rinunciare a un certo livello di controllo sull'esecuzione delle attività, il che può risultare scomodo per i manager abituati a supervisionare ogni dettaglio
- **Formazione insufficiente: i membri del team potrebbero non avere le competenze o le conoscenze necessarie per svolgere determinate attività, richiedendo tempo e risorse per la formazione
- **Difficoltà nell'assegnare le attività giuste alle persone giuste: l'abbinamento dei compiti con il membro del team appropriato, in base alle sue competenze, ai suoi interessi e al suo carico di lavoro, può essere complesso
- Resistenza da parte dei membri del team: Non tutti i dipendenti sono desiderosi di assumersi ulteriori responsabilità, soprattutto se si sentono oberati di lavoro o se l'attività sembra non rientrare nelle loro competenze
- **Comunicazione inefficace: le incomprensioni sulle aspettative delle attività, sulle scadenze o sugli oggetti possono portare a scarsi risultati nel processo di delega
- Vincoli di tempo : Una delega adeguata richiede tempo per la formazione, il monitoraggio e il feedback, il che può essere impegnativoambienti a ritmo serrato ## Sfruttare il potere della delega delle attività
Padroneggiare l'arte della delega significa sapere quali attività delegare, a chi assegnarle e come Da fare in modo efficace. Con questi 10 consigli, sarete sulla buona strada per implementare un esito positivo della delega a tutti i livelli della vostra organizzazione. Provate ClickUp oggi stesso per gestire tutti i processi di project management. Dall'organizzazione e l'assegnazione delle attività alla creazione di una matrice di priorità e all'utilizzo di strumenti di monitoraggio dello stato, troverete ciò che vi serve per essere un leader efficace. 👩🏽💼