Sfruttare il potere della sinergia: 20 ruoli chiave del progetto e il loro impatto sull'esito positivo del progetto

Proprio come il vostro corpo si affida ai vari organi per funzionare in modo ottimale, un progetto si affida a ruoli come project manager, sponsor del progetto e stakeholder per raggiungere i suoi oggetti. 🏁

Ruoli del progetto cancellati promuovono l'account. Ogni membro del team conosce le proprie responsabilità, il che lo autorizza ad assumersi la titolarità delle proprie attività.

Quando i ruoli sono ambigui, si crea il caos. Più membri del team possono inavvertitamente tentare di svolgere le stesse attività contemporaneamente, e ritenere chiunque responsabile dei risultati del progetto sarebbe una sfida.

Sia che stiate costruendo un team di project management da zero o che ne stiate ampliando uno esistente, vi illustreremo i 20 ruoli chiave del progetto, essenziali per un'esecuzione positiva del progetto.

20 Ruoli chiave nel project management

Tenete presente che progetti e organizzazioni diverse avranno funzionalità/funzioni diverse. Per istanza, se state adottando I ruoli di Scrum il project management potrebbe non avere un project manager tradizionale, in quanto le sue responsabilità verrebbero suddivise tra diversi membri del team. D'altra parte, la varietà dei ruoli di project management dipende anche dalla dimensione e dal settore dell'organizzazione.

In questa sezione, vi illustreremo i 20 ruoli tipici di un team di progetto, suddividendo le responsabilità di ciascuno di essi

1. Responsabile del progetto Un buon project management sono gli architetti dell'esito positivo del progetto, in quanto supervisionano ogni fase del suo ciclo di vita, dall'inizio al completamento. Pianificano, organizzano e comunicano le attività del progetto alle parti interessate, assicurando un'esecuzione regolare e una consegna tempestiva.

Un project manager è responsabile di:

• Sviluppare un piano di progetto completo che delinei le fasi del progettogli oggetti del progetto, l'ambito e il calendario del progetto
• Delegare attività e coordinare il team di progetto per garantire l'esito positivo degli obiettivi del progetto
• Fornire tutti gli aggiornamenti sullo stato del progetto agli stakeholder del progetto
• Assicurare che ogni fase del ciclo di vita del progetto sia conforme agli standard di qualità
• Monitorare le Sequenze del progetto e assicurare che siano stati adottati i passaggi necessari per ridurre i potenziali ritardi
• Leaderle riunioni del team del progetto e apportare modifiche al progetto, se necessario

2. Membro del team di progetto

A seconda della dimensione del progetto, i membri del team sono professionisti assegnati a vari ruoli sotto la guida del gestore del team.

Collaborano per garantire l'esito positivo del progetto attraverso:

• Completando le attività assegnate loro dal project manager
• Segnalando al project manager lo stato di avanzamento delle rispettive attività
• Collaborando con i membri del team per affrontare le sfide che si presentano durante il ciclo di vita del progetto ♻️
• Documentando i processi del progetto in cui sono coinvolti

3. Gli stakeholder del progetto Gli stakeholder del progetto sono un gruppo eterogeneo di individui, tra cui membri del team interno e partner esterni, i cui interessi sono influenzati in varia misura dal risultato del progetto.

Dagli investitori ai fornitori, dai personalizzati ai dipendenti, gli stakeholder hanno responsabilità chiave, fondamentali per l'esito positivo di un progetto. Alcune di queste includono:

• Provider di risorse per l'esecuzione del progetto
• Partecipare al processo decisionale del progetto
• Definire l'ambito e gli oggetti del progetto
• Assistenza per garantire l'esito positivo del progetto
• Identificare i rischi potenziali che possono interrompere l'esecuzione del progetto e sviluppare strategie di mitigazione

4. Sponsor del progetto

In qualità di stakeholder fondamentale, lo sponsor del progetto tipicamente fornisce il supporto e i provider necessari per garantire l'esecuzione del progetto nei tempi e nei limiti del budget.

Le responsabilità degli sponsor di progetto includono:

• Assicurare che i progetti dispongano delle risorse umane, materiali e finanziarie necessarie per un esito positivo
• Valutare lo stato di avanzamento e di avanzamento del progetto
• Adattare e approvare tutte le modifiche necessarie al budget del progetto
• Fornire assistenza durante l'intero ciclo di vita del progetto

5. Titolare del progetto

In genere, il titolare del progetto è un dirigente che ha la responsabilità finale dell'esito positivo o del fallimento di un progetto.

A differenza dei project manager, che sono responsabili della supervisione e del coordinamento delle attività di un progetto, i titolari di progetto si concentrano sull'allineamento dei risultati aziendali del progetto con gli obiettivi dell'organizzazione.

Per istanza, se c'è un cambiamento nelle preferenze dei consumatori che potrebbe avere un impatto sull'allineamento del progetto con le tendenze del mercato, sarà responsabilità del titolare del progetto identificare e comunicare questo sviluppo.

Il titolare del progetto collabora con il project manager per supervisionare iniziative quali l'aggiustamento del progetto e la sua gestione strategie di comunicazione di marketing per mitigare le potenziali minacce. Inoltre, lavorano con lo sponsor del progetto per assicurarsi le risorse necessarie all'implementazione di queste iniziative.

Alcune delle responsabilità dei titolari di progetto includono:

• Collaborare con il project manager per assicurare che il progetto sia realizzatogli obiettivi del project management e gli oggetti del progetto siano raggiunti nei tempi e nei limiti di budget
• Collaborare con lo sponsor del progetto per garantire che tutte le risorse siano disponibili per l'esecuzione del progetto
• Ottenere il supporto e l'approvazione delle parti interessate

6. Sponsor esecutivo

A differenza dello sponsor di progetto, che si concentra su un singolo progetto, lo sponsor esecutivo è in genere il senior manager di un'organizzazione o un dirigente di alto livello che supervisiona più progetti. Le loro responsabilità principali comprendono:

• Prendere tutte le decisioni finali sulle modifiche dell'ambito
• Supervisionare l'allocazione delle risorse per più progetti nell'organizzazione
• Tenere sotto controllo tutte le attività del progettociclo di vita del progetto e guidando il project manager
• Garantire che i progetti dell'organizzazione siano in linea con gli obiettivi e la missione generali

7. Leader del progetto

I leader di progetto hanno il compito di guidare e ispirare il team di progetto. Promuovendo un ambiente produttivo e sviluppando la produttività strategie di comunicazione assicurano che ogni membro del team sia coinvolto e impegnato nel raggiungimento degli oggetti del progetto.

Sono responsabili di:

• Sviluppare strategie che aumentino l'efficienza complessiva del team del progetto
• Garantire una comunicazione e una collaborazione adeguate all'interno del team del progetto
• Risolvere i conflitti e le sfide che possono influire sull'esecuzione del progetto
• Fornire assistenza e supporto ai membri del team del progetto
• Notificare allo sponsor del progetto le sfide affrontate dal team che richiedono una guida o risorse aggiuntive

8. Analista aziendale

L'ambito del progetto può cambiare a causa dell'evoluzione dei requisiti, del feedback degli stakeholder o di fattori esterni. L'analista aziendale è responsabile dell'esame di queste modifiche, della valutazione del loro impatto sull'esito positivo del progetto e della determinazione della loro fattibilità prima dell'implementazione.

Le sue responsabilità chiave in un'organizzazione includono:

• Contribuire a determinare l'ambito e gli oggetti del progetto
• Assicurare l'allineamento dei risultati del progetto con le esigenze aziendali
• Condurrestudi di fattibilità per tutte le modifiche proposte
• Analizzare e documentare i requisiti del progetto 📄

9. Comitato direttivo

Composto da dirigenti di varie team interfunzionali il comitato direttivo funge da consulente che supervisiona il ciclo di vita del progetto. In qualità di stakeholder chiave, essi mirano a formare il progetto per un esito positivo, fornendo una guida e una direzione strategica.

Alcune delle loro responsabilità principali includono:

• Fornire consulenza al team di progetto su come gestire le risorse limitate del progetto
• Prendere decisioni critiche sull'ambito e sugli oggetti del progetto
• Determinazione di unagli indicatori di prestazione chiave di un progettoche possono essere utilizzati per misurare l'esito positivo di un progetto 📊
• Offrire spunti e suggerimenti per i miglioramenti futuri del progetto
• Offrire intuizioni e competenze per guidare le decisioni critiche durante l'esecuzione del progetto

10. Coordinatore del progetto

Piuttosto che occuparsi del quadro generale come i project manager, i coordinatori di progetto si concentrano principalmente su attività amministrative, come il monitoraggio delle attività quotidiane del progetto.

I coordinatori di progetto richiedono in genere una minore esperienza pratica nel piano e nell'esecuzione dei progetti e in genere assumono un numero inferiore di incarichi corsi di project management dei project management.

Alcune delle loro responsabilità principali includono:

• Assicurarsi che tutti i membri del team del progetto siano in regola con le rispettive consegne
• Monitorare la Sequenza del progetto ⏲️
• Assicurarsi che tutti i documenti del progetto, tra cuii verbali delle riunioni e reportistica, siano prontamente accessibili per future consultazioni

11. Esperti di materia (PMI)

Gli esperti di materia posseggono conoscenze o competenze specialistiche rilevanti per il progetto. Offrono spunti e indicazioni per la riunione dei requisiti tecnici del progetto.

Sono responsabili di:

• Fornire al team del progetto conoscenze e approfondimenti specifici del settore
• Identificare potenziali problemi tecnici che possono influire sull'esecuzione del progetto
• Garantire l'allineamento del progetto con gli standard e le normative del settore
• Provider di strategie che possono essere adottate per garantire la corretta esecuzione del progetto

12. Responsabile delle risorse

I gestori delle risorse pianificano meticolosamente e allocare le risorse del progetto all'interno dei vincoli di budget.

Sono responsabili di:

• Stimare il fabbisogno di risorse del progetto
• Pianificare strategicamente l'allocazione delle risorse limitate di un progetto
• Assistere nella stesura del bilancio del progetto
• Monitorare le spese del progetto e implementare misure di risparmio per prevenire gli sforamenti del budget
• Valutare l'utilizzo delle risorse per assicurarne l'ottimizzazione

13. Direttore del progetto

A differenza dei project manager, che si concentrano su un solo progetto, i direttori di progetto gestiscono diversi progetti in un'organizzazione contemporaneamente e prendono decisioni critiche per portarli avanti.

Alcune delle loro responsabilità principali includono:

• Assicurare la corretta allocazione delle risorse tra i diversi progetti
• Svilupparestrategie di project management per mantenere i progetti dell'azienda in linea con i tempi previsti
• Garantire che i progetti siano completati nei tempi e nei limiti di budget 💸
• Identificare i rischi che possono disturbare l'esecuzione dei progetti
• Impegnarsi con le parti interessate ai progetti di loro competenza

14. Consulente per il project management

I consulenti di project management sono preziose risorse esterne, che offrono un supporto specializzato alle organizzazioni per un determinato periodo. Forniscono consulenza sui modi migliori per ottimizzare i processi ed elaborare strategie per garantire un esito positivo l'esecuzione del progetto .

Le loro responsabilità chiave includono:

• Identificare le inefficienze nel processo di project management
• Raccomandare best practice per garantire l'esecuzione del progetto nei tempi e nei budget previsti
• Assistere l'organizzazione nell'elaborazione di strategie di progetto in linea con gli obiettivi aziendali

15. Gestori del rischio

I gestori del rischio identificano e attenuano in modo proattivo le potenziali minacce prima che possano avere un impatto sullo stato di un progetto.

Sono responsabili di:

• Identificare i rischi , valutandone l'impatto e assegnando loro una priorità in base alla gravità
• Sviluppare piani e strategie di gestione del rischio
• Monitorare e controllare i rischi durante l'intero ciclo di vita del progetto
• Implementare azioni di risposta ai rischi per mitigare le minacce e sfruttare le opportunità
• Informare gli stakeholder sui rischi potenziali, sul loro impatto e sui piani di mitigazione in atto

16. Direttore dell'ufficio di project management (PMO)

L'ufficio di project management garantisce la coerenza delle pratiche di project management. Da fare sviluppando e perfezionando le pratiche di gestione dei progetti metodologie di project management e la formazione dei gestori del team e degli altri membri. Il PMO riveste un ruolo fondamentale nel project management dell'azienda supervisionando l'allocazione delle risorse tra i diversi progetti.

Il direttore del PMO è un dirigente che assume un ruolo chiave nella gestione dei progetti ruolo manageriale nell'organizzazione, ottimizzando le operazioni e le prestazioni del PMO. Le loro responsabilità principali comprendono:

• Monitorare l'esecuzione di tutti i progetti dell'organizzazione
• Assegnare le risorse per assistere l'esecuzione dei progetti dell'azienda
• Stabilire gli indicatori di prestazione chiave del progetto (KPI) per monitorare le prestazioni e lo stato dei progetti
• Assicurare che tutti i progetti siano in linea con gli obiettivi e le priorità dell'organizzazione
• Monitorare le attività di gestione del rischio con il PMO

17. Responsabile di funzione

Un manager funzionale è al timone di un'unità o di un reparto specifico e si occupa di tutte le operazioni al suo interno. Si occupa di gestire le attività quotidiane, di fornire risorse e di ottimizzare i processi all'interno della propria funzione.

Sono responsabili di:

• Assicurare che le attività della propria funzione siano conformi alle politiche e agli standard dell'organizzazione
• Impostazione dei KPI per la rispettiva funzione
• Assicurare che le risorse siano allocate in modo efficiente all'interno del proprio dipartimento
• Identificare i rischi potenziali che possono influenzare l'esecuzione dei progetti nella propria funzione

18. Responsabile della qualità del progetto

I project quality manager mantengono rigorosi standard di controllo e garanzia della qualità nei progetti di un'organizzazione.

Sono responsabili di quanto segue:

• Svilupparemodelli di controllo della qualità, misure e standard per l'esecuzione del progetto
• Assicurare che tutte le ispezioni necessarie siano condotte in tempo utile
• Identificare i rischi per la qualità ed elaborare strategie per mitigarli
• Identificare e affrontare i problemi di qualità e le non conformità
• Impegnarsi con le parti interessate per comprendere le loro aspettative di qualità

19. Responsabile degli acquisti

I gestori degli acquisti sono intermediari che collegano il team del progetto con i fornitori o i venditori dell'azienda.

Contribuiscono al team del progetto attraverso:

• Collaborano con i project manager per comprendere i requisiti del progetto e identificare i materiali, i servizi e le competenze necessarie
• Ricerca e identificazione di potenziali fornitori, valutandone le capacità, la reputazione e i precedenti
• Sviluppare e implementare un processo trasparente di qualificazione dei fornitori, selezionando i fornitori idonei per un ulteriore impegno
• Negoziare i contratti con i fornitori prescelti, assicurando condizioni ottimali in termini di prezzo, qualità, tempi di consegna e condizioni di pagamento
• Gestione dei contratti per tutta la durata del progetto, assicurando la conformità con i termini concordati 📃

20. Bacheca di controllo delle modifiche (CCB)

Il comitato di controllo delle modifiche comprende professionisti che gestiscono sfide e opportunità impreviste durante il ciclo di vita di un progetto.

Sono responsabili di:

• Valutare egestire tutte le modifiche proposte per determinare il loro impatto sull'esecuzione del progetto
• Valutare la fattibilità dell'implementazione delle modifiche proposte
• Approvare o rifiutare le modifiche proposte per un progetto
• Documentare le richieste di modifica, le valutazioni e le attività associate a qualsiasi modifica proposta

Come implementare i ruoli del progetto in 4 passaggi

Dopo aver identificato i ruoli chiave del progetto, il passaggio successivo consiste nel garantire il loro esito positivo nell'organizzazione. È qui che software di project management viene in soccorso. ClickUp è una delle migliori soluzioni software di project management oggi disponibili. Dispone di un sistema di completa di funzionalità/funzione per ottimizzare il project management e l'implementazione dei ruoli del progetto.

Alcune delle vantaggi dell'utilizzo di un software di project management come ClickUp includono:

• Ruoli, autorizzazioni e livelli di accesso personalizzabili in dipendenza dei ruoli e delle responsabilità dei membri del team di progetto
• Funzionalità/funzione di collaborazione che facilitano il lavoro di tutte le parti interessate in tempo reale
• Modelli per il project management con flussi di lavoro precostituiti progettati per garantire uno stato di avanzamento regolare del progetto dall'inizio alla fine

Grazie alle estese funzionalità/funzioni di ClickUp, potete implementare e gestire senza problemi i ruoli del progetto utilizzando i quattro passaggi seguenti:

Passaggio 1: Definizione dei ruoli e delle responsabilità del progetto

Il primo passaggio nell'implementazione dei ruoli di progetto consiste nel definire chiaramente le responsabilità di ciascuno in base all'ambito e agli oggetti del progetto. Questa chiarezza favorisce l'account, in quanto ogni membro del team di progetto sarà consapevole delle proprie aree di titolarità.

Per facilitare questo passaggio, si può prendere in considerazione l'utilizzo di un modello già pronto di modello per ruoli e responsabilità . Sebbene esistano molte opzioni, raccomandiamo caldamente il modello Modello di ruoli e responsabilità per il project management di ClickUp .

Utilizzate il modello di ruoli e responsabilità per il project management di ClickUp per organizzare il vostro team e definirne i compiti

Questo documento personalizzabile consente di delineare chiaramente elementi quali obiettivi, ruoli e responsabilità del progetto utilizzando quattro sottosezioni principali:

• Nome del progetto: Qui gli utenti possono specificare il titolo del progetto, gli obiettivi e le finalità generali. Questa sezione è particolarmente utile per le parti interessate, come il direttore del progetto, che supervisiona più progetti
• **In questa sezione gli utenti possono elencare tutti i ruoli organizzativi, dal titolare del progetto al responsabile degli acquisti, e delineare le rispettive responsabilità e attività
• Tempistica del progetto: Gli utenti, in particolare i project manager, possono usare questa sezione per definire con precisione la sequenza temporale delle attività cardine del progetto. Questo assicura che tutte le parti interessate siano al corrente delle scadenze previste per il progetto
• Budget e risorse: Questa sezione si concentra sul dettaglio delle esigenze finanziarie e di risorse che sono vitali per l'implementazione del progetto

Dopo aver adattato il modello alle esigenze del vostro progetto, potete concedere l'accesso a tutti gli stakeholder interessati e generare un link condivisibile al documento. Potete inviare questo link tramite la piattaforma di comunicazione in tempo reale nativa di ClickUp ClickUp Chattare .

Portate la comunicazione del team in un unico luogo con ClickUp Chat

Passaggio 2: Assegnare i ruoli ai membri del team

Il secondo passaggio cruciale nell'implementazione dei ruoli del progetto è l'assegnazione di ruoli e attività ai membri del team appropriati. Per avviare questo processo, creare una nuova Area di lavoro su ClickUp e coinvolgere tutte le parti interessate.

È quindi possibile assegnare ai ruoli degli utenti a ciascun utente, attribuendogli diritti e autorizzazioni specifiche in base alle sue responsabilità. Alcuni dei ruoli disponibili su ClickUp sono:

• **Il titolare è la persona che imposta e configura l'area di lavoro. Nella maggior parte dei casi, il titolare è il project manager o un dirigente di alto livello come lo sponsor del progetto
• Amministratori: Gli amministratori sono utenti che supervisionano e gestiscono l'area di lavoro creata dal titolare. Possono concedere l'autorizzazione di accesso ad altri utenti per collaborare ai documenti e alle attività del progetto all'interno dell'area di lavoro. Di solito, questo ruolo è assegnato alle parti interessate, come il leader del progetto o il manager della funzione
• Membri: I membri sono stakeholder interni all'organizzazione. Hanno l'autorizzazione a creare cartelle, elenchi e documenti nell'area di lavoro. Possono anche condividere documenti con altri utenti, favorendo una collaborazione continua
• Ospiti: Gli ospiti sono in genere stakeholder esterni, come gli appaltatori, a cui vengono concessi diritti di accesso limitati. Possono visualizzare solo gli elementi di lavoro condivisi con loro dal titolare, dagli amministratori o dai membri, garantendo l'accesso alle informazioni rilevanti del progetto senza compromettere la privacy

Le Autorizzazioni avanzate consentono di controllare ciò che gli utenti possono o non possono fare, impostando i ruoli per evitare modifiche accidentali

Passaggio 3: Stabilire le relazioni tra i ruoli

Una comunicazione inefficace è un problema significativo sfida nel project management . Considerate uno scenario in cui un manager funzionale ha bisogno di risorse dal manager delle risorse per la sua area funzionale. Senza chiarezza su chi contattare (e sulle relazioni di ruolo stabilite), si verificherebbero inutili ritardi, interrompendo l'attuazione del progetto.

Per mitigare questi problemi, le aziende spesso utilizzano modelli di organigramma per garantire che tutti sappiano chi contattare in situazioni specifiche. ClickUp semplifica questo processo con i modelli di organigramma Modello di organigramma di ClickUp .

Visualizzate facilmente la struttura e il layout dei vostri team con questo semplice modello di organigramma per lavagna online

Per iniziare, è sufficiente aggiungere il modello all'area di lavoro e raccogliere informazioni su tutti i ruoli e le responsabilità all'interno dell'organizzazione.

Se avete già creato e personalizzato il modello Ruoli e responsabilità del project management di ClickUp, il processo di raccolta delle informazioni sarà molto più semplice, poiché il documento contiene già tutti i dati necessari.

Successivamente, dovrete personalizzare il modello di organigramma. Questo modello fornisce un'immagine di Lavagna online di ClickUp dove è possibile inserire forme come i rettangoli. Le forme includono i nomi dei membri del team del progetto, i titoli, le informazioni di contatto e le responsabilità specifiche.

Utilizzate linee di connessione per collegare le forme e illustrare le relazioni tra questi ruoli. Man mano che il tempo passa e si verificano cambiamenti, è possibile aggiornare il grafico aggiungendo o eliminando le forme per riflettere i cambiamenti nelle posizioni o nel personale.

Passaggio 4: Monitoraggio dei ruoli del progetto

L'esito positivo dei ruoli del progetto richiede un monitoraggio diligente delle responsabilità e delle attività. In genere, il project manager guida questo lavoro richiesto utilizzando vari strumenti e tecniche.

Un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo è quello di utilizzare Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp . Per istanza, il file Vista Gantt Chart consente ai project manager di delineare la Sequenza del progetto e le attività necessarie per la sua realizzazione. Questa rappresentazione grafica facilita il monitoraggio dello stato di ogni stakeholder nelle rispettive attività.

Le oltre 15 visualizzazioni di ClickUp offrono alle organizzazioni una soluzione da parete a parete per ogni team

Alcune delle altre visualizzazioni di ClickUp includono:

• Vista Elenco : Il formato di visualizzazione più semplice che consente di aggiungere, rimuovere e riordinare facilmente le attività in un semplice elenco
• Vista Bacheca : Se si preferisce una rappresentazione più visiva delle attività, questa visualizzazione è perfetta, in quanto presenta le attività come schede su un tabellone in stile Kanban
• Visualizzazione Calendario : Una visualizzazione a calendario delle attività, che indica le date di inizio e fine e le date di scadenza, ideale per gestire le scadenze e programmare i contenuti

Trasformare la gestione dei ruoli dei progetti con ClickUp

L'esito positivo di un progetto si basa sul lavoro coordinato di persone che assumono ruoli e responsabilità diverse. Ruoli ben definiti riducono il rischio di confusione, chiariscono i canali di comunicazione e favoriscono l'account.

ClickUp è un ottimo strumento per semplificare questo processo grazie a grafici organizzativi personalizzabili, modelli di specifiche di ruolo, Gantt Chart e altro ancora. Iscriviti per ottimizzare i flussi di lavoro del project management e garantire un'esecuzione perfetta del progetto! ⭐