L'assunzione di un team di esperti non garantisce un esito positivo se non si sono stabiliti con precisione i ruoli e le responsabilità del team. 🧑🤝🧑
Una cattiva definizione dei compiti può portare a malintesi, riduzione della concentrazione, consegne sbagliate, sovrapposizioni di lavori, errori di valutazione utilizzo improprio delle risorse e l'insoddisfazione dei dipendenti. Secondo un sondaggio condotto da Effettivo il 75% dei dipendenti con un ruolo chiaro riferisce livelli di soddisfazione migliori sul lavoro.
La definizione dei ruoli, delle responsabilità e persino delle procedure fa parte del manuale di ogni leader. Ma il processo può essere estenuante e richiedere molto tempo, soprattutto se si gestisce un team numeroso. Per fortuna, grazie ai modelli di ruoli e responsabilità, non è necessario partire da zero.
Parleremo dei top 10 modelli per stabilire i compiti e i flussi gerarchici all'interno della vostra organizzazione. Le nostre recensioni impeccabili vi aiuteranno a trovare il modello giusto in un batter d'occhio!
Che cos'è un modello di ruoli e responsabilità?
L'esito positivo di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal tipo di lavoro, dipende dalla capacità dei dipendenti di comprendere e svolgere i propri compiti. I leader e Responsabili delle risorse umane possono utilizzare un modello di ruoli e responsabilità per presentare un intervallo completo di compiti, responsabilità lavorative e aspettative di consegna per il ruolo.
Le sue sezioni predefinite sono in genere corredate da linee guida che aiutano a fare chiarezza:
- Il titolo del lavoro con le competenze e le abilità desiderate
- La reportistica del dipartimento o dei project manager con cui allinearsi
- Flussi di comunicazione gerarchici (cioè, a chi il dipendente riferisce)
- Una ripartizione delle responsabilità chiave e dei ruoli degli altri membri del team
- KPI e metriche per la valutazione
Un modello di responsabilità vi aiuta a progettare le mansioni lavorative in linea con gli obiettivi e le finalità del team . Oltre a prevenire gli errori di comunicazione, è utile per:
- Valutazione delle prestazioni: Le metriche di performance definite aiutano a misurare il rendimento dei membri del team rispetto ai ruoli assegnati
- RISORSE UMANE: Descrizioni delle mansioni precise, che aiutano il reparto Risorse Umane a trovare le assunzioni più adatte
- Sviluppo dei dipendenti: I compagni di squadra consapevoli dei propri doveri sono più propensi a sviluppare le proprie competenze e a partecipare alle attività del teamprocessi decisionali con fiducia
- Basso turnover: Ruoli cancellati eliminano l'elemento di confusione dall'equazione, promuovendo un senso di sicurezza sul lavoro e riducendo il turnover dei dipendenti
Cosa rende un buon modello di ruoli e responsabilità?
Un buon modello di ruoli e responsabilità dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
- Struttura cancellata: Il modello deve essere facile da seguire e avere sezioni chiare che discutono i vari aspetti di un ruolo, dalle responsabilità alle preimpostazioni gerarchiche
- Monitoraggio dello stato di avanzamento: Molti modelli di alto livello offrono opzioni dimonitoraggio dello stato dei dipendentirendendo il documento utile per gli esercizi di valutazione
- Funzionalità/funzione personalizzate: Poiché il profilo lavorativo può cambiare a causa di eventi di espansione o ristrutturazione, il modello deve avere spazio per l'aggiornamento delle sezioni senza sforzo
- Accessibilità: I Teams interessati, come i valutatori delle prestazioni e i team leader, devono essere in grado di accedere al documento
- Supporto collaborativo: il modello deve consentire il contributo di diversi titoli di progetto, soprattutto se la mansione comporta compiti che riguardano più reparti
10 Modelli di ruoli e responsabilità da utilizzare nel 2024
Abbiamo esaminato decine di modelli di ruoli e responsabilità e selezionato le 10 opzioni migliori che possono essere applicate a una varietà di ruoli moderni. Andiamo subito al sodo! 🤩
1. Modello di ruoli e responsabilità per il project management di ClickUp
L'esito positivo di qualsiasi progetto dipende dall'organizzazione: deve esserci un quadro chiaro di chi fa cosa, come e quando. Il Modello di ruoli e responsabilità per il project management di ClickUp vi aiuta a creare un riepilogo conciso ma completo del coinvolgimento di ogni dipendente in un progetto e a garantire la massima trasparenza.
Il fascino del modello risiede nella sua versatilità: può essere utilizzato per tutte le nicchie, dallo sviluppo di software IA alla produzione di bambole Barbie. 💗
Le sezioni accuratamente create aiutano a definire i ruoli, assegnare le responsabilità e pianificare i progetti. Si inizia con una sezione generale Nome del progetto che delinea il progetto stesso obiettivi e finalità del progetto .
Alcune sezioni degne di nota, adatte al progetto, includono:
- Riunione del team: In questa sezione si menzionano le persone coinvolte nel progetto e si discutono le loro responsabilità. Potete essere dettagliati quanto volete: non c'è un limite massimo di caratteri di cui preoccuparsi!
- Sequenza del progetto :Suddivisione del lavoro in parti più piccole e più facili da gestire (attività), impostare dei traguardi e rappresentarli su una Sequenza
- Budget e risorse: Stimare quanto costerà ogni attività e lasciare spazio per presentare le spese generali effettive. È possibile confrontare i due dati per ottenere un risultato adeguatoallocazione delle risorse in futuro
Allegate il modello alle attività e create un repository centralizzato di informazioni sul progetto per il vostro team. È possibile utilizzare questo modello come documento esterno-condividerlo con i vostri stakeholder e partner per informarli sui vostri ultimi progetti, presentarli al vostro team e tenerli informati sugli aggiornamenti.
2. Modello di matrice dei ruoli e delle autorizzazioni di ClickUp
Definire le responsabilità di ogni individuo del team non è sufficiente: è necessario delineare come i diversi ruoli interagiscono tra loro e spiegare il livello di accesso e le autorizzazioni di ogni dipendente.
Da fare con il modello Modello di matrice dei ruoli e delle autorizzazioni di ClickUp e garantire un lavoro di squadra efficiente e una comunicazione di alto livello che fluisca nella giusta direzione. 🌊
Il modello assicura che ogni membro del team sappia a chi deve riferire ed evita confusione grazie all'impostazione di una catena gerarchica di comando trasparente. Offre due viste Elenco (Attività interne e Attività esterne) e una Vista Bacheca (Attività di reparto).
La visualizzazione Compiti interni definisce le attività insieme ai ruoli interni necessari per flussi di lavoro basati sull'approvazione . Fornire informazioni sul provider (ad esempio, Commerciale, Operativo o Marketing) e mettere un segno di spunta sotto i ruoli coinvolti in un'attività. Determinare la persona responsabile e lasciare ulteriori commenti nel campo Osservazioni. La visualizzazione Attività esterne è simile alla precedente, solo che in questo caso si concentra sui ruoli esterni come grossisti, freelance e rivenditori.
La visualizzazione Attività di reparto è un'attività di Bacheca Kanban in cui le attività delle visualizzazioni precedenti sono visualizzate come schede e raggruppate in base al reparto responsabile (come Marketing, Risorse Umane o Servizio clienti ). Utilizzatelo per visualizzare i carichi di lavoro del team.
Il modello offre diversi ruoli per impostazione predefinita, come CEO, vicepresidente, team leader e responsabile delle risorse umane, ma è possibile aggiornare il database per allinearlo alla struttura della propria azienda.
3. Modello di matrice per il controllo degli accessi basato sui ruoli di ClickUp
L'implementazione dei protocolli di sicurezza è una parte fondamentale della protezione delle risorse digitali di un'organizzazione, ma può essere faticoso definire i livelli di accesso dei dipendenti. Il Modello di matrice per il controllo degli accessi basato sui ruoli di ClickUp semplifica il processo di assegnazione dei controlli di accesso adeguati.
Il modello è stato concepito tenendo conto della controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC) in mente un approccio di tipo "role-based". È possibile definire il livello di accesso di ogni dipendente alle informazioni sensibili per prevenire le violazioni della sicurezza e migliorare i processi decisionali basati sui dati.
Questo modello aiuta principalmente a definire questi protocolli con l'aiuto di tre visualizzazioni.
La visualizzazione più utile è la Matrice di controllo degli accessi. È qui che si definiscono gli elementi specifici della propria linea di lavoro e si personalizzano i livelli di accesso per ciascuno di essi. ClickUp offre sette livelli di controllo degli accessi:
- Autorizza
- Creare
- Visualizzare
- Aggiornamento
- Invertire
- Cancellare
- Configurare
Scegliete cosa può fare ogni ruolo utente con elementi specifici selezionando uno o più livelli di controllo dell'accesso dall'elenco a discesa.
Le altre due visualizzazioni (visualizzazione Utenti esterni e Utenti interni) permettono di vedere le attività raggruppate in base al tipo di ruolo. Personalizzate i ruoli in base alla gerarchia della vostra organizzazione.
4. Modello di matrice di assegnazione delle responsabilità ClickUp
Una matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) è una grafico di project management che delinea i ruoli di tutte le persone coinvolte in un'iniziativa. Il Modello di matrice di assegnazione delle responsabilità di ClickUp imposta un grafico già pronto che aiuta a visualizzare il contributo di ciascun membro del personale a un progetto.
Si tratta di un modello per la lavagna online. Per i non addetti ai lavori, Lavagne online di ClickUp sono strumenti digitali altamente personalizzabili, ideali per visualizzare idee, fare brainstorming e lavorare con il team in tempo reale, indipendentemente dalla posizione.
Questo modello offre una lavagna online con una matrice realizzata da esperti. Le colonne rappresentano i diversi processi, mentre le righe mostrano i singoli dipendenti. Basta scaricare il modello gratis e rinominare i nomi delle colonne e delle righe in base alle proprie esigenze.
Aggiungete un tocco visivo alla vostra RAM con l'aiuto di emoji. Per impostazione predefinita, ClickUp offre quattro emoji per descrivere le persone:
- Responsabile ⚒️
- Account 🦾
- Consultato 💼
- Informato 🤳
Una volta completata, la griglia visiva diventa una fonte comune per identificare il personale chiave e gli esercizi di comunicazione.
5. Modello di matrice RACI di ClickUp
Avete indovinato: il Modello di matrice RACI di ClickUp si basa sulla matrice RACI (Responsabile, responsabile, consultato e informato). Fondamentalmente, è simile nello spirito al modello precedente che abbiamo discusso. Ma questo ha un design più complesso per supportare il monitoraggio delle attività.
Utilizzando la matrice Modello RACI è abbastanza semplice, anche se siete nuovi alla filosofia RACI. Si consiglia di iniziare dalla vista Matrice, dove verranno assegnati i ruoli del team per i quattro elementi RACI. Modificate i ruoli per adattarli alla struttura della vostra azienda.
Il modello offre diverse configurazioni di visualizzazione per monitorare le attività. Ad esempio, la visualizzazione Stato del progetto è ideale per impostare scadenze realistiche e monitorare lo stato di ogni attività. È possibile creare e assegnare attività per ogni ruolo e aggiungere attributi di stato come Bloccato, Completato, In corso, Revisione interna e Da fare.
La vista Project Team è più appropriata per il monitoraggio delle singole attività assegnate. La vista Project Leadership fornisce ai membri del team una rapida visione di chi è responsabile di una particolare attività o sottoattività. La visualizzazione Risorse esterne raccoglie tutte le risorse esterne necessarie per la realizzazione del lavoro.
6. Modello ClickUp DACI
Il modello DACI è un quadro decisionale basato sull'assegnazione di ruoli specifici ai membri del team per accelerare e migliorare il processo decisionale snellire i processi ed evitare confusione. dACI" è l'acronimo di Driver, Approver, Collaboratore e Informato. Il Modello DACI di ClickUp segue questo schema alla lettera.
Le sue molteplici visualizzazioni consentono di assegnare le giuste etichette al team e di mappare la linea di responsabilità. Iniziate con la vista Elenco DACI per aggiungere attività ai membri del team, definire lo stato di priorità e la fase decisionale. Altre visualizzazioni pratiche includono:
- Visualizzazione delle priorità: Per definire quali attività devono essere completate per prime. È possibile aggiungere note per ulteriori spiegazioni o consigli preziosi
- Vista Bacheca DACI: Si tratta di una Bacheca Kanban che visualizza le attività della vista Elenco DACI sotto forma di schede. Le schede delle attività sono ordinate in base alla fase decisionale (ad esempio Background, Data Gathering e Alternatives). Per modificare i criteri di ordinamento, premere il pulsante Raggruppa per nell'angolo in alto a destra dello schermo
- Vista Bacheca: Questa Bacheca ordina le attività in base al loro stato, che può essere Non iniziato, In corso e Completo
Come gli altri modelli di ClickUp, anche questo è personalizzabile al 100%- adattate il vostro Campi personalizzati aggiungere nuove visualizzazioni e modificare le sezioni per garantire che il vostro esercizio DACI sia in linea con la vostra azienda.
7. Modello di piano RACI di ClickUp
Se amate i layout RACI per la definizione dei ruoli del team, abbiamo un'altra opzione stellare per voi! Il modello Modello di piano RACI di ClickUp può essere il vostro provider per fare chiarezza sui ruoli, per visualizzare e migliorare i processi e identificare le persone responsabili di completare le attività, dare consigli o prendere decisioni.
Questo modello è un documento e non è dotato di viste multiple, ma ciò non lo rende meno prezioso. È uno strumento ideale per i leader che desiderano creare un unico schema visivo delle attività del progetto e dei ruoli degli utenti. Poiché si basa sull'approccio RACI, gli utenti vengono classificati in base alle seguenti categorie:
- Responsabile: È il titolare dell'attività, la persona responsabile del completamento del progetto
- Accountable: Per gli utenti che devono partecipare al processo decisionale di base
- Consultato: Utilizzare questa classificazione per gli utenti che offrono input ma non partecipano al processo decisionale. Non saranno responsabili del completamento o dell'esito positivo del progetto
- Informato: Si tratta di utenti che si tengono aggiornati sullo stato del progetto, ma non partecipano al processo decisionale
Questo modello offre una tabella con le posizioni e le attività del progetto. Determinate il ruolo di ogni persona coinvolta nel progetto inserendo R, A, C o I nel campo corrispondente. Colorate i campi per facilitare la distinzione e condividete la tabella con il team per avere sempre la stessa pagina.
8. Modello di procedura operativa standard per le responsabilità lavorative di ClickUp
Per la maggior parte delle aziende, le procedure operative standard (SOP) sono le mappe del tesoro per l'esito positivo. 🪙
Il Modello di procedura operativa standard per le responsabilità lavorative di ClickUp consente di creare una procedura operativa standard dettagliata basata sul ruolo, che può contenere istruzioni su come completare diverse attività, mantenere la qualità del lavoro ed essere efficienti. Il modello garantisce che i dipendenti adottino un approccio standardizzato al loro lavoro, riducendo al minimo il rischio di errori.
Il Procedura operativa standard offre sezioni preconfezionate con testi standard del settore per definire le procedure operative standard in modo forte e chiaro. Compilate le sezioni scopo, ambito e procedura e aggiungete risorse extra in fondo al documento (se necessario).
Se siete alle prime armi con la scrittura delle procedure operative standard, seguite la guida integrata nel modello per procedere. È possibile delineare facilmente catene di deleghe e includere i precursori di comunicazione che ci si aspetta vengano seguiti.
Per rendere la vostra procedura operativa standard più orientata all'azione, modificate la sezione dello scopo del modello e usatela come un dichiarazione di lavoro (SOW) . Definire ulteriormente il SOW aggiungendo l'ambito del progetto, gli oggetti, la Sequenza e il progetto i deliverable del progetto e spiegando chi fa cosa e quando.
9. Modello di descrizione del lavoro in Microsoft Word di Betterteam
Create descrizioni di lavoro perfette per la documentazione interna o per gli annunci di lavoro con il modello di descrizione di lavoro di Microsoft Word di Betterteam
Avete una posizione aperta da occupare? Il modello di descrizione del lavoro in Microsoft Word di Betterteam vi aiuta a descrivere la posizione in dettaglio attraverso una struttura organizzata.
Sono disponibili quattro sezioni: "Alle dipendenze di", "Panoramica del lavoro", "Responsabilità e doveri" e "Qualifiche". Ogni sezione è corredata da linee guida su cosa scrivere e come. Ad esempio, nella sezione Qualifiche, il modello indica di includere punti elenco come il livello di istruzione, l'esperienza o le competenze specifiche che si stanno cercando per attirare i candidati più adatti.
Il formato Microsoft Word del modello lo rende personalizzabile al 100%. Aggiungete sezioni extra, cambiate i font e adattate il modello al branding della vostra azienda.
10. Modello di ruoli e responsabilità in Microsoft Word da Template.net
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/Microsoft-Word-Job-Roles-and-Responsibilities-Template-by-Template.net\_.png Modello di ruoli e responsabilità di Microsoft Word da Template.net /$$$img/
Il modello di ruoli e responsabilità di Microsoft Word di Template.net vi aiuta a delineare i doveri di un lavoro nella vostra organizzazione
Fate chiarezza sulle posizioni all'interno della vostra azienda e agevolate la trasparenza dei ruoli con il modello Microsoft Word Job Roles and Responsibilities di Template.net.
Il modello fornisce il quadro perfetto per la creazione di annunci di lavoro: definisce il titolo, il tipo di posizione, il reparto e la catena di comando. La parte centrale del modello si concentra sulla descrizione dettagliata del lavoro. È qui che si includono tutte le informazioni sul lavoro che vi aiuteranno ad attirare i candidati giusti.
Il modello di documento sui ruoli e le responsabilità è disponibile in formato Microsoft Word e Google Documenti, quindi potete scegliere quello che preferite. Sebbene non vanti opzioni avanzate di collaborazione e visualizzazione, il modello è ideale per chi desidera una soluzione senza fronzoli. 🔔
È possibile modificare le sue sezioni per ottenere i risultati desiderati. Ad esempio, è possibile includere una sezione sulle competenze speciali richieste dal lavoro, come il possesso di un certificato specifico o la conoscenza di una lingua straniera.
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I team perfetti non si formano in modo casuale, ma con cura.
Senza ruoli e responsabilità definite dei dipendenti, la vostra azienda è come una nave in mare senza bussola e con un ponte pieno di marinai non addestrati. Per quanto si sforzino, la nave non raggiungerà mai la sua destinazione. ⛴️
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