Assumere un team di esperti non garantisce un esito positivo se non si sono definiti con precisione i ruoli e le responsabilità del team. ???
Una definizione inadeguata dei ruoli può portare a malintesi, calo di concentrazione, consegne mal riuscite, sovrapposizioni di mansioni, utilizzo improprio delle risorse e insoddisfazione dei dipendenti. Secondo un sondaggio condotto da Effectory, il 75% dei dipendenti con ruoli ben definiti dichiara di avere livelli di soddisfazione più elevati nel lavoro.
Definire ruoli, responsabilità e persino procedure fa parte del playbook di ogni leader. Ma il processo può essere faticoso e richiedere molto tempo, soprattutto se si gestisce un team di grandi dimensioni. Fortunatamente, grazie ai modelli di ruoli e responsabilità, non è necessario partire da zero.
Discuteremo i 10 modelli principali per stabilire i compiti e i flussi gerarchici all'interno della tua organizzazione. Le nostre recensioni concise ti aiuteranno a trovare il modello giusto in pochissimo tempo!
Che cos'è un modello di ruoli e responsabilità?
Il successo di qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni e dal settore in cui opera, dipende dalla capacità dei suoi dipendenti di comprendere e svolgere i propri compiti. I dirigenti e i responsabili delle risorse umane possono utilizzare un modello di ruoli e responsabilità per presentare una gamma completa di compiti, responsabilità lavorative e aspettative di rendimento per il ruolo.
Le sue sezioni predefinite sono generalmente accompagnate da linee guida che aiutano a chiarire:
- Il titolo di lavoro con le competenze e le abilità richieste
- Reparti di reportistica o project manager con cui allinearsi.
- Flussi di comunicazione gerarchici (ad esempio, a chi fa riferimento il dipendente per la reportistica)
- Una ripartizione delle responsabilità chiave e dei ruoli degli altri membri del team
- KPI e metriche per la valutazione
Un modello di responsabilità ti aiuta a definire i compiti lavorativi in linea con gli obiettivi e le finalità del team. Oltre a prevenire malintesi, è utile per:
- Valutazione delle prestazioni: le metriche di prestazione definite aiutano a misurare il rendimento dei membri del team rispetto ai ruoli loro assegnati.
- Risorse umane: descrizioni delle mansioni concise aiutano il reparto risorse umane a trovare i candidati più adatti.
- Sviluppo dei dipendenti: i colleghi consapevoli dei propri compiti sono più propensi a sviluppare le proprie competenze e a partecipare con sicurezza ai processi decisionali.
- Basso turnover: ruoli chiaramente definiti eliminano ogni elemento di confusione, promuovendo un senso di sicurezza sul lavoro e riducendo il turnover dei dipendenti.
Cosa rende efficace un modello di ruoli e responsabilità?
Un buon modello di ruoli e responsabilità dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
- Struttura chiara: il modello deve essere facile da seguire e avere sezioni chiare che descrivano i vari aspetti di un ruolo lavorativo, dalle responsabilità alle impostazioni gerarchiche predefinite.
- Monitoraggio dei progressi: molti dei modelli migliori offrono opzioni per il monitoraggio dei progressi dei dipendenti, rendendo il documento utile per le attività di valutazione.
- Funzionalità di personalizzazione: poiché il profilo professionale può cambiare a causa di eventi di espansione o ristrutturazione, il modello dovrebbe consentire di aggiornare facilmente le sezioni.
- Accessibilità: i membri del team interessati, come i valutatori delle prestazioni e i team leader, dovrebbero poter accedere al documento.
- Supporto collaborativo: il modello dovrebbe consentire il contributo di diversi responsabili di progetto, soprattutto se il lavoro comporta mansioni che coinvolgono più reparti.
10 modelli di ruoli e responsabilità da utilizzare
Abbiamo esaminato decine di modelli di ruoli e responsabilità e selezionato le 10 migliori opzioni che possono essere applicate a una varietà di ruoli moderni. Andiamo subito al sodo! ?
1. Modello di ruoli e responsabilità nel project management di ClickUp
Il successo di qualsiasi progetto dipende dall'organizzazione: dovrebbe esserci una chiara definizione di chi fa cosa, come e quando. Il modello di ruoli e responsabilità nel project management di ClickUp ti aiuta a creare un riepilogo conciso ma completo del coinvolgimento di ogni dipendente in un progetto e a garantire la massima trasparenza.
Il fascino del modello risiede nella sua versatilità: può essere utilizzato per tutti i settori, dallo sviluppo di software di IA alla produzione di bambole Barbie. ?
Le sezioni accuratamente create ti aiutano a definire i ruoli, assegnare le responsabilità e pianificare i progetti. Si inizia con una sezione generale denominata Nome del progetto che delinea gli obiettivi e le finalità del progetto.
Alcune sezioni degne di nota e utili per i progetti includono:
- Il team: qui potrai fare una menzione delle persone coinvolte nel progetto e discutere le loro responsabilità. Puoi essere dettagliato quanto desideri: non c'è alcun limite massimo di caratteri di cui preoccuparsi!
- Tempistica del progetto: suddividere il lavoro in parti più piccole e più facili da gestire (attività), fissare dei traguardi e rappresentarli su una Sequenza.
- Budget e risorse: stimare il costo di ogni attività e lasciare un margine per presentare le spese generali effettive. È possibile confrontare i due valori per un' adeguata allocazione delle risorse in futuro.
Allega il modello alle attività e crea un repository centralizzato delle informazioni sul progetto per il tuo team. Puoi utilizzare questo modello come documento esterno: condividilo con i tuoi stakeholder e partner per informarli sui tuoi ultimi progetti, presentarli al tuo team e tenerli aggiornati sugli ultimi sviluppi.
2. Modello di matrice dei ruoli e delle autorizzazioni ClickUp
Non è sufficiente definire le responsabilità di ogni singolo membro del team: è necessario delineare come i diversi ruoli interagiscono tra loro e spiegare il livello di accesso e le autorizzazioni di ogni dipendente.
Da fare con il modello ClickUp Roles and Permission Matrix Template e garantisci un lavoro di squadra efficiente e una comunicazione eccellente con un flusso corretto. ?
Il modello garantisce che ogni membro del team sappia a chi riferire e previene confusioni stabilendo una catena di comando gerarchica trasparente. Offre due viste Elenco (attività interne e attività esterne) e una vista Bacheca (attività di reparto).
La vista Attività interne definisce le attività insieme ai ruoli interni necessari per i flussi di lavoro basati sull'approvazione. Fornisci informazioni sul reparto (ad esempio Commerciale, Operazioni o Marketing) e seleziona i ruoli coinvolti in un'attività. Determina il responsabile e aggiungi ulteriori commenti nel campo Osservazioni. La vista Attività esterne è simile alla precedente, solo che in questo caso l'attenzione è rivolta ai ruoli esterni come grossisti, liberi professionisti e rivenditori.
La vista Attività di reparto è una lavagna Kanban in cui le attività delle viste precedenti vengono visualizzate come schede e raggruppate in base al reparto responsabile (ad esempio Marketing, Risorse umane o Assistenza clienti ). Utilizzala per visualizzare i carichi di lavoro del team.
Il modello offre diversi ruoli lavorativi per impostazione predefinita, come amministratore delegato, vicepresidente, team leader e responsabile delle risorse umane, ma è possibile aggiornare il database per allinearlo alla struttura della propria azienda.
3. Modello di matrice di controllo degli accessi basato sui ruoli di ClickUp
L'implementazione di protocolli di sicurezza è una parte fondamentale della protezione delle risorse digitali di un'organizzazione, ma definire i livelli di accesso dei dipendenti può essere faticoso. Il modello di matrice di controllo degli accessi basato sui ruoli di ClickUp semplifica il processo di assegnazione dei controlli di accesso adeguati.
Il modello è stato progettato tenendo presente l'approccio del controllo degli accessi basato sui ruoli (RBAC). È possibile definire il livello di accesso di ciascun dipendente alle informazioni sensibili per prevenire violazioni della sicurezza e migliorare i processi decisionali basati sui dati.
Questo modello aiuta principalmente a impostare questi protocolli con l'aiuto di tre visualizzazioni.
La visualizzazione più utile è la visualizzazione Matrice di controllo degli accessi. Qui è possibile definire elementi specifici per il proprio settore di attività e personalizzare i livelli di accesso per ciascuno di essi. ClickUp offre sette livelli di controllo degli accessi:
- Autorizzare
- Creare
- Visualizza
- Aggiornare
- Ripristina
- Elimina
- Configurare
Scegliere cosa può fare ogni ruolo utente con elementi specifici selezionando uno o più livelli di controllo degli accessi dall'elenco a discesa.
Le altre due visualizzazioni (Utenti esterni e Utenti interni) consentono di visualizzare le attività raggruppate in base al tipo di ruolo. Personalizza i ruoli in base alla gerarchia della tua organizzazione.
4. Modello di matrice di assegnazione delle responsabilità ClickUp
Una matrice di assegnazione delle responsabilità (RAM) è un grafico di project management che delinea i ruoli di tutte le persone coinvolte in un'iniziativa. Il modello di matrice di assegnazione delle responsabilità di ClickUp ti fornisce un grafico già pronto che ti aiuta a visualizzare il contributo di ciascun membro del personale a un progetto.
Questo è un modello di lavagna online. Per chi non lo sapesse, le lavagne ClickUp sono strumenti digitali altamente personalizzabili, ideali per visualizzare idee, fare brainstorming e lavorare con il proprio team in tempo reale, indipendentemente dalla propria posizione.
Questo modello offre una lavagna con una matrice creata da esperti. Le colonne rappresentano diversi processi, mentre le righe mostrano i singoli dipendenti. Basta scaricare il modello gratis e rinominare i nomi delle colonne e delle righe in base alle proprie esigenze.
Aggiungi un tocco visivo al tuo RAM con l'aiuto delle emoji. Per impostazione predefinita, ClickUp offre quattro emoji per descrivere chi è:
- Responsabile ⚒️
- Responsabile?
- Consultato?
- Informato?
Una volta completata, la griglia visiva diventa una fonte comune per identificare il personale chiave e le attività di comunicazione.
5. Modello di matrice RACI di ClickUp
Come avrete intuito, il modello RACI Matrix di ClickUp si basa sulla matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed, ovvero responsabile, affidabile, consultato e informato). Fondamentalmente, è simile nello spirito al modello precedente di cui abbiamo parlato. Tuttavia, questo modello ha un design più complesso per supportare il monitoraggio delle attività.
L'utilizzo del modello RACI è piuttosto semplice, anche se non si ha familiarità con la filosofia RACI. Si consiglia di iniziare dalla vista della matrice, dove è possibile assegnare i ruoli del team per i quattro elementi RACI. Effettuare le modifiche ai ruoli lavorativi in modo che corrispondano alla struttura della propria azienda.
Il modello offre diverse configurazioni di visualizzazione per monitorare le attività. Ad esempio, la visualizzazione Stato del progetto è ideale per impostare scadenze realistiche e monitorare lo stato di avanzamento di ciascuna attività. È possibile creare e assegnare attività per ciascun ruolo e aggiungere attributi di stato come Bloccato, Completato, In corso, Revisione interna e Da fare.
La vista Team di progetto è più adatta per il monitoraggio dell'assegnazione dei singoli compiti. La vista Leadership di progetto offre ai membri del team una rapida panoramica delle responsabilità relative a un determinato compito o attività secondaria. La vista Risorse esterne raccoglie tutte le risorse esterne necessarie per portare a termine il lavoro.
6. Modello DACI di ClickUp
Il modello DACI è un quadro decisionale basato sull'assegnazione di ruoli specifici ai membri del team per accelerare e semplificare i processi ed evitare confusione. "DACI" è l'acronimo di Driver, Approver, Collaboratore e Informato ( Responsabile, Approvatore, Collaboratore e Informato). Il modello DACI di ClickUp segue alla lettera questo quadro.
Le sue molteplici visualizzazioni consentono di assegnare le etichette giuste al proprio team e di mappare la linea di responsabilità. Iniziare con la vista Elenco DACI per aggiungere attività ai membri del team, definire uno stato di priorità e la fase decisionale. Altre visualizzazioni pratiche includono:
- Visualizzazione delle priorità: per definire quali attività devono essere completate per prime. È possibile aggiungere note per ulteriori spiegazioni o suggerimenti utili.
- Vista Bacheca DACI: si tratta di una lavagna Kanban che mostra le attività della vista Elenco DACI sotto forma di schede. Ordina le schede delle attività in base alla fase decisionale (ad esempio Contesto, Raccolta dati e Alternative). Modifica i criteri di ordinamento premendo il pulsante Raggruppa per nell'angolo in alto a destra dello schermo.
- Vista Bacheca: questa tabella Kanban ordina le attività in base al loro stato, che può essere Non avviata, In corso e Completata.
Come gli altri modelli ClickUp, anche questo è personalizzabile al 100%: personalizza i campi personalizzati, aggiungi nuove visualizzazioni e modifica le sezioni per garantire che l'esercizio DACI sia in linea con la tua attività aziendale.
7. Modello di pianificazione RACI di ClickUp
Se ti piacciono i layout RACI per definire i ruoli del team, abbiamo un'altra opzione eccezionale per te! Il modello di pianificazione RACI di ClickUp può essere la soluzione ideale per chiarire i ruoli, visualizzare e migliorare i processi e identificare le persone responsabili del completamento delle attività, della consulenza o del processo decisionale.
Si tratta di un modello Doc che non offre diverse visualizzazioni, ma ciò non lo rende meno utile. È uno strumento ideale per i leader che desiderano creare una panoramica visiva unica delle attività del progetto e dei ruoli degli utenti. Poiché si basa sull'approccio RACI, è possibile classificare gli utenti in base alle seguenti categorie:
- Responsabile: è il titolare dell'attività, la persona responsabile del completamento.
- Responsabile: per gli utenti che dovrebbero partecipare al processo decisionale principale
- Consultato: utilizzare questa classificazione per gli utenti che offrono input ma non partecipano al processo decisionale. Non saranno responsabili del completamento o dell’esito positivo del progetto.
- Informato: questo modello è destinato agli utenti che si tengono aggiornati sullo stato del progetto, ma che in genere non partecipano al processo decisionale.
Questo modello offre una tabella con le posizioni lavorative e le attività di progetto. Determina il ruolo di ogni persona coinvolta nel progetto inserendo R, A, C o I nel campo corrispondente. Assegna un codice colore ai campi per facilitarne la distinzione e condividi la tabella con il tuo team per mantenere tutti allineati.
8. Modello di procedura operativa standard per le responsabilità lavorative di ClickUp
Per la maggior parte delle aziende, le procedure operative standard (SOP) sono la mappa del tesoro che porta al successo. ?
Il modello SOP per le responsabilità lavorative di ClickUp consente di creare una procedura operativa standard dettagliata basata sui ruoli. Può contenere istruzioni su come completare diverse attività, mantenere la qualità del lavoro ed essere efficienti. Il modello garantisce che i dipendenti adottino un approccio standardizzato al proprio lavoro, riducendo al minimo il rischio di errori.
Il modello SOP offre sezioni predefinite con testi standard del settore per definire le procedure operative standard in modo chiaro e inequivocabile. Compilare le sezioni relative allo scopo, all'ambito di applicazione e alla procedura e aggiungere risorse aggiuntive nella parte inferiore del documento (se necessario).
Se non avete esperienza nella redazione di procedure operative standard, seguite la guida integrata nel modello per procedere. Potete facilmente delineare le catene di delega e includere i precursori di comunicazione che vi aspettate vengano seguiti.
Per rendere la tua procedura operativa standard più orientata all'azione, modifica la sezione relativa allo scopo del modello e utilizzala come dichiarazione di lavoro (SOW). Definisci ulteriormente la SOW aggiungendo l'ambito del progetto, gli obiettivi, le sequenze e i risultati attesi e spiegando chi fa cosa e quando.
9. Modello di descrizione del lavoro in Microsoft Word di Betterteam
Hai una posizione aperta da ricoprire? Il modello di descrizione del lavoro di Microsoft Word di Betterteam ti aiuta a descrivere la posizione in dettaglio attraverso una struttura organizzata.
Sono disponibili quattro sezioni: Riporta a, Panoramica del lavoro, Responsabilità e mansioni e Qualifiche. Ogni sezione è accompagnata da linee guida su cosa scrivere e come farlo. Ad esempio, nella parte Qualifiche, il modello indica di includere punti elenco come il livello di istruzione, l'esperienza o le competenze specifiche che si stanno cercando per attirare i candidati idonei.
Il formato Microsoft Word del modello lo rende personalizzabile al 100%. Aggiungi sezioni extra, modifica i font e adatta il modello al marchio della tua azienda.
10. Modello di ruoli e responsabilità lavorative in Microsoft Word di Template.net
Fai chiarezza sulle posizioni lavorative all'interno della tua azienda e facilita la trasparenza dei ruoli con il modello di ruoli e responsabilità lavorative di Microsoft Word di Template.net.
Il modello fornisce il quadro perfetto per la creazione di annunci di lavoro: definisce il titolo di lavoro, il tipo di posizione, il reparto e la catena di comando. Il contenuto principale del modello si concentra sulla definizione di una descrizione dettagliata del lavoro. È qui che si includono tutte le informazioni sul lavoro che ti aiuteranno ad attrarre i candidati giusti.
Il modello di documento relativo ai ruoli e alle responsabilità è disponibile in formato Microsoft Word e Documenti Google, quindi potete scegliere quello che preferite. Anche se non offre opzioni avanzate di collaborazione e visualizzazione, il modello è ideale per chi desidera una soluzione senza fronzoli. ?
È possibile modificare le sezioni per ottenere i risultati desiderati. Ad esempio, includere una sezione sulle competenze speciali richieste dal lavoro, che si tratti di possedere un certificato specifico o di parlare una lingua straniera.
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