Un vincolo è un limite, un insieme di confini entro i quali si deve lavorare. La maggior parte delle persone vede i vincoli come un elemento negativo, che limita i risultati che si possono ottenere.
Nel project management può essere vero il contrario. Immaginate di avere a disposizione un tempo infinito per sviluppare una funzionalità/funzione. Non la completereste mai!
Senza vincoli sul progetto sarete spinti e tirati in tutte le direzioni, influenzando in modo significativo la vostra concentrazione. Senza vincoli di risorse i flussi di lavoro potrebbero non essere ottimizzati per l'efficienza o la produttività.
I vincoli del progetto consentono di ottenere efficienza ed efficacia, aiutando i team a consegnare il software in piccoli incrementi. I vari tipi di vincoli hanno un impatto diverso sui risultati del progetto. Esaminiamoli uno per uno.
I tripli vincoli del project management
Un progetto tipico può essere soggetto a tre tipi di vincoli: Tempo, Costo e Ambito. Questi sono comunemente noti come tripli vincoli. Sono anche noti come triangolo del project management, triangolo di ferro o triangolo del progetto.
Vincolo dell'ambito
L'ambito si riferisce alle funzionalità o funzioni di un prodotto che il team ha deciso di consegnare o alle attività che il team del progetto ha deciso di completare.
Delinea ciò che deve essere terminato e con quale qualità. L'ambito del progetto determina in genere anche i tempi e i costi.
Un buon ambito di progetto offre ai team di sviluppo la chiarezza e la libertà di costruire il software. Un progetto scadente consente l'estensione del progetto e manda il team fuori strada.
Vincolo di costo
Il vincolo di costo è il budget, che pone dei limiti alle risorse finanziarie. Può includere diverse cose. Per istanza, un team di sviluppo software agile può avere vincoli sui seguenti costi del progetto.
- Stipendi del team
- Attrezzature come computer portatili, server, ecc.
- Indennità e spese di viaggio
- Qualsiasi software o strumento di automazione necessario per completare il progetto
Vincoli di costo efficaci garantiscono il ritorno sull'investimento (ROI) e i risultati aziendali. Un cattivo vincolo lascia tutti demotivati e frenati.
Vincolo di tempo
I limiti di tempo applicabili a un progetto. In altre parole, le scadenze. Il vincolo temporale si applica sotto forma di scadenze per ogni attività, attività cardine e per l'intero progetto.
Un vincolo temporale ragionevole consente al team di realizzare prodotti validi che soddisfino tutti i criteri di accettazione. Un vincolo temporale irragionevole o una scadenza ravvicinata costringeranno il team a tagliare i tempi e a costruire un prodotto di bassa qualità, accumulando debiti tecnici.
Della triplice serie di vincoli che tengono sveglio un project manager, oggi ci concentriamo sui vincoli temporali. Vediamo perché sono importanti e da cosa si può fare per evitare che facciano deragliare il progetto.
Che cosa sono i vincoli temporali?
I vincoli temporali sono i limiti di durata imposti dal progetto del corso. Quando dovrete finire il progetto, quando dovrete mettere in produzione le funzionalità, quante ore di lavoro potete dedicare a una funzionalità/funzione e così via.
I vincoli temporali sono spesso visualizzati come una tabella di marcia. Ad esempio, si può programmare un progetto con scadenze per la fase di pianificazione, sviluppo, test, revisione finale, messa in produzione e consegna.
Qualsiasi ritardo in una delle fasi può avere un effetto a valanga, facendo slittare l'intero progetto di qualche giorno/settimana. Questi ritardi creano vincoli inutili e artificiali sulla consegna del progetto.
Un project manager cerca di evitare i vincoli artificiali che sorgono nel bel mezzo del progetto. Ecco alcuni modi per Da fare.
10 Strategie per evitare i vincoli temporali
Evitare i vincoli di tempo non è un'attività una tantum, ma un processo continuo. I team di progetto impostano strutture e sistemi per evitare di creare pressione su se stessi. Alcuni dei più efficaci utilizzano un sistema di strumento di project management come ClickUp. Ecco come.
1. Pianificazione del progetto
Un piano solido evita la metà dei vincoli. Creare un piano completo piano del progetto che delinea le attività, i risultati e le scadenze. Utilizzate il programma ClickUp Calendario per vedere come si mappano le attività.
visualizzare il Calendario di ClickUp per mostrare le sottoattività_
Prestate particolare attenzione alle dipendenze. Se avete un'attività che dipende da un'altra, l'avanzamento della seconda potrebbe far deragliare la prima. Vista Gantt può essere d'aiuto nel monitoraggio di attività che si sovrappongono e di dipendenze .
Utilizzare questa fase del progetto per valutare le risorse finanziarie necessarie per completare il progetto in tempo.
È la prima volta che pianificate un progetto? Ecco alcuni ottimi modelli per la pianificazione del progetto per iniziare con il piede giusto.
2. Priorità delle attività
Esiste un limite naturale alla quantità di lavoro da fare in un determinato periodo. Dare la giusta priorità alle attività è fondamentale per una gestione efficace del tempo.
Se si accumulano troppe cose, si rischia di non rispettare le scadenze. Se si pianifica troppo poco, si rischia di avere risorse non utilizzate, con conseguente perdita di tempo. Quindi, stabilite le priorità e programmate per ottimizzare i risultati.
Utilizzate una elenco di priorità per guidare le vostre decisioni. Provate livellamento delle risorse , assegnando più risorse per le attività complesse e consentendo al team di rimanere in carreggiata.
la vista Carico di lavoro di ClickUp per stimare la capacità disponibile ed eseguire il livellamento delle risorse_
3. Stima realistica della durata stimata
La pianificazione di un progetto viene creata in base al tempo che i membri del team ritengono necessario per completare ogni attività. Questo processo, chiamato stima dei tempi, è una parte fondamentale del progetto project management .
I gestori del progetto e i membri del team di solito si basano sulla gestione del tempo previsioni del progetto sulla base dei risultati ottenuti in passato. Se l'ultima volta la conformità al GDPR ha richiesto 20 ore, è probabile che ora ne richieda altrettante.
Tuttavia, le stime sono solo ipotesi. Per assicurarvi che le vostre stime siano il più possibile accurate, confrontatele con i dati reali. Stima della durata stimata di ClickUp e le funzionalità di monitoraggio del tempo di ClickUp sono state progettate proprio per questo scopo.
4. Monitoraggio del tempo
Registrate le ore per ogni attività sulla Sequenza del progetto. Esistono diversi app per la gestione del tempo che vi permetteranno di fare questo. Monitoraggio del tempo di ClickUp è integrato nella piattaforma di project management e consente di avviare e arrestare un timer o di aggiungere tempi manuali per ogni attività a cui si sta lavorando. Utilizzate queste informazioni per rendere le vostre stime più accurate.
monitoraggio nativo del tempo su ClickUp
Con il tempo, la vostra capacità di stimare e pianificare si rafforzerà, riducendo i vincoli di tempo.
Se state mettendo insieme un nuovo team o state adottando ClickUp da poco, ecco dieci modelli di gestione del tempo per aiutarvi a sfruttare il monitoraggio del tempo per evitare vincoli futuri.
5. Monitoraggio periodico dello stato di avanzamento
Se accendete un progetto e lo lasciate correre incustodito, è probabile che vi sorprendiate quando le attività non vengono terminate in tempo. Per questo motivo, la gestione dei vincoli temporali richiede un monitoraggio regolare.
panoramica dei progetti su ClickUp
Utilizzare qualsiasi software gratuito per grafici Gantt per monitorare se le sequenze temporali sono conformi al piano. Personalizzate il ClickUp Dashboard per visualizzare le reportistiche necessarie a monitorare lo stato di avanzamento. Utilizzate i grafici di burn-up e burn-down per sapere come potrebbe andare il progetto. Identificate i ritardi e prendete accordi alternativi.
6. Identificazione e riduzione dei rischi
Qual è la probabilità che non riusciate a rispettare la scadenza? Quali sono le potenziali ragioni?
Rispondere a queste due domande vi aiuterà a identificare i rischi da affrontare e a valutarne l'impatto sul progetto. Questi rischi possono essere finanziari, operativi o anche comportamentali. L'impatto potrebbe essere qualsiasi cosa, da un paio di giorni di ritardo alla completa incapacità di consegnare il progetto.
Prima di iniziare il progetto, riunite il team per discutere dei rischi. Identificate e mitigate questi rischi per evitare che i vincoli temporali si aggravino.
7. Comunicazione semplificata
Ciò che i membri del team non sanno, non possono Da fare. Ad esempio, immaginiamo una situazione in cui i criteri di accettazione per una specifica funzionalità/funzione non vengano comunicati chiaramente. Lo sviluppatore potrebbe pensare di aver consegnato la funzionalità/funzione, mentre l'analista della qualità potrebbe non essere d'accordo. L'analista della qualità potrebbe non essere d'accordo e rimandare la funzionalità/funzione allo sviluppatore, aggiungendo tempo di rielaborazione non necessario.
clickUp Documenti per la documentazione e la condivisione di informazioni importanti con il team
Evitate tutto questo razionalizzando tutte le comunicazioni del progetto.
- Documentate le note delle riunioni, i requisiti e altre conversazioni suDocumenti ClickUp* Scrivere descrizioni dettagliate per ogni funzionalità/funzione dell'utente all'interno dell'attività
- Consentire ai membri del team di chiarire tutto ciò di cui hanno bisogno nella sezione commenti dell'attività
- Aggiungere liste di controllo/elementi di azione per garantire che i criteri di accettazione di ogni funzionalità/funzione siano sempre a portata di mano
- Oltre a coloro che lavorano sulle funzionalità/funzione, aggiungete degli osservatori aAttività di ClickUp in modo che possano intervenire, se necessario
8. Agile project management
A volte il progetto non va come previsto. Gli stakeholder aziendali potrebbero apportare modifiche ai requisiti. I membri del team potrebbero ammalarsi e avere bisogno di giorni di ferie prolungati. Le organizzazioni potrebbero essere a corto di liquidità. Sono cose che succedono. Come risultato, potreste inevitabilmente trovarvi di fronte a vincoli di tempo.
Il project management agile è stato progettato proprio per far fronte a queste eventualità. Ci si aspetta che i project manager agili prevedano i potenziali problemi e facciano piani di emergenza. O, almeno, devono avvisare la leadership e gestire le aspettative.
9. Gestione delle riunioni
"Questa poteva essere un'email" è un meme su internet per una buona ragione. Una delle più grandi perdite di tempo per il team di sviluppo sono le riunioni, molte delle quali inutili e inefficaci.
Per evitare costantemente vincoli di tempo imprevisti, gestite meglio le riunioni. Rivedete le vostre strumenti di gestione del tempo per capire quanto tempo viene dedicato alle riunioni. Su questa base, ottimizzate i vostri processi.
Fate riunioni solo per le attività che richiedono una discussione attiva. Pianificatele in base al tempo e spingetele verso elementi d'azione. Documentate le intuizioni e le decisioni chiave, in modo da non dover reinventare la ruota nella riunione successiva.
Per tutto il resto, utilizzate un buon strumento di collaborazione. I commenti all'interno delle attività di ClickUp consentono di annidare le conversazioni. La visualizzazione della chat di ClickUp consente di vedere tutti i messaggi in un unico punto e di agire da lì.
visualizza tutte le conversazioni in un unico luogo
10. Miglioramento continuo
I team agili puntano molto sul miglioramento continuo, e per una buona ragione. Un team in continuo miglioramento può offrire maggiore efficienza e valore nel lungo periodo. Per istanza, avete ottimizzato il processo di containerizzazione per ogni funzionalità/funzione grazie al miglioramento continuo.
È quindi possibile automatizzare l'intero processo o parti di esso, risparmiando ancora più tempo e lavoro richiesto. Questo è un modo cruciale per evitare i vincoli di tempo in modo sostenibile.
Vincere i vincoli del progetto con ClickUp
I vincoli sono inevitabili in ogni progetto. Anzi, potremmo dire che i vincoli sono necessari.
Tuttavia, vincoli imprevisti e irragionevoli possono far deragliare completamente il progetto. Un buon project management dovrebbe evitare che ciò accada. ClickUp è stato progettato con questo obiettivo.
Con ClickUp è possibile seguire le best practice per evitare vincoli di tempo. Le attività di ClickUp, le sottoattività e le liste di controllo garantiscono la chiarezza dei requisiti. Le viste Calendario e Gantt consentono di visualizzare il lavoro in corso.
La dashboard di ClickUp offre visibilità sullo stato del progetto. Con tutte le risorse necessarie, siete pronti a superare i vincoli del progetto con ClickUp. Provate subito ClickUp gratuitamente .