Un vincolo è una limitazione, un insieme di confini entro i quali devi lavorare. La maggior parte delle persone vedrebbe i vincoli come qualcosa di negativo, che limita ciò che puoi realizzare.
Nella gestione dei progetti, può verificarsi anche il contrario. Immagina di avere tempo infinito per sviluppare una funzionalità/funzione. Non la completeresti mai!
Senza vincoli sull'ambito del progetto, sarai spinto e tirato in tutte le direzioni, compromettendo in modo significativo la tua concentrazione. Senza vincoli di risorse, i tuoi flussi di lavoro potrebbero non essere ottimizzati in termini di efficienza o produttività.
I vincoli di progetto consentono efficienza ed efficacia, aiutando i team a fornire software in piccoli incrementi. Diversi tipi di vincoli hanno impatti diversi sui risultati dei progetti. Esaminiamoli uno per uno.
I tre vincoli del project management
Un progetto tipico può affrontare tre tipi di vincoli: tempo, costo e ambito. Questi sono comunemente noti come triplo vincolo. Sono anche conosciuti come triangolo del project management, triangolo di ferro o triangolo del progetto.
1. Vincolo di ambito
L'ambito si riferisce alle funzionalità/funzionalità o alle caratteristiche di un prodotto che il team ha concordato di fornire o alle attività che il team di progetto ha concordato di completare.
Descrive cosa deve essere fatto e con quale livello di qualità. L'ambito del progetto determina in genere anche i tempi e i costi.
Un buon ambito di progetto offre ai team di sviluppo la chiarezza e la libertà necessarie per sviluppare il software. Uno scarso ambito di progetto favorisce lo scope creep e fa perdere di vista l'obiettivo al team.
2. Vincoli di costo
Il vincolo di costo è il budget, che pone limiti alle risorse finanziarie. Questo può includere diversi aspetti. Ad esempio, un team di sviluppo software agile può avere vincoli sui seguenti costi del progetto.
- Stipendi dei team
- Apparecchiature come laptop, server, ecc.
- Indennità e spese di viaggio
- Qualsiasi software o strumento di automazione necessario per completare il progetto
Vincoli di costo efficaci garantiscono il ritorno sull'investimento (ROI) e i risultati aziendali. Uno scarso vincolo demotiva e limita tutti.
3. Vincoli temporali
I limiti di tempo applicabili a un progetto. In altre parole, le scadenze. Il vincolo temporale viene applicato sotto forma di scadenze per ogni attività, attività cardine e per l'intero progetto.
Un vincolo temporale ragionevole consente al team di realizzare prodotti validi che soddisfano tutti i criteri di accettazione. Un vincolo temporale irragionevole o una scadenza ravvicinata costringeranno il team a prendere scorciatoie e a realizzare un prodotto di bassa qualità, accumulando debiti tecnici.
Tra i tre vincoli che tengono svegli la notte i project manager, oggi ci concentriamo sui vincoli temporali. Vediamo perché sono importanti e cosa puoi fare per evitare che compromettano il tuo progetto.
Cosa sono i vincoli temporali?
I vincoli temporali sono le limitazioni di durata che ti vengono imposte durante lo svolgimento del progetto. Entro quando dovresti finire il progetto, quando dovresti mandare in produzione le funzionalità/funzioni, quante ore di lavoro puoi dedicare a una funzionalità/funzione e così via.
I vincoli temporali sono spesso visualizzati sotto forma di programma. Ad esempio, potresti pianificare un progetto con scadenze per la fase di pianificazione, sviluppo, test, revisione finale, avvio della produzione e consegna.
Qualsiasi ritardo in una delle fasi può avere un effetto valanga, ritardando l'intero progetto di alcuni giorni/settimane. Questi ritardi creano vincoli inutili e artificiali sulla consegna del progetto.
Un project manager si impegna ad evitare i vincoli artificiali che sorgono nel corso del progetto. Ecco alcuni modi da fare.
10 strategie per evitare i vincoli temporali
Evitare i vincoli temporali non è un'attività occasionale, ma un processo continuo. I team di progetto definiscono strutture e sistemi per evitare di creare pressione su se stessi. Alcuni dei più efficaci utilizzano uno strumento di project management come ClickUp. Ecco come.
1. Pianificazione del progetto
Un piano solido evita metà dei vincoli. Crea un piano di progetto completo che delinei le attività, i risultati finali e le scadenze. Utilizza la vista Calendario di ClickUp per vedere come sono distribuite le tue attività.
Presta particolare attenzione alle dipendenze. Se hai un'attività che dipende da un'altra, posticipare quest'ultima potrebbe compromettere la prima. La vista Gantt può aiutarti al monitoraggio delle attività sovrapposte e delle dipendenze.
Utilizza questa fase del progetto per valutare le risorse finanziarie necessarie per completarlo in tempo.
È la prima volta che pianifichi un progetto? Ecco alcuni eccellenti modelli di pianificazione dei progetti per iniziare con il piede giusto.
2. Priorità delle attività
C'è un limite naturale alla quantità di lavoro che puoi terminare in un determinato periodo di tempo. Dare priorità alle attività giuste è fondamentale per una gestione efficace del tempo.
Se accumuli troppo lavoro, non riuscirai a rispettare le scadenze. Se pianifichi troppo poco, potresti avere risorse inutilizzate, il che è uno spreco di tempo. Quindi, stabilisci le priorità e pianifica per ottimizzare i risultati.
Utilizza un elenco di priorità per guidare le tue decisioni. Prova a livellare le risorse, assegnando più risorse alle attività complesse e consentendo al team di rimanere in linea con gli obiettivi.
3. Stima realistica della durata
Il calendario di un progetto viene creato in base al tempo che i membri del team ritengono necessario per completare ciascuna attività. Questo processo, chiamato durata stimata, è una parte fondamentale della gestione dei tempi di un progetto.
I project manager e i membri del team basano solitamente le loro previsioni di progetto sui risultati passati. Se l'ultima volta la conformità al GDPR ha richiesto 20 ore, è probabile che anche questa volta ne occorreranno altrettante.
Tuttavia, le stime sono solo ipotesi probabili. Per garantire che le tue stime siano il più accurate possibile, confrontale con i dati effettivi. Le funzionalità di durata stimata e di monitoraggio del tempo di ClickUp sono progettate proprio per questo scopo.
4. Monitoraggio del tempo
Calcola le ore necessarie per ogni attività nella Sequenza del tuo progetto. Esistono diverse app per la gestione del tempo che ti consentono di farlo.
Il monitoraggio del tempo di ClickUp è integrato nella piattaforma di project management e ti consente di avviare e arrestare un timer o aggiungere tempi manuali per ogni attività su cui stai lavorando. Utilizza queste informazioni per rendere più accurate le tue stime.
Con il tempo, la tua capacità di stimare e pianificare si rafforzerà, riducendo i vincoli temporali.
Se stai mettendo insieme un nuovo team o hai appena adottato ClickUp, ecco dieci modelli di gestione del tempo che ti aiuteranno a sfruttare il monitoraggio del tempo per evitare vincoli futuri.
5. Monitoraggio regolare dello stato
Se avvii un progetto e lo lasci andare avanti senza controllo, probabilmente rimarrai sorpreso quando le attività non saranno terminate in tempo. Quindi, la gestione dei vincoli temporali richiede un monitoraggio regolare.
Utilizza un software gratuito per diagrammi di Gantt per verificare se le tempistiche sono quelle previste. Personalizza i dashboard di ClickUp per visualizzare i report necessari per effettuare il monitoraggio dei tuoi progressi. Utilizza i grafici burn-up e burn-down per capire come potrebbe evolversi il progetto. Identifica i ritardi e prendi accordi alternativi.
6. Identificazione e mitigazione dei rischi
Qual è la probabilità che tu non rispetti la scadenza? Quali sono le potenziali ragioni di ciò?
Rispondere a queste due domande ti aiuterà a identificare i rischi che devi affrontare e a valutarne l'impatto sul progetto. Questi rischi potrebbero essere finanziari, operativi o anche comportamentali. Il loro impatto potrebbe variare da un ritardo di un paio di giorni alla completa incapacità di portare a termine il progetto.
Prima di iniziare il progetto, riunisci il team per discutere dei rischi. Identifica e mitiga questi rischi per garantire che i tuoi vincoli temporali non vengano aggravati.
7. Comunicazione semplificata
Ciò che i membri del tuo team non sanno, non possono fare. Ad esempio, immagina una situazione in cui i criteri di accettazione per una specifica funzionalità/funzione non sono comunicati chiaramente. Lo sviluppatore potrebbe pensare di aver consegnato la funzionalità/funzione, mentre l'analista della qualità potrebbe non essere d'accordo. Restituirebbero la funzionalità/funzione allo sviluppatore, aggiungendo tempo di rielaborazione non necessario.
Evita questo problema ottimizzando tutte le comunicazioni relative al progetto.
- Documenta le note delle riunioni, i requisiti e altre conversazioni su ClickUp Docs.
- Scrivi descrizioni dettagliate per ogni funzionalità/funzione all'interno dell'attività.
- Consenti ai membri del team di chiarire qualsiasi cosa di cui abbiano bisogno contestualmente nella sezione commenti dell'attività.
- Aggiungi liste di controllo/azioni da intraprendere per garantire che i criteri di accettazione per ciascuna funzionalità/funzione siano sempre a portata di mano.
- Oltre a coloro che stanno lavorando alle funzionalità/funzioni, aggiungi dei "osservatori" alle attività di ClickUp in modo che possano intervenire, se necessario.
8. Project management agile per i progetti
A volte, il progetto non va come previsto. Gli stakeholder aziendali potrebbero apportare modifiche ai requisiti. I membri del team potrebbero ammalarsi e aver bisogno di giorni di ferie prolungati. Le organizzazioni potrebbero rimanere a corto di liquidità. Sono cose che capitano. Di conseguenza, potresti inevitabilmente trovarti ad affrontare vincoli temporali.
La gestione agile dei progetti è progettata proprio per far fronte a tali eventualità. I project manager agili devono prevedere potenziali problemi e predisporre piani di emergenza. O, come minimo, devono avvisare la dirigenza e gestire le aspettative.
9. Gestione delle riunioni
"Questo avrebbe potuto essere un'email" è un meme Internet per una buona ragione. Uno dei maggiori sprechi di tempo per il team di sviluppo sono le riunioni, molte delle quali inutili e inefficaci.
Per prevenire in modo coerente i vincoli di tempo imprevisti, gestisci meglio le riunioni. Esamina i tuoi strumenti di gestione del tempo per capire quanto tempo viene dedicato alle riunioni. Sulla base di ciò, ottimizza i tuoi processi.
Organizza riunioni solo per le attività che richiedono una discussione attiva. Stabilisci dei limiti di tempo e spingi verso elementi concreti. Documenta le intuizioni e le decisioni chiave in modo da non dover reinventare la ruota nella riunione successiva.
Per tutto il resto, utilizza un buon strumento di collaborazione. I commenti all'interno delle attività di ClickUp consentono conversazioni annidate. La vista chat di ClickUp ti consente di vedere tutti i messaggi in un unico posto e di agire da lì.
10. Miglioramento continuo
I team agili danno grande importanza al miglioramento continuo, e a ragione. Un team in continuo miglioramento può garantire maggiore efficienza e valore nel lungo periodo. Ad esempio, hai ottimizzato il processo di containerizzazione per ogni funzionalità/funzione attraverso il miglioramento continuo.
Puoi quindi automatizzare l'intero processo o parti di esso, risparmiando ancora più tempo e lavoro richiesto. Questo è un modo fondamentale per evitare i vincoli temporali in modo sostenibile.
Supera i vincoli del tuo progetto con ClickUp
I vincoli sono inevitabili in ogni progetto. Ci spingeremmo addirittura a sostenere che i vincoli sono necessari.
Tuttavia, vincoli imprevisti e irragionevoli possono compromettere completamente il progetto. Una buona gestione dei progetti dovrebbe impedirlo. ClickUp è stato progettato proprio con questo obiettivo.
Con ClickUp, puoi seguire le migliori pratiche per evitare i vincoli temporali. Le attività di ClickUp, le sottoattività e le liste di controllo garantiscono la chiarezza dei requisiti. Le visualizzazioni del Calendario e del diagramma Gantt consentono una visione d'insieme del lavoro in corso.
La dashboard di ClickUp offre visibilità sullo stato di avanzamento del progetto. Con tutte le risorse di cui hai bisogno, sei pronto per superare i vincoli del tuo progetto con ClickUp. Prova ClickUp ora gratis.