I flussi di lavoro nel project management: Definizione ed esempi

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Hai mai lavorato a un progetto in cui qualcuno non riceveva le informazioni necessarie per completare un'attività o raggiungere un'attività cardine? O, peggio ancora, non sapeva di aver ricevuto un incarico?

Forse anche tu ti sei trovato in quella situazione, a volte. Anche come project manager. Quindi...

È facile dire che queste situazioni si verificano a causa di obiettivi poco chiari, risorse limitate o persino scarsa comunicazione. Ma queste ragioni sono solo i sintomi di un problema più grande.

Quasi il 40% dei progetti fallisce a causa di un piano inadeguato.

I progetti complessi che coinvolgono più team possono essere ancora più difficili.

I flussi di lavoro sono una soluzione dinamica a questo problema. Questa guida ti aiuterà a imparare tutto ciò che devi sapere sui flussi di lavoro. Tratteremo cosa sono i flussi di lavoro nel project management, i loro vantaggi e cinque esempi per aiutarti a crearne uno tuo.

Cominciamo!

Che cos'è un flusso di lavoro nel project management?

Un flusso di lavoro è uno strumento che consente di suddividere grandi quantità di lavoro per portare avanti un progetto.

Si tratta di una serie di attività o compiti correlati che devono essere completati per raggiungere un obiettivo specifico. A seconda del progetto, i flussi di lavoro possono anche essere sinonimi delle attività cardine del progetto o contenerle. Se utilizzati correttamente, i flussi di lavoro aiutano i team a lavorare in modo interfunzionale per organizzare, pianificare e effettuare il monitoraggio dei propri progressi in tempo reale.

L'idea principale alla base dei flussi di lavoro è che ogni team coinvolto in un progetto deve occuparsi solo della propria parte, rendendo più facile per i project manager supervisionare lo stato di avanzamento.

Di conseguenza, il progetto procede in modo più rapido e fluido, con il minimo di confusione o ritardi. I flussi di lavoro sono progettati per suddividere il lavoro in segmenti, consentendo ai team di concentrarsi sulle aree di loro competenza e aumentando l'efficienza.

Un diagramma di Gantt ti aiuterà a visualizzare cosa sia un flusso di lavoro. I progetti di costruzione, ad esempio, hanno molte dipendenze, ovvero attività cardine che devono essere completate prima di poter procedere.

Il team responsabile dell'ottenimento dei permessi deve portare a termine l'attività prima che il progetto possa "passare" al team addetto alla demolizione.

È facile confondere i flussi di lavoro con i workflow. Un workflow rappresenta la mappa dei processi di un progetto (o parte di un processo) e contiene la sequenza specifica delle attività che devono essere completate.

Un flusso di lavoro non è la sequenza di attività, ma il risultato di team distinti che lavorano insieme per un obiettivo comune.

I vantaggi dell'utilizzo dei flussi di lavoro per il project management

In qualità di project manager, puoi trarre vantaggio dall'utilizzo dei flussi di lavoro rispetto ai tradizionali approcci basati sulle attività. I flussi di lavoro possono far avanzare i progetti con maggiore rapidità e una migliore visibilità dello stato dei progressi.

Ecco quattro vantaggi dei flussi di lavoro.

1. Piano organizzato

Suddividendo un progetto in flussi di lavoro più piccoli, i project manager possono elaborare un piano chiaro e organizzato per il progetto. Ciò semplifica l'assegnazione delle attività e il monitoraggio dei progressi e garantisce che ogni aspetto del progetto venga affrontato.

Idealmente, dovresti creare il tuo flusso di lavoro prima dell'inizio di un progetto. In questo modo, saprai quali sono i vincoli del progetto che dovrai affrontare.

Un approccio basato sui flussi di lavoro garantisce che un progetto venga completato nei tempi e nei limiti di budget previsti in ogni fase, in modo che la sua esecuzione non sia mai compromessa.

2. Elimina i silos organizzativi

Quando più team sono coinvolti in un progetto, è facile che ciascuno di essi lavori in modo isolato. Se hai avuto questa esperienza, non sei il solo.

I cosiddetti "silos" sul posto di lavoro sono molto comuni. Quasi il 55% delle aziende dichiara di avere team isolati.

I flussi di lavoro combattono i silos. Sono pensati per consentire ai membri del progetto di effettuare la condivisione di informazioni in modo rapido e semplice tra reparti o organizzazioni. Ciò significa che tutti sono aggiornati sugli ultimi sviluppi del progetto, eliminando i silos.

I flussi di lavoro migliorano la collaborazione all'interno del team fornendo un quadro chiaro. I membri del team sanno di quali attività sono responsabili, possono visualizzarle attraverso gli strumenti di comunicazione adeguati e possono lavorare insieme per completare le attività correlate al loro specifico flusso di lavoro.

3. Consente di identificare facilmente le aree da migliorare

Il monitoraggio di metriche specifiche relative a ciascuna componente del progetto è fondamentale per il successo del progetto stesso. Anche in questo caso i flussi di lavoro sono di grande aiuto. Analizzando queste metriche in ciascun flusso di lavoro, i project manager possono identificare le aree in cui le prestazioni sono scarse e adottare misure per migliorarle.

Supponiamo che un flusso di lavoro sia costantemente in ritardo rispetto alla tabella di marcia o presenti un problema di qualità. Questa è un'opportunità per te, in qualità di project manager, di eseguire un'analisi delle cause alla radice per individuare il problema sottostante e identificare soluzioni mirate ora, piuttosto che quando sarà troppo tardi.

4. Semplifica i flussi di lavoro e i processi

Una volta identificate le aree di miglioramento continuo, i flussi di lavoro possono ottimizzare i flussi di lavoro e i processi standardizzandoli in tutto il progetto, creando un'efficienza ancora maggiore. Ciò evita ai membri del team di duplicare il loro lavoro richiesto o di perdere tempo a cercare come completare un'attività.

I flussi di lavoro possono essere impostati per implementare l'automazione ove possibile, riducendo la necessità di interventi manuali. L'automazione può aiutare a ridurre gli errori, migliorare l'efficienza e liberare i membri del team affinché possano concentrarsi su attività più strategiche.

5 esempi di flussi di lavoro nel project management

Quando pensi al project management, probabilmente ti vengono in mente la costruzione di grattacieli e la progettazione di software. Ma qualsiasi cosa che abbia un inizio, una parte centrale e una fine è un progetto.

Indipendentemente dal progetto su cui stai lavorando, i flussi di lavoro possono esserti d'aiuto.

Condivideremo cinque esempi di flussi di lavoro nel project management. Mentre leggi, è importante ricordare che la maggior parte dei progetti raramente, se non mai, è perfettamente lineare.

In ogni progetto, si verificano cambiamenti al di fuori del tuo controllo, come l'assenza di un membro chiave per malattia, una modifica dell'ambito del progetto o una riduzione del budget. Le tempistiche e i processi possono sfuggire al tuo controllo. Per questo motivo, è necessario creare flussi di lavoro. Questi cinque esempi dovrebbero aiutarti a mettere in moto i tuoi ingranaggi.

1. Pianificazione di un evento

La pianificazione di eventi potrebbe essere una delle forme più semplici di project management. Ma semplice non significa insignificante. La pianificazione di eventi è un settore da 5,6 miliardi di dollari.

Ecco i flussi di lavoro chiave di cui avrai bisogno per pianificare quasi ogni tipo di evento.

Potrebbe non trattarsi di tutto ciò che fai, ma questi flussi di lavoro sono i grandi blocchi di output che devono essere realizzati per un esito positivo del progetto.

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTACrea un sistema di pianificazione degli eventi solido e fluido con il modello di gestione degli eventi di ClickUp e gestisci tutte le tue operazioni specifiche in un unico posto con viste predefinite, stati personalizzati, campi personalizzati, documenti e altro ancora. Utilizza questo modello per pianificare e visualizzare tutto, dalla ricerca della location all'aggiudicazione delle offerte, allinea il tuo team e le tue risorse per una collaborazione fluida e porta a termine il lavoro, monitora i progressi e gli obiettivi per garantire che i tuoi eventi si svolgano nei tempi e nei limiti di budget previsti.

2. Creazione di un'app mobile

Il processo di sviluppo di un'app richiede alcuni passaggi complessi. Ecco i flussi di lavoro che potresti generalmente avere in un progetto di app mobile:

ClickUp è ottimo per il project management agile e le sue lavagne online sono uno strumento potente per mappare progetti complessi come la creazione di un'app o di un sito web. Puoi usarlo per creare qualsiasi tipo di tela. Come i post-it:

Oppure un diagramma di flusso delle dipendenze:

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Quando sviluppi un nuovo prodotto, il design e l'esperienza utente (UX) devono essere al centro dell'attenzione. Ma come puoi riunire più strutture dettagliate e flussi di lavoro in un unico posto? Le lavagne online di ClickUp sono ideali per tracciare i flussi degli utenti, creare wireframe e costruire rappresentazioni visive di complessi diagrammi ingegneristici. Aggiungi attività, documenti, elenchi e persino persone alla tua lavagna online per visualizzare praticamente qualsiasi cosa. Inizia con il modello Introduzione alle lavagne online di ClickUp! Include una guida che ti aiuterà a sfruttare al meglio la funzionalità Lavagna online di ClickUp.

3. Lancio del marchio

Il processo di rebranding richiede un attento piano, esecuzione e comunicazione tra i team di marketing, risorse umane e leadership esecutiva. Alcuni flussi di lavoro chiave includono:

In una piccola impresa, il reparto marketing può avere solo uno o due dipendenti che lavorano in molti di questi flussi. Un'azienda più grande può avere un team di ricerca e sviluppo, un team di progettazione grafica, un team di marketing, un team di social media, ecc. , che lavorano tutti insieme a questo progetto.

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTAUtilizza un software di gestione del marchio per pianificare, effettuare il monitoraggio e gestire tutto ciò che ti serve per lanciare e mantenere un marchio di successo. Puoi anche sfruttare i modelli personalizzabili di gestione del marchio per accedere a un solido framework che ti aiuterà a mantenere i processi coerenti e a garantire il loro corretto funzionamento.

4. Campagna di fidelizzazione dei dipendenti

Il reparto risorse umane è generalmente considerato come parte delle "operazioni" e visualizzato come qualcosa di completamente separato dal project management. Di solito è così.

A meno che una campagna HR non abbia un inizio, una parte centrale e una fine. In tal caso si tratta di un progetto.

Ecco alcuni flussi di lavoro importanti per una campagna di fidelizzazione delle risorse umane.

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTASemplifica la gestione delle risorse umane e crea la migliore esperienza possibile per i dipendenti utilizzando una piattaforma di gestione delle risorse umane per l'assunzione, l'inserimento, la gestione dei talenti e la gestione dei dipendenti.

5. Piano strategico a lungo termine

Il nostro ultimo esempio è un altro tipo di progetto fuori dagli schemi. La pianificazione strategica a lungo termine non è un progetto nel senso che produce un prodotto tangibile.

Si tratta di un progetto che riguarda l'intera organizzazione, quindi ogni altro progetto ha senso nel contesto organizzativo.

I flussi di lavoro per la pianificazione strategica possono includere:

CONSIGLIO DEL PROFESSIONISTA Dai un'occhiata ai 10 modelli gratuiti di pianificazione strategica per iniziare.

Come creare il tuo flusso di lavoro

Questa sezione fornisce l'elenco dei passaggi fondamentali da considerare per creare un flusso di lavoro funzionante. Nell'esempio 2, l'accento è posto sulle funzionalità/funzioni di ClickUp che potrebbero essere utilizzate per creare flussi di lavoro.

1. Identifica i team e le persone coinvolte

La creazione di flussi di lavoro di progetto richiede un lavoro collaborativo da parte di più team e individui, ciascuno con ruoli e responsabilità specifici. Il primo passaggio è sapere esattamente quali team e, in particolare, quali persone faranno parte di ciascun flusso di lavoro.

Ecco quattro grandi gruppi di team da tenere a mente, anche se questi variano a seconda del settore.

Una volta arrivati al passaggio di visualizzazione, dovrai assicurarti che questi team e individui siano identificati in ogni flusso.

2. Scegli il tuo strumento di comunicazione

I flussi di lavoro sono progettati per migliorare lo sforzo interfunzionale. Tuttavia, gestire più team e lavoratori remoti o ibridi può rendere difficile questo compito. La tua comunicazione sarà efficace solo quanto lo strumento che utilizzi.

Per risolvere questo problema, è consigliabile utilizzare strumenti di project management con funzionalità di comunicazione asincrona che consentono di collaborare simultaneamente e garantire che tutti lavorino con la versione più aggiornata del progetto.

In definitiva, lo strumento giusto per i tuoi progetti dipenderà dalle esigenze specifiche del progetto e del team. È importante considerare le funzionalità/funzioni e la facilità d'uso di ciascuno strumento prima di prendere una decisione.

3. Visualizza la tua Sequenza

Prima di iniziare a creare un grafico, elabora un elenco delle attività cardine rappresentate o contenute in ciascun flusso di lavoro. Non è necessario entrare troppo nei dettagli: ricorda che è proprio a questo che serve il tuo flusso di lavoro.

Ogni flusso di lavoro dovrebbe avere una propria linea nel tuo programma, con una durata che dipende dal tempo necessario per completarlo.

Il periodo di tempo di questo progetto dovrebbe essere rappresentato anche da una linea orizzontale nella parte superiore del grafico.

Alcuni flussi di lavoro possono avere delle dipendenze. Identificatele e assicuratevi che siano rappresentate nella vostra visualizzazione. Ora siete pronti per creare una Sequenza per il flusso di lavoro. Dovrete solo scegliere lo strumento giusto. ClickUp ha tutto ciò che vi serve in un unico posto per aiutarvi a visualizzare la vostra Sequenza.

4. Stabilisci ruoli e regole per il team del progetto

Tutti coloro che sono coinvolti nel progetto devono comprendere l'obiettivo di ciascun flusso e fare la propria parte per raggiungere l'attività cardine. Inizia assegnando ruoli e responsabilità specifici a ciascun membro del team in relazione al proprio flusso di lavoro particolare.

Questo contribuirà a garantire che tutti sappiano quali sono le proprie responsabilità e cosa ci si aspetta da loro. Successivamente, concentrati su questi tre problemi:

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5. Automatizza dove possibile

Abbiamo sottolineato che i flussi di lavoro possono incorporare l'automazione quando necessario. Chiediti cosa può essere automatizzato e cosa deve essere fatto da un essere umano. I processi automatizzati ti aiutano anche ad aumentare o diminuire la scala in base alle mutevoli esigenze aziendali, con un costo molto inferiore a quello di un dipendente.

6. Valuta e perfeziona

Questa è la parte in cui entra in gioco il duro lavoro. Monitora regolarmente il tuo flusso di lavoro per assicurarti di stare facendo progressi verso i tuoi KPI. Concentrati sulla tempistica del progetto, sul budget, sulla qualità e sulla soddisfazione degli stakeholder.

Il tuo compito come project manager è quindi quello di apportare le modifiche necessarie per mantenere il tuo flusso di lavoro sulla strada giusta.

Utilizza gli strumenti di project management per portare a termine progetti di grandi dimensioni

I progetti possono diventare complicati. Non importa in quale settore lavoriate o a quale progetto stiate lavorando. Se avete delle scadenze da rispettare o più team coinvolti, pianificate bene per evitare di diventare una statistica di progetto.

È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro. Questa guida ti ha aiutato a migliorare la comunicazione e la produttività, a perfezionare i tuoi flussi di lavoro e a potenziare la collaborazione. Ora è il momento di metterla in pratica.

Cambia il modo in cui pianifichi i tuoi progetti e inizia oggi stesso a costruire il tuo flusso di lavoro. ClickUp ha tutti gli strumenti necessari per costruire il tuo flusso di lavoro e mantenere la connessione tra i tuoi collaboratori, in modo che nulla sfugga al controllo. Inizia oggi stesso gratis!

Ospiter:

Freya Laskowski è una consulente SEO che aiuta i brand ad aumentare il loro traffico organico attraverso la creazione e la distribuzione di contenuti. È un collaboratore citato in diverse pubblicazioni online, tra cui Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance e Huffington Post.

È anche proprietaria di CollectingCents, un blog di finanza personale che ha creato da zero. Puoi contattarla all'indirizzo freya@collectingcents. com