Avete mai lavorato a un progetto in cui qualcuno non riceve le informazioni necessarie per completare un'attività o raggiungere un'attività cardine? O peggio, non sapeva che gli era stato assegnato qualcosa?
Forse siete stati anche voi, a volte, quella persona. Anche in qualità di project manager
È facile dire che queste situazioni si verificano a causa di oggetti poco chiari, risorse limitate o persino scarsa comunicazione. Ma questi motivi sono sintomi di un problema più grande.
Quasi 40% dei progetti falliscono a causa di un piano inadeguato.
I progetti complessi con più team coinvolti possono essere ancora più difficili.
I flussi di lavoro sono una soluzione dinamica a questo problema. Questa guida vi aiuterà a scoprire tutto ciò che c'è da sapere sui workstream. Vi spiegheremo cos'è il workstream nel project management, i suoi vantaggi e cinque esempi per aiutarvi a creare il vostro.
Immergiamoci!
Che cos'è un workstream nel project management?
Un workstream è uno strumento che consente di suddividere grandi porzioni di lavoro per far avanzare un progetto.
Si tratta di una serie di attività correlate che devono essere completate per raggiungere un obiettivo specifico. I flussi di lavoro possono anche essere sinonimo o contenere le attività cardine del progetto, a seconda del progetto stesso. Se usato correttamente, un workstream aiuta i team a lavorare in modo interfunzionale per organizzare, pianificare e monitorare i loro stati in tempo reale.
L'idea principale alla base dei workstream è che ogni team coinvolto in un progetto deve occuparsi solo della sua parte, rendendo più facile per i gestori del team supervisionare lo stato di avanzamento.
Il risultato è che il progetto si muove più velocemente e senza intoppi, con una confusione o un ritardo minimi. I workstream sono progettati per suddividere il lavoro in segmenti, consentendo ai team di concentrarsi sulle aree in cui sono specializzati, aumentando l'efficienza.
Un grafico Gantt vi aiuterà a visualizzare cos'è un workstream. I progetti di costruzione, per esempio, hanno molti dipendenze -le attività cardine che devono essere completate prima di andare avanti.
Visualizzazione di più progetti su un singolo grafico Gantt in ClickUp
Il team responsabile dell'ottenimento dei permessi deve portare a termine la propria attività prima che il progetto possa passare al team di demolizione.
È facile confondere i flussi di lavoro con flussi di lavoro . Un flusso di lavoro rappresenta l'insieme delle attività di un progetto mappa dei processi (o parte di un processo), che contiene la sequenza specifica delle attività da completare.
Un flusso di lavoro non è la sequenza di attività, ma il output di team distinti che lavorano insieme su un obiettivo comune.
I vantaggi dell'uso dei flussi di lavoro per il project management
Come project manager, potete trarre vantaggio dall'uso dei workstream rispetto ai tradizionali approcci basati sulle attività. I flussi di lavoro possono far avanzare i progetti con maggiore velocità e visibilità dello stato.
Ecco quattro vantaggi dei workstream.
1. Piano organizzato
Suddividendo un progetto in flussi di lavoro più piccoli, i project manager possono elaborare un piano chiaro e organizzato per il progetto. Questo rende più facile l'assegnazione delle attività e il monitoraggio dello stato di avanzamento e garantisce che ogni aspetto del progetto venga affrontato.
L'ideale sarebbe creare il flusso di lavoro prima dell'inizio del progetto. Da fare, per sapere quali sono le attività da svolgere vincoli del progetto che si trovano a dover affrontare.
Impostare le attività in modo che si blocchino o attendano l'una dall'altra per creare una dipendenza in ClickUp
Un approccio di tipo workstream assicura che un progetto sia completato nei tempi e nei budget previsti in ogni punto del percorso, in modo che il esecuzione del progetto non è mai in pericolo.
2. Elimina i silos organizzativi
Quando più team sono coinvolti in un progetto, è facile che ciascuno lavori in modo isolato. Se avete avuto questa esperienza, non siete i soli.
I silos sul posto di lavoro, come vengono chiamati, sono comuni. Quasi il 55% delle aziende indica di avere team isolati.
I flussi di lavoro combattono i silos. Il loro scopo è quello di consentire ai membri del progetto di condividere le informazioni in modo rapido e semplice tra i vari reparti o organizzazioni. Ciò significa che tutti sono aggiornati sugli ultimi sviluppi del progetto, eliminando i silos.
Flussi di lavoro migliorare la collaborazione del team fornendo un quadro di riferimento chiaro. I membri del team sanno quali sono le attività di cui sono responsabili, possono visualizzare attraverso il giusto strumenti di comunicazione e possono lavorare insieme per completare attività legate al loro specifico flusso di lavoro.
3. Permette di identificare facilmente le aree da migliorare
Il monitoraggio di metriche specifiche relative a ciascun componente del progetto è fondamentale per il suo esito positivo. I flussi di lavoro sono utili anche in questo caso. Analizzando queste metriche in ogni workstream, i project manager possono identificare le aree in cui le prestazioni sono basse e prendere passaggi per migliorarle.
Pianificate più progetti, gestite le dipendenze e definite le priorità in un grafico personalizzato sequenza di progetti personalizzati con la vista Gantt Chart
Supponiamo che un workstream sia costantemente in ritardo sulla tabella di marcia o che abbia problemi di qualità. Questa è un'opportunità per voi, in qualità di project manager, per eseguire un'analisi delle cause profonde per trovare il problema di fondo e identificare soluzioni mirate subito, anziché quando è troppo tardi.
4. Semplificare i flussi di lavoro e i processi
Una volta che le aree di miglioramento continuo i flussi di lavoro identificati possono ottimizzare i flussi di lavoro e i processi standardizzandoli in tutto il progetto, creando così un'efficienza ancora maggiore. In questo modo si evita che i membri del team duplichino i loro lavori richiesti o che perdere tempo nella ricerca come completare un'attività.
Creare ricette di automazione personalizzate o utilizzare quelle pre-costruite per automatizzare i lavori di routine e semplificare il flusso di lavoro complesso
I flussi di lavoro possono essere impostati su implementare le Automazioni dove possibile, riducendo la necessità di interventi manuali. L'automazione può contribuire a ridurre gli errori, migliorare l'efficienza e liberare i membri del team per concentrarsi su attività più strategiche.
5 Esempi di flussi di lavoro del project management
Quando si pensa al project management, probabilmente vengono in mente la costruzione di grattacieli e la progettazione di software. Ma tutto ciò che ha un inizio, una parte centrale e una fine è un progetto.
Indipendentemente dal progetto a cui si sta lavorando, i flussi di lavoro possono essere utili.
Condivideremo cinque esempi di workstream per il project management. Mentre leggete, è importante ricordare che la maggior parte dei progetti è raramente, se non mai, perfettamente lineare.
In ogni progetto si verificano cambiamenti al di fuori del vostro controllo, come l'ammalarsi di un membro chiave, l'arrivo di una persona in difficoltà o la perdita di un'altra persona progetto o una riduzione del budget. Sequenze e processi possono andare fuori controllo. Per questo motivo, è necessario creare flussi di lavoro. Questi cinque esempi dovrebbero farvi venire i brividi.
1. Pianificazione di un evento
Il piano di un evento potrebbe essere uno dei moduli più semplici del project management. Ma semplice non significa insignificante. La pianificazione di un evento è un'attività di industria da 5,6 miliardi di dollari .
Ecco i flussi di lavoro chiave necessari per pianificare quasi ogni tipo di evento.
- Definire lo scopo, i traguardi e gli obiettivi dell'evento
- Determinare i costi di tutti gli aspetti dell'evento (sede, catering, intrattenimento, ecc.)
- Ricercare e selezionare un luogo adatto per l'evento
- Assumere i fornitori per il catering e gli altri servizi necessari
- Progettare il materiale dell'evento (inviti, manifesti, volantini, banner, ecc.)
- Commercializzare l'evento al pubblico. (Aggiunta di un codice QR all'ingresso del vostro locale, email marketing, gruppi di social media, utilizzo di volantini e banner di nuova concezione, ecc.)
- Esecuzione e gestione dell'evento con esito positivo
Non è detto che questo sia ogni singola cosa che Da fare. Ma questi flussi di lavoro sono i grandi blocchi di risultati che devono essere realizzati per un esito positivo del progetto.
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Semplificate il project management degli eventi con il modello di gestione degli eventi di ClickUp, dotato di visualizzazioni e funzionalità predefinite e personalizzabili per aiutarvi a pianificare un evento di successo
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2. Creazione di un'app per dispositivi mobili
Il sviluppo di app richiede alcuni passaggi complessi. Ecco i flussi di lavoro che si possono avere in genere in un progetto di app per dispositivi mobili:
- Determinare lo scopo dell'app
- Raccogliere i requisiti tecnici
- Creazione di un wireframe della navigazione e dei contenuti
- Progettare l'UI/UX
- Avviare lo sviluppo
- Eseguire test unitari e di integrazione
- Preparare la distribuzione
ClickUp è ottimo per agile project management e le sue Lavagne online sono uno strumento potente per mappare progetti complessi come la costruzione di un'app o di un sito web. È possibile utilizzarle per creare qualsiasi tipo di tela. Come le note adesive:
Le lavagne online di ClickUp offrono tutte le funzionalità creative e di collaborazione necessarie per costruire i diagrammi di flusso dei vostri sogni
O un diagramma di flusso di dipendenza:
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3. Rollout del marchio
Il processo di rebranding richiede un attento piano, l'esecuzione e la comunicazione tra i team di marketing, risorse umane e leadership esecutiva. Alcuni flussi di lavoro chiave includono:
- Eseguire ricerche sul marchio e sul mercato
- Sviluppare una strategia di marchio
- Creare gli asset del marchio
- Sviluppare le linee guida del marchio
- Implementare la nuova strategia del marchio
In un'azienda di piccole dimensioni, la marketing può avere solo uno o due dipendenti che lavorano in molti di questi flussi. Un'azienda più grande potrebbe avere una team di ricerca e sviluppo un team di progettazione grafica, un team di marketing, un team di social media e così via, tutti al lavoro su questo progetto.
CONSIGLIO PRO Utilizzate software di gestione del marchio per aiutarvi a pianificare, monitorare e gestire tutto ciò che serve per lanciare e mantenere un marchio di successo. Potreste anche approfittare di un software personalizzabile modelli di gestione del marchio per accedere a una struttura solida che vi aiuterà a mantenere i processi coerenti e senza intoppi.
4. Campagna di fidelizzazione dei dipendenti
Il dipartimento delle risorse umane è generalmente considerato "operativo" e visualizzato come qualcosa di completamente separato dal project management. Di solito è così.
A meno che una campagna HR non abbia un inizio, una parte centrale e una fine. Allora è un progetto.
Ecco i flussi di lavoro importanti per una campagna di retention delle risorse umane.
- Ricerca sulla soddisfazione dei dipendenti estrategie di coinvolgimento dei dipendenti* Determinare la strategia di retention
- Stabilire le metriche di retention
- Sviluppare un piano di implementazione
- Eseguire e gestire il piano
- Follow up con sondaggi e revisioni periodiche delle prestazioni
CONSIGLIO PRO Semplificate la gestione delle persone e create la migliore esperienza per i dipendenti utilizzando un sistema di gestione delle risorse umane Piattaforma di gestione delle risorse umane per l'assunzione e l'onboarding, gestione dei talenti e la gestione dei dipendenti.
5. Piano strategico a lungo termine
Il nostro ultimo esempio è un altro progetto fuori dagli schemi. Piano strategico a lungo termine non è un progetto nel senso che produce un prodotto tangibile.
È un progetto per la direzione dell'intera organizzazione, quindi ogni altro progetto ha senso nel contesto organizzativo.
I flussi di lavoro per il piano strategico potrebbero includere:
- Condurre un'analisi della situazione (punti di forza, debolezze, opportunità, minacce)
- Definire la visione dell'azienda
- Definire la missione dell'azienda
- Stabilire gli obiettivi dell'organizzazione
- Determinare i requisiti delle risorse
- StabilireKPI e metriche delle prestazioni Sviluppare unpiano di implementazione Monitorare e adeguare il piano strategico
CONSIGLIO PRO Scopri 10 esempi gratis di modelli per il piano strategico per iniziare.
Come creare il proprio flusso di lavoro
Questa sezione elenca i passaggi fondamentali da seguire per creare un flusso di lavoro in funzione. Nell'esempio 2, si pone l'accento sulle funzionalità/funzione di ClickUp che possono essere utilizzate per la creazione di flussi di lavoro.
1. Identificare i team e le persone coinvolte
La creazione di flussi di lavoro del progetto richiede un lavoro richiesto da più team e persone, ognuno con ruoli e responsabilità specifiche. Il primo passaggio consiste nel sapere esattamente quali team e, nello specifico, quali persone faranno parte di ciascun workstream.
Ecco quattro grandi gruppi di team da tenere a mente, anche se questi variano a seconda del settore.
- Gruppi di lavoro: Sono i team separati responsabili di completare il lavoro effettivo del progetto (progettisti, sviluppatori, tester di prodotto, ecc.)
- Analisti: Si tratta del team responsabile didella raccolta e dell'analisi dei requisiti del progetto e di comunicarli al team del progetto
- Technical Leads: È il team responsabile della direzione tecnica e della guida del progetto.
- Garanzia di qualità: Eseguono attività di test e verifica per identificare i difetti e garantire che il progetto soddisfi i criteri di accettazione definiti.
Una volta giunti al passaggio della visualizzazione, dovrete assicurarvi che questi team e individui siano identificati in ogni flusso.
2. Scegliere lo strumento di comunicazione
I flussi di lavoro sono stati concepiti per migliorare il lavoro richiesto da tutte le funzioni. Ma la gestione di più team e di lavoratori remoti o ibridi può rendere difficile questo compito. La comunicazione sarà buona solo quanto lo strumento utilizzato.
Per ovviare a questo problema, la cosa migliore da fare è utilizzare strumenti per il project management con comunicazione asincrona per consentire la collaborazione simultanea e garantire che tutti lavorino con la versione più aggiornata del progetto.
In definitiva, lo strumento giusto per i vostri progetti dipenderà dalle esigenze specifiche del progetto e del team. È importante considerare le funzionalità, le funzioni e la facilità d'uso di ogni strumento prima di prendere una decisione.
3. Visualizzazione della Sequenza
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/09/timeline-view-1400x928.png visualizzazione della Sequenza 3.0 /$$$img/
La Sequenza di ClickUp offre una visualizzazione a volo d'uccello delle risorse e delle attività
Prima di passare alla creazione di un grafico, iniziate a elencare le risorse e le attività che vi interessano importanti attività cardine rappresentate o contenute in ciascun flusso di lavoro. Non è necessario che sia molto dettagliato: ricordate che il flusso di lavoro serve a questo.
Ogni flusso di lavoro dovrebbe avere una propria riga sul tempo, la cui lunghezza dipende dalla quantità di tempo che richiederà.
L'arco di tempo del progetto deve essere rappresentato da una linea orizzontale nella parte superiore del grafico.
Alcuni flussi di lavoro possono avere delle dipendenze. Identificatele e assicuratevi che siano rappresentate nel vostro grafico. Ora siete pronti a creare una sequenza temporale per il flusso di lavoro. Dovete solo scegliere lo strumento giusto. ClickUp ha tutto ciò che serve in un unico posto per aiutarvi a visualizzare la vostra sequenza temporale.
4. Stabilire ruoli e regole per il team del progetto
Tutte le persone coinvolte nel progetto devono comprendere l'obiettivo di ogni flusso e Da fare la loro parte per raggiungere l'attività cardine. Iniziate assegnando ruoli e responsabilità specifiche a ciascun membro del team in relazione al suo particolare flusso di lavoro.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/image9.png Ruoli RACI nella visualizzazione della lavagna online di ClickUp /$$$img/
Ruoli RACI nella lavagna online di ClickUp via Alladdine Djaidani
In questo modo, tutti sapranno di cosa sono responsabili e cosa ci si aspetta da loro. Successivamente, concentratevi su questi tre problemi:
- Stabilire scadenze per ogni flusso di lavoro per rimanere in linea con i tempi
- Stabilire canali di comunicazione regolari per tenere tutti informati sullo stato del progetto
- Stabilire procedure chiare per prendere decisioni, risolvere i conflitti e segnalare i problemi per ridurre la possibilità che un problema faccia deragliare il progetto
Controllate questi_ **Modelli RACI !
5. Automazioni dove è possibile
Abbiamo sottolineato che i flussi di lavoro possono incorporare automazioni quando necessario. Chiedetevi cosa può essere automatizzato e cosa deve essere terminato da un uomo. Processi automatizzati consentono inoltre di aumentare o diminuire le dimensioni in base alle esigenze aziendali, a un costo molto inferiore a quello di un dipendente.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/ClickUp-Automazioni-1400x930.png Automazione del flusso di lavoro ClickUp /$$$img/
Utilizzate ricette di automazione precostituite o personalizzate in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi sugli aspetti più importanti
6. Valutare e perfezionare
Questa è la parte in cui entra in gioco il lavoro duro. Monitorate regolarmente il vostro flusso di lavoro per garantire lo stato di avanzamento dei vostri KPI. Concentratevi sulla Sequenza del progetto, sul budget, sulla qualità e sulla soddisfazione degli stakeholder.
È compito del project manager apportare le modifiche necessarie per mantenere il flusso di lavoro in linea.
Usare gli strumenti di project management per conquistare i grandi progetti
I progetti possono diventare complicati. Non importa quale sia il settore o il progetto a cui si sta lavorando. Se avete scadenze o più team coinvolti, pianificate bene per evitare di diventare una statistica del progetto.
È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro. Questa guida vi ha avvicinato al miglioramento della comunicazione e della produttività, al perfezionamento dei flussi di lavoro e al potenziamento della collaborazione. Ora è il momento di metterla in pratica.
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Guest Write r:
freya Laskowski
è una consulente SEO che aiuta i marchi a scalare il loro traffico organico con la creazione e la distribuzione di contenuti. È una collaboratrice citata in diverse pubblicazioni online, tra cui Business Insider, Fox Business, Yahoo Finance e Huffington Post
è anche proprietaria di CollectingCents, un blog di finanza personale che ha creato da zero. Potete contattarla all'indirizzo freya@collectingcents.com_