Ogni progetto ha degli stakeholder: persone che hanno un interesse o un'influenza sul lavoro. Sapere chi è interessato da un progetto è la chiave per ottenere il consenso e il supporto per l'esito positivo del progetto. Un modo in cui i project manager possono realizzare questo passaggio critico del project management è Da fare l'analisi degli stakeholder.
Parte di un piano più ampio di coinvolgimento degli stakeholder, questa analisi permette di sapere chi sono queste persone. Inoltre, mostra l'impatto del progetto su di loro e il ruolo che svolgono nel garantire il raggiungimento degli obiettivi.
In questo articolo vi mostreremo cos'è l'analisi degli stakeholder e perché è importante. Imparerete inoltre a Da fare l'analisi degli stakeholder e troverete un esempio reale a cui fare riferimento per creare la vostra. 🛠️
Che cos'è l'analisi degli stakeholder?
L'analisi degli stakeholder è il processo di identificazione delle persone interessate da un progetto e delle loro esigenze. L'analisi comprende passaggi per organizzare e dare priorità ai diversi tipi di gruppi di stakeholder.
Il processo si concentra sul raggruppamento di gruppi simili progetti simili in base alla loro partecipazione, al loro interesse e al loro livello di influenza. Inoltre, ci si concentra su come comunicare con ciascuno dei diversi tipi di stakeholder.
L'obiettivo dell'analisi degli stakeholder è identificare i gruppi interni ed esterni che possono avere un impatto sulle iniziative del progetto in termini di potere o interesse. È il primo passaggio per gestione degli stakeholder e una componente critica quando si ottiene il supporto per un progetto. ✨
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Perché l'analisi degli stakeholder è importante?
L'analisi delle parti interessate è fondamentale per garantire l'esito positivo del progetto. Fornisce un allineamento precoce, aiuta a evitare potenziali ostacoli e crea una roadmap di comunicazione per raggiungere gli obiettivi. Ecco un approfondimento su cosa rende l'analisi delle parti interessate così importante. 👀
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Crea uno scopo e una strategia chiara
Le prime fasi dei progetti sono spesso caotiche. L'analisi delle parti interessate fornisce uno scopo chiaro e definisce una strategia per coinvolgere le persone chiave fin dall'inizio. In questo modo le riunioni di avvio e quelle delle prime fasi sono più facili da organizzare e più efficaci.
Inoltre, monitoraggio del progetto è senza soluzione di continuità, dal momento che si ha una visione chiara.
Ogni stakeholder saprà cosa ci si aspetta da lui e come trarrà beneficio dal progetto gli oggetti del progetto . Avrete anche un'idea di roadmap del processo per guidarvi lungo il percorso quando dovete fornire aggiornamenti a diversi gruppi di potenziali stakeholder.
Vi aiuta a guadagnare supporto
Quando si è in fase di pianificazione di un progetto, conoscere l'impatto del proprio lavoro e ottenere supporto è fondamentale nelle prime fasi. L'analisi degli stakeholder vi permette di capire chi vi darà una mano e chi invece avrà bisogno di una spinta per sostenere la vostra visione e i vostri obiettivi.
Lavorando con le persone che influenzano il vostro progetto, potete attingere alle loro conoscenze e competenze per creare i risultati. Queste persone forniscono un modulo di backup per sostenere il progetto e influenzare gli altri stakeholder a salire a bordo.
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Evita i conflitti
Non c'è niente di peggio che arrivare a poche settimane dall'inizio di un progetto e scoprire che uno stakeholder chiave non supporta il vostro approccio e vuole assegnare le risorse altrove. Identificare gli stakeholder interni ed esterni fin dall'inizio significa evitare questi intoppi.
Un'analisi positiva degli stakeholder vi permetterà di individuare i potenziali detrattori e le loro preoccupazioni. Quindi, è il momento di formulare un piano che affronti i loro oggetti e mostri come il progetto sia vantaggioso per loro. Se decidono comunque di non salire a bordo, non avete sprecato il tempo del team del progetto e potete cercare un nuovo approccio.
Come fare un'analisi degli stakeholder?
L'analisi degli stakeholder ha un aspetto molto diverso a seconda del settore in cui si opera o del tipo di progetto a cui si sta lavorando. In generale, i passaggi fondamentali rimangono gli stessi, anche se il processo complessivo varia. Ecco come la maggior parte delle organizzazioni conduce l'analisi degli stakeholder. ✍️
1. Identificare gli stakeholder
Il primo passaggio consiste nell'individuare gli stakeholder che hanno un interesse finanziario o emotivo nel progetto. È una buona idea rendere questo elenco il più completo possibile. Se necessario, si può sempre restringere in un secondo momento, ma non si vuole assolutamente tralasciare nessun attore importante.
Per identificare le parti interessate, iniziate con una sessione di brainstorming con i membri del team. Si vuole definire rapidamente il l'ambito del progetto e lavorare insieme per individuare i principali stakeholder.
Questi possono includere stakeholder del progetto quali:
- Dirigenti
- Teams di sviluppo
- Consulenti
- Teams di finanza
- Dipendenti del marketing
- Regolatori
- Sponsor di progetti
Identificate accuratamente gli stakeholder e documentate il vostro processo di project management con software di project management . Utilizzate strumenti di analisi degli stakeholder come software di mappatura mentale per semplificare il processo di brainstorming e tenere traccia delle discussioni del team.
Identificate gli stakeholder chiave del progetto in ClickUp
Assicuratevi di tenere conto dei diversi tipi di stakeholder, compresi quelli interni e quelli esterni. Ecco una rapida suddivisione dei tre principali tipi di stakeholder:
- Stakeholder chiave : Persone che hanno un impatto diretto sul progetto
- Stakeholder primari : posizioni che sono influenzate dal progetto in qualsiasi modo, positivo o negativo
- Stakeholder secondari : Persone che sono indirettamente influenzate dal progetto
2. Categorizzare le parti interessate
Una volta determinati gli attori chiave e creato un elenco di stakeholder, è il momento di classificarli. L'obiettivo è dividere gli stakeholder in gruppi basati su interessi o incentivi comuni.
Da fare ci sono diverse metodologie, ma noi ci concentreremo sulle due più comuni: la griglia potere/interesse e il modello di salienza. È possibile utilizzare anche strumenti come modelli di mappatura degli stakeholder per facilitare il processo. 🙌
Griglia di potere/interesse
Questa metodologia, nota anche come matrice degli interessi, suddivide gli stakeholder in base al loro livello di interesse e potere. L'analisi li divide in quattro quadranti e fornisce un chiaro approccio visivo al livello di influenza e di coinvolgimento di ciascuna persona.
Mentre lavorate al vostro elenco di stakeholder identificati, divideteli nelle quattro categorie come segue:
- Alto potere , Alto interesse : Questi sono gli stakeholder più potenti e quindi più importanti. Gran parte del vostro tempo dovrebbe essere dedicato ad assicurarvi che siano soddisfatti dello stato del progetto
- **Questi individui hanno un'elevata influenza nell'azienda, ma potrebbero non voler essere coinvolti nella comunicazione quotidiana del progetto
- Basso potere , Alto interesse : Questi autori non hanno molta autorità, ma sono interessati al progetto. Lavorate per tenere informati gli stakeholder ad alto interesse per assicurarvi che non abbiano problemi durante il percorso
- **Questi sono membri del team che non hanno un alto livello di interesse o di potere sul vostro lavoro. È importante tenerli informati, ma avranno la priorità più bassa
Classificare l'importanza degli stakeholder esterni e interni su una lavagna online di ClickUp
Il modello di salienza
La seconda metodologia è chiamata Modello di salienza che utilizza tre parametri e otto classificazioni di stakeholder. È ideale se l'azienda è più grande o se si lavora con gruppi di stakeholder più complessi.
Il modello di salienza suddivide gli stakeholder in base a tre attributi:
- Potere: Persone che hanno autorevolezza e influenza sul progetto stesso e sull'azienda in generale
- Legittimità: Individui che sono tenuti a far parte del progetto (si pensi a persone con obblighi morali o legali)
- Urgenza: Membri del team i cui ruoli comportano sensibilità al tempo
Questi tre attributi creano la base di un diagramma di Venn con tre grandi cerchi. Ci sono poi otto aree in cui classificare gli stakeholder in base ai loro attributi.
3. Priorità agli stakeholder
L'ultimo passaggio del processo di analisi degli stakeholder è la definizione delle priorità. Sapete chi ha un impatto sul progetto, li avete suddivisi in categorie e ora è il momento di assegnare una priorità maggiore a chi ha maggiore influenza e interesse. ✅
Questa classificazione delle priorità può cambiare nel corso del progetto. All'inizio, potrebbe essere necessario riunire prima le esigenze degli stakeholder finanziari.
In seguito, potrebbe essere necessario dare priorità agli stakeholder del settore dello sviluppo. Sapere chi sono i vostri stakeholder e di cosa hanno bisogno costituisce il modulo del vostro processo di definizione delle priorità.
Una volta stabilite le priorità, lavorate con i membri del team per creare strategie di comunicazione per i diversi stakeholder. Alcuni richiederanno aggiornamenti regolari e di alto livello, mentre altri avranno bisogno solo di brevi briefing per essere aggiornati.
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Impostare le priorità in ClickUp per distinguere meglio ciò che deve essere terminato subito e ciò che può aspettare
Esempio di analisi degli stakeholder
Cercate un esempio di analisi degli stakeholder da utilizzare come riferimento per la stesura della vostra? Ci pensiamo noi. Qui vi guideremo attraverso il processo di creazione di un'analisi delle parti interessate utilizzando il modello Modello di matrice per l'analisi degli stakeholder di ClickUp .
Supponiamo che lavoriate in un'azienda di marketing e stiate eseguendo l'analisi delle parti interessate per un progetto imminente che prevede la gestione di annunci pubblicitari su un'importante piattaforma. Si tratta di un progetto completamente nuovo. Per garantire l'esito positivo del progetto, dovete ottenere il consenso dei dirigenti dell'azienda e degli altri membri del team del reparto marketing.
Iniziate a capire chi sono i vostri interlocutori. Riunite il vostro team per fare un brainstorming ed evidenziare tutti coloro che possono avere interesse o influenza sul progetto dichiarato. Utilizzate mappe mentali per documentare il processo, oppure annotate nomi e ruoli su un elenco.
Tra gli stakeholder da prendere in considerazione ci sono:
- Il direttore finanziario o il controllore
- Il responsabile marketing
- I Teams del vostro team che scriveranno e pubblicheranno gli annunci
- I project manager che supervisioneranno il lavoro quotidiano
Una volta stilato l'elenco, è necessario registrare tutto in un unico posto. Utilizzate la matrice per aggiungere informazioni su ogni persona. Il modello presenta una griglia di colore che evidenzia i vari interessi e livelli di potere. A destra, si compila l'elenco degli stakeholder e li si inserisce direttamente nella griglia modello di matrice .
La matrice di analisi degli stakeholder di ClickUp consente di tracciare facilmente gli individui investiti in base al loro livello di potere e interesse
Tracciate nel grafico le diverse parti interessate in base al loro livello di interesse e potere. Ogni box della griglia è colorato in base a per vedere facilmente quali membri del team devono avere la priorità e quali devono essere monitorati o informati lungo il percorso.
Nell'esempio dell'azienda di marketing, il responsabile marketing e il controllore sono posizionati ad alti livelli di potere. Tuttavia, il livello di interesse del controller sarebbe inferiore a quello del responsabile marketing.
Lo stesso vale per tutti gli altri attori del vostro elenco. I project manager avrebbero probabilmente un interesse elevato, ma un potere minore. Gli scrittori che creano i vostri annunci sono ancora degli stakeholder, anche se avranno sia meno potere che meno interesse.
È inoltre possibile utilizzare Modello di analisi delle parti interessate di ClickUp per stilare un elenco degli stakeholder. Per iniziare, scaricate il modello e fate clic su "Aggiungi attività" Inserite il nome, il ruolo, l'email, il livello di supporto, l'influenza e l'azione dello stakeholder.
Il modello di analisi delle parti interessate di ClickUp consente di creare un elenco a colori di tutte le persone coinvolte in un progetto
Passate alla visualizzazione Stakeholder per azione per vedere quali persone contribuiscono a quale aspetto del progetto. Usate i filtri per vedere solo le persone che influenzano le azioni finanziarie, come il controllore, o quelle che hanno un ruolo nella gestione del progetto controlli del progetto e piano, come i project manager.
La vista Stakeholder per assistenza consente di vedere chi sostiene il progetto e chi visualizza il lavoro in modo negativo. In base a queste informazioni, è possibile dare priorità alla comunicazione con le persone che hanno bisogno di maggiori indicazioni. Assicuratevi di rispondere alle preoccupazioni in ordine al supporto del progetto.
La visualizzazione degli stakeholder per azione consente di vedere facilmente quali stakeholder svolgono un ruolo in termini di azione, investimento e leva finanziaria
Inoltre, è possibile sfruttare il supporto delle parti interessate chiave per fornire backup e aiutare a coinvolgere altre persone. Queste persone hanno maggiore influenza sui colleghi e forniscono un supporto prezioso quando ne avete più bisogno.
Per esempio, diciamo che il vostro responsabile marketing pensa che il progetto pubblicitario sia un ottimo modo per aumentare le entrate e costruire il vostro marchio. Tuttavia, il responsabile del controllo pensa che stiate gettando soldi al vento. Chiedere al responsabile marketing di spiegare al controller le implicazioni finanziarie del progetto può contribuire a generare supporto.
Utilizzate la visualizzazione Stakeholder per influenza per vedere chi ha il maggior potere sull'esito positivo del vostro progetto
La visualizzazione Stakeholder per influenza consente di vedere chi sono gli stakeholder più potenti. In questo modo, potete concentrare i vostri lavori richiesti su queste persone. Questo include i kick-off nelle prime fasi e gli aggiornamenti regolari nel corso del progetto.
Utilizzate la visualizzazione Stakeholder per supporto per visualizzare i vostri maggiori sostenitori e identificare i detrattori che dovete conquistare
Ora che conoscete la posizione di ciascuno, è il momento di redigere un piano di comunicazione per ognuno di loro. Aggiungete attività di ClickUp per il monitoraggio e le comunicazioni regolari, soprattutto per gli stakeholder più importanti.
Dovrete dedicare del tempo per assicurarvi che il vostro controllore sia aggiornato, soprattutto perché è scettico sul progetto. Per le persone con minore interesse, potete pianificare aggiornamenti meno frequenti. Quelli con alto interesse e alto potere dovrebbero essere aggiornati più frequentemente.
Automatizzate le riunioni e le relazioni sullo stato di avanzamento per essere sempre al corrente dell'esito positivo del progetto e dei suoi risultati. Potete pianificare riunioni settimanali o bimestrali per tenere informati gli stakeholder. Tenete presente che gruppi diversi di stakeholder avranno bisogno di una cadenza diversa quando si tratta di reportistica.
Eseguire un'analisi efficace degli stakeholder
Per essere un project manager efficace, dovete sapere come i vostri progetti influenzano le persone del vostro team e dell'azienda. Con un'analisi efficace degli stakeholder, sarete in grado di creare una strategia chiara, evitare conflitti e ottenere il supporto delle persone chiave dell'organizzazione. Provate ClickUp oggi stesso e iniziate a creare un'analisi informativa degli stakeholder per tutti i vostri progetti chiave. Con gli strumenti di ClickUp, potrete risparmiare tempo redigere elenchi di stakeholder e sviluppare i migliori approcci per ciascuno di essi!