{ "@context": "http://schema. org", "@type": "FAQPage", "mainEntity": [ { "@type": "Question", "name": "Che cos'è l'analisi degli stakeholder?", "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "testo": "L'analisi degli stakeholder è il processo di identificazione delle persone coinvolte in un progetto e delle loro esigenze. Questa analisi include passaggi per l'organizzazione e la definizione delle priorità dei diversi tipi di gruppi di stakeholder. " } } ] }
Ogni progetto ha dei soggetti interessati, ovvero persone che hanno un interesse o un'influenza sul lavoro. Sapere chi è coinvolto in un progetto è fondamentale per ottenere il consenso e il supporto necessari al suo esito positivo. Un modo in cui i project manager possono realizzare questo passaggio critico del project management è effettuare un'analisi degli stakeholder.
Parte di un più ampio piano di coinvolgimento degli stakeholder, questa analisi ti permette di capire chi sono queste persone. Ti mostra anche come il progetto li influenza e quale ruolo svolgono nel garantire il raggiungimento degli obiettivi.
In questo articolo ti mostreremo cos'è l'analisi degli stakeholder e perché è importante. Imparerai anche come eseguire l'analisi degli stakeholder e troverai un esempio reale a cui fare riferimento quando creerai la tua. 🛠️
Che cos'è l'analisi degli stakeholder?
L'analisi degli stakeholder è il processo di identificazione delle persone coinvolte in un progetto e delle loro esigenze. Questa analisi include passaggi per organizzare e dare priorità ai diversi tipi di gruppi di stakeholder.
Il processo si concentra sul raggruppamento degli stakeholder simili in base al loro grado di partecipazione, al loro livello di interesse e al loro livello di influenza. Si concentra inoltre su come comunicare con ciascuno dei diversi tipi di stakeholder.
L'obiettivo dell'analisi degli stakeholder è identificare i gruppi interni ed esterni che potrebbero avere un impatto sulle iniziative del progetto in termini di potere o interesse. È il primo passaggio nella gestione degli stakeholder e una componente fondamentale per ottenere supporto per un progetto. ✨
Perché è importante l'analisi degli stakeholder?
L'analisi degli stakeholder è fondamentale per garantire un esito positivo per il progetto. Consente un allineamento tempestivo, aiuta a evitare potenziali ostacoli e crea una roadmap di comunicazione per raggiungere i tuoi obiettivi. Ecco uno sguardo più da vicino a ciò che rende l'analisi degli stakeholder così importante. 👀
Scopri il miglior software per la gestione degli stakeholder!
Crea uno scopo e una strategia chiari
Le fasi iniziali dei progetti sono spesso caotiche. Condurre un'analisi degli stakeholder fornisce uno scopo chiaro e definisce una strategia per coinvolgere fin dall'inizio le persone chiave. Ciò rende più facile organizzare le riunioni di avvio e di fase iniziale e le rende più efficaci.
Inoltre, il monitoraggio del progetto è semplice grazie alla visione chiara che ne deriva.
Ogni stakeholder saprà cosa ci si aspetta da lui e in che modo trarrà vantaggio dagli obiettivi del progetto. Avrai anche una roadmap del processo che ti guiderà lungo il percorso quando dovrai fornire aggiornamenti a diversi gruppi di potenziali stakeholder.
Ti aiuta a ottenere supporto
Quando sei in fase di pianificazione di un progetto, è fondamentale sapere chi sarà coinvolto dal tuo lavoro e ottenere supporto sin dalle prime fasi. L'analisi degli stakeholder ti fornisce informazioni su chi ti darà una mano e chi potrebbe aver bisogno di un incoraggiamento per sostenere la tua visione e i tuoi obiettivi.
Lavorando con persone che influenzano il tuo progetto, puoi attingere alle loro conoscenze e competenze per creare risultati tangibili. Queste persone forniscono una forma di backup nel sostenere il tuo progetto e influenzare altri stakeholder affinché aderiscano all'iniziativa.
Evita i conflitti
Non c'è niente di peggio che trovarsi, dopo alcune settimane dall'inizio di un progetto, nella situazione in cui uno stakeholder chiave non fornisce il supporto necessario al tuo approccio e vuole assegnare le risorse altrove. Identificare gli stakeholder interni ed esterni sin dalle prime fasi ti consentirà di evitare questi intoppi.
Grazie a un'analisi degli stakeholder efficace, potrai individuare eventuali detrattori e le loro preoccupazioni. Successivamente, sarà il momento di formulare un piano che risponda alle loro obiezioni e mostri in che modo il progetto può essere vantaggioso per loro. Se decidono comunque di non partecipare, non avrai sprecato il tempo del team di progetto e potrai cercare un nuovo approccio.
Cosa fare per eseguire un'analisi degli stakeholder?
L'analisi degli stakeholder varia notevolmente a seconda del settore in cui operi o del tipo di progetto su cui stai lavorando. In generale, i passaggi di base rimangono gli stessi, anche se il processo complessivo varia. Ecco come la maggior parte delle organizzazioni conduce un'analisi degli stakeholder. ✍️
1. Identifica gli stakeholder
Il primo passaggio consiste nell'individuare gli stakeholder che hanno un interesse finanziario o emotivo nel progetto. È consigliabile rendere questo elenco il più completo possibile. Se necessario, potrai sempre restringere il campo in un secondo momento, ma è importante non tralasciare nessun attore importante.
Per identificare gli stakeholder, inizia con una sessione di brainstorming con i membri del team. È importante definire rapidamente l'ambito del progetto e lavorare insieme per individuare gli stakeholder chiave.
Questi possono includere stakeholder del progetto come:
- Dirigenti
- Team di sviluppo
- Consulenti
- Team finanziari
- Dipendenti del reparto marketing
- Autorità di regolamentazione
- Sponsor del progetto
Identifica accuratamente gli stakeholder e assicurati di documentare il processo di project management con un software di project management. Utilizza strumenti di analisi degli stakeholder come il software di mappatura mentale per semplificare il processo di brainstorming e tenere traccia delle discussioni del team.
Assicuratevi di tenere conto dei diversi tipi di stakeholder, inclusi quelli interni ed esterni. Ecco una breve panoramica dei tre principali tipi di stakeholder:
- Stakeholder chiave: persone che hanno un impatto diretto sul tuo progetto
- Stakeholder primari: individui che sono influenzati dal progetto in qualsiasi modo, positivo o negativo.
- Stakeholder secondari: persone che sono indirettamente interessate dal progetto.
2. Classifica gli stakeholder
Una volta individuati gli attori chiave e creato un elenco degli stakeholder, è il momento di classificarli. L'obiettivo è quello di dividere gli stakeholder in gruppi in base a interessi o incentivi comuni.
Esistono diverse metodologie da fare, ma ci concentreremo sulle due più comuni: la griglia potere/interesse e il modello di rilevanza. Puoi anche utilizzare strumenti come i modelli di mappatura degli stakeholder per semplificare il processo. 🙌
Griglia potere/interesse
Questa metodologia, nota anche come matrice degli interessi, suddivide gli stakeholder in base al loro livello di interesse e potere. L'analisi li divide in quattro quadranti e fornisce un approccio visivo chiaro al livello di influenza e di coinvolgimento di ciascuna persona.
Man mano che procedi con l'elenco degli stakeholder identificati, dividili nelle quattro categorie seguenti:
- Alto potere, alto interesse: questi sono gli stakeholder più potenti e quindi i più importanti. Gran parte del tuo tempo dovrebbe essere dedicato ad assicurarti che siano soddisfatti dello stato del progetto.
- Alto potere, basso interesse: questi individui hanno una grande influenza nell'azienda, ma potrebbero non voler essere coinvolti nella comunicazione quotidiana relativa al tuo progetto.
- Basso potere, alto interesse: queste persone non hanno molta autorità, ma sono coinvolte nel tuo progetto. Cerca di tenere informati gli stakeholder con alto interesse per assicurarti che non abbiano problemi lungo il percorso.
- Basso potere, basso interesse: si tratta di membri del team che non hanno un alto livello di interesse o potere sul tuo lavoro. È bene tenerli informati, ma saranno la tua priorità più bassa.
Il modello di rilevanza
La seconda metodologia è denominata Modello di rilevanza, che utilizza tre parametri e otto classificazioni degli stakeholder. È ideale se la vostra azienda è di grandi dimensioni o se lavorate con gruppi di stakeholder più complessi.
Il modello Salience suddivide gli stakeholder in base a tre attributi:
- Potere: persone con autorità e influenza sul progetto stesso e sull'azienda in generale.
- Legittimità: individui che devono necessariamente partecipare al progetto (ad esempio, persone con obblighi morali o legali)
- Urgenza: membri del team i cui ruoli implicano sensibilità al fattore tempo
Questi tre attributi costituiscono la base di un diagramma di Venn con tre grandi cerchi. Ci sono quindi otto aree in cui è possibile classificare gli stakeholder in base ai loro attributi.
3. Dai priorità agli stakeholder
Il passaggio finale del processo di analisi degli stakeholder è la definizione delle priorità. Ora che sai chi è interessato dal progetto e li hai suddivisi in categorie, è il momento di assegnare una priorità maggiore a quelli che hanno maggiore influenza e interesse. ✅
Questa priorità potrebbe cambiare nel corso del progetto. All'inizio, potrebbe essere necessario soddisfare prima le esigenze degli stakeholder finanziari.
In seguito, potrebbe essere necessario stabilire le priorità degli stakeholder nel settore dello sviluppo. Conoscere chi sono i tuoi stakeholder e di cosa hanno bisogno costituirà la base del tuo processo di definizione delle priorità.
Una volta stabilite le priorità degli stakeholder, collabora con gli altri membri del team per creare strategie di comunicazione per i diversi stakeholder. Alcuni richiederanno aggiornamenti regolari e di alto livello, mentre altri avranno bisogno solo di brevi resoconti per tenersi aggiornati.
Esempio di analisi degli stakeholder
Cerchi un esempio di analisi degli stakeholder da utilizzare come riferimento per elaborarne una tua? Abbiamo quello che fa per te. Qui ti guideremo attraverso il processo di creazione di un'analisi degli stakeholder utilizzando il modello di matrice di analisi degli stakeholder di ClickUp.
Supponiamo che lavoriate in un'azienda di marketing e stiate conducendo un'analisi degli stakeholder per un progetto imminente che prevede la pubblicazione di annunci pubblicitari su una piattaforma importante. Si tratterà di un progetto completamente nuovo. Per garantire un esito positivo del progetto, è necessario ottenere il consenso dei dirigenti dell'azienda e degli altri membri del team del reparto marketing.
Inizia individuando chi sono i tuoi stakeholder. Riunisci il tuo team per un brainstorming e individua chiunque possa avere un interesse o un'influenza sul progetto che hai definito. Usa mappe mentali per documentare il processo, oppure annota semplicemente nomi e ruoli su un elenco.
Alcuni stakeholder che potresti voler prendere in considerazione includono:
- Il CFO o il controller
- Il responsabile marketing
- I marketer del tuo team che scriveranno e pubblicheranno gli annunci
- Project managers che supervisioneranno il lavoro quotidiano
Una volta stilato l'elenco, registralo in un unico posto facilmente accessibile. Utilizza la matrice per aggiungere informazioni su ogni singolo soggetto. Il modello presenta una griglia colorata che evidenzia i vari interessi e livelli di potere. Sulla destra, compila l'elenco degli stakeholder e inseriscili direttamente nel modello della matrice.
Traccia i diversi stakeholder nel grafico in base al loro livello di interesse e potere. Ogni casella della griglia è contrassegnata da un codice colore per vedere facilmente quali membri del team devono essere considerati prioritari e quali devono essere monitorati o informati lungo il percorso.
In questo esempio relativo a un'azienda di marketing, il responsabile marketing e il controller occuperebbero posizioni di potere elevate. Tuttavia, il livello di interesse del controller sarebbe inferiore a quello del responsabile marketing.
Lo stesso vale per tutti gli altri attori presenti nell'elenco. I project manager potrebbero avere un forte interesse, ma meno potere. Gli autori che creano i tuoi annunci pubblicitari sono comunque stakeholder, anche se avranno meno potere e meno interesse.
Puoi anche utilizzare il modello di analisi degli stakeholder di ClickUp per creare un elenco dei tuoi stakeholder. Per iniziare, scarica il modello e clicca su "Aggiungi attività". Inserisci il nome dello stakeholder, il ruolo, l'email, il livello di supporto, l'influenza e l'azione.
Passa alla vista Stakeholder per azione per vedere quali persone contribuiscono a quale aspetto del progetto. Utilizza i filtri per visualizzare solo le persone che influiscono sulle azioni finanziarie, come il controller, o quelle che svolgono un ruolo nella gestione dei controlli e nella pianificazione del progetto, come i project manager.
La vista Stakeholder per supporto ti consente di vedere chi sostiene il tuo progetto e chi ha un'opinione negativa del lavoro. Utilizzando queste informazioni, dai la priorità alla comunicazione con le persone che necessitano di maggiore guida. Assicurati di affrontare le loro preoccupazioni affinché possano sostenere il progetto.
Inoltre, sfrutta il supporto degli stakeholder chiave per fornire backup e aiutare a coinvolgere altre persone. Queste persone hanno più influenza sui colleghi e forniscono un supporto prezioso quando ne hai più bisogno.
Supponiamo, ad esempio, che il tuo responsabile marketing ritenga che il progetto pubblicitario sia un ottimo modo per aumentare i ricavi e rafforzare il tuo marchio. Tuttavia, il controller pensa che tu stia buttando via i soldi. Chiedere al responsabile marketing di aiutare a spiegare le implicazioni finanziarie del progetto al controller può aiutarti a ottenere il suo supporto.
La vista Stakeholder per influenza ti consente di vedere chi sono gli stakeholder più influenti. In questo modo, puoi concentrare il tuo lavoro richiesto di comunicazione su queste persone. Ciò include sia le fasi iniziali che gli aggiornamenti regolari durante tutto il progetto.
Ora che sai qual è la posizione di ciascuno, è il momento di redigere un piano di comunicazione per ognuno. Aggiungi attività in ClickUp per un monitoraggio e una comunicazione regolari, in particolare per gli stakeholder più importanti.
È opportuno dedicare del tempo per assicurarsi che il proprio controller sia aggiornato, soprattutto perché è scettico riguardo al progetto. Per le persone con un interesse minore, è possibile pianificare aggiornamenti meno frequenti. Coloro che hanno un interesse elevato e un potere elevato dovrebbero essere aggiornati più frequentemente.
Automatizza le riunioni e la reportistica sullo stato di avanzamento dei lavori per tenere sotto controllo l'esito positivo del progetto e i risultati finali. Puoi pianificare in anticipo riunioni settimanali o bimestrali per tenere informati gli stakeholder. Tieni presente che gruppi diversi di stakeholder avranno bisogno di una cadenza diversa per quanto riguarda la reportistica.
Esegui un'analisi efficace degli stakeholder
Per essere un project manager efficace, devi sapere in che modo i tuoi progetti influenzano i singoli membri del tuo team e dell'azienda. Con un'analisi efficace degli stakeholder, sarai in grado di creare una strategia chiara, evitare conflitti e ottenere il sostegno dei protagonisti della tua organizzazione.
Prova ClickUp oggi stesso e inizia a creare analisi informative degli stakeholder per tutti i tuoi progetti chiave. Con gli strumenti ClickUp, risparmierai tempo nella stesura di elenchi di stakeholder e nello sviluppo degli approcci migliori per ciascuno di essi!