Se vi siete mai trovati impantanati nel noioso compito di gestire manualmente venditori, fornitori e le loro informazioni cruciali, questa guida è per voi! Scopriremo la potenza e la semplicità dell'utilizzo di modelli di elenchi di fornitori per snellire le operazioni aziendali ed elevare la vostra efficienza a nuovi livelli.
Nel mondo frenetico e dinamico degli affari, avere un elenco di fornitori ben organizzato e aggiornato è indispensabile. Tuttavia, tenere traccia di una miriade di fornitori, dei loro dettagli di contatto, dei cataloghi dei prodotti e delle metriche di performance può diventare rapidamente opprimente.
Che si tratti di una piccola startup o di un'impresa consolidata, gestire i fornitori in modo efficace è fondamentale per garantire il buon funzionamento delle operazioni, la gestione della catena di fornitura e l'esecuzione di progetti di successo!
Che cos'è un modello di elenco fornitori?
Un modello di elenco fornitori registra e organizza tutte le aziende che pagate per produrre lavoro, fornire forniture o offrire servizi per vostro conto. In base alle vostre esigenze, i migliori modelli di elenco fornitori possono aiutarvi a raggiungere obiettivi quali:
- Valutare i potenziali fornitori in base a categorie standardizzate, come i prezzi e la capacità di lavorare con voi
- Creare un modulo di contratto più standardizzato per i fornitori nuovi e attuali
- Valutare i fornitori attuali in base al lavoro svolto in precedenza per la vostra organizzazione
- Standardizzare gli audit dei fornitori per creare un ambiente equo e prevedibile per i fornitori
- Organizzare i contatti dei fornitori in un unico foglio di riferimento
- Semplificazione della gestione degli eventi attraverso una risorsa centrale per la pianificazione degli eventi e la gestione dei fornitori
Immaginate quanto sia più facile esecuzione del progetto diventa quando si sono standardizzate tutte queste risorse in un modello di elenco fornitori, soprattutto per i lavori che dipendono dalla partnership con i fornitori. Molto simile a Modelli di SOP questo livello di standardizzazione consente a tutti di risparmiare tempo e di creare partnership più strategiche.
Ma, ovviamente, questo è vero solo se si trova il modello di elenco fornitori più adatto alla propria organizzazione.
Cosa rende un buon modello di elenco fornitori?
I migliori modelli di elenco fornitori hanno alcune caratteristiche comuni:
- Facilità d'uso: Il tempo di onboarding non necessario sottrae alla vostra produttività, quindi chiunque nel vostro team deve essere in grado di entrare e utilizzare o aggiornare il modello immediatamente
- Integrazione: I modelli che non si integrano con la gestione del lavoro e con i sistemi di gestione delle risorse umane strumenti di prioritizzazione rischiano di vivere isolati, dove nessuno può trovarli, e di diventare difficili da aggiornare
- **I migliori modelli di elenco fornitori sono più che semplici fogli di calcolo e devono essere abbastanza flessibili da poter adattare il loro formato alle informazioni che contengono
- Personalizzazione: Cercate modelli che vi permettano di aggiornare e personalizzare i singoli campi e le colonne in modo che si adattino alla vostra situazione e organizzazione
- Minimalismo: Meno informazioni superflue include il modello, più facile sarà per voi e per il vostro team trovare rapidamente le informazioni necessarie
Un modello di elenco fornitori è tanto valido quanto il lavoro che elimina. Quando valutate i modelli di elenco fornitori, cercate queste caratteristiche per assicurarvi che la loro implementazione migliori la vostra produttività.
10 Modelli di elenco fornitori da utilizzare nel 2024
Non esistono due modelli di elenco fornitori uguali. Ogni modello di elenco fornitori riportato di seguito copre la gamma di informazioni di cui potreste avere bisogno, dagli accordi standard alle attività di revisione, agli elenchi di contatti e ai modelli di gestione degli eventi.
Ma hanno una cosa in comune: l'obiettivo di aiutarvi a svolgere in modo più efficiente un compito specifico relativo alla gestione dei fornitori ogni volta che si presenta. Ecco perché li amiamo e perché li abbiamo scelti per questo elenco.
1. Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp
La gestione degli acquisti e dei fornitori è più facile che mai con il modello di lista di controllo di Clickup
State cercando di valutare la fattibilità di più fornitori per collaborare con la vostra azienda? La Modello di lista di controllo per la gestione dei fornitori di ClickUp è qui per aiutarvi.
Questo modello di elenco di fornitori è un semplice foglio di calcolo progettato per aiutarvi a valutare i diversi fornitori in base a criteri standard, come la struttura organizzativa, la redditività, la logistica, la tempestività e la reattività. Ogni fornitore viene valutato in base a questi criteri, utilizzando una scala da 1 a 5, per poi passare alle varie fasi di revisione prima di concludere l'affare.
Il bello di questo modello di elenco di fornitori è la sua personalizzazione. Ad esempio, è possibile sostituire dinamicamente diversi criteri in base a ciò che conta di più per l'organizzazione e i singoli processi. È anche un modello di elenco di contatti per i fornitori, che consente di aggiungere un'e-mail, un numero di contatto e un sito web per ogni fornitore, in modo da semplificare i follow-up.
Anzi, consente di andare ancora più a fondo. Potete chiedere ai singoli membri del team di inviare le loro opinioni su un determinato fornitore attraverso il modulo di valutazione del fornitore. Il modello mette poi insieme questi numeri per fornire una panoramica completa di tutti i potenziali partner in cantiere. Scaricate questo modello
2. Modello di contratto con il fornitore di ClickUp
Semplificate le trattative con i fornitori grazie a un modello di contratto standard
Ogni fornitore con cui lavorate ha bisogno di un accordo formale. L'accordo deve delineare l'ambito del lavoro, le tempistiche, i termini di pagamento e altri dettagli importanti. La parte migliore del
Modello di contratto con il fornitore di ClickUp
è che non è necessario creare nessuno di questi elementi da zero.
Potete invece utilizzare un modulo standard per specificare i termini delle vostre relazioni commerciali. Aggiungete un marchio specifico dell'azienda nella parte superiore, modificate il modello per adattarlo al servizio che state cercando di ottenere e siete pronti a partire.
La flessibilità è la parola d'ordine. Ad esempio, è possibile modificare il modello di elenco dei fornitori per tenere conto delle situazioni in cui è necessario coinvolgere diversi fornitori, come gli sponsor di una fiera. Da qui, la duplicazione richiede solo minimi aggiustamenti individuali.
Non lasciate che la complessità dei contratti con i fornitori vi impedisca di rendere più efficienti le vostre relazioni con i fornitori. Utilizzate il modello di contratto con i fornitori per iniziare con il piede giusto ogni rapporto con i vostri partner.
3. Anagrafica fornitori ClickUp
Create un elenco principale di partner attuali e potenziali con questo modello di ClickUp
Mentre i primi due modelli sono essenziali per l'approvvigionamento, è necessario gestire anche le relazioni con i fornitori attuali. È qui che il modello
Modello di anagrafica fornitori ClickUP
viene fornito in.
L'elenco principale dei fornitori inizia con un modulo per i fornitori in cui si inseriscono informazioni generali, come il nome e le informazioni di contatto. Da qui, l'elenco dei contatti dei fornitori popola l'elenco principale dei partner potenziali e futuri in una semplice visualizzazione a tabella. Naturalmente, è possibile apportare modifiche a questa vista quando le informazioni sui fornitori cambiano.
Non è necessario trattare tutti i fornitori nell'elenco principale dei fornitori come se fossero uguali. Se avete fornitori approvati o preferiti, contrassegnate queste singole organizzazioni come prioritarie e appariranno nella vista Venditori prioritari.
Cercate partner specifici per ogni località? La vista Ubicazione del fornitore può aiutarvi in base alle informazioni sull'indirizzo postale che avete inserito.
Il modello di elenco dei fornitori include anche campi personalizzati per organizzare gli elenchi dei fornitori in base a categorie come Qualità del servizio e Tipo di forniture. Infine, è possibile assegnare uno stato a ciascun fornitore in base al suo rapporto con l'azienda, tra cui Nuovo, In corso, Completo o Disimpegnato.
Come per ogni altra funzione di ClickUp, è possibile personalizzare questo modello di fornitore per adattarlo alle specifiche esigenze aziendali.
4. Modello di Retro venditore ClickUp
Valutate le vostre relazioni con i fornitori con il modello Vendor Retro di ClickUp
La valutazione dei fornitori è importante sia per le relazioni precedenti e in corso che per l'acquisizione di nuovi fornitori di servizi. Il
consente di effettuare queste valutazioni in modo semplice.
Con questo modello di elenco di fornitori, potete facilmente valutare i servizi che un determinato fornitore ha fornito alla vostra organizzazione. Oltre a fornire una panoramica di base dell'accordo, collega la dichiarazione di lavoro originale e le promesse fatte i prodotti promessi con i risultati e gli esiti effettivamente raggiunti.
Utilizzate questo modello per:
- Creare casi di studio sulle relazioni con i fornitori per riferimenti futuri
- Negoziare condizioni migliori prima di un rinnovo sulla base di risultati effettivi
- Mostrare ai potenziali nuovi partner l'aspetto di una relazione di successo con il fornitore per il loro processo di acquisto
- Tenere un registro del lavoro svolto da un fornitore per loro
Il vostro retro dei fornitori può diventare un elemento qualitativo cruciale per valutare i vostri fornitori e spendere le vostre risorse organizzative in modo saggio.
5. Modello di compito per l'audit dei fornitori di ClickUp
Organizzare tutte le informazioni sull'audit dei fornitori in un'attività ClickUp
Particolarmente utile per le aziende che si affidano a fornitori multipli e regolari, il modello
Modello di attività per l'audit dei fornitori di ClickUp
diventerà una risorsa preziosa. Assicura che i vostri fornitori soddisfino gli standard di qualità della vostra organizzazione e che meritino il loro posto nella vostra catena di fornitura.
Utilizzate questo modello di elenco fornitori per standardizzare il processo di audit dei vostri fornitori. Seguite e documentate il piano di audit, in modo da poter dedicare meno tempo ai progressi e più alla valutazione qualitativa necessaria per ottimizzare le relazioni con i fornitori.
Le organizzazioni che operano in settori ad alta intensità normativa possono personalizzare il modello per soddisfare le esigenze specifiche del loro settore. Gli audit di conformità, di processo e di prodotto sono tutti possibili come obiettivi di monitoraggio una volta installato questo modello di attività e assegnati i giusti proprietari di attività all'interno di ClickUp.
6. Modello di spazio per gli appalti ClickUp
Create una directory completa di tutti i dettagli dei vostri fornitori con il modello di approvvigionamento di Clickup, in modo da averli in un unico posto
Il
Modello di approvvigionamento ClickUp
è complesso, ma ogni elemento di questa complessità ha il suo posto e rimane facile da usare. Le sue caratteristiche includono:
- Un elenco anagrafico dei fornitori che include le informazioni di base su un elenco di contatti, oltre a campi personalizzati, come il rischio del fornitore e il livello del fornitore
- Un hub di archiviazione per tutte le procedure operative standard di approvvigionamento che il team può trovare e consultare facilmente
- Una vista personalizzata per i Fornitori Mission Critical, in modo da poter vedere sempre i fornitori di servizi e prodotti più importanti
- Una vista a elenco per il team di approvvigionamento, per tenere traccia delle attività importanti relative alla gestione dei fornitori
- Stati personalizzati di attività e fornitori, come Necessità di chiarimenti, Aperto, In corso e Da firmare
Grazie all'integrazione con ClickUp, questo modello di elenco fornitori si combina perfettamente anche con il vostro modelli di ordine di acquisto e Modelli RFQ . Diventa l'hub centrale per l'intero team di approvvigionamento, facilitando in modo significativo la catena di gestione dei fornitori.
7. Esecuzione ClickUp del modello Mostra cartella
Gestite gli eventi e i rapporti con i fornitori con il modello Run of Show di ClickUp
L'organizzazione di un evento richiede un rapporto speciale con i fornitori per il suo successo. Il
semplifica questo processo.
Anche se non si tratta di un elenco di fornitori, il modello Run of Show vi aiuta a gestire il vostro evento nel modo più semplice possibile, compresa la collaborazione con i fornitori necessari per realizzarlo.
Oltre allo schema dell'evento, il modello dell'elenco dei fornitori presenta viste personalizzate per le attività dei fornitori che includono tutti i partner dell'evento, insieme alle attività che dovranno completare. Una vista Logistica dei materiali vi si collega direttamente, per le situazioni in cui i materiali provengono da fonti esterne.
Queste funzionalità si ampliano quando si utilizza ClickUp come modello di software per la pianificazione di eventi . Il team può tenere traccia delle attività e collaborare nello stesso spazio, con il modello Run of Show che si collega direttamente ad altri modelli di fornitori presenti in questo elenco.
8. Modello di documento di pianificazione degli eventi ClickUp
Tenete a portata di mano una rapida panoramica del vostro evento con questo pratico modello di pianificazione eventi di Clickup
A proposito di pianificazione di eventi, se state cercando una panoramica di alto livello dei fornitori del vostro evento, il modello di pianificazione di eventi di Clickup è il seguente Modello di pianificazione eventi ClickUp può essere la scelta migliore.
Si tratta di un documento semplice che include un elenco di fornitori in forma narrativa, come ad esempio il fornitore della sede, il catering, l'intrattenimento e altro ancora.
Il modello consente di mantenere il tutto in uno spazio centrale, facile da condividere con chiunque sia coinvolto nella pianificazione dell'evento. È anche possibile creare semplici liste di controllo per la ricerca e la gestione dei fornitori, in modo da semplificare la pianificazione e l'esecuzione dell'evento.
Questo è solo uno dei tanti modelli di pianificazione di eventi che potete utilizzare per aumentare l'efficienza. È più adatto per eventi di dimensioni ridotte, in cui mantenere una visione d'insieme è più semplice, o per eventi di dimensioni più grandi pianificazione di conferenze virtuali dove i fornitori hanno un ruolo meno importante nel flusso complessivo dell'evento. Scarica questo modello
9. Modello di elenco di contatti aziendali ClickUp
Generare un elenco di contatti aziendali semplice ma completo con tutti i dettagli necessari
A volte è sufficiente un modello di base di elenco di contatti di fornitori per mantenere la vostra rubrica virtuale aggiornata e precisa. Questo è esattamente ciò che fa il
Modello di elenco di contatti aziendali ClickUp
fa.
È una potente alternativa a un elenco di contatti statico. Oltre a memorizzare e accedere facilmente alle informazioni di contatto, si ottiene un'unica fonte di verità a cui ogni membro del team può fare riferimento. Le opzioni di personalizzazione migliorano ulteriormente il modello, tra cui:
- Attributi personalizzati che consentono di aggiungere campi come il tipo di fornitore e il punto di contatto principale
- Stati, come nuovo dipendente, regolare e in prova, che corrispondono ai tipi di fornitori con cui si lavora
- Campi data che aiutano a tenere traccia dell'origine e della durata delle relazioni con i fornitori
Se siete esternalizzare parti della vostra organizzazione questo elenco può aiutare a semplificare le collaborazioni. Può anche fungere da elenco dei fornitori preferiti o da elenco dei fornitori approvati. La sua semplicità intenzionale può giovare a tutti coloro che partecipano al processo di gestione dei fornitori, dalla dirigenza a coloro che lavorano sul campo.
10. Modello di elenco fornitori in Excel di Spreadsheet.com
Via
Infine, ma non certo per importanza, il modello di elenco fornitori Excel di Spreadsheet.com offre un altro modo per gestire facilmente i rapporti con i fornitori.
Ogni riga del modello è dedicata a un particolare fornitore, con campi personalizzati, come i prodotti o i servizi forniti, le informazioni di contatto e il valore medio dell'ordine, che facilitano la personalizzazione e l'ordinamento in base al tipo di fornitore. Inoltre, è possibile allegare al modello singoli articoli di inventario e fatture per collegare i fornitori ai prodotti che forniscono.
Creato in Microsoft Excel, questo modello è relativamente statico e poco flessibile rispetto ad alcune delle alternative di ClickUp elencate di seguito. Tuttavia, è un utile strumento di gestione dei fornitori per tutte le aziende che desiderano un modello rudimentale di elenco di contatti di fornitori, di listino prezzi di fornitori o di elenco di fornitori approvati.
Pronti a semplificare la gestione dei fornitori?
Anche i migliori fornitori diventano un grattacapo quando non si dispone di un modo semplice per gestire le relazioni. Non lasciate che si arrivi a questo punto. Lasciate invece che il modello di elenco fornitori faccia il lavoro pesante per semplificare e migliorare la gestione dei fornitori.
Ma non fermatevi qui. Avrete notato che la maggior parte dei modelli di cui sopra entra direttamente in ClickUp. C'è un motivo.
e otterrete un sistema completo di gestione del lavoro progettato per risolvere le vostre esigenze. Gestione dei progetti, collaborazione in tempo reale, tracciamento delle SOP o gestione dei fornitori... se ne avete bisogno, ClickUp può aiutarvi!